@Apostile Apostilas para Concursos PblicosConhecimentosEspecficoswww.apostile.com.brNOES DE TCNICAS DE ARQUIVO CONCEITOS FUNDAMENTAISArquivologia uma disciplina cientfica da Cincia da Informao. ComsuasbasesmodernasfundamentadasnaRevoluoFrancesa,aArquivologiacuidada informaoquetemporobjetivosetornarevidncia,fatordeprovadequealgumeventoocorreu. Portanto, a Arquivologiaacinciaqueestudateoriasemtodosdeorganizaoetratamentode documentos, e sua converso em potencial de informao. NoBrasilexistemcursossuperioresemArquivologiaqueformambacharis.Esses profissionais vm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecrios, historiadores e outros que, namaioriadasvezes,noobservavamosprincpiosdaArquivologianotratamentodainformao arquivstica. Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantao, organizao e direo dos arquivosdeinformaoarquivsticas.Oprofissionaldeveconduziragestodainformao,o acompanhamentodoprocessodocumentaleinformativo,aidentificaodasespciesetipologias documentais,oplanejamentoparaotratamentodenovosdocumentoseocontroledemeiosde reproduo. O tratamento tcnico dos documentos arquivsticos fazem parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrio, avaliao, conservao e restaurao de documentos. Inclui tambm como perfil a direo e organizao dos centros de informao constitudos de acervos arquivsticos, assim como serviosdemicrofilmagemedeinformatizaoaplicadosaosarquivos.Eaindadesuacompetncia elaborarprojetos,pareceresedemaistrabalhosquetratemdeassuntosarquivsticos,assimcomoo assessoramentoaostrabalhosdepesquisacientfica,jurdica,administrativaetcnica.Trata-sedo profissionalgestordeprocessosdocumentaisedeverestaraptoatrabalharassoluesde tratamento funcional da documentao arquivstica, atendendo s demandas administrativas e tcnico-cientficas de instituies pblicas, privadas e organizaes no governamentais.FazpartedoperfildoprofissionalemArquivologiaodomnioeoacompanhamentoda evoluo das tecnologias da informao, com vistas implementao de informao. LEGISLAOAlegislaobrasileiradeArquivologiatemporbaseaLeiNo8.159,de8dejaneirode1991, que sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. O CONARQ OConselhoNacionaldeArquivos-CONARQumrgocolegiado,vinculadoaoArquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica, que tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.A Constituio Federal de 1988 e particularmente a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispesobreapolticanacionaldearquivospblicoseprivados,delegaramaoPoderPblicoestas responsabilidades,consubstanciadas peloDecreton4.073,de3dejaneiro de2002,que consolidou os decretos anteriores - ns 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. De acordo com estes dispositivos legais, as aes visando consolidao da poltica nacional de arquivos devero ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. OPRESIDENTEDAREPBLICA,faosaberqueoCongressoNacionaldecretaeeusancionoa seguinte lei: CAPTULO I Disposies Gerais Art.1deverdoPoderPblicoagestodocumentaleadeproteoespecialadocumentosde arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art.2Consideram-searquivos,paraosfinsdestalei,osconjuntosdedocumentosproduzidose recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exercciodeatividadesespecficas,bemcomoporpessoafsica,qualquerquesejaosuporteda informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo,tramitao, uso,avaliao e arquivamentoemfase correnteeintermediria,visandoa sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sobpenaderesponsabilidade,ressalvadasaquelascujossigilosejaimprescindvelseguranada sociedadeedoEstado,bemcomoinviolabilidadedaintimidade,davidaprivada,dahonraeda imagem das pessoas. Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei. Art.6Ficaresguardado odireitodeindenizaopelodanomaterialoumoraldecorrente daviolao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II Dos Arquivos Pblicos Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suasatividades,porrgospblicosdembitofederal,estadual,doDistritoFederalemunicipalem decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1Sotambmpblicososconjuntosdedocumentosproduzidoserecebidosporinstituiesde carterpblico,porentidadesprivadasencarregadasdagestodeserviospblicosnoexercciode suas atividades. 2Acessaodeatividadesdeinstituiespblicasedecarterpblicoimplicao recolhimentode sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1Consideram-sedocumentoscorrentesaquelesemcursoouque,mesmosemmovimentao, constituam de consultas freqentes. 2Consideram-sedocumentosintermediriosaquelesque,nosendodeusocorrentenosrgos produtores,porrazesdeinteresseadministrativo,aguardamasuaeliminaoourecolhimentopara guarda permanente. 3Consideram-sepermanentesosconjuntosdedocumentosdevalorhistrico,probatrioe informativo que devem ser definitivamente preservados. Art.9Aeliminaodedocumentosproduzidosporinstituiespblicasedecarterpblicoser realizadamedianteautorizaodainstituioarquivsticapblica,nasuaespecficaesferade competncia. Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III Dos Arquivos Privados Art.11.Consideram-searquivosprivadososconjuntosdedocumentosproduzidosourecebidospor pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social,desdequesejamconsideradoscomoconjuntosdefontesrelevantesparaahistriae desenvolvimento cientfico nacional. Art.13.Osarquivosprivadosidentificadoscomodeinteressepblicoesocialnopoderoser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art.14.Oacessoaosdocumentosdearquivosprivadosidentificadoscomodeinteressepblicoe social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas Art.17.Aadministraodadocumentaopblicaoudecarterpblicocompetesinstituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo edoPoderJudicirio.Soconsiderados,tambm,doPoderExecutivoosarquivosdoMinistrioda Marinha,doMinistriodasRelaesExteriores,doMinistriodoExrcitoedoMinistrioda Aeronutica. 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art.18.CompeteaoArquivoNacionalagestoeorecolhimentodosdocumentosproduzidose recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafonico.Paraoplenoexercciodesuasfunes,oArquivoNacionalpodercriarunidades regionais. Art.19.CompetemaosarquivosdoPoderLegislativoFederalagestoeorecolhimentodos documentosproduzidoserecebidospeloPoderLegislativoFederalnoexercciodassuasfunes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art.20.CompetemaosarquivosdoPoderJudicirioFederalagestoeorecolhimentodos documentosproduzidoserecebidospeloPoderJudicirioFederalnoexercciodesuasfunes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art.21.Legislaoestadual,doDistritoFederalemunicipaldefiniroscritriosdeorganizaoe vinculaodosarquivosestaduaisemunicipais,bemcomoagestoeoacessoaosdocumentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei. CAPTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art.23.Decretofixarascategoriasdesigiloquedeveroserobedecidaspelosrgospblicosna classificao dos documentos por eles produzidos. 1OsdocumentoscujadivulgaoponhaemriscoaseguranadasociedadeedoEstado,bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documentosigiloso,semprequeindispensveldefesadedireitoprprioouesclarecimentode situao pessoal da parte. Pargrafonico.Nenhumanormadeorganizaoadministrativaserinterpretadademodoa,por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposies Finais Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art.26.Fica criadoo ConselhoNacionaldeArquivos(Conarq),rgovinculadoaoArquivoNacional, que definir apolticanacional dearquivos,como rgo central deumSistemaNacional deArquivos (Sinar). 1OConselhoNacionaldeArquivosserpresididopeloDiretor-GeraldoArquivoNacionale integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio. GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO DE DOCUMENTOSInformaoedocumentosotermospolissmicostoamplamenteusadospelosmais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigao indicar em que sentido esses termos esto sendo empregados, ainda que parea bvio o seu uso na rea de arquivos. Informao um termo de difcil definio porque permeia toda a estrutura social. tudo o que vemos,fazemos,inventamos,construmos,vestimos,falamos,escrevemos,desenhamos informao.Usaremosaqui,portanto,umadefinioabrangente,pormmenosamplaquanto dizermosqueinformaotudo,ouseja,informaosotodososdadosquesoorganizadose comunicados. O Valor da Informao Como possvel admitir que a informao possua valor, preciso definir parmetros capazes de quantific-Io,oquenoumatarefatrivial.Umadasmaneirasrealizadapormeiodosjuzosde valor,que,apesardeseremindefinidos,consideramqueovalorvariadeacordocomotempoea perspectiva. Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de informao. Sob esta perspectiva, o valor da informao pode ser classificado nos seguintes tipos: valor de uso: baseia-se na utilizao final que se far com a informao; valor de troca: aquele que o usurio est preparado para pagar e variar de acordo com as leis de oferta e demanda, podendo tambm ser denominado de valor de mercado; valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem; valor de restrio, que surge no caso de informao secreta ou de interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. Muitas vezes no possvel quantificar o valor da informao estabelecendo uma equivalncia a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangvel, o seu valor estar associado a um contexto.Assim,osvaloresdeusoedetrocapoderoserteisnadefiniodeumaprovvel equivalncia monetria. Porexemplo,umaempresaqueatuaembolsademercadorias,maisespecificamenteno mercadofuturo,tergrandeinteresseeminformaesrelativasproduoagrcoladeum determinadopaisouregio.Estaempresa,provavelmente,iralocarrecursosnabuscasistemtica deste tipo de informao, que ser utilizada na determinao de indicadores de uma tendncia e que fundamentar decises sobre o tipo de investimento a ser realizado, caracterizando a importncia dos valores de uso e de troca. Considerando que, a partir delas, poder ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado, estas informaes assumiro um valor de restrio, para que se possa preservar o sigilo da aplicao. Poroutrolado,umaorganizaogovernamentalounoquerealizecensosdemogrficos,de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, dever manter, por razes legais, oarmazenamentodedadosesrieshistricassemquehajaexplcitaintenodeexploraooude uso. Neste caso, a informao ter um valor de propriedade. O ponto principal perceber a informao pertencendo a dois domnios. No primeiro deles, ela deveatendersnecessidadesdeumapessoaoudeumgrupo.Nessecaso,adisponibilizaoda informao deve satisfazer os seguintes requisitos: ser enviada pessoa ou ao grupo certos; na hora certa e no local exato; na forma correta. O segundo domnio o da organizao, que introduz questes a respeito da determinao do valor da informao. Neste contexto, o valor da informao est relacionado ao seu papel no processo decisrio.Adeterminaodovalorsomentedocontedopareceumcorolrionaturaldousoda informaocomouminsumodatomadadedeciso.Entretanto,aindaqueainformaoadquiraseu valorapartirdeseupapelnatomadadedeciso,oprodutoinformacionalcomoumtodotambm agrega valor a outras atividades no processamento da informao. Cabe ento uma questo: a informao possui um valor econmico? Ela ter valor econmico quandolevarsatisfaodosdesejoshumanos.Umapequenaparceladainformaodisponvel constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles que so consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e da procura. A poro majoritria, porm, cabe aos bens intermedirios, que soaquelesqueconduzemaoutrosbenseservios.Nestecaso,ovalorestardiretamente relacionado ao dos bens e servios que deles se utilizam. Damesmaforma,ainformaotervaloreconmicoparaumaorganizao,seelagerar lucrosouforalavancadoradevantagemcompetitiva.Demodogeral,apercepodevalorpodeser influenciada pelos seguintes fatores: identificao de custos; entendimento da cadeia de uso; incerteza associada ao retorno dos investimentos em informao; dificuldadedeseestabeleceremrelaescausaisentreosinsumosdeinformaoeprodutos especficos; tradio de se tratar a informao como uma despesa geral; diferentes expectativas e percepes dos usurios; fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informao. Para concluir, importante reconhecer que, de modo geral, poucas decises so tomadas com informao perfeita, devido a alguma insuficincia de informao e/ou uma sobrecarga de informao desnecessria. O valor da informao uma funo do efeito que ela tem sobre o processo decisrio. Seainformaoadicionalresultaremumadecisomelhor,entoelatervalor.Casocontrrio,ela ter pouco ou nenhum valor. Documentoumtermotambmpolissmico,postoquesepodeconsiderardocumento qualquersuportequeregistreinformaes.Sodocumentosascamadasdaterraescavadaspelos gelogos,osvestgiosmateriaisdecivilizaesdesaparecidasinvestigadospelosarquelogos,os registros orais de grupos humanos estudados pelos antroplogos e socilogos ou a correspondncia, mapas, contratos privados ou pblicos que so estudados pelos historiadores. A partir do momento em quesefortaleceaidiadequetudohistria,todososregistros,vestgios,marcasdeixadaspela humanidadeservemparaorientar,provar,comprovar,informar,refletirsobredeterminadacoisaou fato.Talabrangnciadecaractersticasfsicasesimblicasdosdocumentos,algunsmantidosno seuprpriolocaldeproduo(comoasmontanhas,soloseedificaes),outrosreunidosem ambientesdiversosdolugarondeforamproduzidoscomo os museus,bibliotecasearquivos,levou construo de referenciais tericos e prticos de organizao e preservao. Osdocumentosconsideradosdocumentosdearquivo,emborapossamvariarnaformacomo se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informao est registrada, apresentam algumas caractersticas que os diferem de outros documentos que podem conter informaes de valor cientfico, histrico e cultural. Emprimeirolugarsodocumentosproduzidose/ouacumuladosorganicamentenodecorrer dasatividadesdeumapessoa,famlia,instituiopblicaouprivada.Ouseja,osdocumentosso criadosunsapsosoutros,emdecorrnciadasnecessidadessociaiselegaisdasociedadeedo prpriodesenvolvimentodavidapessoalouinstitucional.Nocasodadocumentaoprivada,um cidado no ter uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certido de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestao de servios sem antes ter registrado sua firma num cartrio. importanteressaltaraquestodaorganicidadedosdocumentosdearquivosporqueisto significaqueumdocumentonotemimportnciaemsimesmo(emborapossaconterinformaes valiosas),masnoconjuntodedocumentosdoqualfazparteequeajudaaexplicar,demonstrar, comprovar,enfim,daraconhecerarealidadequesebuscacompreendersejaelaavidadeuma pessoa, as atividades de uma empresa pblica ou privada. Em segundo lugar, os documentos de arquivo so produzidos com finalidades especficas para atendervriasdemandasdeinformaes.Emboraalgunsdocumentospossam,noseumomentode criao, j ter um valor histrico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getlio Vargas em meadosdosculo20,nomomentodoseusuicdioouumtratadocelebradopeloBrasil,Argentinae UruguaiparaformarumaalianacontraoParaguainosculo19,aproduodamaioriados documentos atende primeiramente s necessidades burocrticas, administrativas ou legais. Diviso de documentao por natureza: Sabemosqueasorganizaesdesenvolvemdiversasatividadesdeacordocomassuas atribuieseosdocumentosrefletemessasatividades,porquefazempartedoconjuntodeseus produtos. Portanto,sovariadosostiposdedocumentosproduzidoseacumulados,bemcomoso diferentesosformatos,asespcies,eosgnerosemqueseapresentamdentrodeumArquivo. Vamos conhec-Ios: NATUREZACOMERCIAL:quandoadocumentaoprincipalmenteorganizadaeutilizadapelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais.NATUREZACIENTFICA:adocumentaoestpresentequandoseuobjetivoprincipalode proporcionar informaes cientificas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro. NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e assessorar a administraopblicaatualefutura,pressupondoacoletaeaclassificaodedocumentosoficiais, comoporexemplo:leis,decretos,portariasedemaisatosnormativosprpriosdaadministrao, Federal, Estadual ou Municipal. 1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos:formulrios,ficha,livro,caderno,planta,folha,cartaz,microficha,rolo,tirademicrofilme, mapa.2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma) 3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplos:audiovisual(filmes);fonogrfico(discos,fitas);iconogrfico(obrasdearte,fotografias, negativos,slides,microformas;textual(documentosescritosdeumaformageral);tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom) 4. Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos:AtadePosse;BoletimdeNotaseFrequnciadeAlunos,RegimentodeDepartamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial. GESTO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS GESTO DE DOCUMENTOS: Administrao da produo, tramitao, organizao, uso e avaliao de documentos, mediante tcnicas e prticas arquivsticas, visando a racionalizao e eficincia dos arquivos. Agestodedocumentosarquivsticosumprocedimentofundamentalnavidadeuma empresapblicaouprivada.Paratomardecises,recuperarainformaoepreservaramemria institucionalprecisoestabelecerumconjuntodeprticasquegarantaaorganizaoepreservao dos arquivos. Administrar ou gerenciar documentos arquivsticos, a partir da aplicao de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia, garante s empresas pblicas ou privadas obter maior controle sobre as informaesqueproduzeme/ourecebem,racionalizarosespaosdeguardadedocumentos, desenvolvercommaiseficinciaerapidezsuasatividades,atenderadequadamenteclientese cidados.ConformeaLeiFederaln8.159,queserefereaosarquivospblicos,mastambmaos arquivos privados constitudos por pessoas fsicas ou jurdicas, gesto de documentos "o conjunto de procedimentoseoperaestcnicasreferentessuaproduo,tramitao,uso,avaliaoe arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos pblicos e privados. A gesto de documentos aplicada nasempresasumaatividadeestratgicanaconstituiodoacervoarquivstico,poisdefineociclo vitaldosdocumentos,estabelecendoaquelesqueapsousoadministrativopelossetoresdas empresaspodemsereliminados,osqueserotransferidosaoarquivo,atemporalidadedeguardae sua destinao final: eliminao ou guarda permanente. Contudo,aoperacionalizaodagestodedocumentos,isto,aorganizaointernado trabalho,contamuitonosresultadosobtidos.Portrsdasmetodologiasescolhidasedasnormas implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competncias e habilidades variadas, pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitao dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos definidos,oscuidadosdeconservaoestabelecidoseoarquivamentofinalespelhemarealidade institucional ou contribuam para a sua interpretao. NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO comum considerarmos trs nveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratgico, ottico e o operacional. Documentao de Nvel Estratgico a documentao que retrata as preocupaes de longo prazo, de mais alto nvel e que deve conterasinformaesmaisgeraiseabrangentesdaorganizao,cujosefeitossodirecionadosaos nveis hierrquicos da alta gerncia. Documentao de Nvel Ttico a documentao de nvel intermedirio, tanto em termos hierrquicos, quanto em termos de gestodaorganizao.Estesdocumentosdeterminam"como,quem,quandoeonde"paracada grande atividade determinante da organizao (por exemplo: compras, treinamento etc). Como exemplos de documentos de nvel ttico, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salrios, entre outros. Documentao de Nvel Operacional a documentao de nvel mais baixo, onde esto as preocupaes imediatas, do curto prazo. Elacontmtodososdetalheseinformaestcnicas,padres,especificaes,tabelasetc,paraa operao segura dos processos de trabalho. Comoexemplodedocumentosdenveloperacional,podemoscitar:InstruesdeTrabalho, Especificaes, Guias de Trabalho, entre outros. VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espcies de valores inerentes: VALOR PRIMRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento a entidade que o acumulou e; VALOR SECUNDRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. O VALOR PRIMRIO de um documento manifesta-se sob trs diferentes tipos, ou seja: 1. Valor Administrativo - documentos que envolvem poltica e mtodos e que so necessrios para a execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatrios etc; 2. Valor Jurdico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convnios etc; 3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao de receitas e despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc. O VALOR SECUNDRIO subdivide-se em: 1. Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao, reforma e histria de uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc; 2.ValorHistricoInformativo-documentosque,emborarecebidosporumadeterminadaentidade emfunodesuasatividades,sovaliosospelasinformaesquecontmretratandopessoas,fatos oupocas.Ex:TabelasdeRecenseamento,DocumentossobreServioMilitar,ndicesdePreos, Indicadores Econmicos etc. Equipe de trabalho Agestodedocumentosdeveserrealizadanoapenasporumgrupodetrabalho,maspor umaequipeintegradanosseusobjetivoscomcadacomponentecompreendendoclaramenteoseu papel e a contribuio profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que o todo maiorqueasomadaspartes.Senopartirmosdestepressupostoqualquerresultadoemgestode documentos estar, com certeza, aqum do desejvel. importante observar que embora em cada momento prevaleam aspectos tcnicos relativos aumaououtrareadoconhecimento,todososprofissionaisenvolvidosdevemparticipardas discusses e definies para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando se trata da produo,tramitaoeusocorrentedosdocumentos,podemossuporquemaiorainflunciado administrador,queidentificacompetncias,subordinaeseosfluxosdetrabalho;edotcnicode informtica, que prope alternativas eletrnicas para a produo de formulrios e fluxogramas. Mas,nestemomento,importantetambmapresenadodocumentalista,oqualdetendo noesdediplomticapodesugeriraformaeaestruturadosdocumentos.Umadvogadooferece significativa contribuio para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. O historiador, quetambmintegraaequipedegestodedocumentos,participadestasdefinies,poisorienta quanto ao valor histrico das informaes registradas, valor este nem sempre considerado na anlise de profissionais de outras reas. Oconservador,cujaformaoestvoltadaparaapreservaofsicadossuportesda informao, prope os cuidados necessrios desde o momento da produo do documento, tendo em vista a necessidade da sua preservao ao longo do tempo. E o arquivista j pode elaborar mtodos de arquivamento que facilitem a recuperao das informaes contidas nos documentos sobre as quais se define a produo, o trmite e o uso. Aavaliaoconstituiumaetapaessencialdagestodedocumentos.afaseemquese define a eliminao ou a guarda, temporria ou permanente, de um documento. o momento em que tambm,maisdoqueemqualqueroutro,deveserlevadaemcontaaformaomultidisciplinarda equipe.Todaequalquerobservaodeumcomponentedaequipemerecerespeitoeatenodos demais.Umaavaliaodocumentalinadequada,pormenorqueseja,podecausarprejuzos administrativos, financeiros e histrico-culturais e, sob determinadas circunstncias, irreparveis. Desta forma, a equipe de gesto de documentos pode e deve contar, na fase da avaliao documental, com outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes. Outroaspectofundamentalparaoadequadodesenvolvimentodagestodedocumentosa noo, por parte de todos os profissionais envolvidos na gesto, do ciclo vital dos documentos, ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital. Oarquivointermediriodaempresa,queguardaosdocumentosquejnosodeuso correntenossetores,masquepormotivosdeordemlegalouadministrativaaindasopreservados, recebeadocumentaoconformeasnormasestabelecidaspelagesto,dentrodosprazosprevistos natabeladetemporalidadededocumentosedeacordocomosprocedimentosdetransferncia: cronograma,acondicionamento,descrioerelaodosdocumentosaseremtransferidos.Este conjuntodeorientaesspodeserdefinidoporumaconsonnciaentreossetores produtores/acumuladoreseaadministraodoarquivointermedirio.Aconstruodesteelo,na verdade um feixe de relaes que primordialmente devem ser institucionais e administrativas, mas que no perdem a sua dimenso humana e pessoal, se faz por meio da equipe de gesto. Oacervodevalorhistrico,aserguardadonoarquivopermanente,tambmfrutodas elaboraes tcnicas da gesto de documentos. Como vimos acima, o historiador deve fazer parte de uma equipe de gesto, sobretudo nas instituies pblicas. Sua funo garantir que documentos de valor histrico, alguns imbudos deste valor j na sua produo, outros que o adquirem ao longo de sua existncia,apscumpriremosprazosdeguardanoarquivocorrenteelouintermedirio,sejam recolhidos ao arquivo permanente, permitindo ao arquivo o cumprimento de sua funo de preservao damemriadocumentaldainstituioqualpertence.Nestatarefaorelacionamentocomo responsvelpeloarquivopermanenteque,noBrasil,emgeralumhistoriadordeveserconstante, pois este supostamente tem a experincia das demandas atuais no campo da pesquisa histrico-social e,especificamente,dosdocumentosouassuntospesquisadosnoacervosobseuscuidados.Faz-se necessrio tambm uma constante atualizao destes profissionais para que o avano dos mtodos e o surgimento de novos objetos do conhecimento histrico sejam incorporados nos pressupostos de seu trabalho. Agestodedocumentosaindaserelacionainternamentecomareadeconservao,pois muitasdasdefiniesdagestosoopontodepartidaparaodesenvolvimentodotrabalhode conservao,queirhierarquizarsuasprioridadesdeacordocomosuportedainformao,oseu volume fsico e o tempo de guarda dos documentos. Portanto, as estratgias da conservao se do a partir e em conjunto com o trabalho da gesto. Almdasunidadesinternasaoarquivocomasquaisserelaciona,umaequipedegestode documentosinterageconstantementecomosdiversossetoresprodutores/acumuladoresde documentos.Aqualidadedestarelaocomaestruturadaempresaessencialparaobom desempenho da gesto. Ela inicia-se com a sensibilizao dos dirigentes para os benefcios da gesto -agilidadenarecuperaodasinformaes,racionalizaodamassadocumental,economiade espaosfsicosdestinadosguardadedocumentosereduodoscustosoperacionais-, demonstrando os ganhos financeiros, funcionais, ambientais e na melhoria da imagem institucional. Uma vez implementada a gesto de documentos, a estratgia a ser seguida a disseminao dos seus objetivos para os diferentes nveis hierrquicos e das vantagens para todos da aplicao dos princpios arquivsticos no trato das informaes registradas. Amaiordificuldadenodecorrerdoprocessodeimplantaodagestodedocumentosse encontranaresistnciasmudanas,noshbitosarraigados,cujajustificativaseperdeunotempo. Considere-seaindaque,nocampoespecficodagesto,freqentementeodomniofsicodeum conjuntodedocumentosouodomniodeinformaesquepermitamasualocalizaonocaosdos "arquivos",geramousousadosnasdisputasdepoderinternonaempresa.Nestemomento,outras qualidades, alm da formao tcnica dos profissionais da equipe de gesto, devem se fazer presente: apacinciaeapercepodasrelaesinterpessoaisedaassimilaoounodaspolticas administrativas pelo conjunto dos funcionrios. NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO CLASSIFICAO E TEMPORALIDADE DE ARQUIVOS ARQUIVO E SUA DOCUMENTAO O que significa a palavra arquivo para voc? Pense sobre este assunto, analisando estas duas situaes. -DOUTORA,ASENHORAJUSOUOSDOCUMENTOSQUEMEPEDIU?POSSO GUARD-LOS? - PERGUNTOU A SECRETRIA. -ESSESPROCESSOSEMPILHADOSAQUIESQUERDAVOCDEIXASOBREMINHA MESA, POIS AINDA VOU CONSULTAR. J ESSAS PASTAS, PODE GUARD-LAS NO ARQUIVO L DA MINHA SALA. -MARCOS,PRECISAMOSANALISARALGUNSDOCUMENTOSSOBREAESCRAVIDO NO BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO! -VAMOSENTOAOARQUIVONACIONAL?L,COMCERTEZA,ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE! Vocpercebeuqueapalavraarquivofoiempregadanessassituaescomdoissentidos diferentes, no mesmo? Na primeira situao, a doutora se referiu a arquivo como um mvel prprio, geralmente de ao oumadeira,usadoparaguardardocumentos.Masnocasoseguinte,Marcosusouapalavraarquivo paracitaroArquivoNacional,queumrgopblicoencarregadodeguardareconservara documentao produzida ou recebida por instituies governamentais de mbito federal. E voc, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui, poisapalavraarquivoutilizadaemnossodia-a-diacomdiferentessentidos,aindaquebastante relacionados entre si. Comqualdessessentidosvamostrabalharnomanual?Paracomear,podemosanalisara origem da palavra, que ainda no est esclarecida. Hestudiososquedefendemaidiadeelaterseoriginadodogregoarch,quesignifica palciodosregistrados,tendoevoludomaistardeparaotermoarcheion,queolocaldeguardae depsitodedocumentos.Outros,noentanto,dizemqueapalavraoriginriadolatimarchivumque significa, tambm no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados. Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck: ArquivoOCONJUNTODEDOCUMENTOSOFICIALMENTEPRODUZIDOSERECEBIDOSPOR UMGOVERNO,ORGANIZAOOUFIRMA,NODECORRERDESUASATIVIDADES, ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. Podemos,ento,apartirdesseconceito,tiraralgumasconclusessobreafinalidadeeas funes de um arquivo. Aprimeirafinalidadedeumarquivoeserviradministraodeumainstituioqualquerque sejaasuanatureza.Depoisqueaatividadeadministrativaacaba,osarquivoscomeamafuncionar para a histria e para a cultura. Temos a a outra finalidade, que surge em conseqncia da anterior: servir histria, como fonte de pesquisa. Noentanto,qualquerquesejaafinalidadedeumarquivo,assuasfunesbsicassoas mesmas:guardareconservarosdocumentos,demodoaseremutilizadosparaatenderainteresses pessoais ou oficiais. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS Provavelmente, vrios tipos de arquivo j passaram pela sua cabea at agora, no ? Oarquivodaescolaondeestudou;aqueleorganizadopelafamliadeumamigo;oquefoi consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde voc trabalhou por algum tempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora. E cada um desses arquivos apresentam caractersticas bem variadas. Da serem classificados em quatro grupos, de acordo com: - a natureza da entidade que os criou; - os estgios de sua evoluo; - a extenso da sua ateno; - a natureza dos seus documentos. Vamos analisar cada um desses grupos em separado. De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em: PBLICO - arquivo de instituies governamentais de mbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de sade ou da prefeitura de um municpio. INSTITUCIONAL-estrelacionado,porexemplo,sinstituieseducacionais,igrejas,corporaes no-lucrativas, sociedades e associaes. Exemplos: o arquivo de um centro de educao experimental ou de um sindicato. COMERCIAL- arquivo de firmas, corporaes e companhias. Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritrio de engenharia ou de um banco. FAMILIAROUPESSOAL-dizrespeitoaoarquivoorganizadoporgruposfamiliaresouporpessoas, individualmente. Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certides de nascimento e casamento; declaraes de imposto de renda; documentos relativos a transaes de compra e venda de imveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas. De acordo com o estgio de evoluo Quandolevamosemcontaotempodeexistnciadeumarquivo,elepodepertenceraum destes trs estgios: ARQUIVODEPRIMEIRAIDADEOUCORRENTE-guardaadocumentaomaisatuale freqentementeconsultada.Podesermantidoemlocaldefcilacessoparafacilitaraconsulta. Somente os funcionrios da instituio tm competncia sobre o seu trato, classificao e utilizao. O arquivo corrente tambm conhecido como arquivo de movimento. Exemplo:oarquivodosetordealmoxarifadodeumaempresadeexportao,contendoas requisies de material do ano em curso. ARQUIVODESEGUNDAIDADEOUINTERMEDIRIO-incluidocumentosquevieram doarquivo corrente, porque deixaram de ser usados com freqncia. Mas eles ainda podem ser consultados pelos rgos que os produziram e os receberam, se surgir uma situao idntica quela que os gerou. No hnecessidadedeessesdocumentosseremconservadosnasproximidadesdasrepartiesou escritrios, e a sua permanncia no arquivo transitria, uma vez que esto apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. Exemplo: o arquivo dos dez ltimos anos da documentao de pessoal de uma empresa. ARQUIVODETERCEIRAIDADEOUPERMANENTE-neleseencontramosdocumentosque perderamovaloradministrativoecujousodeixoudeserfreqente,espordico.Elesso conservadossomenteporcausadeseuvalorhistrico,informativoparacomprovaralgoparafinsde pesquisa em geral, permitindo que se conhea como os fatos evoluram. Esse tipo de arquivo o que denominamos arquivo propriamente dito. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do incio do sculo. De acordo com a extenso da ateno Os arquivos se dividem em: ARQUIVOSETORIAL-estabelecidojuntoaosrgosoperacionais,cumprindoasfunesdeum arquivo corrente. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial. ARQUIVOCENTRALOUGERAL-destina-seareceberosdocumentoscorrentesprovenientesdos diversosrgosqueintegramaestruturadeumainstituio.Nessecaso,portanto,asatividadesde arquivo corrente so centralizadas. Exemplo: o arquivo nico das diversas faculdades de uma universidade. De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das caractersticas dos documentos que compem o arquivo, ele se classifica em: ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas fsicas como discos, fitas, disquetes, fotografias,microformas(fichasmicrofilmadas),slides,filmes,entreoutros.Elesmerecemtratamento adequadonoapenasquantoaoarmazenamentodaspeas,mastambmquantoaoregistro, acondicionamento, controle e conservao. Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituio financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia. ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um campoespecfico,comoohospitalar,odamedicina,engenharia,imprensa,entreoutros.So chamados, inadequadamente, de arquivos tcnicos. Exemplo: o arquivo de peas como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem. Voc percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um grupo? Veja! . O arquivo de uma secretaria estadual de sade foi exemplificado como um arquivo pblico, de mbito estadualporqueestvamosconsiderandootipodeinstituioqueocriou:umrgodogovernodo estado.Maseletambmpodeserclassificadocomoumarquivodeprimeiraidadeoucorrente,caso seusdocumentossejamutilizadoscomfreqnciapelosfuncionrios.Podeseraindaumarquivo central, que serve a todos os setores daquela secretaria. Vamos continuar o estudo? j falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos algunsexemplosdedocumentosquecompemosarquivos.Masoquecaracteriza,exatamente,o documento de um arquivo? CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS Pensenovamentesobreosvriostiposdearquivoaquiapresentadosefaaumalistade alguns documentos que possam estar sob sua guarda. Voc,comcerteza,selembroudediferentesdocumentos,jqueelessobemvariados.S para exemplificar, apresentamos alguns para voc conferir com os seus e complementar a sua lista: - cadastros de funcionrios, de escolas, de clientes, de vendedores; - histrico escolar de alunos, avaliao de desempenho de funcionrios; - discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros; - notas fiscais, faturas, duplicatas, promissrias; - relatrios variados, atas de reunies, ofcios, cartas, memorandos; - fichas, tabelas e formulrios de qualquer natureza; - certides de um modo geral. Apartirdessesexemplosedeoutrosescritosemsualista,oquevocconcluiarespeitodo que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se tambm chegou a esta concluso: Documento TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DEINFORMAO.ELEARQUIVADOECONSERVADOPORESSASINSTITUIESESEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FSICA, NO DECURSO DE SUA EXISTNCIA. Osdocumentosde umarquivoapresentamcaractersticas,contedoeformasdiferentes.Da eles serem classificados em dois grupos: Quanto ao gnero Considerandooaspectoexterno,seemtexto,audiovisual,sonoro,isto,ognerodos documentos de um arquivo, eles podem ser bem variados, como voc v nestas figuras. importante destacar que a documentao escrita ou textual se apresenta de inmeros tipos fsicosouespciesdocumentais.Algunsdelesj foramatlembradosaqui,emexemplosanteriores: contratos,folhasdepagamento,livroscontbeis,requisiesdiversas,atas,relatrios,regimentos, regulamentos, editais, certides, tabelas, questionrios e correspondncias. Quanto natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser: OSTENSIVO-cujadivulgaonoprejudicaaadministrao.Exemplos:notasfiscaisdeumaloja; escala de planto de uma imobiliria. SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgao e custdia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias, tendo em vista o grau necessrio de sigilo e at onde eles podem circular. ULTRA-SECRETO -seuassuntorequerexcepcionalgraudeseguranaquedeveserapenasdo conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos:documentosrelacionadospolticagovernamentaldealtonvelesegredosde Estado(descobertaseexperinciasdegrandevalorcientfico;negociaesparaalianasmilitarese polticas; planos de guerra; informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel). SECRETO - seuassuntoexigealtograudesegurana,maspodesercioconhecimentodepessoas funcionalmenteautorizadasparatal,aindaquenoestejamintimamenteligadasaoseuestudoou manuseio. Exemplos:planos,programasemedidasgovernamentais;assuntosextradosdematria ultra-secretaque,semcomprometeroexcepcionalgraudesigilodamatriaoriginal,necessitamde maiordifuso(planosoudetalhesdeoperaesmilitares);planosoudetalhesdeoperaes econmicas ou financeiras; projetos de aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados deelevadointeressesobaspectosfsicos,polticos,econmicos,psicossociaisemilitaresdepases estrangeiros,etambm,osmeioseprocessospelosquaisforamobtidos;materiaiscriptogrficos (escritos em cifras ou cdigos) importantes e sem classificao anterior. CONFIDENCIAL- seuassunto,emboranorequeiraaltograudesegurana,sdeveserdo conhecimentodepessoasautorizadas,paranoprejudicarumindivduooucriarembaraos administrativos. Exemplos:informaesrelativasapessoal,finanasematerialdeumaentidadeouum indivduo,cujosigilodevesermantidoporinteressedaspartes;rdio-freqnciadeimportncia especial ou aquelas que so usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes para a segurana nacional. RESERVADO - seu assunto no deve ser do conhecimento do pblico, em geral. Exemplos:partesdeplanos,programas,projetosesuasrespectivasordenseexecuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes. ORGANIZAO Aorganizaodearquivos,comodequalqueroutrosetordeumainstituio,pressupeo desenvolvimento de vrias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em: - levantamento de dados; - anlise dos dados coletados; - planejamento; - implantao e acompanhamento. Levantamento de dados Searquivooconjuntodedocumentosrecebidoseproduzidosporumaentidade,sejaela pblica ou privada, no decorrer de suas atividades, claro est que, sem o conhecimento dessa entidade -suaestruturaealteraes,seusobjetivosefuncionamentoseriabastantedifcilcompreendere avaliar o verdadeiro significado de sua documentao. Olevantamentodeveterinciopeloexamedosestatutos,regimentos,regulamentos,normas, organogramasedemaisdocumentosconstitutivosdainstituiomantenedoradoarquivoeser complementado pela coleta de informaes sobre a sua documentao. Assimsendo,precisoanalisarognerodosdocumentos(escritosoutextuais,audiovisuais, cartogrficos,iconogrficos,informticosetc.);asespciesdedocumentosmaisfreqentes(cartas, faturas, relatrios, projetos, questionrios etc.); os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados); existncia de registros e protocolos (em fichas, em livro); mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimodedocumentos;processesadotadosparaconservaoereproduodedocumentos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Almdessasinformaes,oarquivista deveacrescentardados e referncias sobreo pessoal encarregadodoarquivo(nmerodepessoas,nveldeescolaridade,formaoprofissional);o equipamento(quantidade,modelos,estadodeconservao);alocalizaofsica(extensodarea ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio). Anlise dos dados coletados Depossedetodososdadosmencionadosnoitemanterior,oespecialistaestarhabilitadoa analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico para formular e proporasalteraesemedidasmaisindicadas,emcadacaso,aseremadotadasnosistemaaser implantado. Emsntese,trata-sedeverificarseestrutura,atividadesedocumentaodeumainstituio correspondem A sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. PlanejamentoParaqueumarquivo,emtodososestgiosdesuaevoluo(corrente,intermedirioe permanente)possacumprirseusobjetivos,torna-seindispensvelaformulaodeumplano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais como as necessidades da instituio a que pretende servir. Paraaelaboraodesseplanodevemserconsideradososseguinteselementos:posiodo arquivonaestruturadainstituio;centralizaooudescentralizaoecoordenaodosserviosde arquivo;escolhademtodosdearquivamentoadequados;estabelecimentodenormasde funcionamento;recursoshumanos;escolhadasinstalaesedoequipamento;constituiode arquivos intermedirio e permanente; recursos financeiros. Posio do arquivo na estrutura da instituio Embora no sepossadeterminar,deformageneralizada,qualamelhorposiodorgode arquivonaestruturadeumainstituio,recomenda-sequeestasejaamaiselevadapossvel,isto, que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender asetoresefuncionriosdediferentesnveisdeautoridade.Aadoodessecritrioevitarsrios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas. Seainstituiojcontarcomumrgodedocumentao,esteser,emprincipio,orgo mais adequado para acolher o arquivo, uma vez que a tendncia moderna reunir todos os rgos que tenham como matria-prima a informao. Ao usurio no interessa onde se encontra armazenada a informao - numa biblioteca, numa memria de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Da a importncia da constituio desistemasdeinformao,dosquaisoarquivodeveparticipar,dotadosderecursostcnicose materiais adequados para atender acelerada demanda de nossos tempos. Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo Aoseelaborarumplanodearquivo,umaspectoimportanteaserdefinidodizrespeito centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo. Centralizao Porsistemacentralizadodearquivoscorrentesentende-senoapenasareunioda documentao em um nico local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle - recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio - de documentos de uso corrente em um nicorgodaestruturaorganizacional,freqentementedesignadodeProtocoloeArquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominado similar. Dentreasinmeraseinegveisvantagensqueumsistemacentralizadooferece,citam-se: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos;ntidadelimitaoderesponsabilidades;constituiodeconjuntosarquivsticosmais completes; reduo dos custos operacionais; economia de espao e equipamentos. Adespeitodessasvantagens,nosepodeignorarqueumacentralizaorgidaseria desaconselhveleatmesmodesastrosacomonocasodeumainstituiodembitonacional,em quealgumasdesuasunidadesadministrativasdesenvolvematividadespraticamenteautnomasou especficas, ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras, As vezes em reas geogrficas diferentes - agncias, filiais, delegacias -carecendo, portanto, de arquivos prximos para que possam se desincumbir, com eficincia, de seus programas de trabalho. Descentralizao Recomenda-seprudnciaaoaplicaressesistema.Seacentralizaorgidapodeser desastrosa, a descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores. . O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as grandes reas de atividades de uma instituio. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produo, Comercializao e Transportes,Almdosrgosdeatividades-meioouadministrativos,equecadaumdesses departamentossedesdobreemdivisese/ousees.Umavezconstatadaanecessidadeda descentralizaoparafacilitarofluxodeinformaes,estadeverseraplicadaanvelde Departamento,isto,deversermantidoumarquivojuntoacadaDepartamento,ondeestaro reunidostodososdocumentosdesuareadeatuao,incluindoosproduzidoserecebidospelas divises e sees que o compem.. Para completar o sistema dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos administrativos. A descentralizao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critrios: - centralizao das atividades de controle (protocolo) e descentralizao dos arquivos; - descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Quando se fala em atividades de controle est-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos rgos.-decomunicaes,isto:recebimento,registro,classificao,distribuio,movimentaoe expedio dos documentos correntes. a) Centralizao das atividades de controle (protocolo) descentralizao dos arquivos Neste sistema, todo o controle da documentao feito pelo rgo central de comunicaes, e os arquivos so localizados junto aos rgos responsveis pela execuo de programas especiais ou funesespecficas,ouaindajuntoAsunidadesadministrativaslocalizadasemreasfisicamente distantes dos rgos a que esto subordinadas. Quandoovolumededocumentosreduzido,cadargodeverdesignarumdeseus funcionriospararesponderpeloarquivoentregueAsuaguarda,eportodasasoperaesde arquivamentodecorrentes,taisComoaberturadedossis,controledeemprstimo,preparopara transferncia etc. Se a massa documental for muito grande, aconselhvel que o rgo central de comunicaes designeumoumaisarquivistasoutcnicosdearquivodeseuprprioquadrodepessoalpara responder pelos arquivos nos rgos em que forem localizados. A esses arquivos descentralizados denomina-se ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. b) Descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Estesistemasdeverseradotadoquandopudersubstituircomvantagensrelevantesos sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. O sistema consiste em descentralizar no somente os arquivos, Como as demais atividades de controlejmencionadasanteriormente,isto,osarquivossetoriaisencarregar-se-o,almdo arquivamento propriamente dito, do registro, classificao, tramitao dos documentos etc. Nestecaso,orgodecomunicaes,quetambmdeveintegrarosistema,funcionaComo agentederecepoedeexpedio,masapenasnoqueserefereAcoletaeAdistribuioda correspondnciaexterna.Noraro,almdessastarefas,passaaconstituir-seemarquivosetorialda documentao administrativo da instituio. Aopopelacentralizaooudescentralizaonodeveserestabelecidaaosaborde caprichosindividuais,masfundamentadaemrigorososcritriostcnicos,perfeitoconhecimentoda estrutura da instituio A qual o arquivo ir servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, alocalizaofsicadesuasunidadesadministrativas,suasdisponibilidadesemrecursoshumanose financeiros,enfim,devemseranalisadostodososfatoresquepossibilitemadefiniodamelhor poltica a ser adotada. Coordenao Paraqueossistemasdescentralizadosatinjamseusobjetivoscomrapidez,seguranae eficinciaimprescindvelacriaodeumaCOORDENAOCENTRAL,tecnicamenteplanejada, que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. ACoordenaoterporatribuies:prestarassistnciatcnicaaosarquivossetoriais; estabelecerefazeicumprirnormasgeraisdetrabalho,deformaamanteraunidadedeoperaoe eficinciadoserviodosarquivossetoriais;determinarnormasespecficasdeoperao,afimde atenderAspeculiaridadesdecadaarquivosetorial;promoveraorganizaooureorganizaodos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo emvistaaeficinciaeaunidadedeexecuodeservio;promoverreuniesperidicascomos encarregadosdosarquivossetoriaisparaexame,debateeinstruessobreassuntodeinteressedo sistema de arquivos. EstaCoordenaopoderconstituir-seemumrgodaadministraoouserexercidapelo arquivopermanentedaentidade,poistodainstituio,sejaqualforosistemaadotadoparaosseus arquivoscorrentes,.devercontarsemprecomumarquivopermanente,centralizado,tambm chamado arquivo de terceira idade. Assim,tendoemvistaqueoacervodosarquivospermanentesconstitudodedocumentos transferidos dosarquivos correntes (sejameles setoriais oucentrais),justifica-seperfeitamentequea COORDENAO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuies, a fim de que os documentos aoLheserementreguesparaguardapermanenteestejamordenadosepreservadosdentrodos padres tcnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia. Escolha de mtodos de arquivamento Aimportnciadasetapasdelevantamentoeanlisesefazsentirdemodomarcanteno momento em que o especialista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentao corrente. Naverdade,dificilmenteseempregaumnicomtodo,poishdocumentosquedevemser ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e nmero. Entretanto, combasena anlise cuidadosadasatividades dainstituio,aliada observao de como os documentos so solicitados ao arquivo, possvel definir-se qual o mtodo principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. Exemplificando: PATRIMNIO BrasliaRio de Janeiro So Paulo PESSOALADMISSOAguiar, Celso Bareta, Haydde Borges, Francisco Cardoso, Jurandir Castro, Lcia Paes, Oswaldo Paiva, Ernesto Sllos, Zilda Silva, Ana Maria DEMISSOFOLHAS DE PAGAMENTO jan. a jul. de 1980 ao. a dez. de 1980 jan. a jul. de 1981 PROMOOSupondo-sequeesseesquematenhasidoelaboradoobservando-seasconsideraes assinaladasanteriormente,verifica-sequeoarranjoprincipalporassunto.NoassuntoPatrimnio encontra-seumarranjosecundrio,porlocalidade(geogrfico).JnoassuntoAdmissotem-seum arranjosecundrio,emordemalfabtica,pelonomedosfuncionrios.EmFolhasdePagamento encontra-se um arranjo secundrio, em ordem cronolgica. Comosev,omtodoprincipalescolhidofoiodeassuntos,coadjuvadopelosmtodos geogrfico, alfabtico e numrico cronolgico, como auxiliares. Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer. Paramelhoratenderaosusuriosdeumbancodeinvestimentos,porexemplo,a documentao pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento - ordenados e arquivados pelo nmero de controle que lhe atribudo ao dar entrada e que, da por diante, ir lhe servirdereferncia-eogrupoconstitudodetodoorestantedadocumentao,ordenadapor assuntos. Estabelecimento de normas de funcionamento Para que os trabalhos no sofram soluo de continuidade e mantenham uniformidade de ao imprescindvelquesejamestabelecidasnormasbsicasdefuncionamentonosdoarquivoem seusdiversosestgiosdeevoluo,comotambmdoprotocolo,umavezqueesseservio,na maioria das vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo. Taisnormas,depoisdeaplicadaseaprovadasnafasedeimplantaoirojuntamentecom modeloseformulrios,rotinas,cdigosdeassuntoendices,integraroManualdeArquivoda instituio.RECURSOS HUMANOS Formao e regulamentao profissional O arquivo possui, atualmente, importncia capital em todos os ramos da atividade humana. No entanto,aindabastantecomumafaltadeconhecimentostcnicosporpartedaspessoas encarregadasdosserviosdearquivamento,faltaessaqueireinfluir,naturalmente,navidada organizao. Teoricamente,oarquivamentodepapisumserviosimples.Naprtica,noentanto,essa simplicidadedesaparecediantedovolumededocumentosedadiversidadedeassuntos,surgindo dificuldades na classificao dos papis. Uma das vantagens da tcnica de arquivo a de capacitar os responsveis pelo arquivamento paraumperfeito.trabalhodeseleodedocumentosquefazempartedeumacervo,ouseja, separaodospapisquepossuemvalorfuturo,contendoinformaesvaliosas,dosdocumentos inteis.Umserviodearquivobemorganizadopossuivalorinestimvel.Eamemriavivada instituio,fonteebasedeinformaes;aproveitaexperinciasanteriores,oqueevitaarepetio, simplifica e racionaliza o trabalho. Paraqueseatinjamessesobjetivos,toma-senecessriaapreparaodepessoal especializado nas tcnicas de arquivo. "Em questo de arquivo, a experincia no substitui a instruo, pois 10 anos de prtica podem significar 10 anos de arquivamento errado e intil' afirma a Prof.a Ignez B. C. D'Arafijo. Atrecentementeaformaoprofissionaldosarquivistasvinha sendofeitaatravsde cursos especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundao Getlio Vargas e outras instituies. Ovaloreaimportnciadosarquivosoficiaiseempresariais,paraaadministraoeparao conhecimento de nossa Histria, passou a ser tambm objeto de interesse do Governo federal. Assim que, a de maro de 1972, o Conselho Federal de Educao aprovou a criao do curso superior de arquivos,ea7domesmomsaprovouocurrculodocursodearquivsticacomohabilitao profissionalnoensinodesegundograu.Emagostode1974,foiinstitudooCursoSuperiorde Arquivologia,comduraodetrsanose,em4dejulhode1978,foisancionadaaLein6.546, regulamentadapeloDecreton82.590,dedenovembrodomesmoano,quedispesobrea regulamentao das profisses de arquivista e tcnico de arquivo. Atributos Para o bom desempenho das funes dos profissionais de arquivo, so necessrias, alm de umperfeitoconhecimentodaorganizaodainstituioemquesetrabalhaedossistemasde arquivamento,asseguintescaractersticas:sade,habilidadeemlidarcomopblico,esprito metdico,discernimento,pacincia,imaginao,ateno,poderdeanliseedecrtica,poderde sntese, discrio, honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. Escolha das instalaes e equipamentos De igual importncia para o bom desempenho das atividades de arquivo a escolha do local adequado,querpelascondiesfsicasqueapresente-iluminao,limpeza,ndicesdeumidade, temperatura, quer pela extenso de sua rea, capaz de conter o acervo e permitir ampliaes futuras. MichelDuchein,especialistaeminstalaesdearquivoseinspetor-geraldosArquivosda Franga,temvrioslivroseartigospublicadossobreamatria,osquaisdevemserconsultadospor tantosquantossedefrontamcomproblemasdeconstruoouadaptaodelocaisdestinadosA guarda de documentos. A lista dessas publicaes encontra-se na bibliografia ao final deste volume. Damesmaforma,aescolhaapropriadadoequipamentodevermereceraatenodaqueles que esto envolvidos com a organizao dos arquivos. Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensveis A realizao do trabalho arquivstico. Material de consumo Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto ou mdio prazos. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros. Ficha-umretngulodecartolina,grandeoupequeno,lisooupautado,ondeseregistrauma informao. As dimenses variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor. Guiadivisria-umretngulodecartoresistentequeserveparasepararaspartesouseesdos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. Noestudodasguiasdivisriasdistinguem-sediversoselementosrelacionadoscomasua finalidade e funes, conforme veremos em seguida. Projeo-asalincianapartesuperiordaguia.Podeserrecortadanoprpriocarto,ouneleser aplicada, sendo ento de celulide ou de metal. A abertura na projeo que recebe a tira de insero chama-se janela. P - a salincia, na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilha. Por este orifcio passa uma vareta que prende as guias gaveta. Notao - a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. A notao pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o incio da seo, e fechada quando indica o princpio e o fim. Posio-olocalqueaprojeoocupaaolongodaguia.Ocomprimentopodecorresponder metadedaguia,aumtero,umquartoouumquinto.Daadenominaode:primeiraposio, segunda posio, terceira posio, quarta posio, quinta posio. Quanto sua funo, a guia pode ser ainda: - primria - indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo; - secundria - indica uma subdiviso da primria; - subsidiria - indica uma subdiviso da secundria; - especial - indica a localizao de um nome ou assunto de grande freqncia. O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiaria ou especial a notao e no a projeo. O ideal seria que as guias primrias estivessem sempre em primeira posio, as secundrias em segunda posio e assim por diante. Guia-fora - a que tem como notao a palavra FORA e indica a ausncia de uma pasta do arquivo. Tiradeinsero-umatiradepapelgomadooudecartolina,picotada,ondeseescrevemas notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. Pasta-umafolhadepapeloresistente,oucartolina,dobradaaomeio,queserveparaguardare proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto , lisa, ou ter projeo. Elas se dividem em:- individual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronolgica; - miscelnea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica.Material permanente Omaterialpermanenteaquelequetemgrandeduraoepodeserutilizadovriasvezes paraomesmofim.Nasuaescolha,almdotipoedotamanhodosdocumentos,deve-selevarem conta os seguintes requisites: - economia de espao (aproveitamento mximo do mvel e mnimo de dependncias); - convenincia do servio (arrumao racional); - capacidade de expanso (previso de atendimento a novas necessidades); - invulnerabilidade (segurana); - distino (condies estticas); - resistncia (conservao). Recomenda-se,ainda,queaescolhadoequipamentosejaprecedidadepesquisajuntoAs firmasespecializadas,umavezqueconstantementesolanadasnomercadonovaslinhasde fabricao. As mais tradicionais so os arquivos, fichrios, caixas de transferncia, boxes, armrios de aoetc.Asmaisrecentessoosarquivosefichriosrotativoseletromecnicoseeletrnicos,bem como as estantes deslizantes. Armriodeao-ummvelfechado,usadoparaguardardocumentossigilosos,ouvolumes encadernados. Arquivo-mveldeaooudemadeira,comduas,trs,quatrooumaisgavetasougabinetesde diversas dimenses, onde so guardados os documentos. Arquivo de fole - um arquivo de transio entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eram guardados horizontalmente, em pastas com subdivises, e carregados verticalmente. Arquivos horizontais antigos - pombal (em forma de escaninhos); - sargento (tubos metlicos usados pelo exrcito em campanha). Box - pequeno fichrio que se coloca nas mesas. usado para lembretes. Caixa de transferncia - caixa de ao ou papelo, usada especialmente nos arquivos permanentes. Estante-mvelaberto,comprateleiras,utilizadonosarquivospermanentes,ondesocolocadasas caixasdetransferncia.Modernamente,utilizadaparaarquivoscorrentes,empregando-sepastas suspensas laterais. Fichrio - um mvel de ao prprio para fichas, com uma, duas, trs ou quatro gavetas, ou conjugado com gavetas para fichas e documentos. Fichriohorizontal-aqueleemqueasfichassoguardadasemposiohorizontal,umassobreas outras-modeloKARDEX.Asfichassofixadaspormeiodebastesmetlicospresossgavetas. Dessadisposiodashastesresultaqueaprimeirafichapresa,apartirdofundo,ficarinteiramente visvel,deixandoquedaimediatamenteinferiorapareaumafaixacorrespondentedimensoda barra,eassimsucessivamente,lembrandooaspectodeumaesteira-"arquivo-esteirinha".Asfaixas que aparecem funcionam como verdadeiras projees, nas quais so feitas as notaes. Fichrio vertical - aquele em que as fichas so guardadas em posio vertical, umas atrs das outras, geralmenteseparadasporguias.omodelomaisusadoporsermaiseconmico.Asgavetasou bandejas comportam grande nmero de fichas. Suporte-armaodemetalquesecolocadentrodasgavetasdosarquivos,servindodepontode apoio para as pastas suspensas. Constituio de arquivos intermedirios e permanentes Todaorganizao,sejaelapblicaouprivada,depequeno,mdioougrandeporte,acumula atravsdostemposumacervodocumentalque,mesmodepoisdepassarporfasesdeanlise, avaliaoeseleorigorosas,deveserpreservado,sejaparafinsadministrativosefiscais,sejapor exigncias legais, ou ainda por questes meramente histricas. Nenhumplanodearquivoestariacompletosenoprevisseaconstituiodoarquivo permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais. Quantoaosarquivosoudepsitosintermedirios,estessdeverosercriadosseficar evidenciada a sua real necessidade. Emgeral,existememmbitogovernamental,emfacedograndevolumededocumentao oficial e de sua descentralizao fsica. As entidades e empresas de carter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no casodeinstituiesdegrandeporte,comfiliais,escritrios,representaesousimilares,disperses geograficamente e detentores de grande volume de documentao. Recursos financeiros Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponveis no apenas para instalao dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manuteno. Nemsempreosresponsveispelosserviospblicosoudirigentesdeempresascom-preendem a importncia dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentes ataisservios.Toma-senecessria,ento,umacampanhadeesclarecimentonosentidode sensibiliz-los. Considerados todos os elementos descritos, o especialista estar em condies de elaborar o projeto de organizao, a ser dividido em trs partes. A primeira constara de uma sntese da situao real encontrada. A segunda, de anlise e diagnstico da situao. A terceira ser o plano propriamente dito, contendo as prescries, recomendaes e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a implantao. Implantao e acompanhamento. Manuais de arquivo Recomenda-se que a fase de implantao seja precedida de uma campanha de sensibilizao que atinja a todos os nveis hierrquicos envolvidos. Esta campanha, feita por meio de palestras e reunies, objetiva informar as alteraes a serem introduzidas nas rotinas de servio e solicitar a cooperao de todos, numa tentativa de neutralizar as resistnciasnaturaisquesempreocorremaosetentarmodificarostatusqueadministrativodeuma organizao. Paralelamentecampanhadesensibilizaodeve-sepromoverotreinamentonosdo pessoaldiretamenteenvolvidonaexecuodastarefasefunesprevistasnoprojetodearquivo, comodaquelesqueseutilizarodosserviosdearquivo,oudecujaatuaodepender,emgrande parte, o xito desses servios. A implantao das normas elaboradas na etapa anterior exigir do responsvel pelo projeto um acompanhamento constantee atento,afimde corrigire adaptar quaisquerimpropriedades,falhasou omisses que venham a ocorrer. Somentedepoisdeimplantaretestarosprocedimentos-verificarseasnormas,rotinas, modeloseformulriosatendemasnecessidades-quedeverserelaboradoomanualdearquivo, instrumentoquecoroatodootrabalhodeorganizao.Neleficamregistradososprocedimentose instruesqueirogarantirofuncionamentoeficienteeuniformedoarquivoeacontinuidadedo trabalho atravs dos tempos. Seriaimpossvelestabelecerpadresrgidosparaaelaboraodosmanuais,umavezque estes devem refletir as peculiaridades das instituies a que se referem. Entretanto, a experincia nos permite indicar, em linhas gerais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. So eles: - apresentao, objetivos e abrangncia do manual; -informaessobreosarquivosdainstituio,suasfinalidadeseresponsabilidades;suainteraoe subordinao; - organogramas e fluxogramas; - concertos gerais de arquivo, definio das operaes de arquivamento; terminologia;-detalhamentodasrotinas,modelosdecarimboseformulriosutilizados;planodeclassificaode documentos com seus respectivos cdigos e ndices;-tabelasdetemporalidadededocumentos,que,pelasuaamplitude,podemserapresentadasem separado. Porseroarquivoumaatividadedinmica,omanualdeveraserperiodicamenterevistoe atualizado,afimdeatenderalteraesquesurgiremcomodecorrnciadaevoluodaprpria instituio.ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS CORRENTES Osarquivoscorrentessoconstitudosdedocumentosemcursooufreqentemente consultadoscomopontodepartidaouprosseguimentodeplanos,parafinsdecontrole,paratomada de decises das administraes etc. No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividadesderecebimento,registro,distribuio,movimentaoeexpediodosdocumentos correntes.Porisso,freqentementeencontra-senaestruturaorganizacionaldasinstituiesa designao de rgos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicao ou outra denominao similar. Devidoaontimorelacionamentodessasreasdetrabalho,pode-sedistribuiremquatro setores distintos as atividades dos arquivos correntes: 1. Protocolo, incluindo recebimento e classificao; registro e movimentao 2. Expedio 3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito 4. Emprstimo e consulta 4.1 Protocolo Noquesereferesrotinas,poder-se-iaadotarasseguintes,comalteraesindicadaspara cada caso: 4.1.1 Recebimento e classificao 4.1.2 Registro e movimentao Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos. ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO Voc j sabe que arquivo corrente aquele formado por documentos de uso freqente e que funciona na prpria empresa ou em locais de fcilacesso, prximos a ela. Mas como encaminhamos documentosparaoarquivocorrente?Comoanalisamossuasatividades?Paraanalisarmossuas atividades vamos trabalhar com uma situao e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa. FERNANDA ENCARREGADADEANALISARADOCUMENTAOQUEAEMPRESARECEBEE DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. HOJE CHEGARAM S SUAS MOS: -UMACARTAPARAUMEMPREGADODADIRETORIAFINANCEIRA,COMAETIQUETADE PESSOAL;- VRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE, PARA OS FUNCIONRIOS; -DOISENVELOPESENDEREADOSASSESSORIAJURDICAEENTREGUESPORUM MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA. Agorapense:quetratamentovocachaqueFernandadevedaracadaumdesses documentos? Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que apresentamos. Fernanda no vai abrir e nem registrar a carta porque contm a anotao pessoal, indicando tratar-se de uma correspondncia particular. A carta ser encaminhada diretamente a quem se destina, na Diretoria Financeira. Nesse caso, portanto, no h qualquer preocupao com o seu arquivamento. Quantoaosjornais,Fernandatambmnoprecisaregistr-los,porquenosodocumentos oficiais. Eles devem ser distribudos aos funcionrios e, aps serem lidos, podem ser jogados fora. Josenvelopesentreguespelo mensageiro socorrespondnciasoficiais.Elesprecisam ser abertos, os documentos registrados e encaminhados, no caso, Assessoria jurdica, de acordo com os procedimentos adotados pela administrao. Todo o andamento desses documentos dentro da empresa controlado e, s aps cumprirem suasfinalidades,quesoarquivados.Muitosdelesatpodemaguardardeciseseprazosjnos arquivos.Edependendodasnormasdaempresaedanaturezadosdocumentosarquivados,eles podem ser emprestados ou consultados no prprio local do arquivo. Desdeachegadadosdocumentosempresajdevehaverumapreocupaocomoseu possvelarquivamento.Otcnicodearquivoprecisaestaratentoaissoedeterminaraclassificao que cada documento recebe no momento do seu registro, pois ela se repetir mais tarde, quando for arquivado. Portanto, num sistema de arquivos correntes, os servios de recebimento, registro, controle de tramitao(distribuioe movimentao)e expediodacorrespondncia,nopodemserdesvin-culados dos servios de arquivamento e emprstimo ou consulta de documentos. As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitao e expedio de correspondncias constituem os servios de protocolo. E as atividades de arquivamento e emprstimo de documentos so os servios de arquivo. Ento, no podemos separar os servios de protocolo dos servios de arquivo. Da ser comum, naestruturaorganizacionaldasinstituies,aexistnciadesetores,normalmentedenominados ArquivoeProtocolo,ouArquivoeComunicaoououtronomeparecido,querespondemtantopelo protocolo como pelo arquivamento. Emrelaoaosserviosdearquivoeprotocolo,importantedestacarmosqueasrotinase procedimentos para sua execuo devem ser criados pela prpria instituio, obedecendo a um critrio adequadossuascaractersticas.Nopodemospredeterminarenemimporqualquerrotinaou procedimento a uma empresa, mas apenas sugerir. SERVIOS DE PROTOCOLO Observe este ofcio: Para:Banco do Estado S.A. Diretoria Financeira Senhor Diretor, Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e anlise, cpia do Balano Patrimonial de nossa empresa... Esteofcio,aoserrecebidopelobanco,foiregistradodeacordocomosprocedimentos adotados na empresa. Depois foi distribudo, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro. Nadiretoria,asecretriarecebeuodocumento,registrou-onaentradanoscontroles especficosdorgoeencaminhou-oaodiretor.Esse,apsconheceroteordoofcio,despachou-o para um dos assessores, solicitando-lhe anlise e parecer. Concludaasolicitao,oassessorretornouodocumentocomoparecersuachefiaque, apsanalisar,pediualgumasprovidncias,dentreasquaisaexpediodeumarespostaAndes Turismo S.A. Finalmente, ele devolveu a documentao sua secretria - ofcio, despachos, parecer -, solicitando-lhe o arquivamento. Asecretriaregistrouasadadodocumentoemseuscontrolesedepoisencaminhou-oao Setor de Arquivo da empresa. VejaqueoofciopassouporvriossetoresdentrodoBancodoEstadoS.A.,envolvendo tarefas que constituem o servio de protocolo de uma empresa: recebimento; registro; distribuio e movimentao; expedio de correspondncia. PROTOCOLO ADENOMINAOATRIBUDAAOSSETORESENCARREGADOSDORECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUIO E MOVIMENTAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS. TAMBM O NOMEATRIBUDOAONUMERODEREGISTRODADOAODOCUMENTOOU,AINDA,AOLIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS. Ecomoessesserviosdeprotocolofuncionam?Queprocedimentossoadotadosparaque eles cumpram suas finalidades com eficincia? Rotinas de recebimento e classificao Cadainstituioprecisacriarsuasprpriasrotinasdetrabalho,tendoemvistasuas particularidades.Mas,deummodogeral,asrotinasderecebimentoeclassificaodedocumentos so:- Recebimento da correspondncia chegada empresa pelo malote, - Correios ou entregue em mos. - Separao da correspondncia oficial da particular. - Distribuio da correspondncia particular. - Separao da correspondncia oficial de carter ostensivo das de carter sigiloso. - Encaminhamento da correspondncia sigilosa aos seus destinatrios. - Abertura da correspondncia ostensiva. -Leituradacorrespondnciaparatomadadeconhecimentodoassunto,verificandoaexistnciade antecedentes. - Requisio dos antecedentes ao arquivo. Se eles no estiverem l, o setor encarregado de registro e movimentao informar onde se encontram e os solicitar, para ser feita a juntada, isto , agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos. - Interpretao da correspondncia e sua classificao de acordo com o cdigo adotado pela empresa e definido pelo arquivista. - Carimbo do documento no canto superior direito (de preferncia com um carimbo numerador datador doprotocolo).Abaixodadataedonmero,escrevemosparaondeodocumentoserencaminhado (destino) e o cdigo atribudo a ele, quando foi classificado. - Elaborao do resumo do assunto tratado no documento. - Encaminhamento dos papis ao setor responsvel pelo registro e movimentao. Rotinas de registro e movimentao Esseserviofuncionacomoumcentrodedistribuioeredistribuiodedocumentos.Alios documentoschegamesoencaminhadosaossetores,sodevolvidosereencaminhadosaosoutros setores ou ao arquivo. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra, de modo geral, elas compreendem: -Preparaodafichadeprotocolo,emduasvias,quepodemserdediferentesmodelos,dentreos quais selecionamos trs para seu conhecimento e verificao de como so preenchidas. Observequenostrsmodelos,hespaoparaescrevermosomesmocdigoounmerode classificaocolocadonodocumento,quandofoiregistradonoprotocolo.Etambmhumaparte denominadadstribuo,andamentooucarga,ondeanotamoscadaetapadatramitaodo documento (desde o momento de sua sada do setor de protocolo at o seu arquivamento). Dessemodo,quandodesejamossaberalgosobreumdocumento,bastaverificarmosseu andamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinao dele estiver para o arquivo, possvel sabermos sob que notao ele est arquivado, que a mesma atribuda ao documento. -Acrscimo dasegunda viadaficha deprotocoloaodocumentojcarimbadoeencaminhamentoao seudestino.Seexistiremantecedentes,elesesuasrespectivasfichas,comregistroeanotaes, devem ser anexados ao documento. Quando o documento chegar ao seu destino, o responsvel naquele setor precisa retirar a ficha deprotocolo,quesanexadanovamenteaodocumentoquandoeleseguirparaoutrosetor.Essa passagemdodocumentodeumsetoraoutro,aredstribuio,deveserfeitaatravsdosetor responsvel pelo registro e movimentao. -Registrodosdadosconstantesdafichadeprotocoloparaasfichasdeprocednciaedeassunto, rearquivando-as em seguida. Essas fichas so preenchidas no s para controlar a documentao que passapelosserviosdeprotocolocomotambm,parafacilitarapesquisadodocumento,quando necessrio. Eis um exemplo de ficha de procedncia - Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo ordem dos nmeros de protocolo. - Recebimento, dos vrios setores da empresa, dos documentos a serem redistribudos e anotao do novo destino nas respectivas fichas. - Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos. Rotinas de expedio Em geral, so adotadas estas rotinas nos servios de expedio de uma empresa: -Recebimentodacorrespondnciaaserexpedida:ooriginal,oenvelopeeascpias,nascorese quantidades determinadas pela empresa. Ossetoresquedesejaremmanterumacoleodecpiasemsuasunidades,paraconsulta imediata,devemprepar-lasempapeldecordiferente.Essascpiassodevolvidasaosetorde origem, aps a expedio. - Verificao da falta ou no de folhas ou anexos nas correspondncias a serem expedidas. - Numerao e complementao de data, tanto no original como nas cpias. - Separao do original das cpias. - Expedio do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mos. -Encaminhamentodascpiasaosetordearquivamento,acompanhadasdosantecedentesquelhes deram origem. SERVIOS DE ARQUIVO Preste ateno a esta situao, bem comum em uma empresa: - FLVIA, PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOS QUE VOU INCLUIR NESTE RELATRIO. -MASDR.SANTANA,OPROJETOSAIUDAQUIPARAODIRETOR-GERALEAGORAJDEVE ESTARARQUIVADO.OSENHORQUERQUEEUSOLICITEUMEMPRSTIMOAOSETORDE ARQUIVO?Como voc v, o projeto citado foi arquivado, depois de passar pelos setores competentes. Do arquivo, no entanto, ele pode ser recuperado para consultas, por meio de emprstimo. E isso o que deve acontecer com qualquer documentao oficial de uma empresa. Depois de tramitarpelosdevidossetoresecumprirsuasfinalidades,arquivada.Noarquivoficaguardada, podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento, pelo pessoal da instituio. Vemos,assim,queosserviosdearquivocompreendemduasatividadesespecficas:o arquivamentopropriamenteditodosdocumentoseseuemprstimoouconsulta,sempreque necessrio. E o que compreende cada uma dessas atividades? Arquivamento da documentao Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, j deve haver a preocupao com o seu possvel arquivamento. Por isso que a classificao dada ao documento no servio de protocolo, quando ele entra na empresa a mesma utilizada para arquiv-lo. E como esses documentos so classificados? Volte atrs e observe novamente as fichas de protocolo e os cdigos usados para classificar os documentos. Repare que no h uma norma especfica em relao a esses cdigos: eles so criados pelos tcnicosresponsveis,emfunodosmtodosdearquivamentoadotadospelaempresa.Eesses mtodos de arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade, escolhe os mtodosmaisindicadoseadequadosssuasfinalidades.Somenteassimoarquivopodecumprir plenamenteasuafinalidadeprimordial-oacessoaosdocumentos,pormeiodeemprstimose consultas aos funcionrios e setores da empresa. Emprstimo e consulta de documentos do arquivo Quantas vezes j no ouvimos algum dizer: - ESTE ASSUNTO EST ENCERRADO! J FOI PARA O ARQUIVO. - AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO. So frases que nos passam a idia de que arquivo algo sem vida, onde fica guardado tudo aquilo que no vamos mais precisar. Masjvimosqueafinalidadeprincipaldeumarquivoserviradministrao.Desdeo recebimentodadocumentaoatoseuarquivamento,otrabalhoarquivsticoprecisaserfeitode modo a possibilitar a recuperao rpida e completa da informao. Logo,necessrioqueoarquivoestejabemvivo!Eelesvaiconseguirisso,facilitandoo emprstimoeconsultadeseusdocumentosaosfuncionriosousetoresdaempresaquedeles precisarem.Essaumatarefaqueprecisaserfeitacomamximaticaesegurana,paraque nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca. Assim, as rotinas de emprstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser: - Atender s requisies de emprstimos vindas dos diferentes rgos/setores. - Preencher o formulrio de recibo de documentao, em duas vias cujo modelo pode ser: Esse recibo muito importante, j que registra a sada do documento, permitindo informar, com segurana, onde ele se encontra. -Colocarasegundaviadorecibonomesmolugardeondefoiretiradaapastaparaemprstimo, juntamente com a guia-fora. - Arquivar a primeira via do recibo de documentao no fichrio de lembretes, em ordem cronolgica, do mais atual para o mais antigo. -Preencheroformulriodecobranadadocumentao,semprequeapastaemprestadanofor devolvida no prazo estipulado. Osprazosparaemprstimodedocumentosdoarquivovariamdeumaempresaparaoutra, embora possamos recomendar um perodo em torno de dez dias, podendo ser renovado mediante sua reapresentao ao setor. - Encaminhar a cobrana de documentao ao requisitante. - Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar da pasta retirada). -Colocar ocarimbode RESTITUDO naprimeiraviadorecibo dedocumentao(a quefoiassinada pelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim: - Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante. MTODOS DE ARQUIVAMENTO Sistemas de arquivamento Comoafirmamosanteriormente,apreocupaomaiordequemfazarquivosnoapenas arquivar, mas tambm localizar as informaes arquivadas no instante em que forem solicitadas. Aformadeconsultaourecuperaodeumainformaoarquivadaumadasprimeiras preocupaes que deve ter a secretaria, unia vez que sua responsabilidade assessorar a chefia. Para tanto,necessitadealgunsconhecimentostcnicoseoutrosrelativosempresaaqueserve,como: tiposfsicosdedocumentos,clientelaaquesedestinam,graudesigilosidade,volume,assuntosde que tratam etc. Tecnicamente, o sistema de arquivamento o conjunto de princpios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo, que pode ser: Direta: quando a informao recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada. Indireta: quando a localizao de uma informao feita inicialmente atravs da consulta a um ndice e posteriormente no local arquivado. Semi-indireta:quandoalocalizaodeumainformaoarquivadaorientadapelaconsultaauma tabela.Como escolher o sistema adequado? Para acertar, antes de mais nada necessrio o trabalho de anlise e planejamento. Somente atravsdolevantamento dosdados sobre ainstituioqualoarquivo servir,pode-seescolher um sistema adequado e seguro para a localizao de informaes. Por exemplo, podemos concluir que os sistemas diretos de arquivamento s podem ser empregados em arquivos onde os documentos so de livreacessoaqualquerpessoa;ossistemasindiretos,comonecessitamdendiceparaalocalizao dosdocumentos,resguardammaisadocumentaoeossemi-indiretosdevemserutilizadosnos arquivosondeosusuriosbuscamasinformaessemaorientaodeumapessoa,masdeuma tabela disposta no arquivo de forma a auxili-los. Mtodos de arquivamento Mtodo de arquivamento um plano preestabelecido de colocao dos documentos que visa A facilidade de guarda e pesquisa. Os mtodos de arquivamento esto relacionados com os sistemas, o queequivaleadizerquecadasistemadearquivamentotemmtodosespecficosqueaelese adaptam.Tantonaorganizaodearquivoscomonadefichrios,oselementosaseremconsiderados nos documentos, para efeito de classificao, so: Nome (do remetente, destinatrio ou da pessoa a quem os documentos se referem). Local (de expedio ou recebimento dos documentos). Data (de elaborao, validade ou referncia dos documentos). Assunto(s) (contedo ou argumento dos documentos). Nmero (de ordem, cdigo etc.). Aescolhadeumoumaiselementosdeterminaraestruturadeorganizaodeumarquivo, respeitando-se o grau de importncia e freqncia com que so solicitados. No trabalho secretarial, os mtodos de uso mais comum so: Alfabtico. Geogrfico. Numrico (simples, cronolgico, decimal... Por assuntos. Mtodo alfabtico Consistenaorganizaodomaterialtendoporbaseonomedeumapessoaouempresa, constante do documento ou material que ser registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificao) e depois colocado em seqncia alfabtica. Aspastasoufichassodispostasnoarquivosegundoasdeterminaesdasnormasde alfabetao, separadas pelas guias alfabticas que orientao a consulta. O nmero e o tipo de guias a serem utilizadas dependero do volume de documentos a serem organizados. A confeco do arquivo simples e barata. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma paracadanomeoucorrespondente),dentrodasquaisosdocumentosdevemserordenados cronologicamente. Almdaspastasindividuais,utilizam-setambmaspastasmiscelneas,paraagrupar correspondentes avulsos. Recomenda-se um mximo de cinco documentos por correspondente dentro de cada miscelnea. O correspondente que ultrapassar este nmero deve receber pasta individual. A ordenao interna de correspondentes de uma miscelnea deve ser feita pela ordem alfabtica de no-mes e, dentro desta, pela ordem cronolgica. Omtodoalfabticofazpartedosistemadiretodearquivamento,umavezqueaconsulta efetuadadiretamentenoarquivo,semanecessidadederecursoauxiliar.Contudo,oseuperfeito funcionamento esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetizao: conjunto de determinaes quecomandamaordenaoalfabticadenomesdepessoas,firmaseinstituiesnoarquivo,solu-cionando os casos duvidosos. Essas regras tm por finalidade: Uniformizar as entradas de nomes no arquivo, padronizando critrios que facilitem o arquivamento e a consulta. Proporcionarmaiorcoernciaestruturadoarquivo,evitandoentradasmltiplaseaconseqente perda de informaes. A - Regras 1.Osnomesindividuaisdevemsercolocadosemordeminversa,ouseja,primeiramenteoltimo nome, depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a ordem do prenome. Exemplos:Barbosa, Anibal Corra, Antnio Corra, Joo Carlos Correa, Paulo 2. As partculas estrangeiras (D', Da, De, Del, Des, Di, Du, Fitz, La, Le, Les, Mac, Mc, O', Van, Vanden, Van der, Von, Vonder etc.), se escritas com inicial maiscula, so consideradas como parte integrante do nome. Exemplos:Oliveira, Carlos Santos de Von Johnson, Erick Vonder Blun, Eduardo 3. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo, ligados ou no por hfen, no so separados. Exemplos:Castelo Branco, Srgio Villa-Lobos, Heitor 4. Os nomes como Santo, Santa ou So seguem a regra anterior. Exemplos: Santa Rita, Vlter Santo lncio, Ana So Benito, Incio 5.Osnomesqueexprimemgraudeparentesco,abreviadosouno,nosoconsideradosna ordenao alfabtica. Exemplos: Freitas Jr., Ary Ribeiro Neto, Henrique Vasconcelos Sobrinho, Alcides Observao:Osgrausdeparentescosseroconsideradosnaalfabetaoquandoserviremde elemento de distino. Exemplos: Abreu Filho, Jorge Abreu Neto, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge 6. Os ttulos honorficos, pronomes de tratamento e artigos so colocados entre parnteses depois do nome e no so considerados na alfabetao. Exemplos:Arajo, Paulo (General) Estado de So Paulo (O) Pinto, Antnio Eduardo (Dr.) 7.Osnomesespanhissoregistradospelopenltimonome,quecorrespondeaodafamliadopai. Exemplos:Cervantes y Saavedra, Miguel de Hemandes Xavier, Jos 8.Osnomesorientais,japoneses,chineses,rabesetc.soregistradosnaordememquese apresentam. Exemplos: Al Ben Abib Li Yutang Mao Ts Tung 9. Os nomes ligados por apstrofo devem ser lidos e arquivados como uma s palavra. Exemplo: Sant'Ana, Armindo, l-se e arquiva-se Santana 10. Os sinais grficos, como crase, til, cedilha etc., no so considerados na alfabetao. Exemplos: Campanha, Clodoaldo Campanh, Raul 11. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam. Exemplos:lvaro Costa & Cia Barbosa Souza Ltda Comercial Santos Ltda 12.Asexpressesusadasnocomrcio,comoSociedade,Companhia,Empresaetc.,devemser consideradas na alfabetao. Exemplos: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril Ltda. Sociedade Esprita Alan Kardec 13. Os nomes das empresas ou instituies que usam siglas, com ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Exemplos: CEEEUFRGS 14.Quandoumaempresaouinstituioforconhecida,almdeseunomeporextenso,tambmpor umasigla,oarquivistadeveroptarpelaformadeentradaquemelhoratendahnecessidadesde seus consulentes, fazendo sempre uma remissiva para a forma no adotada como entrada no arquivo. Exemplo:ADVB... ou Associao dos Dirigentes de Vendas do Brasil Se arquivado pelo nome por extenso, coloca-se a remissiva em: ADVB veja Associao dos Dirigentes de Vendas do Brasil Se arquivado pela sigla, coloca-se a remissiva em: Associao dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB 15.Acorrespondnciarecebidadeseo,divisooudepartamentodeumaempresaouinstituio deve ser arquivada pelo nome da empresa e no pelo departamento, diviso, seo. Exemplos: UFRGS - Departamento de Pessoal UFRGS - Escola de Engenharia 16. As diversas filiais de uma empresa so alfabetadas