Etapa 2 - Identificação dos riscos e preparação de ... · Dotação Orçamentária (pré empenho) Aprovar Empenho Realizar Liquidação e Pagamento ... (Pré Empenho) Consultar

Etapa 2 - Identificação dos riscos e preparação de programas de trabalho de auditoria

SEPLAN - Secretaria de Estado do Planejamento e das FinançasAuditoria de contratos de terceiros do Governo do RN

31/Maio/2017

1

GOVERNO DO ESTADO

DO RIO GRANDE DO NORTE

01 Fluxogramas dos processos (fiscalização, medição e pagamento)

02 Mapeamento dos riscos e avaliação dos controles

03 Análise da legislação

04 Programa de trabalho

05 Resultados dos testes de auditoria de base de dados

06 Avaliação das deficiências e recomendações de melhoria

Sumário

2

Sumário

3







Fluxogramas dos processos01

Durante a Etapa 2 deste trabalho, foram realizadas entrevistas de

entendimento dos processos de Fiscalização, Medição e Pagamento dos

contratos de terceirização.

Verificamos que não há uma padronização nos processos. Cada

gestor e fiscal de contrato realiza a fiscalização e medição de sua maneira,

bem como o pagamento, que pode ser diferente em cada secretaria do

Estado.

Sendo assim, apresentamos nas páginas seguintes os

fluxogramas destes processos, considerando o formato seguido pela

maioria. Aqueles que divergem dos processos desenhados, serão

identificados através dos procedimentos de auditoria.

4

GOVERNO DO ESTADO


Fluxogramas dos processos01

Para que os fluxogramas dos processos de fiscalização, medição e pagamento seguissem uma ordem lógica, realizamos o entendimento

de alguns subprocessos que os antecedem, como o início do processo de licitação. Dessa forma, os fluxogramas dos processos e subprocessos

que serão apresentados nas páginas seguintes estão estruturados da seguinte forma:

Lic

ita

çã

o

Fis

ca

liz

aç

ão

e

M

ed

içã

oP

ag

am

en

to

Identificar Necessidade de Contratação de

Serviço

Bloquear Dotação

Orçamentária (pré empenho)

Aprovar Empenho

Realizar Liquidação e Pagamento

Fiscalizar e Medir

Execução do Contrato

5

GOVERNO DO ESTADO


Processo de Licitação


Áre

a

dem

an

da

nte

Sec

retá

rio

/

Sec

retá

rio

Ad

jun

to

Set

or

de

Co

mp

ras

Co

mis

são

de

Lic

ita

ção

Identificar a necessidade

Elaborar memorando de solicitação de

compra e TDR*

Analisar solicitação

Solicitação aprovada?

Realizar pesquisa

mercadológica

Sim

NãoFim

Início

Identificar Necessidade de Contratação de Serviço

Assinar memorando e

despacho

Iniciar licitação

1

1 O Secretário dá um visto no memorando e elabora um documento de despacho autorizando a solicitação.

Set

or

de

Pro

toco

lo Cadastrar protocolo

(número do processo)

Intranet

6(*) TDR – Termo de Referência

GOVERNO DO ESTADO



Set

or

Fin

an

ceir

oC

om

. d

e L

icit

açã

o/

Un

id.

Ad

min

istr

at.

Sec

retá

rio

Set

or

de

Pro

toco

lo

Bloquear Dotação Orçamentária (Pré Empenho)

Consultar a “Programação

Financeira”

Tem verba?

Sim

Não

Iniciar licitação

Realizar pré empenho (bloquear

dotação orçam)

Elaborar declaração de

adequação orçamentária

SIAF

Fim2

SIAF

Realizar licitação

Homologar licitação

1

Assinar contrato

2 Não existindo verba, não é possível realizar o pré empenho ou a licitação. O Setor Demandante conversa com o Ordenador de Despesa para verificar a possibilidade de remanejamento de despesa ou o processo é arquivado.

3

3 A realização do pré empenho não é obrigatória no SIAF. É posível realizar um empenho sem que haja um pré empenho.

Elaborar resumo do contrato

Publicar contrato no

Diário Oficial do Estado

5

4 Após a homologação, o Setor de Contratos determina um número para o contrato (controle realizado manualmente, seguindo uma ordem sequencial). Essa informação é inserida no contrato elaborado pelo jurídico. Neste momento também acontece a definição do Fiscal e/ou Gestor do contrato pela Unidade Administrativa da Secretaria.

4

O contrato é assinado e datado pelo Secretário e por duas testemunhas, que normalmente são dois colaboradores da Unidade Administrativa.5

Processo de Licitação

7

GOVERNO DO ESTADO



Set

or

Fin

an

ceir

o

Aprovar Empenho

Co

mis

são

de

Co

ntr

ole

s In

tern

os

Co

ntr

ola

do

ria

6

Analisar documentação

(após contratação)


Docum. ok?

Sim

Não

Aprovar empenho e

liberar execução de despesa

Fiscalizar e medir

execução do contrato

8

9SIAF

Processo de Pagamento

Empenhar valor do

contrato no exercício

SIAF

7

8

9

10

1 Cadastrar credor

SIAF

Cadastrar contrato

SIAF6

10

A atividade de cadastrar contrato não é obrigatória no SIAF. É possível realizar um empenho para um credor sem vínculo com contrato e sem vínculo com o pré empenho.

Ao cadastrar contrato, o empenho é gerado automaticamente.

Análise das informações do fornecedor, do contrato e certidões de regularidade.

Analisa o contrato, as cláusulas, a dotação orçamentária, confere se houve publicação no diário oficial, se os serviços/compras estão detalhados, etc.

Dependendo da inconsistência encontrada na documentação, o processo será encaminhado para tratativa do setor financeiro, do jurídico ou da unidade administrativa.

Empenhar valor do

contrato no exercício

SIAF

A

7

8

GOVERNO DO ESTADO



Fis

cal

Fiscalizar e Medir Execução do Contrato

Ge

sto

rC

om

issã

o d

e

Co

ntr

ole

s In

tern

os

Processo de Fiscalização e Medição

InícioAcompanhar execução do

serviço

Serviço executado

?

Não

Analisar doc. recebida da

emp. terceirizada

Sim

11

Docum. ok?

Não

Realizar medição

Sim

12

Medição aprovada?

Atestar serviçoSim

A

Notificar empresa e

aplicar penalidade

Não

Analisar documentaçãoA

13

Docum. ok?

Não

14Carimbar o

“visto” e assinar a

documentação

Sim

15

Verificar regularidade da

empresa terceirizada

Docum. ok?

Não

16Encaminhar

documentação para

pagamento

SimRealizar

liquidação e pagamento

A medição é realizada através da análise da folha de ponto e, quando houver, análise do relatório de atividades do período em questão. Se a medição não estiver de acordo com o que foi contratado, a empresa será notificada e será aplicada multa ou glosa.

O Gestor analisa a documentação recebida e atestada pelo Fiscal como forma de corroboração das informações e é responsável pelo acompanhamento da vigência do contrato. Caso a documentação esteja incompleta ou incorreta, solicita-se que a empresa entregue a documentação adicional e/ou resolva a pendência em questão, do contrário não será possível enviar documentação para pagamento até que a documentação e situação esteja regularizada.

Verifica as certidões de regularidade e os encargos trabalhistas e confere as informações contidas na NF (valor, endereço, CNPJ, etc.). Em caso de irregularidade por parte da empresa, não será possível efetuar o pagamento até que ela se torne adimplente.

11

12

13

14

15

16O atesto do serviço normalmente é realizado através do carimbo “certifico” e da assinatura do Fiscal na NF. Observamos, adicionalmente, alguns casos em que o Fiscal do contrato elabora um “relatório de acompanhamento de contrato” descrevendo as ocorrências da execução do serviço, as faltas, as glosas e etc.

Analisa as certidões de regularidade da empresa, os contracheques dos colaboradores, os encargos trabalhistas, etc. Ao identificar um problema, o Fiscal/Gestor contactará a empresa. Não sendo resolvido, a empresa pode vir a receber alguma notificação, glosa ou penalidade, podendo vir a encerrar o contrato.

O visto do Gestor normalmente é realizado através do carimbo “visto” e da assinatura do Gestor na NF. Adicionalmente, observamos alguns casos em que o Gestor elabora um “despacho” autorizando que a documentação seja encaminhada para pagamento.

9

GOVERNO DO ESTADO




Set

or

Fin

an

ceir

oC

oo

rden

ad

ori

a

Fin

an

ceir

aS

ecre

tári

o


Não existindo verba, o pagamento pode ser adiado. Caso o pagamento não seja efetuado até o último dia de pagamento do ano, o processo entra em restos a pagar do ano seguinte.

18

InícioLiquidar despesa

SIAF

Solicitar repasse

SIAF

Há verba disponível?

Não

Verificar disponibilidade

de caixa

SimAutorizar

liberação de verba

SIAFSIAF e BB

19

Gerar ordem bancária (OB)

SIAF

Imprimir relação de OBs

Assinar via física da relação

de OBs

Assinar via física da relação

de OBs

Após as Ordens Bancárias (OB) serem geradas pelo Setor Financeiro, elas passam pela CAF para que, a depender do caixa, selecione e aprove no SIAF as OBs que serão enviadas ao banco.

A

A

B

B

Em caso da secretaria/projeto possuir recursos próprios ou que não dependam do governo do Estado, não é necessário a solicitação de repasse para a CAF (Coordenadoria Financeira) e o processo vai de “Liquidar despesa” diretamente para “Gerar ordem bancária”.

18

19

20

17

17

Após a liquidação da despesa, o produto (quando houver – ex: arquivo do relatório gravado em CD) passa pelo crivo da Comissão de Controles Internos (CCI), ou seja, a CCI analisará o produto e, estando correto, liberará o pagamento.

Selecionar e aprovar as OBs a serem pagas

SIAF20

1

10

GOVERNO DO ESTADO




Set

or

Fin

an

ceir

oB

an

co


Enviar via física assinada por malote para o

Banco

Processar pagamento

Disponibilizar arquivo de

retorno

Importararquivo de retorno no

SIAF

Fim

A

SIAF

Realizar conciliação

21

1

Em caso de erro nas informações do pagamento, o Setor Financeiro corrige a informação e o processo, então, volta para a etapa de liquidar despesa.21

11

GOVERNO DO ESTADO


Sumário

12







Mapeamento dos riscos e avaliação dos controles02

13

A partir dos processos mapeados, identificamos os riscos associados às atividades. Posteriormente, classificamos os riscos de acordo com seu

impacto e probabilidade de se materializar. No cruzamento do impacto x probabilidade, obtivemos a Avaliação do Risco, conforme gráfico

abaixo:

Impacto

Pro

ba

bil

ida

de

Moderado Alto Alto

Baixo Moderado Alto

Baixo Baixo Moderado

Mínimo AltoModerado

Rem

ota

Po

ssív

elP

rov

áv

el

Para cada risco identificado, foi realizada uma avaliação da

existência de controles efetivos e adequados para mitigar os riscos

associados. Esses testes de controles estão descritos na sessão

“Programa de Trabalho” deste documento.

As deficiências / não conformidades encontradas através dos testes

de controles serão documentadas e ações sugeridas para mitigar os

riscos. Essas ações poderão ser priorizadas de acordo com a

Avaliação do Risco associado.

GOVERNO DO ESTADO


02

A partir do entendimento dos processos e fluxogramas desenhados, identificamos os riscos envolvidos em cada subprocesso, bem como sua

Avaliação de Risco. Após identificá-los, analisamos os controles dos processos que, se efetivos, devem minimizar os riscos mapeados. Com o

objetivo de avaliar a eficácia da estrutura de controles, desenhamos os procedimentos de auditoria, conforme detalhado nas tabelas abaixo:

1) Identificar Necessidade de Contratação de Serviço

14

Mapeamento dos riscos e avaliação dos controles

Atividade Risco Impacto Probab.Avalia. do

RiscoAtividade de Controle

Ref. Teste

Procedimentos de Auditoria

Assinar memorando e despacho

Fornecedor contratado sem memorando e despacho emitidos

Alto Remota ModeradoEmissão de memorando e despacho autorizando contratação

P_T01Verificar no processo a existência do memorando e despacho.

Memorando e despacho aprovado por alçada indevida (só quem pode aprovar é o Secretário)

Alto Remota Moderado

Aprovação de contratação pelo Secretário (através da assinatura do memorando e despacho)

P_T02Verificar no processo se o memorando e o despacho foram assinados pelo Secretário.

Realizar pesquisa mercadológica

Contratação realizada sem pesquisa mercadológica (cotação) com pelo menos três fornecedores.

Alto Possível AltoRealização de pesquisa mercadológica (cotação)

P_T03Verificar no processo se houve pesquisa mercadológica.

GOVERNO DO ESTADO


02

2) Bloquear Dotação Orçamentária (pré empenho)

15




Ref. Teste


Realizar pré empenho (bloquear dotação orçam.)

Contratação realizada sem pré empenho

Alto Provável AltoRealização de pré empenho (bloqueio de dotação orçamentária)

P_T04Verificar se todos os contratos em escopo tiveram pré empenho cadastrado no SIAF.

Pré empenho realizado por alçada indevida (perfil de acesso)

Alto Possível AltoAcesso restrito para realizar pré empenho

P_T05Cruzar relatório de perfis de acesso para realizar pré empenho com lista de servidores do Estado.

Pré empenho cadastrado com data de validade maior que 90 dias (bloqueio orçamentário por longo período)

Moderado Possível Moderado

Bloqueio do sistema para criação de pré empenho com data de validade maior que 90 dias.

P_T06Obter relatório do SIAF para verificar se há pré empenho válido por mais de 90 dias

Mais de um pré empenho cadastrado para uma mesma licitação/processo

Alto Possível Alto

Bloqueio no sistema para cadastro de mais de um pré empenho para uma mesma licitação/processo

P_T07Verificar se houve mais de um pré empenho cadastrado para um mesmo processo.

Homologar licitação

Homologação da licitação realizada por alçada indevida

Alto Remota ModeradoHomologação da licitação assinada pelo Secretário

P_T08Verificar no processo se a homologação da licitação foi assinada pelo Secretario.

Empresas competidoras do processo de licitação serem dos mesmos donos

Alto Possível AltoVerificar relacionamento entre empresas competidoras

P_T09Verificar se os donos das empresas perdedoras do processo de licitação tem relação com a empresa ganhadora.

Assinar contratoContrato assinado por alçada indevida (deve ser assinado pelo Secretário)

Alto Remota ModeradoContrato assinado pelo Secretário

P_T10Verificar se quem assinou o contrato foi o secretário do órgão à época.

GOVERNO DO ESTADO


02

3) Aprovar Empenho

16




Ref. Teste


Cadastrar ContratoContrato cadastrado sem pré empenho vinculado

Alto Possível AltoBloqueio do sistema para criação de contrato sem pré empenho vinculado.

P_T11Verificar se o sistema permite que seja cadastrado contrato sem pré empenho vinculado.

Empenhar valor total do contrato

Empenho cadastrado sem préempenho vinculado

Alto Remota ModeradoCriação de empenho vinculado a pré empenho

P_T12Verificar se o sistema permite que seja cadastrado empenho sem pré empenho vinculado.

Empenho cadastrado sem vínculo com contrato

Alto Possível AltoCriação de empenho vinculado a contrato

P_T13Verificar se o sistema permite que seja cadastrado empenho sem contrato vinculado.

Aprovar empenho e liberar execução de despesa

Empenho aprovado por alçada indevida (perfil de acesso)

Moderado Possível ModeradoAcesso restrito para aprovar empenho

P_T14Cruzar relatório de perfis de acesso para aprovar empenho com lista de servidores do Estado.

Empenho aprovado para credor com documentação irregular

Alto Possível AltoAnálise da documentação do contrato para liberar a execução da despesa.

P_T15Verificar o "de acordo" da Controladoria para liberação da execução da despesa.

GOVERNO DO ESTADO


02

4) Fiscalizar e Medir Execução do Contrato

17




Ref. Teste


Acompanhar execução do serviço

O serviço ser executado sem acompanhamento devido

Alto Possível AltoFiscalização do serviço contratado.

P_T16Verificar a existência do relatório de fiscalização, assinado pelo fiscal.

Realizar mediçãoAs folhas de ponto não serem preenchidas diariamente/tempestivamente

Moderado Provável Alto Análise das folhas de ponto P_T17Realizar uma inspeção física quanto ao preenchimento da folha de ponto (pelo fiscal ou pelo terceiro).

Atestar serviçoO serviço ser atestado mesmo havendo inconformidades detectadas.

Alto Possível AltoAplicação de notificações e penalidades devidas

P_T18Confrotar o relatório do terceiro com o relatório do fiscal para verificar se há inconsistência entre os relatórios.


Contratos não monitorados quanto ao seu prazo total de vigência.

Alto Remota ModeradoRevisão periódica da vigência dos contratos

P_T19Verificar a existência de contrato com prazo de vigência já excedido (vencido).

Aprovação: Carimbar e assinar a documentação

A documentação não passar pelo Gestor para aprovação.

Alto Remota Moderado

Carimbo e assinatura do gestor na documentação de acompanhamento do contrato

P_T20Verificar se a documentação de fiscalização contém o carimbo e assinatura (visto) do gestor.

Verificar regularidade da empresa terceirizada

A nota fiscal ir para pagamento com informações incorretas ou sem as assinaturas (atesto e visto) pertinentes

Alto Remota ModeradoAnálise da regularidade da empresa tereirizadacontratada

P_T21

Realizar uma inspeção da documentação de fiscalização enviada para pagamento com relação à regularidade das empresas terceirizadas.

GOVERNO DO ESTADO


02

5) Realizar Liquidação e Pagamento

18




Ref. Teste


Liquidar despesa

Despesa liquidada por alçada indevida (perfil de acesso)

Alto Possível AltoAcesso restrito para liquidar despesa

P_T22Cruzar relatório de perfis de acesso para liquidar despesa com lista de servidores do Estado.

Despesa liquidada sem considerar as glosas

Alto Possível Alto

Análise do relatório de acompanhamento de contrato (emitido pelo fiscal)

P_T23Cruzar o relatório emitido pelo fiscal com a NF e o pagamento.

Nota de lançamento cadastrada com informações de “Evento” incorretas (risco de tributação incorreta)

Alto Possível AltoCadastro correto das informações referentes a tributação

P_T24

Verificar se as notas de lançamentos para os pagamentos dos contratos em escopo foram cadastrados com informações corretas.

Nota de lançamento cadastrada com número do processo incorreto

Moderado Possível Moderado

Bloqueio no sistema para cadastro de nota de lançamento com número de processo inexistente.

P_T25Verificar se as notas de lançamento no sistema estão com o número de processo correto.

Nota de lançamento cadastrada sem vínculo com contrato

Alto Possível Alto

Bloqueio no sistema para cadastro de nota de lançamento sem informação de contrato.

P_T26Verificar se as notas de lançamento no sistema estão com contrato vinculado corretamente.

GOVERNO DO ESTADO


02

5) Realizar Liquidação e Pagamento

19




Ref. Teste


Solicitar repasseSolicitação de repasse por alçada indevida (perfil de acesso)

Moderado Possível ModeradoAcesso restrito para solicitar repasse

P_T27Cruzar relatório de perfis de acesso para solicitar repasse com lista de servidores do Estado.

Autorizar liberação de verba

Verba liberada por alçada indevida (perfil de acesso)

Alto Possível AltoAcesso restrito para liberar verba (autorizar repasse)

P_T28Cruzar relatório de perfis de acesso para liberar verba (autorizar repasse) com lista de servidores do Estado.

Verba liberada mesmo sem haver disponibilidade em caixa

Alto Remota ModeradoLiberação de verba mediante disponibilidade

P_T29Verificar se o SIAF permite que haja liberação de verba sem disponibilidade em caixa.

Gerar ordem bancária (OB)

Ordem bancária gerada para um empenho que não foi aprovado e liberado para pagamento

Alto Remota ModeradoTrava para criação de OB para um empenho sem aprovação

P_T30Verificar se o SIAF permite que uma OB seja emitida para um empenho sem aprovação.

Assinar via física da relação de OBs

Via física da ordem bancária assinada por alçada indevida (deve ser assinada pelo chefe do setor financeiro e pelo Secretário)

Alto Possível AltoAprovação de ordem bancária por alçada competente

P_T31

Verificar nos pagamentos realizados em 2016, para os contratos em escopo, se as ordens bancárias foram devidamente aprovadas por alçada competente.

GOVERNO DO ESTADO


Sumário

20







Análise da legislação03

21

Com o objetivo de avaliar se os processos em escopo estão em conformidade com a legislação, analisamos determinadas leis, decretos e

portarias e, posteriormente, definimos alguns testes, que serão integrados ao Programa de Trabalho. Abaixo detalhamos quais

regulamentações foram analisadas:

# Legislação Detalhamento

1 Lei Federal nº 4.320Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal.

2 Lei Federal nº 8.666Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências.

3Lei Federal Complementar

nº 101Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências.

4Lei Federal Complementar

nº 141

Regulamenta o § 3o do art. 198 da Constituição Federal para dispor sobre os valores mínimos a serem aplicados anualmente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios em ações e serviços públicos de saúde; estabelece os critérios de rateio dos recursos de transferências para a saúde e as normas de fiscalização, avaliação e controle das despesas com saúde nas 3 (três) esferas de governo; revoga dispositivos das Leis nos 8.080, de 19 de setembro de 1990, e 8.689, de 27 de julho de 1993; e dá outras providências.

5 Lei Estadual nº 10.050 Estima a receita e fixa a despesa do Estado do Rio Grande do Norte para o exercício financeiro de 2016 e dá outras providências.

6 Decreto Estadual nº 25.900 Estabelece normas para execução orçamentária e financeira do exercício financeiro de 2016 e dá outras providências.

7 Decreto Estadual nº 20.866Altera as disposições do Decreto nº 17517, de 21 de maio de 2004 que dispõe sobre a inserção de cláusulas nos contratos de prestação de serviços e obras pública, bem como nos instrumentos convocatórios das respectivas licitações, realizados pela Administração Pública do Estado do Rio Grande do Norte, e dá outras providências.

Lista revisada pelo Dr. Alexandre Pinto Varella, Controlador Geral do Estado do RN, com o objetivo de verficar que todas as

regulamentações relacionadas aos processos em escopo estão contempladas na lista acima.

GOVERNO DO ESTADO



22

Apresentamos abaixo os procedimentos de auditoria definidos para cada item identificado nas legislações que tenham relação com os

processos em escopo:

Ref. na legislaçãoRef.

TesteProcedimentos de Auditoria

Art. 59 - O empenho da despesa não poderá exceder o limite dos créditos concedidos L_T01Verificar se o sistema permite que seja criado um empenho com valor maior que o limite de crédito concedido.

Art. 60. É vedada a realização de despesa sem prévio empenho. L_T02Verificar se o sistema permite que uma despesa seja liquidada sem prévio empenho.

Art. 61. Para cada empenho será extraído um documento denominado "nota de empenho" que indicará o nome do credor, a representação e a importância da despesa bem como a dedução desta do saldo da dotação própria.

L_T03

- Verificar se a nota de empenho tem, como campo obrigatório no sistema, as seguintes informações: nome do credor, a representação e a importância da despesa.- Verificar se, ao empenho ser criado no sistema, há dedução do saldo da dotação.

Art. 62. O pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após sua regular liquidação. L_T04Verificar se o sistema permite que uma despesa seja paga sem prévia liquidação.

1) Lei Federal nº 4.320

GOVERNO DO ESTADO



23



Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito.

§ 1° Essa verificação tem por fim apurar:I - a origem e o objeto do que se deve pagar;II - a importância exata a pagar;III - a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.

§ 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base:I - o contrato, ajuste ou acordo respectivo;II - a nota de empenho;III - os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço.

L_T05Verificar se antes da liquidação, houve a análise dos documentos, a criação do empenho e o atesto do serviço pelo gestor e fiscal do contrato.

Art. 64. A ordem de pagamento é o despacho exarado por autoridade competente, determinando que a despesa seja paga.

L_T06Verificar se antes do pagamento acontecer, houve aprovação do Setor Financeiro e do Secretário do órgão.

Art. 65. O pagamento da despesa será efetuado por tesouraria ou pagadoria regularmente instituídos por estabelecimentos bancários credenciados e, em casos excepcionais, por meio de adiantamento.

L_T07

Cruzar relatório de perfis de acesso a realizar pagamentos com lista de servidores do Estado e identificar se quem tem acesso é servidor do setor financeiro.

1) Lei Federal nº 4.320 (cont.)

GOVERNO DO ESTADO



24



Art. 9. Não poderá participar, direta ou indiretamente, da licitação ou da execução de obra ou serviço e do fornecimento de bens a eles necessários:

III - servidor ou dirigente de órgão ou entidade contratante ou responsável pela licitação.L_T08

Cruzar a lista de acionistas das empresas fornecedoras de serviços terceirizados (escopo do projeto) com a lista de servidores do Estado, com a identificação da lotação onde o servidor trabalha.

Art. 24. É dispensável a licitação: (...) L_T09Identificar nos contratos em escopo aqueles que foramclassificados como “dispensa de licitação” e verificar se a justificativa está de acordo com a lei.

Art. 25. É inexigível a licitação quando houver inviabilidade de competição, em especial: (...) L_T10Identificar nos contratos em escopo aqueles que foramclassificados como “inexigível” e verificar se a justificativa está de acordo com a lei.

Art. 27. Para a habilitação nas licitações exigir-se-á dos interessados, exclusivamente, documentação relativa a:

I - habilitação jurídica; (Art. 28)II - qualificação técnica; (Art. 30)III - qualificação econômico-financeira; (Art. 31)IV – regularidade fiscal e trabalhista; (Art. 29)V – cumprimento do disposto no inciso XXXIII do art. 7o da Constituição Federal.

L_T11Verificar se durante a licitação houve verificação de todas as documentações necessárias.

2) Lei Federal nº 8.666

GOVERNO DO ESTADO



25



Art. 57. A duração dos contratos regidos por esta Lei ficará adstrita à vigência dos respectivos créditos orçamentários, exceto quanto aos relativos:

II - à prestação de serviços a serem executados de forma contínua, que poderão ter a sua duração prorrogada por iguais e sucessivos períodos com vistas à obtenção de preços e condições mais vantajosas para a administração, limitada a sessenta meses;

L_T12Verificar a duração dos contratos e aditivos, se estão de acordo com o definido na legislação.

Art. 58. O regime jurídico dos contratos administrativos instituído por esta Lei confere à Administração, em relação a eles, a prerrogativa de:

III - fiscalizar-lhes a execução;

Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição.

L_T13Verificar se todo contrato em escopo possuía pelo menos um fiscal.

2) Lei Federal nº 8.666 (cont.)

GOVERNO DO ESTADO



26

3) Lei Federal Complementar nº 101

Não identificamos nestas legislações relação com os processos em escopo: fiscalização medição e pagamento.

GOVERNO DO ESTADO


4) Lei Federal Complementar nº 141

5) Lei Estadual 10.050


27



Art. 5º Não poderão ser assumidos compromissos de despesas, os quais, somados, superem o valor do limite anual de desembolso financeiro definido pela SEPLAN - deduzido o valor contingenciado nos termos do § 1º deste artigo, com as alterações determinadas de acordo com o § 3º do caput do art. 4º deste Decreto.

§ 1º Os compromissos de despesas materializados sob a forma de contratos, convênios ou ajustes similares deverão ser registrados no SIAF, inclusive quanto ao cronograma de desembolso e emissão do Pré Empenho com valor suficiente para atender os gastos até 31 de dezembro do exercício em curso.§ 2º A ausência do registro de contratos, convênios e respectivos aditivos e demais ajustes, conforme o caso, e/ou emissão do respectivo Pré-empenho impede o regular processamento da despesa, sendo, inclusive motivo de devolução ao órgão de origem sem apreciação do mérito.(...)§ 5º Para as finalidades deste Decreto, compreenda-se recursos ordinários aqueles vinculados aos recursos do Tesouro Estadual fontes 100, 102, 105 e 121, 122, 123 e 124.

L_T14Verificar se todos os contratos em escopo foram cadastrados no SIAF, com seu devido cronograma de desembolso e emissão de pré empenho.

Art. 8º Todo processo de geração de despesa exige a expedição de Pré-empenho, sendo tal emissão condição essencial à regular tramitação do processo.

L_T15Verificar se o sistema permite que uma despesa seja gerada sem prévio pré empenho.

Art. 8º§ 4º Nos processos de despesa pública de qualquer natureza, o ordenador da despesa expedirá autorização nos termos do art. 58 da Lei 4.320/1964 e as unidades deverão emitir no SIAF o respectivo Pré-Empenho.

L_T16Verificar se antes do pré empenho ser gerado, houve aprovação da compra pelo Secretário.

6) Decreto Estadual nº 25.900

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28



Art. 13. As unidades orçamentárias, previamente à realização de licitações, registrarão no SIAF, Pré-Empenho não vinculado em valor suficiente para a realização das despesas correspondentes até 31 de dezembro de 2016, conforme estimativa do órgão licitador.

§ 3º Até 15 de março do exercício em curso, as unidades vinculadas ao Poder Executivo, devem consignar no SIAF, os Pré-Empenhos relativos às despesas decorrentes de contratos firmados até 31/12/2015, vigentes em 2016, ou firmados até a publicação deste Decreto, sem prévio registro de Pré-Empenho.

L_T17

Verificar se todos os contratos em escopo tiveram préempenho cadastrado no SIAF.


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Art. 1ºB. Nas licitações e contratos destinados à contratação de serviços de limpeza, conservação e vigilância deverão constar cláusulas que estabeleçam:

b) a apresentação mensal de comprovação do cumprimento das obrigações trabalhistas, fiscais, tributárias e previdenciárias, incluindo-se o pagamento dos direitos previstos na Consolidação das Leis do Trabalho e nas Convenções, Dissídios ou Acordos Coletivos de trabalho, obrigações decorrentes do cumprimento das normas de segurança e medicina do trabalho, bem como das normas e legislação especializadas de proteção ao meio ambiente, comprovação de pagamento desalários, vale alimentação, vale transporte, FGTS e seguro de vida e os demais encargos de natureza trabalhista;

L_T18

Realizar uma inspeção da documentação de fiscalização enviada para pagamento com relação à regularidade das empresas terceirizadas.

Art. 1ºB. Nas licitações e contratos destinados à contratação de serviços de limpeza, conservação e vigilância deverão constar cláusulas que estabeleçam:

e) a comprovação diária de comparecimento da mão-de-obra locada, mediante livro ou folha de ponto com a identificação do empregado através do número da CTPS;

L_T19

Verificar o controle diário de frequência dos terceirizados e verificar sua adequação (tempestividade no preenchimento, adequação da jornada, quantitativo, clareza na identificação dos profissionais, assinatura das frequências, entre outros).


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Sumário

30







Programa de trabalho04

31

Para elaboração do Programa de Trabalho, consideramos todos os procedimentos de auditoria identificados, com base em:

Riscos e controles identificados nos processos de medição, fiscalização e pagamentos

Leis, decretos e portarias relacionados aos processos em escopo

Termo de Referência do Projeto – Etapa 3 (Auditoria dos Contratos)

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Cada procedimento de auditoria foi classificado com uma determinada referência, da seguinte forma:

Origem do procedimento de auditoria: Referência do Teste:

Riscos e controles identificados nos processos de medição, fiscalização e pagamentos P_Txx

Leis, decretos e portarias relacionados aos processos em escopo L_Txx

Termo de Referência do Projeto – Etapa 3 (Auditoria dos Contratos):

Necessidade do serviço C_NS_Txx

Inspeção física C_IF_Txx

Controle de frequência C_CF_Txx

Medição e Fiscalização C_MF_Txx

Pagamentos C_PG_Txx

Aditivos C_AD_Txx

Composição acionária do fornecedor F_CA_Txx

Situação atual do Fornecedor F_AS_Txx

“xx” representa a numeração do teste.

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Origem Ref. Teste Procedimentos de Auditoria

Riscos e Controles

P_T01 Verificar no processo a existência do memorando e despacho.

P_T02 Verificar no processo se o memorando e o despacho foram assinados pelo Secretário.

P_T03 Verificar no processo se houve pesquisa mercadológica.

P_T04 Verificar se todos os contratos em escopo tiveram pré empenho cadastrado no SIAF.

P_T05 Cruzar relatório de perfis de acesso para realizar pré empenho com lista de servidores do Estado.

P_T06 Obter relatório do SIAF para verificar se há pré empenho válido por mais de 90 dias

P_T07 Verificar se houve mais de um pré empenho cadastrado para um mesmo processo.

P_T08 Verificar no processo se a homologação da licitação foi assinada pelo Secretario.

P_T09 Verificar se os donos das empresas perdedoras do processo de licitação tem relação com a empresa ganhadora.

P_T10 Verificar se quem assinou o contrato foi o secretário do órgão na época.

P_T11 Verificar se o sistema permite que seja cadastrado contrato sem pré empenho vinculado.

P_T12 Verificar se o sistema permite que seja cadastrado empenho sem pré empenho vinculado.

P_T13 Verificar se o sistema permite que seja cadastrado empenho sem contrato vinculado.

P_T14 Cruzar relatório de perfis de acesso para aprovar empenho com lista de servidores do Estado.

P_T15 Verificar o "de acordo" da Controladoria para liberação da execução da despesa.

P_T16 Verificar a existência do relatório de fiscalização, assinado pelo fiscal.

P_T17 ¹ Realizar uma inspeção física quanto ao preenchimento da folha de ponto (pelo fiscal ou pelo terceiro).

P_T18 Confrotar o relatório do terceiro com o relatório do fiscal para verificar se há inconsistência entre os relatórios.

P_T19 Verificar a existência de contrato com prazo "vencido".

P_T20 Verificar se a documentação de fiscalização contem o visto do gestor.

P_T21 Realizar uma inspeção da documentação de fiscalização enviada para pagamento com relação à regularidade das empresas terceirizadas.

¹ Será contemplado pelo teste de referência C_CF_T01

Dessa forma, os Procedimentos de Auditoria que serão realizados estão listados abaixo:

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34

Continuação:


Riscos e Controles

P_T22 Cruzar relatório de perfis de acesso para liquidar despesa com lista de servidores do Estado.

P_T23 Cruzar o relatório emitido pelo fiscal com a NF e o pagamento.

P_T24 Verificar se as notas de lançamentos para os pagamentos dos contratos em escopo foram cadastrados com informações corretas.

P_T25 Verificar se as notas de lançamento no sistema estão com o número de processo correto.

P_T26 Verificar se as notas de lançamento no sistema estão com contrato vinculado corretamente.

P_T27 Cruzar relatório de perfis de acesso para solicitar repasse com lista de servidores do Estado.

P_T28 Cruzar relatório de perfis de acesso para liberar verba (autorizar repasse) com lista de servidores do Estado.

P_T29 Verificar se o SIAF permite que haja liberação de verba sem disponibilidade em caixa.

P_T30 Verificar se o SIAF permite que uma OB seja emitida para um empenho sem aprovação.

P_T31Verificar nos pagamentos realizados em 2016 para os contratos em escopo se as ordens bancárias para estes pagamentos foram devidamente aprovadas por alçada competente.

Legislação

L_T01 Verificar se o sistema permite que seja criado um empenho com valor maior que o limite de crédito concedido.

L_T02 Verificar se o sistema permite que uma despesa seja liquidada sem prévio empenho.

L_T03Verificar se a nota de empenho tem, como campo obrigatório no sistema, as seguintes informações: nome do credor, a representação e a importância da despesa.Verificar se, ao empenho ser criado no sistema, há dedução do saldo da dotação.

L_T04 Verificar se o sistema permite que uma despesa seja paga sem prévia liquidação.

L_T05 ¹ Verificar se antes da liquidação, houve a análise dos documentos, a criação do empenho e o atesto do serviço pelo gestor e fiscal do contrato.

L_T06 ² Verificar se antes do pagamento acontecer, houve aprovação do Setor Financeiro e do Secretário do órgão.

L_T07Cruzar relatório de perfis de acesso a realizar pagamentos com lista de servidores do Estado e identificar se quem tem acesso é servidor do setor financeiro.

L_T08Cruzar a lista de acionistas das empresas fornecedoras de serviços terceirizados (escopo do projeto) com a lista de servidores do Estado, com a identificação da lotação onde o servidor trabalha.

L_T09 Identificar nos contratos em escopo aqueles que foram classificados como “dispensa de licitação” e verificar se a justificativa está de acordo com a lei.

¹ Será contemplado pelos testes de referência P_T20, P_T21 e P_T23.

² Será contemplado pelo teste de referência P_T31

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35

Continuação:


Legislação

L_T10 Identificar nos contratos em escopo aqueles que foram classificados como “inexigível” e verificar se a justificativa está de acordo com a lei.

L_T11 ¹ Verificar se durante a licitação houve verificação de todas as documentações necessárias.

L_T12 ² Verificar a duração dos contratos e aditivos, se estão de acordo com o definido na legislação.

L_T13 ³ Verificar se todo contrato em escopo possuía pelo menos um fiscal.

L_T14 ⁴ Verificar se todos os contratos em escopo foram cadastrados no SIAF, com seu devido cronograma de desembolso e emissão de pré empenho.

L_T15 * Verificar se o sistema permite que uma despesa seja gerada sem prévio pré empenho.

L_T16 ** Verificar se antes do pré empenho ser gerado, houve aprovação da compra pelo Secretário.

L_T17 *** Verificar se todos os contratos em escopo tiveram pré empenho cadastrado no SIAF.

L_T18 ^ Realizar uma inspeção da documentação de fiscalização enviada para pagamento com relação à regularidade das empresas terceirizadas.

L_T19 ^^Auditar o controle de frequência dos terceirizados e verificar sua adequação (tempestividade no preenchimento, adequação da jornada, quantitativo, clareza na identificação dos profissionais, assinatura das frequências, entre outros.

Termo de Referência

C_NS_T01 Verificar se o serviço contratado é necessário e não conflita com atividades executadas por servidores concursados

C_NS_T02 Verificar se os preços pactuados em contratos estão de acordo com os preços médios de mercado para o serviço contratado.

C_NS_T03 Verificar se o quantitativo previsto em contrato condiz com a demanda do Governo para o serviço em questão;

C_IF_T01 Verificar se o serviço esta sendo executado diretamente pelo fornecedor contratado (verificar se houve subcontratação ou terceirização do escopo a outra empresa);

C_IF_T02 Inventariar os profissionais contratados em cada turno e concluir:- Sobre a adequação da função que cada terceiro esta exercendo frente a função para a qual foi contratado;

¹ Será contemplado pelo teste de referência P_T15

² Será contemplado pelo teste de referência P_T19

³ Será contemplado pelo teste de referência P_T23

⁴ Será contemplado pelo teste de referência P_T04

* Será contemplado pelo teste de referência P_T12** Será contemplado pelo teste de referência P_T02*** Será contemplado pelo teste de referência P_T04^ Será contemplado pelo teste de referência P_T21^^ Será contemplado pelo teste de referência C_CF_T01

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Termo de Referência

C_IF_T03 Verificar sobre a adequação do quantitativo de pessoal alocado fisicamente x contratado.

C_IF_T04 Verificar sobre a qualificação dos profissionais alocados x previstos em contrato;

C_IF_T05 Verificar sobre a adequação da carga horaria fisicamente praticada x prevista em contrato.

C_CF_T01 Auditar o controle de frequência dos terceirizados e verificar sua adequação (tempestividade no preenchimento, adequação da jornada, quantitativo, clareza na identificação dos profissionais, assinatura das frequências, entre outros.

C_MF_T01Comparar as medições e relatórios de fiscalização do período em escopo com o faturamento dos fornecedores buscando verificar se os serviços estão sendo medidos todos os meses no período correto;

C_MF_T02 Se as medições estão sendo realizadas pelo fiscal responsável citado no contrato

C_MF_T03 Se há aderência entre a medição / relatórios de fiscalização e as faturas emitidas pelo fornecedor;

C_MF_T04Verificar se ha aderência entre as faturas emitidas pelo fornecedor com escopo e condições comerciais previstas no contrato (quantitativo, preços, prazos, etc.);

C_PG_T01 ¹ Auditar os pagamentos verificando se todas as provações ao longo do processo foram colhidas e passaram pelas alçadas competentes.

C_PG_T02 Verificar se as faturas dos fornecedores foram adequadamente registradas e se as retenções de impostos foram corretamente realizadas.

C_PG_T03 Se os valores foram creditados na conta corrente do fornecedor signatário do contrato.

C_PG_T04 Se a evolução físico/financeira do contrato está aderente ao pactuado no contrato

C_AD_T01 Verificar se os termos aditivos possuem sustentação/fundamentação na execução física bem como nos aspectos legais de contratação.

F_CA_T01

Composição acionária do fornecedor:Consultar informações na junta comercial, verificando quem são os sócios, sua experiência no segmento objeto do contrato, participação em outras empresas, se há algum vinculo com o Estado, se são de fato proprietários do negócio, entre outros;

F_CA_T02 Realizar contato com o Fornecedor a titulo de confirmação de cadastro para validar os dados.

F_AS_T01 Consultar informações junto aos órgãos competentes (ex.: site da Receita Federal), visando validar se o CNPJ está ativo

F_AS_T02 Se o fornecedor tem como atividade econômica principal a prestação do serviço para o qual foi contratado;

F_AS_T03 Se o endereço existente no cadastro na Receita Federal confere com o informado no documento fiscal;

F_AS_T04 Realizar visitas in loco para identificar e confirmar a localização da sede do Fornecedor.

¹ Será contemplado pelo teste de referência P_T31

Continuação:

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Sumário

37







Resultados dos testes de auditoria de base de dados05

38

Os testes de auditoria de bases de dados foram realizados através do cruzamento das informações contidas nos diversos relatórios obtidos, indicados na

tabela abaixo:

# Descrição Obtido através de: Obtido em:

1 Lista de usuários com acesso a realizar pagamentos pelo SIAF Edmar Carvalho (Coordenador de TI) 11/11/2016

2Lista dos servidores do Estado (ativos, inativos e pensionistas) – servidores de órgãos com folha de pagamento processada pelo SEARH

Amlyn França (Coordenadora de Folha de Pagamento)

05/12/2016

3 Lista de contratos selecionados para auditoria neste projeto Seleção de contratos realizada pela PwC 09/12/2016

4 Lista de acionistas das empresas fornecedoras de serviços terceirizados (escopo do projeto) Pesquisa realizada pela PwC 23/12/2016

5 Lista dos servidores e estagiários do IPEM Lanna Dantas (Setor Pessoal IPEM/RN) 10/02/2017

6 Lista dos servidores da UERN Profa. Cicília Raquel Maia Leite - Pró-Reitora. 28/03/2017

7 Relatório de pagamentos realizados através do SIAF no ano de 2016 (exercício completo) Edmar Carvalho (Coordenador de TI) 05/01/2017

Uma prévia dos resultados das análises foi apresentada através do Relatório de Constatações, em janeiro/2017 e sua versão final

foi apresentada em abril/2017.

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Resultados dos testes de auditoria de base de dados05

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A versão final do Relatório de Constatações segue como anexo a este documento, contendo as seguintes análises:

1 Valor de pagamentos por Secretaria, por mês

2 Valor de pagamentos por Gestão (origem/fundo)

3 Valor de pagamentos por Natureza da Despesa

4 Valor de pagamentos por Fonte

5 Quantidade de pagamentos realizados por usuário

6 Valor de pagamentos realizados aos Credores em Escopo

7 Pagamentos realizados no fim de semana

8 Usuário inativo ou pensionista com permissão de realizar pagamento

9 Usuário inativo ou pensionista que tenha realizado pagamento

10 Usuário que realizou pagamento para mais de uma secretaria

11 Usuário com permissão para pagamento que seja acionista de empresa fornecedora (em escopo)

12 Servidores do Estado que são acionistas de empresas fornecedoras

13 Servidores do Estado que são acionistas de mais de uma empresas fornecedora

14 Valor total de pagamentos de diárias por Secretaria

15 Valor total de pagamentos de diárias por Servidor

16 Pagamento de diárias a CPFs não identificados na lista de Servidores do Estado

17 Pagamentos realizados pela mesma Secretaria, ao mesmo Credor, no mesmo mês e com o mesmo valor

18 Usuários com acessos a transações críticas no SIAF

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Sumário

40







Avaliação das deficiências e recomendações de melhoria06

41

Para que as deficiências encontradas sejam apresentadas de forma estruturada, separamos em categorias de acordo com o indicado abaixo. Na sequência,

descrevemos as deficiências e as recomendações de melhoria para cada ponto identificado das categorias indicadas na Etapa 2 abaixo. As categorias indicadas

na Etapa 3 serão apresentadas no produto da Etapa 3.

Deficiências

Resultados dos testes de auditoria de base de dados (Relatório de Constatações)

Riscos e Controles (avaliação dos processos)

Etapa 2 Etapa 3

Termo de Referência do Projeto –Etapa 3 (Auditoria dos Contratos)

Leis, decretos e portarias relacionados aos processos em escopo

Entrevistas de entendimento dos contratos

Testes dos controles identificados nos processos de medição, fiscalização e pagamentos

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06

42


Ref.Const.

Constatação Recomendações Endereçar para:

RC_01 Verificamos que 30% dos dispêndios totais do Estado em 2016 estavam concentrados no Instituto da Previdência dos Servidores do Estado. Análise 01 do Relatório de Constatações.

• Realizar uma auditoria nos dispêndios deste órgão, com o objetivo de identificar possíveis reduções de custos.

Instituto da Previdência dos Servidores do Estado

RC_02 Observamos que dos 258 usuários que realizaram pagamentos em 2016, 20 foram responsáveis por 73% do valor total de pagamentos totais realizados no Estado. Análise 05 do Relatório de Constatações.

• Revisar a estrutura organizacional e perfil dos usuários dos setores financeiros das secretarias, de modo a distribuir melhor as atividades e responsabilidades por realizar pagamentos.

Setor financeiro de todos os órgãos

RC_03 Identificamos 41 Servidores com status de “Inativo” e “Pensionista” com permissão de acesso para realizar pagamentos através do SIAF. Análise 08 do Relatório de Constatações.

• Revogar no sistema os acessos identificados como inadequados e implantar controle de revogação de acesso a usuários inativos e pensionistas. Considerar melhoria no SIGEF.

• TI • Secretaria de Administração

RC_04 Identificamos 105 Servidores que são acionistas de empresas fornecedoras do Estado (a análise foi realizada apenas para as empresas em escopo neste trabalho).Análise 12 do Relatório de Constatações.

• Implantar controle para verificar quem são os acionistas das empresas competidoras no processo de licitação e confrontar estes dados com a lista de Servidores do Estado.

Comissão de Licitação de todos os órgãos

RC_05 Identificamos servidores que são acionistas de mais de uma empresa fornecedora do Estado, que atuam no mesmo ramo.Análise 13 do Relatório de Constatações.

• Implantar controle para verificar quem são os acionistas das empresas competidoras no processo de licitação e confrontar estes dados, para que não haja competição entre empresas de um mesmo acionista.

Comissão de Licitação de todos os órgãos

RC_06 Identificamos pagamentos de despesas de “Diárias” a servidores com valores relevantes para o cargo ocupado.Análise 15 do Relatório de Constatações.

• Realizar auditoria nos valores autorizados para pagamentos de diárias com o que de fato foi pago.

• Gabinete Civil• TI

Avaliação das deficiências e recomendações de melhoriaGOVERNO DO ESTADO



43


Ref.Const.


RC_07 Identificamos pagamentos de despesas de “Diárias” a 452 CPFs não identificados na lista de Servidores do Estado.Análise 16 do Relatório de Constatações.

• a) Investigar as ocorrências de pagamento de despesas a CPFs não identificados na lista de Servidores do Estado.

• b) Implantar controle no sistema de diárias para que não seja autorizado pagamentos a CPFs de pessoas que não são Servidores do Estado.

• c) Integrar os sistemas Ergon, SIAF (SIGEF) e PCD.

a) Gabinete Civilb) TI

RC_08 Identificamos 14.559 ocorrências de pagamentos repetidos, realizados pela mesma Secretaria, ao mesmo Credor, no mesmo mês e com o mesmo valor.Análise 17 do Relatório de Constatações.

• a) Investigar as ocorrências de pagamentos repetidos, realizados pela mesma Secretaria, ao mesmo Credor, no mesmo mês e com o mesmo valor.

• b) Implantar controle no SIAF de modo que não permita que seja realizado mais de um pagamento com valores iguais, pela mesma secretaria, para o mesmo credor, dentro do mesmo mês. Considerar melhoria no SIGEF.

a) Todos os órgãosb) TI

RC_09 Identificamos 271 usuários com acesso a realizar transações críticas no SIAF e que não estão na lista de Servidores do Estado.Análise 18 do Relatório de Constatações.

• Restringir o acesso à transações críticas no SIAF de usuários que não são Servidores do Estado. Considerar melhoria no SIGEF.

• Todos os órgãos• TI

RC_10 Identificamos 995 servidores com acesso a realizar transações críticas no SIAF.Análise 18 do Relatório de Constatações.

• Realizar uma revisão das permissões de acesso ao SIAF junto a cada secretaria. Considerar melhoria no SIGEF.


GOVERNO DO ESTADO



44


Ref.Const.


RC_11 Identificamos cadastro de contrato com nome de credor incorreto.

O contrato 67/2014 da Secretaria de Saúde Pública foi firmado com a 03138148000185 - PETROGÁS - SERV. TÉCNICOS LTDA., porém o registro no SIAF consta o credor 35519164000104 - Jaguari Ltda.

Identificamos cadastro de contrato com “Nº Original do Contrato”incorreto.

O contrato da Polícia Civil firmado com a 02567270000104 -CLAREAR COMERCIO DE MÃO-DE-OBRA LTDA, deveria ter sido cadastrado no SIAF com “Nº Original do Contrato”045/2011, porém foi cadastrado como 052/12 (referente ao aditivo).

Identificamos cadastro de contratos com mesmo número nos campos “Nº Original do Contrato” e “Nº do Processo”.

• Secretaria da Tributação: Cadastro no SIAF - 2016CT00227 e 2014CT00165

• Empresa de Pesquisa Agropecuária do RN: Cadastro no SIAF - 2016CT00733

• Departamento Estadual de Imprensa: Cadastro no SIAF -2016CT00088

• Avaliar ter uma alçada de aprovação para cadastramento de contratos, de modo que o cadastramento passe por uma revisão. Considerar melhoria no SIGEF.


GOVERNO DO ESTADO



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Ref.Const.


RC_12 Identificamos cadastro de contratos duplicados no SIAF.

• O contrato 57/2014 do HOSPITAL MONSENHOR WALFREDO GURGEL, firmado com a 05651380000148 - COOPMED/RN-COOPERATIVA MÉDICA DO RN, foi cadastrado duas vezes, com os seguintes “Nº Original do Contrato”: 57/2014 e 057/2014.

• O contrato 68/2014 da Secretaria da Saúde Pública, firmado com a JMT SERVIÇOS E LOCAÇÃO DE MÃO DE OBRA LTDA – ME, foi cadastrado duas vezes com os seguintes “Nº do processo”: 95581/2014-1 e 95494/14-6.

a) Implementar melhoria no SIAF de modo que o sistema verifique se o “N° do Processo” indicado no contrato que estiver sendo cadastrado já foi utilizado anteriormente. Considerar melhoria no SIGEF.

b) Realizar reforço de treinamento aos usuários do SIAF sobre o processo de cadastro de contratos e aditivos, ressaltando importância de verificar se o contrato já está cadastrado, antes de realizar um novo cadastro.

TI

GOVERNO DO ESTADO



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Riscos e Controles (avaliação dos processos)

Ref.Const.


RC_13 Identificar Necessidade de Contratação de Serviço:

Processo atual: A área demandante elabora memorando de solicitação de compra (em papel) e envia para análise do Secretário. O Secretário avalia a aquisição e, estando de acordo, assina o memorando e emite um despacho autorizando a compra (também em papel).

• Recomendamos que este processo seja automatizado, de modo que a autorização de compra realizada pelo Secretário seja de forma eletrônica, sendo registrada no sistema, reduzindo assim riscos de perda de documentação.

TI

RC_14 Aprovar Empenho:

Processo atual: Verificamos que é possível que seja criado um empenho sem pré empenho vinculado. Isto acontece apenas quando o empenho é criado sem contrato vinculado.

• Implementar bloqueio no sistema para que o SIAF não permita que seja criado empenho sem pré empenho vinculado. Considerar melhoria no SIGEF.

TI

RC_15 Aprovar Empenho:

Processo atual: Como a atividade de cadastrar contrato não é obrigatória no SIAF, verificamos que é possível que seja criado mais de um empenho para um mesmo credor (sendo um vinculado ao contrato e outro sem vínculo com o contrato).

• Recomendamos implementar bloqueio no sistema de modo que não seja possível criar empenho com valores maiores que um determinado limite (de acordo com os normativos vigentes), sem que haja cadastro de contrato anteriormente. Assim, para os casos em que não é requerido contrato formalizado (ex: compras de baixo valor), será possível criar empenho até um determinado limite de valor. Considerar melhoria no SIGEF.

TI

RC_16 Realizar Liquidação e Pagamento:

Processo atual: O setor financeiro gera a ordem bancária, que deve passar pela aprovação da Coordenadoria Financeira. Posteriormente, o setor financeiro imprime a relação de OBs, assina a via física, encaminha para assinatura do Secretário e esta via física é encaminhada para o banco.

• Recomendamos que as aprovações das OBs seja realizada de modo eletrônico, através do sistema SIAF e que a via eletrônica seja enviada para o banco apenas após ter todas as aprovações realizadas pelo SIAF. Considerar melhoria no SIGEF.

TI

GOVERNO DO ESTADO


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