3. Introdução

4. Nota para o Dono

5. 1 • Seu Objetivo

5. 2 • Sua Empresa

9. 3 • Seu Time

11. 4 • Seu Colaborador

12. 5 • Suas Metas13. Framework S.M.A.R.T13. S • Specific (seja específico)14. M • Measurable (defina objetivos mensuráveis)14. A • Attainable (defina objetivos atingíveis)15. R • Realistic (seja realista)16. T • Time-bound (defina um prazo)

16. KPIs

16. OKRs

Índice

Para ter uma empresa de sucesso, o primeiro a mudar tem que ser você, mas sabemos que mudar a chave não é algo fácil. Nesse processo, surgem várias dúvidas recorrentes: Será que meu time entende os meus objetivos e o da empresa? Como ter um time motivado? Existe um método para gerir meu colaborador? Como posso definir metas? Como transformar as metas em tarefas?

São vários questionamentos, todos muito importantes.

Este eBook tem a proposta de sanar muitas dessas dúvidas a partir de bons métodos de sucesso que driblaram as dificuldades.

Vamos falar em cima do nosso próprio case em uma de nossas empresas, a Agência de Marketing CHA Social, que traz os desafios de adicionar os métodos de gestão, desde os desafios, o passo-a--passo na implementação até os resultados. Sabendo que uma grande dificuldade é estruturar equipe e processos para crescer, vamos mostrar como organizamos nosso time e as estruturas de negócio para crescer.

Esperamos que esse material possa trazer grandes insights para seu negócio!

Boa leitura!

Introdução

Ser dono de um negócio não é fácil e nunca será, exige esforço, muito trabalho e humildade para aceitar que precisa mudar, evoluir e algumas vezes dar um passo para trás a fim de lá na frente dar 3 passos pra frente.

O que diferencia um empreendedor de um empresário são os processos e a maturidade do dono. No final dá para ser as duas coisas, fundir uma ideia a processos e metodologia.

Nesse ebook vamos falar de vários conceitos importantes e assim não se preocupe em aplicar tudo de uma vez. Faça uma melhoria por dia e no final de um ano você terá 365 melhorias.

Dois principais erros que nós, donos de empresa cometemos são:• Demorar para começar• Não parar para planejar

Seu perfil comportamental pode te prejudicar em uma dessas duas coisas, assim esteja atento em qual das situações se aplica a você e mãos à obra.

Espero que os elementos desse ebook mudem a percepção da gestão da sua empresa e contribua para seu crescimento.

Agora sim vamos ao conteúdo.

Nota para o Dono

1 • Seu ObjetivoPara começar vamos falar de estrutura. É extremamente importante

estruturar e desenhar essa estrutura no papel para te dar clareza e visibilidade do que você almeja. Além de ficar claro para você, ficará claro para seu time e seus colaboradores.

O primeiro passo é definir e deixar claro o que você faz, por que você faz o que você faz e pra onde você está indo.

Como falei na introdução vou usar o exemplo de uma de nossas empresas, a Agência de marketing CHA Social como exemplo real.

Então respondendo às perguntas:

1. O que você faz?2. Por que você faz o que você faz?3. Aonde sua empresa quer chegar?

1 - “A CHA Social é uma agência de marketing digital que usa estratégia e inteligência de dados para construir os resultados e bater as metas dos seus clientes.”

2 – “Nós fazemos isso porque amamos negócios, resolver problemas e construir junto com nossos clientes resultados!”

3 – A CHA Social quer atender no máximo 15 clientes, faturar 1 milhão por ano, ter 25% de lucratividade e uma reserva de 6 meses.

Pense em um diamante, no começo é só um pedaço de carbono, parece um carvão, mas depois de polido, trabalhado e lapidado ele vira um diamante.

Você sabe o que determina o valor do diamante, além do tamanho? É a sua clareza que quanto mais claro, mais puro e mais valioso ele fica.

Se seu time não tem clareza de para onde você está o levando e porque ele faz o que ele faz, ele não vai se dedicar e não vai ter motiva-ção (motivo de agir).

Agora que você como capitão do barco já mostrou onde você quer chegar e o que você faz, mas para recrutar pessoas para navegar com você não basta só elas saberem para onde você vai.

Se seu time não tem clareza de para onde você está o levando e porque ele faz o que ele faz, ele não vai se dedicar e não vai ter motivação (motivo de agir).

Agora que você como capitão do barco já mostrou onde você quer chegar e o que você faz, mas para recrutar pessoas para navegar com você não basta só elas saberem para onde você vai.

2 • Sua EmpresaDono, agora você tem clareza do seu propósito e do seu destino.

Então você precisa entender quais são as posições que você precisa para seu negócio funcionar. Nós chamamos isso de organograma.

Para definir o organograma você pode começar pelas funções mais básicas e depois desmembrar a partir daí, são elas:

• Direção• Operação• Vendas• Financeiro/Administrativo

Nós como donos vamos vestir várias funções até ser apenas a direção, isso é normal, mas ter noção de quantas funções você como dono exe-cuta, e isso é essencial para decidir lá na frente qual função você vai de-legar.

Hoje na CHA Social nosso organograma é assim:

Direção

Vendas Operação Administrativo

CEO

Administrativo/ Financeiro

Vendedor CS/Planner Atendimento

Conteúdo Design Ads Social Mídia

Organograma da CHA SOCIAL - Presente

Outro ponto importante é desenhar qual o próximo passo de divisão na sua equipe para projetar o futuro, no caso da CHA será esse diagrama:

Organograma da CHA SOCIAL - Final de 2022

Conteúdo

Design

Ads

Social Mídia

Social Mídia

Diretor

Desenvolvedor

Dpto WebDpto Comercial

CS/Planner Atendimento

Financeiro

RHVendedor

SDR Programador JR

CEO

Dpto Marketing

Pronto, agora você sabe quais são as funções dentro da sua empresa, hoje e no futuro o próximo passo é definir o que cada um vai fazer.

3 • Seu TimeLembra do que falamos sobre clareza? Já demos clareza sobre sua

empresa e sobre o que você sonha para ela. Agora é hora de você definir o que se espera de cada tripulante do seu navio.

A ferramenta da vez é a Responsabilidades e Missão Do Colaborador, ela vai dar visibilidade ao colaborador. Nela deve conter:

• Nome do Cargo• Área• A quem deve responder (chefe dela)• Missão• Indicadores do Cargo (como você avalia ela)• As atividades da função (o que ela vai fazer na empresa)• Outras exigências (Pré-requisitos para exercer a função, conhecimento/habilidades)

Não vamos explorar todas elas aqui, mas vamos falar de duas delas, missão e indicadores.

Missão: A missão é a explicação do objetivo do trabalho dela, qual resultado se espera. Sempre é algo maior do que uma simples tarefa.

Indicadores do Cargo: Esses são os indicadores que vão ser medidos para entender se a pessoa está cumprindo suas metas ou sendo produtiva.

Exemplo de Descrição Chave da Função:• Nome do Cargo Auxiliar Financeiro

• Área Administrativo

• A quem deve responder (chefe dela) Dono da Empresa

• Missão Garantir e proteger o caixa da empresa, Certificar que a empresa

tenha lucro e garantir que não gastemos mais do que precisamos tendo senso de economia inteligente.

• Indicadores do Cargo (como você avalia ela) DRE Positivo Lucratividade acima de 20% Taxa de inadimplência menor que 5% Manter o caixa 3x maior que o custo mensal 0% de erro no Confronto e Auditoria

• As atividades da função (o que ela vai fazer na empresa) Implantação de melhorias ou novos processos, procedimentos, controles

financeiros internos; Suporte de demandas e relatórios financeiros; Assessoria financeira e acompanhamento através de relatórios, índices,

indicadores e fechamentos por período estipulado pela empresa; Faturamento e contas a pagar e receber, emissão e controle de

notas de débito, relacionamento com clientes com atividades de follow-up e cobranças,

Emissão de Notas Fiscais, cálculos de impostos, emissão de boletos, conciliação bancária e demais atividades financeiras.

• Outras exigências (Pré-requisitos para exercer a função, conhecimento/habilidades) Analítico, Planejador, Firmeza, Persuasão e Atenção aos detalhes. Excel Avançado Ter algum curso voltado a gestão financeira.

Esse documento deve ser apresentado e/ou disponibilizado para cada colaborador, também é importante cobrar a assinatura ou o ok de que está de acordo com esse documento.

Assim seu funcionário sabe o que será cobrado dele, dando clareza de qual o papel dele na empresa.

4 • Seu ColaboradorDono, você é o capitão. Você sabe para onde você vai e qual é a sua

missão. Seu tripulante já sabe o que fazer. Mas, não é isso que faz ele ficar.

Por isso, além de saber o que ele deve fazer, nós como capitães precisamos saber o que nosso tripulante quer e onde ele quer chegar. Isso mesmo, se vocês têm objetivos em comuns vocês vão mais longe. A ferramenta agora é o PDC – Programa de desenvolvimento do Colaborador.

Ele serve como manual de expectativas entre você dono de empresa e seu colaborador! Essa ferramenta é composta de:

• O que você como dono espera desse colaborador?• O que o colaborador faz bem?• Como ele tem atendido as expectativas?• O que você quer que ele faça diferente e quando?• O que o colaborador precisa desenvolver? E quando você vai voltar a

conversar com ele?• Que tipo de suporte seu colaborador precisa de você?• Que tipo de apoio você precisa do seu colaborador?• Quais as metas até o próximo alinhamento?• Quais as notas que seu colaborador dá para cada tarefa, meta ou

habilidade?• Quais as notas que você dá ao seu colaborador para cada tarefa,

meta ou habilidade?• Quais os objetivos do seu colaborador (o que ele quer conquistar)

profissionalmente e pessoalmente?• Quando será a próxima avaliação?

Essa ferramenta é muito poderosa, ela é feita 1x1 e faz você conhecer melhor cada membro do seu time e entender as necessidades individuais de cada um.

Na CHA Social, nos primeiros 3 anos não conhecíamos nenhuma dessas ferramentas e mesmo com um time de profissionais de alto nível, não tínhamos bons resultados, a equipe não trabalhava bem e nem supria as necessidades da empresa. Depois de aplicar essas ferramentas as transformações foram incríveis.

E esses meus amigos e amigas, donos e donas é o poder da CLAREZA. O jogo muda quando as regras, objetivos e expectativas dos dois lados são claras. A empresa para de ser um jogo de funcionários contra donos e vira um jogo de time contra o mundo.

5 • Suas MetasOutro item extremamente importante é ter uma meta, mas o maior

erro é ter apenas uma.

Mas para definir e atingir metas você precisa conhecer 3 ferramentas:

• Framework S.M.A.R.T (específico, mensurável, alcançável, realista e temporal)• KPI’s (Índice chave de performance)• OKR’s (combinação de Objetivos (O) e Resultados Chaves (KRs.))

S • Specific (seja específico)A primeira característica que o acrônimo traz se refere à especificidade:

você deve ser específico nas definições dos seus objetivos.

Não diga apenas que quer “mais visitantes para o site” ou que “a sua empresa seja mais conhecida”.

Dessa forma, fica difícil saber exatamente quais esforços você deve fazer para chegar lá.

Framework S.M.A.R.T

Primeiramente, você já parou para pensar qual a importância de definir objetivos em seus projetos?

Se você não sabe aonde quer chegar, certamente não conseguirá escolher o caminho certo. Então, esse é o primeiro passo para orientar suas ações.

Vamos ver os principais benefícios de ter os objetivos claros na sua empresa:

• Definir uma situação futura para guiar os esforços• Colocar toda a equipe em uma direção comum• Motivar a equipe até o alcance dos resultados• Medir a eficiência das ações após sua execução

Se os objetivos seguirem as características SMART, os benefícios se reforçam, já que você terá uma projeção de futuro ainda mais clara para toda a sua equipe.

Além disso, embora esta proposta tenha surgido no meio empresarial, ela pode ser usada também no âmbito individual. O framework é composto de:

• S – Specific (seja específico)• M – Measurable (defina objetivos mensuráveis)• A – Attainable (defina objetivos atingíveis)• R – Realistic (seja realista)• T – Time-bound (defina um prazo)

M • Measurable (defina objetivos mensuráveis)Depois que você executar as ações planejadas, como saberá se atingiu os

objetivos?

Usar metas como “mais engajamento de marca” ou “mais influência social” dificultam a análise dos resultados, já que você não terá como medir as suas ações.

É por isso que, como diz a letra “S”, você deve ser específico.

Quantificar as suas metas é importante para, ao longo do caminho, saber o que falta percorrer e, ao final, poder comparar com os resultados.

Assim, já ficam definidos também os seus indicadores-chave de sucesso (KPIs).

Por exemplo, se você quer gerar mais leads, deve atentar-se a alguns pontos: quantos leads quer no futuro, quantos leads gera hoje (para saber seu crescimento) e como pretende medir esse número (se é preciso usar uma ferramenta, fazer alguma configuração etc.).

busca orgânica etc.).

Assim, seu objetivo se torna mais tangível para você e toda a sua equipe.

Objetivos vagos, generalistas, subjetivos tendem a ser menos eficazes. A dica é ser o mais específico possível.

Você quer mais visitantes? Então diga quantos, em quanto tempo.

Quer que a sua marca seja mais conhecida? Então pense como você vai medir isso (número de visitantes, alcance nas redes sociais, crescimento na busca orgânica etc.).

Assim, seu objetivo se torna mais tangível para você e toda a sua equipe.

A • Attainable (defina objetivos atingíveis)Embora você tenha grandes ambições, mantenha os pés no chão para

definir seus objetivos.

Os números devem ser desafiadores, para motivar a equipe, mas não exagere no otimismo.

Definir metas inatingíveis gera o impacto negativo, causa frustração da equipe, que entende não ser capaz de chegar aos resultados esperados.

Sabemos que não é simples chegar a um número que seja, ao mesmo tempo, pé no chão e desafiador.

Mas ter experiência no negócio, fazer benchmarking e conhecer bem a sua equipe ajudam bastante.

Seguindo o exemplo anterior de geração de leads, para definir o número de leads que você deseja no futuro, não basta pensar em um número ideal.

Analise o que você consegue gerar hoje e, com as ações que pretende executar, qual a real capacidade do seu negócio e da sua equipe.

R • Realistic (seja realista)

Você conhece a sua realidade, o seu negócio e a sua equipe. Você sabe o que já realizaram e o que ainda podem realizar.

Embora você acredite muito na capacidade de todos, existem limitações que devem ser consideradas.

Então, seja realista na definição dos seus objetivos. Esqueça um pouco o ideal que você gostaria e trabalhe com a realidade, mesmo que ela esteja ainda aquém dos seus sonhos.

Talvez, sendo realista agora, você consiga motivar sua equipe para superar as expectativas e ir além dos resultados previstos.

O “R” está muito relacionado ao “A” que explicamos anteriormente: para definir objetivos atingíveis, é preciso conhecer a realidade do seu negócio.

Por exemplo, se você quer melhorar seu posicionamento no Google, é preciso antes analisar se a sua equipe têm conhecimento específico em SEO ou se será tercerizado, para então definir uma meta razoável.

T • Time-bound (defina um prazo)

A dedicação varia ao longo de um projeto, e geralmente o final demanda mais energia.

Quando se estabelece um prazo, a equipe pode se programar e dosar seus esforços.

Porém, um projeto que é prorrogado infinitamente, por não conseguir atingir os resultados, consome as energias dos envolvidos.

Objetivos sem prazo se tornam desgastantes.

Por isso, você deve estabelecer um prazo para a sua equipe alcançar os objetivos.

Se não atingi-los, não fique prorrogando – avalie o que deu errado, o que pode ser melhorado e refaça os planos, com novos objetivos e estratégias.

Se perceber que a projeção inicial de prazo não foi realista, é possível antecipar ou prorrogar o prazo. Mas não faça mudanças seguidas para não perder a motivação e a confiança da equipe.

Se perceber também que a duração do projeto é longa demais, pense em objetivos de curto, médio e longo prazo que ajudem a manter o foco.

KPIs

KPIs (índice chave de performance) são diretrizes (bússola) que ajudam a manter o foco e galgar resultados continuamente em busca de um negó-cio sustentável: escalável, rentável, replicável (com receitas recorrentes) e impacto (disrupção). Seja para apresentar um track record de uma startup vitoriosa, assim como se tornar atrativa a potenciais investidores: anjos, co-investidores, fundos Seed, fundos VC, fundos Corporate Ventures (grandes empresas), entre outros.

Observe que há alguns KPIs que não são relevantes para alguns tipos de negócios (verticais específicas, trends, teses de investimentos e foco). Minha intenção é que você saia, com visão abrangente, crítica sobre seu negócio atual ou futuro, além de um discurso mais profissional sobre indicadores. Vamos lá!

• Lucratividade;• Ticket médio;• Churn (taxa de cancelamento);• Margem de contribuição;• Ponto de equilíbrio;• Taxa de inadimplência;• LTV (Lifetime Value ou Valor de Vida do Cliente);• Taxa de renovação de contrato;• Rentabilidade;• CAC (Custo de Aquisição de Clientes).

OKRsOKR (Objectives and Key Results ou Objetivos e Resultados-Chave em

português) é uma metodologia de gestão muito utilizada por empresas no Vale do Silício. De modo simplificado, pode-se dizer que é uma fórmula para definir metas sendo como “Eu vou” (Objetivo) “medido por” (conjunto de resultados-chave).

Ou seja, nos OKRs nós temos dois principais componentes:• Objetivos (O): declaração concisa da direção desejada pela empresa.

Um bom objetivo tem que ser vividamente descrito para que as pessoas possam imaginar o quão impactante será alcançá-lo.

• Resultados-chave (KR): metas com impacto direto no atingimento do objetivo caso seja alcançado com sucesso.

O objetivo é qualitativo e os KRs (na maioria das vezes entre 2 e 5 para cada objetivo) são quantitativos.

Enquanto os objetivos devam ser concisos, claros e aspiracionais para estarem sempre na cabeça dos colaboradores, os key results são usados para indicar se o objetivo foi atingido até o final de período – normalmente trimestre para OKRs táticos e anual para OKRs estratégicos.

De forma simples: imagine que você fará uma viagem. Os passos de uma viagem podem ser:

1. Pensar sobre um destino e defini-lo;2. Usar o Waze para definir a rota até o destino;3. Ficar de olho no painel de controle do carro para saber se está tudo OK.

O que essa viagem tem a ver com o tema que estamos falando?1. O roteiro é o objetivo e responde "Onde eu quero ir?";2. O Waze é o OKR e responde "Estou no caminho certo?";3. E o painel de controle é o KPI, que responde se "Está tudo OK?".

Então vamos a fórmula para construir as OKRs:

A empresa vai (meu objetivo - específico), medido por (resultados-chave- mensurável), o responsável é (nome), iniciará na (data) e o prazo final é (data 2).

Objetivo: A empresa vai vender mais que o ano passado, medido por número de clientes, lançamento de novo produto, lucro e tempo médio de entrega, o responsável é o Ricardo, iniciará no dia 22/02/2022 e o prazo final é 22/02/2023.

Assim, esse OKR poderia ficar dessa forma:

Objetivo: Vender mais que o ano passado

Resultado-chave 1: Atingir 1.000 clientes

Resultado-chave 2: Lançar 1 novo produto para o varejo

Resultado-chave 3: Alcançar lucro de R$1 milhão

Resultado-chave 4: Ter tempo médio de entrega de 3 dias.

Agora que você já conhece os 5 segredos de uma gestão de sucesso, é hora de colocar em prática. Esses cinco itens podem ser aplicados em qualquer tipo de negócio e serão importantes para o sucesso da sua em-presa, portanto, não deixe de aplicar tudo o que você viu nesse eBook e caso necessário, use-o como guia e releia quantas vezes precisar.

Tudo o que você aprendeu até aqui, servirá para guiá-lo e obter uma melhor gestão do seu negócio. Mas o aprendizado deve ser constante, pois o mundo muda muito rápido e você como dono precisa estar prepa-rado e atualizado para continuar levando seu negócio pra frente.

Pensando nisso é que surgiu o CLUBE DO DONO, uma comunidade que reúne conteúdos exclusivos para donos e donas de empresas que buscam o sucesso dos seus negócios.

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