COMO APROVEITAR MELHOR A

VIDA SENDO MAIS

PRODUTIVO(A) NO TRABALHO

A ARTE DE ADMINISTRAR O TEMPO COM INTELIGÊNCIA

SUMÁRIO

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INTRODUÇÃO .................................................................................................................. ..... 03

UM POUCO SOBRE MIM (O AUTOR) ................................................................... 05

O TEMPO ..................................................................................................................... ............ 07

TEMPO É VIDA ................................................................................................................ .... 08

COMO PERCEBEMOS O TEMPO ........................................................................... 09

POR QUE PERDEMOS TEMPO? .............................................................................. 11

COMO TER MAIS TEMPO ............................................................................................ 12

ESTABELECENDO METAS E OBJETIVOS ....................................................... 13

O DILEMA “IMPORTANTE” vs “URGENTE” ...................................................... 15

O MITO DA MULTITAREFA ......................................................................................... 19

POR QUE PLANEJAR? .................................................................................................... 20

12 DICAS ÚTEIS PARA “MULTIPLICAR” O TEMPO .................................... 21

DICA Nº 01 .................................................................................................................. ............. 22

DICA Nº 02 .................................................................................................................. ............. 23

DICA Nº 03 .................................................................................................................. ............. 24

DICA Nº 04 .................................................................................................................. ............. 25

DICA Nº 05 .................................................................................................................. ............. 26

DICA Nº 06 ............................................................................................................................... 27

DICA Nº 07 .................................................................................................................. ............. 28

DICA Nº 08 .................................................................................................................. ............. 29

DICA Nº 09 .................................................................................................................. ............. 30

DICA Nº 10 ................................................................................................................................ 31

DICA Nº 11 .................................................................................................................. ............... 32

DICA Nº 12 .................................................................................................................. .............. 33

CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................................ 34

NOTA ............................................................................................................................................ 35

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Aproveitar melhor a vida é um dos grandes desafios dacontemporaneidade. Atualmente, há uma série cada vez maiorde atividades, incluindo trabalho, lazer e descanso, nas quaispodemos investir o nosso tempo. Contudo, a dificuldade emseparar cada uma dessas atividades, além de hábitos imprópriose da falta de disciplina, acaba fazendo com que haja desperdíciode tempo precioso do nosso dia a dia.

Quando falamos sobre gestão eficaz do tempo, referimo-nos aoprocesso de administração de si próprio, pois o tempo é uma daspoucas coisas que o homem nunca conseguiu controlar.

Este e-book versa sobre a necessidade de otimização do uso dotempo e traz dicas para que você possa “ter mais tempo” e,assim, aproveitar melhor sua preciosa vida, utilizando-se deestratégias inteligentes que permitem realizar as atividades demaneira produtiva, proporcionando um melhor equilíbrio entretodos os seus vários papéis e uma melhor qualidade de vida.

INTRODUÇÃO

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“ Tempo disso, tempo daquilo,

falta o tempo de nada.”

Carlos Drummond de Andrade

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Sou gente que gosta de GE.N.TE (Gente, Negócios e Tecnologia),desenvolvo soluções inteligentes para empresas e profissionais,por meio de treinamentos e palestras que transformam pessoas enegócios, projetos de consultoria customizados que melhoram osresultados das empresas, mentoring e coaching.

Trabalho com desenvolvimento de líderes, gestores, times dealta performance e equipes de vendas; na profissionalização dagestão e qualificação de sucessores e herdeiros de empresasfamiliares e em processos de mentoring e coaching paraempresários, executivos e sucessores de empresas familiares,nos quais compartilho conhecimentos e experiências.

Sou o idealizador da metodologia de aprendizagem DREAMLEARNING +D e do LEADER UP (projeto de desenvolvimento delideranças). Também colaboro com alguns portais nas áreas deadministração, negócios, liderança, inovação e vendas. Hoje, emmaio de 2018, estou com dois projetos para “sair do forno”: aEscola Online (plataforma de EAD) e o meu primeiro livro.

No final de 2003, decidi deixar a “premiada carreira” de lado,desenvolvida nas áreas de hardware, software, comercial eexecutiva, de relevantes empresas de diferentes setores daeconomia, como Microdigital, Unilever e Grupo Boticário, paraempreender e abraçar as áreas de EDUCAÇÃO CORPORATIVA,CONSULTORIA EMPRESARIAL, COACHING e PALESTRAS.

Assim, tornei-me sócio de um escritório de consultoria e serviçosempresariais, no mercado desde 1998, cuja missão é transformar

UM POUCO SOBRE MIM

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a vida das pessoas para melhor e proporcionar ambientesorganizacionais mais colaborativos, produtivos, inovadores,lucrativos e felizes.

Nos últimos 15 anos, construí um portfólio de projetos bem-sucedidos em treinamentos corporativos, coaching e consultoria.Neste período, também já ministrei mais de 300 palestras.Trabalhos realizados em mais de 60 cidades de 19 estados. Meulema de vida é fazer diferente para a diferença!

O material deste e-book corresponde ao resumo do conteúdo dotreinamento que ministro sobre o tema ’gestão do tempo’.

MINHA FORMAÇÃO

Especialização em Gestão de Pessoas (FIA), com MBA em GestãoEmpresarial (FGV) e vários de cursos de extensão e capacitação,em instituições nacionais e internacionais, como Amana-Key,Copenhagen Business School e University of Michigan. Tenhoformação em Administração de Empresas (UPE), ComércioExterior (Uninter) e Telecomunicações (IFPE).

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UM POUCO SOBRE MIM

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O tempo é algo presente em nossas vidas. Vira e mexe estamossempre nos referindo a ele. Porém, raramente, paramos parapensar no que ele significa.

Você já parou para pensar sobre o que é o tempo?

Ele pode ser um conjunto de muitos anos, um período, umamedida de duração ou até mesmo cada um dos dois períodosem que se divide uma partida de futebol.

Ao longo dos anos, muitos estudiosos refletiram sobre o tempo echegaram a diversas conclusões. Não existe apenas umadefinição para “TEMPO”, assim sendo, todos os conceitos acimaestão corretos, cada um com seu enfoque singular.

O tempo não muda, não desaparece, não aumenta, não diminui,não pode ser dado, nem emprestado, nem armazenado, Otempo é indelével, não importa a demanda exigida.

Exemplo: se você tiver um trabalho que precise ser entregue emum determinado prazo, é possível trabalhar mais horas, ter aajuda de mais pessoas, adquirir ferramentas (equipamentos,computadores, softwares, etc.) que auxiliem na realização dotrabalho. Mas, você não terá mais tempo, não há a possibilidadede acrescentar mais horas em seus dias ou fazê-los passar maisdevagar.

O tempo não muda... e não para!

O TEMPO

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Viver é poder trabalhar, divertir-se, sonhar, relaxar e se sentirrealizado. Para isso, é preciso planejar o tempo. Não é fácil, masé possível. É um aprendizado contínuo... e necessário.

O não planejamento do uso do tempo gera frustações, conflitosinternos e ansiedades, pois as horas de trabalho acabamroubando as horas de descanso, do convívio com a família, dolazer e da vida social. As pessoas acabam sentindo um pesoenorme que não conseguem carregar, é como se o mundoestivesse sobre as suas costas.

Por que é preciso planejar o uso do tempo?

Porque tempo é vida e desperdiçar o seu tempo é desperdiçar asua vida!

TEMPO É VIDA

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Nem sempre percebemos o tempo de uma única maneira. Àsvezes, temos a sensação que o tempo não passa, Outras vezes,parece que ele passa rápido demais. É uma maneira de sentir otempo bem paradoxal!

Por que será que isso acontece?

Quando não temos compromissos ou algum trabalho pararealizar, as horas parecem se estender. Assim, podemos relaxar ever o tempo passar.

Mas quando estamos concentrados em alguma atividade, aimpressão que se tem é que o tempo passa rápido, mas namedida certa.

Agora, quando estamos estressados, sob pressão ou comdiversos compromissos, o tempo nunca parece ser suficiente.

O problema não está com o tempo, está em nós mesmos.

Muita gente desperdiça tempo demais por dia. Frequentemente,esta perda de tempo é involuntária, fruto de hábitos inadequadose da indisciplina na sua utilização. Lembre-se:

Sempre existe tempo suficiente para o importante!

Portanto, a dificuldade está em determinar o que é realmenteimportante e priorizar as atividades mais significativas.

COMO PERCEBEMOS O TEMPO

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“ Não tenha pressa, mas não

perca tempo.”

José Saramago

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Conheça os principais motivos para desperdiçarmos tempo:

• Distrações.• Desorganização.• Foco na eficiência em vez da eficácia.• Falta de prioridades.• Indecisão.• Mais preocupação com as atividades do que

..com os resultados.

Como utilizar melhor o tempo?

• Definir bem o que precisa ser feito.• Saber o que pode ser feito.• Estabelecer objetivos e metas de forma clara e bem definida.• Saber o porquê de realizar a tarefa.• Estabelecer e cumprir um cronograma.

POR QUE PERDEMOS TEMPO?

Mas para isso acontecer, você precisará consumir algum tempopara:

• Refletir sobre o assunto.• Estabelecer metas e objetivos.• Priorizar tarefas.• Separar as questões importantes das urgentes.• Aprender a lidar com as interrupções no trabalho.• Exercitar ser mais disciplinado.• Planejar a vida (não precisa ser aquela coisa “Caxias” e chata,

afinal, uma vida 100% planejada deve ser tediosa).• Testar as dicas apresentadas adiante.

Sim, é possível “ter mais tempo”!

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COMO TER MAIS TEMPO

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METAObjetivo específico, mensurável, possível e com

prazo para ser realizado.

Estabelecer objetivos e metas é crucial para usar o tempo commais eficácia. Para tanto, é preciso defini-los e escrevê-los um aum, com o máximo de detalhes.

Escrever objetivos e metas é o primeiro passo para realizá-los,pois quando estão apenas em nossas cabeças, são apenasdesejos. Quando não escritos, não têm valor!

Segundo Paul Meyer, os objetivos trazem ordem, significado efinalidade à vida, sustentando o interesse e a motivação por umlongo período de tempo.

Como fixar metas?

O autoconhecimento é essencial para uma boa gestão do tempoou, se preferir, para uma boa administração de si próprio. Assimsendo, é necessário passar por momentos de reflexão eintrospecção para realizar uma autocrítica (sem serexcessivamente crítico consigo mesmo), procurar novoscaminhos e estipular novas metas.

Importante reforçar que, ao estabelecer os objetivos e metas, épreciso escrevê-los, pois isso ajuda a fixar um compromisso comvocê mesmo, reforçando a motivação para seguir adiante.

ESTABELECENDO METAS E OBJETIVOS

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“ O certo não é priorizar o que

está em sua agenda, mas

agendar suas prioridades.”

Stephen R. Covey

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As questões importantes dificilmente são urgentes. As questõesurgentes exercem grande pressão e exigem que a nossa atençãoseja redobrada. A insistência do que é urgente acaba pormascarar a sua verdadeira importância.

Apenas quando conseguimos romper com a tirania do urgente éque resolvemos a complicação da falta de tempo.

Cuidado: deixar de fazer alguma atividade no prazo estipulado,cria uma urgência. E, o pior: muitas vezes, para dar conta daurgência, abandona-se tarefas importantes. Portanto, ter clarezado que é realmente importante é condição indispensável para oprocesso de priorização e, por conseguinte, para um melhor usodo tempo.

Matriz de Eisenhower

O DILEMA “IMPORTANTE” vs “URGENTE”

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IMPORTANTE E NÃO URGENTE

O ideal é que a maior parte das atividades do seu dia a dia estejalocalizada nesse quadrante. São tarefas importantes, mas por jáestarem planejadas, não têm o fator urgência. São as tarefas quemelhor contribuem para a realização das suas metas, nãocostumam causar estresse e podem até ser prazerosas. Éimprescindível estabelecer, aqui, o tempo livre e os momentosde lazer. Afinal, essas atividades são muito importantes.

IMPORTANTE E URGENTE

São tarefas que precisam ser resolvidas, imediatamente. Ascrises são as maiores responsáveis pelo estresse e é necessáriofazer o máximo para evitá-las. Para evitar crises, planejecuidadosamente o seu dia a dia e não adie tarefas. Uma metaplanejada pode se tornar uma crise quando adiada.

NÃO IMPORTANTE E URGENTE

São tarefas que surgem inesperadamente e interrompem o seufluxo de trabalho. Para evitar interrupções é preciso saber dizernão e delegar tarefas. Você não precisa fazer tudo sozinho.

NÃO IMPORTANTE E NÃO URGENTE

Distrações precisam ser evitadas, pois atrapalham muito o seurendimento, sem gerar nenhum benefício. Se você não conseguirse controlar, postagens nas redes sociais, mensagens peloWhatsapp e joguinhos no celular podem tomar muito tempo.

O DILEMA “IMPORTANTE” vs “URGENTE”

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Fazendo um bom planejamento, você terá tempo livre suficientepara fazer o que desejar, depois. Assim, pense na sua rotina etente dividir as atividades em um dos quadrantes da Matriz deEisenhower.

Você se sente cansado e pouco produtivo?

Talvez, você esteja lidando com muitas crises. Para resolver isso,invista tempo para planejar o seu dia a dia. Dessa forma, vocêpoderá prever alguns problemas e evitá-los, antes mesmo queaconteçam.

Tenha mais foco em suas atividades. Tentar classificar suastarefas nesses quadrantes ajudará a identificar e solucionarproblemas em sua rotina e a planejar melhor a utilização do seutempo, melhorando a sua produtividade. Também, você terámais tempo para si e, portanto, uma melhor qualidade de vida.

Priorizar é fazer primeiro o que é mais importante!

O DILEMA “IMPORTANTE” vs “URGENTE”

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“ Sempre haverá a hora de

parar, finalizar uma missão e

iniciar um novo ciclo.”

Albírio Gonçalves

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Muita gente acredita ser capaz de realizar muitas tarefas aomesmo tempo, Mas esse hábito não passa de um mito. Só 2,5%das pessoas são capazes de levar adiante mais de uma tarefapor vez, segundo pesquisa da Universidade de Utah (EE.UU.).Essas pessoas são as supertaskers. No entanto, os 97,5% restantedos mortais só se atrapalha ao tentar ser multitarefa.

Quando consideramos estar no “modo multitarefa”, o que onosso cérebro faz é mudar de uma atividade para outra de formarápida.

A multitarefa faz mal para a produtividade. Em média, quandouma pessoa vive “multitarefando”, gasta entre 20% e 30% maistempo para concluir as suas tarefas.

O MITO DA MULTITAREFA

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O planejamento é um processo natural da nossa mente. Quandodecidimos fazer qualquer coisa ou tomar uma atitude, nossamente começa a planejar a ação.

O planejamento racional depende da clareza dos objetivos.Quem não sabe o objetivo do que está fazendo, não tem chancealguma de alcançar o sucesso. Uma decisão bem-sucedidadepende de critérios bem definidos. Motivação nada mais é doque o motivo da ação. Devemos ter motivações claras pararealizar qualquer atividade. Escrever o motivo de realizar umaação aumenta a confiança na decisão.

Para realizar um planejamento realista, é preciso analisar asdiversas alternativas, organizar e trocar ideias, consultar aspessoas, ouvir diferentes opiniões e coletar informaçõesdirigidas. Para executar o planejamento, deve-se definir objetivose prioridades, descartar ações de baixa prioridade e avaliar ocumprimento dos objetivos. Para planejar compromissos, épreciso ter uma visão muito clara deles, decidir o que deve serfeito, cumprir tarefas relativas ao compromisso, manterlembretes relacionados ao cumprimento de cada tarefa eorganizar cada uma delas.

Lembre-se: o dia continua tendo “apenas” 24 horas,que precisam ser divididas entre as novas e asvelhas tarefas. Por isso, planejar é preciso!

POR QUE PLANEJAR?

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12 DICAS ÚTEIS PARA “MULTIPLICAR” O TEMPO

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ORGANIZE-SE

A desorganização pode refletir diretamente em seu trabalho. Dêuma olhada em sua volta. Se seu espaço está repleto de papéise post-it, é hora de se organizar para que nada fuja de controleou seja esquecido. Um bom exercício é tentar reorganizarcronogramas, planejamento ou descrição de trabalhos demaneira on-line.

Os sintomas da desorganização são: deixar algumas tarefasinacabadas, fazer várias coisas ao mesmo tempo, adiamentosconstantes, falta de concentração recorrente, não programarsuas atividades.

Organizar-se é um passo básico para se conseguir uma boagestão do tempo.

DICA Nº 01

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PLANEJE COM ANTECEDÊNCIA

Um erro comum é planejar-se em cima da hora. O aconselhávelé planejar as suas atividades com antecedência mínima de trêsdias. Melhor seria planejar a semana, antecipadamente.

Na hora de planejar, avalie a duração de cada atividade, massem exagerar, pois é preciso reservar algum tempo para osimprevistos que, certamente, aparecerão. Então, prepare-se paraeles. Também, considere a oscilação do seu ânimo e motivaçãodurante o dia, para uma melhor distribuição das tarefas.

Pensar nas atividades com antecedência faz do tempo umaliado.

DICA Nº 02

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APRENDA A DIZER “NÃO”

Muita gente tem dificuldade para dizer “não”. Não recusarnenhum serviço, por mais simples que seja, quando você já estáatolado de tarefas até o pescoço, não lhe trará nenhumbenefício.

Se alguém (como seu chefe, por exemplo) quiser lhe empurrarum serviço e você estiver muito atarefado, diga claramente queassumir mais uma tarefa, no momento, comprometeráimensamente o prazo e a qualidade do que você já está fazendo.Se possível, apontando fatos e dados.

Não se pode conceder tudo a todos. Saber dizer “NÃO” é tãoimportante quanto saber dizer “SIM”.

DICA Nº 03

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DELEGUE

Aprender a abrir mão de determinadas atividades e distribuirresponsabilidades ainda é um grande desafio, principalmente,para os gestores. Porém, saber delegar tarefas é uma dasprincipais competências de um bom gestor.

Mas delegar tarefas é diferente de transferir responsabilidades.

Apesar de grande parte das pessoas ter um perfil centralizador,delegar é importante. Quanto mais você delega, mais tempo tempara tarefas mais importantes, para estudar, para você, para afamília... para a vida!

Cuidado: delegar é diferente de “delargar”.

DICA Nº 04

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ENCONTRE TEMPO PARA VOCÊ

As pessoas mais organizadas na utilização do seu tempo,geralmente, são aquelas que encontram tempo para si mesmas.Como já foi dito, gestão de tempo é, na verdade, umaadministração de si próprio.

Na vida exercemos vários papéis. É preciso que os exerçamos emequilíbrio. Portanto, todos esses papéis precisam fazer parte donosso planejamento do tempo. Assim como, nem sempre oequilíbrio está no meio, o tempo disponível para cada um dospapéis não precisa ser igual.

Deixar de dar atenção a algum papel, reduz a motivação, aprodutividade e a qualidade de vida, causando grande frustração.

DICA Nº 05

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CRIE O DIA DA ESTRATÉGIA

Para conseguir fazer mais com menos é preciso planejar. Algunsestudos apontam que, para cada 10 minutos investidos noplanejamento das tarefas, economiza-se 60 minutos naexecução.

O “Dia da Estratégia” consiste em reservar algum tempo, semanalou quinzenalmente, para pensar no que precisa ser feito. Nessedia, você precisa responder às seguintes perguntas:

• O que precisa ser feito?• Como fazer?• Por que fazer?• Quando fazer?• Com quem fazer?• O que fazer de diferente?

DICA Nº 06

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FAÇA REUNIÕES PRODUTIVAS

Reuniões são excelentes ferramentas gerenciais de fundamentalimportância. Principalmente, quando geram ou encaminhamdecisões importantes para os resultados do negócio.

O problema é que as reuniões viraram uma praga corporativa, oreunionismo. Hoje, passa-se muito tempo lendo e escrevendorelatórios, preparando slides, assistindo às várias apresentaçõesintermináveis e participando de discussões que não levam a lugaralgum.

Uma reunião precisa ter agenda com envio prévio a todos osparticipantes, objetivo (base da pauta), um coordenador, horáriopara o início e o fim, foco (sem conversas paralelas) e resumo emforma de ata (que pode ser eletrônica).

DICA Nº 07

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SEJA BREVE AO TELEFONE

O telefone é um importante instrumento de socialização, ajuda aconstruir relações agradáveis, mas, por outro lado, é uma dasprincipais fontes de interrupção no trabalho.

Ligações telefônicas constantes atrapalham e atrasam aexecução das tarefas. Portanto, depois das rápidas gentilezasiniciais, vá direto ao assunto, seja educado, mas breve e objetivo.Concluída a conversa, agradeça e encerre o contato.

Também é importante planejar as suas ligações. Estejapreparado para falar (mantendo todas as informações à mão),agrupe as ligações e tente fazer todas as chamadas agendadasem sequência.

DICA Nº 08

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UTILIZE BEM AS REDES SOCIAIS

Os brasileiros ocupam a 2ª colocação mundial no uso das redessociais, totalizando 3 horas e 39 minutos por dia, ficando atrásapenas dos filipinos, segundo estudo mundial da agência We AreSocial e da platarforma Hootsuite, realizado em 2017.

Os brasileiros também estão entre os que mais compartilhamconteúdo nas redes sociais (71% dos internautas), ficando com o3º lugar mundial.

Os viciados em redes sociais, os heavy users, têm dificuldadespara gerenciar o tempo.

Ter hábitos positivos e gozar das benesses das redes sociais éum grande desafio para os usuários. Mas é preciso tentar!

DICA Nº 09

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USE BEM E-MAIL E WHATSAPP

Essas ferramentas facilitam a comunicação, mas podem consumirbem o seu tempo.

Determine um horário para checar suas mensagens de e-mail,procure respondê-las imediatamente, mantenha limpas suaspastas e caixa de entrada e apague as mensagens que nãointeressam.

Em relação ao WhatsApp:

• Silencie as notificações em almoços, reuniões ou encontrosprofissionais. Se conseguir, silencie-as, definitivamente.

• Determine momentos para utilizá-lo. Lembre-se, se forurgente, as pessoas ligarão para você.

• Evite ouvir recados de voz em público ou perto de outroscolegas.

DICA Nº 10

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APROVEITE A TECNOLOGIA

Existem muitos recursos tecnológicos para ajudá-lo a gerenciarmelhor o tempo, como: aplicativos (Evernote, Any.do, Hours TimeTracking, etc.), agendas online, sistemas automatizados e muitomais. Então, abuse de todos os recursos que possam ajudá-lo(a)a utilizar o seu tempo com mais eficácia.

A proliferação de smartphones e tablets, além de grandequantidade de regiões com coberturas 3G, 4G e pontos de wi-fi,ampliam a nossa mobilidade, ajudando-nos na execução detarefas, comunicação e no gerenciamento virtual de equipes.

Aproveite as facilidades propiciadas pelas novas tecnologias emprol do seu tempo.

DICA Nº 11

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SAIBA A HORA DE PARAR

Diariamente, realizamos muitas atividades: trabalhamos,estudamos, descansamos, treinamos, namoramos, temos osnossos momentos de lazer, de dedicação à família, aos amigos ea nós mesmos.

Diante de tantas demandas, buscamos um equilíbrio entre vidapessoal e profissional, Todavia, estamos sob pressão eassediados pelo estresse, em boa parte do dia, tornando esseequilíbrio algo difícil.

Quem consegue organizar os horários para ter tempo livre,organiza melhor o tempo para trabalhar. Assim, é crucial saberdosar, perceber quando já trabalhou o bastante e... saber a horade parar!

DICA Nº 12

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Há um grande desejo que este conteúdo tenha lhe provocadouma imensa vontade de mudança, estimulando-o(a) a seguiradiante, em busca de uma vida mais equilibrada e feliz.

Comece fazendo uma reflexão sobre a sua vida pessoal eprofissional, o que mais lhe incomoda, seus sonhos, frustações eobjetivos. Pense em seu convívio com as pessoas que ama e temapreço: sua família, amigos e colegas.

É necessário ter em mente que, em certas ocasiões, você nãoconseguirá agradar a todos, isso implicará em dizer “não”,algumas vezes.

Mas é preciso seguir adiante, na busca por um melhor equilíbriono uso do seu tempo e, consequentemente, em sua vida.

Lembre-se: tempo não é dinheiro, TEMPO É VIDA, e quando vocêdesperdiça o seu tempo, está desperdiçando a sua vida!

Para finalizar, uma frase inspiradora, forte, bela e oportuna:

“O tempo não volta.O que volta é a vontade

de voltar no tempo.Então, faça valer a pena!”

Seguimos...

CONSIDERAÇÕES FINAIS

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NOTA

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