1. Fundamentos de compra

O ato de comprar significa procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade

especificada e no prazo necessário, a um preço justo, para o funcionamento, a manutenção

ou a ampliação da empresa. As etapas da compra são as seguintes:

Determinação do que, de quanto e de quando comprar;

Estudo dos fornecedores e verificação de sua capacidade técnica, relacionando-os

para consulta;

Promoção de concorrência, para a seleção do fornecedor vencedor;

Fechamento do pedido, mediante autorização de fornecimento ou contrato;

Acompanhamento ativo durante o período que decorre entre o pedido e a entrega;

Encerramento do processo, após recebimento do material, controle da qualidade e da

quantidade.

O esquema básico de uma compra pode ser ilustrado conforme figura 1:

Figura 1 - Esquema básico para realização de compras

2. Organização do setor de compras

Independentemente do tamanho da empresa, um setor de compras deve atender a alguns

princípios:

Autoridade para compra;

Registro de compras;

Registro de preços;

Registro de fornecedores.

Completando a organização e visando aos objetivos primordiais, há ainda outras atividades

relacionadas a esta área:

Pesquisa

Estudo do mercado;

Estudo dos materiais;

Análise de preços;

Investigação das fontes de fornecimento;

Vistoria dos fornecedores.

Aquisição

Análise das cotações;

Entrevistas com vendedores;

Promoção de contratos, sempre que possível, em substituição aos processos

individuais;

Negociação;

Efetivação das encomendas.

Podemos resumir as principais atribuições do setor de compras em:

Manter atualizadas as informações dos fornecedores cadastrados;

Efetuar as licitações, de conformidade com as necessidades da empresa,

identificando no mercado as melhores condições comerciais;

Garantir o cumprimento das cláusulas contratuais, mediante diligenciamento;

Manter atualizados os registros necessários à atividade.

O organograma padrão do setor de compras leva em conta as considerações citadas e pode

ser descrito conforme figura 2:

Figura 2 - Organograma do Setor de Compras

2.1.Cadastro de fornecedores

Órgão responsável pela qualificação, avaliação e desempenho de fornecedores de

materiais e serviços. Ele acompanha a evolução do mercado, subsidiando o comprador

com informações e fundamentalmente, efetuando a manutenção dos dados cadastrais.

2.2.Processamento

Órgão responsável pelo recebimento dos documentos referentes aos pedidos de

compra e montagem dos respectivos processos.

A efetivação de compras depende de um sistema eficiente, que deve fornecer as

informações necessárias para o andamento dos processos, tratando das compras em

processo de recebimento, às devoluções aos fornecedores e às compras recebidas e

aceitas.

Para o desenvolvimento dos processos, este órgão também deve controlar todo o

processo desde seu início, a partir do protocolo do pedido, até o recebimento do

material, porém, deve se auxiliado pelos outros órgãos.

2.3.Compras

As compras, em relação ao loca, pode ocorrer de duas formas: compras efetuadas no

Brasil (locais) e compras feitas no exterior (por importação).

2.3.1. Compras locais

As atividades de compras locais podem ser exercidas na iniciativa privada e no

serviço público. A diferença fundamental entre tais atividades é a formalidade no

serviço público e a informalidade na iniciativa privada, muito embora com

procedimentos praticamente idênticos, independentemente dessa particularidade.

2.3.2. Compras por importação

As compras por importação envolvem a participação do administrador com

especialidades em comercio exterior. Seus procedimentos encontram-se expostos a

continuas modificações de regulamentos, que compreendem, entre outras, as

seguintes etapas:

Processamentos de faturas pro forma;

Processamento junto ao Departamento de Comércio Exterior – Decex – dos

documentos necessários à importação;

Compra de câmbio, para pagamento contra carta de crédito irrevogável;

Acompanhamento das ordens de compra (purchase order) no exterior;

Solicitação de averbações de seguro de transporte marítimo e/ou aérea;

Recebimento da mercadoria em aeroporto ou porto;

Pagamentos de direitos alfandegários;

Reclamação a seguradora, quando for o caso.

2.4.Diligenciamento (follow-up)

A realidade do mercado fornecedor brasileiro obriga o setor de compras a se prevenir

de eventuais desvios por meio da implantação do diligenciamento, atividade que objetiva

garantir o cumprimento das cláusulas contratuais, com especial atenção para o prazo de

entrega acordado, acompanhando, documento e fiscalizando as encomendas pendentes

em observância aos interesses da empresa.

3. Etapas do processo

Através do organograma do fluxo de compras (figura 3), faremos uma análise das etapas

para este processo:

Figura 3 - Fluxo básico de Compras

Preparação do processo: etapa que compreende o recebimento dos documentos e a

montagem do processo de compra;

Planejamento da compra: etapa que compreende a indicação de fornecedores e a

elaboração de condições gerais e específicas;

Seleção de fornecedores: etapa que compreende a seleção de fornecedores para a

respectiva concorrência, considerando-se a avaliação do desempenho de cada

fornecedor envolvido em todas as concorrências promovidas pela empresa, quer

durante a consulta, quer durante o pedido adjudicado, com o objetivo de pontuação

com méritos e deméritos;

Concorrência: etapa que compreende a expedição de consulta, abertura, análise e

avaliação de propostas, bem como a negociação com fornecedores;

Contratação: etapa que compreende o julgamento da concorrência, por meio da

equalização das propostas, a consequente negociação com o fornecedor vencedor e

a adjudicação do pedido;

Controle de entrega: etapa que compreende a ativação, por meio do diligenciamento

do fornecedor envolvido, o recebimento do material e o respectivo encerramento do

processo.

4. Perfil do comprador

O padrão atual exige que o comprador possua qualificações, demonstrando

conhecimentos dos procedimentos a serem adotados, das características dos materiais,

bem como da arte de negociar, essencial na prática das transações.

O comprador deverá ter responsabilidades de seus atos acompanhada da indispensável

autoridade, condições indispensáveis para o exercício de suas funções. O comprador sem

autoridade jamais conseguirá levar a bom termo sua atividade, pois não poderá, por

exemplo, responsabilizar-se por negociação efetuada com fornecedores, pois o vendedor

confia no acordo firmado, o qual estará sujeito a interferências e outros fatores.

Ser bom negociador, ter iniciativa e capacidade de decisão, bem como objetividade e

idoneidade, são as principais características do comprador, as quais norteiam sua conduta

profissional.

5. Modalidades de compra

A compra possui duas modalidades: a compra normal e a compra em emergência.

5.1.Compra normal

Procedimento adotado quando o prazo for compatível para obter as melhores

condições comerciais e técnicas na aquisição de materiais, por meio de todas as etapas

demonstradas no fluxo básico de compra. É a mais vantajosa, pois permite ao

comprador o estabelecimento de condições ideias para empresa. Este tipo de compra

está relacionado ao diagrama no fluxo básico de compra (figura 3).

5.2.Compra em emergência

Acontece quando a empresa falha na elaboração do planejamento ou no

atendimento de necessidade oriunda de problemas operacionais. O fluxo para este tipo

de compra é diferente em relação ao da compra normal e está mostrado na figura 4. Na

compra feita em emergência a empresa perde etapas fundamentais para o fechamento

do negócio e acaba pagando um preço bastante elevado em relação ao que seria pago

se houvesse um planejamento.

Figura 4 - Fluxo de compra em emergência

6. Como Comprar

Podemos realizar compras de duas formas diferentes: por concorrências repetitivas e por

contratos de longo prazo.

6.1.Concorrências repetitivas

Procedimento adotado para os pedidos de compra, independentemente da análise

do comportamento periódico em que acontecem. Estes podem ser classificados em duas

outras vertentes: Constantes e Inconstantes. As constantes como o próprio nome diz são

todos os materiais de consumo regular, de uso constante e compras repetitivas. As

inconstantes são as que não se repetem, ou não permitem o estabelecimento de data e

quantidades de suas novas necessidades.

6.2.Contratos de longo prazo

Procedimento adotado para o fornecimento de materiais de consumo regular, com

vigência por determinado período de tempo, para entregas parceladas, por meio de

autorização.

Esta forma de compra deve ser analisada sobre quando empregar. Normalmente,

para encomendas maiores, obtém-se preços individuais mais baixos. Esta redução está

relacionada à grande quantidade de produtos comprados.

6.2.1. Vantagens para a contratante:

Redução da imobilização em estoques, em decorrência da redução dos níveis de

segurança;

Simplificação dos procedimentos de compras com a eliminação de coletas de

preços, consultas e propostas;

Ampliação do poder de negociação;

Redução dos atrasos nas entregas.

6.2.2. Vantagens para a contratada:

O sistema apresenta um grande atrativo para o fornecedor contratado, que terá

assegurado um fornecimento programado durante a validade do contrato.

6.3.Desenvolvimento:

Para a concretização de um programa de contratação, devem-se selecionar

diversas famílias e grupos de materiais, com consumo regular e frequência de

concorrência repetitiva, por meio de pesquisa e do apontamento de:

Quantidade de itens, por família e por grupos

Quantidades estimadas de materiais, por item e para um período de fornecimento

durante 12 meses.

Pesquisa e seleção de fornecedores

Tradição e costume.

A partir daí, podem-se efetuar as concorrências preliminares para a efetivação das

contratações, que devem orientar-se de conformidade com as seguintes características

básicas:

Preços unitários obtidos inferiores aos das últimas concorrências repetitivas;

Prazo de vigência mínimo de 12 meses e máximo de 36 meses;

Prazo de entrega dos materiais, por meio de solicitação do representante do

comprador, mediante aviso prévio, com antecedência mínima de três dias;

Sem concessão de exclusividade, evitando a criação de riscos e tendências

monopolistas.

7. Manual de compras da empresa

No serviço público as compras estão regulamentadas pela lei nº 8666/93, alterada pela

Lei nº 8883/94, enquanto a maioria das empresas da iniciativa privada possui um manual de

compras, onde constam as regras e o procedimento necessário para a realização de

compras. Normalmente, os manuais são padronizados e divididos em:

7.1.Prefácio

Define claramente a autoridade para o exercício da atividade, formalizando a política

de compras, por meio dos procedimentos adotados.

7.2.Cadastro de fornecedores

As tratativas comerciais se iniciam nesta fase, que tem o objetivo de averiguar a

capacidade e as instalações dos fornecedores interessados, classificá-los de acordo com

a política de compras vigentes e avaliar o desempenho de cada fornecedor envolvido em

todas as concorrências.

7.3.Autoridade de compras

Delimita-se os contatos com os fornecedores somente por intermédio dos

compradores, definindo-se os compromissos e suas restrições, bem como a

possibilidade de negociação, cabendo ao comprador receber representantes para

aberturas de concorrência, fazer entrevistas, etc.

7.4.Concorrência

Define-se a necessidade de as aquisições de qualquer natureza se efetuarem por

intermédio de concorrência. Em alguns casos a concorrência é dispensada, seja por

motivo de emergência ou o manual indica um fornecedor exclusivo.

7.5.Relações com fornecedores

Delimitam-se as relações com fornecedores por intermédio dos compradores, que

convocam os representantes dos fornecedores para esclarecimento de dúvidas,

negociação, cobranças de pendências, etc.

7.6.Propostas

Apresentadas pelos fornecedores no mesmo formulário promotor da concorrência

para serem analisadas pela empresa compradora.

7.7.Avaliação das propostas

A empresa avalia qual proposta apresenta o maior custo x benefício.

7.8.Formas de contratação

Concorrência repetitiva ou contratos de longo prazo.

7.9.Reajuste

Definem-se os procedimentos pelos quais poderá haver reajuste dos preços

contratados.

7.10. Penalidades

Definem-se os procedimentos pelos quais penalidades poderão ser aplicadas.