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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
AUDITORIA COMO FERRAMENTA DE AUXÍLIO NA GESTÃO DO
CONDOMÍNIO
Por: Jairo de Souza Rosa
Orientadora
Profª. Luciana Madeira
Rio de Janeiro
2013
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2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
AUDITORIA COMO FERRAMENTA DE AUXÍLIO NA GESTÃO DO
CONDOMÍNIO
Apresentação de monografia à AVM
Faculdade Integrada como requisito
parcial para obtenção do grau de
especialista em Auditoria e
Controladoria.
Por: Luciana Madeira
3
AGRADECIMENTOS
A Deus dedico o meu agradecimento
maior.
4
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho à minha esposa
que cuidou para que não me faltasse à
força de vontade, sempre lutando com
dignidade para que chegasse ao
“grande dia da vitória”.
5
RESUMO
O trabalho a ser apresentado, tem como tema principal a Auditoria
Externa, e como problema: Qual a importância da auditoria na gestão do
condomínio?
A importância da auditoria na gestão do condomínio se deve ao
crescimento populacional, ocasionando aumento do número de condomínios, a
confiança em demasia no síndico e administradora, falta de conhecimento e
experiências necessária para a realização dos exames dos documentos nas
prestações de contas dos condomínios, número grande de aprovações de
contas com irregularidades, ocasionando fraudes, inclusive, diante dos órgãos
governamentais. Devido a esses problemas, há necessidade da contratação de
profissionais especializados, para verificar a veracidade dos documentos e
relatórios apresentados nas respectivas prestações de contas, fornecendo
maior credibilidade para os condôminos e facilitando a tomada de decisão do
síndico, através da adoção de medidas corretivas e preventivas na gestão do
condomínio.
A auditoria como ferramenta de apoio na gestão das entidades
condominiais, relaciona as práticas realizadas nos condomínios e os prováveis
riscos. Como o objetivo da auditoria, ela aponta as funções e responsabilidade
do síndico e descreve os principais aspectos vulneráveis à fraude nos
condomínios e ainda propõe sugestões aos problemas identificados. A
auditoria verifica o controle dos bens, direitos e obrigações dos condomínios,
através das demonstrações contábeis.
O trabalho tem como a identificação do surgimento da auditoria na
Inglaterra e sua chegada ao Brasil, enfocando seus objetivos, suas normas e
responsabilidades, papéis de trabalhos, planejamento, relatórios e tipos de
relatórios, formas de auditoria e as diferenças básicas entre as auditorias. Logo
então passa para definição do condomínio, informando seu histórico e leis
criados, sua constituição, obrigações e como se dá a administração.
6
Passando então para aplicação da análise da auditoria de três
condomínios distintos da Cidade do Rio de Janeiro. A análise é feita nas pastas
de suas prestações de contas, referente ao mês de junho de 2013. A proposta
é verificar a gestão administrativa, contábil e corrente, o livro caixa, as contas
de receitas e despesas e o cumprimento das leis fiscais e trabalhistas.
Com resultado da análise foram identificados fatos que não estão
em conformidades com as devidas normas contábeis, financeiras e
administrativas, cabendo a quem interessar, possa tomar as devidas
providências.
O objetivo deste trabalhou foi avaliar os aspectos da informação na
teoria e na prática do contexto profissional da Auditoria, para as entidades
denominadas de condomínios residenciais e comerciais, assunto pouco
discutido atualmente.
7
METODOLOGIA
O problema proposto se dá ao fato real que acontece num
condomínio na cidade de Niterói/RJ, onde, a estimativa orçada pela
construtora, na entrega do condomínio está muito inferior à realidade cobrada
pela administradora contratada pela construtora, e no momento que é solicitado
o esclarecimento das respectivas dúvidas existe um esclarecimento superficial,
colocando o síndico em sérios apuros devido suas responsabilidades.
Para o caso acima surgiu à vontade de solucionar o problema ou
dúvidas, utilizando de procedimentos racionais e sistemáticos, através de
pesquisas de acervos bibliográficos existente, que inclui livros, artigos de
revistas e jornais, internet e de condomínios distintos na cidade do Rio de
Janeiro.
Segundo Marconi e Lakatos (1992, p.435), pesquisa é uma
indagação minuciosa ou exame crítico e exaustivo na procura de fatos e
princípios; uma diligente busca para averiguar algo. Pesquisa não é apenas
procurar a verdade, é encontrar respostas para questões propostas utilizando
métodos científicos.
Segundo Gil (2002, p.44), descreve que a pesquisa bibliográfica
deve ser “(...) desenvolvida com base em material já elaborado, constituído de
livros e artigos científicos”.
Com base nas referências citadas, foram realizadas pesquisas,
nelas aplicadas os princípios da Contabilidade, da Gestão Empresarial e da
metodologia, tomando como objeto os relatórios de prestação de contas de
condomínios referente a um mês do corrente ano, que permitiram a análise de
suas pastas, como fonte geradora das informações.
8
Foram analisados documentos como: contratos com a
administradora, atas e convenções, comprovantes de receitas e despesas,
análise do fluxo de caixa e etc.
Como orientação para o trabalho buscou-se a através da coleta da
bibliografia no Centro Universitário Plínio Leite – UNIPLI, em Niterói, a definição
dentro das Ciências Contábeis, uma de suas ramificações, a Auditoria, através
do estudo dos conceitos, seu objeto de estudo, seus objetivos, suas normas,
planejamento, papeis de trabalho e relatórios. Como também a definição do
condomínio, as principais leis que compõe, quando e como surge, quem
administra e quais as responsabilidades inclusive as suas prestações de
contas.
Logo então, se tem a aplicação das ferramentas da auditoria nas
prestações de contas, analisando os fatos cabíveis e relatando possíveis
dúvidas, para o melhor esclarecimento do condomínio junto à administradora e
aos demais condôminos, tornando então sua gestão transparente e eficaz,
conforme suas responsabilidades de acordo com o Novo Código Civil que
entrou em vigor em 11 de janeiro de 2003, e seus artigos referentes a
condomínios modificaram a Lei que regia o setor, a 4.591/64.
9
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 11
CAPÍTULO I – AUDITORIA 13
1.1 – Definições de auditoria 14
1.2 – Objetivos da auditoria 16
1.3 – Normas e responsabilidade da auditoria 17
1.4 – Papéis de trabalho 18
1.5 – Planejamentos de auditoria 19
1.6 – Relatórios de auditoria 20
1.7 – Diferenças básicas entre as auditorias 22
CAPÍTULO II – CONDOMÍNIO 24
2.1 – Como funcionam a estrutura de um condomínio 25
2.2 – O síndico 27
2.3 – Convenção do condomínio 28
2.4 – A administração do condomínio 30
2.5 – As administradoras de condomínios 32
2.5.1 – Objetivo 33
2.5.2 – Cotas condominiais 35
2.5.3 – Previsão orçamentária 39
2.5.4 – Pagamentos das obrigações condominiais 40
2.5.5 – A importância das assembleias 42
CAPÍTULO III – APLICAÇÃO DA AUDITORIA EM CONDOMÍNIOS 43
3.1 - Gestão do condomínio 47
3.2 – Principais aspectos vulneráveis as fraudes 49
3.3 – Análises dos condomínios 53
3.3.1 – Gestão do condomínio 53
3.3.2 – Gestão contábil 54
3.3.3 – Conta corrente 54
3.3.4 – Livro caixa 54
10
3.3.5 – Inadimplência 54
3.3.6 – Despesas 54
3.3.7 – Receitas 55
3.3.8 – Pagamentos de salários 55
3.3.9 – Recolhimentos de encargos trabalhistas 56
CAPÍTULO IV – OPINIÃO SOBRE OS ITENS ANALISADOS 57
4.1 – Gestão do condomínio 57
4.2 – Gestão contábil 57
4.3 – Despesas 58
4.4 – Pagamentos de salários 58
CONCLUSÃO 59
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 62
ÍNDICE 65
11
INTRODUÇÃO
O crescimento da economia e a concentração da renda nos grandes
centros urbanos favorece uma “implosão” associada à desapropriação de
casas e comércios, instituídos desde longos anos, por uma “explosão” de áreas
apropriadas à construção civil, destinadas as megalópoles de condomínios,
que variam aos vários tipos de renda.
A crescente concentração vertiginosa da população das grandes
cidades, em toda parte do mundo, busca maiores facilidades para educação e
criação de famílias, através da concentração das indústrias nas mediações das
cidades, o comércio, as grandes e até pequenas empresas nos seus centros.
Tal crescimento levou as construções verticais para melhor
acomodar, o que parecia impossível e inevitável. Devido à necessidade de
estabelecer padrões de convivência ordenada das populações desses prédios,
famílias e empresas, a Ciência do Direito fez surgir à figura do Condomínio.
Pesquisas comprovam que o crescimento de moradias aumenta
mais que o dobro que o crescimento da população. A região Sudeste é a que
mais apresenta esse crescimento. O Rio de Janeiro é o Estado que aparece
em primeiro lugar na concentração de vilas e condomínios, em segundo lugar
vem o Estado de São Paulo.
Observa-se através das atas de reuniões dos condomínios, que não
existe interesse entre os condôminos, até mesmo por confiança e comodidade,
o acompanhamento da administração. Talvez para a maioria dos condomínios,
o síndico, conselheiros e os condôminos são pessoas honestas.
Devido à falta de preparo do síndico, conselheiros e até mesmo da
administradora de condomínios, tem-se a necessidade de esclarecer possíveis
irregularidades que acontecem e que possam acontecer.
12
É papel da auditoria, fornecer informação através de relatórios,
sobre a regularidade dos procedimentos utilizados, podendo corrigir as
eventuais irregularidades, possibilitando a adoção de providências corretivas e
preventivas.
A auditoria é mais uma ferramenta de gestão que o corpo
administrativo do condomínio tem em mãos. Embora pense que o trabalho de
auditoria é meramente “investigativo”, atualmente ela tem grande importância
no controle e na gestão de qualquer condomínio.
Será que todas as informações prestadas pelos órgãos de gestão
refletem com a realidade de suas transações financeiras?
Com intenção de transmitir a segurança e controlar e evitar tais
irregularidades existe a figura do auditor, que tem como objetivo distinto a
punição do passado e a prevenção de prejuízos futuros.
Para muitas empresas e até mesmo pessoas físicas, se tem a ideia
de custo desnecessário e não de benefício, más se perceber os problemas que
podem ser evitados com a realização de uma auditoria idônea e eficiente, feita
de forma séria, perceberia como benefícios na melhora da gestão empresarial
e financeira, economia com pagamentos de multas e juros sobre impostos,
taxas, contribuições, pagamentos de fornecedores, funcionários, etc.
Segundo Franco e Marra (1994, p.26) afirmam que “a finalidade da
auditoria não é apenas a de confirmar a existência dos registros e a veracidade
dos comprovantes, mas vai além, julgando da moralidade do ato praticado”.
A pesquisa partirá nos dois primeiros capítulos para as definições da
auditoria e do condomínio, no terceiro capítulo será posto em prática através da
análise dos documentos referente às prestações de contas de três
condomínios da cidade do Rio de Janeiro, e por fim, é feito um comentário
sobre as identificações.
13
1 AUDITORIA
Como a história da auditoria se perdeu no tempo, o nome do
primeiro auditor permanecerá para sempre ignorado.
Segundo Santi (1989, p. 17),
(...) provavelmente foi um proficiente guarda-livros, a
serviço de mercador italiano do século XV ou XVI que,
pela reputação de sua sabedoria técnica, passou a ser
consultado por outros sobre a escrituração de suas
transações. Supõe-se que a auditoria se estabeleceu
como profissão distinta da atividade contábil para um
único usuário no momento em que o especialista em
escrituração deixou de praticá-la para assessorar os
demais especialistas e mercadores, transformando-se em
consultor público liberal.
O berço da moderna auditoria foi à Inglaterra, que exportou para
outros países, inclusive Brasil, juntamente com seus investimentos,
principalmente para a construção e administração de estradas de ferro e outros
serviços de utilidade pública. (SANTI, 1988)
Não existem divulgações de pesquisas sobre os primórdios de
auditoria no Brasil.
Apesar de formalmente organizada em 26 de março de 1957,
quando formado o Instituto dos contadores Públicos do Brasil, em São Paulo, a
auditoria foi oficialmente reconhecia apenas em 1968, por ato do Banco Central
do Brasil.
A evolução da auditoria no Brasil está primariamente relacionada
com a instalação de empresas internacionais de auditoria independente, uma
14
vez que investimentos também internacionais foram aqui implantados e
compulsoriamente tiveram de ter suas demonstrações contábeis auditadas.
1.1 - Definições de auditoria
Inicialmente a auditoria limitou-se à verificação dos registros
contábeis, visando observar se eles eram exatos. Com o tempo ampliou-se o
campo da auditoria, não obstante muitos ainda a julgue como portadora
exclusiva daquele remoto objeto, ou seja, a observação da veracidade e da
exatidão dos registros.
Daí a confusão terminológica que se estabelece, julgando-se que
seja ela o mesmo que perícia, revisão ou exame de escrita simplesmente.
O termo auditoria, de origem latina (vem de audire), foi utilizado
pelos ingleses para rotular a tecnologia contábil da revisão (auditing), mas hoje
tem sentindo mais abrangente.
Segundo, Sá (1969, p.22), afirma que:
"(...) a auditoria é uma tecnologia contábil aplicada ao
sistemático exame dos registros, demonstrações e de
quaisquer elementos de consideração contábil, visando a
apresentar opiniões, conclusões, críticas e orientações
sobre situações ou fenômenos patrimoniais da riqueza
aziendal, pública ou privada, quer ocorridos, quer por
ocorrer ou prospectados e diagnosticados".
A auditoria deve buscar as suas normas práticas dentro dos
postulados da Contabilidade por uma questão de hierarquia lógica; quando
observamos condutas diferentes das que a doutrina contábil estabelece
podemos estar certos de que houve exorbitância no procedimento, saindo-se
do campo da nossa disciplina para o de outra.
15
No desenvolvimento normal de sua tarefa, o auditor é obrigado
apelar, para a prática de seus conhecimentos, de outras disciplinas que se
apresentam como meios para atingir o fim principal que tem em mira, porque a
auditoria é um prodigioso acréscimo de conhecimentos.
A verificação de um documento, embora pareça simples, exige um
número elevado de conhecimentos do profissional para que possa observar a
“forma” e a “regência legal” do mesmo (a que lei está sujeito, especial entre as
tributárias, as trabalhistas ou as sociais, bem com preceitos maiores, como a
Constituição e os Atos dela de fluentes) e também as “regimentais” da
empresa.
Segundo Franco e Marra (1992, p.22):
A auditoria compreende o exame de documentos, livros e
registros, inspeção e obtenção de informações e
confirmações, internar e externas, relacionadas como o
controle do patrimônio objetivando mensurar a exatidão
desses registros e das demonstrações contábeis deles
decorrentes.
Conforme SANTANA (1998, p.3):
Auditoria representa o estudo e avaliação das Operações
e Demonstrações Financeiras com o objetivo de opinar,
validando ou não, sobre a situação econômico/financeira
da empresa bem como, os resultados obtidos durante o
período auditado neles demonstrados, emitindo opinião
também, quando for o caso, sobre as operações da
empresa.
16
Definição de auditoria, segundo Crepaldi (2002, p.23):
De forma bastante simples, pode-se definir auditoria como
o levantamento, estudo e avaliação sistemática das
transações, procedimentos, operações, rotinas e das
demonstrações financeiras de uma entidade.
Não se trata, pois, de uma mera revisão, mas de uma tecnologia
específica, hoje envolvida por Normas, Procedimentos e Comportamentos
Éticos.
1.2 - Objetivos da auditoria
Na auditoria, pode se definir os objetivos, como: verificação do
funcionamento dos controles internos, da organização contábil da empresa,
prevenindo erros e fraudes e a sua demonstração, caso existam, buscando
emitir opinião com independência, dando credibilidade às demonstrações
contábeis das entidades auditadas.
Conforme Franco e Marra (1991, p. 26), afirmam que:
A finalidade da auditoria não é apenas de confirmar a
existência dos registros e a veracidade dos
comprovantes, mas vai além, julgando da moralidade do
ato praticado.
Assim, o objetivo primordial da auditoria é emitir opinião sobre as
demonstrações contábeis, atestando e confirmando a veracidade das
informações contidas, aumentando o grau de confiança, alcançando todos os
aspectos relevantes, em conformidade com normas e padrões estabelecidos
pelos órgãos e conselhos de classe.
17
1.3 - Normas e responsabilidades da auditoria
As Normas brasileiras de auditoria são regras ditadas pelos órgãos
reguladores da profissão contábil do Brasil e tem por objetivo a regulação da
profissão e atividades, bem como estabelecer diretrizes para serem seguidas
pelos profissionais no desenvolver de seus trabalhos.
As normas atualmente em vigor são emitidas em conjunto pelo CFC,
IBRACON, Banco Central do Brasil, a CVM e a Superintendência de Seguros
Privados.
Ao final de 2009, o Conselho Federal de Contabilidade considerando
o processo de convergência das Normas Brasileiras de Contabilidade aos
padrões internacionais editou várias resoluções aprovando novas normas de
Auditoria Independente de Informação Contábil Histórica, as chamadas NBC
TAs, revogando a antiga NBC T-11.
No âmbito internacional, a Federação Internacional de Contadores
(IFAC) também emite pronunciamentos através da Comissão de Normas
Internacionais de Auditoria, as quais contêm orientações aos países-membros
daquele órgão.
Em nível internacional, os principais órgãos que regulamentam a
responsabilidade profissional e ética de auditoria são:
International Accounting Standarsd Committee - IASC
(Comitê Internacional de Normas Contábeis);
Associação Interamericana de Contabilidade - AIC;
Intergovernamental Working Group of Experts ou
International Standarsd of Accounting and Reporting - ISAR
(Grupo Intergovernamental de Trabalho de Especialistas em
Normas Contábeis e de Relatórios Financeiros).
18
O relatório do auditor é o documento mediante o qual o auditor
expressa sua opinião sobre as demonstrações contábeis por ele auditadas.
Como o auditor assume responsabilidade técnico-profissional definida,
inclusive de ordem pública, é indispensável que tal documento obedeça às
características intrínsecas e extrínsecas, estabelecidas nas normas de
auditoria.
A aplicação dos procedimentos de auditoria deve ser realizada, em
razão da complexidade e volume das operações, por meio de provas seletivas,
testes e amostragens.
1.4 - Papéis de trabalho
Os papéis de trabalho formam um conjunto de documentos
necessários à realização de seu trabalho, esses papéis contêm informações e
apontamentos. Tem-se como exemplo, na auditoria de condomínios, os
balancetes, folhas de conciliações bancárias, folhas das contas de receita e
despesas, lista de inadimplentes, assim como outros documentos.
Para Santanna (1998, p.1), diz que:
A documentação que registra de forma ordenada e em
consonância com o programa de auditoria, o resultado da
coleta e acumulação de evidências, a partir das quais
possam ser retiradas conclusões sobre as funções e
atividades examinadas, e que darão respaldo ao parecer
do auditor.
Segundo Franco e Marra (1991, p. 251), informa que:
Os papéis de trabalho constituem, pois, um conjunto de
documentos e apontamentos com informações e provas
coligidas pelo auditor.
19
Os papéis são elaborados, estruturados e organizados para atender
as circunstâncias do trabalho levando em consideração, segundo Attie (2000,
p. 156):
• Concisão: devem ser claros, de forma que todos
entendam sem necessidade de explicações da pessoa
que os elaborou;
• Objetividade: com objetivos claros, de forma que se
entenda aonde o auditor quer chegar;
• Limpeza: os papéis devem estar limpos, de maneira a
não prejudicar o seu entendimento;
• Lógica: os papéis devem ser elaborados de forma lógica
de raciocínio, na sequência natural do objetivo a ser
atingido;
• Completabilidade: todas as informações julgadas
necessárias para fundamentar a opinião do auditor,
quando da realização do relatório ou parecer.
Ajudar no planejamento e execução da auditoria, facilitar a revisão
do trabalho de auditoria, e registrar as evidências dos trabalhos executados
para fundamentar o parecer do auditor independente. Todas essas informações
devem ser autossuficientes, não devendo necessitar de informações adicionais
ou explicações verbais. As conclusões alcançadas servirão de base para os
relatórios ou pareceres sobre as demonstrações, servem de fonte de
informação para consultas futuras e julgar a solidez das conclusões
enunciadas.
1.5 - Planejamento de auditoria
O planejamento é o processo de definição de ações a serem
tomadas e dos objetivos a serem atingidos, tendo em vista a identificação da
situação da empresa.
20
Attie (2000, p. 59) menciona que: “o trabalho de planejamento de
auditoria implica a realização de diversas etapas, cujo desenvolvimento requer
ordenação e planejamento de o que, como, quanto, e quando fizer, e quem o
fará”. Em sua visão, planejamento é um compromisso para a ação ordenada,
realística e sistemática de uma escolha racional, determinando o curso da ação
do trabalho a realizar.
Na visão de Almeida (1990), planejar significa: “estabelecer metas
para que o serviço de auditoria seja de excelente qualidade a um menor custo
possível”.
Os principais objetivos do planejamento:
Obter conhecimentos das atividades da empresa; Planejar um maior
número de horas nas auditorias preliminares; Assegurar que áreas importantes
da entidade e os valores relevantes contidos em suas demonstrações
contábeis receberam a atenção requerida; Obter cooperação do pessoal da
empresa; Identificar os problemas potenciais da entidade, a legislação aplicável
à entidade, problemas relacionados com a contabilidade; Necessidade de
atender a prazos estabelecidos por entidades reguladoras ou fiscalizadoras e
para a entidade prestar informações aos demais usuários externos.
Após serem cumpridos todos os passos da fase de planejamento é
que o auditor saberá como executar os trabalhos e a que componentes deverá
ter mais atenção e mais testes a serem aplicados
1.6 - Relatórios de auditoria
O relatório é a peça mais importante do processo de auditoria.
O relatório de auditoria representa a fase final do processo auditorial
e consiste em uma narração ou descrição escrita, ordenada e minuciosa dos
fatos que foram constatados, com base em evidências concretas, durante o
21
transcurso dos exames de auditoria. Representa a fase mais significativa do
trabalho e se constitui no seu produto final.
É um instrumento formal e técnico, através do qual os auditores
comunicam a execução de determinado trabalho, o resultado obtido, avaliação,
opinião e sugestões de melhorias à administração das Empresas, bem como
os comentários das áreas auditadas.
Existem várias formas para se definir os tipos de relatórios. No
entanto, devemos considerar que o relatório já é por si só, bastante complexo e
que a designação de um tipo ou nomenclatura correta de nada vale se o
conteúdo não estiver à altura das necessidades da empresa.
O objetivo do parecer, segundo Kanitz (1979, p.1):
Fornecer aos acionistas e ao público em geral uma
opinião independente e profissional quanto à veracidade
dos relatórios financeiros apresentados pela diretoria da
empresa.
Para atingir seu objetivo como fonte de informação, o relatório deve
ser redigido de forma clara, concisa, objetiva e imparcial, bem como isento de
erros de redação. A opinião final do auditor deve estar fundamentada em fatos
concretos, devidamente comprováveis, através dos papéis de trabalho, em
judicioso julgamento desses fatos, com total imparcialidade e independência.
Conforme as Normas de Auditoria, ao emitir o parecer, deverá
fundamentar, de acordo com as normas e legislações vigentes, toda e qualquer
informação que o levou a tecer tais considerações, uma vez que o auditor é
responsabilizado civil e criminalmente por sua opinião formalmente
manifestada.
22
Porém, o auditor deve ter estabelecer um sistema de emissão de
relatório que seja adequado ao momento ou situação, em que os fatos estejam
ocorrendo ou forem apurados.
1.7 - Diferenças básicas entre auditoria interna e externa
De maneira gera, a auditoria interna é executado plenamente
idêntico àquele pela auditoria externa. A realização dos trabalhos utilizam as
mesmas técnicas de auditoria; elas têm são voltadas para o controle interno
como ponto de partida de seu exame e formulam sugestões de melhorias para
as deficiências controladas, com as suas observações e eficiência dos
sistemas contábeis internos existentes.
Entretanto, os trabalhos executados pelos auditores têm suas
diferenças básicas caracterizadas, conforme quadro abaixo:
Quadro1- Diferença entre auditoria interna e externa
Auditoria Interna Auditoria Externa
A auditoria é realizada por um funcionário da empresa.
A auditoria é realizada através de contratação de um profissional independente.
O objetivo principal é atender as necessidades da administração.
O objetivo principal é atender as necessidades de terceiros no que diz respeito à fidedignidade das informações financeiras.
A revisão das operações e do controle interno é principalmente realizada para desenvolver aperfeiçoamento e para induzir ao cumprimento de políticas e normas, sem estar restrito aos assuntos financeiros.
A revisão das operações e do controle interno é principalmente realizada para determinar a extensão do exame e a fidedignidade das demonstrações financeiras.
O trabalho é subdividido em relação às áreas operacionais e às linhas de responsabilidade administrativa.
O trabalho é subdividido em relação às contas do balanço patrimonial e da demonstração do resultado.
23
O auditor diretamente se preocupa com a detecção e prevenção de fraude.
O auditor incidentalmente se preocupa com a detecção e prevenção fraudes, a não ser que haja possibilidade de substancialmente afetar as demonstrações financeiras.
O auditor deve ser independente em relação às pessoas cujo trabalho ele examina, porém subordinado às necessidades e desejos da alta administração.
O auditor deve ser independente em relação à administração, de fato e de atitude mental.
A revisão das atividades da empresa é contínua.
O exame das informações comprobatórias das demonstrações financeiras é periódica, geralmente semestral ou anual.
Fonte: Maph Editora em http://www.maph.com.br/artigos.php?id_artigo=309
Nos capítulos seguintes, será abordada à definição do condomínio, bem
como, a aplicação da auditoria, com o intuito de avaliar os possíveis problemas,
corrigindo e assim orientando para uma melhor gestão, evitando possíveis
perdas financeiras no futuro.
24
2 CONDOMÍNIO
Condomínio é umas das formas de moradias existentes, na qual
seus proprietários possuem direitos e obrigações, e vem sendo utilizado por
número cada vez maior de pessoas.
As edificações em forma de Condomínios são regidas pela lei 4.591,
de 16 de dezembro de 1964. Conforme essa lei por condomínios:
Art. 1º As edificações ou conjunto de edificações, de um
ou mais pavimentos, construídos sob a forma de unidades
autônomas entre si, destinada a fins residenciais ou em
parte, objetivamente considerada, e constituirá cada
unidade, propriedade autônoma sujeita as limitações
desta lei.
Segundo MACHADO E TAVARES JUNIOR (1998, p. 4), “(...)
condomínio quer dizer: propriedade exercida por mais de uma pessoa”.
Segundo SOUZA (2001, p. 17) “antes da lei 4.591/64 o Condomínio
era denominado de Condomínios em Edifícios. Com a lei 4.591 de 16 de
dezembro de 1964 passou a denominar Condomínio em Edificação”.
O novo Código Civil lei 10.406/02, instituiu o título de Condomínio
Edilício. Edilício é a palavra derivada do latim aedilicium, que significa
encarregado de determinado setor, que cuida dos edifícios públicos.
O art. 1.332 do Novo Código Civil lei 10.406/02, define que o
Condomínio Edilício por ato entre vivos ou testamento, registrado no Cartório
de Registro de Imóveis, devendo constar daqueles atos, além do disposto em
lei especial:
25
I. A discriminação e individualização das unidades de
propriedade exclusiva, estremadas uma das outras e das
partes comuns;
II. A determinação da fração ideal atribuída a cada
unidade, relativamente ao terreno e partes comuns;
III. O fim a que as unidades se destinam.
Percebe-se, que condomínio é uma associação de proprietários de
apartamentos, nos casos de prédios residenciais, ou de salas comerciais, nos
casos de prédios empresariais.
2.1 - Como Funcionam a Estrutura de um Condomínio
O condomínio possui compromissos com a qualidade de serviços e
estrutura fornecida aos seus proprietários. Todos do condomínio devem
aprovar em Assembleia Geral suas prioridades e a consequente previsão
orçamentária. É com base neste orçamento que é realizado o rateio e obtida à
quota de condomínio.
Conforme art. 1.347 do Código Civil. A assembleia escolherá um
síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por
prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se. A administração do
condomínio também dar-se por meio de órgãos, tais como: assembleia geral,
síndico (que por vezes conta também com a atuação de subsíndicos, quando
assim dispuser a convenção de condomínio) e conselho.
A eleição do corpo diretivo implica na eleição do síndico e, se for o
caso, de um subsíndico e de um conselho fiscal composto por três membros. O
trio possui a função de analisar e emitir parecer sobre as contas do síndico.
Este conselho fiscal, não é obrigatório, uma vez que a redação do artigo de lei
diz: “Poderá haver no condomínio um conselho fiscal”; ou seja, se não houver,
26
as contas do síndico deverão ser analisadas pelos condôminos e por eles
aprovadas e rejeitadas, independente de qualquer parecer.
Nota-se que pelo Código Civil, o conselho passou a ser restrito às
funções fiscais e análise de contas, deixando de ser um órgão auxiliar na
gestão do condomínio.
Os gastos de um condomínio são divididos em dois grupos. O
primeiro deles é composto pelas despesas ordinárias, rotineiras e necessárias
a manutenção do prédio, englobando os seguintes itens: despesas de pessoal,
encargos sociais, consumo de água, luz, manutenções e conservações,
despesas administrativas, materiais e seguros e etc..
O segundo grupo é composto por despesas extraordinárias. São
gastos imprevistos e também gastos com benfeitorias nas áreas de uso
comum.
Com relação às áreas e espaços de uso compartilhado, devem
seguir, rigorosamente, as regras estabelecidas na convenção de condomínio,
no regimento interno e também respeitar as regras do Código Civil Brasileiro.
Para que o convívio possa ser possível, e pouco conflituoso, é
esclarecer que, no condomínio, o proprietário de uma unidade tem o direito de
usar, de modo exclusivo, determinada área, e em comum a outros
proprietários. Por exemplo, às áreas de lazer, corredores de acesso aos
apartamentos, salão de festas, elevadores e escadarias. Todos devem
respeitar os parâmetros impostos pelo direito de vizinhança e as normas gerais
de bom e respeitoso comportamento.
27
2.2 - O Síndico
O síndico pode ser pessoa, física ou jurídica, moradora ou não do
condomínio, a quem cabe representar o condomínio no que respeita aos
direitos e deveres deste último.
Ao síndico cabe arrecadar as cotas de condomínio, realizar os
pagamentos devidos, intermediar conflitos visando o bem da coletividade e a
valorização do patrimônio comum, sempre prestando contas à coletividade.
Os deveres do síndico estão elencados no artigo 1.348 do Código
Civil, que diz:
Art. 1.348. Compete ao síndico:
I - convocar a assembleia dos condôminos;
II - representar, ativa e passivamente, o condomínio,
praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à
defesa dos interesses comuns;
III - dar imediato conhecimento à assembleia da
existência de procedimento judicial ou administrativo, de
interesse do condomínio;
IV - cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento
interno e as determinações da assembleia;
V - diligenciar a conservação e a guarda das partes
comuns e zelar pela prestação dos serviços que
interessem aos possuidores;
VI - elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa
a cada ano;
VII - cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem
como impor e cobrar as multas devidas;
VIII - prestar contas à assembleia, anualmente e quando
exigidas;
IX - realizar o seguro da edificação,
28
§ 1º Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar
do síndico, em poderes de representação.
§ 2º O síndico pode transferir a outrem, total ou
parcialmente, os poderes de representação ou as funções
administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo
disposição em contrário da convenção.
Como posto acima, parece bem simples a função do síndico,
contudo, poucos sabem da responsabilidade que acompanha tal encargo, já
que uma simples tarefa pode ter várias vertentes e implicações, bem como
exigir uma grande experiência e no mínimo tem que entender como reconhecer
os valores das cotas condominiais, assunto a ser esclarecido mais adiante.
2.3 - Convenção de Condomínio
A convivência em condomínio, seja residencial, comercial ou misto,
é organizada segundo a sua convenção.
Todo o condomínio deve conter sua convenção, devendo possuir
inscrição no cartório de registro de imóveis. Esta deve ser observada com
muito rigor.
A convenção é o documento que rege as leis do condomínio.
O art. 1.333 da Lei nº 10.402/02, determina que a convenção que
constitui o Condomínio edilício deve ser subscrita pelos titulares de, no mínimo,
dois terços das frações ideais e torna-se, desde logo, obrigatória para os
titulares de direito sobre as unidades, ou para quantos sobre elas tenham
posse ou detenção.
Todo o condomínio deve conter sua convenção.
29
A obrigatoriedade da existência da convenção de condomínio, assim
como, do regimento interno está disposta na Lei nº 4.591/64, art. 9º, que
descreve:
Os proprietários, promitentes compradores, cessionários
ou promitentes cessionários dos direitos pertinentes à
aquisição de unidades autônomas em edificações a
serem construídas, em construção ou já construídas,
elaborarão, por escrito a convenção do condomínio, e
deverão, também, por contrato ou por deliberação em
assembleia aprovar o regimento interno da edificação ou
conjunto de edificações.
Escrita, aprovada e registrada, a convenção deverá ser obedecida
por todos os moradores, e caso seja necessário alterações na convenção,
estas deverão ser realizadas de acordo com uma das cláusulas essenciais da
convenção que designará os requisitos para tal.
Na convenção de condomínio deverão estar dispostas, as seguintes
matérias:
a) A discriminação e individualização das unidades de propriedade
exclusiva estremadas uma das outras e das partes comuns;
b) A fração ideal de cada unidade autônoma (que, via de regra,
serve também para definir o coeficiente de participação da respectiva unidade
autônoma no rateio das despesas condominiais);
c) A finalidade de cada unidade (residencial ou comercial);
d) Forma de administração do condomínio;
e) A competência das assembleias, formas de convocação e quorum
para suas deliberações;
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f) Regimento interno do condomínio (trata de questões corriqueiras,
como horários de utilização de determinadas áreas de lazer, dias e horários
para realização de mudanças e reformas nas unidades, sistema de entrega de
correspondências, etc.).
A assembleia geral dos condôminos é o órgão soberano que define
os rumos do condomínio desde que suas deliberações respeitem os
respectivos quóruns fixados em lei.
Para auxiliar o síndico na execução de suas tarefas, conforme item
acima poderá contratar, em nome do condomínio, uma empresa administradora
que prestará os serviços inerentes à parte operacional, servindo de um
importante apoio, em especial, no que se refere às questões trabalhistas,
previdenciárias e de treinamento dos profissionais que prestam serviços no
local (portaria, limpeza e segurança).
2.4 - Administração do Condomínio
Várias são as formas para se administrar um condomínio, cabendo
aos moradores escolher a melhor forma, aquela que possua maior eficácia, que
melhor atenda a seus interesses.
Administração de condomínios é um negócio que está relacionado à
conveniência, comodidade e bem-estar. Com a crescente urbanização do
Brasil, viver em condomínios horizontais e verticais passou a ser uma
tendência natural para aperfeiçoar os espaços da malha urbana.
De acordo com o Código Civil, no Art. 1.349. A assembleia pode
destituir o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas, ou não
administrar convenientemente o condomínio.
31
Tornou-se complexo administrar esses condomínios e a amplitude
de problemas que fazem parte da sua rotina diária. A terceirização desses
serviços passou a ser uma realidade para minimizar a quantidade de
problemas de ordem legal, contábil e fiscal, o que exige maior
profissionalização e melhoria na qualidade dos serviços prestados à
comunidade. Afinal, para uma parcela importante da população, o imóvel se
constitui no patrimônio de maior valor. E tudo o que o condomínio fizer terá
reflexo, direta ou indiretamente, na valorização ou não deste patrimônio.
Uma empresa de administração de condomínios pode se dedicar à
administração e a prestação de serviços tais como: contabilidade; assessoria
jurídica; consultoria, financeira, tributária, fiscal, trabalhista; constituição do
condomínio; administração de pessoal.
Não se pode pensar na administração de condomínios como uma
área isolada de conhecimento, descolada dos princípios fundamentais da
administração. Da mesma forma que a administração se desenvolveu como
ciência, a partir da Revolução Industrial, ou seja, pela necessidade de gestão
profissional das novas indústrias que se instalaram, alterando a antiga estrutura
de produção, a administração profissional de condomínios acompanhou as
modificações da sociedade, na medida em que as formas de alocação de
unidades residenciais e comerciais se transformaram com a urbanização
decorrente da instalação dos múltiplos processos industriais.
O condomínio por muito tempo foi visto como um tipo de moradia,
pouco confortável, devido aos entraves ocasionados pela proximidade entre os
vizinhos e a pouca liberdade deles.
Com o passar dos tempos, com a explosão habitacional e outros
fatores socioeconômicos, notou-se um incrível crescimento no setor, o que
compeliu a classe média e parte da alta a se encaminhar aos edifícios. A
concentração horizontal ou vertical das residências é um fenômeno recente;
pois os edifícios existentes foram, na maior parte, construídos nas últimas
décadas (SÁ, 2001. P. 9).
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O êxodo rural, causado pela automação da agricultura e pela
existência de poucas unidades fabris capazes de gerar empregos para os que
não mais podem trabalhar no campo, cria uma demanda por imóveis urbanos;
as áreas limitadas, por sua vez, levam à construção de prédios verticais, que
abrigam muitas unidades habitacionais.
Essa multiplicidade gerou o surgimento do cargo de síndico, para
administrar os interesses comuns, tendo em vista que para a convivência
comum é necessária à aplicação de regras e de administração dos interesses
da coletividade.
2.5 - As Administradora de condomínio
Administrar é gerir negócio próprio ou alheio, públicos ou
particulares, ou seja, exercer função de administrador.
Via de regra, na administração de condomínio há um contrato entre
as partes (condomínio e administradora), seja ele verbal ou escrito, onde se
estabelece quais atividades serão delegadas à administradora, portanto, por
ser ato bilateral, exclui-se de plano a figura de gestor de negócios (Art. 861,
Código Civil).
Em termos gerais, a atividade de uma administradora está
regulamentada pelo Código Civil, principalmente pelos artigos 653 e seguintes,
uma vez que no Brasil ainda não há lei específica para o setor, que exerce
suas atividades como mandatária do representante legal do condomínio.
Embora se tenha notícia que algumas entidades de classe como a
AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios), a
ABADI (Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis), bem como o
SECOVI (Sindicato das Empresas de Compra, Venda, Locação e
Administração de Imóveis Residenciais e Comerciais de São Paulo) estejam
envidando esforços para a regulamentação ou autorregulamentação do setor,
com normas específicas, requisitos mínimos de funcionamento e
33
regulamentação da atividade, isso ainda está em fase de "gestação", e ainda
um pouco distante de ser uma realidade no setor, restando ao síndico e
condomínios tomarem cuidados mínimos na contratação de administradores,
como se verá no decorrer dessa obra.
Não se quer dizer que o setor é obscuro ou carente de qualquer lei
que o regule, mas sim que não há normas cogentes específicas para
administradoras de condomínio, da relação desta com seus clientes e,
sobretudo, quais os requisitos mínimos para uma empresa ser considerada
especializada em administração de condomínios.
A Administradora deve contar com parcerias contábil, financeira,
jurídica e de engenharia, pois necessitará de serviços especializados nessas
áreas para agregar em suas atividades. Ao contratarem uma empresa
especializada, os condôminos podem desfrutar dos seguintes benefícios, entre
outros: serviços mais adequados às necessidades dos moradores; menor nível
de inadimplência; empregados mais qualificados; condomínio com baixo risco
diante de penalizações legais; fim de cotas extras inesperadas; imóveis mais
valorizados; menores consumo de água e energia; redução de custos com
equipamentos.
2.5.1 - Objetivo
Várias são as funções de uma administradora, que se classificam
em: principal; secundárias e eventuais.
A função principal de uma administradora é auxiliar o síndico no
exercício das atividades cotidianas do edifício, orientando-o sobre os aspectos
legais e dando-lhe suporte às atividades administrativas, tais como:
contabilização de receitas e despesas, elaboração de folha de pagamento e
realização dos pagamentos, emissão de boletos de pagamento das cotas
condominiais, confecção da pasta de prestação de contas mensal,
assessoramento pré e pós-assembleias gerais etc.
34
Observa-se, no entanto, que não cabe à administradora tomar
decisões ou providências, mas tão somente alertar ao representante legal do
condomínio para que o faça, cabendo ao síndico determinar ou não
providências, assumindo eventual risco de não fazê-lo.
Obviamente, poderá ser contratada a tomada de providências pela
administradora, entretanto, além não ser usual, implica numa série de
providências jurídicas e contratuais para que se tenha o efeito desejado, como
autorização assembleia para a tomada dessas providências, contrato escrito
delimitando a atuação, a outorga de procuração específica e a remuneração
para tais atos.
As atividades secundárias são aquelas que embora relacionadas ao
cotidiano do condomínio, são causais, não são previstas e não têm data
aprazada para ocorrer. Por exemplo, emissão de circulares, multas e
advertências, orientação sobre a Convenção do Condomínio, sobre
Regulamento Interno, sobre prazos e forma de realizar assembleias, entre
outras.
Já as atividades eventuais se subdividem em:
a) eventuais contratadas;
b) eventuais especiais.
As atividades eventuais são aquelas esporádicas, decorrentes de
certos serviços (Ex: realização de Assembleia Geral pelos funcionários da
administradora), bem como em virtude de épocas do ano (entrega de RAIS e
DIRF, por exemplo).
São atividades que, apesar de não ser a finalidade contratual
principal, possui a administradora condição técnica, material e tecnológica para
fazê-lo.
Assim, temos que atividades eventuais contratadas são aquelas que
se enquadram na situação acima, estão contempladas ou ajustadas no
35
contrato firmado entre a administradora e o condomínio, podendo ou não incidir
custo extra.
Por sua vez, atividades eventuais especiais são aquelas cujo custo
não está incluso e muitas vezes não previstos no contrato, devendo ser tratado
à parte mediante sua necessidade.
Em que pese à administradora ter know-how para esse tipo de
trabalho, não é de sua responsabilidade, já que isso pode ser feito pelo próprio
síndico ou por despachante habilitado.
É claro que muitas administradoras podem incluir esta atividade em
seu contrato, mas deve ter em mente que se trata de trabalho eventual
especial, por não ser de sua atribuição principal.
Não bastasse isso, pode ocorrer de serem criadas obrigações
supervenientes ao firmamento do contrato, sendo que nesse caso também
nascem atividades especiais, exatamente por não terem e não poderem ter
sido contempladas em contrato, devendo ser objeto de aditivo contratual e
discussão de seu custo.
2.5.2 - Cotas condominiais
Para se chegar ao valor da cota condominial, o síndico precisa:
a) Saber o que compõe o valor de rateio
O síndico precisa inteirar-se de suas despesas fixas e datas de
pagamento, pois disso dependerá o valor a ser rateado.
Imprescindível que o representante legal do edifício conheça quais
são as despesas e receitas do seu condomínio, pois somente com esse
conhecimento poderá elaborar uma previsão orçamentária real e útil.
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Quando dizemos conhecer as despesas e receitas, isto não quer
dizer somente o seu valor, mas sim a constituição desses, os que são fixos e
os que são variáveis, pois somente analisando o histórico do condomínio é que
se pode chegar à conclusão do gasto real do condomínio.
Não basta saber que o condomínio gasta 50% ou 60% do valor
arrecadado com folha de pagamento, é preciso saber se nesse valor todos os
encargos trabalhistas estão sendo pagos, se a escala de horários está correta,
se as horas extras pagas estão corretas ou até mesmo qual tem sido a
tendência de aumento quando do dissídio coletivo da categoria, pois feita essa
análise o valor pago poderá variar para mais ou para menos, refletindo
diretamente no valor da cota condominial individual.
Ocorre que, a verificação desses itens abrangem questões fixadas
em Lei, em Convenções Coletivas, e muitas vezes de administração dos
recursos humanos, o que exige tempo e experiência para seu seguimento.
b) Saber datas e índices de reajustes
O síndico precisa inteirar-se sobre o índice aplicável e época de
reajuste de cada tipo de obrigação, prevendo possíveis aumentos.
Não se pode olvidar das datas de reajuste de contratos como:
manutenção de elevadores, manutenção de bombas, terceirizações,
manutenções de portões, para-raios e interfones, bem como de qualquer outro
contrato que tenha periodicidade de reajuste previsto, pois quando da
elaboração do orçamento para o próximo ano, deverão ser eles contemplados,
caso contrário faltará dinheiro para pagá-los, obrigando o condomínio a expedir
rateio extraordinário.
Esse controle e acompanhamento são realizados por
administradoras de condomínio, que, comumente, mantêm uma agenda de
vencimentos de contratos e outras obrigações do condomínio, além de já terem
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uma enorme prática para detectarem "engodos" no mercado, evitando onerar
desnecessariamente o condomínio.
c) Saber a forma de rateio
O síndico deve saber a forma como é feito o rateio entre os
condôminos, já que o valor poderá variar de um apartamento para o outro
devido ao fator ideal, ou seja, deverá buscar na Especificação do Condomínio
qual é a fração ideal correspondente a cada unidade, tal como na Convenção
Condominial o que cada um deve ou não pagar.
Não raras vezes, condomínios que possuem lojas em seu andar
térreo, excluem essas unidades no rateio de despesas ordinárias, já que delas
não se aproveitam.
Com efeito, tais despesas serão rateadas apenas pelas unidades
cuja Convenção ou Especificação determinar o que também faz refletir no valor
da cota condominial.
Aliás, esta questão merece melhor análise e preocupação por parte
de síndicos.
d) Saber o que arrecadar
O síndico deve atentar se a norma interna prevê obrigatoriedade na
fixação de fundo de reserva ou fundo de obras e qual o seu valor, o que
também poderá interferir no valor final da cota a ser arrecadada, já que,
comumente, esse valor é um percentual a mais sobre a cota ordinária.
Bom lembrar que em algumas Convenções Condominiais, a
assembleia poderá determinar a suspensão de arrecadação desses fundos, por
isso indispensável à atenta leitura da Especificação e Convenção do edifício.
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Também é comum verificar que alguns condomínios evitam reajustar
certas contas, suplementando-a com outras. Por exemplo: manter uma conta
ordinária negativa, sendo o condomínio suprido em suas necessidades
cotidianas pelo fundo de obras.
A arrecadação equivocada e a utilização de forma incorreta podem
acarretar prejuízos ao condomínio e até mesmo a responsabilidade civil do
síndico.
e) Conhecer a Inadimplência e a Mora
O síndico precisa conhecer e entender qual o percentual regular de
inadimplência e qual a mora do edifício, que também é fator variante da cota
condominial.
É considerada mora o mero atraso no pagamento da cota
condominial e quando não se acumula com outro mês, pois devendo mais que
um mês passa a ser inadimplência.
Tanto a mora como a inadimplência traz dificuldades ao condomínio,
pois embora a inadimplência seja mais nefasta às contas do condomínio,
trazendo-lhe prejuízo, a mora também é fator que faz aumentar o valor da cota
condominial, já que o condomínio deve arrecadar mais que o que seria
necessário para poder ter dinheiro para arcar com suas contas até que o
condômino em mora pague sua cota.
Para melhor entendimento, imagine a folha de pagamento de um
condomínio no valor de R$ 5.000,00, que deve ser pago impreterivelmente até
o 5º (quinto) dia útil do mês. E se dois condôminos deixarem de pagar suas
cotas, vindo pagar somente no final do mês. O condomínio não terá dinheiro
suficiente para pagar seus funcionários, estando sujeito à multa e a rescisão
indireta do contrato de trabalho.
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O valor da cota condominial a ser arrecadada depende de uma
previsão orçamentária, fundamentadamente elaborada, evitando-se que
pessoas ou empresas inexperientes ou despreparadas venham causar futuros
prejuízos ao condomínio.
Mas não é só, pois aqui também entra a cobrança extrajudicial ou
judicial dos inadimplentes.
Indiscutível que a redução da multa imposta ao condômino
inadimplente, ao patamar de 2%, muito prejudicou os condomínios, assim, para
não piorar ainda mais esta situação, necessário se faz uma atuante, porém
cautelosa cobrança, o que nem sempre é possível ao síndico, que possui
outros afazeres e não quer se indispor pessoalmente com seu vizinho devedor,
pois embora ele, síndico, saiba diferenciar sua função da vida social, via de
regra o devedor não sabe, razão pela qual esse tipo de atividade é melhor
exercida por um terceiro.
2.5.3 - A previsão orçamentária
Uma vez analisadas quais as despesas mensais do edifício, é
possível se fixar uma projeção anual ou até mesmo mensal, considerando os
itens acima mencionados.
A fixação do valor individual da cota condominial é comumente
fixada utilizando a fração ideal mencionada na Especificação do Condomínio,
aonde por operação aritmética se chega ao valor devido.
Ex: Imóvel "A", com 80m² de área útil privativa e 100m² de área total,
correspondendo uma fração ideal (F.I.) de 0,8999% - Valor ordinário (V.O.) a
ser rateado R$ 20.000,00 – Valor da Cota (V.C.) será sua multiplicação pelo
fator ideal.
V.O. R$ 20.000,00 x F.I. 0,8999% = Valor da Cota R$ 179,98
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Todavia, existem casos, não raros, que referido documento é
impreciso na totalização das áreas, ou muito antigo, não coadunando com
posições legais recentes, de modo que se torna imprescindível sua
interpretação e, muitas vezes, negociação para sua adequação com os
interessados para se chegar a um termo.
Caso típico da situação acima narrada é quanto à fração ideal de
participação de lojas com entradas, medidores de luz e água autônomas, onde
se tem decidido nos Tribunais que é de se levar em conta os serviços
realmente utilizados pelas lojas para efeito de rateio.
Aqui entra o trabalho de interpretação e negociação, pois casos
existirão que não bastará a mera aplicação da aritmética, sendo necessário
estabelecer o critério de rateio, quais são os gastos individuais de cada, bem
como os comuns, devendo antever a forma de demonstrar isso aos demais
condôminos.
2.5.4 - Pagamentos das obrigações condominiais
É no pagamento das despesas condominiais que se exige a maior
atenção e preparo do representante do condomínio, pois caso traga algum
prejuízo poderá ser interpelado judicialmente a indenizar o prejuízo causado,
ainda que ele não tenha sido causado propositadamente.
Algumas despesas exigem sejam observadas obrigações legais
relativas às retenções tributárias, fiscais e previdenciárias, tal como a retenção
de INSS do prestador que labora para o condomínio, nos casos em que a lei
estabelece, uma vez que além da altíssima multa aplicada, o edifício torna
corresponsável pelo não recolhimento por parte do prestador de serviço.
Também existem obrigações de cunho trabalhista, que vão desde o
registro, observância da Convenção Coletiva, cálculo de horas extras, férias,
descontos e recolhimentos previdenciários ou decorrentes de ordem judicial,
até à obrigatória informação anual em DIRF e RAIS.
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Concluí-se então que, uma pessoa leiga ou uma empresa não
especializada pode ser organizada, ter boa vontade e dominar certo assunto,
como contabilidade ou advocacia, entretanto, a administração edilícia envolve
aspectos que vão além e são muito mais específicos, abrangendo de uma só
vez especialidades contábeis, legais, fiscais e administrativas, aplicáveis com
minúcias ao setor imobiliário.
É natural que uma advocacia foque muito mais aspectos contratuais
e legais, notadamente de relacionamento e vizinhança. O mesmo ocorrendo
com contabilidades que primam pela impecável demonstração de ativo e
passivo, inventário patrimonial e até, às vezes, sobre algumas questões
tributárias.
Por outro lado, uma administradora especializada em condomínios,
por ter foco exclusivo nesse, está sempre atualizada e preparada para todas as
questões que o envolvam, pois o objeto único de sua existência é a vida
condominial.
As atividades acima mencionadas são apenas algumas das
atividades de um síndico e de uma administradora, pois existem outras
atividades como: administração da vida coletiva; responsabilidades
representativas ao condomínio; responsabilidades de manutenção ao
condomínio; implantação de condomínios novos; suporte e providências em
recebimento de empreendimentos novos, etc..
Aliás, uma administradora especializada em condomínios pode ir
além, auxiliando e orientando as construtoras em projetos de empreendimentos
novos (visando facilitar a vida cotidiana desses condomínios e baratear os
custos de sua manutenção); orientando e intermediando a relação entre o
condomínio e "síndicos profissionais", entre outros.
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2.5.5 - A importância das assembleias
Assembleia é quorum deliberativo onde os principais temas de
interesse do condomínio devem ser discutidos para tomada de decisões.
A legislação em vigor determina que haja, anualmente, uma
assembleia geral ordinária dos condôminos, convocada pelo síndico na forma
prevista na convenção, a qual compete além das demais matérias inscritas na
ordem do dia, aprovar por maioria dos presentes, as verbas para as despesas
do Condomínio, compreendendo as de conservação da edificação o conjunto
de edificações, manutenção de seus serviços e correlatas.
É na assembleia que ocorre a oportunidade para verificar as
principais movimentações do condomínio, quando ocorre oportunidade para
que os condôminos de verificar as pastas de prestação de contas mensais,
inclusive, esclarecendo dúvidas que possam surgir.
Uma das soluções para inibir erros e fraudes é a realização da
auditoria externa como uma ferramenta para resguardo dos interesses dos
condôminos. Através de um trabalho periódico ou até eventual, onde poderá
inibir a pratica de possíveis irregularidades, de forma corretiva e até mesmo
punitiva.
Será o ponto principal da pesquisa, onde ocorrerá à aplicação
parcial da ferramenta da auditoria, como segue adiante.
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3 APLICAÇÃO DA AUDITORIA EM CONDOMÍNIOS
A consequência da falta de experiência e conhecimento
administrativo do conselho tem causado alguns transtornos para alguns
condomínios, que somente será notado futuramente, quando novos síndicos ou
algum membro do conselho fiscal ou consultivo mais experiente assume o
corpo diretivo do condomínio. Os problemas mais comuns encontrados são:
mau uso do dinheiro com gastos desnecessários que deveria ser evitado,
realização de obras sem o orçamento previsto, falta de conservação do prédio,
desvio de dinheiro das administradoras, entre outros.
Não é fato desconhecido que os condomínios edilícios possuem
natureza jurídica diversa das demais pessoas jurídicas, geralmente sendo de
direito privado e enquadrando-se em legislação específica, que é a Lei de
Condomínios e Incorporações, ou seja, a Lei nº 4.591, de 16.12.1964, bem
como o Código Civil Brasileiro na parte correlata.
Assim, a Lei de Condomínios não exige que o condomínio mantenha
contabilidade formal, com livros fiscais, por exemplo. O síndico fica
comprometido legalmente a prestar contas de sua gestão, não se exigindo
forma contábil, sendo suficiente um balancete ou relatório dos gastos
realizados. Na hipótese do síndico ter algum conhecimento, pode dar forma
contábil à sua prestação de contas, assinando os balancetes e demonstrativos.
Entrementes, o condomínio que desejar ter contabilidade própria,
deverá contratar profissional devidamente habilitado junto ao Conselho
Regional de Contabilidade (CRC), uma vez que o exercício da profissão de
contador é privativo e regulado por leis e normas determinadas.
Nos serviços meramente contábeis, ou seja, nos de auditoria
tradicional e oferecidos por perícia contábil e financeira, costumeiramente
encontram-se os seguintes:
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- Verificação de possíveis irregularidades cometidas no passado;
- Fornecimento de relatório de auditoria inerente à aprovação na
prestação de contas;
- Auditoria na eficácia nas informações relatadas (confronto
numérico e documental);
- Avaliação do sistema de controles internos administrativos, os
quais geralmente visam à eliminação de riscos financeiros, incluídos os
tributários;
- Aquilatarão do gerenciamento administrativo e contábil do
condomínio, principalmente em casos de terceirização, dentre outros.
Não são somente os aspectos contábeis que devem ser auditados,
mas também os aspectos JURÍDICOS merecem e precisam ser levados em
consideração numa auditoria, com destaque às obras, ajustes de contratos
(renegociações periódicas recomendáveis), atos e atitudes que devem ter
amparo legal, sob a consequência de na inobservância, responder quem agiu
em desconformidade com as consequências correlatas.
Para tanto, se destaca alguns artigos do Código Civil para que, a
título de exemplo, seja vistos os quóruns, formas, regularidade e legalidade nas
aprovações, posto que nem toda decisão assemblear seja soberana,
principalmente se não atende ele às observâncias e exigências LEGAIS,
convencionais e regimentais.
Art. 1.341. A realização de obras no condomínio depende:
I – se voluptuárias, de voto de dois terços dos
condôminos;
II – se úteis, de voto da maioria dos condôminos.
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§ 1o As obras ou reparações necessárias podem ser
realizadas, independentemente de autorização, pelo
síndico, ou, em caso de omissão ou impedimento deste,
por qualquer condômino.
§ 2o Se as obras ou reparos necessários forem urgentes e
importarem em despesas excessivas, determinada sua
realização, o síndico ou o condômino que tomou a
iniciativa delas dará ciência à assembleia, que deverá ser
convocada imediatamente.
§ 3o Não sendo urgentes, as obras ou reparos
necessários, que importarem em despesas excessivas,
somente poderão ser efetuadas após autorização da
assembleia, especialmente convocada pelo síndico, ou,
em caso de omissão ou impedimento deste, por qualquer
dos condôminos.
§ 4o O condômino que realizar obras ou reparos
necessários será reembolsado das despesas que efetuar,
não tendo direito à restituição das que fizer com obras ou
reparos de outra natureza, embora de interesse comum.
Art. 1.342. A realização de obras, em partes comuns, em
acréscimo às já existentes, a fim de lhes facilitar ou
aumentar a utilização, depende da aprovação de dois
terços dos votos dos condôminos, não sendo permitidas
construções, nas partes comuns, suscetíveis de prejudicar
a utilização, por qualquer dos condôminos, das partes
próprias, ou comuns.
Art. 1.343. A construção de outro pavimento, ou, no solo
comum, de outro edifício, destinado a conter novas
unidades imobiliárias, depende da aprovação da
unanimidade dos condôminos.
46
Assim, mesmo que aprovadas as contas em assembleias, pode uma
auditoria jurídica detectar a aprovação de obras que não atendeu ao quórum da
convenção, utilização irregular de fundo de reserva ou, ainda, ao que determina
a lei, com destaque ao código civil e demais legislação que regula a matéria
etc.
Ainda em sede de exemplo, se uma obra foi aprovada, sendo a
mesma voluptuária, não havendo atendimento ao quórum mínimo necessário e,
ainda, utilizando fundo de reserva para tanto, pode haver a “contestação”
(ação), dentro do prazo prescricional do direito correlato, dessa determinada
obra e assim por diante para vários outros exemplos.
Destarte, a partir do momento em que se opta por uma auditoria, de
bom alvitre que a mesma seja realizada não apenas no aspecto contábil, mas
sim em todos os demais detalhes, com ênfase ao jurídico, devendo as atas de
assembleias serem inseridas nesse contexto de auditoria para que se
verifiquem possíveis nulidades ou anulabilidades a serem arguidas em sede de
“pós-auditoria” para, continuando no âmbito exemplificativo, requerer a
devolução ou recomposição daquilo que foi porventura irregularmente
aprovado, utilizado ou realizado por qualquer forma que não a legal e regular.
Feitas as auditorias contábil e jurídica, recomenda-se que seja
mantida ao menos uma comissão de auditoria composta por membros
capacitados, sem prejuízo de averiguações periódicas preventivas, não
representando alto custo aos condôminos, vez que os benefícios advindos
dessa cautela levarão ao condomínio maior segurança quanto a números e
atos apresentados, antes mesmo de uma “prestação de contas” periódica,
eliminando contingências com a consequente mitigação de riscos e deixando a
administração (síndico e conselheiros) em situação muito mais confortável
frente às contas a serem prestadas e demais problemas existentes numa
administração condominial.
Em sendo realizada uma auditoria preventiva num condomínio já
sanado por uma auditoria geral e costumeira, tal “permanência” irá proceder,
47
conforme dito, ao exame jurídico e de movimentação financeira de todas as
pastas mensais onde são encontrado os respectivos comprovantes, devendo
estes ser examinados em suas autenticidades, credibilidade com confrontação
à média de mercado praticadas em termos de preços, bem como a forma de
cotação empregada para a obtenção daquilo que fora aprovado.
O presente exige cada vez mais o profissionalismo, afastando o
tradicional e ultrapassado, bem como “viciado” modo amador de se manter e
administrar um condomínio que, por vezes, tem receitas maiores do que uma
empresa, posto que o cenário do amadorismo está em fase de extinção,
principalmente dos síndicos que exercem a sindicância muitas vezes por um
insignificante valor de isenção de pagamento de cota condominial e sem
qualquer representação atrativa de remuneração, sendo, com o perdão da
palavra, risível o que se exige de um síndico pelo valor de sua isenção, a qual,
muitas vezes, sequer chega ao valor correspondente a 1 (um) salário mínimo.
3.1 - Gestão do condomínio
No caso em que o condomínio optar por possuir um condômino para
ocupar o cargo de síndico, este poderá ser remunerado, conforme a Lei nº
4.591/94 art. 22, §4, através da isenção da taxa condominial ou por pró-labore,
sendo que a forma escolhida deverá ser aprovada em assembleia. Ainda de
acordo com a lei citada acima, nos casos em que o síndico escolhido for um
terceiro (não condômino), a única opção de remuneração será por pró-labore.
“No caso de síndico de condomínio que não recebe
remuneração, mas é isento da taxa de condomínio, o
valor correspondente a esta será considerado como
remuneração”, conforme a Ordem de Serviço INSS/DAF
nº 151, inciso I. Ambos os tipos de remuneração geram
débito de INSS, de acordo com o Ministério da
Previdência Social, e a Lei nº 10.666/03, o condomínio
tem a obrigação de recolher a razão de 20% sobre o valor
da remuneração do síndico (pró-labore, ou isenção da
48
taxa condominial), e mais 11% pelo fato do síndico ser
contribuinte individual. Portanto, a remuneração do
síndico gera débito de INSS na razão de 31%, como
despesa para o condomínio.
Com o passar do tempo à evolução da tecnologia e gerenciamento,
o ser humano se vê obrigado a se adaptar as novas mudanças da
globalização.
Verifica-se que não existem recomendações quanto à habilidade e
competência gerencial mínima do síndico de um condomínio. Também não se
faz referência a que espécie de empresa e qual a habilitação necessária para
desempenhar as funções administrativas pertinentes ao cargo de síndico.
Em se tratando de pessoa jurídica, percebe que o contador e o
administrador, são os profissionais mais capacitados tecnicamente para
desempenhar as funções gerenciais dentro de um condomínio. Percebe
também que as administradoras de condomínio oferecem uma gama de
informações, assessorias e serviços. Assessorias estas que minimizam os
custos para a correta aplicação dos recursos financeiros.
Em se tratando de pessoa física, o síndico também pode exercer o
papel gerencial, porém na maioria das vezes, a pessoa eleita tem deficiências
gerenciais, deixando a desejar como administradores.
Quando o condomínio não consegue eleger um morador ou mesmo
quando o síndico eleito não dispõe de conhecimentos necessários para
administrar o condomínio, é necessário que se faça a opção pela administração
terceirizada. Decisão normalmente tomada com auxílio do conselho fiscal ou
consultivo.
A contratação das administradoras como apoio ao síndico visa
facilitar os serviços tais como: contratação e demissão de funcionários,
49
cotações para obras e seguros, pagamentos das obrigações, preparação das
Atas e registros em cartórios, jurídicos e etc..
O síndico deve acompanhar os serviços prestados, principalmente
pelos registros contábeis e fiscais, pois responde pelos atos da empresa, à
qual delegou as funções administrativas.
3.2 - Principais aspectos vulneráveis a fraudes
No Brasil, a fraude está declarada sob o Art. 171 do Código Penal
Brasileiro. Fraude é o crime ou ofensa de deliberadamente enganar outros com
o propósito de prejudicá-los, usualmente para obter propriedade ou serviços
dele ou dela injustamente. Fraude pode ser efetuada através de auxílio de
objetos falsificados.
Em 2001, Nelson Latorre era um morador comum, porém já fora
síndico do condomínio localizado na Vila Clementino em São Paulo. “A
Eletropaulo veio para cortar a luz do prédio. O zelador procurou o então
síndico, o subsíndico e dois conselheiros, mas ninguém estava no momento.
Como eu havia sido síndico, ele me ligou para saber o que fazer. Fiquei
surpreso, eu sempre acompanhava os balancetes e sabia que o prédio tinha
R$ 27 mil de saldo credor na época”.
Imediatamente, Nelson telefonou para a administradora e solicitou o
comprovante de pagamento da conta, evitando que a energia fosse cortada.
Prometeram transmitir por fax em minutos. O fax demorou, mas chegou.
Nelson apresentou a conta ao funcionário da companhia de energia, que
percebeu o motivo da demora: a autenticação bancária era do mesmo dia. Ou
seja, a conta havia acabado de ser paga. “Por isso, demoraram a enviar o fax.
Percebi que havia algo errado, telefonei para a administradora, mas fui
maltratado. Disseram que eu procurasse o síndico”, recorda. Só então Nelson
soube que havia quatro meses o condomínio não recebia as pastas de
prestação de contas. Ele acabou tornando-se síndico novamente e
imediatamente solicitou as Certidões Negativas de Débitos do FGTS e do
50
INSS, além do saldo credor para abrir uma conta poupança em nome do
prédio. “Passaram-se semanas e o dinheiro não chegava. Disseram que não
tinham numerário para nos pagar. Eu afirmei a eles que isso era roubo. Fiquei
com um dilema: tinha contas para pagar, mas não podia deixar o dinheiro do
mês entrar na conta da administradora. Pedi então que ninguém pagasse o
boleto. Em uma semana contratei outra administradora.”
Depois de muito trabalho e preocupação, Nelson entrou com uma
queixa-crime na delegacia contra os responsáveis pela administradora. Há um
ano e meio o síndico foi procurado por um representante da empresa,
propondo um acordo. Caso contrário, o delegado encaminharia os autos do
inquérito policial ao Ministério Público. O condomínio conseguiu reaver pouco
menos da metade do prejuízo. Nelson acredita que ter o dinheiro do prédio em
conta pool é um risco. “Porém, ele também existe quando o numerário está em
conta própria, mas a administradora tem poderes para assinar cheques”,
considera.
A síndica Rosa Maria Sanches Teles concorda. Há mais de 10 anos
ela é síndica de um condomínio no Butantã com cem apartamentos. Rosa era
conselheira quando o então síndico percebeu, por acaso, que havia problemas
com a administradora. “Havíamos adiantado um dinheiro para o porteiro. Ao
tentar descontar o cheque no banco, não havia fundos. O síndico e um
conselheiro foram ao banco e conferiram a realidade: a administradora estava
quebrando e sumindo com o dinheiro de vários prédios.” Rosa acredita que, por
agirem rápido e energicamente, o síndico e o conselheiro conseguiram reaver o
dinheiro da conta ordinária e do fundo de reserva. “Eles foram à administradora
e disseram que chamariam a polícia. Nosso dinheiro reapareceu, mas tivemos
reuniões com outros condomínios lesados pela mesma empresa. Houve casos
de prédios que tiveram que começar do zero. Não tinham dinheiro nem para
pagar água e luz.”
Mas Rosa não se livrou tão cedo dos problemas. Já síndica, ela
recebeu a visita de um oficial de Justiça, alegando que o condomínio tinha
dívidas com o INSS. Ela se espantou, pois as guias estavam autenticadas pelo
51
banco. “Há nove anos, a dívida era de cerca de R$ 40 mil. Pagamos tudo
novamente, parcelado em 24 meses.” Rosa correu atrás do prejuízo: pediu
cópias de 12 cheques utilizados nos pagamentos de um ano do INSS dos
funcionários. Seis deles haviam sido nominais ao Banco Itaú, e seis nominais a
então administradora. “Fui até a ouvidoria do Banco Central. Onde estava o
dinheiro, se o tributo não havia sido pago?” O Banco Central concluiu que o
condomínio havia sido lesado pelo Banco Itaú. Rosa reuniu toda a
documentação e o advogado do condomínio, Michel Rosenthal Wagner, entrou
com ação na Justiça. Depois de dez anos, o condomínio foi ressarcido em seis
parcelas, mas apenas daquelas pagas ao Itaú. O valor pago à administradora
não teve volta, já que a empresa faliu. “Hoje, a administradora não tem mais
plenos poderes para mexer na nossa conta. Não sai um centavo sem que eu
assine. Por isso, peço aos fornecedores sempre dez dias de prazo para fazer
os pagamentos, já que a administradora manda os documentos pelo malote,
assinamos e devolvemos”, conta a síndica. Liberdade vigiada – para Rosa,
esse é o modelo ideal de parceria entre síndico e administradora. “O síndico
deve estar presente para não colocar em risco seu bem e o de todos os
condôminos”, afirma. (REVISTA DIRECIONAL CONDOMÍNIOS. Ed. 149,
Agosto de 2010).
Devido a vários problemas sofridos pelos condomínios; As
Construtoras começam a recomendar a contratação de Auditores
Independentes para as análises nas prestações de contas.
O que para muitos condôminos parece ser um custo desnecessário
pode ser uma poderosa ferramenta de prevenção, impedindo uma enorme “dor
de cabeça”, amanhã. Infelizmente os condôminos só se dão conta da
contratação da Auditoria, quando desconfiam de algum tipo de fraude. Com a
contratação antecipada o Auditor pode detectar falhas e evitar problemas na
administração, auxiliar e orientar o síndico e os membros dos conselhos. A
prestação de contas elaborada pela administradora ou pelo síndico cabe aos
condôminos, que nem sempre possuem preparo e tempo disponível para essa
obrigação.
52
Devido aos custos que na verdade se torna um investimento no
patrimônio evitando altas perdas futuras, pode se contratar uma Auditoria
anual, ao invés da análise mensal, o melhor é que seja feita trimestral,
lembrando que para isso existe a necessidade legal de estar contida na
convenção condominial, realizadas nas assembleias dos condomínios.
Os problemas mais comuns encontrados nos trabalhos de Auditoria
em condomínios são:
- documentação falsa ou indevida para comprovar pagamentos;
- serviços contratados com superfaturamento;
- compras desnecessárias de bens ou serviços;
- desvios de recursos;
- compras superfaturadas;
- recebimentos de acordos sobre valores em atraso, se a respectiva
baixa dos recursos;
- negociações de acordos com descontos inadequados;
- saques da conta do condomínio sem justificativa;
- não pagamento à Receita Federal e ao INSS de impostos devidos;
- desvio de materiais do condomínio para uso particular.
O síndico responde civil e criminalmente por todos os atos
realizados em sua gestão até cinco anos depois do final da mesma. Isso inclui
os atos realizados pela administradora, que ocupa um cargo de confiança do
síndico, segundo a Lei dos Condomínios Lei nº 4.591, de 16/12/64:
Artigo 22, § 2°: As funções administrativas podem ser delegadas a
pessoas de confiança do síndico, e sob a sua inteira responsabilidade,
mediante aprovação da assembleia geral dos condôminos. O Conselho
Consultivo pode ajudar o síndico na tarefa de verificar a regularidade dos
serviços prestados pela administradora, mas não compartilha da
responsabilidade legal pelos atos da mesma.
53
3.3 – Análises dos condomínios
Foram analisados as pasta dos demonstrativos referente ao mês de
Junho/03, de três condomínios. Um no município de Niterói/RJ com apenas 8
meses de uso e 80 (oitenta) unidades de apartamentos e dois no município do
Rio de Janeiro/RJ, ambos com 15 anos de uso e com 18 (dezoito) unidades de
apartamentos, seus nomes serão mantidos em sigilo, e serão chamados de
condomínios C1, C2, C3.
Segue análise:
3.3.1 - Gestão do condomínio
No condomínio C1, foi identificado que a gestão se dá pelo síndico
(condômino) e uma administradora, que presta serviço há 8 anos. Não foi
observado nenhum tipo de irregularidade.
No condomínio C2, também houve a identificação que a gestão se
dá pelo síndico (condômino) e administradora, que presta serviço para o
condomínio há 5 anos. Foi verificado que o síndico reeleito pela quarta vez,
possui duas formas de remuneração, ambas registrada e aprovada na
Assembleia Geral realizada em Janeiro/09, uma por meio da isenção da taxa
do condomínio e a outra pelo pagamento de pró-labore.
No condomínio C3, a gestão se dá pelo síndico e administradora,
que presta serviço há 8 meses. Foi verificado que o síndico também possui
duas formas de rendimentos, uma pela isenção da taxa de condomínio e outra
por pró-labore, também registrados no momento da criação da convenção em
Assembleia Geral. Foi verificado que a administradora, foi escolhida
diretamente pela construtora, que após questionamento, foi informado que o
critério de escolha foi a que ofereceu menor orçamento, e o contrato encontram
arquivados na construtora como de costume. Não foi permitida a verificação
deste.
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3.3.2 - Gestão contábil
No condomínio C1, foi identificado que o balancete estava com
rasura, no valor total das despesas, visto que se tratava apenas de erro de
somatório. Com as devidas assinaturas dos responsáveis.
No condomínio C2, foi identificado que faltava a assinatura do
conselho e do síndico.
No condomínio C3, foi visto que o balancete estava assinado pelos
responsáveis.
3.3.3 - Conta corrente
Os condomínios C1, C2 e C3, possuem contas correntes chamadas
de “conta pool”, ou seja, o dinheiro fica numa conta comum da administradora,
junto com outras empresas, não sendo permitida a visualização do extrato
individualizado, apenas o relatório da administradora.
3.3.4 - Livro caixa
Não foi localizada nos condomínios analisados, a escrituração do
livro caixa.
3.3.5 - Inadimplência
Nas pastas analisadas dos condomínios C1, C2 e C3, não foi
verificado a existência de inadimplentes.
3.3.6 - Contas de despesas
Foi identificado que em ambos os condomínios faltavam algum tipo
de docume2nto idôneo que pudesse comprovar a referida despesa.
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Foi identificado que as maiores despesas ocorrida no mês analisado
foram: luz, água, gás, encargos, salários e despesas bancárias.
No condomínio C1, foi identificado que existe o recibo da prestação
de serviço referente à limpeza da caixa de gordura do prédio, onde o correto
deve ser Nota Fiscal, por se tratar de empresa.
No condomínio C2, foi identificado que existe o lançamento do
cheque nº 00165 no valor de R$ 800,00, com o histórico de despesas diversas
e sem os devidos comprovantes. Despesas com transporte no valor de
R$121,00, sem a devida comprovação.
No condomínio C3, foi identificado que falta a Nota Fiscal da
prestação de serviço da administradora referente ao mês de Junho/03, no valor
de R$ 800,00; compra de equipamentos para academia, sem a respectiva Nota
Fiscal no valor R$ 13.500,00.
3.3.7 - Conta de receita
Através dos testes efetuados nos balancetes e relatório bancário, foi
identificado que as receitas e as demais taxas recebidas nos condomínios C1,
C2 e C3 estão de acordo com as planilhas de previsão das receitas realizadas
nas respectivas assembleias para o ano vigente.
3.3.8 - Pagamentos de salários
No condomínio C1, constam os recibos de pagamentos dos salários
sem nenhuma irregularidade.
No condomínio C2, foi identificado que os recibos de pagamentos de
salário estão sendo pagos através de recibo simples, falta o recibo que
comprova o pagamento do vale transporte do zelador. Não existindo a retenção
dos encargos sociais.
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Foi identificado no condomínio C3, que existe a cobrança de 8 (oito)
funcionários como prestadores de serviço, porém no existem apenas 7 (sete)
funcionários trabalhando. Falta assinatura no pró-labore do síndico e não existe
a retenção dos encargos sociais.
3.3.9 - Recolhimentos dos encargos trabalhistas
No condomínio C1, não foi constatado nenhuma irregularidade.
No condomínio C2 e C3, não existe o recolhimento dos encargos de
31% sobre a remuneração do síndico.
57
4 OPINIÃO SOBRE OS ITENS ANALISADOS
4.1 - Gestão do condomínio
- C1 – O condomínio não apresentou nenhum tipo de problemas de
gestão.
- C2 – Diante das assembleias e contrato com a administradora, não
se verificou algo de errado. Foi observado em relação aos dois recebimentos
do síndico, onde não existe legislação que impeça, porém pode significar
aumento nas despesas e encargos decorrente da folha de pagamento.
- C3 – Foi registrada em assembleia, a escolha do síndico pela
votação na entrega da construtora para com os condôminos, quanto à escolha
da administradora, o ideal é que se observe com rigor o contrato de prestação
de serviço, para sanar as dúvidas e que se apurem com maior rigor as
prestações de contas com junto a ela.
4.2 - Gestão contábil
Foi observado que em nenhum momento existe a figura do contador
devidamente registrado, para assegurar a veracidade das informações
prestadas pelas administradoras.
Visto que, para melhor acompanhamento o ideal é que cada
condomínio tenha sua conta individualizada evitando assim, a cobrança
exagerada das despesas bancárias.
Para melhor transparência e controle dos gastos faz se necessário a
escrituração no livro caixa nos três condomínios.
Os índices de inadimplência estão ideais para os condomínios
analisados.
58
4.3 - Despesas
De acordo com pesquisas foi percebido que uma das facilidades
para se chegar a existir fraude é a falta de comprovação por documentos
idôneos das respectivas despesas. Cabe chamar atenção que o síndico
responde civil e criminalmente por danos aos condomínios.
- C1 – Há necessidade que se apresente a Nota Fiscal de prestação
de serviço referente à limpeza da caixa de gordura.
- C2 – Há necessidade que esclareça o lançamento do cheque
apresentado contra o condômino e a quem se destina a despesa de transporte.
- C3 - Há necessidade que se apresente as Notas Fiscais das
referidas despesas.
4.4 - Pagamentos de salários
- C2 – Faz necessário que apresente os documentos hábeis nos
recebimentos dos salários e que retenha os encargos sociais de INSS.
- C3 – Deve solicitar a revisão do contrato de prestação de serviço e
solicitar o reembolso da administradora referente ao funcionário pago a mais e
que retenha os devidos encargos sociais.
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CONCLUSÃO
O trabalho apresentou como tema principal responder:
Qual a importância da auditoria na gestão dos condomínios?
Conclui-se pela pesquisa bibliográfica efetuada a necessidade de
um maior esclarecimento do papel do síndico. Ressalta-se a importância do
seu preparo para assumir tal cargo, pois a falta de experiência e conhecimento
administrativo pode causar transtornos para muitos condomínios, que poderá
ser notado futuramente, com a mudança do corpo diretivo do condomínio ou de
algum condômino resolver dar o devido valor ao patrimônio em questão.
Além disso, surge um maior grau de exigência quanto à qualidade e
a transparência apresentada nas prestações de contas. As entidades
condominiais não requerem técnicas contábeis na elaboração de seus
demonstrativos mensais, omitindo em alguns condomínios, a real informação
para os usuários desta. A falta de obrigação quanto às normas e padrões
contábeis, definidas através das Leis das S/A, como exemplo, a contabilização
dos ativos imobilizados, faz com que se omita o verdadeiro valor do bem no
condomínio, onde muitos condôminos pagam suas cotas sem a devida noção
que aquele bem também pertence a ele.
O desinteresse por parte dos condôminos é tão grande, que muitos
condomínios estão endividados, encarando processos por sonegação fiscal,
processos trabalhistas, devido à má administração.
O crescimento dos condomínios nos grandes centros, apesar de ser
recente, gozam de leis antigas, na qual seus proprietários possuem direitos e
obrigações. Cada proprietário possui domínio exclusivo sobre o terreno e
partes comuns do edifício.
60
A responsabilidade do condomínio é escolhida democraticamente,
cabendo somente a “um”, toda responsabilidade, sobre o patrimônio de todos.
É neste ponto que concentra principal pilar. A maior dificuldade para encontrar
um representante, deve a falta de tempo, que exige dedicação exclusiva, falta
de conhecimento e o conflito de interesse visando seu próprio benefício.
Várias são as formas para se administrar um condomínio, cabendo
aos moradores escolher a melhor forma, aquela que possua maior eficácia, que
melhor atenda a seus interesses.
Para auxiliar o síndico na execução de suas tarefas, ele poderá
contratar, em nome do condomínio, uma empresa administradora que prestará
os serviços inerentes à parte operacional, servindo de um importante apoio.
Ocorre que o mercado conta com inúmeras empresas despreparadas e
pessoas mal intencionadas, que atraindo o cliente pelos baixos honorários,
acabam por causar prejuízos financeiros e morais aos condomínios.
Uma solução para inibir tais problemas é a realização da Auditoria
Externa como ferramenta, para resguardo dos interesses dos condôminos.
Uma vez que ela é capaz de detectar erros e fraudes cometidos, através do
trabalho periódico ou até mesmo eventual, onde poderá coibir a prática de
possíveis irregularidades, de forma corretiva e até mesmo punitiva.
A Auditoria ajuda a prevenir, corrigir falhas e verificar se os
condomínios atendem as atribuições pela Lei, pelo Código Civil, Sindicato,
Convenção, etc.. A auditoria orienta os gestores, exigindo o cumprimento e
transparência, evitando assim, que sejam cometidos os mesmos erros e
punindo os reais infratores, tornando público as informações ali encontradas,
em tempo de não prescrever o prazo de responsabilidade dos gestores, que é
de cinco anos. Destaca-se ainda que o papel da Auditoria, não possui nenhum
valor sem estar devidamente esclarecida, aprovada em assembleia e
registrada na convenção do condomínio.
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O que para muitos condôminos parece ser um custo desnecessário
é uma poderosa ferramenta de prevenção, impedindo uma enorme
preocupação no futuro. Infelizmente os condôminos só se dão conta da
contratação da Auditoria, quando desconfiam de algum tipo de fraude. Com a
contratação antecipada, o Auditor pode detectar falhas, evitar problemas na
administração e auxiliar o síndico e os membros dos conselhos.
O presente trabalho ocorreu através da análise das pastas, relatórios
e comprovantes no período de um mês, pertencentes a três condomínios,
foram identificados alguns problemas causados por erro ou intencional,
conforme capítulo anterior.
Os problemas mais comuns encontrados nos condomínios em geral
são: mau uso do dinheiro, compras sem o orçamento previsto, falta de
conservação do prédio, desvio de dinheiro pelas administradoras e síndicos,
falta de recolhimento dos impostos e encargos trabalhistas, contratos de
serviços superfaturados e sem documentação idônea, entre outros. Diante
destes problemas, faz necessária a preocupação, através das exigências, de
maior transparência e qualidade dos gestores nas prestações de contas.
Desta forma, destaca-se a importância da produção deste trabalho,
com o intuito de alertar e orientar a todos que de alguma forma, se envolvem
ou utilizam desses serviços.
62
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Sociedades por Ações, e na Lei no 6.385, de 7 de dezembro de 1976, que
dispõe sobre o mercado de valores mobiliários e cria a Comissão de Valores
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63
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dispositivos da Lei no 6.404, de 15 de dezembro de 1976, e da Lei no 6.385, de
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65
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 2 AGRADECIMENTO 3 DEDICATÓRIA 4 RESUMO 5 METODOLOGIA 7 SUMÁRIO 9 INTRODUÇÃO 11 1 – Auditoria 13 1.1 – Definições de auditoria 14 1.2 – Objetivos da auditoria 16 1.3 – Normas e responsabilidade da auditoria 17 1.4 – Papéis de trabalho 18 1.5 – Planejamentos de auditoria 20 1.6 – Relatórios de auditoria 22 1.7 – Diferenças básicas entre as auditorias 22 2 – Condomínio 24 2.1 – Como funcionam a estrutura de um condomínio 25 2.2 – O síndico 27 2.3 – Convenção do condomínio 28 2.4 – A administração do condomínio 30 2.5 – As administradoras de condomínios 32 2.5.1 – Objetivo 33 2.5.2 – Cotas condominiais 35 2.5.3 – Previsão orçamentária 39 2.5.4 – Pagamentos das obrigações condominiais 40 2.5.5 – A importância das assembleias 42 3 – Aplicação da auditoria em condomínios 43 3.1 - Gestão do condomínio 47 3.2 – Principais aspectos vulneráveis as fraudes 49 3.3 – Análises dos condomínios 53 3.3.1 – Gestão do condomínio 53 3.3.2 – Gestão contábil 53 3.3.3 – Conta corrente 54 3.3.4 – Livro caixa 54 3.3.5 – Inadimplência 54 3.3.6 – Despesas 54 3.3.7 – Receitas 55 3.3.8 – Pagamentos de salários 55 3.3.9 – Recolhimentos de encargos trabalhistas 55 4 – Opinião sobre os itens analisados 57 4.1 – Gestão do condomínio 57 4.2 – Gestão contábil 57 4.3 – Despesas 58 4.4 – Pagamentos de salários 58 CONCLUSÃO 59 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 62 ÍNDICE 65
![Plínio Marcos [=] Inútil canto e inútil pranto](https://img.document.onl/doc/110x75/577cc7091a28aba7119fd795/plinio-marcos-inutil-canto-e-inutil-pranto.jpg)
