ComunicaçãoComunicaçãoEmpresarialEmpresarial

UPIS – FACULDADES INTEGRADAS

Administração

Noturno B

EquipeEquipe Anastacio Daniel Fernanda Francisco Junior Greice Mineia Sabrina de Castro

DocumentosDocumentosAdministrativosAdministrativos

Técnicas de elaboração de documentos

administrativos

ProgramaçãoProgramação Dinâmica de Grupo Introdução Conceitos de:

Correspondência e Informação Importância dos textos comerciais e administrativos Espécies e formatos Introduções comuns nas correspondências comerciais Elaboração/construção do texto Técnicas de simplificação Fechos de cortesia Componentes do corpo da correspondência Correção da dinâmica de grupo Conclusão

Dinâmica de GrupoDinâmica de Grupo

Utilizando os seus conhecimentosgramaticais, os conceitos assimilados nas apresentações anteriores, bem como o seu bom senso, identifique nos textos apresentados os erros mais comuns nos documentos administrativos.

Tempo: 15 minutos

ConceitosConceitos

CorrespondênciaÉ um meio de comunicação escrita entre pessoas. É o ato ou estado de corresponder, adaptar, relatar ou o acordo de uma pessoa com outra; é uma comunicação que se efetiva por meio de papéis, cartas ou documentos.

ConceitosConceitos

InformaçãoÉ tudo aquilo que reduz a incerteza sobre um determinado estado de coisas por intermédio de uma mensagem.

Importância dos textos Importância dos textos comerciais e administrativoscomerciais e administrativos

Melhorar ou estabelecer um bom relacionamento com o seu cliente.

Prospectar novos mercados. Divulgar as vantagens de seu produto. Ser o veículo condutor da imagem de sua

empresa junto ao seu público alvo.

ClienteCliente

Importância dos textos Importância dos textos comerciais e administrativoscomerciais e administrativos

Melhorar a comunicação interna. Servir de meio de informação para as

tomadas de decisão. Divulgar e padronizar os procedimentos

através de veículos apropriados (circulares, notas, etc).

EmpresaEmpresa

EspéciesEspécies Particular, familiar ou social

Trocada entre particulares. Os assuntos são particulares, íntimos, pessoais.

BancáriaEnfoca assunto relativo à vida bancária.

ComercialOcupa-se de transações comerciais ou industriais.

OficialTem origem no serviço público, civil ou militar.

FormatosFormatos 1 – papel de 21 x 29,7 cm (A4) 2 – Texto impresso apenas em um dos lados do

papel. 3 – 20 a 25 linhas por folha. 4 – 60 a 70 toques por linha. 5 – Margem direita 2 cm, esquerda 3 cm, superior 2

cm e inferior 2 cm. 6 – Espaço 1 ½. Entre parágrafos pode-se duplicar

este espaço interlinear. 7 – O vocativo de uma carta tem depois de si dois

pontos.

Introduções comuns nas Introduções comuns nas correspondênciascorrespondências

As introduções devem ser criativas e estimular a leitura. As mais comuns são:

Participamos-lhes que... Cientificamos-lhes que... Com relação aos termos de sua carta de... Atendendo às solicitações constantes de sua

carta... Solicitamos-lhes a fineza de... Em vista do anúncio publicado no...

Técnicas de Técnicas de Elaboração/construção do textoElaboração/construção do texto

Exatidão

Coerência de idéias

Clareza

Concisão

Técnicas de simplificaçãoTécnicas de simplificação

Acusamos o recebimento – recebemos Anteriormente citado – citado Segue anexo a esta – anexamos Sua correspondência datada de – usar índice Será prontamente atendido – será atendido Na expectativa de – esperamos Um cheque nominal de – um cheque de No decorrer do ano em curso – durante... O corrente mês de julho – neste mês

Componentes do corpo do textoComponentes do corpo do texto Timbre Índice e número Local e data Referência Invocação Texto Cumprimento final Assinatura Anexos Iniciais Cópia

Índice e nr. DPV/25

Local e data Florianópolis (SC), 23.10.2000

Referência Notícia sobre lançamento de livro

Invocação Sr. Vieira,

Texto Meus livros receberam de sua parte atenção ímpar e o Sr. Fez publicar em sua gazeta recensão das mais agradáveis.

Agora, envio-lhe um exemplar de meu mais recente trabalho, na esperança de que venha a lhe agradar e possa, mais uma vez, ser publicado por sua prestigiosa editora.

Cumprimento final Atenciosamente.

Assinatura João Bosco Medeiros

Anexos Anexos: Press-release e livro

Iniciais JBM/MS

Cópia c/c: Gerência de Comunicação Social.

Timbre Timbre ou logomarca da empresa

Fechos de cortesiaFechos de cortesia

Atenciosamente Respeitosamente Com elevada consideração Cordiais saudações Saudações Com distinta consideração Abraços

Estilos e modelosEstilos e modelos

Comunicado Circular Ata Atestado Ordem de serviço Procuração Contrato Edital Relatório Memorando

Comerciais Oficiais Acórdão Alvará Certidão Emenda Norma Despacho Parecer Portaria Regimento Petição

Erros mais comuns nas Erros mais comuns nas correspondências comerciaiscorrespondências comerciais

Agradecemos-lhes antecipadamente Ansiosamente aguardamos resposta Pedimos-lhe bondosamente que nos responda às

perguntas formuladas Serve esta para inteirá-lo Lamentamos informar Pela presente acusamos Rogamos acusar recebimento

Correção da Correção da dinâmica de dinâmica de

grupogrupo

Dicas de apresentação e Dicas de apresentação e atualizaçãoatualização

Os redatores de texto administrativos devem ter e em mente o seguinte:

Manter leitura constante de maneira a exercitar o domínio da linguagem

Atualização constante sobre os produtos de sua empresa bem como de sua concepção

Rigor na escrita, mas sem prolixidades – a linguagem deve ser a mais fácil e compreensível possível sem perder a estética e o padrão

Apresentação visual da correspondência deve ser compatível com produto e transmitir a imagem da empresa

Importância dos conteúdos Importância dos conteúdos dos textos para tomada de dos textos para tomada de

decisãodecisão Eficiência Agilidade Maior índice de acerto Vantagem competitiva Ganho de mercado

ConclusãoConclusão

Para aprender a escrever é preciso aprender a pensar, encontrar idéias e concatená-las.

A comunicação só se torna eficaz quando atinge seu objetivo.

Comunica-se bem quem atinge seu destinatário e torna comum as suas idéias.

A habilidade de escrever é adquirida com treinamento. O redator profissional deve ter consciência de que as

informações que transmite serão retidas somente se tiverem conteúdo significativo para o destinatário.

FimFim