Craft Comunicação ArchitecturalServiços Encontra Novas Soluções

Craft StudioA Craft Studio é um participante importante do setor de serviços de arquitetura na América Latina e nos Estados Unidos. A empresa, com sede em Buenos Aires, Argentina, e um segundo escritório em Miami, Flórida, EUA, fornece diversos instrumentos de ven-das e design para empresas de arquitetura e construção, como ferramentas de render-ização, visualização e animação 3D, para ajudar na criação e promoção dos projetos de arquitetura dessas empresas para clientes e possíveis clientes.

Como a Craft tem clientes e funcionários nos dois locais, que falam idiomas diferentes, eles precisavam unificar a solução de comunicação de toda a empresa em uma rede para que os funcionários possam se comunicar de forma fácil e econômica entre os escritórios. Era necessária uma solução que pudesse reconhecer a origem das chamadas recebidas e direcioná-las para o escritório apropriado, no idioma apropriado. Uma outra necessidade extrema era a possibilidade de redirecionar chamadas de um escritório para o outro. A Craft também precisava dar suporte a funcionários remotos e permitir que fizessem e recebessem chamadas de forma fácil e econômica. Além de tudo isso, a Craft precisava de ferramentas de dados que permitissem medir e monitorar os hábitos de chamadas, gravando chamadas para serem utilizadas como ferramentas de treinamento ou para outros usos.

O Sistema de Comunicação Atual A Craft estava usando um sistema de comunicação básico e ultrapassado. Como eles têm escritórios, funcionários e clientes em dois continentes difer-entes e, portanto, precisavam fazer chamadas internacionais a preços acessíveis, a Craft estava usando principalmente o Skype como sistema telefônico para todas as chamadas recebidas e efetuadas. Embora o Skype seja uma plataforma internacional de chamadas popular, ele permite apenas a comunicação individualizada entre duas pessoas e é capaz de transferir chamadas para outros usuários, criar conferências, alternar chamadas para chamadas em conferência e não permite o redirecionamento

DesafioDesenvolva uma solução de comunica-ção que combine todos os aplicativos de voz, dados e mobilidade em uma única solução integrada compatível com os padrões internacionais de comunicação. A solução deve suportar comandos de voz/IVRs em vários idiomas, funcionários remotos, ramais de celular e ferramentas de dados

SoluçãoO avançado PBX IP UCM6102 da Grand-stream foi instalado juntamente com telefones IP GXP1405 da Grandstream.

Valor Agregado Criado • Reduçãodecustossuperiora75%em

todos os serviços de comunicação

• Economiademaisde80%emligaçõesinternacionais e chamadas de/para funcionários remotos

• Melhoramentodaimagemdaempresapor meio do desenvolvimento de um sistema de comandos de voz robusto para lidar com todas as chamadas rece-bidas. As chamadas são encaminhadas automaticamente para o escritório apropriado, no idioma adequado, de acordo com o local de origem da chamada

• Aumentode1500%nacapacidadedechamadas simultâneas com a combina-ção de linhas SIP, do Skype e analógicas na mesma solução para permitir o redi-recionamento de chamadas em várias plataformas

• Melhoramentoimportantedacomu-nicação, produtividade e eficiência da empresa

Estudo de Caso

de chamadas. Muitas vezes, a qualidade do áudio das chamadas do Skype era baixa e transmitia uma impressão negativa sobre a empresa para possíveis clientes. O escritório da Craft em Buenos Aires se comunicava com clientes e funcionários na América do Sul através de duas linhas telefônicas analógicas. Uma grande desvantagem dessa configu-ração é que essas duas linhas eram as mesmas utilizadas pelos funcionários internos para se comunicar dentro do escritório ou com os funcionários remotos, o que frequent-emente causava uma concorrência indesejada e atrasos para fazer chamadas externas ou internas. Além disso, como os funcionários remotos não tinham acesso a uma linha de telefone fixo, eles sempre tinham de usar celulares para fazer chamadas, o que é extremamente caro e não permite a transferência para outros funcionários por meio do sistema telefônico desatualizado da Craft. Como a Craft usava linhas analógicas de telefone fixo, não era possível integrar suas linhas do Skype com o sistema do escritório e, portanto, eles não podiam transferir as chamadas recebidas de clientes/funcionários dos EUA para outros funcionários do escritório de Buenos Aires.

Requisitos do Novo Sistema Estando dispersa em dois continentes diferentes, a Craft Studio precisava se comunicar de forma fácil e eficiente com clientes e possíveis clientes em toda a América do Norte de sua sede em Buenos Aires. Como eles também têm um escritório em Miami, Flórida, além de um grupo de funcionários remotos, a Craft precisava facilitar a comunicação entre os dois escritórios através de uma conexão direta para possibilitar chamadas de rede entre os escritórios e entre um escritório e os funcionários remotos, permitindo ainda que as pessoas se comunicassem com outro escritório ou com um funcionário remoto simplesmente discando um ramal. A Craft tem clientes e funcionários que falam inglês e espanhol; assim, precisava de uma solução de comuni-cação que pudesse detectar automaticamente se a chamada vinha da América Latina ou dos EUA, fornecendo um menu de voz no idioma apropriado. A nova solução de comu-nicação da Craft precisava ser compatível e integrar vários tipos de chamadas telefônicas na mesma rede (chamadas internas, de troncos VoIP, de linhas fixas, de celular e do Skype). No geral, a Craft procurava uma solução de comunicação que reduzisse os custos de comunicação e melhorasse as funcionalidades, facilitando a comunicação em todo o mundo, como se cada chamada fosse feita para a pessoa sentada ao lado.

A Nova Solução de Comunicação da Craft A Craft contratou a IT Plus, Inc. para projetar e desenvolver sua nova solução de comu-nicação. Por recomendação da IT Plus, Inc., a Craft implantou uma rede baseada em IP, que consiste no avançado PBX IP da série UCM6100 da Grandstream juntamente com o telefone IP GXP1405 da Grandstream instalado nos dois escritórios.

PBX IP da série UCM6100 Sendo o centro de toda a solução de comunicação, o PBX IP da série UCM6100 da Grand-stream é um PBX IP inovador para o mercado de pequenas e médias empresas, que fornece soluções de voz, vídeo, dados e mobilidade de nível empresarial de uma forma extremamente fácil de gerenciar, sem taxas de licenciamento, taxas de upgrade ou taxas periódicas. A série UCM6100 oferece à Craft uma solução de comunicação de última geração que fornece diversos recursos de comunicação de vídeo, dados e mobilidade, além de aumentar drasticamente as opções de voz disponíveis. Com a série UCM6100,

a Craft está instalando um PBX IP extremamente econômico e fácil de gerenciar nos escritórios de Buenos Aires e de Miami. Ele é unificado de forma que os dois escritórios compartilhem a mesma rede e todas as chamadas entre eles possam ser realizadas sem ligações internacionais, com a simples discagem de um ramal. A série UCM6100 tam-bém possibilita a integração das linhas do Skype no mesmo sistema de comunicação das chamadas internas/externas.

Uma Única Solução Avançada Integrada Um dispositivo UCM6102 (2 portas FXO) foi instalado nos escritórios de Buenos Aires e de Miami, e foi criada uma conexão direta entre eles para assegurar a comunicação contínua entre os dois escritórios com a simples discagem de um ramal. A unificação dos dois UCM6102s também permitiu a transferência de chamadas para usuários do outro escritório, independentemente da chamada ter chegado via Skype, tronco SIP ou telefone fixo. Com o UCM6102, a Craft também pode redirecionar as chamadas para funcionários remotos.

Comandos de Voz e IVRs Personalizados em Vários Idiomas A série UCM6100 apresenta um sistema de avançado com 5 níveis que pode reconhecer o local de origem da chamada, atender no idioma local e direcionar a chamada para o escritório apropriado de acordo com a localização do chamador. Se nenhuma opção for selecionada, as pessoas que chamam dos EUA ouvirão comandos de voz em inglês e suas chamadas serão direcionadas para o telefonista do escritório de Miami, que fala inglês. Se a pessoa que faz a chamada dos EUA precisar falar com alguém no escritório de Buenos Aires, poderá optar por falar com alguém no es-critório Buenos Aires a partir dos comandos de voz para que a chamada seja redirecionada para o escritório de Buenos Aires por meio de uma linha do Skype entre os dois escritórios ou através de outra conexão de tronco SIP entre os escritórios. As pessoas da América Latina que entrarem em contato com o escritório da Argentina ouvirão automaticamente comandos de voz em espanhol, e aqueles que não escolherem nenhuma opção serão direcionados para o telefonista em Buenos Aires que fala espanhol. Se alguém ligar para os escritórios na Argentina e escolher o ramal de um usuário em Miami ou se disser ao telefonista que deseja falar com alguém em Miami, a chamada será transferida para lá através da linha exclusiva do Skype ou de um segundo tronco SIP.

Gravação de Chamadas A capacidade de gravar chamadas para usar no treinamento de funcionários ou para referência futura e a possibilidade de controlar os hábitos de chamada são recursos convenientes para a Craft, mas, em geral, eles estavam disponíveis somente nos PBXs IP empresariais que exigem taxas anuais de licenciamento que podem chegar a dezenas de milhares de dólares. A série UCM6100 da Grandstream inclui recursos completos de gravação de chamadas e diversas opções para personalizá-los. Usando a série UCM6100, a Craft pode gravar todas as chamadas recebidas e enviadas de/para qualquer tronco, linha ou ramal, pode gravar apenas troncos/linhas/ramais específicos, pode gravar chamadas apenas em determinados horários ou permitir que os usuários ativem e desa-tivem a gravação de chamadas pressionando um botão do telefone IP da Grandstream (gravação de chamadas com um toque).

Registros de Detalhes de Chamadas (CDR) A série UCM6100 também apresenta registros de detalhes de chamadas (CDR) que per-mitem à Craft ver e controlar todos os hábitos de chamada e ainda limitar as estatísticas de chamadas de acordo com a hora, data, local, tronco, ramal, linha, etc. A Craft pode

“A série UCM6100 da Grandstream

de PBX IP é perfeita para a Craft

Studio e para qualquer outra em-

presa que queira melhorar seus re-

cursos e, ao mesmo tempo, reduzir

seus custos de comunicação. Com a

série UCM6100, a Craft tem acesso a

uma grande variedade de soluções

de comunicação personalizadas

que permitiram criar um sistema

de comandos de voz em vários

idiomas, suportar todos os fun-

cionários móveis e remotos, unificar

e utilizar soluções de dados avan-

çadas. O melhor da série UCM6100

da Grandstream é sua facilidade de

instalação e gerenciamento.”

Gilberto VillegasCngenheiro de Comunicações IT Plus Inc.

acessar todas as gravações de chamadas e o CDR com o simples login na interface do usuário na Web da série UCM6100, que também oferece exportação de dados e/ou de arquivos de gravação.

Suporta Funcionários Remotos e Ramais de Celular A Craft pode se comunicar com os funcionários remotos de forma muito mais eficiente e econômica por meio de chamadas IP e usando aplicativos de softphone. A série UCM6100 da Grandstream é compatível com o codec de voz GSM, usado em todos os celulares. Foram criados sete ramais para uso específico com os celulares de fun-cionários remotos. Esses usuários remotos podem baixar o aplicativo de softphone de sua escolha e emparelhá-lo com uma conta SIP registrada no UCM6102. Agora, es-ses funcionários remotos podem fazer e receber chamadas SIP usando seus celulares, eliminando totalmente as ligações internacionais por celular e possibilitando o redire-cionamento de chamadas pelos funcionários remotos para outro local da empresa, além de também poderem receber chamadas redirecionadas para eles. A série UCM6100 da Grandstream também permite que qualquer funcionário, usando seu celular ou uma linha telefônica externa, ligue para a linha telefônica principal da Craft, digite um código definido e faça uma chamada para qualquer lugar do mundo usando um tronco SIP ou uma linha do Skype registrada na série UCM6100. Com esse recurso, chamado Acesso direto ao sistema interno (DISA), todos os funcionários da Craft podem fazer chamadas de longa distância facilmente, sem pagar tarifas internacionais.

Uma Solução de Moderna Preparada Para o Futuro Embora a Craft esteja utilizando principalmente as centenas de recursos avançados de voz, dados e mobilidade incluídos na série UCM6100, esse PBX IP da Grandstream oferece uma solução de comunicação da próxima geração preparada para o futuro que também apresenta integração total com vídeos SIP. A qualquer momento, a Craft pode adicionar telefones IP com vídeo, como os inovadores telefones IP Android™ com vídeo GXV3240 e GXV3275, para se comunicar frente a frente com funcionários e clientes de maneira fácil por meio de chamadas em diversas plataformas de chamadas de vídeo. A Craft pode adicionar qualquer solução de videoconferência baseada em SIP, uma rede de câmeras IP de vídeo para vigilância, câmeras IP nas portas e/ou qualquer outro serviço ou dispositivo que utilize vídeo SIP. Todos esses produtos e serviços podem ser per-feitamente integrados com a série UCM6100 para comunicações de vídeo avançadas e econômicas, aumentando a produtividade e reduzindo custos.

Destaques do Projeto • Reduçãodecustosde75%emtodos

os serviços de comunicação

• Aumentode1500%nacapacidadede chamadas

• Capacidadedeencaminharchama-das recebidas para o escritório apropriado de acordo com a local-ização e o idioma da pessoa que faz a chamada

• Suportatodososfuncionáriosremo-tos por meio de ramais de celular e aplicativos de softphone

• Possibilitaagravaçãodechamadas,registros de detalhes de chamadas (CDR) e outras soluções de dados

• NãoénecessáriaumaequipedeTIno local para instalar ou gerenciar a solução