Estrutura e Comunicação Organizacional

EFA – Técnico de Contabilidade P. L. Citeforma

Estrutura e Comunicação Organiza cional

Entendemos por Organização um conjunto de pessoas, ou sistemas com diferentes funções que visam atingir um determinado objectivo, juntando a actuação das diversas funções.

Podemos apresentar assim, vários tipos de Organizações, que estamos inseridos.

Tipos de Organizações

Todas as organizações têm de definir o seu Core Business – a especialização que a empresa tem. Ao concentrar-se apenas no seu core business, através de Outsourcing – ir buscar fora outras capacidades – encontra formas de produzir.

Filipa Palma


Qualquer organização tem de apresentar diferenciação qualitativa e vantagens competitivas, a nível de preços por exemplo. Ou então têm de ter uma função que seja sentida como necessária no mercado, se conseguir isto significa que conseguiu encontrar um nicho e estabelecer-se.

Quando uma empresa pretende se estabelecer num país, tem de ter em conta o seguinte:

Envolvente Contextual

Visto por esta envolvente, a organização tem de ter em conta certas características desse determinado país, como por exemplo:

Éticas – não podem ir contra as características éticas e até religiosas dessa região;

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Económicas – é primeira a ser vista, se essa região possui um nível económico que possam adquirir os produtos;

Sociais – analisar se o país, a nível social, vai ajudar para que a empresa consiga crescer e manter-se por lá;

Culturais – características que o país tem e que devem ser preservadas;

Legislação – nunca ir contra a legislação de um país.

Envolvente Transaccional

É nesta envolvente que se dá o Input – recursos necessários para a organização, como:

Humanos – recrutamento dos funcionários; Físicos – escolha das instalações onde irá

funcionar a organização Financeiros – escolha dos sócios.

Output – é mercadoria que sai directa para:

Clientes

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Dá-se o nome de Stakeholders – a todas as pessoas que estão directamente relacionadas e interessadas nesta organização.

Como:

Clientes Fornecedores Colaboradores Investidores etc.

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Macroestrutura Interna das Organizações

Esta é a forma como as organizações se estruturam, dividindo-se em subsistemas.

Subsistema Operacional – este subsistema tem como preocupação o resultado da organização, isto é, se está a produzir eficazmente.

Subsistema de Gestão – este subsistema está virado para o mercado, protege a organizações das

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incertezas que este apresenta, analisando os termos de custos-beneficio.

Subsistema Institucional – trabalha em função da boa aceitação da organização por parte da sociedade em que esta labora.

Uma Empresa, é um agente económico que participa no processo de oferta e procura. E como fim último a optimização de lucro a longo prazo.Tem como objectivo estrutural uma boa combinação de recursos (inputs) de forma a concretizar uma boa produção (outputs), e em satisfazer os seus clientes.

Assim, a empresa pode ser vista como uma organização, mas ao contrário de uma organização, a empresa tem como objectivo o desenvolvimento e não o crescimento.

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A Empresa tem de ter em conta estes dois pontos para medir o grau de satisfação e optimização.

Eficácia vs Eficiência

Eficácia - a eficácia de uma empresa, é o grau de satisfação dos Stakeholders.

Eficiência – é a forma de optimização que a empresa faz entre os inputs e os outputs.

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Uma Empresa pode ter a sua especialização, mas para isso tem de procurar quem lhes forneça o material para que posso produzir. Mas existem empresas que possuem todo o material necessário até chegar ao produto final. Essas empresas trabalham em Cadeia de Valor.

Por exemplo:

A empresa “O Bem Calçar”, é uma sapataria, que têm a sua própria fábrica, tem estilistas que desenham os sapatos, possui também uma pequena frota para a distribuição do produto. Sendo assim, esta empresa faz Concentração Vertical. Com isto, reduzem custos, não precisando de vários fornecedores.

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Existe outro tipo de concentração, a Concentração Horizontal – uma empresa abre e explora ramos diferentes do seu objectivo inicial.

Por exemplo:

A sapataria “O Bem Calçar” resolve abrir os seguintes estabelecimentos:

Elementos Produtivos de uma Empresa

Exemplo da sapataria:

Trabalhoo Físico o Intelectual

Meios de Produção ou Capitalo Objectos de Trabalho

Matéria-prima – a pele para os sapatos Materiais subsidiados – ferramentas

para a produção dos sapatos

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o Meios de trabalho

Objectivos da Empresa ao produzir

Exemplo da sapataria:

Económicos – Crescimento da empresa e que seja rentável;

Sociais – Satisfazer as necessidades e os interesses dos seus trabalhadores;

Auto preservação – Que consiga uma boa adaptação no meio em que se instalou;

Como classificar uma Empresa

Dimensão Efectivos Volume Negócios

Microempresa <10 Até 2 M. €

Pequena Empresa

<50 Até 10 M. €

Pequenas e Médias Empresas

<250 Até 50 M. €

Grande Empresa >250 >50 M. €

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A empresa “O Bem Calçar” é Pequena e Média Empresa.

Tipos de Empresas

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A empresa “O Bem Calçar” é uma Empresa Privada

Tipos de Cooperativas

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Cooperativa de produção – estas cooperativas têm como objectivo a produção de bens e serviços;

Cooperativa de distribuição – estas cooperativas procuram facilitar o escoamento dos produtos produzidos;

Cooperativas de consumo – estas cooperativas procuram satisfazer os seus sócios com bens e serviços mais baratos e de uma qualidade

Estrutura Organizacional de uma Empresa

Esta estrutura consiste em definir quais as funções que cada colaborador vai desempenhar dentro da empresa, como se deve relacionar em termos horizontais e verticais.

O meio em que a empresa está inserida vai influenciar na estratégia que têm de adaptar a estrutura da empresa, e ao mesmo a estrutura determina também a estratégia a ser usada.

Sendo assim, temos vários tipos de estruturas, como os que se seguem.

Estrutura Informal – dentro da empresa todos desempenham as mesmas funções;Start up – quando a empresa ainda está no começo

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Estrutura Funcional

Estrutura da sapataria: Organograma da empresa “O Bem Calçar”:

C.A. – Conselho Administrativo, controla os directores das várias repartições. É onde estão os sócios da empresa e onde se tomam as decisões mais importantes para a empresa.

Director Financeiro – Controla todo o dinheiro da empresa

Director de Produção – Controla o nível da qualidade de produção, e se está a produzir nas quantidades correctas

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Director Comercial – Controla as vendas e forma de adquirir novos clientes. Trata, também, da publicidade da empresa.

Recursos Humanos – Fazem as entrevistas e recrutam pessoal. Tratam de todos os assuntos dos colaboradores.

Estrutura divisionada

A parte divisionada são os produtos, quando são feitos produtos diferentes, cada linha de produtos tem um gestor.

Unidades estratégicas de Negócios

Os diferentes departamentos trabalham como se fossem uma “pequena empresa”, sendo sempre controlados pela Empresa.

Organização por Projecto

A Empresa decide recrutar pessoas de vários departamentos, se esta relação correr bem acabam por enviar essa equipa para um determinado lugar para ser aberta uma filial.

Estrutura Matricial

Cruzamento de equipas que apresentam óptimos desempenhos, ficando assim uma equipa forte e dinâmica.

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Organização em Rede

Baseia-se em Outsourcing. Só se preocupam com o seu core business.

Comunicação Organizacional

Estes quatro tipos de comunicação têm como objectivo divulgar o objectivo de uma empresa, impulsionar a vendas dos produtos e vender a imagem da empresa.

Todas elas têm pessoas competentes para fazer com que cada uma delas cumpra o seu objectivo.

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Imagem vs Identidade

Imagem A imagem da minha empresa, é aquilo que eu

quero passar para a sociedade, para assumir determinadas características para os meus futuros clientes. Como sendo uma empresa preocupada com o bem-estar dos clientes, com a qualidade dos produtos, com preços baixos, etc.

Identidade Mostra o que a empresa é na realidade. Que se

preocupa com a qualidade dos produtos, mas que os preço não são os mais baixos, por exemplo.

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Comunicação interna vs Comunicação externa

Comunicação interna – comunicação dentro da organização, o director geral passa motivação para os seus colaboradores

Comunicação externa – comunicação fora da organização, é a imagem que a gestão da empresa faz através da publicidade para chegar até aos seus clientes

Exemplos de canais de comunicação interna:

Escrita Oral AudiovisualEmailCarta

Jornal / RevistaPlacard

Caixa de Sugestões

Grupos de trabalhoReuniõesTelefone

VídeoTelevisão

Rádio

A empresa “O Bem Calçar” utiliza dois destes tipos de comunicação.Utiliza o placard, que é exposto todas as semanas, para informar os colaboradores como estão a correr as vendas, e é utilizado também para lhes mostrar curiosidades relacionados ou não sobre o trabalho. E todos os meses são feitas reuniões com o director geral e os colaboradores de cada departamento

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para os informar sobre o que se passa na empresa, felicitando-os pelo o trabalho realizado e a superação dos objectivos.

Vectores de Comunicação

Assegura que todos na organização tomem conhecimento e entendam os princípios e as metas da organização

Alcançar credibilidade e confiança

Alargar a ideia de participação na organização

Agilizar canais de transmissão de informação

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Favorecer a comunicação dentro da organização

Fortalecer papéis hierárquicos

Estimular o consenso

Favorece a auto-análise

Bom aproveitamento das ideias

Que todos se sintam protagonistas na organização e dos seus objectivos

Que aflorem energias e potencialidades ocultas

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Agilizar os processos de gestão

Melhor coesão interna

Maior desenvolvimento da organização

Favorece a comunicação entre departamentos diferentes e mesmo dentro dos departamentos

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Aumentar o rendimento dos trabalhadores

Evidenciar a contribuição individual

Estimular o espírito de equipa

Modificar comportamentos

Promover novas mentalidades

Ganhar eficácia e satisfação

Potencial Criativo

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Incrementar a competitividade

É importante que haja uma boa comunicação interna entre colaboradores, e colaboradores com os directores de departamento. Deve-se aceitar as propostas de cada colaborador, dos objectivos e dos valores.Orientam-se para desempenharem os projectos para que a empresa desenvolva, sendo assim há uma maior participação de todos na empresa, existe um envolvimento maior na empresa.

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Diferentes Níveis de Envolvimento

Existem vários níveis de envolvimento que as pessoas têm perante um assunto, e neste caso perante o seu trabalho.

1º Nível – Indiferença

2º Nível – Identificação É o nível mais básico do envolvimento

3º Nível – Pertença Neste nível existe um sentimento de partilha de

valores e de experiências em comum

4º Nível - Compromisso Pessoas que têm uma paixão suficiente para se

dedicarem a algo

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Comunicação Externa Publicidade

A Comunicação externa tem como objectivo vender a imagem da empresa, é uma ferramenta de gestão estratégica.

Já a Publicidade tem como objectivo vender os produtos da empresa e gerar dinheiro, sendo uma ferramenta do marketing.

Os Média também têm um papel importante para as empresas.Fazem de mediadores entre a empresa e o público, revelam notícias importantes das empresas, dando assim uma certa credibilidade às notícias e assim o público tem uma atenção especial.

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Empresa Criada:

“O Bem Calçar, Lda.” é uma sociedade por quotas, privada, com registo na conservatória sob o número 25083334449, matriculada na conservatória de Lisboa com o capital social de 20 mil euros e sede em : Rua Augusto Barbosa n.º 7 1.º esquerdo, 1950-001 Lisboa, com o NIF n.º 508 333 444, e NISS nº 115 001 897 12.

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