Colégio Lapa Rua Guaicurus, 1467 Bairro Lapa CEP 05033-002 ... · 1.1.5 DEPARTAMENTALIZAÇÃO 1.1.6 ORGANOGRAMA ... Chama-se essa parte de recrutamento de pessoal. ... Colégio Lapa

Colégio Lapa Rua Guaicurus, 1467 – Bairro Lapa CEP 05033-002 Página 1


Ao final desta unidade você será capaz de:

Conhecer e compreender os conceitos de:

1.1.1

1.1.2 ORGANIZAÇÃO

1.1.3 TÉCNICAS COMERCIAIS

1.1.4 FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS, TÉCNICAS,

FINANCEIRAS E COMERCIAIS

1.1.5 DEPARTAMENTALIZAÇÃO

1.1.6 ORGANOGRAMA

1.1.7 FLUXOGRAMA

1.1.8 ESTRUTURA

1.1.9 EMPRESA

Você, futuro profissional de secretariado, conhecerá

em profundidade e detalhes os assuntos administrativos

e corporativos, bem como terá uma ótima noção das

outras áreas da empresa, bem como as ferramentas

administrativas para Planejar, Estruturar, Organizar e

Dirigir.

Com esta base técnica será possível apoiar e interagir

com outras áreas e ajudar a liderança a disseminar

novos conceitos, políticas, metodologias, bem como

acompanhar processos de mudanças organizacionais e

troca de lideranças.


Sumário ORGANIZAÇÃO DE EMPRESA .......................................................................................................... 4

Princípios e Aplicações da Administração .................................................................................. 5

FUNÇÃO TÉCNICA .......................................................................................................................... 7

FUNÇÃO FINANCEIRA ................................................................................................................... 8

FUNÇÃO DE SEGURANÇA ............................................................................................................ 9

FUNÇÃO COMERCIAL ................................................................................................................... 9

FUNCAO CONTÁBIL ...................................................................................................................... 9

DEPARTAMENTALIZAÇÃO ............................................................................................................ 9

Divisão do trabalho ..................................................................................................................... 10

Trabalho em equipe ................................................................................................................... 10

Estruturas organizativas .......................................................................................................... 13

Organização de fichários e arquivos ........................................................................................ 17

FUNDAMENTOS DA RACIONALIZAÇÃO ................................................................................... 18

EMPRESA ....................................................................................................................................... 19

TIPOS DE ORGANIZAÇÃO HIERÁRQUICA ................................................................................ 22

CONCENTRAÇÃO DE EMPRESAS ............................................................................................... 24

PRINCÍPIOS ORGANIZACIONAIS ............................................................................................... 25

DIREÇÃO EMPRESARIAL ............................................................................................................ 25

COMÉRCIO - ATIVIDADE DE COMPRA E VENDA ...................................................................... 26

ATIVIDADES DO DEPARTAMENTO COMERCIAL ...................................................................... 27

SÍNTESE ......................................................................................................................................... 29

TESTE SEUS CONHECIMENTOS...................................................................................................... 29

BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................. 31

ESTUDO DO MERCADO ............................................................................................................... 33

AS CIAS. DE SEGUROS ................................................................................................................. 37

ALMOXARIFADO, ARMAZENAMENTO E ROTAÇÃO DE ESTOQUES ............................................... 39

SÍNTESE ......................................................................................................................................... 41

V E RI F I Q UE S E U S C O NH E CI M E NTO S ..................................................................................... 42

BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................. 43


ORGANIZAÇÃO DE EMPRESA

Organização é uma palavra usada em dois sentidos: no sentido de sistema, como sinônimo de

unidade orgânica, quando se diz, por exemplo: “A organização X” é muito eficiente; ou no sentido de

função administrativa, definida como a construção da estrutura de recursos e de operações da empresa.

Vamos a algumas definições:

Organização é a ação de estruturar a empresa, reunindo pessoal capacitado e equipamentos

necessários ao trabalho, de acordo com o planejamento elaborado. Planejamento: pressupõe alguma

previsão do que deverá acontecer se não houver uma intervenção planejada. Tal previsão pode ser

chamada de projeção de referência, que tenta especificar qual o futuro da organização se nada de novo

for feito (Russel L. Ackoff).

Sistema é um conjunto de partes coordenadas

entre si, daí, temos a empresa como um sistema de um

todo: significa um conjunto de partes que, agrupados entre

si, concorrem para obter certo resultado. Logo, quando as

partes de um todo são combinadas, reunidas ou

coordenadas entre si, estamos diante de um sistema.

Do ponto de vista de recursos, organização é

obtenção de recursos humanos e materiais necessários à

execução dos planos previamente estabelecidos. Os

recursos devem estar adaptados aos tipos de métodos e

procedimentos previamente definidos. Assim, há

diferentes rotinas a serem seguidas; há também, diferentes

tipos de pessoas que estão mais ou menos adaptadas a

elas. O administrador deve localizar e atrair para a

organização pessoas que preenchem os requisitos

necessários à execução das atividades da empresa.

Chama-se essa parte de recrutamento de pessoal.

Os recursos materiais estão divididos em: recursos materiais ligados à produção industrial,

entre os quais, temos: matérias-primas, que serão transformadas pela empresa em produtos de consumo

final: máquinas, equipamentos e materiais diversos; edifícios e instalações; recursos financeiros ou

monetários, utilizados para manter a empresa em funcionamento ou operação.

Do ponto de vista de operações, organização significa agrupamento de atividades necessárias

para a execução dos planos em unidades produtivas. O agrupamento de atividades se realiza mediante a

divisão e a distribuição do trabalho a ser realizado em tarefas. Critério de processo: quando todas as

tarefas são divididas de acordo com a sequência de operações. Critério de território: quando todas

as tarefas relativas a uma região são agrupadas em uma unidade da organização. Tarefa é o trabalho

que se há de realizar ou concluir em determinado tempo, para o bem-estar da organização.

Autoridade e responsabilidade significam o estabelecimento da hierarquia de oposição e de

compromissos de respeito a essa hierarquia. O administrador fará com que seus subordinados

executem o que foi planejado. O administrador deverá, ainda, transmitir os planos aos subordinados e

estimulá-los de maneira a despertar a motivação para que atinjam os objetivos e metas

predeterminados.


A transmissão dos planos é feita através de instruções ou ordens, orais ou escritas. Quanto mais

complexa a ordem, maior será a necessidade de colocá-la por escrito. O controle verifica até que ponto

foi observado o plano e aponta as falhas, bem como verifica as correções que devem ser feitas.

Conclusão: planejamento, organização, direção e controle são funções que podem ocorrer

separadamente, mas que estão interligadas na prática administrativa.

Princípios e Aplicações da Administração

Os princípios administrativos devem ser estudados, dentro do processo da administração, sob o

enfoque das funções técnicas. Assim, o administrador, por ser chamado a planejar, organizar, dirigir e

controlar as atividades da empresa, atua sobre o patrimônio e pessoal da empresa que visa lucros nas

atividades comerciais, industriais e serviços; ou entidades que não visam lucros, como clubes

esportivos e instituições filantrópicas. Como princípios administrativos, destacam-se: informação,

fixação de objetivos, divisão do trabalho, delegação de autoridade, justiça e avaliação.

Função da Administração

A administração pode ser apontada como instrumento de transformação, de desenvolvimento

integral da sociedade, sendo um dos fatores condicionantes do progresso desenvolvimentista. As

funções administrativas distinguem-se das funções técnicas. Porém, é necessário um conhecimento

técnico profundo para melhor orientação das decisões administrativas.

A função administrativa é de natureza universal, comum a qualquer cargo administrativo, é

função de caráter decisório. Compõe-se de seis elementos, a saber:

I – Previsão

Consiste em prever o futuro com aproximação, os

acontecimentos do porvir. A sua base científica se assenta no seguinte:

tudo que foi constante no passado é provável no futuro, a menos que

ocorram novas circunstâncias, que alterem aquelas tendências. Em

outras palavras: conhecendo-se o passado e observando-se o presente,

pode-se prever o futuro com bastante aproximação.

II – Planejamento

Planejar é elaborar o programa de ação, o programa de trabalho,

o fazer. É uma decorrência natural da previsão. Conhecidas as tendências

e a capacidade de consumo do mercado, estará a empresa em condições

de organizar o programa de trabalho. As previsões e os planejamentos se

exteriorizam em forma de orçamentos, de cronogramas, de esquemas, de

mapas, de ordens específicas ou de caráter geral, aplicáveis a todos os

setores da organização.

Para que no planejamento haja

possibilidades de avaliar as vantagens e desvantagens do

empreendimento, existe um instrumento chamado projeto.

http://www.google.com.br/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&docid=Zo1Lrc56yHoqIM&tbnid=xWYyVc-h9qXPNM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.freeshop.com.br/eventos/noticias/detalhes.asp?not_id=3923&ei=YZXVUoylL8fFsATqlYDoDQ&bvm=bv.59378465,d.eW0&psig=AFQjCNEdpDJnxQIMSlLhdyHoOuAziNInYw&ust=1389815450100328


III – Organização

Organizar uma empresa é dotá-la de todos os elementos necessários ao seu funcionamento, a

saber: matérias-primas, pessoal habilitado e capital. Revela-se através das seguintes tarefas:

a) agrupamento, em unidades práticas, das atividades e tarefas previstas no planejamento, para

obtenção do objetivo;

b) designação de pessoas para desempenhar cada atividade ou tarefa específica;

c) delegação de poderes para integrantes do grupo, em cada unidade de serviço;

d) definição de responsabilidades ou obrigações de prestar contas dos elementos investidos de

poderes.

Vemos, assim, que a ação de organizar visa ligar atividades, pessoal, materiais, poderes e

responsabilidades, para conseguir a interação necessária à obtenção dos objetivos ou metas do

empreendimento. Órgão é um conjunto de meios materiais e pessoais formando uma unidade menor,

executando sempre as mesmas funções e os mesmos serviços.

Função significa correspondência peculiar de cada órgão, como acontece no organismo

humano, em que a digestão é a função dos órgãos digestivos. A organização possui duas teorias: a

Organicista e a Comportamentalista.

A Organização Organicista considera a empresa como sendo um organismo, significa o

processo administrativo de criar organismos econômicos, comumente chamados de empresas. Ex.:

empresas comerciais, industriais, bancárias e outras, com seus órgãos (departamentos, seções,

diretorias e divisões).

A Organização Comportamentalista, onde as empresas constituem uma reunião de pessoas

que trabalham para produzir mercadorias, ou serviços. As relações que se estabelecem entre as pessoas

que trabalham numa empresa constituem o que se chama de estrutura organizacional. A estrutura

organizacional determina os cargos ou partes que devem ser ocupados pelas pessoas e as funções que

serão desempenhadas.

IV – Comando

Uma vez constituído o corpo social da empresa, deve-se

fazê-lo funcionar. Esta missão se reparte entre os diversos chefes da

empresa, cabendo a cada um os encargos e a responsabilidade de

sua unidade.

Estrutura de Organização Informal é iniciativa das

pessoas, de acordo com seus interesses. A forma pela qual a

empresa está estruturada costuma ser alterada, não sendo especificados os cargos e nem o grau de

autoridade e as rotinas de trabalho, porque não existe nada escrito, mas verbal. É assim que funcionam

as micro e pequenas empresas.

A Estrutura de Organização Formal, sugerida pelos administradores, segundo o planejamento

efetuado, significa o estabelecimento da linha de autoridade, subordinação e hierarquia e de

responsabilidade. Isto se chama obediência à autoridade hierárquica.

A arte de mandar está em certas qualidades pessoais e no conhecimento dos princípios gerais

de administração. Assim, o chefe de um comando deve ter conhecimento profundo de seu papel;

eliminar os incapazes e dar bom exemplo; conhecer as convenções que regem as relações entre a

empresa e seus agentes; fazer inspeções periódicas no corpo social e não deixar de absorver detalhes;

reunir seus principais colaboradores em reuniões, no sentido de manter a unidade de direção e a

convergência dos esforços; incentivar o pessoal à atividade, à iniciativa e ao devotamento ao trabalho.

http://www.google.com.br/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&docid=Feb1wmJiftT9kM&tbnid=eTXeSK2x6DDj_M:&ved=0CAUQjRw&url=http://virtualmpsnet.blogspot.com/2011/04/tecnicas-de-chefia-e-lideranca.html&ei=55fVUv3YAfbNsQTIj4GoBw&bvm=bv.59378465,d.eW0&psig=AFQjCNEzrXYfAzv3-I9W3ezZIY2SnpYTsg&ust=1389816000796816


Autoridade é o direito de mandar e o poder de se fazer obedecer. Responsabilidade é a

obrigação de fazer e prestar contas do que foi feito. Numa empresa todos os funcionários têm suas

obrigações e devem prestar contas para um único chefe. Na Organização Linear a disciplina está em

primeiro lugar. É chamada de organização militar, pois as ordens vêm de cima para baixo, para as

pessoas nos diversos órgãos. Na Organização Funcional, o chefe ou gerente precisa ser criativo, pois

torna-se difícil para um homem comum desempenhar as funções satisfatoriamente. Cada setor de

atividade da empresa terá um chefe para responder pelos problemas que lhe são afetos. Na

Organização de Linha e Assessoria, acrescentam-se órgãos de assessoramento (consultor e técnicos),

para prestar orientação aos dirigentes da empresa.

V – Coordenação

Coordenar é estabelecer a harmonia entre todos os atos de uma empresa, de modo a facilitar

seu funcionamento e garantir-lhe bom êxito. Na coordenação dos elementos componentes da empresa

procede-se à observância de dois critérios:

a) coordenação dos elementos que estão no mesmo nível,

de modo que desenvolvam um trabalho simultâneo e

sucessivo, para obtenção do resultado desejado;

b) subordinação dos elementos que se encontram em

níveis diferentes, subordinados a uma adequada

hierarquia.

VI – Controle

Nem sempre ocorre de as atividades da empresa seguirem os padrões

predeterminados; são constatados frequentes desvios entre o que deveria ser e o

que efetivamente é. Por isso, o administrador desempenha a função de controle.

Deve verificar se tudo se realiza conforme o programa adotado,

assinalando as falhas e os erros para que possam ser corrigidos ou evitados em

tempo. Sob o ângulo financeiro, controle estende-se aos livros, à

documentação e à caixa, aos recursos e às necessidades, ao emprego de fundos etc. Do ponto de vista

de segurança, é necessário analisar se os meios adotados para proteger os bens e as pessoas são mais

adequados e se atendem às suas finalidades de forma satisfatória. Do ponto de vista contábil, é preciso

constatar se as peças contábeis são elaboradas em tempo hábil e se proporcionam uma visão exata da

situação econômica e financeira da empresa.

FUNÇÃO TÉCNICA

Função técnica: trata-se esta função dos fins da empresa. Como já se

estudou, toda e qualquer organização tem uma determinada finalidade.

Assim, numa empresa industrial, a sua finalidade é a transformação das

matérias-primas em produtos. Por conseguinte, numa indústria a função

técnica se localiza no setor da produção.

Nessa ordem de ideias, numa empresa de transporte a função técnica é a transladação de coisas

e pessoas; numa escola, o ensino. A função técnica será desempenhada por Engenheiro, Economista,

Estatístico, Contador, Administrador, Auditor, Psicólogo, Advogado, Técnico em Comunicação etc.

http://www.google.com.br/url?sa=i&source=images&cd=&cad=rja&docid=KJa1pRh0wGFEJM&tbnid=QK5sxujbmvFfQM&ved=0CAgQjRw&url=http://www.faj.br/curso.aspx?c=360&ei=9ZjVUrspyuiRB-3bgLAM&psig=AFQjCNGCNSQsJtCZl9KqWSZ54_cUt0onzw&ust=1389816437062231

http://www.google.com.br/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&docid=X8SgFITwC0FxYM&tbnid=vePB5-weAwiSEM:&ved=0CAUQjRw&url=http://estaciojuniornf.com.br/nossos-servicos/financeiro/&ei=5JnVUpXBH8rHsAT-yoHQBw&psig=AFQjCNHIMyG1U7qetbYTOxf1-COuROaLhA&ust=1389816623313170


FUNÇÃO FINANCEIRA

Esta função tem por finalidade prover a empresa dos meios

monetários para liquidação dos compromissos assumidos; ao pagamento dos

ordenados e salários do pessoal; dos recursos necessários à expansão dos

negócios, etc. É indispensável uma hábil gestão financeira para melhor

aproveitamento das disponibilidades e evitar aplicações imprudentes.

Programação orçamentária da empresa

O orçamento é um plano das necessidades financeiras e uma estimativa da receita durante

determinado período, geralmente um ano. Juntamente com o orçamento deve ser preparado o programa

de desembolso de caixa, a fim de que todos saibam onde, quando e quanto podem gastar.

A elaboração de um orçamento compreende as seguintes fases:

1 – Estimular as receitas e fixar a despesa de acordo com o programa racional, objetivo e

realista;

2 - Elaboração ou preparo da distribuição das receitas e das despesas pelas diversas contas

3 - Revisão e ajustamento, tendo em vista as percentagens de lucros a serem obtidos;

4 – Preparação do programa de execução, acompanhamento e controle orçamentário;

5 – Projeto de contenção de despesas no caso de ocorrer deficiência na arrecadação da receita;

6 – Aprovação final pela diretoria da empresa.

Medidas para contenção de despesas

1 – Aproveitamento constante da organização (pessoal e material);

2 – Treinamento e aperfeiçoamento do trabalho com medidas de racionalização;

3 – Aproveitamento pleno do material e das horas ociosas;

4 – Redução progressiva dos custos operacionais através da racionalização do material

utilizado e do trabalho;

5 – Melhor aproveitamento de áreas úteis.

Tipos de orçamentos

Orçamentos de receitas e despesas são os tipos mais comuns, onde o básico é o orçamento de

vendas, pois, através delas se cumprem as obrigações das compras. O orçamento de vendas é a palavra

fundamental do programa de controle orçamentário, que pode sustentar as despesas de operações e

dar lucros. No orçamento podem constar as despesas de mão de obra, material, aluguel, luz, viagens,

matérias-primas e outros.

Orçamentos de tempo, espaço, material e produto destacam a mão de obra direta (horas-

máquinas, horas-homens, unidades, metros quadrados de espaços e unidades produzidas). As empresas

orçam a produção total e deixam para cada departamento a função de orçar a sua parte que será

engajada no total.

Orçamentos de despesas de capital visam estimar as despesas de capital com a fábrica, os

equipamentos, estoques e outros itens que exigem gastos. Seja a longo ou a curto prazo, o orçamento

define os planos formulados para o dispêndio dos recursos da empresa.

Orçamento de caixa é um dos meios de controle da mais alta valia para a empresa,

especialmente a pequena. O método das entradas e saídas de caixa é o mais usado, por ser flexível e

permitir previsão das receitas e dos gastos de caixa para curto período de tempo. O orçamento de caixa

permite ao administrador saber a posição numérica suficiente para saldar as suas obrigações.


Orçamento de balanço é uma previsão da posição do ativo, passivo e capital da firma em

determinada época no futuro. É o balanço patrimonial.

FUNÇÃO DE SEGURANÇA

Esta função tem a missão de proteger os bens e as pessoas que

trabalham na empresa de todos os riscos, tais como: integridade física,

furto, incêndio, inundação e outros; evitar as greves, os atentados e todos os

obstáculos de ordem social que possam comprometer o progresso e a vida

da organização empresarial.

FUNÇÃO COMERCIAL

Função comercial é a que trata da venda e da compra de

mercadorias, de serviços e de utilidades. A prosperidade de uma

empresa depende tanto da função comercial quanto das demais

funções. Se o produto não vende, a empresa forçosamente

perecerá. Constitui-se a função comercial dos seguintes

elementos:

Análise de mercado: É a operação através da qual se

procura conhecer as tendências, as preferências e a capacidade de consumo do mercado.

Compra: É a operação de escolher e adquirir que se vai utilizar ou oferecer ao mercado:

matérias- primas, mercadorias ou serviços

Armazenamento: Realizadas as compras, é necessário armazenar convenientemente o que foi

comprado, de forma que possa ser facilmente localizado quando procurado.

Cadastro: Realizadas as compras, adquiridas as mercadorias mais adequadas, armazenadas

convenientemente, é necessário vendê-las. Mas para vender é indispensável conhecer a freguesia,

conhecer sua idoneidade, a capacidade de aquisição, o limite de crédito, etc.

Propaganda: Adquirida a melhor mercadoria, dispondo-se de um cadastro através do qual se

conheça a clientela efetiva e potencial, é preciso interessar essa freguesia na aquisição daquilo que se

quer produzir, ou que se pretende vender.

Venda e expedição: A ação de vender é uma arte difícil. Em se tratando de arte não é vendedor

aquele que quer, mas quem apresenta qualidades inatas de vendedor, que podem ser aperfeiçoadas pelo

estudo e pela prática. Uma vez vendida a mercadoria é preciso entregá-la ao comprador de forma que o

satisfaça. É esta a função de expedição.

FUNCAO CONTÁBIL

Função contábil constitui o órgão de visão das empresas e deve

revelar, a qualquer momento, a posição do negócio através do

levantamento contábil.

DEPARTAMENTALIZAÇÃO

Departamentalizar significa que cada departamento seja agrupado aos setores ou unidades da

empresa em funções semelhantes para facilitar a execução das tarefas. A construção da estrutura de

operações da empresa compreende vários conceitos, dentre os quais a divisão e distribuição do trabalho

em unidades administrativas e unidades produtivas.


Divisão do trabalho

A estrutura de operações de qualquer empresa

resulta em uma divisão do trabalho em unidade,

realizada segundo certos critérios, e a definição das

relações de comando e subordinação em cada unidade

da empresa.

A divisão do trabalho não visa somente

alcançar maior rendimento produtivo, mas seus

fundamentos, porque ninguém pode fazer duas coisas

ao mesmo tempo e ninguém pode estar em dois

lugares ao mesmo tempo. Na organização da empresa,

as operações e os serviços dividem-se entre vários

setores de trabalho: compras, vendas, estoques,

finanças, contabilidade e pessoal, cujos dirigentes

dividem o trabalho entre si e com os supervisores, encarregados e auxiliares.

Trabalho em equipe

Dificilmente uma pessoa pode conhecer, em nível suficiente, todos os assuntos de uma

empresa, por serem de natureza diferente. A troca de informações é indispensável à compreensão dos

aspectos essenciais de cada um, favorecendo a interligação do trabalho nos setores e das pessoas.

No trabalho em equipe devem participar todas as pessoas, cujos conhecimentos sejam úteis ao

esclarecimento da matéria a ser objeto de decisão, independentemente de cargos e títulos. O trabalho

em equipe amplia as possibilidades de obter a melhor decisão. Para a divisão em unidades ou

departamentos, é importante conhecer os critérios de divisão e seus fundamentos:

Primeiro critério: separar as atividades segundo sua natureza. Na empresa de fabricação, por

exemplo, há a produção de bens de consumo e a venda desses bens a um certo número de

consumidores. Além desses, poderão ser criados outros, como o de finanças, o de pessoal e de serviços.

Quadro I - Departamentalização por natureza de atividade

Segundo critério

O segundo critério de divisão do trabalho pode ser o de agrupamento das atividades ligadas a

cada produto. Este critério é usado em empresas estimulam a concorrência entre unidades, dentro de

limites estabelecidos pela administração geral, com o fim de aumentar a eficiência em todas as

atividades ligadas a cada produto.

ADMINISTRAÇÃO GERAL

DEPARTAMENTO DE PRODUÇÃO

DEPARTAMENTO DE VENDAS

DEPARTAMENTO DE FINANÇAS

DEPARTAMENTO DE SERVIÇOS

DEPARTAMENTO PESSOAL


Quadro II - Departamentalização por produto

Terceiro critério

A departamentalização por processos é frequente no setor de produção, onde o próprio

equipamento é especializado em cada operação de fabricação. Por exemplo: em uma fábrica de malhas

de lã, podemos encontrar seções separadas para tricotagem, corte, costura, inspeção, embalagem e

despacho. Pode ser utilizado o uso de critério de processo em operações especializadas, por exemplo:

os serviços de mecanografia, desenho, impressão e outros.

Quadro III - Departamentalização por processo

Quarto critério

Este critério adota a departamentalização por território, ou geográfico, que comumente ocorre

na área de vendas da empresa. Segundo este critério, quando uma empresa distribui a diversas

localidades geográficas, pode haver divisão territorial de venda. Nessa divisão, pode ser dada maior

atenção às atividades locais, com vantagens para a eficiência da empresa.


DEPARTAMENTO DO PRODUTO "X"

DEPARTAMENTO DO PRODUTO "Y"

DEPARTAMENTO DO PRODUTO "Z"



SEÇÃO 1 SEÇÃO 2 SEÇÃO 3


DEPARTAMENTO DE

FINANÇAS

DEPARTAMENTO DE

SERVIÇOS

SERVIÇO A SERVIÇO B SERVIÇO C

DEPARTAMENTO

PESSOAL


Quadro IV - Departamentalização por território

Quinto critério

Pode ocorrer, ainda no setor de vendas, a departamentalização por clientela, serviços ou

atendimentos. As seções das grandes lojas estão comumente divididas, segundo este critério, bem

como os bancos. Por exemplo: pode-se atender à clientela infantil numa seção, a clientela feminina

numa outra e à clientela masculina numa terceira. Este critério, aliado às técnicas de marketing, pode

ser conjugado aos anteriores. Nesse caso, a clientela pode ser dividida segundo o seu poder aquisitivo,

ou classe social.

Quadro V - Departamentalização por clientela

Combinação de critérios

Na prática, os critérios examinados podem aparecer em combinações de vários tipos. Assim,

na empresa departamentalizada, podemos encontrar num segundo nível o uso de critérios por produto.

Inversamente, pode ocorrer a departamentalização básica por produto, e, num segundo nível, a divisão

por natureza de atividades. Em qualquer dos casos, pode haver subdivisões, segundo os critérios de

processo, território ou clientela.




REGIÃO 1 REGIÃO 2 REGIÃO 3







CLIENTELA "A" CLIENTELA "B" CLIENTELA "C"





Quadro VI - Combinação de critérios na departamentalização

Estruturas organizativas

A tarefa do administrador na construção da estrutura de operações da empresa não se restringe

à divisão do trabalho: é preciso que a administração, tão logo esteja definida a departamentalização

proceda a definição das relações de comando e subordinação, autoridade e responsabilidade, entre as

unidades da organização e dentro de cada unidade previamente estabelecida.

A definição das relações de comando e subordinação deve complementar, de forma harmônica,

a departamentalização da empresa, dando à estrutura de operações possibilidade de contribuir

satisfatoriamente para a realização dos planos-fins e dos planos-meios da empresa.

Definição de autoridade

A autoridade pode ser definida como o direito de guiar, ou dirigir outras pessoas, obtendo uma

conduta condizente com os objetivos da empresa.

Dentro da organização encontramos a delegação de

autoridade, em que se formam níveis hierárquicos, numa

cadeia ininterrupta de ligações entre superiores e

subordinados. Toda empresa apresenta vários níveis de

comando e subordinação e, em cada nível, a autoridade

emana do nível superior e é delegada ao inferior,

constituindo a ligação contínua entre os cargos

administrativos.



PRODUTO "X"

PRODUTO "Y"

PRODUTO "Z"


FILIAL "1"

FILIAL "2"

CLIENTELA "A"

CLIENTELA "B"



SERVIÇO A SERVIÇO B SERVIÇO C



Limitação de autoridade

O exercício da autoridade na empresa é limitado pela própria departamentalização. De acordo

com a divisão em unidades, haverá delegação de autoridade ao gerente de produção para desenvolver

as operações de produção; e ao gerente de vendas, para desenvolver as atividades de vendas. Nesse

caso, o gerente de produção não poderá ultrapassar seu âmbito de operações, e exercer autoridade, por

exemplo, sobre os vendedores da empresa. Por outro lado, o gerente de vendas não poderá exercer

autoridade sobre as atividades da produção. O mesmo vale para todas as unidades da empresa.

Com essas restrições, fica claro que a autoridade, na empresa, é delegada de forma específica,

embora se baseie num preceito de ordem universal, decorrente da necessidade de desenvolver o esforço

em grupo. Assim, as limitações de autoridade são:

Limitações institucionais e legais:

a) definição de instituições básicas da sociedade

b) leis e regulamentos aplicáveis na empresa

Limitação da divisão do trabalho:

a) definição de autoridade, segundo a departamentalização, a qual é a divisão em unidades

Limitações físicas, biológicas, técnicas e econômicas:

a) delegação de autoridade segundo o desenvolvimento tecnológico e econômico da empresa.

Responsabilidade

Autoridade, com todas essas restrições, não existe por si só. Assim, "a todo direito corresponde

uma obrigação"; também à autoridade corresponde a responsabilidade. Responsabilidade é a obrigação

ou o dever de cada pessoa, à qual se delegou autoridade, de executar o que lhe foi determinado. A

responsabilidade está diretamente ligada à autoridade e não pode excedê-la, pois ambas estão no

mesmo pé de igualdade. A responsabilidade não pode ser delegada; uma vez delegada a autoridade, a

responsabilidade pelo cumprimento das tarefas a que se refere à autoridade é total.

Autoridade de linha e autoridade funcional

As relações básicas, dentro da estrutura da organização, são as de autoridade de linha, que


podem ser definidas como o poder de comando superior sobre os subordinados. Em princípio, cada

pessoa, na empresa, deve receber ordens somente de um chefe. Essa é a regra de unidade de comando e

corresponde à existência da autoridade de linha ou linear.

Na prática, nas empresas que desenvolvem atividades diversas e complexas, muitas vezes é

necessário que a autoridade linear seja completada com autoridade funcional. Nesse caso, alguns

administradores, que não têm autoridade de linha sobre certas unidades da organização, podem

determinar funções, métodos, políticas e metas a outras unidades. Exemplo: o departamento de pessoal

de uma empresa pode ter autoridade para estabelecer a escala de salários de todos os funcionários, e os

administradores dos demais departamentos não podem oferecer a seus subordinados salários

incompatíveis com essa escala.

Autoridade e assessoria

A assessoria não é um tipo de autoridade; é a extensão da autoridade básica dos

administradores a pessoas, setores ou entidades, que possam desempenhar funções técnicas e

especializadas. Os assessores trabalham na assistência aos cargos que têm autoridade de linha e

autoridade funcional, levantando e investigando problemas técnicos, administrativos ou operacionais,

analisando e interpretando fatos e recomendando a adoção de planos-fins e planos-meios.

Centralização e descentralização de autoridade

A empresa pode, do ponto de vista da autoridade, ser centralizada ou descentralizada. Quando

a empresa é centralizada, as decisões mais importantes são tomadas nos níveis da hierarquia superior,

uma supervisão maior sobre os escalões inferiores da empresa. Quando a empresa é descentralizada, a

maioria das decisões importantes é tomada na parte inferior da hierarquia e há maior iniciativa nas

decisões tomadas nesses níveis.

Na empresa centralizada há necessidade de um menor número de administradores de alto nível

e maior uniformidade nas decisões. Por outro lado, na organização descentralizada existe maior

rapidez nas decisões e aumento do moral e da experiência dos administradores nos escalões médio e

baixo da hierarquia. Ao delegar autoridade, a administração da empresa deve considerar essas

vantagens para definir se será uma empresa centralizada ou descentralizada. Exemplo de empresa

descentralizada são os bancos, com suas agências, com vida quase própria.

Gráficos de organização

Já estudamos nas unidades anteriores os critérios da divisão do trabalho, delegação de

autoridade e atribuição de responsabilidade. Vimos que a definição das relações de comando e de

subordinação deve complementar, de forma harmônica, a departamentalização da empresa. A

delegação de autoridade na empresa e a divisão do trabalho em unidades administrativas podem ser

representadas graficamente no organograma.

Definição e utilidade do organograma

Organograma é uma figura gráfica de linhas e retângulos. As linhas representam o fluxo da

autoridade ou a ligação de uma unidade e suas subordinadas na empresa; os retângulos representam os

cargos administrativos entre os quais flui a autoridade ou subordinação entre as várias unidades que

integram a estrutura organizacional. No tópico “Trabalho em Equipe” vimos vários modelos de

organogramas.


O organograma revela as divisões em unidades administrativas e a definição de delegação de

autoridade entre essas unidades. Como há divisões lógicas e aceitáveis do trabalho e delegações de

autoridade que completam essas divisões, o organograma serve para mostrar as inconsistências na

estrutura da empresa. O organograma é como um mapa da empresa, sendo importante fonte de

informação para funcionários e outras pessoas ou entidades interessadas na empresa.

Fluxograma

Fluxograma é um gráfico que representa o movimento ou rotina de serviço, mostrando todas as

suas fases ou etapas. Procura mostrar a atividade de um órgão, em relação às suas funções, cujas

atividades são realizadas através das rotinas de trabalho. O Fluxograma deve representar claramente os

setores ou unidades de trabalho, as ligações entre os setores, as tarefas de cada unidade de trabalho,

bem como as sequências das operações. Exemplo resumido de um fluxograma:

Tipos básicos de organogramas

Há vários tipos de organogramas. Porém, os mais conhecidos e divulgados são o Francês e o

Americano. O organograma americano é mais adotado em virtude de sua simplicidade. O

organograma francês é usado quando se julga conveniente divulgar os nomes dos administradores,

além dos títulos dos seus cargos, e também as responsabilidades e o número de funcionários de cada

unidade da empresa. Cada tipo de organograma obedece a uma série de convenções de representação,

que são obedecidas em nossas empresas:

a) - o retângulo superior representa a autoridade suprema dentro da empresa: Presidente,

Conselho de Diretoria, Conselho de Administração, Diretoria Executiva etc.;

b) - os retângulos ligados diretamente à autoridade suprema referem-se a Diretores, que

chefiam ou dirigem diretorias;

c) - os retângulos ligados a cada um dos diretores referem-se a gerentes, que chefiam

departamentos ou divisões;

d) - os retângulos ligados a gerências referem-se às seções comandadas ou dirigidas por chefes;

e) - as unidades subordinadas às seções (subseções ou setores) são chefiadas por subchefes,

supervisores, encarregados, etc;

f) - os cargos e unidades citados estão sempre colocados na medida do organograma;

g) - os cargos de assessoria são colocados em ramais, do organograma - as linhas servem para

ligar os retângulos entre si, indicando subordinação.

Manual de organização

Para completar o organograma, existe outro instrumento de organização: o manual de funções

ou manual de organização. Esse manual contém informações adicionais que, pela sua natureza, não

podem aparecer no gráfico de representações de estrutura da empresa.

O manual de organização compreende, além do organograma, uma descrição breve dos

objetivos da empresa e descrições das funções desempenhadas em cada cargo administrativo. O manual

de organização pode ser chamado de: na administração pública, regimento interno; nas sociedades por

ações, por força do disposto no artigo 2.º , parágrafo 2.º da Lei 6.404/76, estatuto social; e ainda,

Entrada de matéria -prima

Processamento Venda dos produtos


estatuto simplesmente, nas fundações e sociedades civis não lucrativas. Neste caso, o manual passa a

ser detalhado, prevendo casos específicos e generalizados.

As empresas podem adotar o manual de organização, em conjunto com um manual de rotinas

de serviços, tratando da organização da empresa e do campo de atuação de cada autoridade e a

interação das várias unidades, da competência de cada uma das unidades e autoridades. Este, definindo

normas de serviço e procedimentos de rotinas para o desenvolvimento das atividades previstas no

manual de organização. Segue um exemplo de manual de organização

Objetivos gerais;

a) - preservar a livre iniciativa, mediante oposição ao monopólio em qualquer de suas funções ;

b) - pesquisar e desenvolver conhecimentos administrativos e tecnológicos;

c) - tornar a empresa um melhor lugar de trabalho, obter satisfação no trabalho; reconhecer a

dignidade do indivíduo; manter um programa de desenvolvimento de pessoal.

Objetivos financeiros: a empresa deve obter lucros suficientes para:

a) - melhorar continuadamente suas instalações e dar condições de trabalho;

b) - prover razoáveis dividendos a seus acionistas;

c) - manter uma estrutura financeira sadia, preservando sua liquidez.

Objetivos de vendas:

a) - vender produtos da mais alta qualidade ;

b) - vender exclusivamente através da organização da empresa;

c) - manter e melhorar a posição da empresa no mercado;

d) - atender a seus clientes de forma eficiente.

Objetivos de produção:

a) - diversificar os produtos, mantendo sempre a mais alta qualidade ;

b) - utilizar ao máximo as acomodações fabris existentes na empresa.

Organização de fichários e arquivos


Arquivo é o lugar destinado à guarda e à conservação dos livros, documentos e todos os papéis

concernentes à empresa. Condições do arquivamento:

o Segurança - deve oferecer garantia de precisão no momento de se consultar determinados

documentos ou fichas. Deve oferecer condições de conservação contra incêndios ou extravios;

o Simplicidade - deve ser de fácil compreensão, pautado em normas claras e precisas, de fácil

manejo;

o Flexibilidade - deve acompanhar o desenvolvimento da empresa. Deve ser de fácil manuseio;

o Acessibilidade - o arquivo deve permitir a pronta localização do material guardado,

Classificação, catalogação e codificação do arquivo

Classificar é o ato de adotar critérios para ordenar o material a arquivar, facilitando a

localização e o manuseio. Catalogar é preparar as fichas e os documentos que possibilitarão a busca e

a localização pronta desses documentos. Codificar é a designação de números, letras ou outros

símbolos, a fim de distinguir as categorias a que cada documento deve pertencer ou onde deve ser

arquivado. Os arquivos podem ser:

a) Arquivo horizontal, com gavetas de acordo com o documento a ser guardado;

b) Arquivo vertical, gavetas altas para pastas ;

c) Fichários horizontais e verticais, para guardar cartões ou fichas..

Sistemas de arquivo:

o Alfabético: por nome, em ordem alfabética;

o Numérico: pastas com números sucessivos; cada número corresponde a um cliente ou

fornecedor;

o Por assunto: guardar toda correspondência, relacionada com o assunto, na pasta;

o Geográfico: pelos nomes dos locais onde residem os correspondentes.

FUNDAMENTOS DA RACIONALIZAÇÃO

A expressão

racionalização apareceu por

volta de 1919, após a Primeira

Guerra Mundial (1914-1918),

usada por Walter Rathenau

(1867-1922), ministro de Estado

na Alemanha, para denominar a

campanha de recuperação

econômica daquele país,

seguindo as normas de

organizações, que muito sucesso

obtiveram nos Estados Unidos.

Racionalização é toda

ação reformada que visa substituir processo rotineiro e arcaico por medidas e métodos sistemáticos e

modernos. Para se racionalizar, devem ser seguidos os seguintes pontos:


a) produzir mais com a mesma ou melhor qualidade e com o mesmo ou menor custo;

b) remunerar bem os trabalhadores, os diretores e os acionistas; c) manter o ambiente de trabalho agradável e higiênico e diminuir o número de acidentes de

trabalho, com menor custo de produção;

d) desenvolver ao máximo a harmonia entre as chefias e os subordinados; e) obter o verdadeiro êxito e conciliar os interesses entre empregados, empregadores,

consumidores e o governo;

Vantagens da racionalização

Do ponto de vista da empresa:

elevar a produtividade com menor capital de giro para o fim desejado; reduzir o preço de custo, a fim de aumentar os lucros; melhorar o atendimento dos negócios, para se defender das crises.

Quanto ao pessoal :

salários mais altos; melhor aproveitamento de suas aptidões; melhor emprego de tempo nos instrumentos utilizados, para menor desgaste.

EMPRESA

Toda organização econômica com a finalidade de reunir ou combinar os fatores de produção

(trabalho e capital), tendo em vista produzir mercadorias e serviços para a satisfação das necessidades

humanas. A economia moderna é caracterizada pela existência de muitas e das mais variadas empresas

produtoras de bens e serviços de consumo.

Características das Empresas

A empresa deve ser considerada como forma de produção e não como fator.

As empresas, nos sistemas econômicos capitalistas, visam obtenção de lucro, que é a diferença

entre o menor custo de produção (custo do trabalho e do capital) e o maior preço de venda dos

bens ou dos serviços.

Nos sistemas socialistas, a empresa é unidade produtiva pertencente ao Estado, como, por exemplo,

as lojas do Estado, as lojas cooperativas e os mercados kolkozianos, explorados e supervisionados

pelo Ministério do Comércio da Rússia. Dentro deste sistema os lucros das empresas são

canalizados para o Estado.

Estabelecimentos Comerciais (Empresa = Pessoa Jurídica)

Pessoa jurídica é a reunião de dois ou mais indivíduos, resultante de um contrato, formado para

certo fim, com vida e patrimônio distintos dos indivíduos que a compõem. Portanto, podemos afirmar

que os sócios de uma sociedade comercial não são pessoas jurídicas, mas sim físicas, enquanto que as

sociedades comerciais, qualquer que lhes seja a espécie, são pessoas jurídicas. Firma comercial é o

nome que representa o estabelecimento comercial nos documentos assinados pelo empresário.

Quando a empresa comercial pertence a um só proprietário a sua firma é o nome do


proprietário (por extenso ou abreviado), como, por exemplo: Tomás de Toledo. Em se tratando de

sociedades comerciais, a firma é o nome de um dos sócios, acompanhados das palavras & Cia., ou &

Filho, ou Filho, ou & Irmão ou Ltda. Esta questão de firma foi instituída tendo em vista evitar fraudes,

falsificação, etc.

A firma deverá ser registrada na Junta Comercial. Os comerciantes devem registrar as suas

sociedades comerciais. Assim, elas adquirem personalidade jurídica, depois de registrado o contrato

social. É necessário salientar que as sociedades anônimas, não tendo firma, não terão que fazer esse

registro; entretanto, deverão obrigatoriamente registrar os estatutos. A firma pode ser individual,

quando se refere a uma só pessoa, ou social, quando é propriedade de uma sociedade comercial.

Nome Comercial das Sociedades

Sociedade em nome coletivo ou com firma: dá-se este

nome à associação de duas ou mais pessoas que se unem para

comerciar em comum, debaixo de uma firma social. A firma

social assinada por qualquer dos sócios-gerentes,

devidamente autorizado em contrato, obriga todos os sócios solidariamente para com terceiros e a

estes para com a sociedade, salvo se empregada a firma social em transações estranhas aos negócios

estipulados no contrato.

Sociedade em Comandita: temos este tipo de sociedade toda vez que se associam pessoas,

sendo pelo menos uma comerciante, obrigando-se umas como sócios solidariamente responsáveis e

outras como meros prestadores de capitais e cuja responsabilidade não vai além dos fundos

declarados no contrato.

Sociedade de capital e indústria: o nosso Código Comercial designa como sociedade de

capital e indústria aquela que se contrai entre pessoas que entram por uma parte com fundos

necessários para uma organização comercial em geral, ou para uma operação mercantil ou

particular, e por outra parte com a sua somente.

Sociedade em conta de participação: esta sociedade surge quando duas ou mais pessoas,

sendo ao menos uma comerciante, reúnem-se, sem firma social, para lucro comum, em operações

comerciais, trabalhando uma, algumas ou todas, em seu nome individual, para o fim social. Neste tipo

de sociedade o sócio ostensivo (ou gerente) é o único que se obriga para com os terceiros; os outros

sócios, porém, ficam obrigados para com o sócio ostensivo.

Sociedade anônima ou companhia: pode ser de forma abreviada S.A. ou Cia., e é aquela em

que o capital social é dividido em ações, do mesmo valor nominal, e a responsabilidade dos sócios (ou

acionistas) é limitada ao preço das ações subscritas ou adquiridas.

Sociedade por quotas de responsabilidades limitada: caracteriza-se pela palavra limitada,

que vem em seguida à firma ou denominação social, justamente por ser limitada a responsabilidade

dos sócios à importância total do capital social.

Classificação das Empresas

Quanto ao objetivo

Comerciais (compra e venda de mercadorias)

Extrativistas Minerais (água, carvão, ferro, manganês, sal etc.)

Extrativistas Vegetais (babaçu, borracha, erva-mate, açaí etc.)


Transformação (metalúrgica, mecânica, madeira, têxtil, bebidas, fumo etc.)

Construção civil (construção de edifícios, de estradas, fundações, terraplanagem etc.).

Serviços industriais de utilidade pública (energia elétrica, gás, água, esgoto etc.).

Agrícolas (culturas de café, banana, arroz, feijão, laranja, tomate, trigo, etc.)

Pecuárias (bovinos, equinos, muares, suínos, ovinos, caprinos etc.).

Intermediários financeiros (bancos, companhias de capitalização, de seguros etc.).

Transportes e comunicações (aéreas, ferroviárias, marítimas, rodoviárias, telegráficas etc.)

Serviços (hotéis, diversões, turismo, hospitais etc.)

Quanto à Forma

Individuais, em nome coletivo, de pessoas em comandita simples, de capital e indústria, em conta

de participação.

Empresas privadas ou sociedades de capitais

Sociedades Anônimas, particulares em comandita por ações, mistas por quotas de responsabilidade

limitada, de produção.

Cooperativas de consumo de crédito e outras

Pessoa jurídica de direito privado, com patrimônio próprio e capital exclusivo da União (dos Estados

ou Municípios), criada por lei

Empresas Públicas para exploração de atividade econômica que o Governo seja levado a exercer

por força de contingência ou de conveniência administrativa, podendo revestir-se de qualquer das

formas admitidas em direito.

Pessoa jurídica de direito privado, criada por lei para a exploração de atividade econômica, sob a

Sociedades de economia mista: forma de sociedade anônima, cujas ações com direito a voto

pertençam em sua maioria à União (aos Estados ou Municípios), ou à entidade de

Administração Indireta).

Classificação Econômica

Empresas Pequenas - Compreendem as empresas individuais, cuja direção está a cargo de um

indivíduo, o qual é o dono do capital. Movimento econômico relativamente pequeno.

Empresas Médias - Incluímos neste grupo as empresas de pessoas e as mistas (veja-se a

classificação das empresas quanto à forma), cuja estruturação se apresenta mais desenvolvida que nas

empresas individuais. Estas empresas apresentam um bom movimento econômico. Naturalmente

há exceções, por vários motivos (administrativos, técnicos, de concorrência, etc.).

Empresas Grandes - Com o desenvolvimento das sociedades em geral surgiram as grandes

empresas, como as sociedades anônimas que reúnem grandes capitais para uma produção ou venda em

larga escala. Além do movimento econômico (valor das vendas) existem outras variáveis indicadoras

da dimensão das empresas, como, por exemplo, o número de empregados, os lucros apurados, os

rendimentos distribuídos, etc. As indústrias foram classificadas em quatro categorias, a saber:

Empresas Artesanais – (microempresas) quando possuem até 4 empregados.

Empresas Pequenas - quando empregam de 5 a 99 trabalhadores.

Empresas Médias - quando possuem de l00 a 499 empregados.

Empresas Grandes - quando possuem mais de 500 pessoas ocupadas.


Quanto ao Trabalho Interno

Empresas simples - poucas e simples operações. Os serviços são executados por um número

reduzido de empregados. Instalações e equipamentos de pouco valor.

Empresas complexas - muitas e complexas operações. Os serviços são efetuados por um

grande número de funcionários. Instalações e equipamentos de alto valor.

Escolha de atividades

As empresas se destinam à produção e comercialização de bens ou serviços. Para isso,

desenvolvem atividades diversas, reunindo recursos humanos e materiais. Recursos humanos são as

pessoas com conhecimento, que trabalham para as empresas: contadores, engenheiros, economistas,

na elaboração dos planos, meios e fins, escriturários, operários e outros. Os administradores podem ser

diretores, chefes de seção, mestres e supervisores. Recursos materiais são as máquinas ou

equipamentos, as matérias-primas, as instalações, o capital e outros insumos que possam influir na

produção ou comercialização dos bens ou serviços.

TIPOS DE ORGANIZAÇÃO HIERÁRQUICA Linear ou Militar: é a mais antiga de todas e seu tipo é adotado com maior aplicação pelas Forças

Armadas. Quando aplicada a uma empresa, a autoridade é única, cabendo a ela todas as ordens e instruções.

Funcional: também conhecida como organização científica do trabalho. É o tipo mais moderno,

apresentando a vantagem de poder confiar suas atribuições a vários chefes.

PRESIDENTE

DIRETOR

GERENTE

SUPERVISOR

EXECUTORES EXECUTORES EXECUTORES


Estado-Maior ou "STAFF": Nela os diretores de empresa administram pessoas especializadas ou

técnicos para as funções de conselheiros ou de estado-maior. É um tipo de organização adequado para as

empresas cujos diretores e chefes lutam contra a falta de tempo e de conhecimentos especializados. Esta

modalidade de formação organizacional também recebe o nome de “Assessoria e Linha”

------- ASSESSORIA

LINHA

PRESIDENTE

DIRETOR

GERENTE

SUPERVISOR "A"

EXECUTORES

SUPERVISOR "B"

EXECUTORES

SUPERVISOR "C"

EXECUTORES

PRESIDENTE

DIRETOR

GERENTE

SUPERVISOR "A"

EXECUTORES

SUPERVISOR "B"

EXECUTORES

SUPERVISOR "C"

EXECUTORES

ASSESSOR JURÍDICO

ASSESSOR DE PESQUISA


CONCENTRAÇÃO DE EMPRESAS

Concentração significa reunião de esforços, e tem o objetivo de aumentar o campo de ação

econômica e de influência num determinado mercado.

As Formas de Concentração de Empresas

a) Concentração por integração

Concentração por integração: quando a empresa aumenta o seu campo de atividade, entretanto,

produzindo outros bens diferentes daqueles que vinha produzindo. A empresa não só conserva, como

também explora outras linhas de produção. Conforme a dimensão da concentração, podemos dividi-la sob

dois aspectos:

- concentração horizontal

- concentração vertical.

Concentração horizontal: A empresa desenvolve sua atividade no mesmo estágio de

produção: reúne capitais e mão de obra cada vez maiores, continuando a dedicar-se, entretanto, à mesma

atividade.

Concentração vertical ou integral: é a reunião, sob a mesma direção, de estabelecimentos

industriais complementares, de tal maneira que o produto de um é matéria-prima de outro. A integração é

realizada em certos ramos da indústria, como metalurgia, petróleo e têxteis.

Concentração de acordos: é quando uma empresa, para aumentar sua influência sobre o mercado,

faz um acordo com outras empresas, com a finalidade de eliminar a concorrência.

Tipos de Concentração

a) Trustes - reunião ou fusão de várias companhias com idêntico ramo industrial numa só, visando

produzir sem concorrência e impor preços aos consumidores dos seus produtos; por vezes recorrendo ao

dumping (venda no mercado internacional por preços abaixo do custo, a fim de eliminar concorrentes)

b) Cartéis - O cartel é uma associação de indústrias, que conservam a sua independência e aspiram

à organização da produção e da venda dos seus produtos, pela abolição da concorrência.

c) Monopólio - É a exploração exclusiva de qualquer atividade econômica.

d) Polipólio - É o monopólio bilateral, multilateral ou oligopólios.

e) Sindicatos (Look-Out, Greve, Dissídio) - Look-Out é a greve, a resistência passiva dos

empregados negando-se a produzir ou a prestar serviços, tendo em vista, especialmente, a imposição de

preços. Greve: suspensão temporária de atividades, por parte dos empregados, em busca de melhoria.

Dissídio: reivindicação de interesses de empregados, recorrendo à justiça, sem abandono das atividades,

podendo chegar à greve se não houver acordo.

f) Holding - É o truste dos trustes. É a reunião de trustes. É uma sociedade que administra

interesses econômicos de outras.

g) Companies - Consiste na união de várias empresas que, embora conservando a sua autonomia,

estabelecem regras comuns para compra ou venda de matérias-primas e de mercadorias.


PRINCÍPIOS ORGANIZACIONAIS

Princípio: são elementos, regras ou pensamentos que caracterizam um comportamento, através

de razões ou de lógica.

Na organização empresarial existem várias correntes de pensamentos, que traduzem linhas de

conduta administrativa das mais variadas. Modernamente a Centralização só pode ocorrer na pequena

empresa, sob risco de falência ou desastres administrativos.

A Estabilidade Funcional faz-se somente pelo trabalho e produtividade dos agentes de

produção. A Ordem e a Hierarquia são elementos indispensáveis em qualquer organização, desde que

bem dosados. A Unidade de Direção e de Comando dependem da existência de uma filosofia

empresarial.

DIREÇÃO EMPRESARIAL

Direção é um conjunto de processos reguladores e sistemáticos voltados a determinado objetivo,

que varia de acordo com a natureza e com os interesses da empresa. Dirigir uma empresa é somar

conhecimentos, experiências e atributos pessoais voltados aos pontos básicos que a empresa deve alcançar

diariamente.

Objetivos de um dirigente empresarial

- uso adequado do capital

- trabalho em equipe

- relacionamento positivo com os clientes

- relacionamento ideal com os outros dirigentes

- trabalho racional

CARACTERÍSTICAS DO BOM DIRIGENTE

- energia e vitalidade

- responsabilidade

- cooperação

- motivação

- lealdade

- dinamismo

- humanismo

- mente ativa

- diplomacia

- perseverança


Responsabilidades na operação de um negócio

As empresas deverão ter, nas pessoas de seus dirigentes, pesquisadores de mercado, a fim de

avaliar constantemente as condições de ingresso ou não de novos produtos.

Outros aspectos a serem considerados:

- novos recursos financeiros;

- instalações e equipamentos adequados;

- melhores condições de investimento;

- organograma e fluxograma completos;

- controle efetivo nas áreas financeira, técnica e pessoal.

Princípios básicos da direção

- estabelecer objetivos e meios para alcançá-los;

- racionalizar e planificar o trabalho;

- programar, coordenar e controlar todas as operações da empresa.

COMÉRCIO - ATIVIDADE DE COMPRA E VENDA

MERCADO é um conjunto de forças e elementos voltados para a produção, a distribuição e o

consumo de riquezas ou bens de uma sociedade, dentro de um processo social de trocas.

COMÉRCIO se refere à realização das atividades de distribuição das riquezas no mercado.

Comércio Interno diz respeito às compras e vendas realizadas dentro de um país, entre produtores e/ou

intermediários comerciantes e consumidores nacionais.

Quando o comércio ultrapassa as fronteiras nacionais,

entre vendedores e compradores de países diferentes é

chamado Comércio Externo.

No Comércio Externo as vendas de um produto de

um país para outro denominam-se Exportações. Por outro

lado as compras de mercadorias feitas por um país junto a

vendedores e produtores de outros países são denominadas

Importações.


O comércio também pode ser classificado em Atacado e Varejo. No Atacado temos a venda de

mercadorias em grande escala, isto é, em grandes quantidades, geralmente em embalagens fechadas e em

série, quase sempre de um produtor para um comerciante ou revendedor. No Varejo as vendas são

pequenas, isto é, em quantidades mínimas, pois são feitas diretamente ao consumidor final.

ATIVIDADES DO DEPARTAMENTO COMERCIAL

O Departamento Comercial é um dos órgãos mais importantes, porque se encarrega da

circulação de mercadorias, produtos e bens para dentro da empresa e dela para fora, portanto, das compras

e das vendas que ela faz. O órgão encarregado da aquisição de bens é o Departamento de Compras.

SETOR DE COMPRAS

O funcionamento do setor de compras depende sempre de um início de processo a partir de outro

órgão ou divisão da empresa. Encarrega-se da tomada de preços junto aos fornecedores. Escolhido o

fornecedor, emite-se um pedido de fornecimento formalizando a transação. Documentos deste setor:

- requisição de compra

- ficha de fornecedores

- ficha de coleta ou tomada de preços

- pedido de compra

- pedido de fornecimento

PESQUISA DE MERCADO

Diz respeito à pesquisa de informações, a investigação de fenômenos que ocorrem no processo

de transferência da mercadoria do produtor para o consumidor, bem como a coleta de qualquer tipo de

dados que possam ser úteis para o Marketing da empresa. Pode ter como finalidade medir a reação dos

consumidores diante das características do produto.

MERCHANDISING

"Operação de planejamento necessária para se colocar no mercado o produto ou serviço certo,

em quantidades corretas, no local certo e no tempo adequado." Toda a operação de merchandising está

voltada para as necessidades do mercado, isto é, para a demanda dos consumidores pelos produtos, e

assim, de suas possibilidades comerciais.


CANAIS DE DISTRIBUIÇÃO

Processo de transferência de mercadorias do produtor para o consumidor. Esta transferência pode

dar-se através de diversos canais. Determinar os canais mais adequados para a colocação das mercadorias

no mercado é também uma função do Marketing. Em geral, os bens seguem o canal de distribuição

tradicional e indireto, ou seja, do produtor ao atacadista e deste para o varejista e, finalmente, ao

consumidor final.

Entretanto, fatores como natureza do produto, modelo, perecibilidade, bem como custo final,

podem determinar a escolha de outros canais de distribuição, inclusive por via direta. Vejamos alguns

exemplos destas estratégias de distribuição:

DIRETA:

INDIRETA:

PROPAGANDA

É responsável pela imagem e pelo conceito da empresa de sua marca, dos produtos que fábrica e

da manutenção dessa imagem e desse conceito ao longo do tempo. Instrumento fundamental para o

crescimento do volume de vendas de uma empresa e, consequentemente, do volume de produção e da taxa

de lucros.

FEIRAS E EXPOSIÇÕES

Locais onde são montados stands para a exposição ao público de produtos de uma determinada

linha ou área.

VENDA

A realização das vendas é a tarefa conclusiva de toda a atividade de Marketing. Consiste na

transferência de mercadoria do produtor para o consumidor. Pode ser :

Pessoal: realizada através de contato direto do vendedor com os possíveis compradores, seja no

PRODUTOR VIA POSTAL CONSUMIDOR FINAL

PRODUTOR CONSUMIDOR FINAL

PRODUTOR LOJA DE FÁBRICA CONSUMIDOR FINAL

PRODUTOR ATACADISTA /

VAREJISTA CONSUMIDOR FINAL


estabelecimento comercial ou através de visitas a domicílios.

Impessoal: ocorre sem a intervenção direta dos vendedores, como ocorre nas vendas através de

moedas inseridas em máquinas de refrigerantes, café etc.

SÍNTESE

O profissional de secretariado entenderá as definições e mudanças administrativas e poderá atuar de

forma ativa e não mais passiva nos processos de mudanças organizacionais.

TESTE SEUS CONHECIMENTOS 1) Leia atentamente as afirmações abaixo e assinale a incorreta em relação ao conceito de

Organização, Sistema, Empresa e Planejamento:

a) no sentido de função administrativa, pode ser definida como a construção da estrutura de recursos e de

operações da empresa;

b) é a ação de estruturar a empresa, reunindo pessoal capacitado e equipamentos necessários ao trabalho,

de acordo com o planejamento elaborado;

c) o planejamento se baseia na crença de que o futuro pode ser melhorado por uma intervenção ativa no

presente;

d) sistema é obtenção de recursos humanos e materiais, necessários à execução dos planos previamente

estabelecidos;

e) empresa é toda organização de natureza civil ou mercantil, destinada à exploração, por pessoa física

ou jurídica, de qualquer atividade com fins lucrativos

2) Leia atentamente as afirmativas abaixo e complete com V para verdadeiro ou F para falso:

( ) Organização Comportamentalista considera a empresa como sendo um organismo, significa o

processo administrativo de criar organismos econômicos, comumente chamados de empresas. Ex.:

empresas comerciais, industriais, bancárias e outras, com seus órgãos (departamentos, seções, diretorias e

divisões).

( ) A Organização Organicista considera que as empresas constituem uma reunião de pessoas que

trabalham para produzir mercadorias ou serviços. As relações que se estabelecem entre as pessoas que

trabalham numa empresa constituem o que se chama de estrutura organizacional que determina os cargos

ou partes que devem ser ocupados pelas pessoas e as funções que serão desempenhadas.

3) Leia atentamente o trecho a seguir e assinale a alternativa correta sobre a chefia. A arte de

mandar repousa sobre certas qualidades pessoais e sobre o conhecimento dos princípios gerais de

administração. Assim, o chefe de um comando deve:

a) ter conhecimento relativo de seu papel;

b) tolerar os incapazes e dar bom exemplo;

c) conhecer as convenções que regem as relações entre a empresa e seus agentes;

d) fazer inspeções esporádicas no corpo social e não deixar de absorver detalhes;

e) obrigar o pessoal à atividade, à iniciativa e ao devotamento ao trabalho

4) Leia atentamente o trecho a seguir e assinale a alternativa correta. Se a Organização e o

Planejamento não direcionam os resultados ao objetivo previamente estabelecido, o administrador

deve iniciar a função de:

a) Controle; b) Coordenação; c) Verificação; d) Inspeção; e) Reanálise


5) Leia atentamente o trecho a seguir e conclua se é verdadeiro ou falso: O exercício da autoridade na

empresa é limitado pela própria divisão do trabalho. De acordo com a divisão em unidades, haverá

delegação de autoridade ao gerente de produção para desenvolver as operações de produção; e ao gerente

de vendas, para desenvolver as atividades de vendas. Nesse caso, o gerente de produção não poderá

ultrapassar seu âmbito de operações, e exercer autoridade, por exemplo, sobre os vendedores da empresa.

Por outro lado, o gerente de vendas não poderá exercer autoridade sobre as atividades da produção.

( ) V ( ) F

6) Leia atentamente os conceitos e definições apresentados nas colunas e correlacione-os

corretamente:

a) Função Técnica ( ) tem por finalidade prover a empresa dos meios monetários para liquidação

dos compromissos assumidos

b) Função Financeira ( ) proteger os bens e as pessoas que trabalham na empresa de todos os riscos

c) Orçamento ( ) deve revelar, a qualquer momento, a posição dos negócios

d) Função de Segurança ( ) trata da venda e da compra de mercadorias, de serviços e de utilidades.

e) Função Comercial ( ) trata-se esta função dos fins da empresa

f) Função Contábil ( ) plano das necessidades financeiras e uma estimativa da receita durante

determinado período

7) Leia atentamente o trecho a seguir e conclua se é verdadeiro ou falso:

Departamentalização: visa tanto a distribuição quanto a especialização das tarefas entre várias pessoas.

Com isso, o resultado será a maior e melhor qualidade de produção; Divisão do Trabalho: cada

departamento é agrupado aos setores ou unidades da empresa em funções semelhantes para facilitar a

execução das tarefas. ( ) V ( ) F

8) Leia atentamente as alternativas abaixo e assinale a incorreta em relação às vantagens da

racionalização:

a) elevar a produtividade com maior capital de giro para o fim desejado;

b) reduzir o preço de custo, a fim de aumentar os lucros;

c) melhorar o atendimento dos negócios, para se defender das crises.

d) salários mais altos;

e) melhor aproveitamento de suas aptidões;

9) Assinale a resposta correta a respeito de “É um gráfico que representa o movimento ou rotina

de serviço, mostrando todas as suas fases ou etapas. Procura mostrar a atividade de um órgão,

em relação às suas funções, cujas atividades são realizadas através das rotinas de trabalho “:

a) Cronograma; b) Fluxograma; c) Organograma; d) Fluxo de Caixa; e) Gráfico de Setores

10) Leia atentamente o trecho a seguir e conclua se é verdadeiro ou falso:: “Ltda: este tipo de

sociedade caracteriza-se pela palavra limitada, que vem em seguida à firma ou denominação

social, justamente por ser limitada a responsabilidade dos sócios à importância total do capital “

( ) V ( ) F


Respostas:

1) d;

2) F,F;

3) c

4) a

5) V

6) b – d – f – e – a – c

7) F

8) a

9) b

10) V

BIBLIOGRAFIA

CÓDIGO CIVIL BRASILEIRO

ARAÚJO, João da Silva – Curso Técnico em Transações Imobiliárias – Brasília/DF, Papelaria e

Gráfica Ouro Preto

BARBELOS FRIZZO, Alexandre – Financiamentos Imobiliários no Sistema Financeiro de

Habitação

BARROS MONTEIRO, Washington – Curso de Direito Civil

BORGES, Alberto de Campos – Prática das Pequenas Construções, Editora Edgard Blucher

CARVALHO, Irene Mello – Introdução à Psicologia das Relações Humanas, Ed. Fundação Getúlio

Vargas

CHIAVENATO, Idalberto – Administração de Recursos Humanos, Editora Atlas

COFECI – Guia Prático do Corretor de Imóveis

ENGELS, Friedrich – Origem da Família, da Propriedade Privada e do Estado – Civilização

Brasileira

IOB – Direito Imobiliário – Cursos de Legislação Empresarial

KELLER, Edelwais – Noções de Relações Humanas e Ética, SCIEP

Legislação Básica do BACEN – Resolução 1.511/89

Legislação Básica do BNH – Lei 4.380/64 e Lei 5.762/71

LIMA, Ary Abussafi de – Transações Imobiliárias

LUIZ, Sinclayr e SILVA, César Ribeiro Leite da – Economia e Mercados – Introdução à

Economia, Editora Saraiva

LUIZ, Sinclayr – Organização e Técnica Comercial – Introdução à Administração, Editora Saraiva

SILVA, Adelphino Teixeira da – Administração e Controle – Editora Atlas

TEIXEIRA, Elias – Manual do Corretor de Imóveis


Ao final desta unidade você será capaz de:

Conhecer e compreender conceitos de:

1.1.1

1.1.2 COMÉRCIO

1.1.3 COMÉRCIO EXTERIOR

1.1.4 DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL

1.1.5 INVESTIMENTO

1.1.6 SEGUROS

1.1.7 ESTOQUE

1.1.8 ARMAZENAGEM

1.1.9 ALMOXARIFADO

Você, futuro profissional de secretariado, conhecerá

em profundidade e detalhes os assuntos

administrativos, comerciais e logísticos relacionados à

atividade da empresa, entendendo, ajudando e

apoiando as áreas diretamente ligadas ao negócio.

Com esta base técnica será possível apoiar e interagir

com outras áreas e ajudar a liderança a acompanhar

os processos administrativos de outras áreas, além da

documentação mais confidencial e técnica ligada ao

negócio da empresa.


ESTUDO DO MERCADO

A Compra, a Venda e suas Cláusulas

O comércio tem por finalidade a distribuição de

mercadorias e serviços de consumo. Ou: é a instituição que tem

por objetivo disciplinar as trocas (compra e venda de mercadorias

ou serviços). Podemos facilmente observar que a vida

econômica é uma sucessão de trocas, de compras e vendas.

Modernamente, os fatos econômicos são situados no cenário real

em que eles ocorrem. Este cenário recebe a denominação de

mercado. Trata-se de mercado no sentido econômico.

A palavra mercado também pode ser tomada no sentido

comum ou popular. Na linguagem popular, a palavra mercado

significa o local em que os vendedores reunidos se estabelecem

permanentemente com as suas mercadorias e com instalações

apropriadas como, por exemplo, o Entreposto Terminal de São Paulo, da Companhia de Entrepostos e

Armazéns Gerais de São Paulo - CEAGESP, situado no Bairro do Jaguaré, com uma área de 500.000

metros quadrados. As principais espécies de compra e venda mercantil são:

Por atacado: quando se trata de compra em grande quantidade e volumes fechados. A compra

e venda a varejo é a que se realiza do comerciante diretamente ao consumidor, em quantidades

mínimas. A dinheiro: quando o comprador e o vendedor realizam, ao mesmo tempo, as suas

obrigações, isto é, quando o comprador paga o preço contra o recebimento da mercadoria. A crédito: o

quando o vendedor entrega a mercadoria, porém vai receber o preço dentro de um prazo estipulado.

Por amostra: quando um dos contratantes declarar, no contrato, a qualidade da mercadoria, isto é,

que a venda é feita de acordo com a amostra mencionada no referido contrato.

A termo: quando a sua liquidação por diferença de preço (encontro de contas devedoras, pelas

compras, e credoras, pelas vendas, de cada um dos operadores) ocorrer nos meses futuros, portanto,

a prazo. No contrato a termo não há entrega efetiva da mercadoria negociada, pois os operadores

efetuam vendas e, ao mesmo tempo, realizam compras; daí a liquidação por diferença de preço

antes referida. Esta espécie de compra e venda mercantil, bem como a que se segue, constituem as

bases das operações nas Bolsas de Mercadorias. No disponível: Trata-se de operação de compra e venda à


vista; portanto, a sua liquidação é feita imediatamente, no mesmo dia, ou então dentro de certo

período, com a entrega da mercadoria negociada, de acordo com as cláusulas do contrato.

A prestações: quando um dos contratantes declarar, no contrato, que os pagamentos serão

feitos em parcelas mensais. Com reserva de domínio: Esta condição é apropriada às vendas a crédito ou

a prestações; por meio desta condição, embora o vendedor entregue a coisa ao comprador, reserva para

si o domínio da coisa, até que seja feito o último pagamento ou que se tenha cumprido o total do preço

ajustado. Caso as prestações não sejam pagas, o vendedor tem o direito de pedir rescisão do contrato,

recebendo de volta a coisa, ou, então, exigir do comprador o pagamento de seu débito.

Depois do estudo das principais espécies de compra e venda mercantil, trataremos das cláusulas

adotadas (por meio de abreviaturas ou siglas) nos contratos de compra e venda celebrados entre praças

diferentes, constantes das "Definições Revisadas do Comércio Estrangeiro Americano – 1941”, e

recomendadas para uso geral de exportadores e importadores, caracterizando, assim, as

responsabilidades e direitos de todos os contratantes:

F.O.B. - Free On Board (mercadorias postas a bordo

dentro do navio.): esta cláusula significa que o exportador responde

pelas despesas (embalagens, carregamento, transporte etc.) até colocar

a mercadoria a bordo. Depois de embarcada a mercadoria, toda a

responsabilidade corre por conta do comprador.

C.I.F. - Cost, I nsurance, Freight: (custo seguro e frete):

esta cláusula significa que o exportador responde por todas as despesas de embarque da

mercadoria, inclusive as despesas de seguro e de fretes, até ao porto de destino.

C.&.F. - Cost and Freight ( custo e frete): esta cláusula significa que, no preço, o exportador

deverá calcular, além do preço da mercadoria, todas as despesas de embarque, embalagem,

carregamento, transporte, etc., bem como o valor do frete até ao porto de destino. O seguro fica a

cargo e a critério do comprador, que poderá fazê-lo ou não. Deixando de fazer o seguro, os prejuízos

não serão pagos por nenhuma companhia seguradora. Isto é evidente.

C.&.I. - Cost and Insurance ( custo e seguro): significa que o preço de venda do exportador

cobre todas as despesas de custo, de embarque posto a bordo. Correm, ainda, por conta do exportador,

as despesas de seguro até ao porto de destino.

F.A.S. - Free Alongside Ship (franco ao largo do costado): o exportador entrega a

mercadoria no costado do navio, isto é, no cais do porto de embarque, correndo todas as outras

despesas por conta do comprador. Assim, apresentamos as cinco cláusulas empregadas no comércio

importador e exportador, sendo as primeiras mais usadas.

Documentos Comerciais

São documentos ligados à área comercial, ou seja, aqueles que constituem toda a burocracia ligada

às atividades empresariais, de imóveis e Bolsa de Valores.

Documentos Administrativos

São os documentos ligados às atividades de escritório rotineiras e diárias das empresas.

Dividem-se principalmente em:

Correspondência: são cartas que devem possuir uma mensagem clara, lógica e funcional

para serem compreendidas pelos seus respectivos destinatários.


Pedidos: são documentos

usados para especificar o n° e o

valor das mercadorias vendidas por

uma empresa aos seus clientes.

Nota de Venda (Nota

Fiscal): a nota fiscal é um

documento legal que comprova a

origem de mercadorias,

especificando sua quantidade,

natureza, preço, marca, modelo etc.

É usada em toda operação de

compra e venda de mercadorias.

Fatura: é o documento

que comprova a venda a prazo, ela

indica a data do vencimento da duplicata (título de crédito) emitida por quem venda a mercadoria e

aceita por quem a compra, é a relação discriminada das mercadorias vendidas, podendo indicar apenas

os números e valores das notas parciais de venda.

Recibo: é um documento que constitui uma declaração escrita, de se haver recebido alguma

mercadoria de algum fornecedor ou vendedor.

Títulos de Crédito

São documentos que encerram direitos de receber a correlata obrigação de pagar. Deriva de

contrato firmado entre credor e devedor, cuja origem pode ser empréstimo, compra e venda,

depósito, etc. Os títulos de crédito são divididos em títulos públicos (apólices, letras, etc.) e títulos

particulares ou privativos ou comerciais (letras de câmbio, nota promissória, debênture, warrants,

etc.). Os principais títulos de crédito particulares são:

Nota Promissória: constitui promessa de pagamento emitida pelo credor, nela devem constar

o sacador, o sacado, o endossante e o avalista.

Letra de câmbio: é uma ordem de pagamento emitida pelo credor, nela devem constar o

sacador, o sacado, o endossante e o avalista.

Duplicata: é um instrumento de crédito mercantil. É a cópia da fatura emitida pelo comerciante.

Cheque: é uma ordem de pagamento à vista. Divide-se em: nominal (consta o nome do

beneficiário), ao portador (não conta o beneficiário), cruzado (só pode ser pago a um banco e nunca a

outra pessoa). Obs.: os cheques nominais ou nominativos podem ser transferidos a outra pessoa

através do endosso, isto é, trazer no verso a assinatura do beneficiário.

Valores Mobiliários

São os títulos de crédito que se referem a imóveis, propriedades e terrenos. Dividem-se em:

Apólice: constitui o certificado de uma obrigação mercantil, título representativo de um

seguro, que o formaliza.

Ações: é cada uma das partes em que se divide o capital de uma sociedade anônima. O valor

nominal é o que consta da ação.

Debêntures: constitui um título de crédito ao portador, emitido em séries uniformes pelas

sociedades anônimas ou em comandita por ações (obrigação ao portador); é especialmente abonado

por hipotecas.


Bolsas de Mercadorias

Bolsas de Mercadorias são reuniões coletivas e periódicas dos corretores e demais pessoas

(agricultores, industriais, comissários, exportadores, especuladores, etc.) interessados no mercado de

produtos da indústria agrícola ou manufatura, suscetíveis de negociação, em lugar e horas previamente

determinadas para a realização de compra e venda de tais produtos.

Bolsas de Valores

No tocante à Bolsa de Valores, podemos dizer que elas

desempenham papel importante no mercado de capitais de

qualquer país, a captar as poupanças disponíveis. As Bolsas de

Valores são consideradas instituições financeiras, e, entre nós,

tais organismos estão enquadrados na legislação sobre a política

e as instituições monetárias, bancárias e creditícias. Somente aos

representantes (operadores) das firmas e sociedades corretoras é

permitido o acesso às salas de negociação, além do Diretor do

Pregão e seus auxiliares. Ao público existe um local reservado permitindo assistir aos trabalhos sem

neles interferir. No salão da Bolsa de Valores de São Paulo (instalada em 25/01/1895, com a

denominação de Bolsa de Fundos Públicos de São Paulo, em substituição à Bolsa Livre de São

Paulo, fundada em agosto de 1890) existem vários postos de negociações, movimentados ao mesmo

tempo. É o tipo de pregão denominado trandig posts.

Os Operadores de Bolsas de Valores reúnem-se na Bolsa à hora marcada para o início do

pregão, no qual as operações de compra e venda são realizadas por lotes padrões de ações

(quantidades de 100 a 1.000 ações) e lotes fracionários (quantidades inferiores a 100 ações) .

Depois de aberto o pregão os operadores começam a propor, a viva voz, as transações que

desejam efetuar, determinando as condições em que devem ser baseadas (obrigatoriamente devem

mencionar o lote e o preço). São chamadas “ofertas firmes" (negócio normal entre duas corretoras),

registradas por meio de um Cartão de Registro (CDR) - ou boletos em casos excepcionais - no qual

serão indicados o título, o seu tipo, o número da sociedade corretora ofertante, a quantidade, o

preço e a assinatura do operador.

Existem também os chamados “negócios diretos", ou seja, aqueles nos quais um mesmo

operador compra e vende o mesmo título. Para anunciar um “negócio direto” o operador entregará o

cartão de operações (ou boleto) ao funcionário do posto, o qual anunciará o lote que está

comprando e vendendo, bem como o seu preço. Em seguida indagará se ninguém vende por menos ou

paga por mais e, não havendo interesse de outro operador, será autorizado o fechamento do negócio.

São admitidos à cotação, e negociada na Bolsa de Valores, os seguintes documentos e valores

comerciais:

Títulos federais: (ex.: Obrigações Reajustáveis do Tesouro Nacional - ORTN, etc.) Títulos

estaduais: (ex.: Bônus Rotativos do Estado de São Paulo, etc.).

Títulos municipais: (ex: Apólices Reajustáveis do Tesouro Municipal de São Paulo)

Ações e direitos de bancos e companhias: (ex. Ações preferenciais do Banco Brasileiro de

Descontos S.A., ações ordinárias da Manufatura de Brinquedos Estrela etc.)

Outros títulos particulares: ex. debêntures - títulos de empréstimo de sociedades por ações; letras de

câmbio - papéis emitidos por empresas particulares e aceitos por bancos de investimento ou por

sociedades de crédito e financiamento etc.


AS CIAS. DE SEGUROS

As companhias de seguros, previstas no Código Comercial Brasileiro, são as sociedades que

necessitam de autorização do Governo Federal para funcionar, além de estarem obrigadas às

formalidades pertinentes às Sociedades Anônimas, visto que são autorizadas a funcionar com parte do

capital social inicialmente previsto. Com o decorrer do tempo, o seguro deixou de ser uma atividade

ligada exclusivamente ao comércio. Representam um dinâmico setor da economia, visto que todos os

setores da economia recorrem ao seguro para se resguardar contra a eventualidade de sinistros.

O seguro é um contrato pelo qual uma pessoa, chamada seguradora, se compromete, mediante o

recebimento de um prêmio previamente estabelecido e por prazo determinado, a indenizar outra pessoa

(o seguro contra perdas decorrentes de acontecimentos especificados, os riscos). Todos os bens, materiais

ou não, que tenham valor econômico podem ser objeto de contrato de seguro.

Operações com seguro

Os seguros têm por finalidade garantir os danos, as perdas ou prejuízos a que todos estamos

sujeitos. Todas as pessoas ou empresas correm o risco de perdas ou prejuízos. São inúmeras as

espécies ou ramos de seguros, dentre as quais destacamos as seguintes: incêndio, automóveis (colisão,

incêndio e roubo), vidro, cascos (embarcações), crédito, roubos, lucros cessantes, fidelidade, acidentes

pessoais, aeronáuticos, vida individual, vida em grupo, transportes, responsabilidade civil (geral,

obrigatório e facultativo) etc.

Contratos de Seguros

Considera-se contrato de seguro aquele pelo qual uma das partes se obriga para com outra,

mediante a paga de um prêmio a indenizar-lhe o prejuízo resultante de riscos futuros, previstos no

contrato. As operações de seguros dividem-se em dois grupos:

Seguros de Ramos Elementares - Estes seguros têm por finalidade garantir perdas e danos, ou

responsabilidades provenientes de riscos de fogo, transporte, acidentes pessoais e outros eventos que

possam ocorrer afetando pessoas ou coisas.

Seguros de Vida - Com base na duração da vida humana, os seguros de vida têm por fim

garantir aos segurados ou terceiros o pagamento, dentro de determinado prazo e condições, de quantia

certa, renda ou outro benefício.

Segundo a natureza, os seguros podem ser:

o Seguros de Coisas;

o Seguros de Pessoas.

Os seguros ainda podem ser divididos em:

o Seguros Sociais;

o Seguros Privados (civis e comerciais).

Os seguros sociais são obrigatórios e visam proteger os trabalhadores que vivem apenas de

salários. Os seguros sociais cobrem os riscos de velhice, doença, invalidez, acidentes do trabalho etc.,

e o prêmio é pago pelo empregador. No Brasil, os seguros sociais são operados pelo INSS - Instituto

Nacional de Seguridade Social, que é uma das entidades do Sistema Nacional de Previdência e


Assistência Social - SINPAS. Os seguros privados são quase sempre facultativos, com exceção dos

seguros de fogo e de transporte. Nos seguros privados, o prêmio é pago pelo segurado (pessoa que

usufrui as vantagens do seguro). Quanto à forma, os seguros podem ser assim classificados:

Seguro Mútuo: (menos comum), quando vários indivíduos se associam para, em comum,

suportarem o prejuízo de um ou alguns segurados. Exemplo: Sociedades Beneficentes.

Seguro a Prêmio (mais comum, de vez que o prêmio a pagar depende do número de

sinistros): organizado por um terceiro (Sociedades Anônimas) que cuida da mutualidade de todos os

segurados, obtendo no negócio determinada receita para fazer face ás despesas de operações.

Seguro Mútuo a Prêmio (admitido pelo Código Civil Brasileiro): Nesta forma de seguro, a lei

obriga à cotização por parte dos mutualistas no caso de falta de fundos para cobertura dos prejuízos

ou danos.

Apólice

Denomina-se apólice o contrato de seguro. Já vimos que o contrato de seguro (emitido pelo

segurador) é o documento pelo qual uma das partes se obriga para com a outra, mediante o pagamento de

um prêmio, a indenizar–lhe o prejuízo resultante de riscos futuros (riscos de vida, risco de incêndio

etc.). Exemplos: "Apólice de Seguro Contra Riscos de Acidentes do Trabalho" e "Apólice de Seguro

Contra Incêndios". A apólice permanece em poder do segurado até à data de seu vencimento, sendo

depois substituída por outra, ao renovar o contrato, geralmente depois de um ano.

São condições essenciais da apólice:

- o nome do segurador (quem assume o risco);

- o nome do segurado (quem paga o prêmio e recebe as vantagens do seguro);

- o valor da coisa segurada;

- natureza da coisa (vida, imóvel, navio, móveis, automóveis;

- natureza do risco (acidentes, morte, fogo, avarias, etc.);

- prazo do seguro (por um ano, por meses, por viagem, etc.);

- prêmio (importância a ser paga pelo segurado etc.).

Resseguro

Significa segurar de novo ou tornar a segurar. Exemplo de resseguro: a seguradora, não estando

em condições de assumir (aceitação) a responsabilidade total de um grande risco (há um limite de

retenção segundo a situação econômico-financeira de cada companhia), transfere (cessão) - sem alterar

as condições primitivas entre o segurador e o segurado - o excesso de risco para outro segurador, o

Instituto de Resseguros do Brasil (I.R.B.), o qual faz parte do Sistema Nacional de Seguros Privados.

Vejamos o significado das três palavras anteriormente citadas.

Aceitação: é o seguro aceito, no valor total, emitindo a respectiva apólice.

Retenção: é a parte do seguro que permanece sob a responsabilidade da companhia seguradora.

Esta parte resulta da diferença entre o valor da aceitação e o valor da cessão.

Cessão: é a parte da responsabilidade no seguro, que a sociedade seguradora transfere ao I.R.B.


ALMOXARIFADO, ARMAZENAMENTO E ROTAÇÃO DE ESTOQUES

Constituição de um almoxarifado

A palavra armazenamento significa a ação de

armazenar. O almoxarifado destina-se à guarda de

matéria-prima, enquanto que o depósito (ou armazém)

tem por finalidade receber os produtos manufaturados

(mercadorias). O armazenamento significa a ação de

guardar ou conservar a matéria-prima e as

mercadorias, no almoxarifado, no depósito ou

armazém para uso ou revenda. Para maior facilidade

na sua identificação, o material deverá ser

classificado em classes (segundo os centros de produção) ou de acordo com a natureza.

Exemplo: assim, numa fábrica de geladeiras podemos distinguir as classes destinadas aos

seguintes centros de produção:

- Carpintaria.

- Funilaria.

- Acabamento.

- Pintura.

De acordo com a sua natureza, podemos classificar os materiais em:

- material elétrico;

- gaxetas e juntas;

- chapas de ferro;

- madeiras;

- material de pintura;

- ferramentas manuais, etc.

Entrada de Materiais ou Mercadorias

Distinguem-se duas espécies de entrada, de acordo com a sua origem:

- Entrada de materiais por compra.

- Entrada de materiais por devolução.

Todo material comprado transitará, obrigatoriamente, pelo Almoxarifado, dando ensejo aos

seguintes serviços:

1) Conferência da quantidade e da qualidade do material, preços, condições e cálculos da

nota por meio do confronto do Pedido do Serviço de Compras) com a nota fiscal do fornecedor,


anotando-se nesta qualquer falta acaso verificada.

2) Emissão, em três vias, da Nota de Entrada de Materiais (uma para cada nota fiscal)

com os seguintes destinos:

1ªvia - Almoxarifado (estoque);

2ª via - Contadoria;

3ª via - Serviço de Compras.

3) Lançamento, na ficha de Estoque, das quantidades recebidas. No tocante à entrada do

material devolvido, a seção que o devolve deverá emitir a Nota de Devolução de Material, em três

vias, com os seguintes destinos:

1ªvia - Almoxarifado (estoque);


3ª via - Emitente.

Todo material devolvido ao almoxarifado deverá ser acompanhado das três vias antes

mencionadas, dando lugar aos seguintes serviços:

- Conferência da quantidade dos materiais devolvidos;

- Devolução da terceira via da Nota de Devolução de Material, devidamente assinada, à

seção que promove a devolução;

- Lançamento na Ficha de Estoque, à vista da primeira via da Nota de Devolução de

Material, das quantidades devolvidas;

- Encaminhamento à Contadoria das segundas vias das Notas de Devolução de Material;

- Arquivamento das primeiras vias das Notas de Devolução de Material.

Saída de Materiais ou Mercadorias

A saída de qualquer material do Almoxarifado é feita contra a apresentação da Requisição do

Almoxarifado, emitida, em três vias, pelas seções requisitantes, com o visto dos respectivos chefes,

obedecendo aos seguintes destinos:

1ª via - Almoxarifado (estoque);


3ª via - Seção Requisitante.

As Requisições ao Almoxarifado, em qualquer circunstância, devem sempre referir-se a

determinada ordem de serviço, quando houver, e a determinada seção a que o material se destina. As

saídas de materiais do Almoxarifado originam os seguintes serviços:

- Devolução da terceira via da requisição, devidamente assinada, à seção requisitante,

juntamente com o respectivo material;


- Lançamento na Ficha de Estoque das quantidades saídas;

- Encaminhamento à Contadoria das seguintes vias das Requisições ao Almoxarifado;

- Arquivamento das primeiras vias das Requisições ao Almoxarifado.

Armazenamento e Rotação de Estoques

Um dos aspectos mais importantes do

controle de estoque é a questão da sua rotação,

pois todo empresário (ou administrador, gerente,

diretor etc.) deseja saber qual o tempo de venda

de seu estoque. Por rotação de estoque ou turnover

entende-se a determinação do coeficiente de

rotação, em face do movimento de vendas,

segundo o seu preço e custo, em um mês ou um

ano.

Métodos de Avaliação dos Estoques

O controle do estoque será mantido pelo Almoxarifado por meio da Ficha de Estoque, sendo

uma ficha para cada material. Essa ficha deve conter o nome do material, o código, a unidade e o

estoque mínimo, bem como origem do material, quantidades, preço médio, valores das entradas, das

saídas e dos saldos. Essas fichas serão colecionadas em ordem alfabética e arquivadas em fichário

especial, como, por exemplo, o programa Kardex.

Os Armazéns Gerais

Os armazéns gerais são grandes estabelecimentos onde se

guardam e conservam mercadorias (geralmente café, algodão,

sementes oleaginosas, fibras e resíduos em fardos etc.), durante

algum tempo, emitindo títulos que as representam (sobre estes

títulos vejam-se as linhas adiante). Esses títulos possibilitam aos

depositantes a realização de negócio independentemente da

remoção de mercadorias.

Por meio de um artigo estatutário de sociedade anônima

recentemente organizada, podemos ter noção perfeita dos fins

de tais estabelecimentos. Exemplo: eis o texto do mencionado artigo “A Arfrio S.A. - Armazéns

Gerais Frigoríficos – com sede na cidade de São Paulo, Capital do Estado de São Paulo, recebe em

depósito, para guarda e conservação, em suas câmaras frigoríficas, mercadorias nacionais e

estrangeiras, suscetíveis, segundo as normas técnicas da indústria do frio e frigorificação, de serem

conservadas".

SÍNTESE

O profissional de secretariado estará apto a entender e participar de forma ativa das reuniões

envolvendo as áreas de negócios com seus conhecimentos nas áreas de comércio, comércio exterior,

documentação comercial, seguros e estoque e armazenagem de mercadorias.


V E RI F I Q UE S E U S C O NH E CI M E NTO S

1- Leia a afirmação a seguir e conclua se é verdadeira ou falsa: “O comércio tem por finalidade a

distribuição de mercadorias e serviços de consumo”.

( ) Verdadeiro ( ) Falso

2- Leia a afirmação a seguir e conclua se é verdadeira ou falsa: “Mercado é o conjunto de relações

comerciais para vender mercadorias ou serviços de consumo”.


3- Assinale a resposta correta a respeito de “esta cláusula significa que o exportador responde

pelas despesas (embalagens, carregamento, transporte etc.) até colocar a mercadoria a bordo.

Depois de embarcada a mercadoria, toda a responsabilidade corre por conta do comprador”:

a) CIF; b) FOB; c) C&I; d) C&F; e) FAS

4- Leia a afirmação a seguir e conclua se é verdadeira ou falsa: “Duplicata constitui promessa de

pagamento emitida pelo credor, nela devem constar o sacador, o sacado, o endossante e o avalista”


5- Leia a afirmação a seguir e conclua se é verdadeira ou falsa: “Apólice é cada uma das partes em

que se divide o capital de uma sociedade anônima” ( ) Verdadeiro ( ) Falso

6- Leia a afirmação a seguir e conclua se é verdadeira ou falsa: “Em relação às Bolsas de Valores,

podemos dizer que elas desempenham papel importante no mercado de capitais de qualquer país, a

captar as poupanças disponíveis. As Bolsas de Valores são consideradas instituições financeiras, e,

entre nós, tais organismos estão enquadrados na legislação sobre a política e as instituições

monetárias, bancárias e creditícias” ( ) Verdadeiro ( ) Falso

7- Leia atentamente o trecho a seguir e assinale a alternativa que corretamente aponta o tipo de

estabelecimento. “Grandes estabelecimentos onde se guardam e conservam mercadorias

(geralmente café, algodão, sementes oleaginosas, fibras e resíduos em fardos, etc.), durante

algum tempo, emitindo títulos que as representam”:

a) Almoxarifados;

b) Armazéns Gerais;

c) CEAGESP;

d) Frigoríficos;

e) Galpões Federais de Estoque

8- Leia a afirmação a seguir e conclua se é verdadeira ou falsa: Os seguros sociais visam proteger os

trabalhadores que vivem apenas de salários, porém não são obrigatórios. Os seguros sociais cobrem

os riscos de velhice, doença, invalidez, acidentes do trabalho, etc., e o prêmio é pago pelo

empregador. No Brasil, os seguros sociais são operados pelo INSS - Instituto Nacional de

Seguridade Social. ( ) Verdadeiro ( ) Falso

Respostas: 1.correto – 2.incorreto – 3.b - 4.incorreto - 5.incorreto – 6.correto – 7.b – 8.incorreto


BIBLIOGRAFIA

CÓDIGO CIVIL BRASILEIRO

ARAÚJO, João da Silva – Curso Técnico em Transações Imobiliárias – Brasília/DF, Papelaria e Gráfica

Ouro Preto

BARBELOS FRIZZO, Alexandre – Financiamentos Imobiliários no Sistema Financeiro de Habitação

BARROS MONTEIRO, Washington – Curso de Direito Civil

BORGES, Alberto de Campos – Prática das Pequenas Construções, Editora Edgard Blucher

CARVALHO, Irene Mello – Introdução à Psicologia das Relações Humanas, Ed. Fundação Getúlio Vargas

CHIAVENATO, Idalberto – Administração de Recursos Humanos, Editora Atlas

COFECI – Guia Prático do Corretor de Imóveis

ENGELS, Friedrich – Origem da Família, da Propriedade Privada e do Estado – Civilização Brasileira

IOB – Direito Imobiliário – Cursos de Legislação Empresarial

KELLER, Edelwais – Noções de Relações Humanas e Ética, SCIEP Legislação Básica do BACEN –

Resolução 1.511/89

Legislação Básica do BNH – Lei 4.380/64 e Lei 5.762/71

LIMA, Ary Abussafi de – Transações Imobiliárias

LUIZ, Sinclayr e SILVA, César Ribeiro Leite da – Economia e Mercados – Introdução à Economia, Editora

Saraiva

LUIZ, Sinclayr – Organização e Técnica Comercial – Introdução à Administração, Editora Saraiva

MONTEIRO, Washington de Barros – Curso de Direito Civil MONTENEGRO, Gildo – Desenho

Arquitetônico, Editora Edgard Blucher NEUFERT, Ernest – Arte de Projetar em Arquitetura, Editora

Gustavo Gili do Brasil SENAC – Apostila de Transações Imobiliárias

SILVA, Adelphino Teixeira da – Administração e Controle – Editora Atlas

TEIXEIRA, Elias – Manual do Corretor de Imóveis

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