Manual Estrutura e Comunicação Organizacional

8/12/2019 Manual Estrutura e Comunicao Organizacional

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Estrutura e Comunicao Organizacional

Curso EFA Tcnico Administrativo


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Objectivos Gerais

Pretende-se que no final do mdulo os formandos sejam capazes de:

Classificar a organizao.Interpretar a estrutura organizacional.Reconhecer os princpios da comunicao organizacional.Identificar e caracterizar as fun!es internas " organizao.#efinir conceitos de qualidade.

Contedos

Organizao

$ Conceito e tipos

Empresa

$ Conceito$ %&jecti'os e papel na sociedade$ (lementos constituti'os$ )o!es de qualidade* +esto da qualidade* Certificao

* Princpios da qualidade* ,istema de gesto da qualidade segundo a )orma )P () I,% /: 01* ,egurana2 3igiene e ,a4de* %rganizao do posto de tra&alho* +esto do espao e do tempo

Classificar a organizao

$ #imenso

$ Propriedade$ Ramo de acti'idade


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Estrutura organizacional

$ Conceito e tipos$ Representao gr5fica e an5lise

Comunicao organizacional

$ Conceito2 tipos e inter'enientes$ 6 comunicao eficaz: regras e efeitos

Funes

$ Produo$ Comercial$ Pessoal$ 7inanceira$ Planeamento (strat8gico


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Organizao

Conjunto de duas ou mais pessoas tra&alhando juntas e de modo estruturado para alcanar umo&jecti'o especfico ou um conjunto de o&jecti'os.

Tipos de Organizaes

Organizaes Empresariais9m como o&jecti'o a ma;imizao do lucro para os seus propriet5rios conseguida atra'8s da

produo e


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Empresa

Conjunto organizado de meios com 'ista a e;ercer uma acti'idade particular2 p4&lica ou deeconomia mista2 que produz e oferece &ens e


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,e 8 certo que qualquer in'estimento tem como o&jecti'o prim5rio a o&teno de lucro2 tam&8m 8 certoque face ao desgaste do planeta e aos a&usos la&orais que chegam ao nosso conhecimento diariamente2torna-se cada 'ez mais premente a necessidade de encontrar 'alores que orientem os negcios no sentidoda sustenta&ilidade e do respeito pela dignidade humana. G necess5rio assumir a responsa&ilidade dasnossas ac!es2 transformando as nossas o&riga!es legais e morais em mais 'alias para os negcios e paraa sociedade.

G neste conte;to que surge a Responsa&ilidade ,ocial das (mpresas - R,( = a qual reflecte pu&licamenteo compromisso2 por parte das empresas em desen'ol'er e implementar estrat8gias de responsa&ilidadesocial a&rangente2 en'iando uma forte mensagem a todas as partes interessadas na sua acti'idade:tra&alhadores2 accionistas2 consumidores2 fornecedores2 sociedade e administrao p4&lica.

#e acordo com o li'ro 'erde da Comisso (uropeia so&re a Responsa&ilidade ,ocial das empresas: HGcada 'ez maior o n4mero de empresas europeias que promo'em estrat8gias de responsa&ilidade socialcomo reaco a di'ersas press!es de natureza social2 am&iental e econmica. Pretendem2 assim2 dar umsinal "s di'ersas partes interessadas com as quais interagem: tra&alhadores2 accionistas2 consumidores2

poderes polticos e %)+. 6o procederem desta forma2 as empresas esto a in'estir no seu futuro eesperam que este compromisso 'olunt5rio contri&ua para um aumento da sua rendi&ilidade..

,endo este um compromisso 'olunt5rio2 pois os n'eis de e;igncia so muito superiores aos dosrequisitos legais2 ca&e " empresa a responsa&ilidade de tomar a iniciati'a de a'anar com este tipo dee;igncias de uma forma integrada2 coordenada e am&iciosa.

(st5 nas mos de cada um contri&uir eficazmente na construo de uma sociedade mais justa para todos.


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"imenses da $#E

%&TE$&' (Endomar)eting*(st5 'oltada para o corpo funcional da empresa2 para o &em-estar dos tra&alhadores.

E+TE$&' (,ar)eting #ocial*Cooperao com a comunidadeeio am&iente

$esponsabilidade #ocial Empresarial ($#E* - uma forma de alcanar o sucesso comercial

sem perder de vista os valores -ticos e o respeito pelo #er .umano/ pela comunidade e peloambiente0

O# T$1# !2s O3 T$%!4E 5OTTO, 4%&E 6 (trip- de sustentabilidade* 7 uma gestonorteada por o&jecti'os relacionados no s com os pro'eitos2 tal como era antigamente2 mas tam&8mcom uma preocupao com o planeta e com as pessoas.

!EO!4E 7 5rea social ?6 dimenso social2 para as empresas2 diz respeito ao seu impactono sistema social onde operam. cola&oradores2 fornecedores2 consumidores


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'o n8vel dos Consumidores9clientes

/. #e'em zelar pela segurana dos produtos e ser'ios comercializados

0. Proporcionar preos competiti'os e justos

>. Fualidade nos produtos

A. Produtos personalizados que 'o ao encontro das e;pectati'as do cliente2 etc.

J. 9er uma &oa assistncia ao cliente no ser'io ps-'enda.

% en'ol'imento cria uma imagem positi'a que atrai os clientes2 empregados e in'estidores6 ,ociedade est5 cada 'ez mais atenta ao comportamento 8tico das empresas

Colaboradores

/. Igualdade de oportunidades

0. 3igiene e segurana no tra&alho

>. 6poio " formao

A. Respeito pelos direitos dos tra&alhadoresJ. Incenti'o " participao dos tra&alhadores nos sindicatos

K . 6ssistncia m8dica2 social e familiar

L. Pagamento de remunera!es justas2 etc.

6 :ualificao dos recursos humanos 8 um dos maiores garantes de sucesso do negcio. Gigualmente importante manter os tra&alhadores moti'ados2 com a formao o mais actualizada e orientada

poss'el para as necessidades.


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'mbiente

/. Com&ater a poluio ?reduo na e;plorao de recursos2 nas emiss!es poluentes ou naproduo de resduos contri&ui para atenuar o impacto am&iental@

0. Incenti'ar o uso de materiais recicl5'eis ?li;os2 papel2 tinteiros2 componentes etc.@>. 9ratamento dos produtos perigosos para a sociedadeA. 6dopo de sistemas de poupana de energiaJ. Mso de energias amigas do am&iente

#ociedade em geral

/. Promo'er a justia social0. 6primoramento cultural>. Com&ater o desempregoA. ,er'ios sociais em geralJ. 6poios " sa4de2 " educao e comunit5rios

6s organiza!es Hrespons5'eis tra&alham para o &em-estar da sua gerao e das gera!es futuras.

Fuando cumprem a sua responsa&ilidade social2 as entidades esto a zelar e a respeitar os interesses detodos.

;' $#E constitui um meio de defender a solidariedade/ a coeso e aigualdade de oportunidades no conte


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Empresas com preocupaes ao n8vel social/ so empresas :ue tendem a ter maior lucro a longoprazo e uma maior competitividade0

Gan>os !otenciais da $#E

? %pinio P4&lica ?melhor imagem@

? Posio no ercado ?melhores resultados@

? oti'ao 9ra&alhadores


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, antes de mais, a capacidade de resposta que uma empresa tem para melhorar as rela+es com diferentes

grupos ou organi$a+es, segundo um sistema de gest*o onde s*o consideradas as e&pectati#as desses grupos

de interesse, o impacto econmico, social e ambiental causado pela acti#idade empresarial"

RSE ! um fio condutor, segundo o qual de#e seguir um projecto corporati#o, e ao qual de#e ser dada a m&ima

import'ncia" *o de#e ser um trabalho, ou um esforo pontual, inconstante, mas sim cont.nuo, na medida em que

as necessidades da sociedade tamb!m o s*o, merecendo assim uma participa*o acti#a das empresas"

Ainda que muitas empresas j funcionem conforme este conceito, h ainda muitas outras que n*o sabem como

concreti$-lo" E&istem di#ersas formas de contribuir para o desen#ol#imento social e econmico" este quadro,

podem ser enumeradas algumas estrat!gias a ter em conta"

/omo primeira, podia definir-se RSE como uma pol.tica empresarial, e ter em conta que o pblico n*o se encontra

apenas da porta para fora do centro de produ*o, ou da sede administrati#a" E&iste igualmente um pblico interno"

importante n*o descurar este ltimo, pois um trabalhador feli$ ! um trabalhador mais produti#o" A empresa de#e

interessar-se n*o s por cumprir os seus objecti#os organi$acionais, mas fa$er uma liga*o entre estes e os

objecti#os pessoais dos seus colaboradores"

0utras estrat!gias passam por e&emplo pela participa*o acti#a dos trabalhadores de uma empresa em ac+es de

caridade, pela doa*o de #alores ou dinheiro a institui+es que acolhem pessoas carenciadas, pelo financiamento

de projectos educati#os, de infra-estrutura, recolha e redistribui*o de recursos 1s popula+es mais carenciadasemalturas mais dif.ceis, como o in#erno, ou em alturas em que estas precisam de um conforto, como o atal, Ano

o#o, ou Pscoa"

%m caso e&emplar de RSE em 'ortugal

A rede 2otaminuto, um conceito nacional que opera nos ser#ios de

conserto de calado e malas, cpia de cha#es e comandos,

impress*o de carimbos e cart+es, ! um e&emplo de RSE reconhecido

pelo mundo de franchising portugu%s, e foi em 3445 distinguida com o

pr!mio de 6Responsabilidade Social7 nos Pr!mios de 8ranchising

3445, pelo trabalho que desen#ol#eu na campanha 60ferea um

sapato, receba um sorriso7"

Esta campanha consistiu na iniciati#a da empresa em recolher o

maior nmero de calado, em bom estado, junto da popula*o, para

ser posteriormente redistribu.do pelas pessoas mais carenciadas por todo o pa.s"


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0s pontos de Recolha 2otaminuto conseguiram um total de 9544 pares de sapatos, e depois de uma triagem dos

mesmos, entregaram :3;< pares, em bom estado, a di#ersas institui+es, como a Associa*o =ntegrar ou o grupo

Esp.rita 2atu.ra, que fi$eram posteriormente a redistribui*o"

>m e&emplo de como se pode ter um papel cada #e$ mais inter#enti#o na sociedade, de forma cont.nua, como o

confirma esta empresa, que pretende reali$ar a campanha todos os anos, estando pre#ista a pr&ima entre ;? de

@aneiro e ;? de 8e#ereiro de 344


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Classificao da Organizao

6nalisada a e'oluo da empresa ao longo dos tempos e as 'ari5'eis que condicionam ou podemcondicionar a sua acti'idade2 8 preciso enquadra-la com diferentes crit8rios.

#e entre os poss'eis crit8rios classificati'os foram escolhidos:


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"imenso

!ropriedade

!rivadas

Pertencem a particulares que gerem um patrimnio com o o&jecti'o de repartirem entre si oslucros que resultarem dessa gesto.

(;emplo: ,onaeB ara PortugalB #eltaB DPIB ,ecuritasB etcQ

!blicas

,o propriedade do (stado ou outros entes p4&licos sendo dirigidas por interm8dio de gestorespor eles nomeados

(;emplo: 6na 6eroportosB ReferB CPB C+#B R9PB (melB etcQ


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Economia ,ista

,o empresas cuja propriedade pertence ao estado e a particulares2 sendo a gesto repartidapor estas entidades.

(;emplo: +alp2 (dp2 PtB 3ospitais p4&lico-pri'ados.

Cooperativas

Pertencem a pessoas que se juntaram com o o&jecti'o de produzir2 distri&uir ou consumir &ense ser'ios2 no com o o&jecti'o de o&terem ganhos monet5rios mas de prestarem o m5;imo de ser'iosaos seus associados.

(;emplo: nicolasB cooperati'as de ha&itao etcQ

#ector de 'ctividade

#ector primrio inclui todas as acti'idades quepermitem e;trair produtos da natureza. ,oempresas que se dedicam " agricultura2sil'icultura2 pescas2 pecu5ria e acti'idadese;tracti'as.


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#ector tercirio incluem-se todas as acti'idadesno includas no sector prim5rio e secund5rio.9rata-se de acti'idades prestadoras de ser'iostais como2 com8rcio2 transportes ecomunica!es2 &ancos etc

#ector secundrio as empresas dedicadas 5sacti'idades transformadoras ?Ind4stria@2ou seja2as ind4strias que a partir das mat8rias-primascriam no'os produtos2 " electricidade2 g5s e5gua e " construo ci'il e o&ras p4&licas.

Porque classificar as %rganiza!es em sectores de acti'idadeS

P(RI9( 9(R M6 P(R,P(C9I6 #6 (C%)%I6 6 C6#6 %()9%2 6)6EI,6R 6,M6 (%EMTU% ( (7(C9M6R C%P6R6TV(, C% %M9R%, P6W,(,. #X R(,P%,96 6FM(,9V(, C%%:

Fuais as acti'idade mais dinNmicasSFuais as acti'idades mais produti'asSFuais as acti'idades com mais tra&alhadores@S

(m que sector diminui a populao acti'aS

$amo de 'ctividade

9odas as empresas pertencentes ao mesmo ramo tm caractersticas comuns ?so homog8neasentre si@2 produzindo &ens e


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% $amo de actividade de uma determinada empresa 8 a 5rea do mercado em que ela se insere ouactua. Para se esta&elecer de qual ramo as empresas fazem parte2 de'e-se antes analis5-las em

macro-escala e2 a partir de uma 'iso a&rangente.

$amo de 'ctividade

' 7 'gricultura/ produo animal/ caa/ floresta e pesca5 7 7 %ndstrias E


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Estrutura Organizacional

(struturas:G o esqueleto da %rganizaoConjunto dos elementos constituintes da empresa e das rela!es formais2 quer

horizontais2 quer 'erticais2 que entre esses elementos se esta&elecem.(;iste para assegurar a coordenao das acti'idades

6 estrutura organizacionalpode ser definida como a forma como a autoridade 8 atri&udaatra'8s das rela!es de hierarquia2 a forma como as acti'idades so especificadas e distri&udas e ainda aforma como so esta&elecidos os sistemas de comunicao no interior das organiza!es.

6 estrutura organizacional pode ser di'idida em macroestrutura - est5 relacionada com atotalidade das di'is!es da organizao2 e microestrutura - est5 relacionada com a organizao dasacti'idades e das rela!es hier5rquicas dentro de um determinado departamento da organizao.

Para esta&elecer a estrutura organizacional 8 necess5rio que sejam definidos um conjunto deaspectos2 nomeadamente a #epartamentalizao que 8 o processo de di'iso da organizao em 5reascom caractersticas comuns.

Tipos de departamentalizao

Por 7un!es : 6grupam as acti'idades da organizao de acordo com as grandes fun!esdesempenhadas.

Por Produtos ou ,er'ios: Mma departamentalizao orientada para as 'endas e que le'a a umadescentralizao do poder de deciso.

Por Clientes: a di'iso das tarefas 8 feita em funo das acti'idades que tm por o&ejecti'o omesmo segmento de mercado

Por 6r8a +eogr5fica : Consiste em agrupar as tarefas da %rganizao em departamentoscorrespondentes "s regi!es onde 'o actuar.

Por Projectos : 6plica-se em situa!es onde o empreendimento 8 de grande en'ergadura e quandoe;iste necessidade de criar equipas de projecto para planos especficos.


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Objectivos da Estrutura Organizacional

Promo'er a eficincia organizacionalBProporcionar um sentido de direcoB7ornecer um sistema de coordenaoB,er'ir de rede de informaoB#ar esta&ilidade organizacional.

6 edificao de uma estrutura %rganizacional de'e apoiar-se em algumas regras gerais quepermitam assegurar as condi!es necess5rias ao &om funcionamento da organizao:

/.Mnidade de comando = ,egundo este prncipio2 para uma determinada aco2 todo e qualquer indi'duode'e rece&er ordens e;clusi'amente de uma 4nica chefia. 6 pluralidade de comando dificulta e impede aaco e que&ra a disciplina.

0. Mnidade de comunicao = Corresponde ao emprego de uma linguagem comum na organizao2 deforma a que os elementos de uma unidade de tra&alho pensem no mesmo uni'erso sim&lico e possuamos mesmos quadros de referncia.

>. Mnidade de Controle = (sta&elecimento de um sistema que permita assegurar que o tra&alho dasdiferentes unidades se desen'ol'a de modo uniforme. ,im&olicamente2 corresponde a todas as pessoasacertarem os relgios.

A. Princpio escalar e cadeia de comando = 6 autoridade da chefia de'e passar na cadeia de comandoatra'8s da linha hier5rquica de modo claro e ininterrupto ?contnuo2 [email protected] linha hier5rquica2 do escalo mais ele'ado at8 aos e;ecutantes2 no de'e ter um n4mero

demasiado de escal!es ? o n'el de deciso de'e estar to pr;imo quanto poss'el do local onde seela&oram as informa!es que o justificam de forma a e'itar deformao na transmisso de informao@.

J. (quil&rio entre autoridade e responsa&ilidade = ,egundo este principio a responsa&ilidade e;igida aum mem&ro da organizao no de'e ser superior " que est5 implcita no grau de autoridade atri&uda aocargo. G um principio importante de forma a contri&uir para a eficincia2 o desen'ol'imento eempenhamento dos titulares do cargo.

K. (sfera de controle ou amplitude de su&ordinao = Refere-se ao n4mero de su&ordinados que umchefe pode super'isionar2 pessoalmente2 de maneira efecti'a e adequada. % n4mero de su&ordinados node'e ser demasiado grande para uma chefia.


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(m termos metodolgicos apontam-se quatro fases para a construo da estrutura da organizao

/. #efinir por escrito os o&jecti'os desejados para a empresaB0. #eterminar as grandes acti'idades necess5rias para atingir os o&jecti'osB>. Reagrupar as acti'idades em grandes fun!es estritamente ligadas ?produo2 apro'isionamento2

comercial2 financeira etc.@ numa hierarquia de responsa&ilidades e de fun!es directas e precisasBA. Mnificar sistematicamente as grandes fun!es com um 4nico respons5'el por cada acti'idade2

nomeando as pessoas para os respecti'os cargos.

Organigrama

+r5fico est5tico2 constitudo por rectNngulos2 quadrados ou crculos2 ligados entre si por linhashorizontais e


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$egras para elaborao de Organigramas

a@ )o plano superior de'em ser colocadas as autoridades deli&erati'as.

&@ )o plano interm8dio so colocados os rgos de gesto.

c@ )o plano inferior so colocados os rgos e;ecuti'os


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$elaes de autoridade/ lin>a e assessoria

'utoridade de lin>a

- G representada pela cadeia de comando2 comeando no gestor de n'el maisele'ado e descendo pelos '5rios n'eis hier5rquicos at8 ao 4ltimo elo da cadeia.

'utoridade de 'ssessoria ou #taff

- G a autoridade dos departamentos2 grupos ou ind'iduos que apoiam os gestores delinha com aconselhamento e assistncia em 5reas especializadas.

- (;istem trs tipos de fun!es de staff: Consulta ou aconselhamentoB ser'iosBcontrole.

'utoridade Funcional

- G o direito que 8 conferido a uma pessoa ou a um departamento de staff para:controlar processos especficos2 praticas2 politicas ou outros aspectos relati'os aacti'idades e;ecutadas por outros departamentos.


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Tipos de Estruturas

Estrutura #imples

Caracter8sticas+eralmente adoptada por pequenas empresas geridas pelo prprio empres5riofundador ou por um s gestor2 que super'isiona directamente as acti'idades detodos os funcion5rios e tra&alhadoresBG uma estrutura de gesto dom8stica2 com pouco planeamento e controloB#elimitao clara das responsa&ilidadesB(specializao reduzidaBG funcional quando o n4mero de efecti'os 8 reduzido

Com o crescimento da organizao mostra-se inadequado2 por ser difcil manter asuper'iso directa como mecanismo de coordenao.


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Estrutura Funcional

Caracter8sticas

6dequada a m8dias empresas com uma gama de produtos mais e;tensa?do que a estrutura simples@B6s acti'idades so agrupadas por funoBInstitucionaliza a comunicao 'erticalBIne;istncia de comunicao interdepartamentalB%s gestores indi'iduais responsa&ilizam-se pela e;ecuo de fun!es especficas

como a produo2 'endas2 etcBCentralizao dos processos de controlo e deciso

"efinio de Funes

6s acti'idades das empresas so realizadas de acordo com a t8cnica especfica de que asua natureza se re'este2 por e;emplo a conta&ilidade 8 uma t8cnica2 a electrnica 8 outra eam&as contri&uem para a realizao dos o&jecti'os das empresas.

As principais funes especficas so!

Funo !roduo= assegura o conjunto de m8todos e processos tecnolgicos2actualizados e eficientes2 com o o&jecti'o de2 com &ai;os custos de transformao2

proporcionar os produtos ou ser'ios na qualidade desejada.Funo !essoal= garantir o apro'eitamento das qualidades profissionais e

humanas dos seus cola&oradores e proceder de modo a que reine2 entre todos2 um climaharmonioso e cordial.


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Funo Comercial e ,ar)eting 6 oferecer &ens e ser'ios que os clientes desejamcomprar2 identificando pre'iamente as suas necessidades2 preferncias e e;igncias.6ctuar no mercado procurando criar e manter 'antagens so&re a concorrncia.

Funo Financeira e Contabil8stica= assegura o processo de deteco de recursosfinanceiros em condi!es 'antajosas2 que permitam " empresa alcanar o n'el derenta&ilidade pretendido.

Funo 'provisionamento= conjunto de opera!es que concorrem para asseguraraos ser'ios utilizadores da empresa o fornecimento de mat8rias-primas2 materiais ouacessrios. 6dquiridos no e;terior2 na quantidade e com os requisitos de qualidadenecess5rios2 nas datas de utilizao pre'istas e por um custo total mnimo.

Funo !laneamento estrat-gico - Constitui uma das mais importantes fun!esadministrati'as e 8 atra'8s dele que o gestor e sua equipe esta&elecem os parNmetros que'o direccionar a organizao da empresa2 a conduo da liderana2 assim como ocontrole das acti'idades. % o&jecti'o do planeamento 8 fornecer aos gestores e suasequipes uma ferramenta que os municie de informa!es para a tomada de deciso2ajudando-os a actuar de forma pr-acti'a2 antecipando-se "s mudanas que ocorrem nomercado em que actuam""

Estrutura "ivisional

Caracter8sticas6dequada a empresas de grandes dimens!es2 com uma e;tensa gama de produtosou uma grande 'ariedade de mercados ?ultinacionais@B6s di'is!es so relati'amente independentes


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Estrutura ,atricial

Caracter8sticas9ende a ser adoptada por empresas de grande dimenso2 que oferecem um grandeconjunto de produtos similares2 em muitos mercadosBCom&inao da (strutura 7uncional com a (strutura #i'isional2 tornando-se por isso

uma estrutura comple;a e am&guaB ?desen'ol'imento funcional e por produto@isa um estado de eficincia el5stica2 usando para o efeito um sistema m4ltiplo de

comandosB6utoridade dual ?7uncion5rios com 0 superiores hier5rquicos@ e equil&rio de poder

?o poder dos 0 super'isores de'e ser semelhante@B,e for &em implementado permite a e;istncia2 de comunicao lateral2 circulao de

informao e n'eis de coordenao superiores " estrutura di'isional e funcionalB


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Estrutura Em $ede

Caracter8sticas6dequada a grandes empresas2 com uma grande 'ariedade de opera!es integradas

em muitos mercadosB#esaparece a lgica hier5rquica tradicionalB6tra'8s de alianas estrat8gicas e outras formas de cola&orao2 a organizao a&dica

de manter ser'ios que podem ser assegurados2 pro'a'elmente com melhor qualidade2preo e prazo2 no e;terior ?%utsourcing@

Permite "s organiza!es uma grande fle;i&ilidade e capacidade de adaptao2 em

conte;to de r5pida mudana de mercados e tecnologias6 organizao passa a ser um pequeno centro actuando ligado a di'is!es prprias ousu&sidi5rias detidas parcialmente2 outras empresas independentes2 atra'8s de umsistema de informao que permite o #esign2 produo e marOeting dos produtos eser'ios.


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Comunicao organizacional

Comunicar 82 como sa&emos2 tornar comum uma realidade2 uma informao2 uma ideia2

um pensamento ou uma atitude2 atra'8s de um qualquer meio efecti'o. Como tal e;ige apresena de um conjunto de elementos: um emissor ou fonte2 um receptor ou destinat5rio2uma mensagem2 um canal2 uma situao ou circunstNncia e uma inteno2 propsito ounecessidade.% emissor 8 o iniciador do processo comunicati'o. 6 este ca&e preparar a mensagem2con'ertendo-a num cdigo capaz de ser perce&ido pelo receptor - a que se designa decodificao -2 de forma a que este 4ltimo lhe atri&ua um significado. % receptor2 que seencontra no outro e;tremo do processo2 8 o destinat5rio da mensagem. G este quedetermina o sucesso de qualquer comunicao2 ao "levar em considerao# ?9ha[er2/LK@ aquilo que lhe 8 en'iado. G ainda respons5'el pela operao de descodificao2 queconsiste na recon'erso dos sinais rece&idos atra'8s do canal e sua interpretao. % canal8 o meio usado para fazer passar a mensagem da fonte para o receptor e ainda paratransmitir o feed$ac%2 que no 8 mais do que a resposta do destinat5rio " comunicaorece&ida. 6 mensagem 8 o conte4do da comunicao2 que sempre acontece numa situaoou circunst&ncia que relaciona2 intencional ou acidentalmente2 o emissor e o receptor.Importa ainda referir que a comunicao acontece sempre que por parte dos inter'enienteshaja uma inteno' prop(sito ou necessidade.


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Podemos ento dizer que o processo de comunicao 8 essencial para que duas ou mais

pessoas se entendam2 para que as pessoas interajam umas com as outras e para que asociedade tenha um sentido de conhecimento do que 8 e do que tem de fazer.)o quadro desta realidade desen'ol'eu-se nos 4ltimos anos o conceito de Comunicao%rganizacional que 'isa desen'ol'er o quadro de referncia comum da organizao2'isando a promoo e consolidao da identidade da organizao2 por um lado2 e criar edefinir uma imagem e;terna da mesma2 promo'endo-a e consolidando o posicionamentoidentificati'o da organizao -o logotipo2 a marca2 entre outros2 por outro lado.

Comunicao %rganizacional 8 a troca de informa!es no ambiente interno

e e


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mercado organizacional e criar 'alores no mercado consumidor atra'8s da propagandainstitucional.

6 comunicao 8 e;tremamente importante em qualquer relao humana 'isto que2 semela seria praticamente imposs'el trocar informa!es2 transmitir pensamentos esentimentos2 enfim esta&elecer uma interao entre as pessoas..Portanto2 nem sempre 8 f5cil esta&elecer uma comunicao completa e eficaz de'ido "sin4meras 'ari5'eis que influenciam no processo de compreenso e transmisso deinforma!es.

Fuanto ao n'el de comple;idade as comunica!es podem ter as seguintes formas:

a@ Comunicao interpessoal: troca de informao pessoal entre indi'duos cominteraco um a umB entre colegas2 entre chefias2 entre chefias e su&ordinados

&@ Comunicao em grupo acontece entre indi'duos de um grupo2 normalmente so&a forma de reuni!esB dentro das sec!es2 departamentos2 grupos de projecto2etc

c@ Comunicao intergrupal: acontece entre indi'duos de '5rios gruposB entredepartamentos2 entre sec!es

d@ Comunicao em toda a organizao: ocorre quando a informao parte da gestofluindo at8 todos os empregados da organizao. isa disseminar informa!es so&re os

procedimentos e polticas da organizao

Comunicao %nterna: Conjunto de informa!es que circulam apenas entre os

funcion5rios da empresa6 comunicao Interna tem uma importNncia crucial para o desen'ol'imento de umquadro de referncia comum a todos os tra&alhadores do que 8 a empresa e2consequentemente2 na consolidao da entidade da organizao.

6 comunicao interna 8 um sistema de interac!es onde o Hemissor e Hreceptor seinterinfluenciam e partilham significados sim&licos. G atra'8s desta partilha de


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significados2 em termos da isso2 Cultura e %&jecti'os da (mpresa que se desen'ol'e oconceito do que 8 a empresa2 o qual ser'e de referncia para o seu comportamento.,a&e-se que se comunicar de forma eficaz no 8 tarefa f5cil de'ido " comple;idade do ser

humano2 sua histria de 'ida2 seus 'alores2 sua cultura2 enfim sua su&jecti'idade.Fualquer comportamento 8 comunicao2 desta forma para al8m da comunicao escrita eoral2 temos de estar tam&8m atentos ao comportamento no 'er&al ?gestos2 e;press!esfaciais2 etc.

Comunicao

Informal - Relacionado a aspectos no planeados pre'iamente2 mas que soimportantes para o ajustamento das acti'idades da organizao. ocorreindependentemente da estrutura formal e assume a forma oral.

7ormal - Referente a processos que so estruturados de acordo com asnecessidades operacionais da organizao2 em que os indi'duos diretamentee;ecutam as tarefas2 fun!es ou cumprem o regulamento. 6ssumenormalmente a forma escrita.


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(;iste uma di'ersidade de canais de comunicao " disposio das empresas e quemuitos deles tem su&stitudo o contato pessoal entre os cola&oradores2 ocultando a riqueza

da comunicao no 'er&al2 dos gestos2 do tom e entonao de 'oz2 do no dito.6gora2 mais do que nunca2 se faz necess5rio tra&alhar tam&8m quest!es referentes "adequada dos recursos e das in4meras informa!es dispon'eis com o a'ano tecnolgico.G fundamental sa&er seleccionar estas informa!es utilizando os recursos de formasaud5'el e eficaz.

Canais de comunicao

%ral = e;.: con'ersa2 aula e telefone

(scrito = e;.: carta2 memorando e &ilhete#igital = e;.: e-mail2 &log2 site e msn)o 'er&al = e;.: gestos e e;press!es faciais

% conjunto de meios que esto ao dispor das empresas para criar um sistema decomunicao interna so: memorandos2 of8cios2 circulares2 notas de servio2 relatHriosde actividade2 cartas de princ8pios2 manual de acol>imento2 fol>eto da empresa2fi


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Comunicao "escendente: a iniciati'a do comportamento de comunicao parte dosn'eis hier5rquicos superiores esta&elecendo-se com os n'eis hier5rquicos inferiores. (stetipo de comunicao 8 utilizado para dar um feed&acO para os cola&oradores informando-

os so&re o produto final de seu tra&alho.Comunicao 4ateral9"iagonal: diz respeito a rela!es de comunicao que seprocessam de forma no hier5rquica: comunicao entre departamentos2 no mesmodepartamento ou em diferentes n'eis hier5rquicos ?diagonal@.

$egras da Comunicao

Para que e;ista comunicao de'emos garantir um conjunto de princpios que nosgarantam a qualidade da mesma.

6ssim2 a comunicao de'e ser:

. ClaraZ coerenteZ adequadaZ oportunaZ distri&u'elZ adapt5'elZ interessante

. ,imples

Obstculos M comunicao

Para garantir estes princpios de'emo-nos preca'er relati'amente aos constantes rudosque surgem no processo de comunicao e que afectam a qualidade da mesma. %s rudosque surgem podem ocorrer em simultNneo ou de uma forma indi'idualizada em todos osmomentos do processo de comunicao2 na fonte da comunicao2 no emissor2 no

feed&acO da comunicao2 no conhecimento por parte do emissor que o receptor rece&eu ainformao.

6ssim2 os ru8dos mais 'ulgares que encontramos em cada fase do processo decomunicao so os seguintes:

Z na fonte (emissor*: am&iguidade na formulao da mensagem2 falta declareza2 codificao errada da mensagem e '5rias fontes concorrentes a en'iar mensagenssemelhantesB


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Z na transmisso: distoro dos intermedi5rios2 canais so&recarregados2prioridades em choque2 codificao no consentNnea com os sistemas de emisso erecepoB

Z no receptor: a'aliao prematura2 desateno2 m5 interpretao2 informaodesinteressante e inoportunaB eZ retroinformao (feed&acO*: o mesmo tipo de rudos que ocorre na transmisso.

#esta forma2 os principais obstculos M comunicao2 como contraponto aos princpiosde qualidade da mesma2 podem ser resumidos nos seguintes aspectos:

Z emprego de cdigo no adequadoZ falta de clarezaZ mensagens no desejadasZ '5rias fontes concorrentesZ factores psicolgicos e sociaisZ limita!es da capacidade do receptorZ distracoZ m5 interpretaoZ canal inadequadoZ canais so&recarregadosZ distoro por intermedi5rios

Como podemos 'erificar e;istem sempre situa!es em que o rudo impede uma &oacomunicao2 criando o&st5culos a uma &oa compreenso das decis!es e das ac!es queso desen'ol'idas na empresa2 condicionando assim a interaco e a inter-influncia

positi'a.

Comunicao E


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\ornalismo (mpresarial - = G o conjunto de formas jornalsticas ?jornais2 re'istas e&oletins2 r5dio e 9@ que re4ne as caractersticas &5sicas do jornalismo: atualidade2periodicidade2 uni'ersalidade e difuso coleti'a.

)otcia institucional - G a mensagem que enaltece2 pela informao jornalstica2 otra&alho de uma empresa2 desen'ol'endo a imagem da organizao.

Rela!es P4&licas - 9ra&alha para ajustar o o&jeto da comunicao aos interessesdos di'ersos p4&licos da organizao. 6tua de maneira mais o&jeti'a2com 'alores2conceitos e princpios 'oltados para a construo da identidade e da imagemorganizacional.

Propaganda - 9rata-se de direcionar o consumidor para a marca2 o que implicaestrat8gias de marOeting indi'idualizado2 criando formas de interao com oconsumidor.

Propaganda Institucional - (strat8gia de diferenciao. 6s responsa&ilidades de umaempresa ultrapassam as fun!es de fa&ricar e 'ender &ens e ser'ios2 contratar

pessoas e atender as demandas do mercado consumidor. #a o in'estimento emResponsa&ilidade ,ocial.

(ditorao e Identidade isual - Conjunto de canais impressos e eletr]nicos que

funcionam como suportes dos programas.Principais produtos: meios eletr]nicosB relatrios anuais2 HfoldersB cartazesBcomunicadosB manuaisB cartilhasB folhetosB 'olantesB re'istasB 'deosB filmesBta&lidesB etc

arOeting ,ocial2 Cultural e (sporti'o- 6s empresas deslocam parcela de seusprogramas e recursos para atender "s necessidades cotidianas de grupos pr;imos "sf5&ricas e matrizes da organizao. Campanhas nas 5reas da sa4de2 saneamento2educao2 esportes e lazer.

Para essas 5reas2 os recursos so destinados a patrocinar e'entos artsticos ecarreiras de atletas amadores e profissionais. 9rata-se de in'estimentos com alto

poder de retorno2 j5 que tais e'entos e perfis rece&em costumeiramente forteco&ertura da mdia.

!roblemas da Comunicao E


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Indefinio de o&jeti'os: ausncia de rumo e desperdcio de dinheiro

Indefinio de responsa&ilidades: e;plicitar a responsa&ilidade pelo projeto #imenso: como atender p4&licos de unidades diferentes da empresaS Einguagem: como atender p4&licos com n'eis de linguagem diferentesS ,eleo dos meios: an5lise de custos2 operaciona&ilidade2 legi&ilidade2 atualidade2

facilidade de difuso2 etc Pu&licidade: )U% se de'e usar pu&licidade em pu&lica!es da empresa.

Objetivos da Comunicao Empresarial

/ - )o Nm&ito e;terno2 a comunicao empresarial o&jeti'a fazer conhecer e promo'eruma empresa2 com 'istas " o&teno de atitudes fa'or5'eis por parte dos p4&licose;ternos.

0 - #i'ulgar a misso da organizao2 esta&elecendo correto e adequado posicionamento2assegurando qualidade t8cnica que possa conferir " organizao o respeito e oreconhecimento da sociedade. #espertar nos p4&licos e;ternos sentimentos positi'os so&re

a organizao.

> - alorizar recursos e potenciais humanos da organizao2 enaltecendo seu tra&alho ereconhecendo2 quando for o caso2 sua efeti'a contri&uio para o aperfeioamento eengrandecimento da organizao

Factores de Comunicao eficaz

(sclarecer as suas ideias e objectivos antes de comunicar.

9ente encontrar os meios de comunicao adequados. ,a&er escutar. ,a&er o&ter e fornecerfeedback. Mse linguagem directa e simples. Contenha as emoes negati'as. 9enha em ateno os aspectos no verbais da comunicao. Recorra " linguagem gestual. 9enha sensi&ilidade para o mundo do seu interlocutor. ,a&er gerir situa!es de boatos.


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6ssegure-se de que as mensagens so congruentes com os seus actos. ,odo de estar com os outros

Documents

Manual Estrutura e Comunicação Organizacional