Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos [CONARQ], Por Claúdia Rocha

8/8/2019 Gesto Arquivstica de Documentos Eletrnicos [CONARQ], Por Cladia Rocha

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Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

Gesto Arquivstica de Documentos Eletrnicos

Claudia Lacombe Rocha

Mrcia Helena de Carvalho Ramos

Margareth da Silva

Rosely Cury Rondinelli

Reviso por Alba Gisele Gouget

Rio de Janeiro

2004


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SUMRIO

Introduo..............................................................................................3

Conceitos bsicos ....................................................................................3

Gesto arquivstica de documentos eletrnicos............................................5

Requisitos funcionais................................................................................8


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Introduo

Este texto tem por objetivo sistematizar conceitos e estratgias relativos gesto arquivstica de documentos eletrnicos para subsidiar os trabalhos daCmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE). Nosso desafio proporinstrumentos diretrizes, normas e padres que assegurem a produo e amanuteno de documentos confiveis no ambiente eletrnico.

Atualmente, as organizaes pblicas e privadas e os cidados estotransformando ou produzindo documentos arquivsticos exclusivamente emformato digital: textos, bases de dados, planilhas, imagens, gravaessonoras, material grfico, pginas da web etc. O incio do sculo XXI japresenta um mundo fortemente dependente do documento arquivstico digitalcomo um meio para registrar as funes e as atividades de indivduos,instituies e governos.

A informao em formato digital, porm, extremamente suscetvel aintervenes no autorizadas (perda, adulterao e destruio), degradao

fsica e obsolescncia tecnolgica (hardware, software e formatos), o quecompromete sua qualidade e integridade. necessrio, portanto, que osarquivos facilitem o estabelecimento de polticas, procedimentos e prticaspara assistir s organizaes e apoi-las a criarem e manterem documentosfidedignos, autnticos, acessveis e preservveis.1

Conceitos bsicos

Adotaram-se como ponto de partida algumas definies a respeito dedocumento arquivstico, documento arquivstico eletrnico, fidedignidade eautenticidade, que so essenciais para o estabelecimento de diretrizes,

padres e normas que devem nortear a gesto arquivstica de documentoseletrnicos.

1. Documento de arquivo

Informao registrada, independente da forma ou do suporte, produzidaou recebida no decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa,dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes

para servir de prova dessas atividades. Tais elementos so:

Suporte: base fsica do documento;Forma: textual, iconogrfico, sonoro; cor, tamanho e tipo de letra, data,local, assinatura, destinatrio, logomarca, selo, carimbo e outros;

Anotaes: urgente, arquive-se, ciente e outros;

1 Cf. MCDONALD, John. Archives and current records: towards a set of guidingprinciples, 2000. Disponvel em: http://www.ica.org/biblio/principles_eng.htmlICA/CER


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Contexto jurdico-administrativo: leis, normas, regimentos, regula-mentos, estrutura organizacional etc. relativos instituio criadora dodocumento.

Contexto documentrio: regras de workflow, cdigo de classificao,temporalidade, assunto e outros.

2. Documento eletrnico

Documento em meio eletrnico, com um formato digital, processado porcomputador.

3. Documento arquivstico eletrnico

Documento arquivstico processado por um computador.

No caso dos documentos eletrnicos , alm dos elementos citados

acima, apresentam-se tambm:Forma: links, nome do originador (e-mail), assinatura digital, certificadoda assinatura digital e outros.

Anotaes:data, hora e local da transmisso; indicao de anexos eoutros.

Contexto: contexto tecnolgico (hardware e software).

Segundo Luciana Duranti, o documento de arquivo gerado no curso de umaatividade prtica e serve como fonte de prova da ao que o gerou, sendo queo valor desta fonte depende da fidedignidade e autenticidade do documento.2Os conceitos de fidedignidade e autenticidade de documentos foram definidospor Heather MacNeil, da Universidade de British Columbia, como:

1. Fidedignidade

Capacidade de um documento arquivstico sustentar os fatos queatesta.3 Refere-se autoridade e confiabilidade de um documento.Est relacionada ao momento da produo do documento.

2. Autenticidade

Capacidade de um documento arquivstico ser o que diz ser. Refere-se fidedignidade ao longo do tempo.4 Est relacionada com a forma de

transmisso e as estratgias de preservao e custdia.

2 Apud RONDINELLI, Rosely Cury. Gerenciamento arquivstico de documentoseletrnicos. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2002, p. 64.3 Idem.4 Ibidem, p. 66.


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Gesto arquivstica de documentos eletrnicos

O documento de arquivo se caracteriza primordialmente pela sua estabilidadee durabilidade, pois a informao est registrada num suporte que pode serconservado por centenas ou at milhares de anos. No ambiente eletrnico,porm, os documentos podem ser manipulados sem deixar qualquer vestgio,sendo instveis e extremamente vulnerveis interveno humana e obsolescncia tecnolgica.5

Os documentos eletrnicos, gerados no curso das atividades de organizaes epessoas, constituem um problema arquivstico e no apenas tecnolgico, quediz respeito ao registro da informao. Se esse registro pode ser apagado oumodificado sem deixar trao, ou mesmo se tornar incompreensvel em funoda obsolescncia tecnolgica, a primeira questo a ser enfrentada diz respeitoa como produzir e manter documentos confiveis, isto , como garantir aintegridade (autenticidade e fidedignidade) dos documentos eletrnicos.

Segundo Rosely Rondinelli, apesar de algumas variaes de concepes

tericas,

A comunidade arquivstica internacional reconhece o sistema degerenciamento arquivstico de documentos como um instrumento capazde garantir a criao e a manuteno de documentos eletrnicosconfiveis ou, segundo a diplomtica arquivstica contempornea

preconizada por Duranti, de documentos eletrnicos fidedignos eautnticos.6

O conceito de gesto de documentos foi estabelecido nos Estados Unidos, a

partir da dcada de 1950, como forma de racionalizar a produo documentale facilitar o seu acesso.7 Uma das principais conseqncias da introduo desteconceito foi a elaborao da teoria das trs idades, ou ciclo vital, isto , osdocumentos de arquivo tm uma idade ou fase, de acordo com asnecessidades do rgo que o produziu.

Documentos correntes: so aqueles que esto em curso, isto , tramitando,ou que foram arquivados, mas so objeto de consultas freqentes; elespodem ser conservados nos locais onde foram produzidos sob aresponsabilidade rgo produtor;

Documentos intermedirios: so aqueles que no so mais de uso corrente,

mas que por razes de interesse administrativo, aguardam sua eliminaoou recolhimento instituio arquivstica. Esses documentos devem ser

5 Ibidem, p. 51.6 Ibidem, p. 64.7 Cf. DUCHEIN, Michel. Seminrio sobre arquivstica contempornea. Arquivo Nacional,1982, p. 6-7. Texto datilografado.


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recolhidos a um arquivo intermedirio, sob a responsabilidade conjunta dosfuncionrios do rgo produtor e da instituio arquivstica.

Documentos permanentes: so aqueles de valor histrico, probatrio einformativo que devem ser definitivamente preservados. Eles no so maisnecessrios ao cumprimento das atividades da administrao. Devem ser

conservados nas instituies arquivsticas, sob a responsabilidade dosprofissionais de arquivo.

Pode-se afirmar que a teoria das trs idades trouxe como inovao a noo dodocumento intermedirio, isto , a constatao da existncia de inmerosdocumentos que, mesmo no sendo mais necessrios ao cumprimento de umacerta atividade, precisam ser mantidos, por um determinado perodo, para finsde prova e informao. o caso, por exemplo, da documentao referente apessoal, oramento, material, entre outras.

No Brasil, a Lei Nacional de Arquivos, de 1991, definiu gesto de documentoscomo o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fasecorrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento paraguarda permanente.

A lei reconheceu que as atividades relativas documentao das fasescorrente e intermediria, realizadas pelas entidades produtoras comacompanhamento das instituies arquivsticas, so distintas das atividades dafase permanente, realizadas pelas instituies arquivsticas. Reconheceutambm a necessidade da participao das instituies arquivsticas desde oincio do processo de produo documental a fim subsidiar os produtores dedocumentos com informaes que facilitem o exerccio das suas atividades.Alm disso, a lei reconheceu, no art. 8, o conceito de ciclo vital, importantepara a definio do valor dos documentos e da responsabilidade pela suaguarda, incluindo sua organizao, conservao e condies de acesso e uso.Os conceitos de gesto de documentos e de ciclo vital, ao serem incorporadosna legislao, subsidiaram e possibilitaram a elaborao do cdigo declassificao e da tabela de temporalidade das atividades-meio daadministrao pblica federal. Esses instrumentos so fundamentais paraimplementar a gesto de documentos, pois permitem uma produocontrolada, formas de recuperao da informao arquivstica e oestabelecimento de prazos de reteno, que racionalizam a massa documentalacumulada.

A experincia nacional e internacional vem demonstrando que to importante

quanto criar documentos, saber gerenci-los. A informao arquivstica,organizada e acessvel, serve de base para que a prpria administrao possatomar decises, que dizem respeito a todos os cidados, e com isso tornar oprocesso decisrio verdadeiramente democrtico.

As atividades de gesto, portanto, no se restringem a evitar a produo dedocumentos desnecessrios e a estabelecer depsitos intermedirios paragarantir a organizao e a preservao dos documentos. A gesto abrangetodas as operaes referentes produo (definio de suportes, estrutura do


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documento, incluindo cdigo de classificao de assunto), tramitao(protocolo), ao uso (consulta e emprstimo), avaliao (aplicao da tabelade temporalidade e destinao) e ao arquivamento (guarda earmazenamento).

Neste sentido, todas as operaes e procedimentos das fases corrente e

intermediria tm por objetivo permitir o acesso e o uso dos documentos. Odesempenho desse conjunto de atividades precisa ser o mais completopossvel, pois a ausncia de um dos componentes pode comprometer todo oprocesso. Como a gesto de documentos incorpora duas fases, corrente eintermediria, sua efetivao s pode ser alcanada dentro de um sistema quepossa acompanhar e controlar todas essas atividades. Alm disso, o sistemadeve incorporar ferramentas e mecanismos para implementar a preservao alongo prazo dos documentos arquivsticos intermedirios e permanentes.

No mbito das organizaes pblicas e privadas, os documentos eletrnicostornaram mais urgente a gesto arquivstica de documentos, que inclui tantoos documentos tradicionais como os produzidos em meio eletrnico. A gesto

arquivstica de documentos eletrnicos no difere essencialmente da gestoarquivstica de documentos em papel, mas a manuteno dos documentoseletrnicos mais dependente de um bom sistema de gesto arquivstica dedocumentos.

Alm disso, a produo eletrnica de documentos introduz tambm ossistemas eletrnicos de gerenciamento de documentos. A fim de garantir aproduo de documentos de arquivo, fidedignos, autnticos e preservveis, fundamental que estes sistemas incorporem o conceito arquivstico e todos osseus requisitos necessrios.8

Com relao ao termo gesto de documentos h um problema conceitual que necessrio esclarecer. A Lei Nacional de Arquivos estabeleceu o conceito degesto de documentos, compreendendo todos os procedimentos e operaestcnicas das fases corrente e intermediria, isto , desde a produo at adestinao final, que nesse texto estamos denominando gesto arquivstica dosdocumentos para diferenciar de outros sistemas de documentos que usam otermo gesto. Um exemplo dessa situao ocorre na rea de informtica, quepassou a utilizar o termo gesto de documentos para alguns procedimentos derecuperao da informao do material digitalizado, implantao de protocolosinformatizados e/ou para controle do armazenamento, no incorporando oconceito de original para produo de documentos9, cdigo de classificao deassunto, tabela de temporalidade, avaliao e destinao.

Assim, uma ferramenta de Gesto Eletrnica de Documentos (GED) nonecessariamente atende a todos os requisitos arquivsticos e jurdicos,aproximando-se, na maioria das vezes, de uma aplicao de gesto dedocumentos e no de um sistema de gesto arquivstica de documentos.

8 Cf. MCDONALD, John, op. cit.9 Cf. SANTOS, Vanderlei. Gesto de documentos eletrnicos. Braslia: ABARQ, 2002, p.18.


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Resumiremos aqui as principais diferenas entre Sistema de Informao,Sistema de Gesto de Documentos e Sistema de Gesto Arquivstica deDocumentos, conforme definidos pelo programa SIADE Sistemas deInformao de Arquivo e Documentos Eletrnicos de Portugal e pela CTDE.

Sistema de Informao armazena e fornece acesso informao, diz

respeito aquisio de conhecimento. Tem como objetivo a aquisio e gestode informao proveniente de fontes internas e externas para apoiar odesempenho das atividades de uma organizao.

Sistema de Gesto de Documentos apia a utilizao de documentos paraa atividade em curso. Inclui indexao de documentos, gesto dearmazenamento, controle de verses, integrao direta com outras aplicaese ferramentas para recuperao dos documentos, como por exemplo asferramentas de GED.

Sistema de Gesto Arquivstica de Documentos um conjunto deprocedimentos e operaes tcnicas cuja interao permite a eficincia e aeficcia na produo, tramitao, uso, avaliao e destinao (eliminao ouguarda permanente) de documentos arquivsticos correntes e intermediriosde uma organizao. Inclui cdigo de classificao de assuntos, controle sobrea modificao dos documentos de arquivo, controle sobre os prazos de guardae eliminao e fornece um repositrio protegido para os documentos dearquivo que sejam significativos para a organizao.

Requisitos funcionais

Os requisitos funcionais estabelecem um conjunto de condies a serem

cumpridas pela instituio produtora de documentos, pelo sistema de gestoarquivstica e pelos prprios documentos a fim de garantir a sua fidedignidadee autenticidade ao longo do tempo, ou seja, o seu valor como fonte de provadas atividades desenvolvidas por uma dada instituio. Assim, paraimplementar programas de gesto arquivstica de documentos, necessria aelaborao dos requisitos, que possibilitaro s instituies pblicas e privadasproduzir e manter documentos de arquivo fidedignos e autnticos, alm dereconhecer documentos arquivsticos em sistemas eletrnicos de informao.Com base nos requisitos possvel estabelecer os metadados que forneceroinformaes sobre o contexto jurdico-administrativo, documental e tecnolgicoem que os documentos foram criados, bem como informaes sobre seucontedo, tramitao etc.

As iniciativas internacionais tm promovido a sistematizao e descrio dosrequisitos funcionais para orientar o desenvolvimento de sistemas eletrnicosde gesto arquivstica. Como, por exemplo, o Modelo de Requisitos Funcionais(MoReq) da Unio Europia e a norma do Departamento de Defesa (DoD), queest sendo assumida pelo Arquivo Nacional dos EUA para toda a administraopblica federal.


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Um modelo de requisitos funcionais deve considerar as seguintes diretrizespara garantir a produo e a manuteno de documentos arquivsticostradicionais e eletrnicos, autnticos e fidedignos:

produo de documentos essenciais administrao da organizao: evitarduplicao e garantir que as atividades sejam registradas em documentos de

arquivo; o documento deve ser completo, isto , deve conter elementos suficientesque assegurem sua capacidade de sustentar os fatos que atesta: data, hora elugar da produo, da transmisso e do recebimento; assinatura; nome doautor, do destinatrio e do redator; assunto, cdigo de classificao etc;

controle sobre procedimentos de produo: os procedimentos de criaodevem ser rigorosos, detalhados e rotineiros a fim de garantir a suafidedignidade. Os sistemas eletrnicos de gerenciamento arquivstico devemser idneos,prevendo: a limitao de acesso tecnologia por meio da criaode privilgios de acesso (senha, cartes); a definio de regras de workflowatravs da integrao dos procedimentos administrativos e documentrios e oestabelecimento de uma trilha de auditoria que registre todas as intervenesfeitas no documento.10

mtodos que garantam a no adulterao dos documentos: mecanismos quegarantam a segurana da transmisso, incluindo a capacidade do sistemaeletrnico identificar o original; mecanismos de preservao (reproduo emigrao) e de verificao da provenincia.

necessrio que os arquivos facilitem o estabelecimento de programas degesto arquivstica de documentos e articulem a definio de requisitosfuncionais, que devem se tornar padres ou normas, de forma a garantir quesejam incorporados aos sistemas eletrnicos de gesto arquivstica.

Frente aos desafios apresentados pelos documentos digitais quanto produo, ao acesso contnuo e preservao de longo prazo, precisocolocar em prtica essas diretrizes, pois do contrrio corre-se o risco deperdermos a memria registrada do nosso pas.

10 Cf. RONDINELLI, Rosely C., op. cit., p. 64-66.

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