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Como priorizar ações?

Como priorizar?

Infelizmente, não temos tantos braços como um polvo. Mas somos responsáveis pela realização de muitas ações em nosso cotidiano. Como decidir o que iremos fazer primeiro? Como priorizar?

Na administração pública...

• O período de uma gestão de governo é relativamente curto face às inúmeras demandas.

• A gestão democrática suscita inúmeras propostas. Soma-se a estas a visão do gestor, consolidada também perante necessidades recorrentes da sociedade. Filtrar e refinar um conjunto grande de propostas é uma tarefa relativamente complexa.

(Pinheiro, 2013)

Priorizar para quê?

Delimitamos um problema e elaboramos hipóteses sobre suas causas

Elaboramos ações para resolver as causas dos problemas

Para chegarmos a algo realizável precisamos elencar o que será realizado.

Priorizamos para

termos uma atuação

efetiva ao lidarmos

com problemas.

Afinal, é necessário

focalizar nossos

recursos para

viabilizar mudanças.

Como priorizar?

• Definir critérios de forma racional;

• Critérios devem ser pactuados e comunicados a toda equipe.

• Quanto maior a segurança da equipe em relação aos critérios que possibilitam a priorização, mais fácil é cumprir o planejado, negociando com os outros atores a não realização de demandas não previstas.

1) Maior impacto social

Quais ações vão impactar de forma mais efetiva na melhoria da aprendizagem dos alunos, na sua formação como cidadãos?

2) Capacidade de ação governamental

Qual é a disponibilidade da equipe para executar as ações planejadas?

O que temos capacidade para fazer e o que não temos capacidade para fazer?

Se precisa ser realizada, mas não há capacidade, é preciso pensar em quais ações tomar

para que a ação possa ser realizada.

3) Disponibilidade de recursos

Considerando que meus recursos são escassos e limitados, quais ações irão potencializá-los?

Ações que comprometem grande porcentagem do montante total de recursos do órgão gestor devem ser cuidadosamente analisadas: seus impactos são grandes o suficiente para compensar o gasto?

4) Demandas da sociedade

Entre as ações que eu preciso realizar, quais representam demandas reais da sociedade, da comunidade escolar?

5) Existência de propostas para implementação das políticas públicas

Eu consigo desenvolver, neste momento, propostas de solução para o problema social identificado?

Na sociedade, há propostas de solução do problema social identificado?

6) Impacto sobre outros processos da secretaria

• Entre as ações que eu preciso fazer, quais aquelas que, se não forem feitas, impactam sobre outros processos da secretaria?

Ex.: Processo de matrícula

7) Básico X Ações incrementais

• Esforço da equipe e uso de recursos deve primeiro garantir a realização das tarefas básicas e prioritárias.

Metodologias para priorização dos problemas e das ações

Gravidade

Urgência

Tendência

Gravidade

Representa o provável dano ou prejuízo que pode decorrer de uma

situação.

Ele é analisado pela consideração da intensidade ou impacto que

algum dos problemas em análise podem ocasionar caso venha a

ocorrer. Seus danos podem ser avaliados de forma quantitativa ou

qualitativa, com seus efeitos sendo analisados a médio e longo

prazo.

5

Extremamente grave

4

Muito grave

3

Grave

2

Pouco grave

1

Sem gravidade

Priorização dos problemas

Gravidade

Urgência

Tendência

Urgência

Representa a questão do tempo que existe para resolver um

problema, ou uma dada situação. Em termos mais simples, esse

aspecto é analisado pela pressão que o tempo impõe, levando em

consideração os prazos para a resolução do problema. Quanto

maior a urgência, menor será o prazo disponível para resolver o

problema em questão e vice versa.

5

Precisa de ação imediata

4

É urgente

3

O mais rápido possível

2

Pouco urgente

1

Pode esperar

Priorização dos problemas

Gravidade

Urgência

Tendência

Tendência

Esse aspecto representa o potencial de crescimento do problema e

a probabilidade dele se tornar maior com o passar do tempo.

Nesse quesito é preciso analisar o padrão ou a tendência de

evolução da situação. A pontuação da tendência de um problema

acontece a partir da classificação de que ele irá piorar rapidamente

(5), ou de que apenas não irá mudar (1).

5

Irá piorar rapidamente

4

Irá piorar em pouco tempo

3

Irá piorar

2

Irá piorar a longo prazo

1

Não irá mudar

Priorização dos problemas

Nosso amigo Carlos é um motorista muito preocupado com a condição de seu

automóvel.

Como ele não dispõe de todos os recursos de que gostaria, não consegue

tratar de todos os problemas de seu veículo.

Vamos ajudá-lo a priorizar suas necessidades de manutenção!

Metodologias para priorização dos problemas

Priorizar a manutenção de um automóvel:

FATOR G U T G x U x T Priorização

Pneu careca

Para-lama amassado

Luz de freio não acende

Vazamento no freio

Luz interna queimada

Motor engasgado

Metodologias para priorização dos problemas

PROBLEMA G U T G x U x T Priorização

Impacto

Esse aspecto representa o potencial de solução que a nossa ação

traz para combater as causas do problema.

Nesse quesito é preciso analisar o quanto que, se concretizada,

nossa ação contribuirá para a diminuição ou até a eliminação da

causa.

1

Baixíssimo impacto

2

Relativo impacto

3

Moderado impacto

4

Considerável impacto

5

Elevado impacto

Impacto

Governabilidade

Recursos

Priorização das ações

Impacto

Governabilidade

Recursos

Governabilidade

A governabilidade diz respeito não só ao domínio das competências

necessárias para implementar uma ação, como também do âmbito

político e da relevância da ação para o programa de governo, Plano

Plurianual, Plano Municipal de Educação, Plano Nacional da Educação,

entre outros compromissos assumidos pelo poder público municipal.

Interesse Político

Compromisso Político

Domínio de recursos, competências e meios

Priorização das ações

1

Baixíssima governabilidade

2

Relativa governabilidade

3

Moderada governabilidade

4

Considerável governabilidade

5

Altíssima governabilidade

Priorização das ações

Impacto

Governabilidade

Recursos

Recursos

O critério dos recursos procura demonstrar o quanto uma ação está

dentro da capacidade de despesa do poder público municipal.

Investimento

5 - Baixo ou assimilável pelo orçamento

3 - Médio, assimilável com remanejamento orçamentário;

1 - Alto, requererá grandes cortes orçamentários. Custeio futuro

5 – Baixo, assimilável sem maiores problemas;

3 – Médio, assimilável com remanejamento orçamentário;

1 – Alto, comprometerá outros custeios.

Financiamento Externo

5 - Sim e são facilmente acessíveis;

3 - Sim e demandarão certo empenho governamental; 1 - Não, ou são dificilmente acessíveis.

1

Baixíssima disponibilidade

2

Relativa disponibilidade

3

Moderada disponibilidade

4

Considerável disponibilidade

5

Elevada disponibilidade

Metodologias para priorização das ações

AÇÕES I G R I x G x R Priorização