Dot Project

5/10/2018 Dot Project - slidepdf.com

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Tecnologia da Informação Manual Projetos Cikel Brasil Verde Madeiras LTDA

CIKEL BRASIL VERDE MADEIRAS LTDA

Gerenciamento de Projetos via web

DOTPROJECT

Versão 2.1.2

Equipe de T.I responsável

Paulo Sérgio Amaral Analista

Juvenal Sartorelli Gestor T.I

Araucária

Dezembro de 2009




Sumário

1 - O que é um projeto2 - O que é gerenciamento de projetos3 - Como acessar o gerenciador de projetos via web4 - Como Trocar a senha

5 - Níveis administrativos e de segurança para acessos6 - Visão inicial – Agenda do Dia7 - Como criar um novo projeto8 - Como criar Tarefas em um projeto8.1 - Inserindo Tarefa Simples8.2 - Detalhes da Tarefa8.3 - Datas8.4 - Dependências8.5 - Recursos Humanos /Alocando equipe ao Projeto8.6 - Outros Recursos8.7 - Criando subtarefas8.8 - Apontamentos da Tarefa8.9 - Anexando Arquivos na Tarefa8.10 - Verificando se o arquivo foi enexado8.11 - Controlando Versões do mesmo arquivo9 - Acompanhamento Projeto ( FÓRUM )10 - Acompanhamento Projeto - Como visualizar o gráfico de Gant de um projeto




1 O QUE É UM PROJETO?

A definição mais acadêmica de um Projeto, e descrita no PMBOK®, é a de um esforço temporário empreendido para alcançar um objetivo específico. Projetossão executados por pessoas, geralmente têm limitações de recursos e sãoplanejados, executados e controlados.

Objetivamente, podemos dizer que os projetos diferem dos processos ou operaçõesporque estes são contínuos repetitivos, enquanto os projetos têm carátertemporário e único. Temporário porque todo projeto tem início e fim definidos.Único porque o produto ou serviço é, de algum modo, diferente de todos osprodutos e serviços, ainda que da mesma área ou semelhantes.

Projetos são criados em todos os níveis da organização, em um único departamentoda empresa ou fora suas fronteiras, como nas joint ventures e parcerias.Freqüentemente, os projetos representam componentes críticos da estratégia denegócio das empresas.

As boas práticas de Gerenciamento de Projetos, descritas no PMBOK®, podem seraplicadas em todos os tipos de projetos, independentemente do segmento, área,dimensões, pessoas envolvidas, prazos e orçamentos.

É muito comum que os projetos não sejam percebidos nas instituições, e assim,não são tratados como projetos, e, muitas vezes, nem são gerenciados, causandodesgastes. Confira como lidamos diariamente com eles, ao:

• desenvolver um novo produto ou serviço;

• efetuar mudança na estrutura, no pessoal ou no estilo de uma organização;

• conceber um novo veículo de transporte;

• desenvolver ou adquirir um sistema de informações novo ou modificado;

• construir um edifício ou uma instalação;

• conduzir uma campanha política;

• implantar um novo procedimento ou processo de negócio.

E a lista não termina aqui, inclua todas as operações com as característicasdescritas acima e reconheça os seus projetos.

2 O QUE É GERENCIAMENTO DE PROJETOS?

De acordo com o “A Guide to the Project Management Body of Knowledge” – 3rd Edition, [Project Management Institute (PMI®) 2004], Gerenciamento deProjetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nasatividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. Ele pode ser melhorexplicado através dos processos que o compõem, que podem ser reunidos em cincogrupos de processos Inicia ção, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento

– e em nove Á reas de Conhecimento Gerenciamento da Integra ção do Projeto,Gerenciamento do Escopo do Projeto, Gerenciamento do Tempo do Projeto,Gerenciamento dos Custos do Projeto, Gerenciamento da Qualidade do Projeto,Gerenciamento dos Recursos Humanos do Projeto, Gerenciamento da Comunicação doProjeto, Gerenciamento dos Riscos do Projeto e Gerenciamento de Aquisições doProjeto.

A equipe do projeto gerencia os trabalhos envolvidos nele, que geralmenteenvolvem:

• balanceamento de demandas conflitantes do escopo, tempo, custo, risco equalidade do projeto;

• satisfação de diferentes interessados (stakeholders) com diferentesnecessidades e expectativas;

• alcance dos requisitos estabelecidos.

O termo Gerenciamento de Projetos é às vezes utilizado para descrever umaabordagem organizacional ao gerenciamento de operações rotineiras. Essaabordagem trata muitos aspectos das operações rotineiras como projetos a fim deaplicar as técnicas de Gerenciamento de Projetos a elas, o que também é chamadode gerenciamento por projetos.




3 COMO ACESSAR O GERENCIADOR DE PROJETOS VIA WEB

Na cikel existem dois endereços para acesso. Um endereço é para que osusuários possam treinar e testar.O outro endereço será o oficial.Onde cadaunidade da CIKEL terá seu espaço para criar/controlar seus Projetos .

Existem duas opções de acesso :

1 – pela intranet da cikel : http://intranet.cikel.com.br

No “MENU PRINCIPAL” > clique em “projetos” e escolha qual base acessar !

2 Diretamente pelos links abaixo :

Endereço para testes :

http://intranet.cikel.com.br/projetos_teste

Endereço Oficial ( quente / Produção ):

http://intranet.cikel.com.br/projetos

NOTA : EM AMBOS OS CASOS VOCÊ DEVERÁ ACESSAR USANDO SUA SENHA DA INTRANET E EMSEGUIDA A SENHA PARA ACESSO A PÁ GINA DE PROJETOS.

http://intranet.cikel.com.br/





http://intranet.cikel.com.br/




Obs.: Existem alguns nomes que já estão cadastrados (de acordo com os Gerentesde cada departamento). Caso seu login não funcione , entre em contato com TI.

Obs 2 : De tempos em tempos TI irá restaurar no ambiente de teste o banco daprodução.

Portanto não utilize o ambiente de testes para acompanhamentos de projetos.

Tela inicial do sistema

4 COMO TROCAR A SENHA

– Depois de entrar no sistema (pela primeira vez) , você deverá clicar na

opção “Meus dados” (Esquerdo Superior):

– Em seguida deve se clicar no link “alterar senha” (Esquerdo Superior):

– A próxima tela que irá aparecer , você deverá entrar com a senha atual econfigurar uma nova senha (Observe que você deverá digitar duas vezes a mesmasenha. O sistema irá conferir se as duas senhas (nova) estão iguais. Caso ,estejam iguais a nova senha passará a valer:




5 N ÍVEIS ADMINISTRATIVOS E DE SEGURANÇ A PARA ACESSOSÉ definido pela área de T.I portanto procure seu gestor.Se você é gestor

de um determindao projeto solicite a inclusão dos membros da equipe do projetopara o pessoal de T.I via email ou por telefone.

6 VIS Ã O INCIAL – AGENDA DO DIA

A tela da “Agenda diária“ traz ao usuário todas as tasks ou tarefas queele deverá executar no dia(O horário e data serão sempre do Servidor) .

O recurso mais importante desta tela é a Legenda. Onde cada cor significao status da Tarefa.

7 COMO CRIAR UM PROJETO ?

Para criar um novo projeto, utilize o menu superior (Canto Direito) e cliquena opção “PROJETOS” :

– A tela que aparecerá (Semelhante a figura abaixo) listará todos osprojetos do departamento. Para criar um novo projeto você deverá clicar nobotão “Novo Projeto” no lado esquerdo (Na imagem abaixo está INDICADO COM SETA VERMELHA ) :




– Após a ação de novo projeto deverá aparecer uma tela semelhante a figuraabaixo :

Os campos que deverão ter a sua atenção são :

• Nome do Projeto – Insira o nome do projeto

• Responsável pelo Projeto – Usuário cadastrado que criou o projeto.

• Empresa Deve se sempre selecionar a empresa ou unidade que voc ê trabalha.

• Internal Division – rh, t.i, financeiro, diretoria e etc.

• Data do inicio do projeto deve ser preenchido apenas de voc ê já tem uma datapara finalizar o projeto.

• Nome abreviado Este campo é para você criar um apelido ou digitar o códigopadronizado por seu gestor.

• Situação – defina como em que situação o projeto esta. Se esta em planejamento,proposto ou outra situação.

• Descrição Uma breve descri ção do Projeto. Quais são suas metas e Objetivos.

• Indicador de cor cor usada para destacar o projeto dos demais.

• Prioridade Normal, Baixa ou alta, conforme a importancia do projeto

Obs:Os campos orçamento URL e ambiente de aceite não serão usados – Deixe em branco.

8 COMO CRIAR TAREFAS EM UM PROJETO ?

O primeiro passo é selecionar um projeto . Basta clicar em “PROJETOS” no menuesquerdo superior :

Em seguida basta clicar no nome do projeto ao qual você deseja inserir umatarefa (Conforme figura abaixo) :




Ao clicar no nome do projeto , surgirá uma tela que conterá todos as tarefas ,arquivos e log das tarefas do projeto . No exemplo abaixo o projeto ainda nãotem nenhuma Tarefa . Para criar uma nova tarefa você deverá clicar no botão“Nova Tarefa” que encontra se no canto superior a direita :

Nova Tarefa – inserindo uma tarefa simples

Como você pode ver, nessa tela você vai precisar preencher uns campos básicos .Não esqueça de clicar em salvar :

Campo Valor

Nome da tarefa Diferenciar as tarefas/manter organização

Situação Ativo ou inativo

Progresso A porcentagem da tarefa que já foi concluída

Prioridade Nomal, Baixa ou Alta

Marco Se é ou não um marco do projeto

Detalhes da Tarefa

Logo abaixo existem os detalhes da tarefa que deverão ser preenchidos .




Campo Valor

Responsável pela Tarefa Selecione quem será o responsável pela tarefa.

Acesso Você seleiona os níveis de acesso a tarefa que pode ser pública,protegida, restrita, participante.

Endereço da web Deixe em branco

Tarefa Pai A tarefa a qual a tarefa criada esta subordinada ou não. O valor padrãoé nenhum quando se cira a primeira tarefa do projeto.

Tipo da tarefa Selecione se é operacional ou administrativa

Selecione os contatos Clique neste campo para acessar os contatos previamente cadastrados.Normalmente não é usado.

Orçamento previsto Insira o orçamento disponível para a tarefa.

Descrição Insira as intruções para execução da tarefa.

Datas

Ao clicar na aba DATAS , você terá uma tela (conforme figura abaixo) :

Campo Valor

Dia de Início Início da tarefa

Data de Encerramento Se tem duas opções. Se você sabe que dia deve terminar. Insira a data de

termino desta atividade e clique no botão Duração Prevista paradeterminar o número de horas. Se você tem o número de horas e quer saberuma previsão de término , então deixe a data em branco.

Duração Prevista Se você tem o númerode horas ou dias. Insira o valor no campo e cliqueno campo calcular em Data de encerramento

Obs.: Verifique o horário de trabalho no lado direito da tela. Você poderá modificar.

Dependências

Na aba dependências é possível dizer de quais tarefas eu dependo para executara tarefa atual. Para isto para selecionar a tarefa na caixa da esquerda eclique no botão “>” . Se esta dependencia for do tipo : Finaliza e depoisinicia , você deverá selecionar na caixa esquerda a tarefa e clicar no“checkbox” : “Determinar a data de início baseado nas dependências” e estatarefa terá sua data inicial de acordo com as dependências que houverem relacionadas :




Recursos Humanos / Alocando equipe ao Projeto

Após preencher todos as outras abas , a aba Recursos Humanos é o últimoque deverá ser preenchido . Você poderá selecionar o recurso e dizer qual é opercentual de esforço deste recurso para a tarefa .Neste exemplo (na figuraabaixo) , o Admin tem 100% e o Paulo tem 30%. Se você achar que esta tarefadeva ter algum comentário adicional (para o Email)basta escrever no campo

“Comentários adicionais no email” . Mantenha o campo “Notificar associados datarefa por e mail” habilitado. Assim, todos os participantes da tarefareceberão um aviso por email.

Outros recursos

Opcional. Você pode colocar recursos adicionais :

Criando subtarefas

Clique em Projetos e em seguida clique no projeto que quer criar assubtarefas :




Selecione uma tarefa e clique no nome da tarefa:

Depois que aparecer uma tela com os detalhes da tarefa selecionada , você poderá criar uma nova tarefa clicando em “Nova Tarefa”:

Siga os passos para criar uma tarefa simples como no ítem 8 do manual. Aofinalizar a criação desta tarefa a lista de projeto deverá ficar parecida com oexemplo abaixo :

Apontamentos da Tarefa

Para realizar o Apontamento de uma Tarefa : Clique em “Tarefas” no menusuperior (No canto esquerdo) e Selecione a tarefa ao qual você deseja realizaro apontamento (Log tarefa) :




Selecione a opção “novo registro” :

Preencha os campos do apontamento da tarefa :

Campo Valor

Data O sistema traz a data do dia mas é possivel alterar clicando na grade ao ladodo campo.

Progresso Ao apontar sinaliza o percentual desta atividade

Horas trabalhadas Número de horas trabalhadas na atividade.

Código de custo Se houver centro de custo preencha senão deixe em branco.

Data fim da tarefa Coloque o fim da tarefa

Descrição Descrição dos detalhes do apontamento.Problema Se houve um trabalho para resolver um problema da atividade que

impediu o desenvolvimento da mesma , deve se clicarna opção “Problema” e deixar “selecionado”.

Anexando arquivos na Tarefa

Clique em “Tarefas” no menu superior (No canto esquerdo) . Selecione a tarefaao qual você deseja realizar o apontamento (anexar arquivo).




Clique no Botão “ NOVO ARQUIVO” localizado no canto superior direito:

Basta preencher os campos do formulário, selecionar arquivo e pressionar o

botão de Salvar :

Campo Valor

Folder Campo não alterado

Versão Defina a versão do Arquivo

Proj eto Selecione o projeto corrente

Tarefa Escolha a tarefa normalmente campo não alterado já que você quer adicionar

arquivo para a tarefa atual.

Descrição Coloque a descrição que achar melhor

Enviar Arquivo Clique no Botão Arquivo para fazer upload e depois clique em salvar para enviar oarquivo. Arquivos maiores que 2 megas devem ser compactados com zip ou rar.

Obs : Pode se adicionar quantos arquivos forem necess ários.

Verificar se o arquivo foi adicionado

Depois que você clicar em salvar será feito upload do arquivo e aparecerá estatela :




Controlando versões do mesmo arquivo

O dotProject tem o conceito de check out e check in de documentos. Esteconceito é utilizado para evitar que dois usuários alterem o mesmo documento(ao mesmo tempo) .

O primeiro passo é realizar o check out do documento. Assim , todos queforem publicar uma nova versão não terão sucesso . Pois o documento está travado para você .

Na aba “ARQUIVOS” na segunda coluna da tabela existe um label chamado“SA ÍDA”. Deve se clicar na ícone ( seta azul para cima )ao lado do documentoque você deseja publicar uma nova versão:

A seguir deve sugir uma tela que perguntará qual é o motivo da saída dodocumento :

Basta preencher o motivo e clicar no botão de “Salvar” . A partir destepasso você poderá alterar o documento tranquilamente. Os usuários do dotProjectconseguem ler a versão que você fez a saída ou check out. Por ém , eles não

conseguem publicar outra versão do documento :




Para realizar a check in ou entrada é bem simples. Basta acessar no menu“Tarefas”, selecionar a tarefa, clicar em “Arquivos” . E clicar na segundacoluna (saída) ícone azul ( seta para baixo ).

Selecione o tipo de Revisão e selecione o Arquivo para a publicação. A opção Versão Final só deverá ser clicada se o documento em questão nunca maissofrerá uma alteração.Sugestão : Não clique nesta opção.

Na listagem da Tarefa aparecerá sempre a última versão publicada:

Se você quiser obter as outras versões , clique no numero na coluna versão:

Em seguida deverá aparecer uma tela com todas as versões dos documentos.(Inclusive para realizar o download).

9 ACOMPANHAMENTO DE PROJETO – F ÓRUMS

O dotProject tem o recurso de FORUM e este poderá ser utilizado como o

acompanhamento centralizado de projetos.

Para acessar esta funcionalidade clique em “FORUNS” no canto esquerdo domenu superior .




Para criar um Forum sobre um determinado projeto clique em “Novo Forum”no canto superior direito .

Em poucos segundos deverá surgir uma tela (conforme figura abaixo).

Para criar um novo comentário sobre o projeto , Basta clicar sobre o título doforum :

clique em iniciar novo tópico :

Preencha apenas o campo de título e descrição e clique em “salvar” :




Para verificar :

10 COMO VISUALIZAR O GR Á FICO DE GANT DE UM PROJETO

Selecione o projeto que deseja visualizar cliando em “projetos” no menu eClique na aba Gráfico de Gantt.




ANOTA ÇÕES

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