Correspondência Comercial

5/11/2018 Correspond ncia Comercial - slidepdf.com

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Correspondência

Comercial

Manual de apoio aos conceitosintrodutórios

CEF: Práticas Administrativas



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Índice

I - INTRODUÇÃO ............................................................................................................................ 5

II – O ARQUIVO E A INFORMAÇÃO ................................................................................................ 6

III - FINALIDADE DA DOCUMENTAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES ....................................................... 7

IV - NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO ................................................................... 8

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL ESTRATÉGICO ............................................................................... 8

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL TÁTICO ......................................................................................... 8

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL OPERACIONAL .............................................................................. 8

V - VALORES DOS DOCUMENTOS .................................................................................................. 9

VALOR PRIMÁRIO ...................................................................................................................... 9

VALOR SECUNDÁRIO ................................................................................................................. 9

O .................................................................................................................................................. 10

O VALOR SECUNDÁRIO ............................................................................................................ 10

VI – CONCEITOS ........................................................................................................................... 11

1. INFORMAÇÃO ...................................................................................................................... 11

2. COMUNICAÇÃO ................................................................................................................... 11

3. DOCUMENTO ...................................................................................................................... 11

4. SUPORTE .............................................................................................................................. 11

5. DOCUMENTO DE ARQUIVO ................................................................................................. 11

6. DOCUMENTO OFICIAL ......................................................................................................... 11

7. DOCUMENTO PÚBLICO ....................................................................................................... 11

8. DOCUMENTO SIGILOSO ...................................................................................................... 11

VII – CORRESPONDÊNCIA A SUA CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO ...................................... 12

CONCEITO DE CORRESPONDÊNCIA ......................................................................................... 12

VIII –

CLASSIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA ........................................................................... 12

1. MEMORANDO ..................................................................................................................... 12

2. CARTA .................................................................................................................................. 12

3. CORREIO ELETRÓNICO – EMAIL .......................................................................................... 13

4 . OFÍCIO ................................................................................................................................. 13

5 PORTARIA ............................................................................................................................. 13

6 CIRCULAR .............................................................................................................................. 14

7 RELATÓRIO ........................................................................................................................... 14

8 ORDEM DE SERVIÇO ............................................................................................................. 14



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9 LEI ......................................................................................................................................... 14

10 REGULAMENTO .................................................................................................................. 14

IX - GLOSSÁRIO DE TERMINOLOGIAS DE ARQUIVO .................................................................... 15

ACERVO ................................................................................................................................... 15

ACESSO .................................................................................................................................... 15

ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS ............................................................................................. 15

ARQUIVAMENTO ..................................................................................................................... 15

ARQUIVO ................................................................................................................................. 15

ARQUIVOLOGIA ....................................................................................................................... 15

ARQUIVO EM DEPÓSITO ......................................................................................................... 15

ARQUIVO PRIVADO ................................................................................................................. 15

ARQUIVO PÚBLICO .................................................................................................................. 15

ARRANJO ................................................................................................................................. 16

AVALIAÇÃO .............................................................................................................................. 16

BIBLIOTECA .............................................................................................................................. 16

CLASSIFICAÇÃO ........................................................................................................................ 16

CLASSIFICAR ............................................................................................................................ 16

CÓDIGO ................................................................................................................................... 16

COMUNICAÇÃO ....................................................................................................................... 16

DOCUMENTAÇÃO .................................................................................................................... 16

DOCUMENTO .......................................................................................................................... 16

DOCUMENTO OFICIAL ............................................................................................................. 16

DOCUMENTO PÚBLICO ........................................................................................................... 16

DOCUMENTO SIGILOSO .......................................................................................................... 16

DOSSIÊ ..................................................................................................................................... 17

ELIMINAÇÃO ............................................................................................................................ 17FUNDO ..................................................................................................................................... 17

FORMULÁRIOS ........................................................................................................................ 17

GESTÃO ELETRÓNICA DE DOCUMENTOS ................................................................................ 17

GESTÃO DE DOCUMENTOS ..................................................................................................... 17

INFORMAÇÃO .......................................................................................................................... 17

MANUAL .................................................................................................................................. 17

MUSEU .................................................................................................................................... 17

NORMA .................................................................................................................................... 17



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PALAVRAS-CHAVES .................................................................................................................. 17

RECOLHA ................................................................................................................................. 17

TABELA DE TEMPORALIDADE .................................................................................................. 17

TÉCNICO DE ARQUIVO............................................................................................................. 17

TRANSFERÊNCIA ...................................................................................................................... 18



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I - INTRODUÇÃO

O presente manual pretende servir de apoio aos principais conceitos introdutórios da

Correspondência Administrativa assim como esclarecer dúvidas sobre terminologias arquivísticas

e ainda apontar normas e procedimentos pertinentes na área.

Este Manual destina-se aos alunos que lidam com o desenvolvimento de ações

administrativas e necessitam registrar as suas informações no suporte papel, no que respeita ao

envio e recebimento de documentação oficial.



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II – O ARQUIVO E A INFORMAÇÃO

A informação, tanto quanto o capital e o trabalho, é de fundamental importância dentro das

organizações, condicionando sua competitividade à adequação do seu tratamento.

No entanto, o tratamento dispensado à informação e, em consequência, à documentação, na

maioria das vezes, nem sempre é o mais racional e adequado. O que se percebe é que a

informação nunca está disponível no momento exato, seja pelo arquivamento inadequado,

pelo afastamento do detentor das fontes de consulta, ou ainda, pelo excesso de massa

documental, causando sérios problemas para a organização.

Ainda hoje, as estatísticas indicam que 95% da informação no mundo está armazenada em

papel e, somente 4% está em microfilme e 1% em computador. Esta situação é extremamente

preocupante, na medida que o sucesso organizacional está diretamente relacionado com o

nível e a disponibilização da informação na empresa.



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III - FINALIDADE DA DOCUMENTAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

A documentação numa organização é a prova documental de trabalhos realizados no

passado, de ações presentes e de planeamento futuros. Se a administração da documentaçãonão é realizada de forma eficiente e eficaz, podemos ter como consequência uma

organização com sua estrutura administrativa inoperante. A solução pode não se apresentar na

própria administração da documentação, mas, nos métodos de trabalho associados com o

trato e controle destes.



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IV - NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO

É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratégico, o

tático e o operacional.

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL ESTRATÉGICO

É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo, de mais alto nível e que deve

conter as informações mais gerais e abrangentes da organização, cujos efeitos são

direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência.

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL TÁTICO

É a documentação de nível intermediário, tanto em termos hierárquicos, quanto em termos de

gestão da organização. Estes documentos determinam “como, quem, quando e onde” para

cada grande atividade determinante da organização ( por exemplo: compras, treinamento

etc).

Como exemplos de documentos de nível tático, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de

Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salários, entre outros.

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL OPERACIONAL

É a documentação de nível mais baixo, onde estão as preocupações imediatas, do curto prazo.

Ela contém todos os detalhes e informações técnicas, padrões, especificações, tabelas etc,

para a operação segura dos processos de trabalho.

Como exemplo de documentos de nível operacional, podemos citar: Instruções de Trabalho,

Especificações, Guias de Trabalho, entre outros.



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V - VALORES DOS DOCUMENTOS

Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes:

VALOR PRIMÁRIO – estabelecido em função do grau de importância que o documento possui

para a entidade que o acumulou e;

VALOR SECUNDÁRIO – estabelecido em função do grau de importância que o documento possui

para outras entidades e pesquisadores.



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O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos, ou seja:

1. VALOR ADMINISTRATIVO – documentos que envolvem política e métodos e que são

necessários para a execução das atividades do órgão. Ex: Planos, Programas de

Trabalho, Relatórios etc;

2. VALOR JURÍDICO OU LEGAL – documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo

do Governo ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos,

Contratos, etc;

3. VALOR FISCAL – documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação

de receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Notas

Fiscais, Receitas, Faturas etc.

O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em:

1. VALOR HISTÓRICO PROBATÓRIO – documentos que retratam a origem, organização,

reforma e história de uma administração. Ex: Atos Normativos, Exposição de Motivos etc;

2. VALOR HISTÓRICO INFORMATIVO – documentos que, embora recebidos por uma

determinada entidade em função de suas atividades, são valiosos pelas informações

que contém retratando pessoas, fatos ou épocas. Ex: Tabelas de Recenseamento,

Documentos sobre Serviço Militar, Índices de Preços, Indicadores Económicos etc.



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VI – CONCEITOS

1. INFORMAÇÃO – Se entende como processo de transmissão de elementos (dados, impulso,

etc) de um emissor a um receptor.

2. COMUNICAÇÃO – É a transmissão da informação no espaço e no tempo. Ato ou efeito de

transmitir fisicamente, de um ponto ao outro, geralmente de um indivíduo a outro, a

informação contida num documento.

3. DOCUMENTO – Registo de uma informação independente da natureza do suporte que a

contém.

4. SUPORTE – É um meio físico que utilizamos para registrar e transmitir as informações. Ex:

papel, fotografia, disquete, quadro, microfilme, etc.

5. DOCUMENTO DE ARQUIVO – 1. Aquele que é produzido e/ou recebido por uma instituição

pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de

informação. 2 – Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua

existência.

6. DOCUMENTO OFICIAL – Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz efeitos de ordem

jurídica na comprovação de um fato.

7. DOCUMENTO PÚBLICO – Aquele produzido e recebido pelos órgãos do poder público, no

desempenho de suas atividades.

8. DOCUMENTO SIGILOSO – Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo,

determina medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público.



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VII – CORRESPONDÊNCIA A SUA CLASSIFICAÇÃO ECARACTERIZAÇÃO

CONCEITO DE CORRESPONDÊNCIA – Considera-se correspondência toda e qualquer forma de

comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem

como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.

Quanto ao destino e procedência podemos classificar a correspondência em EXTERNA e

INTERNA.

Por EXTERNA entende-se aquela correspondência trocada entre uma Instituição e outras

entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios, cartas, telegramas.

INTERNA é a correspondência trocada entre órgãos de uma mesma instituição. São os

memorandos, despachos, circulares.

VIII – CLASSIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA

1. MEMORANDO – O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades

administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo

nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação

eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado

para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado

setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do

memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de

procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de

comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento

e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite

formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à

tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no

memorando. Não é tão formal quanto a carta comercial ou ofício. Difere da carta

comercial e do ofício por ter circulação limitada ao âmbito da empresa, enquanto que

a carta e o ofício destinam a interesses externos, a clientes, consulentes, representantes,

fornecedores, autoridades.

2. CARTA

– É uma forma de correspondência pela qual as empresas, instituições, etc sedirigem aos particulares em geral.



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3. CORREIO ELETRÓNICO – EMAIL - O correio electrónico (“e-mail”), por seu baixo custo e

celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de

documentos. Um dos atrativos de comunicação por correio eletrónico é sua flexibilidade. Assim,

não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de

linguagem incompatível com uma comunicação oficial. OBS: Valor documental Nos termos da

legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrónico tenha valor documental, é,

para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que

ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

4 . OFÍCIO – Correspondência de caráter oficial, equivalente à carta, porém, trocada entre

autoridades. É quase que exclusivamente utilizado no serviço público, na comunicação entre

chefias e com o público externo. Na empresa privada só é utilizado quando dirigido ao serviço

público. Seu conteúdo é formal, sem os exageros do passado, quando se utilizavam mais linhas

para a introdução e para o fecho do que propriamente para o conteúdo. Como, geralmente, é

dirigido a autoridade, é necessário observar o tratamento que cada cargo exige. O ofício está

para a empresa pública como a carta comercial e o memorando estão para a empresa

privada. É, portanto, um instrumento de Relações Públicas, como a carta comercial. Podemos

considerar que o ofício é a correspondência de caráter oficial, equivalente à carta. É dirigido

por um funcionário a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como por uma repartição a

uma pessoa ou instituição particular, ou ainda, por instituição particular ou pessoa a uma

repartição pública.

5 PORTARIA – Ato escrito, por meio do qual o Ministro do Estado, ou outro agente de Poder

Público determina providências de caráter administrativo, dá instruções sobre a execução de

uma lei ou serviço, nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem disciplinar a

subordinados que incidem em falta.



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6 CIRCULAR – Ofício, carta ou telegrama, impresso, enviado simultaneamente a vários

destinatários.

7 RELATÓRIO – Documento em que se expõe à autoridade superior, o desenvolvimento de

trabalhos relativos a serviços num determinado período de tempo.

8 ORDEM DE SERVIÇO – Documento autorizando a execução de algum serviço.

9 LEI – Norma jurídica escrita, emanada do poder competente, co caráter de

obrigatoriedade, cria, extingue ou modifica direito.

10 REGULAMENTO - Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de

funcionamento interno de cada repartição.



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IX - GLOSSÁRIO DE TERMINOLOGIAS DE ARQUIVO

ACERVO – Conjunto de documentos de um arquivo.

ACESSO - Possibilidade de consulta aos documentos de arquivos.

ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS – Direção, supervisão e coordenação das atividades

administrativas e técnicas de uma instituição ou órgão arquivístico.

ARQUIVAMENTO – Operação que consiste na guarda de documentos nos seus lugares, em

equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação

previamente estabelecido.

ARQUIVISTA – Profissional de arquivo, de nível superior.

ARQUIVO – É o Registo e a guarda da documentação, produzidos ou recebidos por pessoa física

e instituições públicas ou privadas, em decorrência do exercício de atividade específica, de

forma que proporcione rápida e eficiente recuperação da informação pelo meio mais

adequado.

ARQUIVOLOGIA – É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos, relativos a organização

de Arquivos e as tarefas do Arquivista, ou seja, controle dos arquivos em formação (fase

corrente); eliminação de documentos de valor transitório; recolhimento e conservação de

arquivos de valor permanente; elaboração dos instrumentos de pesquisa; etc.

ARQUIVO EM DEPÓSITO – Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo

permanente, embora não pertençam ao seu acervo.

ARQUIVO PRIVADO – Conjunto de documentos que são produzidos ou recebidos por instituições

não-governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas

e que possuam uma relação orgânica perceptível, através do processo de acumulação.

ARQUIVO PÚBLICO – Conjunto de documentos que são produzidos ou recebidos por instituições

governamentais de âmbito federal, estadual ou



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municipal, em decorrência de suas funções específicas administrativas, judiciárias ou legislativas.

Ou ainda, instituições arquivísticas franqueadas ao público.

ARRANJO – Procedimento que consiste em colocar ou distribuir documentos fisicamente, numa

seqüência alfabética ou numérica, isto é, a ordenação de documentos de acordo com uma

classificação. Enquanto a classificação é uma ação intelectual, o arranjo é uma ação física.

AVALIAÇÃO – Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua

destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos.

BIBLIOTECA – É o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para

estudo, pesquisa e consulta.

CLASSIFICAÇÃO – Plano, tabela ou código contendo esquema definido de relações lógicas e

sistemáticas agrupadas segundo suas semelhanças e/ou diferenças.

CLASSIFICAR – Ato de analisar e determinar o conteúdo de assunto de um documento,

selecionar a categoria de assunto sob a qual deve ser arquivado.

CÓDIGO – Número ou símbolo atribuído para agrupar documentos correlatos, sobre determinado

assunto, em substituição ao mesmo, para fins de abreviatura, identificação e sigilo.

COMUNICAÇÃO – É o ato ou efeito de transmitir fisicamente, de um ponto a outro – geralmente de

um indivíduo a outro - , a informação contida num documento ou num conjunto de

documentos.

DOCUMENTAÇÃO – É a reunião, indexação, conservação e distribuição de quaisquer espécies de

documentos.

DOCUMENTO – Qualquer meio de Registo de informação, isto é, o suporte da informação -

papel, ótico, magnético, eletrónico, etc -, em que já foi fixada ou gravada uma idéia ou

mensagem, tal que permite a sua futura recuperação e uso.

DOCUMENTO OFICIAL – Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz efeitos de ordem

jurídica na comprovação de um fato.

DOCUMENTO PÚBLICO – Aquele produzido e recebido pelos órgãos do poder público, no

desempenho de suas atividades.

DOCUMENTO SIGILOSO – Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina

medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público.



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DOSSIÊ – Unidade de arquivamento formada por documentos diversos, pertinentes a um

determinado assunto ou pessoa.

ELIMINAÇÃO – Destruição de documentos julgados destituídos de valor para guarda

permanente.

FUNDO – É o conjunto de documentos provenientes de uma unidade administrativa. Um fundo

pode dividir-se em “sub-grupo”. Em francês “Fonds d´Archives”, em inglês, “Group”.

FORMULÁRIOS – Todo modelo impresso e padronizado, elaborado segundo finalidade

específica, possuindo características e campos apropriados para receber, preservar e transmitir

informações necessárias a um processo qualquer de trabalho.

GESTÃO ELETRÓNICA DE DOCUMENTOS

GESTÃO DE DOCUMENTOS – Metodologia de programas para controlar a criação, o uso, a

normalização, a manutenção, a guarda, a proteção e a destinação de documentos.

INFORMAÇÃO – É a noção, idéia ou mensagem contida num documento. A informação é algo

impalpável, por isso é considerada como matéria prima abstrata.

MANUAL – Documento que consolida, de forma organizada, um conjunto de normas ou

preceitos sobre determinado assunto.

MUSEU – É uma coleção de peças e objetos de valor cultural reunidos, conservados e colocados

à disposição do público.

NORMA - Documento padronizado e controlado que fixa diretrizes e requisitos obrigatórios para

determinada atividade ou conjunto de atividades de caráter administrativo ou técnico.

PALAVRAS-CHAVES – É o método de recuperação de informações em que o documento, após

analisado o seu conteúdo, é indexado em unidades de palavras consideradas como “chaves”

para sua busca e localização.

RECOLHA – Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes.

TABELA DE TEMPORALIDADE – Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade

competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos

correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios

para guarda ou eliminação.

TÉCNICO DE ARQUIVO – Profissional de arquivo de nível médio.



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TRANSFERÊNCIA – Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários.

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