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EAControleSISTEMA FLEXIS 2011
Objetivos
• Agilizar processos de indexação, digitação e custódia de documentos, integrado a uma estrutura segura e robusta.
• Controlar, através de ferramentas visuais, a área de produção de imagens de documentos e custódia.
• Controlar o conjunto de execução dos processos de indexação de imagens e digitação de documentos, através de uma ferramenta visual (workflow)
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Objetivos
• Acompanhar a situação das tarefas e a produção de digitadores e supervisores.
• Controlar a guarda e preservação de acervos, com praticidade e eficácia na localização de documentos e informações.
• Permitir ao cliente a visualização de imagens e dados indexados através de um aplicativo de consulta desktop e internet.
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FLEXIS - Gerenciamento Total da Informação Digitalização, Organização, Indexação e Edição de Imagens
• Utilizando scanners de alta produção, adequados a cada tipo de trabalho, os documentos são digitalizados através de um software de captura de imagens.
• A utilização de uma ferramenta capaz de visualizar, organizar e indexar as imagens é primordial em um birô.FLEXIS é um poderoso instrumento para isso. Com ele é possível digitalizar, organizar, criar campos para indexação e edição de imagens e indexar qualquer volume de documentos, com rapidez e segurança. É possível, ainda, com o sistema FLEXIS indexar imagens automaticamente utilizando OCR para leitura de código de barras.
• O produto final é uma base de dados e imagens formato FLEXIS, que armazena as imagens dos documentos de forma compactada em qualquer mídia, com o programa de pesquisa, impressão e exportação dos dados ou imagens (FLEXIS Visualizador).
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FLEXIS - Gerenciamento Total da Informação
Controle de Qualidade:
• Para garantir 100% de qualidade no processo de digitalização e indexação é realizada dupla digitação, com controle de conferência.
Gravação em Mídias Óticas:
• FLEXIS consolida a indexação em tamanhos padrões de CDs e DVDs, facilitando o gerenciamento de volumes dessas mídias.
• Usando um gravador de CD e o software FLEXIS, é possível gravar todas as imagens e informações de indexação em forma de bases de dados consultáveis.
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Processo de Indexação1ª. Fase : Obtendo imagens
As imagens podem ser obtidas de várias maneiras, entre elas:
• Scanners Profissionais
• Microfilmes
• Microfichas
• Lâminas
• Imagens criadas digitalmente
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2ª. fase: Cadastros
• Cliente
• Serviços
• Título Documental ou Assunto(custódia)
• Descritores dos documentos
• Inserção de banco de dados de apoio
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3ª. fase: Criação de Lotes
• Inserir Imagens digitalizadas no diretório criado para o cliente/serviço/título.
• Gerar Lotes
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4ª. fase: Indexações
• Digitadores iniciam a primeira indexação do lote
• Digitadores iniciam a segunda indexação do lote
• Supervisor procede o batimento das indexações e possíveis correções
• Supervisor decide pendências em documentos levantadas nas indexações
* Indexações podem ser feitas automaticamente com o reconhecimento de códigos de barras nas imagens
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5ª. fase: Consolidação e Exportação
• Arquivos em base de dados menores são gerados para cada serviço do cliente.
• Mídias são gravadas com a base de dados, as imagens e um aplicativo para visualização.
• Mídia é enviada para o cliente final.
• Dados são enviados para internet.
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6ª. fase: Cliente consulta imagens
• Mídia é importada no cliente para o aplicativo visualizador.
• Cliente consulta dados de digitação, imagens e dados de custódia em um banco de dados local.
• Cliente consulta os mesmos dados em um site da internet.
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Processo Geral da IndexaçãoControle do
andamento das tarefas pelo supervisor
Imagens são inseridas na pasta
do cliente
Lotes são criados
Cadastro do Cliente
Cadastro de Serviço, Título Documental e Descritores para o
documentoPrimeira Indexação
DesempateSegunda Indexação
Controle de Exceções
Exportação para mídia
Envio da Mídia e do Visualizador para o
cliente
Envio das informaçõespara a internet
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Controle de Custódia
• Controle de caixas separadas por galpão, ruas, módulos e prateleiras.
• Impressão automática de etiquetas para as caixas.
• Alocação inteligente das caixas, de acordo com o espaço disponível nos módulos.
• Movimentação de caixas.
• Localização imediata de caixas por cliente ou conteúdo.
• Cálculo de preço das movimentações solicitadas pelo cliente.
• Dados disponíveis para consulta via internet.
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FLEXIS 2011
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FLEXIS 2011
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Benefícios do negócio• Redução dos custos de armazenamento e recuperação.
• Aumento na produtividade dos empregados, através de acesso rápido e fácil às informações.
• Opções flexíveis para processamento e indexação, permitindo soluções personalizadas sem o custo da programação particular.
• Relatórios de digitalização predefinidos para histórico de digitalização/ indexação e desempenho de usuário.
• Instalações dimensionáveis para acomodar qualquer quantidade de documentos ou exigências de localização remota.
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Público alvo
• Empresas que digitalizam, indexam e guardam os documentos em seus próprios depósitos.
• Birôs de digitalização e guarda de documentos.
• Bibliotecas virtuais.
• Empresas interessadas em diminuir a quantidade de papel armazenado e circulante em suas dependências.
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FLEXIS• A tecnologia FLEXIS enfatiza o tratamento de documentos gerados em papel,
digitalizados e indexados para futuras consultas.
• O FLEXIS é um sistema de controle de produção para grandes volumes de imagens sendo indexadas ou digitadas.
GED• A maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que surgem de forma eletrônica.
São documentos em Word, Excel, desenhos de engenharia, e-mails. Para controlar essas informações digitais, eletrônicas ou não, usa-se o conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
• Os sistemas de GED não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. Eles implementam categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança.
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