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CURSO CONTROL DE GESTIN y CUADRO DE MANDO INTEGRALINSTITUTO
NACIONAL DE ESTADISTICAS Noviembre 2014Carlos EcheverraIngeniero
Comercial y PeriodistaMBA Y PMP
INDICADORES DE DESEMPEO
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*INDICADORES DE DESEMPEO
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*INDICADORES DE DESEMPEO: CONCEPTOS
PASOS BASICOS PARA SU CONSTRUCCION
REQUISITOS Y CONDICIONES
DIFICULTADES
INDICADORES DE DESEMPEO
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*UnKPI, del inglsKey Performance Indicator, conocido
comoIndicador clave de desempeo, (o tambinIndicador clave de
rendimiento) es una medida del nivel del desempeo de un proceso; el
valor del indicador est directamente relacionado con un objetivo
fijado de antemano. Normalmente se expresa en
porcentaje.INDICADORES DE DESEMPEO
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*Los KPI suelen estar ligados a la estrategia de la organizacin
(ejemplificadas en las tcnicas como la delcuadro de mando
integral).
Los KPI son "vehculos de comunicacin"; permiten que los
ejecutivos de alto nivel comuniquen lamisinyvisinde la empresa a
los niveles jerrquicos ms bajos, involucrando directamente a todos
los colaboradores en la realizacin de los objetivos estratgicos de
la empresa.INDICADORES DE DESEMPEO
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*CLASES DE INDICADORES:
Indicadores de desempeo o de gestin :
Miden el cumplimiento de meta y objetivo alcanzados en un
proyecto/ programa o plan operativo.Instrumentos de medicin de las
variables asociadas a las metasMedidas que describen como una
institucin esta alcanzando sus objetivos y metas
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ConceptualizacinEl logro de la competitividad est referido
primordialmente al modelo organizacional. Un elemento de primer
orden son los indicadores de gestin.
Factores para establecer el logro y el cumplimiento de la Misin,
y enseguida objetivos y metas de un determinado proceso.
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El monitoreo de los indicadores establece las condiciones y
sntomas que se derivan del desarrollo de las actividades.
Se debe tener la cantidad adecuada de indicadores para
garantizar un flujo de informacin constante, real y precisa sobre
aspectos como: Efectividad, eficiencia, eficacia, productividad,
calidad, la ejecucin presupuestal, la incidencia de la gestin.
Conceptualizacin
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Tipologa BsicaIndicadoresEjecucinAcumuladosTemporalesDe
ControlPermanentesDe AlarmaEstrategicosDe PlaneacinTcticos
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Ejemplos% de ejecucin de egresos.% de uso de puestos de
trabajo.% uso de instalaciones.Ordenes atendidas.Ejecucin de
planes.Grado de concentracin.Grado de concordancia.Grado de
cumplimiento.Grado de incidencia.Grado de informacin.Grado de
oportunidad.Grado de racionalidad.Grado de satisfaccin.N de
personas a en servicio.N. de equipos fuera de servicio.N Contratas
extras.Porcentaje de vacantes.Presupuesto ejecutado.Rastreo
postinvestigacin.Servicios prestados.Tiempo de entrega.Unidades
movilizadas.
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*APLICAR CRITERIOS TECNICOS Y REQUISITOSRELEVANCIA DE LA
MEDICION
ASEGURARSE QUE ESTOY MIDIENDO LOS OBJETIVOS VINCULADOS A LO
ESTRATEGICO
INDICADORES QUE ESTEN VINCULADOS CON LO DEFINIDO EN EL PLAN
ESTRATEGICO Y EN EL PLAN OPERATIVO
NO ES POSIBLE, NI DESEABLE MEDIRLO TODO
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*CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORESMEDIR LO CORRECTO
:
CONOCER EL PROCESO DE PRODUCCION QUESE MIDE, ASEGURANDOSE QUE LA
MEDIDA DEDESEMPEO REPRESENTA UN PROCESO CLAVEPARA LA OBTENCIONDE LA
META.
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CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORESINDEPENDENCIA
MEDIR LO QUE LA INSTITUCION SEA CAPAZ DE CONTROLAR
CONTAR CON LOS DATOS SUFICIENTES Y DEMOSTRABLES
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COSTOS RAZONABLES EN LA RECOLECCION DE DATOS
HOMOGENEIDAD
PARA UN MISMO SERVICIO MEDIDO LA NATURALEZA DE LAS PRESTACIONES
DEBEN SER EQUIVALENTES:
CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES
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LOS INDICADORES DE DESEMPEO NO SON UN FIN EN SI MISMO SINO UN
MEDIO.
LA EVALUACION MAS QUE UNA MEDICION ES UNA INTERPRETACION DE LOS
RESULTADOS
DEBEN ESPECIFICARSE Y TENERSE EN CUENTA LA INTERRELACION DE LAS
DIFERENTES MEDIDAS DE DESEMPEO
SIMPLICIDAD DE LA MEDICION
CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES
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COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOSBASES DE COMPARACION:
DESEMPEO HISTORICO:
OBJETIVOS DEFINIDOS
DESEMPEO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O
PROGRAMAS.
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NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEO DE
LA INSTITUCION
SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS:RESULTADOS, IMPACTO,
EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD
CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS:COMO
INTERPRETAR LOS RESULTADOS
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Para el caso de la Calidad Seguimiento Medicin Anlisis
MejoraDemostrar conformidaddel producto
Asegurar conformidaddel SGC
Mejorar continuamentela eficacia del SGCPROCESOS DE SEGUIMIENTO
MEDICIN, ANLISIS Y MEJORACalidad
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SEGUIMIENTO Y MEDICIN Satisfaccin del cliente Seguimiento y
medicin del productoSeguimiento y medicin de los procesos.
Auditoria interna SEGUIMIENTO Y MEDICINCalidad
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QU ES HACER SEGUIMIENTO ? Accin de ir despus o detrs de algo o
de alguien Dirigir la vista o la atencin hacia algo o alguien que
se mueve y mantenerla en el. Accin de ir en busca de algo o alguien
generalmente a partir de pistas y datos
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CMO HACER SEGUIMIENTO ?INSPECCIN VISUALINSPECCIN Y
ENSAYOSUPERVISINTRAZABILIDAD POR REGISTROSCUMPLIMIENTO DE METAS Y
OBJETIVOSCUMPLIMIENTO DE
PROCEDIMIENTOSAUDITORIASAUTOCONTROLENCUESTASTCNICAS ESTADSTICAS CON
INSTRUMENTOS
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QU ES HACER MEDICIN ?Comparar una cantidad con su respectiva
unidad, con el fin de averiguar cuntas veces la segunda est
contenida en la primera. Comparar algo no material con otra cosa.
Tener determinada dimensin, ser de determinada altura, longitud,
superficie, volumen, etc.
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CMO HACER LA MEDICIN?A TRAVS DE INDICADORES DE GESTIN O DE
RESULTADOS
CUMPLIMIENTO DE ESTNDARES
TCNICAS ESTADSTICASGrficos de
controlPromediosHistogramasCapacidad del proceso
TIEMPOS DE RESPUESTACICLO DEL SERVICIOSATISFACCIN DEL CLIENTE O
USUARIO
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QU DEBEMOS MEDIR?DATOS DE ATRIBUTOS: Se cuentan, pero no se
miden. Son muy importantes. Ej: lleg el empleado a abrir a tiempo,
se contest el telfono a ms tardar al tercer timbre
DATOS DE VARIABLES: son valores numricos que cuantifican la
medicin
Ej: cantidades, porcentajes
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CUMPLIMIENTOMEJORAMIENTOEFICACIADESEMPEOMedicin
yseguimientoRevisin Alto NivelAuditoriainternaMedicin
yseguimientoCliente Producto NIVEL 1Proceso 8.2.3
NIVEL 2Sistema 8.2.2
NIVEL 3ProductoProcesoSistemaNIVELES DE VERIFICACION EN UN
SCGResultados
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INDICADORES DE CONTROL DE GESTIONEl modelo de gestin orientado a
los resultados asume que los propios ciudadanos interesados pueden
evaluar la calidad, cantidad y oportunidad de los bienes y
servicios recibidos, por lo que en algunos programas se incorpora
la evaluacin de resultados por parte de los destinatarios o actores
interesados.
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Los indicadores de evaluacin de desempeo generan mltiples apoyos
para la implementacin de una gestin orientada a los resultados.Los
indicadores apoyan el conocimiento y el aprendizajeLos indicadores
permiten adoptar medidas para el mejoramiento de la gestin.La
utilizacin de los indicadores favorece la contestabilidad o
competencia por recursos pblicosTiene relacin con la transparencia
y rendicin de cuentasINDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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La concertacin estratgica La gestin presupuestariaEl anlisis
sobre la totalidad del ciclo de las polticas pblicasMayor
transparencia hacia la ciudadana INDICADORES DE CONTROL DE
GESTION
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CONDICIONES DE LOS INDICADORESAMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER
CONTROLADOSCONSTRUCCION DE INDICADORESPARTICULARIDADES DE LOS
INDICADORESATRIBUTOS DE LOS INDICADORESMETODOLOGIA PARA CONSTRUIR
INDICADORESIMPACTO DE LA EVALUACIN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIOCOMO
INSTITUIR LA EVALUACIN DE RESULTADOSTALLER SOBRE INDICADORES
PRESUPUESTARIOS
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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INTRODUCCIONCONDICIONES DE LOS INDICADORESAMBITOS SUSCEPTIBLES
DE SER CONTROLADOSCONSTRUCCION DE INDICADORESPARTICULARIDADES DE
LOS INDICADORESATRIBUTOS DE LOS INDICADORESMETODOLOGIA PARA
CONSTRUIR INDICADORESIMPACTO DE LA EVALUACIN EN EL PROCESO
PRESUPUESTARIOCOMO INSTITUIR LA EVALUACIN DE RESULTADOSTALLER SOBRE
INDICADORES PRESUPUESTARIOS
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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Dificultades ms relevantes:Ambigedad en los objetivosFalta de
precisin de productos relevantes o estratgicosQuien o quienes
responden por los objetivosFalta de consecuencias del buen o mal
desempeoINDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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Beneficios de la evaluacin a travs de indicadores de
desempeoFacilita el proceso de planificacin y de formulacin de
polticas de mediano y largo plazo.Permite detectar sectores de la
organizacin con problemas de gestin.Permite realizar ajustes y
readecuar cursos de accinPermite asignar ms eficazmente los
recursos pblicosAumenta la transparenciaPermite evaluar los
procesos y realizar evaluaciones ex post
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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INTRODUCCIONCONDICIONES DE LOS INDICADORESAMBITOS SUSCEPTIBLES
DE SER CONTROLADOSCONSTRUCCION DE INDICADORESPARTICULARIDADES DE
LOS INDICADORESATRIBUTOS DE LOS INDICADORESMETODOLOGIA PARA
CONSTRUIR INDICADORESIMPACTO DE LA EVALUACIN EN EL PROCESO
PRESUPUESTARIOCOMO INSTITUIR LA EVALUACIN DE RESULTADOSTALLER SOBRE
INDICADORES PRESUPUESTARIOS
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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El requisito previo para formular indicadores de evaluacin de
desempeo es que la institucin pblica defina los objetivos que
orientarn en el mediano y largo plazo su accionar.INDICADORES DE
CONTROL DE GESTION
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Algunas condiciones previas a cumplir(1)
La planificacin estratgica es un proceso estructurado que
permite a la organizacin especificar su misin y papel dentro de la
estructura del Estado.
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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Algunas condiciones previas a cumplir(2)
Definidas las misin, los objetivos estratgicos y los productos
relevantes de la institucin, se requiere establecer metas de gestin
que establezcan los logros que se quiere alcanzar en cada una de
las reas o mbitos de accin que surgen a partir de los objetivos
estratgicos.
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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Algunas condiciones previas a cumplir(2)
Existen factores que desaconsejan el desarrollo de un sistema de
indicadores para todas y cada una de las actividades y programas
que desarrolla de una InstitucinINDICADORES DE CONTROL DE
GESTION
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Condiciones metodolgicas para la elaboracin de
indicadoresFuentes de InformacinTemporalidad
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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INTRODUCCIONCONDICIONES DE LOS INDICADORESAMBITOS SUSCEPTIBLES
DE SER CONTROLADOSCONSTRUCCION DE INDICADORESPARTICULARIDADES DE
LOS INDICADORESATRIBUTOS DE LOS INDICADORESMETODOLOGIA PARA
CONSTRUIR INDICADORESIMPACTO DE LA EVALUACIN EN EL PROCESO
PRESUPUESTARIOCOMO INSTITUIR LA EVALUACIN DE RESULTADOSTALLER SOBRE
INDICADORES PRESUPUESTARIOS
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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reas donde el desarrollo de sistemas de indicadores resulta
importante:
Dichas reas son:Desempeo operativoDesempeo
financieroCongruenciaINDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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INTRODUCCIONCONDICIONES DE LOS INDICADORESAMBITOS SUSCEPTIBLES
DE SER CONTROLADOSCONSTRUCCION DE INDICADORESPARTICULARIDADES DE
LOS INDICADORESATRIBUTOS DE LOS INDICADORESMETODOLOGIA PARA
CONSTRUIR INDICADORESIMPACTO DE LA EVALUACIN EN EL PROCESO
PRESUPUESTARIOCOMO INSTITUIR LA EVALUACIN DE RESULTADOSTALLER SOBRE
INDICADORES PRESUPUESTARIOS
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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Economa Eficacia Eficiencia Efectividad Equidad Excelencia
Calidad Entorno Sostenibilidad
OTRA CATEGORIZACION DE INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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INTRODUCCIONCONDICIONES DE LOS INDICADORESAMBITOS SUSCEPTIBLES
DE SER CONTROLADOSCONSTRUCCION DE INDICADORESPARTICULARIDADES DE
LOS INDICADORESATRIBUTOS DE LOS INDICADORESMETODOLOGIA PARA
CONSTRUIR INDICADORESIMPACTO DE LA EVALUACIN EN EL PROCESO
PRESUPUESTARIOCOMO INSTITUIR LA EVALUACIN DE RESULTADOSTALLER SOBRE
INDICADORES PRESUPUESTARIOS
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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RECORDEMOS LA METODOLOGIA BASICA PARA LA CONSTRUCCION DE
INDICADORES
Qu se hace ?Qu se desea medir ?Quin utilizar la informacin ?Cada
cunto tiempo ?Con que se compara ?
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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INTRODUCCIONCONDICIONES DE LOS INDICADORESAMBITOS SUSCEPTIBLES
DE SER CONTROLADOSCONSTRUCCION DE INDICADORESPARTICULARIDADES DE
LOS INDICADORESATRIBUTOS DE LOS INDICADORESMETODOLOGIA PARA
CONSTRUIR INDICADORESIMPACTO DE LA EVALUACIN EN EL PROCESO
PRESUPUESTARIOCOMO INSTITUIR LA EVALUACIN DE RESULTADOSTALLER SOBRE
INDICADORES PRESUPUESTARIOS
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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MODELOS BASICO DE EVALUACIN
MODELO PLAN MODELO PRESUPUESTO MODELO MIXTO
(PLAN-PRESUPUESTO)
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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DESTINATARIOS Y USUARIOS DE LOS INDICADORES Gestores pblicos
rganos polticos externos a la administracin Ciudadanos y medios de
comunicacin rganos tcnicos de controlInstituciones acadmicas y
cientficas Organismos y organizaciones internacionales
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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INTRODUCCIONCONDICIONES DE LOS INDICADORESAMBITOS SUSCEPTIBLES
DE SER CONTROLADOSCONSTRUCCION DE INDICADORESPARTICULARIDADES DE
LOS INDICADORESATRIBUTOS DE LOS INDICADORESMETODOLOGIA PARA
CONSTRUIR INDICADORESIMPACTO DE LA EVALUACIN EN EL PROCESO
PRESUPUESTARIOCOMO INSTITUIR LA EVALUACIN DE RESULTADOSTALLER SOBRE
INDICADORES PRESUPUESTARIOS
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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INSTITUCIONALIZACION DE LA EVALUACION Decisin poltica Nuevo rol
de los organismos de control
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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ALGUNAS DE LAS DIFICULTADES MAS IMPORTANTES EN LA CONSTRUCCION
DE LOS INDICADORES DE DESEMPEODebilidad en el nombramiento del
personal directivo publico
Falta o escasos incentivos para asumir mayores niveles de
responsabilidad
Las escasas consecuencias respecto del desempeo
logradoINDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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La administracin por resultados implica la priorizacin del logro
de los objetivos estratgicos generales y especficos en el proceso
de gestin de los recursos pblicos.
En tanto que la medicin del desempeo implica la determinacin de
elementos mensurables, cuantitativa y cualitativamente,
relacionados con el logro de los propsitos de la administracin
pblica as como la determinacin de expectativas sobre ellos
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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La evaluacin del desempeo, incluye elementos de respuesta a los
interrogantes sobre cmo ha sido el desempeo, en qu medida y en qu
condiciones se cumplieron los objetivos inicialmente
establecidos.INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
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