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Unidade de Formação de Curta Duração nº 728
1
UFCD – Unidades formação curta duração;
Duração: 25 horas;
Datas da formação: de 11 a 15 Novembro
2013;
Horário: 10h – 13h e das 14h – 16h.
2
Identificar, planear e monitorizar os
processos relacionados com os
fornecedores e as compras;
3
Identificar e aplicar as metodologias e as
técnicas para seleção, avaliação e
classificação de fornecedores.
4
Norma ISO 9001: 2008;
Importância dos fornecedores;
Gestão das compras;
Requisitos de compra;
Seleção de fornecedores;
Inspeção da compra;
Avaliação de fornecedores.
5
Empenho dos participantes;
Trabalho de grupo:
Definir a empresa;
Caracterizar o que comercializamos;
Caracterizar o processo de compras e avaliação de
fornecedores.
Teste de avaliação de conhecimentos.
6
Requisitos da norma;
Focalização no cliente;
Abordagem por processos;
Ciclo da melhoria continua;
Requisitos de documentação;
8
Requisitos da norma:
Responsabilidade da gestão;
Gestão de Recursos;
Realização do produto / prestação do serviço;
Medição análise e melhoria.
9
Seis procedimentos obrigatórios;
Controlo dos documentos;
Controlo dos registos;
Auditoria interna;
Controlo do serviço / produto não conforme;
Ações corretivas;
Ações preventivas.
10
Estes procedimentos têm de estar
documentados, mas podem estar agregados
num (ou em vários) documento (s).
Só o capítulo 7 permite exclusões á norma.
11
Procedimento ≠ Processo
Processos englobam vários procedimentos;
Procedimento é uma forma fazer algo, uma
metodologia…
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Processo
Procedimento
Actividade 1
Tarefa A
Tarefa B
Actividade 2
Actividade n… Procedimento
2…
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Gestão de Rh’s
Recrutamento
Organização das fontes
Seleção
Evolução
Formação
Levantamento das
necessidades
Formação
Avaliação da eficácia
Avaliação da satisfação;
Avaliação de desempenho
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Como saber se é um processo ou um
procedimento?
Depende da importância que têm para a
organização;
Depende da complexidade;
Quem define é a organização!
15
Uma dica:
Processos são caracterizados no manual da
qualidade ou em fichas de processo;
Processos são monitorizados;
Mapa de processos.
16
Uma dica:
Procedimentos são caracterizados em
procedimentos;
Procedimentos podem não ser monitorizados,
depende do contributo que têm no processo.
17
Uma dica:
18
Processos
Manual / Fichas processo
Metodologias
Procedimentos
Actividades
Instruções de trabalho
O ponto 7.4 da norma aborda a temática
compras.
Não tem de ser um processo;
Não menciona como fazer, a organização
apenas tem de caracterizar.
19
A importância dos fornecedores
A influencia dos fornecedores é transversal
a toda a organização uma vez que afeta:
Os requisitos do produto / serviço final:
Qualidade interna;
Qualidade perceciona pelo clientes (externa).
21
A viabilidade da organização:
Necessidades de stocks;
Disponibilidade financeira.
22
Porquê escolher os fornecedores?
Para promover a qualidade da matéria prima
que é adquirida pela organização;
Para promover a qualidade interna;
23
Para aumentar a qualidade do produto / serviço
da organização;
Para aumentar a satisfação do cliente,
Para promover a fidelização dos clientes.
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Mas o que é uma produto ou serviço de qualidade?
É aquele que cumpre com os requisitos:
Internos – os que a organização considera relevantes
para o produto / serviço atingir a performance
desejada;
Externos – os percecionados pelo exterior.
25
Dependendo do que somos a qualidade é:
26
Cliente Empresa
Satisfação que retiramos de um
produto ou serviço
As exigências, necessidades e
expectativas são satisfeitas
Aumentos de
produtividade
Diminuição dos custos
totais
A definição de qualidade é de tal modo abrangente, que
envolve não apenas as pessoas mas também as: funções,
equipamentos, processos, fornecedores, distribuidores,
clientes, etc., incluindo todos os aspetos de um produto,
desde o desenvolvimento do projeto, recebimento de
matéria-prima, produção, entrega e serviço pré e pós-
venda e tudo o que diz respeito ao valor para o consumidor.
27
Então como gerir os fornecedores?
Encarando todas as atividades como fazendo
parte de um processo;
O que é um processo?
Conjunto de atividades que utiliza recursos para
transformar entradas em saídas
28
29
Inputs Outputs Processo
Recursos: -Ingredientes - Massa - Receita - Forno - Acessórios - Mão-de-obra
Fazer a massa
Colocar os
ingredientes cortados
sobre a massa
Cozedura a 70ºC
durante 30 min,
Servir
30
I&D de produtos Produção
Gestão e Planeamento
Marketing e vendas
Compras e Faturação
Gestão de Recursos
Necessidades mercado
Necessidade novo produto
Especificações do produto
MP
Necessidades de MP
Características do produto e perfil publico alvo
Custos de I&D produto
Campanha publicitária e produto
Plafond
Mercado
Como gerir os fornecedores?
Identificando os tipos de fornecedor:
Fornecedor interno;
Fornecedor externo.
Identificando as matérias primas / serviços que
influenciam o produto / serviço final.
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Então como gerir os fornecedores?
Identificando os requisitos da organização
enquanto cliente;
Fazendo a gestão das compras;
Selecionando os fornecedores;
Avaliando os fornecedores.
32
Trabalho de grupo - Suponha que é sócio do
colega do lado. Caracterize o negócio que
gerem, nomeadamente:
O que produzem e comercializam;
As matérias primas / serviços que necessitam;
Se existem fornecedores internos;
33
Trabalho de grupo
Quem são os fornecedores externos;
Caracterize a empresa de acordo com a
abordagem por processos;
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Stocks - É o conjunto de unidades de cada
artigo, que constitui uma determinada
reserva para satisfazer uma futura
necessidade de consumo.
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Tipos de stocks:
Stock normal;
Stock de segurança;
Stock afetado;
Stock global.
37
Stock normal – São todos os artigos
consumidos regularmente:
Ativo – São colocado em espaços próprios de onde
são retirados para a satisfação imediata das
necessidades dos utilizadores.
Reserva – são as existências do stock normal que
não tem espaço no local designado ao stock activo.
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Stock de segurança – é o destinado à prevenção
de ruturas originadas em:
Excessos de consumo em relação ao previsto;
Aumentos dos prazo de entrega dos fornecedores;
Rejeições de material na receção;
Falta de material por deterioração, furtos…
39
Stock afetado – parte do stock que se
encontra destinado a fins específicos.
Stock global – Toda a existência física de um
artigo num determinado momento. É a
soma do anteriores.
40
Relativamente ao processo produtivo os
stocks podem classificar-se em:
Produtos de comercialização;
Produtos de consumo;
Matérias primas ou componentes;
Materiais auxiliares;
41
Materiais de conservação, peças e acessórios;
Ferramentas;
Embalagens;
Produtos finais.
42
Os stocks têm o papel de amortecedores
entre as compras, as vendas e a produção.
São úteis porque defendem a empresa da
escassez, providenciando faltas causadas
pelos desequilíbrios dos ritmos de
produção.
43
São muitas vezes uma medida estratégica
Comprar quando o produto está mais barato;
Comprar em grandes quantidades para obter
benefícios económicos.
44
Gestão de stocks – a gestão de stock tem 3
vertentes:
Económica;
Administrativa;
Física.
45
Gestão económica dos stocks:
46
Após conhecer a evolução dos stocks
Formular previsões dos consumos
Decidir o quê /quando e quanto encomendar
Conseguir melhorar a qualidade do produto ao mínimo custo
Gestão administrativa dos stock – Definição
de regras e suportes documentais para o
controlo administrativo e contabilístico.
Por exemplo inventários.
47
Gestão física dos stocks (ou material) –
aborda as questões relacionadas com o
espaço físico, tais como localização e
dimensão dos armazéns;
Tem como objetivo o acesso fácil, seguro e
económico aos bens.
48
Como localizar os artigos em stock?
Atribuindo uma Designação – descrição do artigo
Atribuindo 1 código numerado.
Por exemplo:
Descrição - Caneta uni-ball eye micro preta
Código de barras - 4902778913765.
49
Numa produção podemos ter 4 tipos de
stocks:
Stocks necessários à produção – matérias
primas, protótipos e peças intermédias
fabricadas na organização.
50
Stock de peças de substituição, materiais e
produtos consumíveis, para o parque de
máquinas e ferramentas;
Stocks de produtos em curso, isto é de produtos
semi acabado;
Stocks de produtos acabados.
51
Os stocks tem dois motivos de ser:
Deliberados – A organização tomou medidas
para que existissem;
Involuntários – A organização não previu, nem
planeou a sua existência.
52
Stocks deliberados:
Produção antecipada ( nivelamento de flutuações);
Stock de segurança (para o caso de avarias e
defeitos);
Stock provenientes de lotes de grande dimensão
(para evitar os tempos de mudança de serie).
53
Stocks involuntários:
Erros nas previsões da procura;
Utilização aleatória dos meios de produção;
Stock provenientes de lotes de grande
dimensão.
54
Os stocks são necessários ,mas
dispendiosos, pois envolvem:
Custos de compra – preço;
Custos de realização da encomenda:
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Tempo e materiais despendidos pelos colaboradores
a efetuar encomendas;
Transporte da encomenda até ás instalações;
Custos de instalações do departamento das compras;
Custos de manutenção das instalações (agua, luz
telefones, fax, internet, selos ).
56
Custos de armazenagem;
Despesas relativas ás instalações dos armazéns;
Juros do capital imobilizado em stock;
Desvalorização do stock.
57
A redução de stocks está sempre associada
a:
Alterações dos prazos de produção;
Redução dos prazos de entrega dos
fornecedores.
58
Como minimizar o stock conservando um
nível de serviço satisfatório?
Depende da natureza do stock;
Das entradas e das saídas.
59
É impossível atribuir a mesma importância
a todos os stocks;
A gestão dos stocks é seletiva:
Numa fábrica de parafusos o papel da ordem de
trabalho é menos importante que o metal…
60
Como fazer então?
Estabelecer critérios de destino;
Estabelecer critérios de valor .
61
Exemplo:
Utilizando regra dos 80/20
20% dos artigos em stock representam 80% das
sadas (do stock) mensais:
Existem artigos com muita saída o que pode indicar a
necessidade de mais stock (de segurança) para aquele tipo
de artigos.
62
Aferir a importância dos stock para a
organização:
Classificação ABC
Classe A – Itens muito importantes;
Classe B – Grupo intermédio:
Classe C – Itens menos importantes.
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Classificação A – são artigos que sustentam as
vendas. Percebe-se que apenas 5% a 20% dos
itens correspondem a 80% da faturação. Tem
alta rotatividade.
Classificação B – corresponde a 25% a 40% do
stock e a sensivelmente 15% das vendas.
Rotatividade média.
65
Classificação C – São responsáveis por 5% das
vendas mas representam 50% a 70% do stock
A classificação ABC permite tomar decisões
relativas a investimentos em stock com base na
importância dos bens para a produção /serviço
prestado.
66
Operações de gestão de stocks:
Armazenagem;
A gestão das entradas e das saídas;
Os inventários.
67
A armazenagem – existem 2 tipos de
armazenagem:
Mono armazém – Todos os produtos são
armazenados e geridos num único armazém;
Multi –armazém – Os stocks estão divididos por
vários locais.
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Gestão das entradas e as saídas:
A cada momento de entrada ou de saída deve
corresponder uma transação.
O ideal é o registo ser feito informaticamente,
pois permite saber instantaneamente as
existências e evitar ruturas / excessos.
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A relação entre as quantidades reais e as
mencionadas no sistema depende apenas do
rigor com que são feitos os movimentos.
O ideal é adotar a ideia de cliente interno:
As diferentes áreas são clientes do armazém.
70
A gestão das entradas compreende 2
movimentos:
Receção – Os artigos entram, são verificados e são
registados (p.e. local, tipo e quantidades);
Saída – Os artigos são retirados de stock mediante a
apresentação de requisição do cliente interno. É
dada a baixa do stock.
71
Os inventários – permitem conhecer a
situação das existências. Podem ser:
Permanentes – através das transações;
Intermitentes – uma vez por ano e no final do
ano faz-se o saldo contabilístico.
72
Rotativos – avalia-se os stocks por grupos de
artigos. A frequência deste inventário é
diferente consoante o tipo / importância do
artigo.
73
Trabalho de grupo
Caracterize a gestão das compras:
Fluxograma;
Descrição;
Responsabilidades;
Documentos relevantes.
74
A organização deve assegurar que o produto
comprado está conforme com os requisitos de
compra especificados.
O tipo e a extensão do controlo devem depender
do efeito do produto comprado no produto final.
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A informação de compra deve descrever o produto
a ser comprado, incluindo quando apropriado:
Requisitos para a aprovação de produto, de
procedimentos , de processos e de equipamentos;
Requisitos para qualificação de pessoal;
Requisitos do sistema de gestão da qualidade;
77
78
MP Característica a avaliar
Alumínios anodizados lacados Qualidade do tratamento
Alumínio Bruto Qualidade e dimensões
Madeiras-Aglomerados Qualidade do revestimento e estado geral dos bordos
Madeiras-Maciças Dimensões e qualidade
Material de fixação Conformidade com o pedido- Quantidades e artigos.
Ferragens Qualidade, quantidades
Vidros Qualidade, quantidades dimensões
Colas Quantidades e artigos
Isolantes Quantidades e artigos
Pavimentos Qualidade, quantidades
informatica Qualidade, quantidades
79
80
Trabalho de Grupo:
Faça um levantamento dos produtos a comprar;
Defina a importância dos produtos comprados;
Defina os critérios a que os produtos e os fornecedores
têm de cumprir;
Construa a respetiva nota de encomenda a fornecedor.
81
Para fazer encomendas é essencial saber
onde e quais os fornecedores que podem
satisfazer as necessidades da organização
enquanto cliente.
Para isso é necessário ter uma base de
dados dos fornecedores.
83
À luz da ISO 9001:2008 essa base de dados
é a lista de fornecedores aprovados (ou
qualificados);
A LFA é o resumo das fichas de
fornecedores;
84
Dados que devem constar na ficha de
fornecedor:
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Designação;
Morada;
Contactos;
Tipo de produtos;
Condições de entrega;
Condições de pagamento.
A organização deve selecionar os
fornecedores com base nas suas aptidões
para fornecerem os produtos de acordo com
os requisitos da organização.
Devem ser estabelecidos os critérios de
seleção.
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Exemplos de metodologias de seleção de
fornecedores:
Questionário;
Auditoria;
Compra piloto.
87
93
Trabalho de grupo:
Defina a metodologia de seleção de
fornecedores;
Fluxograma;
Descrição do fluxograma;
Responsabilidades;
Documentos envolvidos.
94
A organização deve estabelecer e
implementar as atividades de inspeção ou
outras necessárias para assegurar que o
produto comprado vai de encontro aos
requisitos de compra especificados.
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Quando a organização ou o seu cliente
tencionarem proceder a verificações nas
instalações do fornecedor, a organização
deve declarar, na informação de compra, as
disposições de verificação pretendidas e o
método para libertação do produto.
97
Lembram-se disto?
98
MP Característica a avaliar Alumínios anodizados lacados Qualidade do tratamento Alumínio Bruto Qualidade e dimensões Madeiras-Aglomerados Qualidade do revestimento e estado geral dos
bordos Madeiras-Maciças Dimensões e qualidade Material de fixação Conformidade com o pedido- Quantidades e
artigos. Ferragens Qualidade, quantidades Vidros Qualidade, quantidades dimensões Colas Quantidades e artigos Isolantes Quantidades e artigos Pavimentos Qualidade, quantidades informática Qualidade, quantidades
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Métodos de inspeção Classificação
Das Características
Amostra Dispositivo de
Inspeção Dim. Freq.
Homogeneidade, isenta de manchas e rugosidades. 1unid /lote 100% Visual
Isenção de sujidades dimensões corretas 1unid /lote 100% Visual e fita métrica
Homogeneidade no aspeto, bordos sem “esmilhados” Lote 100% Visual
Ausência de nós e empenos, dimensões corretas Lote 100% Visual e fita métrica
O material recebido deve corresponder ao pedido de compra Lote 100% Visual – Descrição nas embalagens
Homogeneidade no aspeto- deve corresponder ao pedido de compra
Lote 100% Visual – pedido de compra
Acabamento perfeito, quantidades e dimensões conforme pedido
Lote 100% Visual – pedido de compra-fita métrica
Quantidades conforme pedido de compra Lote 100% Visual – físico pedido de compra
Quantidades conforme pedido de compra Lote 100% Visual – físico -pedido de compra
Ausência de mossas e rasgos nas embalagens, quantidades e artigo conforme pedido de compra
Lote 100% Visual –físico- pedido de compra
Funcional a 100%, quantidades conforme pedido de compra Lote 100% Visual –físico- pedido de compra
Então o que fazer com matéria prima que
não cumpre com os requisitos que a
organização definiu?
Definir a metodologia caso aconteça.
Definir o que é Matéria prima não conforme.
102
Não conformidade é o não cumprimento de um
ou vários requisitos especificados pelo cliente!
Por vezes um pequeno incumprimento não leva
à rejeição;
Comunicar ao fornecedor a decisão, caso isso
aconteça (aquando a encomenda)
103
As não conformidades podem ser:
Internas – São detetadas internamente e só a
organização sabe que ocorreram;
Externas – São externas à organização, porque:
As internas passaram para fora de portas da
organização;
As dos fornecedores incluem-se aqui!
104
Isto é aplicável
à organização
enquanto
cliente e
enquanto
fornecedor!
105
Oque fazer com MP não conforme?
Etiquetar;
Deslocar para zona de não conformes;
Devolver;
Registar a ocorrência.
106
Trabalho de grupo:
Construa uma metodologia para verificação do
produto comprado:
Defina o Plano de monitorização da MP;
Tratamento de MP não conforme.
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Porquê avaliar os fornecedores?
Para conhecer as suas potencialidades.
Para os fazer participar em eventuais parcerias.
Para otimizar o stock.
Para controlar o número de fornecedores.
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Como avaliar os fornecedores?
Não existem duas metodologias iguais!
Tendo em conta a importância do bem
fornecido, nomeadamente fazendo o balanço
entre os requisitos exigidos e os cumpridos.
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Como fazer a avaliação de fornecedores?
Estabelecer a periodicidade:
Continua – A avaliação é feita após cada encomenda;
Pontual – Em determinadas alturas do ano,
planeadas;
Mista – parte da avaliação e feita em continuo e a LFA
é emitida 1 vez por ano.
111
Estabelecer os documentos que evidenciam o
desempenho dos fornecedores:
Nota encomenda a fornecedores;
Plano monitorização de matéria prima (ou serviços,
ou outros)
Registos da inspeção na receção.
112
Estabelecer um método de avaliação:
Formula de cálculo;
Escala de desempenho;
Estabelecer ações a tomar, mediante a escala de
desempenho.
113
Trabalho de grupo:
Construa uma metodologia de avaliação de
fornecedores:
Fluxograma;
Descrição;
Responsabilidades;
Documentos relevantes.
118
Trabalho de grupo:
Elabore os documentos da avaliação de
fornecedores;
Teste a metodologia.
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