Criao de um Arquivo Bibliogrfico - Um estudo de casoGeneration of the one Bibliographique FileMaclovia Corra da SilvaDoutora em planejamento urbano e regional pela FAUUSPJoo Mansano NetoMestrando em Tecnologia do Centro Federal de Educao Tecnolgica do ParanPalavras-chave: Referncias Bibliogrficas, fichamento eletrnico, interfaces eletrnicasResumo: A experincia dos pesquisadores no suficiente para criar mtodos mais amigveis para trabalhar

com pesquisa. Os problemas de interao ser-humano-computador ainda so um obstculo para que autlizao dos recursos de informtica se proliferem. As referncias bibliogrficas utilizadas como baseterica de textos cientficos se acumulam e exigem alternativas para um adequado fichamento. Este artigomostra algumas sugestes para organizao deste material e apresenta suas vantagens e desvantagens.Key-words: bibliographiques references, eletronic filing, eletronic interfacesAbstract: The researchers experiences are not enough to create friendly methods to work with research. The humanbeing-computer interactions problems still be an obstacle to the proliferation of the use of computer resources. Theaccumulation of bibliographiques references, taked as scientifc texts theorical bases, demands more alternatives to anadequate filing.The article make some suggestions to organize this kind of material and presents their advantages anddisadvantages.

Armazenamento de referncias bibliogrficasComo comum no desenvolvimento de textos cientficos, a otimizao do armazenamento de refernciasbilbiogrficas tornou-se o primeiro desafio para um grupo multidisciplinar de estudantes de ps graduao.Em sntese foram apresentadas trs hipteses como soluo. A primeira opo foi a de criar um sistema decomputador que utilizasse os recursos de rede e da WEB, com campos adequados dentro das normas tcnicaspara o cadastro de citaes. Deste modo, o acesso seria feito mais rapidamente e as novas inseres poderiamser consultadas instantaneamente. Porm, o desenvolvimento de um sistema especialista de tal portedemanda pessoal treinado e um espao de tempo que inviabilizaria o projeto.Tendo em vista que a preocupao primordial era a de resgatar e armazenar as informaes o mais rpidopossvel, buscou-se uma segunda alternativa. Uma engenhosa utilizao de arquivos produzidos por editor detextos foi apresentada por um dos participantes do grupo. A idia era agrupar arquivos em pastas eletrnicasdo sistema operacional por: Assunto, Ttulo e Autor, os quais deveriam conter recursos de links para anavegao entre eles. A seguir ilustrado (figuras 1 e 2) atravs de recursos grficos os mecanismos deorganizao eletrnica. Para exemplificar este mtodo de trabalho foram utilizadas as seguintes refernciasbibliogrficas:BARTHES; Roland. A cmara clara. Rio de Janeiro: Novas Fronteiras, 1984.GARDNER, Howard. Estruturas da mente: a teoria das inteligncias mltiplas. Porto Alegre:Artes Mdicas Sul, 1994KUPSTAS, Mrcia. Ecologia em debate. So Paulo: Moderna, 1997LAROCA; Sebastio. Ecologia. Petrpolis-RJ: Vozes, 1995Nesta disposio esquemtica do mtodo hierrquico de organizao de pastas e arquivos utilizado nosistema operacional Windows ou compatvel, cada sub-pasta conteria arquivos produzidos por um editor detextos com informaes sobre um Assunto, um Ttulo ou sobre um Autor de uma das refernciasbibliogrficas. Salvos nas pastas afins, os arquivos receberiam nomes atrelados a seus contedos:

Sub-pasta com os textoscontendo o Assunto de cadareferncia bibliogrfica

Pasta principal que agrupasub-pastas contendo asinformaes classificadasporAssunto, Autor eTtulo.

Sub-pasta com os textoscontendo o Autor de cadareferncia bibliogrfica

As sub-pastas esto vinculadas entresi por links criados dentro dos textos

Sub-pasta com os textoscontendo o Ttulo de cadareferncia bibliogrfica

Figura 1 Hierarquia de PastasA princpio parecia tratar-se de um mtodo eficiente para gerenciar as referncias bibliogrficas. Por isso, foiproposto e realizado um mini-curso de treinamento sobre como inserir e consultar os dados.Os resultados mostraram que alguns detalhes de utilizao dos recursos se transformaram em grandesobstculos para os usurios. A criao de vrios arquivos em diversas pastas diferentes e o controle visualno automatizado dos relacionamentos entre eles, alm do envolvimento de conhecimentos de informtica,tornaram o mtodo complexo e demorado para aqueles que no o dominavam.

Sub-pastas

Arquivos

Exemplo de contedode um arquivo dasub-pasta Assunto.

Exemplo de contedo de umarquivo da sub-pasta Autor.

Exemplo de contedo de umarquivo da sub-pasta Ttulo.

Figura 2 Arquivos organizados por contedos

Mesmo para os autores deste artigo, conhecedores dos contedos e das tcnicas necessrias, a tarefarealizada para a construo do exemplo das figuras 1 e 2, comprometeu um grande tempo. O cuidado eateno exigidos na verificao constante dos contedos a serem inseridos em cada arquivo e a gravaodestes nas pastas corretas mostraram a morosidade (mais de quatro horas de trabalho) do mtodo.Conclui-se com isso que para os usurios menos experientes na utilizao da ferramenta Windows oucompatveis, torna-se difcil trabalhar a criao de vrias pastas no sistema operacional, assim como aindispensvel indicao de vnculos cada nova insero. Adicionalmente, cabe ao usurio o posteriorarquivamento dos textos em pastas nicas e intransferveis a fim de evitar que suas informaes fiquemperdidas.Todos estes pontos exigem cuidados maiores do que em outros mtodos de controle, podendo representar umfator de desmotivao ou impedimento de sucesso para o usurio. Muitas vezes ele dispe de pouco tempo erecursos para investir em aprendizado paralelo de ferramentas que podem vir a no fazer parte de seucotidiano. Alm disso e do interesse individual, haveria necessidade de se elaborar manuais deprocedimentos bem detalhados que permitissem a padronizao do processo para que o uso e a edio dasinformaes fossem trabalhadas por todo o grupo. Isto acarretaria um acrscimo de tempo paraleitura/compreenso destas instrues, e para a familiarizao do linguajar utilizado, pelos profissionais deinformtica, nestes manuais.

Colunas com oscontedos dascategorias darefernciaBibliogrfica

Linhas com informaes deuma Referncia Bibliogrfica.Os contedos da mesma linhaestabelecem uma relao depertencimento entre si.

Figura 3 Interface de Planilha Eletrnica de ClculosUma Planilha Eletrnica como outra alternativaUma vez que este mtodo no teve adeso e continuidade pensou-se em novas alternativas. A partir dasidias que foram mostradas no modelo anterior e dos conceitos bsicos de gerenciamento de banco de dados,os autores, conhecendo os recursos de uma planilha eletrnica, idealizaram a organizao destas informaesem uma nica tabela. Com isso seriam eliminadas por um lado a trabalhosa abertura e criao de pastas, e

por outro a constante gravao de arquivos e a indicao de seus relacionamentos. As informaes seriamtrabalhadas em nico arquivo, sem necessitar de conjuntos de dados distintos com vnculos de campos entreeles. Em uma planilha eletrnica, neste caso o Excel, todas as informaes podem estar dispostas em umnico conjunto. As linhas e colunas utilizadas na tabela permitem o relacionamento entre os dados inseridos.Deste modo, se os dados pertencem mesma linha ou mesma coluna pressupe-se uma relao entre eles.A escolha recaiu na planilha eletrnica por ela oferecer tambm recursos adicionais como filtros, validaodos dados, utilizao simultnea de um nmero bem maior de linhas e colunas, formataes especiais, entreoutros.

Filtros que permitemselecionar na colunatodas as incidncias deum indivduo.

Todos os itens, norepetidos, includos nasclulas voautomaticamente para alista do filtro

Ao selecionar aclula, na colunatipo o usuriovisualiza e podeescolher uma dasopes deresposta prdefinida.

A validao dos dados facilita opreenchimento das clulas e permite apadronizao nas respostas.

Figura 4 Filtros e ValidaesA principal vantagem entre o mtodo anterior, ilustrado pelas figuras 1 e 2, e o exposto acima (figuras 3 e 4), a reduo de tarefas repetitivas e de memorizao. No primeiro exige-se, em uma quantidade elevada devezes, desenvolver a tarefa de criao, localizao, identificao e gravao correta de pastas e arquivos com

as respectivas indicaes de vnculos. Alm do mais, apenas os recursos da memria humana auxiliariam nalocalizao geogrfica virtual e na identificao dos arquivos criados.Segundo LEVY(1993, p. 78-81) quando se cria uma nova informao ou um novo fato estes encontram-seem estado de intensa ativao no ncleo do sistema cognitivo, ou seja, est em nossa zona de ateno. Namemria de longo prazo o problema manter o fato na proximidade desta zona de ateno, ou seja, manter aativao que mobiliza os elementos mnsicos, que envolvem a ateno consciente. Os recursos da memriade trabalho e dos processos controlados so limitados. Os mtodos baseados em mmoria de curto prazo(pela repetio) acarretam cuidados redobrados. Lembra-se melhor (memria de longo prazo) daquilo que pesquisado ou de uma informao que resulta de um esforo ativo de interpretao. Quanto mais se estenvolvido com uma informao melhor ser a performance mnemnica. No segundo mtodo, a disposiodas informaes em uma nica tabela no requer repetio e facilita a visualizao dos dados.Classificao das InformaesA indicao de um macro-assunto e um micro-assunto para classificao das referncias bibliogrficas utilizada para que o usurio possa, atravs do uso dos filtros, selecionar somente as informaes desejadaspor rea de conhecimento. Esta seleo pode acontecer com as informaes filtradas por macro-assunto erefiltrada por micro-assunto e vice-versa, ou ainda por um deles individualmente.Macro-Assunto: nesta coluna serinformada a rea de conhecimento maisabrangnte, Ex. psicologia, informtica etc..

Estas 5 primeiras colunas estoorganizadas na mesma seqnciaexigida pelas normas para refernciasbibliogrficas. Isso facilita atransformao da tabela em lista dereferncias bibliogrficas parautilizao em artigos e afins.

Micro-Assunto: Aqui dever ser registradainformao de uma rea de conhecimento maisespecfica. Uma subdiviso do Macro-Assunto

Esta coluna deverser preenchida como tipo dareferncia.Exemplo: Livroperdico, www,etc..

Figura 5 Ttulo das ColunasComo exemplo de um micro-assunto tem-se a palavra inteligncia e seu macro-assunto pode ser apalavra informtica. Assim como informtica pode ter outros micro-assuntos, inteligncia tambmpode pertencer a outros macro-assuntos como por exemplo a psicologia, pedagogia entre outros.Assim o usurio teria acesso, por exemplo, seleo de todas as referncias que tratam de inteligncia emqualquer rea de conhecimento registrada na planilha ou especificamente para uma delas.Cabe ao usurio, dentro das caractersticas de seu trabalho e de suas necessidades, a avaliao quedeterminar se uma rea de conhecimento se classifica como macro ou micro-assunto. Esta classificao estdiretamente vinculada abrangncia do assunto que ser tratado pelo usurio nas mais diversas reas edever ser definido com critrios para que a posterior seleo possa ser realizada com eficincia.As principais citaes classificadas pelo pesquisador podem ser registradas nas colunas seguintes conforme mostrado na figura 6. Para cada referncia bibliogrfica, alm de uma rea para comentrios, existe apossibilidade de inserir quinze (ou mais) citaes e as respectivas indicaes das pginas.

As observaes pertinentes referncia bibliogrfica podem serexpressos na coluna "Comentrios".

Na continuao da linha podero serregistradas as citaes da refernciabibliogrfica.

A pgina onde se encontra acitao do livro pode serreferenciada na planilha.

Figura 6 - Ttulos das Colunas Comentrios e CitaesA Experincia Prtica de Utilizao da BiblioEm reunio do grupo de estudos, em um laboratrio de informtica, foi possvel levantar que existem muitasdvidas no relacionadas com o problema de pesquisa ou de fichamento de referncias bibliogrficas,diferentemente do que era esperado pelos autores. A tecnologia ainda impe obstculos para tarefas queaparentemente seriam muito simples. A principal finalidade deste encontro foi esclarecer dvidas sobre oregistro de todas as contribuies bibliogrficas dos participantes. Neste evento foram anotadas dvidas quepodem ser classificadas em categorias, tais como: Dvidas sobre o trabalho em Ambiente de Rede Dvidas sobre a utilizao de Planilha de Clculos Dvidas sobre utilizao de Editor de Textos Dvidas sobre a estrutura criada em planilha clculos para organizao das referncias bibliogrficasAs dificuldades de utilizao tem relaes diretas com os seguintes conjunto de atividades: Aplicao dos Recursos Operacionais de Ambiente: conhecimento tcnico mnimo necessrio parautilizao dos recursos de informtica. Utilizao do Aplicativo Principal: caractersticas especficas do aplicativo principal escolhido. Utilizao do Aplicativo de Extenso: caractersticas especficas do aplicativo auxiliar escolhido. Administrao de Referncias Bibliogrficas: conhecimento de procedimentos para organizao dereferncias bibliogrficas. Recursos do Aplicativo principal utilizado na ferramenta Biblio: reconhecimento da aplicao dorecurso de informtica (e para qual fim) na organizao das referncias bibliogrficas.Tabela 1- Relacionamento dos Conjunto de Atividades com a Classificao das dvidas em categoriasConjunto de AtividadesCategorias das DvidasDvidas sobre trabalho emAmbiente de RedeDvidas sobre utilizaode Planilha de ClculosDvidas sobre utilizaode Editor de TextosDvidas sobre a estruturada planilha clculos usadapara organizar referncias

Operacionais Aplicativode Ambiente Principal

Aplicativo de RefernciasExtensoBibliogrficas

Recursos do Aplicativoprincipal utilizado naferramenta Biblio

Dvidas do trabalho em Ambiente de Rede:So dvidas sobre fatores, numa sequncia de utilizao lgica informatizada, anteriores manipulao doarquivo Biblio, que foram expressas como: Problemas da rede intranet, autorizaes de uso e compartilhamento a multiusurios. Falta de confiabilidade na consistncia e unificao dos dados pela possibilidade criar novos arquivos

Acesso a rea compartilhada particular do usurio que hospeda o arquivos Biblio. Necessidade de copiar em disquete para trabalhar remotamente. Capacidade do disquete. Onde as alteraes esto sendo gravadas. A restrio de apenas uma pessoa, por vez, utilizar o arquivo e nas instalaes do Laboratrio. Compartilhamento do arquivo. Para fazer um arquivo pessoal, que dever atender sua dissertao individual, copiar o arquivo Biblio ena cpia apagar todos os dados que no interessa. Quando mais de um usurio abre o arquivo somente o primeiro usurio poder salvar ou demaissomente podero salvar com outro nome. Realizar Logoff (desvincular a utilizao) para que o arquivo possa ser utilizado em outro computador.Dvidas de Utilizao de Planilha de Clculo:Aqui esto relatadas as principais dificuldades apresentadas, relacionadas com a utilizao dos recursosbsicos da Planilha de Clculos: Habilitar clulas para entradas de novas informaes. Uso da barra de rolagem para acessar prximas linhas em branco ou clulas vazias. Edio do texto contido nas clulas. Redimensionamento das colunas e linhas. Os indicadores de mouse e suas funes. Movimentao entre clulas (TAB ou ENTER?) Rolagem de tela vertical e horizontal. Acesso e posicionamento na planilha. Procura de grupo de dados ou dados individualizados Dificuldades de lgica (e, ou, maior ou igual, menor que).Dvidas de utilizao do Editor de Textos:Como complemento foi demostrado a possibilidade de utilizao de um editor de textos para gerar, a partirdo cadastro na Planilha de Clculos, listas de referncias bibliogrficas, padronizadas por normas tcnicas,para utilizao em contedos de artigos, dissertaes entre outros. As principais dvidas foram: Selecionar todos os dados. Converter tabela em texto. Diferenas entre verses do Editor de Textos. Formatao correta da pontuao e espaamentos exigidos pelas referncias bibliogrficas. Uso da substituio automtica de caracteres para automatizar a pontuao. Gravao do trabalho no Editor de Texto, independente da gravao das alteraes da Planilha deClculos.Dvidas sobre a estrutura criada em planilha clculos para organizao das referncias Bibliogrficas:Na sequncia sero apresentadas as principais dvidas que surgiram quando analisadas as aplicaes dosrecursos da Planilha de Clculo em favor da organizao das referncias bibliogrficas: Utilidades dos filtros na procura e seleo de informaes. Insero automtica, como opo de filtro procura, dos dados includos nas clulas. Utilidade das colunas micro-assunto e macro-assunto. Possibilidade de criar de novas colunas para subdividir o micro-assunto e aumentar as citaes de cadareferncia bibliogrfica. Utilizao de palavra chave" curta (ou com nica palavra) nos assuntos, para um filtro mais eficiente. Cuidado com Sinnimo e digitaes com pequenos erros.Sugestes e ComentriosDurante a utilizao do Biblio neste encontro, foram registrados alguns comentrios e sugestes quepermitiriam uma avaliao do grau de aceitao, assimilao e interao desta ferramenta, assiminterpretados:

99999999

"fcil no precisa muito conhecimento para dominar o processo.Ao invs de 15 janelas de citaes, fazer resumos, abstracts....Isto (o item imediatamente acima) tambm poderia ser colocado na coluna comentrio.Ao converter de tabela para texto, possvel respeitar as pequenas variaes existentes em normasdiferentes.Colocar as pontuaes diretamente na Planilha de Clculos antes da converso para texto.A personalizao dos filtros torna mais eficiente a consulta. s interagir com a mquina e apertar os botezinhos.A pontuao correta na referncia utilizando a substituio automtica de caracteres do Editor deTextos uma prtica no aprovada por alguns participante quando comentam que o mtodo manual mais fcil

As dificuldades mais complexas e com solues a longo prazo aparecem no contexto tecnolgico exigidopara utilizao de ferramentas como a Biblio. O conhecimento necessrio para seleo de refernciasbibliogrficas e seu fichamento no indicou, neste grupo, obstculos para realizao da tarefa.ConclusoAs informaes so encontradas em grande volumes nos tempos atuais. Os tipos e quantidades de fontes semultiplicam rapidamente. A insero da internet no cotidiano do pesquisador, das empresas e instituio deensino aumenta muito rapidamente o acesso e a transformao dos dados em informaes e destas emconhecimento.Mtodos que privilegiem todas as fases de gerenciamento destas informaes devem ser adotados para que,deste a identificao at a transformao, no se perca muito tempo e se possa produzir eficientemente textoscientficos com base tericas cada vez mais slidas. O volume das informaes no pode ser um empecilho edeve sim contribuir para esta produo. As informaes devem ser organizadas de modo que permitamconsultas que conduzam o pesquisador a realizar suas atividades completamente, em caminhos confortveise certos, evitando que se percam.Muitas vezes com o auxlio de um pouco de criatividade muitas ferramentas podem ser criadas ou adaptadaspara que, na medida da necessidade do pesquisador possam auxili-lo, independente da especificidadeoriginal desta, ou seja, h muitos recurso para o pesquisador no mercado, em vrias categorias, que paraserem utilizados devem atender apenas um dos mandamentos da criatividade: Descobrir consiste em olhar oque todo mundo est vendo e pensar uma coisa diferente1 .RefernciasLVY, Pierre. O que virtual?. Rio de Janeiro-RJ: Editora 34, 1996._________. As tecnologias da inteligncia: o futuro do pensamento na era da informtica. Rio deJaneiro: Ed. 34, 1993.MEZAN, Renato. A universidade minimalista:Folha de So Paulo, So Paulo, 16 jul 1995. Caderno 5, p. 3.MORIN, Edgar. Os sete saberes necessrios educao do futuro. So Paulo: Cortez; Braslia, DF:UNESCO, 2000.OLIVEIRA, Ramon de. Informtica Educativa: dos planos e discursos sala de aula. Campinas-SP:Papirus, 1997.PEIRCE, Charles S. Semitica. So Paulo: Perspectiva, 1977.VON OECH, Roger. Um TOC na cuca. So Paulo: Livraria Cultura Editora Ltda., 1988.E-mails dos autoresMaclovia Corra da SilvaJoo Mansano Neto

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mcsilva@ppgte.cefetpr.brmansano@cefetpr.br

Frase de AlbertSzent-Gyrggyi, Prmio Nobel de Medicina, citado por VON OECH, in: Um TOC nacuca, p. 19.