COMPRAS E LOGÍSTICA

COMPRAS E LOGÍSTICA

CIA - 2011

1. GESTÃO DE AQUISIÇÃO

• A gestão da aquisição assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje devido ao volume de recursos, principalmente financeiros, e pode resultar na redução de custos e no aperfeiçoamento do desempenho de uma organização quando é adequadamente entendida e executada.

1. GESTÃO DE AQUISIÇÃO

Nesse processo de compras, existem as seguintes atividades centrais:

• Assegurar descrição completa das necessidades;• Selecionar fontes de suprimentos;• Conseguir informações de preço;• Colocar os pedidos (ordens de compra);• Acompanhar (follow up) os pedidos;• Verificar notas fiscais;• Manter registros e arquivos;• Manter relacionamento com vendedores.

1. GESTÃO DE AQUISIÇÃOO departamento de materiais tem a responsabilidade principal de localizar fontes adequadas de suprimentos e de negociar preços. O insumo vindo de outros departamentos é necessário para a busca e a avaliação das fontes de suprimento, auxiliando também o departamento de compras na negociação dos preços.

2. Administração de Compras

O departamento de compras desempenha um papel fundamental na realização dos objetivos estratégicos da empresa. Ele pode afetar a rápida entrega de produtos e serviços, entregas no tempo certo, custos de produção e qualidade de produtos/serviços, todos, elementos chaves na estratégia de operações.

• Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção (materiais diretos ou produtivos). Ou para o restante da organização (materiais indiretos ou improdutivos ou auxiliares), na qualidade desejada. • Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa • Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade• Procurar sempre as melhores condições para empresa, principalmente de pagamento.• Relacionamento com fornecedores.• Entender as especificações do solicitante.No momento preciso. Rastreamento do pedido. Controle de estoque. Período de recebimento


• A missão do departamento de compras é perceber as prioridades competitivas necessárias para cada produto/serviço importante (baixos custos de produção, entregas rápidas e no tempo certo, produtos /serviços de alta qualidade e flexibilidade) e desenvolver planos de compra para cada produto/serviço importante que sejam coerentes com as estratégias de operações.


2.1 - A FUNÇÃO DE COMPRASA função compras é vista hoje como uma parte do processo de logística das empresas, ou seja, parte integrante da cadeia de suprimentos (suplly chain). Por isso muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos

1 Obter o produto certo, no lugar certo, na quantidade e qualidade certas e com o menor custo;

2 Desenvolver serviços e produtos que dão a uma empresa uma vantagem competitiva;

3 Manter o menor estoque possível

4 Melhorar os tempos de ciclos da cadeia de fornecimento;

5 Melhorar o desempenho nos relacionamentos com clientes e fornecedores;

6 Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor.

7 Reduzir custos, Aumentar a eficiência, e Ampliar os lucros;

Esta função pode ser dividida em sete categorias:

2.1 - A FUNÇÃO DE COMPRAS

O departamento de compras envolve-se nestasatividades quando compra materiais:

a) Manter um banco de dados de fornecedores disponíveisb) Selecionar fornecedores para suprir cada materialc) Negociar contratos de suprimento com fornecedoresd) Agir como intermediário entre a empresa e seus fornecedores

O volume de operações de compras pode alcançar quantidades apreciáveis e

peculiaridades operacionais que recomendem avaliar se todas as compras devam ser feitas em

um ponto centralizado, ou estabelecer-se em seções de compras separadas para cada

unidade de negócios.

2.2. Centralizar ou Descentralizar

Vantagens da centralização em Compras

• Permite manter um melhor controle global de materiais e de estoques e coerência das transações financeiras;

• Comprar em quantidades maiores, o que pode significar condições e preços melhores;

• Redução dos custos de transporte ao combinar pedidos e despachar quantidade maior;

• Homogeneidade na qualidade dos materiais adquiridos;• Combinar pedidos pequenos e assim reduzir a duplicação de pedidos, o que pode

reduzir os custos;• Evita a concorrência danosa ente os compradores regionais e as disparidades de

preços de aquisição de um mesmo material por compradores diversos.


Vantagens da descentralização

• Exerce um melhor gerenciamento de suas funções e de suas necessidades, além de permitir um melhor controle das funções e necessidades;

• Maior autonomia funcional das unidades regionais;• Permite uma maior flexibilidade e sensibilidade na solução de

problemas regionais, pelo conhecimento abrangente do problema pela regional interessada, assim como melhor conhecimento das fontes de suprimento, meios de transporte e armazenamento mais próximo da região.

• Permite responder mais rapidamente às necessidades de aquisição emergencial.


O ciclo de compras consiste em seguir os seguintes passos:

• Receber e analisar as requisições de compras;• Selecionar fornecedores. Encontrar fornecedores potenciais, emitir

solicitações para cotações, receber e analisar cotações e selecionar o fornecedor correto (mínimo de três cotações);

• Determinar o preço correto; • Emitir pedidos de compra; • Fazer um acompanhamento para garantir que os prazos de entrega sejam

cumpridos;• Receber mercadoria e verificar se o que foi entregue está de acordo com o

pedido;• Armazenar e controlar o estoque;• Aprovar a fatura para o pagamento do fornecedor e• Avaliar a performance do fornecedor.

3. O Ciclo de Compras

3. O Ciclo de Compras

3.1. Especificação da Compra

A decisão de comprar deve ser considerada de que forma o produto será utilizado, com que freqüência e quanto estarão dispostos a pagar.

Na compra de um item ou serviço de um fornecedor, vários fatores estão incluídos, devem ser considerados quando as especificações estão sendo desenvolvidas, podem ser divididos em três categorias:.

3.1. Especificação da Compra

• Exigência de Qualidade• Exigência de quantidade• Exigência de preço• Época de comprar• Exigências funcionais

3.2. Principais Dificuldades de Compras

1. Compras de emergências:2. Especificações incorretas;3. Falhas dos fornecedores; 4. Burocracia excessiva;5. Ingerências; 6. Execução da atividade em outras áreas;

4. Fornecedores

• O fornecedor ajuda no desenvolvimento do projeto do produto, na análise e melhorias do processo produtivo de seu cliente, garante a qualidade, abre sua planilha de formatação de custos e preços e, em contrapartida, recebe um contrato de fornecimento por um período normalmente igual ao da vida do produto para o qual foi escolhido o fornecedor, um depende do outro.

• O setor de Compras deve possuir dois tipos de cadastro, um para cada fornecedor e outro para cada tipo de insumo. O cadastro de fornecedor reúne fichas de diversos fornecedores, especificando o material que fabricam, ou que representam; o cadastro de material são fichas em une se identificam os fornecedores aprovados dos quais se pode adquirir A necessidade desses dois cadastros é devida a situação em que o comprador desconhece o fornecedor de determinado produto, nesse ele deve consultar o cadastro de material.

4. Fornecedores

• Uma excelente fonte de informação sobre a performance do fornecedor e também acompanhar as suas entregas, tendo como finalidade registrar as compras efetuadas, os recebimentos, as devoluções, as alterações de preço e condições de pagamento, os cancelamentos e as alterações de prazos de entrega.

4. Fornecedores

4.3. Seleção de Fornecedores

• A sua escolha depende do preço, qualidade, continuidade de fornecimento e localização. Quando existem múltiplos pontos de carregamento, a proximidade geográfica dos mesmos pode atuar nas oportunidades de consolidação de fretes e na diminuição dos custos de transporte.

• Fonte única: fornecedor que atenda de forma exclusiva devido ao tipo de produto patenteado, especificações técnicas, matéria-prima, localização.

• Fonte múltipla: são utilizados mais de um fornecedor, este tipo de fonte oferece concorrência que ocasionam preços mais acessíveis ou melhores serviços.

• Fonte simples: esta é uma decisão mais elaborada, sendo planejada pela organização com o intuito de selecionar um fornecedor para um item quanto existem vários fornecedores, ou seja, visa à criação de uma parceria a longo prazo.

4.3. Seleção de Fornecedores

5. Instrumentos Básicos de Compras

• O material de trabalho diário dos departamentos de compra consiste em especificações de materiais, requisições de compra, pedidos de cotações e ordens de compra. Esses instrumentos são fundamentais para os processos de compra.


Especificação de Material - Para todo bem a sercomprado, o departamento de compras deve ter umadescrição detalhada desse material. Requisições de Compras - Originam-se com os departamentos que usarão os materiais. Elas autorizamo departamento de compras a comprar os produtos eserviços.


• Pedidos de Cotação - São preparados pelos departamentos de compras e enviados a fornecedores capazes de cumprir os requisitos de custo, qualidade, e planificação dos departamentos solicitantes. Os pedidos de cotações geralmente solicitam o seguinte de cada fornecedor em perspectiva: Preço por unidade e preço total, Informações sobre se o fornecedor pagará os encargos de frete, Descontos para pagamento à vista e outros termos de pagamento, Data ou programa de entrega, Quaisquer condições especiais do fornecedor.


Ordens de Compra - São os mais importantes instrumentos de compra. Elas são a base da autoridade dos fornecedores para produzirem os produtos ou serviços, e representam a obrigação dos compradores de pagar pelos itens

6. Ética em Compras

• No setor de compras o problema aflora com maior intensidade devido aos altos valores monetários envolvidos, relacionados com critérios muitas vezes subjetivos de decisão. Saber até onde uma decisão de comprar seguiu rigorosamente um critério técnico, onde prevaleçam os interesses da empresa, ou se a barreira ética foi quebrada, prevalecendo ai interesses outros, são extremamente difíceis.

7. A Negociação

• Negociação não é uma disputa em que uma das partes ganha e a outra tem prejuízo. Embora elementos de competição estejam obviamente ligados ao processo ela é bem mais do que isso. Quando numa negociação ambas as partes saem ganhando podemos então afirmar que houve uma boa negociação. Saber negociar é uma das habilidades mais exigidas de um comprador.

7. A Negociação

Basicamente qualquer processo de negociaçãoobedece a seis etapas que precisam ser cumpridas com igual cuidado para que o resultado final seja positivo, dificuldades não superadas em qualquer delas podem comprometer os Objetivos estabelecidos são asseguintes:

7. A Negociação 1 Preparação Onde se estabelecem os objetivos que devem ser alcançados e os que a realidade permitirá atingir. Para

isso é importante que se reflita a respeito do comportamento presumível do outro negociador e do que ele estará pensando a seu respeito. E muito importante que sempre se espere resultados positivo e que se consiga transmitir essa expectativa.

2 Abertura Esta etapa serve para reduzir a tensão, destacar um objetivo mútuo e criar um clima de aceitação. Uma conversa descontraída, com observações sobre o próprio local e perguntas sobre o companheiro de negociação, ajuda a reduzir a tensão. Depois, deve se esclarecer muito bem que se está ali para resolver um problema, satisfazer uma necessidade, permitindo que o outro se predisponha a responder às perguntas que fará. É preciso ainda destacar os benefícios que serão obtidos no trabalho conjunto.

3 Exploração É o momento de verificar se a necessidade detectada durante a etapa da preparação é verdadeira e isso só pode se obtido por meio de perguntas objetivas, mas jamais ameaçadoras. Esse processo estabelece uma reciprocidade psicológica em que as pessoas tendem a tratar os outros da mesma forma como são tratadas. Esta fase é muito importante, pois, uma vez obtida à anuência do outro, antes de detalharmos nossos produtos, serviços ou idéias, teremos alcançado 50% da ação final. Se, ao contrário, não houver concordância nessa fase ou o que tivermos para oferecer não resolver o problema do outro, a negociação não deve prosseguir. Será melhor deixar a porta aberta para nova oportunidade.

7. A Negociação 1 Preparação Onde se estabelecem os objetivos que devem ser alcançados e os que a realidade permitirá atingir. Para

isso é importante que se reflita a respeito do comportamento presumível do outro negociador e do que ele estará pensando a seu respeito. E muito importante que sempre se espere resultados positivo e que se consiga transmitir essa expectativa.

2 Abertura Esta etapa serve para reduzir a tensão, destacar um objetivo mútuo e criar um clima de aceitação. Uma conversa descontraída, com observações sobre o próprio local e perguntas sobre o companheiro de negociação, ajuda a reduzir a tensão. Depois, deve se esclarecer muito bem que se está ali para resolver um problema, satisfazer uma necessidade, permitindo que o outro se predisponha a responder às perguntas que fará. É preciso ainda destacar os benefícios que serão obtidos no trabalho conjunto.

3 Exploração É o momento de verificar se a necessidade detectada durante a etapa da preparação é verdadeira e isso só pode se obtido por meio de perguntas objetivas, mas jamais ameaçadoras. Esse processo estabelece uma reciprocidade psicológica em que as pessoas tendem a tratar os outros da mesma forma como são tratadas. Esta fase é muito importante, pois, uma vez obtida à anuência do outro, antes de detalharmos nossos produtos, serviços ou idéias, teremos alcançado 50% da ação final. Se, ao contrário, não houver concordância nessa fase ou o que tivermos para oferecer não resolver o problema do outro, a negociação não deve prosseguir. Será melhor deixar a porta aberta para nova oportunidade.

7.1. Características

As características gerais de um bom negociador são:

·Ver a negociação como um processo contínuo, mesmo após o acordo final e a assinatura do contrato.

·Ter mente aberta. ·Estar alerta para suas necessidades pessoais e do seu negócio, da mesma forma que não se descuida das necessidades de seu oponente. ·Ser flexível e capaz de rapidamente definir metas e interesses mútuos. ·Não tentar convencer o oponente de que o ponto de vista dele está errado e deve ser mudado. ·Desenvolver alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades de seu oponente. ·Ser competitivo porque isso pode contribuir, para estimular as duas partes a serem mais eficientes na procura de benefícios mútuos desejados. ·Atingir os próprios objetivos e, ao mesmo tempo, fazer contribuições significativas para alcançar as metas da organização.

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