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Renata Santana SantosConsultora e AuditoraContábil e Tributária
COMO ESTAR EM CONFORMIDADECOM O SPED ECD
SUMÁRIOQuais empresas estãoobrigadas a escrituraro SPED ECD?
CAP.
01
Prazo de EnvioCAP.
02
Pág. 01
Pág. 03
Livros abrangidospela ECD
CAP.
03
Regime especial detributação (RET)
CAP.
04
Pág. 04
Pág. 09
Lançamentos contábeisBloco I
CAP.
05
Demonstrações contábeisBloco J
CAP.
06
Pág. 12
Pág. 29
Multas por atraso naentrega da escrituraçãodigital
CAP.
07 Pág. 38
Mudanças do Leiaute8.00 para o ano Calendário 2019
CAP.
08 Pág. 39
Este livro irá ajudá-lo a estar em conformidade com as
regras atualmente vigentes da legislação na hora de gerar a
Escrituração Contábil Digital (ECD).
A Instrução Normativa RFB 1.774/2017 editou normas
sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD), válidas a partir de
2018, para as demais empresas, destacamos:
• Inclusão da obrigatoriedade de entrega da ECD para
Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP)
que receba aporte de capital, conforme previsão da
Resolução CGSN nº 131/2016.
• Manutenção de uma única regra de obrigatoriedade de
entrega da ECD para as entidades imunes/isentas:
auferiram, no ano-calendário, receitas, doações,
1
1. Quais empresas estãoobrigadas a escriturar oSPED ECD?
Fica estabelecida que a obrigação de entrega da ECD não
se aplica às pessoas jurídicas tributadas com base no lucro
presumido que cumprirem o disposto no parágrafo único do
art. 45 da Lei nº 8.981/95.
Atenção Máxima para as empresas tributadas pelo Lucro
Presumido!
Este parágrafo único, do artigo 45, trata sobre a
escrituração de Livro Caixa, que é uma possibilidade admitida
pela Receita Federal do Brasil. Esta dispensa de entrega da
ECD não se aplica às pessoas jurídicas que distribuírem
parcela de lucros ou dividendos sem incidência do Imposto
sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) em montante superior ao
valor da base de cálculo do imposto sobre a renda apurado
diminuída dos impostos e contribuições a que estiver sujeita.
Destaca-se que, segundo o Código Civil, artigos 1.179 e
1.180, o empresário e a sociedade empresária são obrigados a
escrituração contábil regular e a elaboração do LIVRO DIÁRIO,
ou seja, o Código Civil não admite escrituração de Livro Caixa
para fins Contábeis / Societários.
2
incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios
e ingressos assemelhados cuja soma seja igual ou superior
a R$ 4.800.000,00 (um milhão e duzentos mil reais) ou ao
valor proporcional ao período a que se refere a
escrituração contábil (Essa última regra foi alterada em 17
de maio de 2019 na Instrução Normativa RFB n°
1.894/2019).
3
Desta forma, considerando que todas as pessoas jurídicas
tributadas pelo Lucro Presumido escrituram Livro Diário (e não
Livro Caixa), por força do Código Civil e das demais Normas
Contábeis, haverá a exigência da entrega da Escrituração
Contábil Digital (ECD).
Caso a empresa faça a opção por escriturar o livro caixa,
opção permitida apenas no âmbito tributário, significa que
para fins tributários irá escriturar o Bloco Q do SPED ECF, que
é o livro caixa.
A pessoa jurídica que escriturar o livro caixa deverá
adotar o regime de caixa.
2. Prazo de Envio
É vedada distribuição isenta de lucros para as pessoas
jurídicas que optarem por escriturar o livro caixa para fins
tributários acima da presunção líquidas de todos os tributos.
4
3. Livros abrangidos pela ECD Os livros de escrituração contábil podem ser incluídos no
Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) contábil nas
seguintes formas:
Livro G – Diário geral
Livro R – Diário com escrituração resumida (deve ser vinculado
a um dos dois livros auxiliares: A e/ou Z)
Livro A – Diário auxiliar
Livro Z – Razão auxiliar
Livro B – Balancetes diários e balanços
Na hora de escriturar o livro diário, surge a primeira
questão: quais livros devem ser gerados para a empresa estar
em conformidade com o Código Civil?
Dentro da ECD é fácil escolher. No registro 000, basta
indicar qual o tipo de livro que será gerado (fig.1), porém é
preciso ter atenção com duas questões: quando e quais tipos
de livro serão gerados.
Na sequência será explicado cada um dos livros e em qual
situação eles são utilizados.
Como escolher o livro a ser gerado
5
Tipos de livros
Livro G
O livro G é o diário geral; é o completo. Dessa forma, ele
não possui escrituração auxiliar, pois é o livro diário que
independe de qualquer outro. Ele não pode coexistir em
relação a outro período com nenhum outro livro, ou seja, se
for enviado o livro G, não irá nenhum outro.
Como que eu sei se eu gero o G ou não?
De acordo com o artigo 1.184 do Código Civil: “No diário serão
lançadas, com individuação, clareza e caracterização do
documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou
reprodução, todas as operações relativas ao exercício da
empresa”.
Então se a empresa, durante o ano de 2018, que é o nosso
caso em questão, fez os lançamentos contábeis dia a dia com
individuação, com clareza, por exemplo, se a empresa tem N
clientes, N fornecedores e conseguiu lançar funcionário por
funcionário, fornecedor por fornecedor, cliente por cliente na
contabilidade, diretamente no livro, não há necessidade de um
livro auxiliar.
Atenção, tanto em clientes quanto em fornecedores, pois
são as contas mais comuns da empresa não abrir dentro do
lançamento contábil. Se isso ocorrer, o Código Civil aceitará,
mas deverá ser utilizado outro livro.
As exceções ao livro G:
O Código Civil traz duas exceções em relação ao livro G. A
primeira delas diz respeito à utilização de lançamentos, no
Diário, por totais:
Segundo o Artigo 1.184, §1º: “Admite-se a escrituração
resumida do Diário, com totais que não excedam o período de
trinta dias”.
Essa é a primeira regra. Então por acaso se a empresa fez
algum orçamento sintetizando em até 30 dias, está correto,
porém vai ter que gerar livros auxiliares. O livro G só é
permitido se a empresa fizer os lançamentos diariamente.
Em uma conta numerosa, com muitos lançamentos, é
possível fazer a sintetização. Ainda de acordo com o Artigo
1.184, o mesmo parágrafo: “... relativamente a contas cujas
operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do
estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares
regularmente autenticados, para registro individualizado, e
conservados os documentos que permitam a sua perfeita
verificação”.
Isso significa que, admite-se escrituração resumida do
diário, desde que sejam gerados livros auxiliares.
Livro R
É o livro diário com escrituração resumida. Nos termos do
Artigo 1.184 §1º do Código Civil, citado anteriormente, o livro R
obriga à existência de livros auxiliares (A e/ou Z) e não deve
coexistir com os livros G nem B. Dessa forma, se for enviado o
6
G somente, significa que todos os lançamentos estão
individualizados dentro da contabilidade. Mas, caso haja
algum tipo de lançamento sintetizado, deve ser gerado o livro
R juntamente com A ou Z referentes aos lançamentos
sintetizados.
Livro A
O livro A é o livro diário auxiliar ao diário com escrituração
resumida. É o livro auxiliar previsto nos termos do Parágrafo 1º
do artigo 1.184 do Código Civil mencionado nos itens
anteriores, que contém os lançamentos individualizados das
operações lançadas no livro R.
Livro Z
O livro Z é o razão auxiliar (livro contábil auxiliar conforme
leiaute definido pelo titular da escrituração). Este livro não tem
leiaute fixo, sendo que quem o determina é o contador
juntamente com o seu sistema ou software utilizados.
Vamos tomar como exemplo uma empresa que pode ser
obrigada a gerar o livro R, a de construção civil. Nessa área,
algumas empresas não são obrigadas a ter inscrição estadual
e, consequentemente, não precisam escriturar o livro de
inventários de estoques dentro do Sped fiscal. Mas onde ela
escritura o livro de inventário de estoque para fins de imposto
de renda? A resposta é: dentro do Sped contábil. No entanto,
para conseguir fazer isso, a empresa deverá enviar o livro R
com o Z, do inventário. O livro Z seria o livro auxiliar ao
estoque.
27
Nesse ramo de atividade é obrigatório analisar essa
situação, se tem a inscrição estadual para enviar o inventário
no próprio Sped fiscal ou se vai ser obrigada a fazer o livro R e
o auxiliar de inventário dentro do Sped contábil. Lembrando
que mesmo que a empresa não tenha estoque, ela deve gerar
o livro Z com saldo zero. Da mesma forma que é feito quando
escrituramos o Sped EFD ICMS-IPI, no bloco H, se a empresa
não possui estoque nenhum, ele fica zerado.
Empresas da construção civil que não possuem Sped
fiscal, que não têm inscrição estadual, são obrigadas a enviar o
livro R, pois sempre terão que escriturar o inventário no livro Z.
Outro exemplo abrange as empresas que escrituram
fornecedores e clientes de forma sintética, elas deverão optar
pelo livro R e terão que escriturar o livro Z, não podendo gerar
o livro G.
Livro B
Regras de convivência dos livros
Esse livro é equivalente ao G e ao R, mas é exclusivo para
instituições financeiras. Somente o Banco Central
regulamentou a utilização deste livro e, praticamente, só é
encontrado em entidades financeiras. A legislação não obsta a
utilização concomitante do livro “Balancetes diários e
balanços” e de livros auxiliares.
A tabela abaixo mostra as regras de convivência entre os
livros abrangidos pelo Sped contábil.
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Tipo de escrituração
Livro G
Livro R
Livro B
Sozinho
Pode coexistir com A ou Z
Sozinho ou pode coexistir com A ou Z
Convivência
(pelo menos um deles)
Se a empresa puder gerar o livro G, ele vai sozinho, e não
coexiste com mais nenhum. Se a empresa tiver alguma
situação de escrituração resumida, ela deve enviar o livro R e
os seus auxliares A ou Z. Nesse caso, pode ser que a empresa
tenha mais de um livro auxiliar: A e Z; apenas Z e às vezes mais
de um livro Z, por exemplo, livro Z de clientes, livro Z de
fornecedores, livro Z de inventário e assim por diante.
É importante lembrar que deve haver no mínimo um
auxiliar quando se faz a opção pelo livro R. Logo, o contador
tem que analisar a escrituração contábil e verificar quais são as
contas que têm lançamento sintético.
Quanto ao livro B, ele pode ser enviado sozinho ou
juntamente com A ou Z.
Uma novidade para a ECD, do ano calendário de 2018, foi
o fato das empresas de construção civil e incorporadoras que
usam o Regime Especial de Tributação, o RET.
4. Regime especial detributação (RET)
9
Segundo o artigo 10 da Instrução Normativa RFB n°1.435
(30/12/2013), “O incorporador fica obrigado a manter a
escrituração contábil segregada para cada incorporação
submetida ao RET.
§ 1º A escrituração contábil das operações da incorporação
objeto de opção pelo RET poderá ser efetuada em livros
próprios ou nos da incorporadora, sem prejuízo das normas
comerciais e fiscais aplicáveis à incorporadora em relação às
operações da incorporação.
§ 2º Na hipótese de adoção de livros próprios para cada
incorporação objeto de opção no RET/Incorporação
Imobiliária, a escrituração contábil das operações da
incorporação poderá ser efetivada mensalmente na
contabilidade da incorporadora, mediante registro dos saldos
apurados nas contas relativas à incorporação”.
Essa escrituração contábil segregada poderá ser feita
através de centro de custo, ou de projetos ou ainda de livros
auxiliares. Mas como informar isso na ECD?
Pelo centro de custo. No caso, utilizo o Registro I100. Para
cada centro de custo deverá existir uma informação em
relação à incorporação. E no caso da utilização dos livros da
incorporadora, a segregação dos registros e das contas de
cada empreendimento do RET poderá ser efetuada por centro
de custo. Na figura abaixo, um exemplo dos registros na ECD:
10
Para cada lançamento contábil de resultado, e para
alguns lançamentos de controle de ativo, principalmente
imobilizados e estoque, podemos ou devemos, no caso do
resultado, ter o lançamento e a informação de qual centro de
custo está sendo feito aquele lançamento. A conciliação
também precisa ser por centro de custo. E ao gerar a ECD, para
cada lançamento vai ser informado em qual centro de custo
está alocado. Dessa maneira, será possível tirar um balancete
e saber o resultado daquele empreendimento.
No caso de utilização de livros individualizados (livros
próprios da incorporação/RET), em empresas que não fazem o
controle por centro de custo, deverá ser utilizado,
obrigatoriamente, um livro razão auxiliar (Z) ou um livro diário
auxiliar (A) da ECD para cada empreendimento do RET. É um
processo um pouco mais complexo de ser gerado, visto que os
lançamentos terão que estar amarrados de alguma forma.
Em testes com alguns sistemas, percebeu-se que em
empresas que não usam centro de custo, é possível gerar um
livro Z para cada projeto, para cada empreendimento e nele
ficarão só as informações de lançamentos contábeis daquele
projeto, atendendo tanto à regra contábil quanto à fiscal.
11
Empresas de construção civil incorporadoras agora, em
referência ao ano 2018, deverão analisar se vão gerar o Sped
contábil por centro de custo, utilizando o registro I100, ou se
vão gerar o Sped contábil com os livros auxiliares, separando
cada projeto em um livro auxiliar.
Registro I010: identificação da escrituração contábil
- Indicador da forma de escrituração contábil
G – livro diário (completo sem escrituração auxiliar)
R – livro diário com escrituração resumida (com escrituração
auxiliar)
A – livro diário auxiliar ao diário com escrituração resumida
B – livro balancetes diários e balanços
Z – razão auxiliar (livro contábil auxiliar conforme leiaute
definido nos registros I500 a I555)
Onde se ler: Código da versão do leiaute contábil (preencher
com 7.00 para 2018 e 8.00 para 2019).
5. Lançamentos contábeisBloco I
12
É necessário conferir se foi gerado o tipo de livro correto
dentro do Sped contábil. Para exemplificar, foi escolhido o
livro R. Escolhido o livro R, então, deverão ser preenchidos os
registros I012 e I015.
Registro I012: livros auxiliares ao diário ou livro principal
O registro I012 deve ser preenchido para informar os
livros auxiliares utilizados (fig. 3).
No caso de livro principal: quando o indicador da forma
de escrituração contábil (campo 02) do registro I010 for igual a
R (livro diário com escrituração resumida) ou B (livro
balancetes diários e balanços), deverão ser informados neste
registro os dados dos livros auxiliares A (livro diário auxiliar ao
diário com escrituração resumida) ou Z (razão auxiliar). Nesse
caso, o código hash do livro auxiliar (campo 05) é obrigatório.
13
Por exemplo: se for gerado o livro auxiliar de clientes, que
é o Z, deverá ser transmitido o livro Z. No livro R, portanto, será
criado o registro I012 informando qual é o livro auxiliar de
clientes. Nesse caso, o livro 12, auxiliar de clientes (ver fig.3). Se
for a primeira vez que está sendo transmitindo o livro auxiliar,
é o livro 1, auxiliar de clientes. Daí é só clicar nessa linha para
abrir o registro I015.
Registro I015: identificação das contas da escrituração
resumida a que se refere a escrituração auxiliar
Este registro deve ser preenchido com a identificação das
contas da escrituração resumida a que se refere a escrituração
auxiliar. O preenchimento será obrigatório somente quando o
indicador da forma de escrituração contábil (campo 02) do
registro I010 for igual a R (livro diário com escrituração
resumida), A (livro diário auxiliar ao diário com escrituração
resumida) ou Z (razão auxiliar).
Aqui é informada a conta contábil de clientes no plano de
contas, se é cliente diversos ou partes relacionadas, enfim, a
conta contábil que recebe o lançamento sintético de cliente.
No caso do fornecedor, é informada a conta contábil que
recebe o lançamento sintético de fornecedor, e assim
sucessivamente para todos os livros auxiliares. No exemplo
abaixo, será utilizado o livro R:
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Quando for gerado o livro auxiliar, os registros I012 e I015
deverão ser preenchidos. Nos livros auxiliares A e Z, o registro
é preenchido com o número do livro R, 58 no nosso exemplo
(ver fig. 4), que é o livro diário e que informa as contas
sintetizadas.
Registro I030: termo de abertura do livro
Neste registro será preenchido o cadastro, o termo de
abertura. É bem simples, mas em auditorias realizadas, foi
observado que é muito comum o nome da empresa estar
errado. Lembramos que o nome da empresa tem que ser
idêntico ao cartão do CNPJ, sem abreviatura, sem caractere
especial que já não esteja previsto nesse cartão.
15
Outro ponto de atenção, para ficar em conformidade, é a
data de encerramento do exercício social. É necessário
verificar se está com a data correta para não dar erro. Se for
colocada outra data aqui, não haverá consistência com a ECD.
Esta data indicará qual é o encerramento do exercício (Ver
fig.5).
Registro I050: plano de contas
A ECD é a contabilidade comercial das pessoas jurídicas e,
portanto, é baseada no plano de contas que estas utilizam
para o registro habitual dos fatos contábeis. Assim, os códigos
das contas analíticas do plano da pessoa jurídica são os que
devem ser informados nos seguintes registros:
I015: identificação das contas da escrituração resumida a que
se refere a escrituração auxiliar
I050: plano de contas
I155: detalhe dos saldos periódicos
I250: partidas do lançamento
I310: detalhes do balancete diário
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I355: detalhes dos saldos das contas de resultado antes do
encerramento
A norma CTG 2001 (R2) em seu item 8, define as
formalidades da escrituração contábil para envio ao Sped: “O
plano de contas, com todas as suas contas sintéticas e
analíticas, deve conter, no mínimo 4 (quatro) níveis e é parte
integrante da escrituração contábil da entidade, devendo
seguir a estrutura patrimonial prevista nos artigos de 177 a
182 na Lei nº 6.404/1976. Na transmissão para o Sistema
Público de Escrituração Digital (Sped) do plano de contas,
juntamente com os livros Diário e Auxiliares, e documentos da
escrituração contábil digital da entidade, devem constar
apenas as contas que tenham saldo ou que tiveram
movimento no período”.
Isso significa que no registro devem aparecer as contas
com lançamento no período ou com saldos no período. Alguns
sistemas ainda estão gerando todas as contas do plano de
contas, o que não pode ocorrer. No entanto, se a empresa
transmitir a ECD em diversos arquivos, ainda que a conta
termine com saldo zero, deve constar no plano de contas de
todos os arquivos.
Código da natureza das contas / Grupos de contas
Código
01 Contas de ativo
02 Contas de passivo
03 Patrimônio líquido
04 Contas de resultado
05 Contas de compensação
09 Outras
Grupo/Conta
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É importante confirmar se os grupos de contas
encontram-se adequadamente classificados no seu plano de
contas, pois dará erro ou advertência na hora de gerar o
balanço. Na demonstração de resultados, será mostrado que
os lançamentos não batem. A soma do ativo e do passivo
devem bater, mas provavelmente alguma conta de ativo não
está classificada como ativo no registro do plano de contas
resultando em advertência. Vale a pena fazer uma checagem.
E é simples, basta seguir a relação (fig. 6). Em conta do ativo, se
fosse passivo, deveria constar 2, e assim sucessivamente,
por exemplo.
Registro I051: plano de contas referencial
O plano de contas referencial não é obrigatório na ECD,
mas é altamente recomendável que seja feito porque facilita
muito na hora de gerar o Sped ECF. É necessário fazer uma
conciliação, pois o plano de contas referencial deve ser feito
por pessoas que conhecem a tributação do imposto de renda
e da contribuição social. Ele é um plano tributário.
A finalidade desse registro é estabelecer um mapeamento
(De/Para) entre as contas analíticas de ativo, passivo,
patrimônio líquido, receitas e despesas do plano de contas da
pessoa jurídica e um plano de contas padronizado.
18
Observação: caso a pessoa jurídica utilize subcontas
auxiliares conforme previsão dos art. 295, 296, 298 e 299 da
Instrução Normativa RFB nº1.700, de 14/3/2017, as subcontas
auxiliares devem ser mapeadas para a conta referencial “pai”
da respectiva subconta. Exemplo:
Recomenda-se que seja feita uma revisão do plano de
contas referencial, já que um novo saiu no final de 2018.
Registro I052: indicação dos códigos de aglutinação
As informações deste registro são utilizadas para a
elaboração das demonstrações contábeis nos registros do
bloco J. Deve ser utilizado o código de aglutinação (COD_AGL)
válido na data de encerramento e de maior detalhamento
utilizado nas demonstrações contábeis.
Neste ano, fique atento pois o código de aglutinação vai
dar erro se estiver incorreto. Nos anos anteriores, quando era
gerada a ECD, às vezes aparecia uma advertência informando
que as contas não estavam com os saldos corretos no
Plano de contasda empresa (J050)
Veículos 1.02.03.01.08 Veículos
Veículos – Subconta auxiliar 1.02.03.01.08 Veículos
Subconta AVP(Ajuste a Valor Presente)
1.02.03.01.75 SubcontaAjuste Valor PresenteImobilizado
Mapeamento para o Plano deContas Referencial (J051)
1.02.03.01.08 Veículos
19
momento de gerar o Sped contábil no registro J100 (balanço) e
no J150 (demonstração de resultado). No entanto, apesar da
incoerência nas contas, era dada uma advertência mas o
sistema validava. Isso não ocorrerá mais.
O código de aglutinação precisa nascer correto, quando
ele é gerado no registro I052, no momento em que é montado
o formato do balanço, da demonstração de resultado e da
DMPL (Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido)
dentro do seu sistema. Então essas demonstrações precisam
vir prontas e parametrizadas pelo contador no seu sistema
para ECD.
Lembre-se que existe uma estrutura de balanço de
acordo com a norma que você utiliza, que pode ser NBC TG
1000 para empresas de pequeno e médio porte, ITG 1000 para
microempresas ou a NBC TG 36 no caso das empresas de
grande porte. É preciso prestar atenção à classificação do tipo
de empresa e à norma de escrituração de balanço relacionada
a ela. A ECD deve retratar exatamente um balanço e não um
balancete no registro J100.
Novamente, o registro I052 é para aglutina. Se não
conseguir tirar um balanço, uma demonstração de resultado e
uma DMPL de dentro do seu sistema, provavelmente não
conseguirá também gerar isso de forma correta para ECD.
Nesse caso, é melhor entrar em contato com o suporte do seu
sistema para corrigir essa informação.
20
Registro I053: subcontas correlatas
Registro utilizado para demonstrar os grupos (código de
identificação do grupo de conta-subconta – COD_IDT – Campo
02) compostos de uma conta “pai” e uma ou mais contas
correlatas. É possível utilizar o mesmo código de identificação
do grupo para mais de um conjunto de conta “pai” e
subconta(s). De acordo com a Lei nº 12.973, as empresas de
lucro real são obrigadas a fazer o registro I053, no caso da
implantação da norma internacional.
Registro I075: tabela de histórico padronizado
Mais uma situação que tem um volume alto de não
conformidade nas auditorias está relacionada ao histórico das
empresas. O que se recomenda é que a empresa tenha
históricos padronizados para facilitar os lançamentos e para
que haja um modelo único. O histórico das empresas deve
estar completo, informando exatamente a que se refere cada
lançamento. Além disso, muitas empresas não estão
anexando na ECD, no registro de nota 800, a lista de
abreviaturas, pedido pela ITG 2000, em seu item 5: “ Admite-se
o uso de códigos e/ou abreviaturas, nos históricos dos
lançamentos, desde que permanentes e uniformes, devendo
constar o significado dos códigos e/ou abreviaturas no Livro
Diário ou em registro especial revestido das formalidades
extrínsecas”.
21
Dessa forma, quem usa uma abreviatura no histórico
contábil é obrigado a ter um livro de abreviaturas, que
aconselhamos a anexá-lo no registro J800.
A pessoa jurídica define históricos padronizados, que
devem ser únicos para todo o período a que se refere a
escrituração e utiliza somente os códigos predefinidos neste
registro por ocasião do preenchimento do registro relativo ao
detalhamento dos lançamentos contábeis (registro I250).
Registro I100: centro de custo x 0600 do Sped EFD ICMS/IPI
e Sped Contribuições
O registro 0600 – centro de custos – tem como objetivo
identificar os centros de custos referenciados no registro 0305
(informação sobre utilização do bem). Para que haja a
validação do registro, não podem ser informados dois ou mais
registros com a mesma combinação de conteúdo nos campos
DT_ALT e COD_CCUS.
Nº
01 REG
Campo Descrição
C
Tipo
004*
TAM
-
Dec
O
02 DT_ALT Data da inclusão/alteração
Texto fixo contendo “0600”
N 008* - O
03 COD_CCUS Código do centro de custos C 060 - O
04 CCUS Nome do centro de custos C 060 - O
Obrig
22
O registro I100 refere-se aos centros de custos
mencionados no Regime Especial de Tributação (RET). Muita
atenção porque o centro de custos está sendo relacionado
agora ao Sped fiscal para quem gera ICMS/IPI e ao Sped
contribuições para quem gera PIS/Cofins.
O centro de custo contábil está no registro I100, já o do
Sped fiscal e Sped contribuições está no 0600. Observe que no
registro 0600 ele é obrigatório, então para o Sped fiscal e para
o Sped contribuições o campo centro de custo é obrigatório. E
é o mesmo centro de custos que tem que ser informado no
registro I100 do Sped ECD.
Quem é obrigado a ter centro de custos?
Todas as empresas. É claro que indústrias e serviços que
compõem o custo não tem escapatória, devem ter centro de
custo para compor e demonstrar fiscalmente tais custos. Caso
o contribuinte não adote centro de custos, deverá informar,
pela regra do Sped ICMS/IPI, os seguintes códigos no registro
0600 no campo 03 (COD_CCUS):
a) Tratando-se de atividade econômica comercial ou de
serviço:
Código 1: área operacional
Código 2: área administrativa
b) Tratando-se de atividade econômica industrial:
Código 3: área produtiva
Código 4: área de apoio à produção
Código 5: área administrativa
23
Observe que no Sped ICMS/IPI é obrigatório informar o
centro de custo e quando não utilizar o centro de custo dos
seus sistemas, deve ser informado o centro de custo padrão
do Sped fiscal. Se usar o seu sistema, deve informá-lo. Se o
0600 tem uma obrigatoriedade tanto no Sped fiscal quanto no
Sped contribuições, utilize o mesmo centro de custos no I100
do Sped contábil.
Registro I150: saldos periódicos – identificação do período
Este registro identifica o período relativo aos saldos
contábeis. A periodicidade do saldo é, no máximo, mensal,
mas poderá conter fração de mês no caso de situação especial
(cisão, fusão, incorporação ou extinção).
Os saldos devem ser informados no Sped contábil no
registro I150 mensalmente. Não houve nenhuma novidade
nesse campo.
Registro I157: transferência de saldos de plano de contas
anterior
Se a entidade trocou de plano de contas durante o
período de 2018, ela terá que preencher o registro I157
fazendo do/para; do plano de contas anterior para o plano de
contas novo, saldo a saldo, conta a conta. Um para um.
Cada conta do plano anterior tem que ter uma conta nova
no plano contábil, quando não forem realizados lançamentos
contábeis transferindo o saldo da conta antiga para a conta
nova nos registros I200 e I250.
24
Registro I200: lançamento contábil
Este registro que define o cabeçalho do lançamento
contábil apresenta novidades. Além dos campos E e N, que já
existiam em 2017, foi incluído o campo X. Portanto, agora são
utilizados três tipos de lançamento:
1) Tipo E: lançamentos de encerramento das contas de
resultado
2) Tipo N: demais lançamentos, denominados lançamentos
normais
3) Tipo X: lançamentos extemporâneos
De acordo com as regras da escrituração contábil
definidas pelo Conselho Federal de Contabilidade e publicadas
em 12/12/2014, os lançamentos extemporâneos abrangem,
entre outros, os lançamentos previstos nos itens 31 a 36 da
Interpretação Técnica Geral (ITG 2000 – R1).
Os lançamentos extemporâneos são, por exemplo, os
erros de decisões passadas aos quais a empresa fez ajustes de
exercícios anteriores. Dessa maneira, a empresa vai ter que
indicar que esses ajustes são registros do tipo X. No registro
I200 ficará assim:
No campo “Data de ocorrência dos fatos objeto do
lançamento extemporâneo” deverá ser informada a data da
ocorrência dos fatos objeto de lançamento extemporâneo, ou
seja, quando ocorreu o erro. Por exemplo, foi simulado o
lançamento em 1/1/2018 e ajustada a data de ocorrência em
31/5/2017. As empresas que possuem ajustes anteriores têm
que fazer o mapeamento disso.
25
Mas e se não foi feito o mapeamento e não souber a data?
Nesse caso o Sped permite que seja informado o último
dia do ano do período que foi identificado o erro. Se o erro
ocorreu em 2017, mas não se sabe exatamente o dia e o mês,
deve ser colocado 31/12/2017.
No entanto, se o erro causar impacto tributário, pode
gerar consequências não saber a data, pois como o fisco vai
saber quando aquele lançamento fez o impacto tributário? Se
for receita, de quando ela é? Se for despesa, dedutível de
quando ela é?
Registro I250: partidas do lançamento
Este registro identifica todas as contrapartidas do valor do
lançamento informado no registro I200 (cabeçalho do
lançamento), ou seja, o somatório de todas as contrapartidas a
crédito e o somatório de todas as contrapartidas a débito
devem ser iguais ao valor do lançamento informado no
registro I200.
No histórico completo da partida ou histórico
complementar deverá ser informado tudo que necessita ser
identificado: data do lançamento de origem, informações de
histórico padrão, abreviaturas, etc. E depois será anexado no
registro J800.
26
O histórico completo da partida no caso de lançamentos
extemporâneos, tende a obedecer o item 32 do ITG 2000 (R1).
Então, por exemplo, se foi feito um ajuste de decisões
anteriores, o histórico tem que especificar o motivo da
correção, a data e o número de lançamento de origem. É algo
que deve ser feito, não há outra alternativa. Quando se faz um
ajuste, no registro I200 deve ser informada a origem e no
histórico contábil do registro I250, deve constar o motivo da
correção, a data e o número de lançamento de origem.
Registro I350: saldo de contas de resultado antes do
encerramento
Este registro identifica o período relativo aos saldos
contábeis das contas de resultado antes do encerramento. A
periodicidade do saldo é, no máximo, mensal, mas poderá
conter fração de mês nos casos de abertura, fusão, cisão,
incorporação ou extinção. Não houve modificações nesse
campo.
Registro I355: detalhes dos saldos das contas de resultado
antes do encerramento
O registro I355 traz os detalhes das contas de resultado
antes do encerramento, isto é, o valor do saldo final de cada
conta antes dos lançamentos de encerramento.
27
Registro I500: parâmetros de impressão e visualização do
razão auxiliar parametrizável
Neste registro deve ser especificado o tamanho da fonte a
ser utilizado na impressão do livro Z, que é um livro auxiliar
com formatação especificada pelo próprio usuário. Trata-se
dos parâmetros para montar o leiaute para gerar o livro Z.
No exemplo acima, foi montado um leiaute: conta
auxiliar, descrição da conta auxiliar, saldo inicial, se a empresa
é devedora ou credora, o total de débito, o total de crédito, o
total do saldo e se é devedora ou credora.
Como é que eu sei o que significa cada um desses
campos?
O manual da ECD apresenta o formato que eu tenho que
gerar esses campos. Assim, na primeira coluna tem que ter
I510, na segunda coluna um resumo da descrição, na terceira,
a descrição do campo, na quarta, o tipo, se é numérico ou se é
letra e assim por diante. Mostra o tamanho da letra, tamanho
do espaço. Tudo para que o usuário consiga montar o leiaute
do livro Z, como se fosse uma coluna de Excel.
O registro I500 é o parâmetro de impressão, onde pode
ser verificado cada campo formado. (Veja fig.7)
28
6. Demonstrações contábeisBloco J Registro J005: demonstrações contábeis
O principal ponto do registro J005 é definir se a empresa é
obrigada ou não a consolidar as demonstrações contábeis. No
caso de uma controladora, a empresa será obrigada a
consolidar as demonstrações contábeis e, portanto, deverá
preencher como tipo 1 as próprias demonstrações contábeis e
como tipo 2 a demonstração consolidada.
É necessário lembrar que a regra de consolidação pode
ser que obrigue essa empresa a gerar um outro bloco que é o
K do Sped ECD, referente aos conglomerados econômicos.
Verifique a Lei nº 6.404 e o CPC 36 (Comitê de
Pronunciamentos Contábeis) para certificar-se se a empresa
está obrigada a consolidar de acordo com os conglomerados
econômicos. O campo 2 do registro (figura 7) não está
diretamente ligado a conglomerados econômicos, mas
certamente se a empresa é um conglomerado, ela pertencerá
ao tipo 2. Por causa disso, outras empresas presentes na regra
de consolidação de demonstrações contábeis deverão
preencher os campos 1 e 2, sem precisar do bloco K.
29
Em outro exemplo, a empresa gerou de janeiro a
dezembro as demonstrações individuais, obedecendo o
contrato social, e gerou no mesmo período as demonstrações
consolidadas em obediência à regra de consolidação, porque
provavelmente é uma controladora. Ela gerou
trimestralmente, pois talvez seja lucro real trimestral ou lucro
presumido. Sendo assim, pode ser que ela tenha que gerar as
demonstrações mais de um período, mais de um formato
como mostra a estrutura (figura 8).
No exemplo, foi feita a antecipação de distribuição de
lucro. Tecnicamente não existe antecipação, é preciso
demonstrar que houve lucro, por isso deve fazer a
demonstração de resultado e o balanço naquele período de
antecipação. E assim sucessivamente. Toda vez que houver
necessidade de gerar uma demonstração contábil, será aberto
um registro J005 para isso.
Registro J100: balanço patrimonial
30
O balanço patrimonial tem que ter estrutura de balanço.
Parece óbvio, mas é importante verificar se o sistema está
gerando essa estrutura corretamente e se os códigos de
aglutinação mostrados aqui anteriormente no registro I052
aparecem na ordem correta. Por exemplo, na figura 8, se ao
invés de 113, 115 e 125 for mostrada uma ordem diferente.
Ainda na figura 8, é possível notar que o código de
geração só aparece nos registros detalhes. No totalizador de
demonstrações contábeis do balanço não existe código de
aglutinação. Ele deve estar em ordem, porém, às vezes o
sistema faz a inversão, colocando que o código gerador 115 é
do caixa e 113, por exemplo, é da conta de investimento.
O problema ocorre quando for tirar o balanço dentro do
Sped contábil, pois ele vai sair bagunçado. O código de
aglutinação tem que estar na ordem que vai sair depois na
emissão do balanço. Em nosso exemplo, ele está na ordem
correta.
31
Outro ponto, é saber se o sistema não está gerando um
balancete ao invés de um balanço. A responsabilidade nesse
caso será totalmente do contador, inclusive há uma
observação no registro J100 do manual do Sped ECD.
É preciso ficar atento também ao campo nota da nota
explicativa. Ele deve ser preenchido dentro do balanço.
Conforme mostra o exemplo da figura 9, nesta tela será
informada a referência. Se foi colocado 7.2, significa que a nota
7.2 da nota explicativa diz respeito à caixa e equivalente de
caixa que compõe essa conta. E assim por diante. Esse campo
é obrigatório de acordo com as regras contábeis e não dão
erro na ECD. É responsabilidade do contador estar em
conformidade com essa informação.
Registro J150: demonstração do resultado do exercício
(DRE)
Neste registro deve ser informada Demonstração de
Resultado do Exercício (DRE) da pessoa jurídica a partir dos
códigos de aglutinação informados no registro I052. O nível de
detalhamento das demonstrações contábeis é de
responsabilidade exclusiva da pessoa jurídica. Os registros
devem ser gerados na mesma ordem em que devem ser
visualizados.
32
O registro 150 apresenta uma novidade não muito boa
neste ano. No ano passado, havia o valor do ano corrente e o
valor do ano anterior e não existia o campo nota. No leiaute
deste ano foi retirada a referência ao ano anterior que servia
para gerar demonstração de resultado. Dessa forma, as
empresas que precisam se adequar à norma internacional,
que são todas, deverão gerar a demonstração de resultados
novamente e anexar no registro J800 para estar em
conformidade à norma internacional de Contabilidade. No
Sped contábil ficará dessa forma:
Também é obrigatória a referência da nota explicativa
dentro da demonstração de resultado no Sped contábil. Se,
porém, for informada uma referência de nota explicativa e
esta não for anexada no registro J800, dará erro na hora da
validação.
33
Registro J210: DLPA – Demonstração de Lucros ou Prejuízos
Acumulados e DMPL – Demonstração de Mutações do
Patrimônio Líquido
O registro J210 – DMPL ou DLPA não tem novidades em
relação ao ano anterior, a não ser o campo nota da nota
explicativa, que deve ser preenchido com atenção para ficar
em conformidade.
Esse relatório não atende 100% da regra internacional já
que não apresenta o ano anterior completo para
comparabilidade, então mais uma vez é recomendado que
seja anexado novamente no registro J800.
Na figura 11, vemos como fica o J210 na ECD: o período, os
lançamentos e o que compõe o fato contábil.
34
Registro J800 - outras informações
No registro J800 devem ser anexadas as notas explicativas
nos casos de empresas obrigadas à Demonstração de
Resultado Abrangente (DRA), à Demonstração de Fluxo de
Caixa (DFC) e a de capital aberto a Demonstração de Valor
Adicionado (DVA).
Empresas obrigadas a transmitir o relatório de
administração e parecer de auditores, é recomendado anexar
o balanço, a demonstração de resultados, a DMPL, de acordo
com as normas internacionais de Contabilidade, sendo
inseridas no código 99 (ver figura 12).
Registro J801: termo de verificação para fins de
substituição de ECD
O registro J801 funciona como um termo de verificação
para fins de substituição da ECD. Ele só vai ser preenchido se a
empresa for substituir a ECD, conforme prevê a Instrução
Normativa RFB nº1.420/2013. O prazo máximo para substituir
a ECD é o ano imediatamente anterior. Então, por exemplo, só
é possível substituir a ECD de 2017 até o envio da ECD de 2018.
É preciso ficar atento ao limite de preenchimento desse
campo.
35
A entidade deverá preencher o registro J801 com o código
do motivo da substituição:
001 – Mudanças de saldos das contas que não podem ser
realizadas por meio de lançamentos extemporâneos
002 – Alteração de assinatura
003 – Alteração de demonstrações contábeis
004 – Alteração da forma de escrituração contábil
005 – Alteração do número do livro
099 – Outros
Registro J900: termo de encerramento
Basicamente é preciso prestar atenção se o período e o
nome da empresa estão corretos.
Registro J930: signatários da escrituração
Quem deve assinar a ECD? De acordo com o manual do
Sped contábil essa é uma regra estritamente fiscal, inclusive há
uma observação sobre isso em sua atualização deste ano. A
ECD deve ser assinada pelo contador e pelo e-CNPJ, mas para
estar em obediência também ao Código Civil, é necessário
verificar o contrato social da empresa.
Se no contrato social estiver escrito que um dos sócios
deve assinar, então a ECD será assinada pelo e-CPF, além dos
já mencionados e-CNPJ e o contador. É importante ressaltar
que dentro da ECD é preciso estar em conformidade com as
legislações, tributárias e societárias. Mesmo assim, há muitas
36
empresas transmitindo a ECD seguindo as regras tributárias e
esquecendo-se das societárias. No passado, quando a ECD era
enviada à Junta Comercial para autenticação, aquelas cujas
assinaturas estavam inconsistentes ou não estavam de acordo
com o contrato social, voltavam. A regra continua valendo, a
diferença é que não é a Junta que a analisa, quem o faz é o
próprio contador. Fiquem atentos para não assinar da forma
incorreta.
Registro J932: signatários do termo de verificação para fins
de substituição da ECD
O registro J932 identifica os signatários do termo de
verificação somente se a empresa estiver substituindo a ECD.
Se for a ECD original, não se preenche este campo.
As ECDs substitutas devem ter o termo de verificação para
fins de substituição da ECD assinado:
I – pelo próprio profissional da contabilidade que assina os
livros contábeis substitutos; e
II – quando as demonstrações contábeis tenham sido
auditadas por auditor independente, pelo próprio profissional
da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos e
também pelo seu auditor independente.
37
7. Multas por atraso naentrega da escrituração digital No final do ano passado, o artigo 12 da Lei nº 13.670/2018
trouxe algumas modificações em relação às multas por atraso,
erros ou omissões da ECD. Se anteriormente, por exemplo, a
empresa de lucro presumido que não enviasse a ECD teria
uma multa de R$ 500,00 por mês ou fração e não existia limite,
pela nova lei, a multa é 0,02% da receita bruta por dia, limitada
a 1% em cinquenta dias de atraso. A mesma multa se aplica
nos casos de empresas de lucro real. Ainda sobre o lucro real,
no caso da ECF a multa é de 0,25% do lucro líquido, e limitação
diferente. As duas multas referem-se ao lucro real, se não for
transmitir a ECD, e para a ECD, apenas uma.
Quanto a informações inexatas, também houve uma
mudança. Ao invés de 3%, atualmente é 5% do valor da receita
bruta; 5% do valor da operação e o limite é 1% do valor da
receita bruta. As multas tendem a ser mais pesadas, porque
atualmente são em cima da receita. Veja o quadro
comparativo (figura 12).
38
É preciso ficar atento para não atrasar a entrega, para que
não haja incorreções, erros ou vícios dentro da escrituração.
Para aqueles que se encontram nessas situações, as multas
podem ser reduzidas de acordo com as regras abaixo:
Reduções:
Em 90% se apresentada até 30 dias após o prazo;
Em 75% se apresentada até 60 dias após o prazo;
Em 50% se apresentada antes da intimação fiscal;
Em 25% se apresentada no prazo fixado na intimação.
As alterações de leiaute da ECD para o ano-calendário 2019
são as discriminadas abaixo. Os Manuais de orientação serão
publicados até o dia 30 de novembro de 2019.
1 - ECD – Leiaute 8
1.1 - Bloco C – construído pelo próprio programa (recuperação
da ECD anterior).
1.2 - Registro 0000 - Criação de três campos:
Campo IND_CENTRALIZADA: indicativo de modalidade de
escrituração centralizada ou descentralizada (0 – Escrituração
centralizada; 1 – Escrituração Descentralizada).
8. Mudanças do Leiaute 8.00para o ano calendário 2019:
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Campo IND_MUDANCA_PC: indicativo de mudança de
plano de contas (0 – Não houve alteração de plano de contas;
1 – Existe alteração no plano de contas).
Campo COD_PLAN_REF: código do plano referencial
(códigos de um dos planos referenciais existentes ou vazio –
na ECD não há obrigatoriedade de mapeamento).
1.3 - Registro I051 – Exclusão do campo COD_PLAN_REF -
código do plano referencial.
1.4 - Registro J100
- Serão permitidas duas linhas de nível 1: Ativo Total e Passivo
Total.
- Serão exigidos, no mínimo, três níveis.
1.5 - Registro J150
- Será permitida uma linha de nível 1: Resultado do período.
- Serão exigidos, no mínimo, três níveis.
- Criação de três campos.
Campo NU_ORDEM: número de ordem da linha na
visualização da DRE (será o campo que ordenará as linhas da
DRE no momento da impressão).
Campo VL_CTA_ULT_DRE: valor total do código de
aglutinação informado na DRE do período imediatamente
anterior.
Campo IND_DC_CTA_ULT_DRE: indicador da situação do
valor total do código de aglutinação da DRE do período
imediatamente anterior (D = Devedor, C = Credor).
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Renata Santana Santos
