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FACULDADE DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS DE BELO HORIZONTE
FATORES RELEVANTES NA PREPARAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO PARA ADEQUAÇÃO AO SPED FISCAL:
Um estudo dos fatores críticos de sucesso e sua validação para empresas privadas1
Frederico Junio Azevedo
Laura Fernandes Araújo² RESUMO:
A Contabilidade no cumprimento de seu objetivo que é o controle patrimonial possui um nível extenso de informações econômico-financeiras da entidade e por isso, especialmente no Brasil, sempre foi utilizada como a maior fonte de informações para obrigações fiscais e tributárias. Dentro desse contexto, a instituição do projeto SPED – Sistema Público de Escrituração Digital em especial o módulo da EFD – Escrituração Fiscal Digital do ICMS/IPI trouxe as empresas uma revolução na gestão dessas informações, gerando a necessidade de uma multidisciplinaridade na preparação da organização para se adequar ao novo modelo fiscal de monitoramento das obrigações. Este trabalho objetiva demonstrar fatores que são relevantes na implantação da EFD – Escrituração Fiscal Digital IPI/ICMS nas empresas de acordo com professores e especialistas em uma visão multidisciplinar e complementar, demonstrando também que a gestão da informação dentro do ambiente organizacional hoje é de extrema relevância para uma maior eficiência fiscal.
PALAVRAS-CHAVE:
Obrigações Acessórias, Sped Fiscal, Sistemas de Informações Fiscais
1. INTRODUÇÃO
Segundo Carneiro, Oliveira e Junior (2011) a contabilidade está diretamente ligada a um
mundo globalizado e extremamente informatizado, e cada vez mais vem se aliando a
1 Artigo desenvolvido, sob orientação do professor Filemon Augusto de Oliveira, como projeto de pesquisa apresentado á
Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas de Belo Horizonte como requisito parcial a obtenção do título de Bacharel em
Ciências Contábeis.
²Discentes do Curso de Ciências Contábeis. Belo Horizonte – 1º semestre de 2012.
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tecnologia da informação, ultrapassando a fase do papel para a transmissão digital. As
informações contidas em forma de papel são menos flexíveis mais onerosas aos custos de
manutenção e, portanto, os formatos digitais e eletrônicos a cada dia se mostra como uma
forma eficiente de gestão da informação.
Já é do consenso geral, no mundo empresarial, que as informações compõem um dos maiores e mais valiosos ativos de uma empresa. Podemos afirmar que uma empresa será mais dinâmica, mais agressiva e mais atuante do que outras na medida em que possua melhores sistemas de informações e, evidentemente, pessoas de alta e média administração capacitadas e motivadas a se utilizarem destas informações para as suas decisões (FERREIRA, 2006).
Atento as possibilidades tecnológicas que se multiplicam a cada dia, o fisco brasileiro
constantemente se adequa para melhoria de seus objetivos de monitoramento e fiscalização.
O governo deve trazer uma mudança fundamental na forma em que usamos a Tecnologia da Informação, precisamos modernizar o negócio governamental em si – por meio do trabalho integrado entre diferentes partes do governo e provendo os cidadãos e setor privado novas e eficientes formas de se comunicarem e receberem serviços do governo. (APUD HAZLETR, 2003)
Neste sentido, o governo busca melhorar a relação fisco-contribuinte baseando-se em
ferramentas de tecnologia da informação, iniciativa esta, que desde décadas passadas já
haviam sido sinalizadas pelo fisco. Para Keen (1996), o conceito de TI é muito mais
abrangente do que os de processamento de dados, sistemas de informação, engenharia de
software, informática ou o conjunto de hardware e software, pois também envolve aspectos
humanos, administrativos e organizacionais.
Diversas iniciativas científicas de observação e estudo da realidade organizacional, têm
constatado a importância da utilização da TI como fator estratégico de inclusão e sinergia para
as organizações, dentre eles, podemos destacar Albertin (2009) que analisou os fatores
críticos de sucesso nas organizações brasileiras. O autor evidenciou que a TI têm sido
utilizada como finalidade de interligar todos os agentes das organizações tais como clientes,
fornecedores, governo e departamentos internos, gerando e processando um grande número de
informações que poderão ser utilizadas tanto para atuação fiscal, quanto para gerencial e
administrativa.
Em adaptação a este novo cenário de atuação, o governo instituiu através do Decreto nº 6.022,
art. 2º de 22 de janeiro de 2007 o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, que,
segundo a Receita Federal do Brasil é instrumento que unifica as atividades de recepção,
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validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração
comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único,
computadorizado de informações.
A implantação do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital e em especial a EFD
IPI/ICMS que é a Escrituração Fiscal Digital do IPI e ICMS (Imposto Sobre Produtos
Industrializados e Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), objetiva a
simplificação das obrigações acessórias, a economia com papéis e manutenção documental
além de auxiliar no combate a evasão e a elisão fiscais. Por evasão fiscal, entende-se que,
segundo Fabretti (2004)“Consiste em prática que infringe a lei. Geralmente, é cometida após a
ocorrência do fato gerador da obrigação tributária, objetivando reluzi-la ou ocultá-la.”
Já por elisão fiscal, Fabretti (2004) entende que “A economia tributária resultante da adoção da alternativa legal menos onerosa ou de lacuna da lei denomina-se elisão fiscal.”
A tentativa de maior controle sobre as operações mercantis e fiscais ocorridas no território
nacional, fez com que o ENAT – Encontro Nacional de Administradores Tributários,
sinalizassem com uma integração, que, aliás, já estava prevista desde o Ajuste SINIEF
(Sistema Nacional de Informações Econômico Fiscais) de 1970, conforme texto do art.91. “as
partes signatárias fornecerão ou permutarão entre si informações de interesse das respectivas
Administrações Tributárias.”
Dentre as ações mais importantes para o controle da escrituração do IPI e ICMS está a
instituição do SINTEGRA – Serviço Integrado de Informações sobre Operações
Interestaduais com Mercadorias e Serviços instituído pelo Convênio SINIEF 57/95 que tem
por objetivo o descrito abaixo:
a emissão por sistema eletrônico de processamento de dados dos documentos fiscais previstos no Convênio S/Nº, de 15 de dezembro de 1970, que instituiu o Sistema Nacional Integrado de Informações Econômico-Fiscais - SINIEF, e no Convênio SINIEF 06/89, de 21 de fevereiro de 1989, bem como a escrituração dos livros fiscais...”
Já os contribuintes, ainda não perceberam os ganhos que eles também terão, conforme Lunelli (2009):
A resistência de algumas empresas na adequação de seus sistemas ao SPED está relacionada principalmente à falta de conhecimento do que é o projeto e da redução de custos que será obtida após o processo de implantação que, logicamente, exige
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um investimento inicial relacionado não só a recursos financeiros, como também a recursos de tecnologia e humanos em especial. Os empresários custam acreditar que terão benefícios com a nova sistemática e vislumbram somente o ganho por parte do governo, mas precisamente, por parte dos órgãos de fiscalização.
Para definição da hipótese levantada, temos a utilização dos fatores críticos de sucesso de Gil-
Garcia e Pardo (2005) e sua aplicação na iniciativa privada para adequação ao modelo Sped,
os fatores são os abaixo relacionados:
“...de Gil-Garcia e Pardo (2005), relacionada à identificação de Fatores Críticos de Sucesso – FCS de projetos de e-Gov, procura mapear um conjunto de variáveis relevantes que influenciam o sucesso na implementação destes. Particularmente neste estudo, identificaram-se cinco grandes temas que devem ser observados em projetos de e-Gov:
Informação e Dado: aspectos relacionados à gestão de dados, desde sua captura ou sua geração, seu uso, sua disseminação e seu compartilhamento;
Tecnologia de Informação: aspectos relacionados à tecnologia em si, como usabilidade, compatibilidade, complexidade, dentre outras;
Organização e Gestão: aspectos relacionados à organização, como sua estrutura organizacional, seus modelos de gestão, seu alinhamento estratégico entre negócio e TI, além dos aspectos comportamentais de seus indivíduos;
Questões Legais e Regulação: aspectos reguladores que influenciam os mecanismos de ação do setor público;
Questões Institucionais e do Ambiente: aspectos relacionados ao ambiente em que a organização atua, assim como as influências e os interesses dos diversos atores políticos.
Portanto, como hipótese, iremos validar ou não os fatores identificados por Gil-Garcia no
processo de adaptação da empresa ao novo cenário fiscal na visão de professores e
especialistas.
O objetivo geral desse artigo é identificar e relacionar fatores relevantes no processo de
preparação das organizações para adequação no cumprimento das obrigações acessórias em
ambiente SPED, especificamente o SPED Fiscal.
Os objetivos específicos são identificar os fatores relevantes, relacionar estes fatores em
níveis de relevância, identificar pela geração de custos e identificar a integração dos fatores de
acordo com cada área de conhecimento e por final contribuir com informações para o meio
acadêmico.
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2 DESENVOLVIMENTO
2.1 Metodologia
A metodologia neste trabalho tem a função de nortear os caminhos que foram executados para
desenvolver as ações, que tornaram possíveis a realização da pesquisa. O método científico,
por sua vez, tem a função de ajudar a descobrir a realidade dos fatos. Os fatos, ao serem
descobertos, devem guiar o uso do método. O método é apenas um meio de acesso; só a
inteligência e a reflexão descobrem o que os fatos realmente são (CERVO; BERVIAN, 1983).
Segundo Bello (2004), “a metodologia é a explicação minuciosa, detalhada, rigorosa e exata
de toda a ação desenvolvida no método (caminho) do trabalho de pesquisa”. A função da
metodologia é mostrar como andar no caminho das pedras da pesquisa, ajudando o
pesquisador a refletir e instigar um novo olhar sobre o mundo: um olhar curioso, indagador e
criativo (SILVA; MENEZES, 2011).
Utilizou-se pesquisa bibliográfica, que segundo GIL (2009, p. 44), “é desenvolvida com base
em material elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científicos”, que nos
possibilitará desenvolver o projeto considerando fatos relevantes sobre o assunto proposto. A
pesquisa bibliográfica, também considerada como pesquisa em fontes secundárias, abrange
toda bibliografia já tornada pública em relação ao tema de estudo, desde publicações avulsas,
boletins, jornais, revistas, livros, pesquisas, monografias, teses, material cartográfico, até
meios de comunicação orais (LAKATOS; MARCONI, 1991).
Além disso, utilizou-se a pesquisa descritiva em que ocorre a observação, registro, análise,
classificação e interpretação, sem interferência do pesquisador de determinado fato. Buscou-
se utilizar técnicas padronizadas de coletas de dados, como o questionário. Assim, segundo
Barros e Lehfeld (2000, p.70), “é a técnica pela qual não há interferência do pesquisador, isto
é, ele descreve o objeto da pesquisa”.
As pesquisas descritivas compreendem grande número de métodos de coleta de dados
compreendendo: entrevistas pessoais, entrevistas por telefone, questionários pelo correio,
questionários pessoais e observação (MATTAR, 1999).
Composto por quatro questões fechadas, o questionário segundo Bertucci (2008, p.72), “nada
mais é do que um instrumento para operacionalizar cada uma dessas variáveis”. É um
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instrumento desenvolvido cientificamente, composto de um conjunto de perguntas ordenadas
de acordo com um critério predeterminado, que deve ser respondido sem a presença do
entrevistador (MARCONI; LAKATOS, 1999, p. 100).
Respondido por 15 pessoas, entre eles especialistas e professores foi enviado por meio
eletrônico e entregue em mãos de forma impressa. A opção pelo questionário como
instrumento de coleta de dados foi pelas seguintes razões: padronização das perguntas,
facilidade para análise de dados e baixo custo.
2.2 Referencial Teórico
2.2.1 Informação e Dado
Atualmente as empresas precisam de profissionais envolvidos e aptos a propor soluções
rápidas e pertinentes as necessidades do mercado, incentivando os mesmos a buscarem
informações de que precisam no dia-a-dia. Informação segundo Oliveira (1998, p.36), “a
informação é o produto da análise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados,
classificados, organizados e interpretados dentro de um contexto, para transmitir
conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma otimizada”.
Assim, informação pode ser considerada como o dado com conteúdo que foi processado e
armazenado organizado pela empresa para análise e tomada de decisões. Gil (1999, p. 13),
entende que “dado é a matéria-prima com que o sistema de informação vai trabalhar”.
A informação quando é captada, são aplicados ou fornecidos recursos com o objetivo de
produzir algo. “Entradas (inputs: recursos, insumos, dados) - é fornecido de objetivos
fornecidos ao sistema: pessoal, equipamentos, energia, recursos financeiros etc.” Santos(
1998, p. 103). Após a entrada, a informação passa por um processo de transformação, ficando
pronto para alimentar outro sistema. Em resumo, “é o fenômeno que produz mudanças, é o
mecanismo de conversão das entradas em saídas. (Chiavenato,1999, p. 745).
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2.2.1.1 - SINIEF – Sistema Nacional Integrado de Informações Econômico-Fiscais.
Com a finalidade de racionalização e padronização dos dados apresentados aos órgãos
regulamentadores, o Ministro da Fazenda e os Secretários de Fazenda ou de Finanças dos
Estados e do Distrito Federal, em 01/1970 acordam em criar o Sistema Nacional Integrado de
Informações Econômicas Fiscais (SINIEF 70), que tem como objetivos segundo o Convênio
S/Nº, de 15 de dezembro de 1970,
Art. 1º
I - a obtenção e permuta de informações de natureza econômica e fiscal entre os signatários;
II - a simplificação do cumprimento das obrigações por parte dos contribuintes.
Objetivando a integração de controles e de fiscalização das informações, de forma homogenia
levando ao conhecimento, de forma mais ágil e precisa, das estatísticas indispensáveis à
formulação de políticas econômico-fiscais dos diversos níveis de governo, como exemplo;
Unificar os livros e documentos fiscais a serem utilizados pelos contribuintes do Imposto
sobre Produtos Industrializados e do Imposto de Circulação de Mercadorias; Os Códigos
Fiscais de Operações e Prestações - CFOP que são uma seqüência de números, criados com a
finalidade de descrever qual o tipo/natureza da operação ou prestação que está sendo
realizada; Notas Fiscais contendo o número de ordem, a série e subsérie e o número da via,
entre outros.
2.2.2 Tecnologia de Informação
No cenário globalizado a tecnologia de informação deixou de ser tratada como algo isolado
nas organizações e passou a ser utilizada em todos os processos como meio de aprimoramento
para permanecerem no mercado. De acordo com Cruz (2000, p.24), “tecnologia da
informação é todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dado e ou
informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, quer esteja aplicada no produto, que
esteja aplicada no processo”.
Para que a tecnologia da informação seja usada de maneira correta as organizações devem
estar treinando constantemente o seu pessoal, além de estarem dispostas a investir tanto na
aquisição de equipamentos quanto em manter o pessoal qualificado.
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2.2.2.1 Sistema de Informações Contábeis
O sistema de informação contábil é um banco de dados que cada organização possui, e é um
meio que proporciona uma troca de informações com os usuários externos. Um dos meios de
troca de informações é o que ocorre entre empresa-governo por meio das obrigações
acessórias que são entregues ao governo. Conforme Padoveze (2002), o sistema de
informação é um conjunto de recursos (humanos, materiais, tecnológicos e financeiros) que
estão agregados em seqüência lógica para o processamento dos dados e obtenção da
informação útil ao usuário.
Segundo Iudícibius (2004, p. 32), “o objetivo principal da contabilidade é fornecer
informação econômica física, de produtividade e social relevante para que casa usuário possa
tomar suas decisões e realizar seus julgamentos com segurança”. Assim, as informações
contábeis estão associadas aos seguintes aspectos: compreensibilidade, confiabilidade,
relevância, tempestividade e comparabilidade.
Por compreensibilidade a informação contábil deve ser exposta de maneira que possa ser
compreendida pelo usuário a que se destina, e segundo o Conselho Federal de Contabilidade
(1995), “concerne á clareza e objetividade com que a informação contábil é divulgada,
abrangendo desde elementos de natureza formal, como organização espacial e recursos
gráficos empregados, até a redação técnica de exposição utilizadas”.
De acordo com o Conselho Federal de Contabilidade (1995), “a confiabilidade é atributo que
faz com que o usuário aceite a informação contábil e a utilize como base de decisões,
configurando, pois, elemento essencial na relação entre aquele e a própria informação”.
Assim, as informações devem ser elaboradas de acordo com os princípios da contabilidade e
não devem possuir erros.
Outro ponto associados às informações contábeis é a relevância, que consiste na capacidade
de influenciar em uma decisão e segundo Oliveira, L. M., Perez Jr. e Silva (2004, p.79), “a
informação deve ajudar os usuários a aumentar a probabilidade de estimar corretamente os
resultados de eventos passados e presentes”. A tempestividade se baseia na periodicidade de
disponibilização da informação, segundo o Conselho Federal de Contabilidade (1995), “a
tempestividade refere-se ao fato de a informação contábil dever chegar ao conhecimento do
usuário em tempo hábil, a fim de que este possa utilizá-la para seus fins”. E por fim, a
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comparabilidade deve propiciar ao usuário “o conhecimento da evolução entre determinada
informação ao longo do tempo, numa mesma entidade ou em diversas entidades”, conforme o
Conselho Federal de Contabilidade (1995).
2.2.3 Organização e Gestão
Gestão é sinônimo de administração que é “fundamentada em um conjunto de normas e
funções elaboradas para disciplinar elementos de produção.” (Wikipédia, 2012). Tem como
funções básicas planejar em que define as principais metas, organizar onde são traçadas as
metas sendo adequadas as pessoas e aos recursos da empresa e coordenar que “ estando a
organização devidamente planejada, organizada e liderada, é preciso que haja um
acompanhamento das atividades a fim de garantir a execução do planejado e a correção de
possíveis desvios”. (ARAÚJO, p.170, 2004)
Organização é o resultado da soma de pessoas, máquinas, recursos financeiros, equipamentos
e muitos outros. Segundo Maximiano (1992) "uma organização é uma combinação de
esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma
organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma
pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de
bombeiros, um hospital ou uma escola são todos exemplos de organizações."
2.2.4 Questões Legais e Regulação
2.2.4.1 Obrigações Tributárias
A tributação nacional foi instituída por meio da Lei 5.172 de 25 de outubro de 1966, inserida
no Código Tributário Nacional (CTN), em que diz no Artigo 1º:
Art. 1º Esta Lei regula, com fundamento na Emenda Constitucional n. 18, de1º de dezembro
de 1965, o sistema tributário nacional e estabelece, com fundamento no artigo 5º, inciso XV,
alínea b, da Constituição Federal, as normas gerais de direito tributário aplicáveis à União, aos
Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios, sem prejuízo da respectiva legislação
complementar, supletiva ou regulamentar. (BRASIL, PR, 1966)
Em 1988 na Constituição Federal ficou estipulada a possibilidade da União estabelecer
contribuições sociais que prevê três espécies de contribuição: a contribuição de intervenção
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no domínio econômico, segundo Lei nº 10.336, de 19 de dezembro de 2001, “incidente sobre
a importação e a comercialização de petróleo e seus derivados, e álcool etílico combustível”,
contribuições de interesse da categoria e contribuições sociais. O artigo 149 determina que
compete exclusivamente à União instituir contribuições sociais, de intervenção no domínio
econômico e de interesse das categorias profissionais ou econômicas, como instrumento de
sua atuação nas respectivas áreas, observado o disposto nos arts. 146, III, e 150, I e III, e sem
prejuízo do previsto no art. 195, § 6.º, relativamente às contribuições a que alude o
dispositivo.
A obrigação tributária é a relação em que o particular (sujeito passivo) tem o dever de prestar
obrigações como arrecadação ou fiscalização dos tributos ao Estado (sujeito ativo), e
Nasce com a ocorrência do fato gerador, estabelecendo uma relação jurídica que vincula o sujeito ativo (Estado), que pode exigir do sujeito passivo (particular) uma prestação patrimonial (dinheiro), em virtude da vontade da lei que instituiu o tributo. (FABRETTI; DILENE RAMOS, 2009)
Pode-se dividir a obrigação tributária em dois tipos: a obrigação tributária principal que é a
obrigação de pagar o tributo devido, e a obrigação tributária acessória em que consiste em
uma ação ou omissão que facilita a ação do fisco, se refere a deveres administrativos, como
inscrever-se no CNPJ, emitir nota fiscal, escriturar livros, preencher guias e etc. Segundo
Fabretti; Dilene Ramos (2009, p.82), “obrigação acessória, portanto, não importa em
pagamento de tributo. É apenas um meio de a autoridade administrativa controlar a forma pela
qual foi determinado o montante do tributo”.
No artigo 113 do Código Tributário Nacional, têm-se as definições de obrigação tributária e
obrigação acessória.
Art. 113. A obrigação tributária é principal ou acessória.
§ 1º A obrigação principal surge com a ocorrência do fato gerador, tem por objeto o
pagamento de tributo ou penalidade pecuniária e extingue-se juntamente com o crédito dela
decorrente.
§ 2º A obrigação acessória decorre da legislação tributária e tem por objeto as prestações,
positivas ou negativas, nela previstas no interesse da arrecadação ou da fiscalização dos
tributos.
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§ 3º A obrigação acessória, pelo simples fato da sua inobservância, converte-se em obrigação
principal relativamente a penalidade pecuniária.
Conforme dito anteriormente, segundo o CTN – Código Tributário Nacional, obrigação
acessória é determinada por lei e obriga as empresas e organizações a informarem ao fisco o
memorial de cálculo, situação fiscal e demais dados que sejam relevantes ao fisco. Estes,
portanto, eram feitos em formulários próprios em papel até o advindo da tecnologia onde
passaram a ser entregues através de modelos digitais.
2.2.9 Obrigação Acessória Federal e Obrigação Acessória Estadual
Por meio das obrigações acessórias que os contribuintes prestam informações, o Governo
fiscaliza a movimentação das pessoas jurídicas. Os contribuintes são obrigados a entregar
diversas declarações mensais, anual, e semestral.
Dentre as principais obrigações acessórias federal, podemos destacar o programa de
preenchimento da Declaração de Rendimento de Imposto de Renda; a DACON
(Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais); DCTF (Declaração de Débitos e
Créditos Tributários Federais); DIPJ (Declaração de Informações Econômicas – Fiscais da
Pessoa Jurídica; DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte); GFIP/SEFIP
(Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviços e Informações á
Previdência Social), DITR (Declaração do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural),
PER/DCOMP (Programa Gerador do Pedido de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e
Declaração de Compensação), DMED (Declaração de Serviços Médicos e de Saúde), DSPJ
(Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica), MANAD (Manual Normativo de Arquivos
Digitais), entre outros.
Dentre as obrigações acessórias estadual, podemos destacar o DAPI (Declaração de Apuração
e Informação do ICMS) em que são obrigatórias para as microempresas e empresas de
pequeno porte, DAMEF – VAF (Declaração Anual do Movimento Econômico Fiscal), em
que está obrigado a declarar o contribuinte inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS do
Estado, e o SINTEGRA (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais
com Mercadorias e Serviços), que é um sistema que foi criado para facilitar o fornecimento de
informações ao fisco estadual. Segundo SEF/MG (2012), “O contribuinte obrigado à EFD, a
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critério de cada Unidade Federada, poderá ser dispensado da entrega dos arquivos do
SINTEGRA”
Além destas obrigações, existiam os livros de registro, como Livros de Registro de Entradas,
Registro de Saídas, Registro de Inventário, Registro de Apuração de IPI, e Registro de
Apuração de ICMS que foram substituídos da entrega pelo SPED.
Visando um aprimoramento, que proporcionará o aumento da presença fiscal nas empresas,
surgiu o SPED que consiste na modernização do cumprimento das obrigações acessórias
transmitidas as administrações públicas e órgãos fiscalizadores. O SPED surge como um
instrumento que tem como finalidade a unificação da recepção, validação, armazenamento e
autenticação de livros fiscais e contábeis, promovendo a integração das informações
constantes no SPED com o Fisco que terá um mapeamento completo das operações que o
contribuinte realiza. Através do SPED o Fisco não precisará solicitar documentos e dados,
pois todas as informações necessárias serão entregues por meio do SPED.
O SPED moderniza a sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias
transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores,
utilizando-se a certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos,
garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital. (BRASIL,
2011).
O SPED faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal e iniciou-
se com três grandes projetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital, e a
NF-e – Ambiente Nacional. (BRASIL, 2012).
O SPED Fiscal, escrituração abordada no trabalho, consiste na modernização do cumprimento
das obrigações acessórias transmitidas as administrações públicas e órgãos fiscalizadores.
Essa modernização trata da escrita fiscal que irá substituir livros de apuração do IPI e ICMS e
obrigações acessórias anteriormente obrigatórias. O SPED Fiscal surge como um instrumento
que tem como finalidade a unificação da recepção, validação, armazenamento e autenticação
de livros fiscais de escrituração de IPI e ICMS, promovendo a integração das informações
constantes no SPED com o Fisco que terá um mapeamento completo das operações que o
contribuinte realiza. Através do SPED o Fisco não precisará solicitar documentos e dados,
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pois todas as informações necessárias serão entregues por meio do SPED. Constitui-se em
um arquivo digital, com um conjunto de informações referentes ás operações, prestações de
serviços e apuração de imposto do contribuinte. Em seu primeiro módulo substitui os
seguintes Livros Fiscais:
Registro de Entradas;
Registro de Saídas;
Registro de Inventário;
Registro de Apuração do IPI;
Registro de Apuração do ICMS (SEF/MG, 2012).
Este novo sistema irá permitir que as autoridades fiscais atuem de forma integrada e
proporcionará maior visibilidade e capacidade para análise dos dados que serão fornecidos
pelas empresas. Através destas soluções tecnológicas a SRF obtém maior confiabilidade,
rapidez e praticidade na busca das informações, o que a cada dia possibilita ao governo
federal a formação de um grande banco de dados, que é alimentado pelos diversos usuários
contribuintes que tem acesso a esses sistemas. Com a implantação do SPED a principal fonte
de dados para a administração fiscal é a contabilidade de cada empresa. Segundo Duarte
(2011, p.28),
Os fiscos, de uma maneira geral, têm aprimorado os seus sistemas de fiscalização. A partir dos seus próprios bancos de dados e também através do cruzamento de informações permutadas com outras esferas de poder, há um aumento substancial dos resultados no combate a evasão fiscal.
Com a implantação do Sped, as empresas deixarão de enviar essas obrigações e passarão a
enviá-las por meio digital. Segundo a Receita Federal do Brasil (2011) o Sped tem como
objetivos:
-Promover a integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais; respeitadas as restrições legais; -Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores.
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-Tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.
Para que o cumprimento das obrigações acessórias seja feito de forma transparente, minuciosa
e sem erros é preciso que o processo de implantação ocorra de maneira gradativa, seguindo
cada etapa da elaboração proporcionando assim um trabalho extenso, mas de sucesso. A
implantação do SPED traz a simplificação de todo o processo de impressão e armazenamento
dos livros fiscais e contábeis.
Ao não se utilizar da escrituração em papel para seus controles, a empresa recorrerá aos
arquivos eletrônicos que a representam para buscar as informações de que necessita. Os
registros em papel derivam de exigências legais e sua geração, autenticação e armazenamento
são tarefas meramente burocráticas, sem grande utilidade no dia-a-dia das empresas.
O fisco atualmente requer muitas informações que são fornecidas por meio de um grande
número de demonstrações o que acarreta um aumento de obrigações acessórias ao
contribuinte.
ANÁLISE DE DADOS
Como resultado da coleta de dados, temos os seguintes resultados:
QUADRO 1
Resultado – Coleta de Dados
Nível de Relevância Item
Muito Importante Importante Não Importante
Informação e Dado 15
Tecnologia da Informação 15
Organização e Gestão 15
Questões Legais e Regulação 15
Questões Institucionais e Ambiente 6 9 Fonte: Dados da Pesquisa - 2012
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De acordo com os dados apresentados anteriormente, temos uma clara validação dos Fatores Críticos de Sucesso na visão dos entrevistados já que, em uma média geral, temos um percentual por variável conforme descrito abaixo:
QUADRO 2
Validação do Fatores Críticos de Sucesso
Nível de Relevância Item
Muito Importante Importante Não Importante
Informação e Dado 100%
Tecnologia da Informação 100%
Organização e Gestão 100%
Questões Legais e Regulação 100%
Questões Institucionais e Ambiente 33,33% 66,67% Fonte: Dados da Pesquisa – 2012
Considerando que os respondentes classificaram as variáveis todas em importantes e muito importantes, todos os fatores críticos foram validados na percepção dos respondentes.
Já em relação à escala de importância, obtivemos os seguintes dados, e foi classificado em uma ordem de relevância:
QUADRO 3
Escala de Importância
Organização e Gestão 1º
Tecnologia da Informação 2º
Informação e Dado 3º
Questões Legais e Regulação 4º
Questões Institucionais e Ambiente 5º Fonte: Dados da Pesquisa – 2012
Com referência ao tempo de adequação das variáveis na empresa, o resultado encontrado foi que, com 80% dos respondentes escolheram a Organização e Gestão como a que demora maior tempo de adequação.
Em relação aos custos de adequação, 60% dos respondentes definiram que a variável de maior custo de adequação é a Organização e Gestão.
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3 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O SPED em seu contexto geral é um sistema criado para facilitar o controle no que tange as
escriturações e movimentações contábeis, financeiras, fiscal e tributaria das empresas
brasileiras, diminuindo assim a burocracia e que existe diante dos órgãos como a Secretaria da
Receita Federal do Brasil e a Secretaria de Estado da Fazenda .
Procurou-se abordar na elaboração desse artigo, um estudo que aponta-se através das
respostas dos questionários aplicados a pessoas que vivenciam no dia-dia todo esses processo,
onde ficou identificado os pontos mais relevantes no processo de implantação. O estudo
trouxe como base a informação e o dado, a importância da informatização, controles internos
através da organização e gestão, questões legais e regularização e questões institucionais, e
demonstrou de forma clara a importância de cada ferramenta da implantação
De acordo com os dados apresentados na análise de dados, foi possível validar a hipótese
levantada por Gil-Garcia e Pardo em que procuram mapear um conjunto de variáveis
relevantes que podem influenciar no sucesso de implantação da empresa no novo cenário
fiscal. Além disso, foi possível definir a importância de cada item e identificar na visão dos
respondentes, qual variável tem maior custo e gera mais tempo na adequação da empresa ao
sistema Sped Fiscal.
Buscou-se desenvolver na elaboração desse artigo, apenas o Sped Fiscal uma vez que o
sistema de escrituração digital tem um universo amplo de atuação, que engloba três grandes
projetos, tanto o Sped Fiscal, como o Sped Contábil, e a NF-e - Ambiente Nacional. Portanto,
não era de interesse desse artigo apresentar como um todo o amplo Sistema Digital que o
SPED é para as contabilidades e contribuintes.
O artigo é uma pesquisa que poderá sofrer alterações com novas informações e influências
uma vez que a implantação do Sistema de Escrituração Digital ainda é um assunto novo nas
empresas e contabilidades e desde sua implantação vem sofrendo direcionamentos para sua
melhoria e ajustes quase que diários.
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Agradecemos pela oportunidade de desenvolver sobre o tema e procuramos com isso,
enriquecer o conhecimento das pessoas que irão ler o artigo e abrir espaço para que o assunto
seja tema de muitos outros artigos.
REFERÊNCIAS
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ANEXO
NOME:
X PROFESSOR X ESPECIALISTA
De acordo com recente pesquisa de Gil Garcia e Pardo (2005) foram identificados 5 itens principais de adequação empresarial enumerados como Fatores Críticos de Sucesso, são eles:
Informação e Dado; (Qualidade da informação)
Tecnologia da Informação; (Ferramenta)
Organização e Gestão; (Processo e Organização Interna)
Questões Legais e Regulação; e, (Legislação e Compliance)
Questões Institucionais e Ambiente. (Ambiente Externo e Interno)
De acordo com os itens acima, classifique-os em Muito Importante - (MI), Importante - (I) e Não Importante - (NI) na adequação da empresa ao ambiente Sped.
MI Informação e Dado; (Qualidade da informação)
I Tecnologia da Informação; (Ferramenta)
MI Organização e Gestão; (Processo e Organização Interna)
I Questões Legais e Regulação; e, (Legislação e Compliance)
I Questões Institucionais e Ambiente. (Ambiente Externo e Interno)
Em uma análise de relevância de informação, qual o item mais importante. Enumere em uma escala de 1 a 5. CONSIDEREI QUE 5 É O MAIS RELEVANTE.
5 Informação e Dado; (Qualidade da informação)
4 Tecnologia da Informação; (Ferramenta)
4 Organização e Gestão; (Processo e Organização Interna)
3 Questões Legais e Regulação; e, (Legislação e Compliance)
3 Questões Institucionais e Ambiente. (Ambiente Externo e Interno)
Dos itens listados, em sua percepção, qual é o de maior custo?
3 Informação e Dado; (Qualidade da informação)
3 Tecnologia da Informação; (Ferramenta)
5 Organização e Gestão; (Processo e Organização Interna)
3 Questões Legais e Regulação; e, (Legislação e Compliance)
3 Questões Institucionais e Ambiente. (Ambiente Externo e Interno)
Dos itens listados, em sua percepção, qual é o que demanda maior tempo para adequação?
3 Informação e Dado; (Qualidade da informação)
3 Tecnologia da Informação; (Ferramenta)
5 Organização e Gestão; (Processo e Organização Interna)
4 Questões Legais e Regulação; e, (Legislação e Compliance)
3 Questões Institucionais e Ambiente. (Ambiente Externo e Interno)
Existe algum item que não foi abordado? Acredito que medir os ganhos informações com a implantação do sped como histórico de compras, vendas, formação de preços, margem de contribuição, dentre outros. A partir desta premissa (ganho no processo decisório) ficaria mais suave ao empresário se adequar ao sped, pois seria na pratica um investimento na gestão e por consequência atenderia a legislação fiscal. Além de outras decisões como regime tributário, já que a empresa passaria a ter uma contabilidade regular e isto seria benéfico a opção pelo regime de tributação. Assuntos que podem ser recomendados para próximos trabalhos na área.
