Título

ELIMINAR DESPERDÍCIOS REDUZ CUSTOS E MELHORA A GESTÃO

Adm. José Alexandre de Souza Gadioli Mestre em Engenharia de Produção e Gestão de Negócios com ênfase em Controle de

Gestão

Endereço: Avenida Saturnino de Brito, 1350/501 – 29055180 Vitória/ES e-mail: gadioli@superig.com.br , xandygadioli@hotmail.com.br

Resumo No ambiente competitivo em que as empresas se inserem atualmente, as empresas deverão fazer dentro de seus processos produtivos somente o necessário, fazendo com que os gestores busquem sempre meios de mensurar, entretanto o que devem monitorar e quais as suas relações de impacto dentro dos processos. É importante identificar os tipos de desperdícios, de uma forma ou outra, eliminar para contribuir com o aumento da lucratividade da empresa, fazendo com que seja uma ferramenta eficiente para o gestor. Assim, as atividades que não agregam valor ao produto devem ser reduzidas sistemática e incessantemente, não se admite mais qualquer forma de desperdício.

Abstract In the competitive atmosphere in that the companies interfere now, the companies should do inside only the necessary of its productive processes, doing with that the managers always look for means of attributing it values, however what should monitor and which its impact relationships inside of the processes. It is important to identify the types of wastes, in a way or other, to eliminate to contribute with the increase of the result financiers of the company, doing with that is an efficient tool for the manager. Like this, the activities that don't join value to the product they should be reduced systematic and unceasingly, it is not admitted more any waste form.

Palavras chaves (quatro)

Desperdício, gestão estratégicas e processos.

ELIMINAR DESPERDÍCIOS REDUZ CUSTOS E MELHORA A GESTÃO. 1. Introdução

Nos últimos anos, muitas empresas têm sido acusadas de perder terreno nos mercados globais por falta de agilidade para implementar novas tecnologias de produção. Uma justificativa muito utilizada para o problema é a de que métodos convencionais de análise de investimento de capital não conseguem antecipar o impacto real das decisões de mudança de tecnologia, porque atribuem muito peso a resultados financeiros de curto prazo e dão pouca ênfase a assuntos de difícil quantificação como melhoria da qualidade ou flexibilidade de produção. O gerenciamento eficiente dos custos exige um enfoque amplo, que transcende a empresa. É preciso saber se a mudança de tecnologia é um fator importante na determinação dos custos. (Antes de prosseguir, é necessário explicar o que são determinantes estruturais e de execução. Os primeiros são relacionados às escolhas estratégicas da empresa com respeito à estrutura econômica, como escala de produção ou complexidade da linha de produto. Os outros são os que vão influenciar o posicionamento de custo da empresa, como programa de qualidade total, com suas ferramentas de suporte, etc.). Shank (1996) propõe dentro de um sistema de Gestão Estratégica de Custos, a análise do determinante de custos, que propicia a empresa aprovar uma decisão de compra de tecnologia, é preciso que esta tecnologia seja importante na definição de custos estrutural (ao lado de escala, complexidade da linha de produtos, escopo das operações, experiência) ou um determinante de custos de execução (ao lado de gestão da qualidade total, utilização da capacidade produtiva e participação da força de trabalho). 2. Assunto No ambiente competitivo em que as empresas se inserem atualmente, as empresas deverão fazer dentro de seus processos produtivos somente o necessário, na quantidade que precisa, no momento certo e com qualidade. Essa é a fórmula que as empresas preocupadas com o seu alto grau de desperdício podem utilizar. A busca da qualidade é o caminho, talvez único, para a sua sobrevivência e manutenção no mercado à longo prazo.

Uma empresa que busca a redução de custos deve se ater a uma filosofia de manufatura que propicie aspectos inerentes de redução de custos, redução de estoques, flexibilidade de produção, redução de prazos de entregas, a filosofia em questão é o Just In Time (JIT), Peinado, (1999) cita Taiichi Ohno, quando explica a referida filosofia, sendo: “Just In Time significa que, em um processo de fluxo, as pontes corretas necessárias à montagem alcançam a linha de montagem no momento em que são necessárias e somente na qualidade necessária. Uma empresa que estabeleça este fluxo pode chegar ao estoque zero, (...) para produzir usando o just in time de forma que cada processo receba o item exato necessário, quando ele for necessário, e na qualidade necessária, os métodos convencionais de gestão não funcionam bem (p.26).”

Fazer com que as empresas busquem sempre a eliminação do desperdício é de fundamental importância, entretanto não tem recebido a devida atenção na maioria das empresas, por mais que se divulgue, noticie neste mesmo contexto Peinado (1999), considera que “JIT não tem como causa o estoque zero, mas a eliminação dos desperdícios.

A redução dos estoques ao nível “zero”, é conseqüência do tratamento da eliminação dos desperdícios”. Bornia & Wernke (1999) consideram que os sistemas de custos da qualidade atuais, os gestores não obtêm dados e informações suficientes para novas oportunidades de eliminar desperdícios e promover o contínuo aperfeiçoamento das atividades, dificultando assim, importantes decisões de investimentos em tecnologias avançadas de produção. Os gestores devem buscar sempre meios de mensurar, entretanto o que devem monitorar e quais as suas relações de impacto dentro dos processos.

A primeira decisão dos gestores de projeto quando tentam controlar um projeto em curso é “o que eles devem avaliar?” Se os objetivos principais do gerenciamento do projeto custo, qualidade e tempo, é isso que deveria ser monitorado. Usualmente várias medidas são monitoradas, algumas das quais relacionadas diretamente com alguns dos objetivos de desempenho, em particular que indicam problemas com dois deles ou com todos três. A Tabela abaixo, ilustra algumas medidas monitoradas típicas e o principal objetivo de desempenho que elas afetam.

Note como algumas das medidas monitoradas Tabela 1 afetam principalmente custos, principalmente o tempo, mas, quando alguma afeta a qualidade do projeto, também há implicações de tempo e custos. Isto é porque os problemas de planejamento e controle de projeto usualmente têm que ser resolvidos em um tempo limitado.

Tabela 1. Medidas monitoradas e o seu efeito sobre os objetivos de desempenho.

Medidas monitoradas Principal objetivo de desempenho afetado

Custos excedendo ao orçamento Custo Mudanças nos preços de fornecedor Custo Baixo fluxo de caixa Custo Excessivas horas extras Custo Mudanças no escopo do projeto Custo, qualidade, tempo Desempenho técnico pobre Qualidade, Custo, tempo Falhas de inspeção Qualidade, Custo, tempo Erros em informação Qualidade, Custo, tempo Espera por atrasos de recursos Tempo, custo Atrasos de fornecedores Tempo, custo Consumidor muda datas de entrega Tempo, custo Atividades não iniciadas pontualmente Tempo, custo Atividades não terminadas pontualmente Tempo Marcos perdidos Tempo Seguindo este raciocínio o programa de qualidade total, no estilo japonês, foi definido como sendo uma filosofia de auxílio na “eliminação de tudo o que não adiciona valor ao seu produto”.

Desperdício, para Brinson ( citado por Bornia & Wernke, 1999), são constituídos pelas atividades que não agregam valor e que resultam gastos de tempo, dinheiro, recursos sem lucro, além de adicionarem custos desnecessários aos produtos. Nakagawa (também citado por Bornia & Wernke, 1999), atribui como desperdício todas as formas de custos que não adicionam qualquer valor ao produto, sob a ótica do consumidor. Exemplifica com o caso de fabricante de televisores que só adiciona valor ao combinar e montar as partes necessárias para produzí-los. Qualquer coisa, além disso configura-se como desperdício. Por esta definição, contar e estocar partes componentes, qualquer forma de inspeção, testes, transportes (...) e atendimento de garantias e outros seriam formas de desperdícios. Bornia (citado por Bornia & Wernke, 1999) afirma que os desperdícios não só adicionam valor aos produtos como também são desnecessários ao trabalho efetivo, sendo que ocasionalmente até reduzem o valor destes produtos. Desperdício, no entender de Robles Júnior (citado por Bornia & Wernke, 1999) é a perda a que a sociedade é submetida devido ao uso de recursos escassos. Assim, para eliminar desperdícios cumpre analisar todas as atividades realizadas nas organizações e tentar excluir aquelas que não agregam valor à produção. 3. Pesquisa do caso prático 3.1- Na empresa de transporte ferroviário CXXX, existem grandes coleções de processos. A idéia de processo tem estado presente nos textos e nas discussões sobre administração das empresas nos últimos anos, em particular nas empresas recém-privatizadas. É praticamente impossível evitar temas como redesenho de processos, organização por processos e gestão por processos. Essa idéia, no entanto, não é nova e tem raízes na tradição da engenharia industrial e no estudo dos sistemas socio-técnicos. Embora muito presente, o conceito de processo não tem uma interpretação única, e a variedade de signifi-cados encontrados tem gerado inúmeros mal-entendidos. Este caso prático propõe-se a facilitar a compreensão do assunto, oferecendo um quadro organizado de definições e aplicações para o conceito de processo empresarial. O principal gestor de uma das áreas operacionais cita ainda que os processos são importantes em decorrência de que o futuro vai pertencer às empresas que conseguirem explorar o potencial da centralização das prioridades, as ações e os recursos nos seus processos, centrando esforços para o cumprimento dos prazos estabelecidos. Este mesmo gestor aborda ainda, que a utilização do conceito de processos nos fornece um conveniente nível de análise do processamento das atividades principais da empresa, permitindo assim ter uma visão melhor do comportamento gerencial, de forma mais integrada e abrangente. É indispensável também para possibilitar a análise adequada dos processos administrativos e gerenciais, tão importantes para o funcionamento dos processos essenciais da organização. Uma das mais importantes aplicações da idéia de processos nessa empresa é a simulação do funcionamento de novas formas operacionais de obtenção dos resultados da empresa, sejam eles produtos, sejam conquistas de qualquer outro tipo. Ao gestor a gestão por processos é necessária o acompanhamento deste, entretanto, tradicionalmente, a empresa deixou de ignorar sua processos, mas eles têm muitos a ganhar

ao se dedicarem a conhecê-los melhor. Os processos que dão suporte aos processos produtivos são responsáveis por mais de 50% do custo dos produtos e somente nos últimos l0 ou 12 anos passaram a receber maior atenção. Além disso, somente agora os processos ligados á prestação de serviços começam a ser estudados de forma mais sistemática. Entender como funcionam os processos e quais são os tipos existentes é importante para determinar como eles devem ser gerenciados para a obtenção do máximo resultado. Afinal, cada tipo de processo tem características especificas e deve ser gerenciado de maneira especifica. Podemos apontar pelo menos quatro razões para ver o aperfeiçoamento de processos de negócio nessa empresa, passando a ser uma chave para a vantagem competi-tiva na economia de hoje:

• O aperfeiçoamento de processos tem importância fundamental na vantagem competitiva sustentada da empresa, tornado-a mais flexível e capazes de se ajustar permanentemente;

• Mudaram a economia e a natureza das mudanças e o que era possível conseguir com ajustes incrementais passou a exigir transformações radicais;

• Aperfeiçoam as possibilidades dinâmicas da empresa, rotinas padrões organizacionais que afetam a coordenação das atividades;

• Reduz os custos de coordenação e transação no funcionamento nas unidades de negócios da empresa.

Esta empresa nos fez repensar a importância dos processos, sendo que muitas empresas

do mesmo setor já fizeram esforços para melhorar seus processos, o que não significa que se tenham tornado centradas nos seus processos (process centered) nem que estejam fazendo as coisas da melhor maneira possível. Também não quer dizer que estejam obtendo o melhor resultado possível nem que estejam centrando seus recursos e esforços no seu cliente final.

A falta de um entendimento claro sobre o conceito de processo e a aplicação apenas pontual desse conceito na administração das empresas pode explicar parte dessa limitação na obtenção de resultados pelas nossas empresas. Ainda há muito para fazer na aplicação do conceito de processo empresarial as empresas. O entendimento do funcionamento das organizações tem sido tão limitado, que ainda resta muito a ser feito para aperfeiçoá-lo. A importância do emprego do conceito de processo aumenta à medida que as empresas trabalham com conteúdo cada vez mais intelectual, oferecendo produtos cada vez mais ricos em valores intangíveis. É maior ainda nas empresas de conteúdo puramente intelectual. As técnicas e práticas de gestão empresarial deverão se adequar às organizações que estão se estruturando por processos. Hoje, há uma tendência em se focalizar nas atividades e habilidades individuais do desempenho das empresas deverão ser reais, com a conseqüente perda da visão de processo e separados para que possam ser úteis na gestão dessas das habilidades de equipe. Os modelos de monitora-empresas. Um outro ponto importante abordado durante a percepção do que a empresa busca é o controle dos gastos com desperdícios, onde todas as ações da empresa estão focalizadas para a competição acirrada, fazendo com que também esta tenha se voltado para a racionalização de seus recursos, impondo de modo contínuo o aperfeiçoamento de seus serviços/ processos e com a eliminação dos desperdícios.

A mensuração dos desperdícios supera o controle tradicional dos custos da qualidade interna, em termos de suporte a programas de melhoria da qualidade e produtividade, por englobar os custos com processos ineficientes. Ainda, ao ser mensurado o desperdício possibilita obter inúmeras informações, por meio de medidas não-financeiras de qualidade, que podem ser utilizadas para priorizar, incentivar ou premiar iniciativas no sentido de redução dos desperdícios. Assim, para eliminar desperdícios cumpre analisar todas as atividades realizadas nas unidades de negócios e tentar excluir aquelas que não agregam valor ao processamento. Todos os tipos mencionados de desperdícios, de uma forma ou outra, contribuem para a redução da lucratividade das empresas, fazendo com que seja uma ferramenta eficiente para o gestor. Assim, as atividades que não agregam valor ao produto devem ser reduzidas sistemática e incessantemente, não admitindo-se mais qualquer forma de desperdício. Mensurar resultados é muito importante, ao analisarmos os conceitos de desperdícios, pode-se incorrer no equívoco de considerar que das tradicionais categorias de custos da qualidade, talvez a que melhor enquadraria o conceito de desperdício seria a das falhas e nesta como falhas internas. Porém o conceito de desperdício é muito mais abrangente que o das falhas internas, superando-o em termos de informações gerenciais ao englobar, por exemplo, os custos relacionados com processos ineficientes. Crê-se que a mensuração dos desperdícios constitui-se num modelo superior ao modelo utilizado tradicionalmente para os custos da má qualidade interna, em termos de fornecimento de informações gerenciais também por detectar aumento de eficiência decorrentes de programas de qualidade. Ao ser mensurado, o desperdício possibilita enumerar informações, através de medidas não-financeiras de qualidade, que podem ser utilizadas para priorizar, incentivar ou premiar iniciativas de melhorias no processo no sentido de reduzir, por exemplo, os desperdícios de espera, processamento, movimentação, etc. Mensurar os desperdícios permite acompanhar seu comportamento e fornece maiores subsídios para ações de controle do que a determinação dos custos da qualidade usualmente utilizados. 4. Conclusão

Pelas condições descritas acima podemos fazer vários links entre os processos produtivos das empresas do setor e o que está se buscando fazer para eliminar desperdícios, como forma de reduzir gastos, desta forma pudemos ressaltar a posição de Tubino (1999, p.28) é de suma importância melhorar os relacionamentos dos clientes (cadeia produtiva), enfocando a redução dos custos internos e dos estoques dos mesmos; entretanto é muito maior se analisarmos as classificações descritas por Shingo(também citado por Tubino, 1999) em sete categorias. Destacando ainda que é de fundamental importância a melhoria continua com metas da filosofia JIT/TQC, que foram abordados por Tubino nas aulas da disciplina, sendo assim, o sistema JIT de puxar a produção fornece de uma forma simples, no curto prazo, flexibilidade de mix ao processo produtivo, pois os recursos serão acionados na medida em que a demanda por itens realmente se efetivar.

Posteriormente Tubino (1999, p.84) aborda que a necessidade de se evitar a ocorrência de problemas, para isto o sistema JIT busca nivelar a produção, elaborando um PMP (Plano Mestre de Produção), onde dentro deste está etapas do processo produtivo, que seriam acionadas dentro da lógica de puxar a produção.

Gonçalves (1997) considera que as empresas do futuro deixarão de enxergar processos apenas na área industrial, serão organizadas em torno de seus processos não fabris essenciais e centrarão seus esforços em seus clientes. O aperfeiçoamento de processos tem importância fundamental na vantagem competitiva sustentada da empresa (Keen, 1997), bem como a redução de custo de coordenação e transação no funcionamento da empresa, são fatores chaves na vantagem competitiva da economia de hoje.

A adoção da cadeia logística descrita por Tubino(1999) é o caminho ideal para as empresas que assim o fizeram para sobreviver e prosperar num mercado globalizado, cada vez mais competitivos, cintando ainda que essas empresas procuram ser mais eficientes do que a concorrência em custo, qualidade, desempenho de entrega e flexibilidade e, com isso, atender as necessidades dos clientes em um nível superior.

Não se admite desperdício, é o ponto principal para o estabelecimento de metas claras para o atendimento dessa diretriz mundial, vivemos num mundo cada vez mais escassos de recursos, sejam eles de natureza humana ou material. O predomínio da filosofia de fabricação Just In Case no “mundo ocidental” de 1970 em diante, com as fábricas orientadas para a inspeção, nas quais os custos de inspeção e reprocessamento de produtos defeituosos chegavam a 90% dos custos de produção, paralelamente surge o movimento do toyotismo, baseado na fundamentação da produção enxuta e engenharia simultânea criada pela Toyota, onde no toyotismo não há gargalos, nem depósito, é baseado na produção Just In Time (JIT), de estoque zero.

Ressalta-se novamente a importância da mensuração dos desperdícios, pois somente dessa forma, que o gestor moderno, conseguirá tomar decisões coerentes, a maneira baseada em dados e fatos, sendo expurgado o empirismo que as maiorias das empresas estão acostumadas.

No mundo cada vez mais globalizado, não há espaço para empresas dissociadas da visão da flexibilidade, produção enxuta, redução dos desperdícios, otimização das capacidades humanas, dentre outras. É mais do que passado o momento para essa corrente de pensamento se consolide.

5. Bibliografia BORNIA, Antonio Cesar & WERNKE, Rodney. Mensuração dos Desperdícios – Ferramenta eficiente para verificação de melhorias decorrentes da implantação de programas de qualidade .Curitiba: FAE V.2,N.1 Jan./Abr., p.61-66,1999. GONÇALVES, José Ernesto Lima. As empresas são grandes coleções de processos . SP: RAE- Revista de Administração de Empresas, v.40, n.1, p.6-19, jan./mar. 2000.

SHANK, John. Estratégia da empresa deve orientar contabilidade gerencial.. SP: Folha Management , n.22, 8/1/1996.

TUBINO, Dalvio Ferrari. Sistemas de produção: a produtividade no chão de fábrica. Porto Alegre : Bookman, 1999.

WERNKE, Rodney. Controle dos Gastos com Desperdícios . Brasília : Revista Brasileira de Contabilidade, v.28, n.177, p.33-38. Maio/junho de 1999.