Gestão Corporativa e Redução de Despesas em São Paulo · Redução de Despesas Prefeitura de SP Gestão de Contratos Conhecer a fundo todos os contratos da Prefeitura. Realizar

Rodrigo Mauro Ruiz de Matos

III Encontro de Agentes Públicos

23/02/2011

Gestão Corporativa e

Redução de

Despesas em

São Paulo

Case da Prefeitura de São Paulo

Projeto de Modernização da Administração Pública

Redução de Despesas Prefeitura de SP

Projeto Modernizando a Administração Pública

Redução de Despesas, sem diminuição dos serviços

prestados;

Aumento das Receitas, sem aumento dos impostos;

Redesenho de processos.

Projeto desenvolvido entre Dezembro de 2005 a

Dezembro de 2008

Projeto realizado em 3 frentes de trabalho:



Reduzir despesas sem reduzir

serviços prestados, aliás, buscar

aumentá-los em qualidade

e quantidade.

Modernizar a gestão interna

da Prefeitura.

Deixar legados de gestão

ao corpo funcional.

Gerir corporativamente

despesas, racionalizando-as.

Melhorar a cadeia de processos

que geram gastos.

Criar ferramentas de alta gestão.

Contexto, Desafios e Objetivos



Análise de R$ 1,2 bilhão (2005) – R$ 1,52 bilhão em 2011

Resultados Quantitativos:

Em 18 meses R$ 122 milhões de economia (R$ 155 milhões em 2011)

(10,5%) - meta original R$ 115 milhões

Qualitativos: Rede de 2.000 pessoas; Redesenho de processos visando

resultados; Criação de nova cultura, métodos e processos.

Exemplos de serviços:

Serviços públicos concedidos (Água, Luz e Telefonia – R$ 381,3 milhões)

Serviços terceirizados (vigilância, limpeza – R$ 20,2 milhões)

Serviços com frota locada (R$ 89 milhões)

Alimentos, Locação de Imóveis, Transporte Escolar, Suprimentos, Gastos

Hospitalares, além de Órgãos Pilotos.

1º Fase: Despesas Administrativas comuns:



R$ 1,6 billhão (2008) - R$ 2,03 bilhões em 2011, distribuídos em:

- Saúde

- Educação

- Manutenção da Cidade

Resultados Quantitativos:

Em 12 meses R$ 117 milhões de economia (R$ 130 mi em 2011) - meta

original R$ 94 milhões

Qualitativos: Aumento dos serviços prestados à população, melhorias nos

processos internos, melhor gestão de gastos;

Exemplos de serviços:

Zeladoria da Cidade

Serviços Médicos Especializados

Contra partidas e convênios

2º Fase: Despesas Específicas



3,55

0,285 = 7%

Total Atualizado Economia

Em bilhões de Reais (atualizado)

0,413

0,520

Específicas

Gerais

Em bilhões de Reais – Projeção, sem atualização

Capacidade de Redução

em 4 anos: R$ 933 milhões

Total Analisado: R$ 3,55 bilhões

Economia alcançada no período (18+12

meses): R$ 285 milhões


Processos, Métodos e Pessoas

Processos

Identificar, isolar e estudar o comportamento de cada despesa, como e onde ela ocorre.

Identificar cada instância interna ligada à cadeia de aquisição e gastos.

Desenhar e propor melhorias sistêmicas.

Centralizar o modelo e descentralizar as ações

Métodos

Uso de consagrada metodologia (PDCA)

Gerenciamento Matricial de Despesas

Uso intensivo de TIC

A organização de um processo complexo como esse requer:

Pessoas

Treinamento de servidores

Motivação, participação e liderança: fixação de objetivos.


Método

Matriz de Despesas

Original

Preço

Benefício

REDUÇÃO DO PREÇO

AUMENTO DO

BENEFÍCIONova Matriz

X

Y

X’

Y’


Método PDCA

A P

DC

1 Identificação do Problema

2 Análise de Fenômeno

3 Análise de Processo

4 Plano de Ação

5 Execução do Plano6Verificação dos

Resultados e das ações

7Analise de desvios e

implantação de ações corretivas

Padronização 8


Indicadores: Identificando o problema

Padrão: Ação sobre

os Parâmetros

Renegociação

de Contratos

GASTO

Redução

21

X=

Minuto

Servidor

R$

Minuto

R$

Servidor

Preço ConsumoIndicador

Global

Exemplo de atuação em duas variáveis (no caso, telefonia fixa):


Metas: Definição

Exemplo de passagem da Régua (gastos com telefonia fixa):

Cluster A Cluster B

Meta: reduzir o

valor dos

indicadores das

áreas até o valor

proposto pela

régua.

Meta: manter o valor dos

indicadores das áreas

que estão abaixo da

régua.

SecretariasSub-Prefeituras

Minutos / Servidor


Análise do Processo

ELEVADO GASTO

COM

TELEFONIA FIXA

RECURSOSPESSOASEQUIPAMENTOS

AMBIENTEPROCESSOSINFORMAÇÕES

CAUSAS

Exemplo 1: Elevado número de ligações para celulares

Exemplo 2: Falha no uso da operadora para interurbanos


Plano de Ação

CAUSAS

PRIORITÁRIAS

Ex1: Elevado número de ligações para celulares

Ex2: Falha no uso da operadora para interurbanos


Sistemas de Apoio


Processo de Trabalho

Flu

xo d

e A

com

panham

ento

INÍCIO

Matrizes de Resultados

Reunião Prefeito

Mensal

Trimestral

Reunião

Liderança

Análise

Gestores

Análise

Gestores

Famílias


Exemplos Práticos – Repactuações e Negociações

Energia Elétrica de Média Tensão

Ganho Anual

R$ 3,26 milhões

IPC/FIPE

R$ 2,75 mi

(2005)

Convencional4%

Verde96%

Meta

Convencional88%

Verde7%

Azul5%

Situação Encontrada


0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez

Exemplos Práticos – Repactuações e Negociações

Demanda de

Ultrapassagem

(Tarifa 3x maior)

Ganho Anual

R$ 2,57 milhões

Nova Demanda de

Ultrapassagem

Energia Elétrica de Média Tensão

IPC/FIPE

R$ 2,17 mi

(2005)


Exemplos Práticos – Novas Licitações

29,026,6

29,0

30,0

40,036,9

34,3

26,0

32,2

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

HOSPITAL DAS CLÍNICAS SP

FUND. OSVALDO CRUZ

SEC. ESTADUAL DA SAÚDE SP

MINISTÉRIO DA SAÚDE

UNIV. FEDERAL PARANÁ

UNIV. FEDERAL SANTA

CATARINA

ARP SAÚDE -ANTERIOR

ARP SAÚDE -ATUAL

R$

/ 1

.00

0 C

OM

PR

IMID

OS

ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MGCONSUMO MÉDIO MENSAL = 8.1 MM

PREÇOS PESQUISADOS PREÇO MÉDIO (META)

0,02900,0266

0,0290

0,0300

0,04000,0369

0,03430,0322

0,0000

0,0100

0,0200

0,0300

0,0400

0,0500

HOSPITAL DAS CLÍNICAS

FUND. OSVALDO CRUZ

SEC. ESTADUAL DA SAÚDE

MINISTÉRIO DA SAÚDE

UNIV. FEDERAL PARANÁ

UNIV. FEDERAL SANTA CATARINA

ARP SAÚDE

R$

/CO

MP

RIM

IDO

ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MG

Preços ARP Preço Médio Identificado

ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MG (ANTIDIABÉTICO)

CONSUMO MÉDIO MENSAL = 8,1 milhões

ATUALANTERIOR

SECRETARIA MUNICIPAL DA

SAÚDE

Compra de Medicamentos

Ganho Anual

R$ 876 mil/ano


Tarifação Fixo para Fixo Tarifação Fixo para Celular

Redução

83%

Redução

59%

R$

/min R

$/m

in

Ganho Anual

R$ 16,7 milhões

IPC/FIPE

R$ 14 mi

(2005)

Telefonia Fixa

Exemplos Práticos – Novas Licitações


Exemplos Práticos – Atividades de Gestão

Educação

$

• Recurso direto nas escolas;

• Autonomia de gasto;

• Agilidade na execução.

• Educação Infantil:

• Centro de Educação Infantil – CEI = R$ 4.500;

• Escola Municipal de Educação Infantil - EMEI = R$

6.000;

• Ensino Fundamental e Médio – EMEF/EMEFM = R$ 8.500;

• Educação Especial – EMEE = R$ 8.500;

• Centro Educacional Unificado – CEU = R$ 19.000.



• Investimento R$7,6 mi;

• Modernização;

• Treinamentos.

• Investimento R$ 14 mi.

•Reforma de 500 escolas e

revisão e modernização;

•Treinamento de 2000 pessoas

sabesp

Ganho Anual

R$ 3,5 milhões

Ganho Anual

R$ 15,7 milhões



Grandes contratações, convênios, licitações e ações simples…


Exemplos Práticos – Atividades de Gestão e Licitação

1. CUSTO POR PACIENTE 2. READEQUAÇÃO DO CONSUMO

3. AMPLIAÇÃO DAS MELHORIAS NO ATENDIMENTO AO PACIENTE

• Reavaliação dos pacientes: alta do

serviço (672 pacientes, 30%);

• Ampliação do atendimento a novos

pacientes.

• Acompanhamento sistemático dos pacientes.

R$ 343

R$ 264

0

50

100

150

200

250

300

350

400

PREÇO ANTERIOR PREÇO ATUAL

R$

/ PA

CIE

NTE

REDUÇÃO DO PREÇO DE ODP

R$ 343

R$ 264

0

50

100

150

200

250

300

350

400

PREÇO ANTERIOR PREÇO ATUAL

R$ / P

ACIEN

TE

REDUÇÃO DO PREÇO DE ODP

R$ / P

AC

IEN

TE

MÊ

S

R$ 343R$ 264

2007 2008

R$ 612

2004

Saúde Oxigenoterapia Domiciliar Prolongada

MELHORIA DA QUALIDADE DE VIDA DOS PACIENTES E REDUÇÃO DAS REINTERNAÇÕES


Exemplos Práticos – Atividades de Gestão e Licitação

Padronização Serviços Terceirizados



2,31,8

2,4

3,3

4,5

5,2 5,0

0

1

2

3

4

5

6

Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho

R$

MM

EVOLUÇÃO DO GANHO - SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO

Ganho Previsto (R$ MM) Tendência (Ganho)

GANHO REALIZADO ACIMA DA META (R$ MM)GANHO REALIZADO ABAIXO DA META (R$ MM)

Zeladoria e Manutenção da Cidade



Tipo do Serviço Nº. Subs. % Nº. Subs. %

Poda/remoção de árvores 5 16% 14 45%

Conservação de BL e PV (*) 6 19% 14 44%

Corte de grama (*) 11 34% 12 38%

Limpeza manual de córregos 13 42% 15 48%

Limpeza de BL e PV (*) 19 59% 22 69%

Obs.: (*) Incluído SPUA

Junho 2008Janeiro 2008

Número de Subprefeituras que Atingiram as Metas nos Serviços de Manutenção da Cidade

Zeladoria e Manutenção da Cidade

Redução de Despesas Prefeitura de SPFonte: Subprefeituras e SIURB 2006/2007

Melhor

Oportunidade de melhoria na contratação de serviços para limpeza de piscinões

e córregos.


142,98

19,17 16,9212,54

49,11

16,8113,97

1,71

0

20

40

60

80

100

120

140

160

Cidade Ademar Penha Freguesia do Ó/Brasilândia Cidade Tiradentes

Atual Proposta



Alteração na forma de contratação de serviço de limpeza e manutenção do

piscinão:

Aumento na quantidade de materiais retirados do piscinão;

Maior número de viagens realizadas pelo mesmo caminhão;

Maior empenho dos trabalhadores no exercício da atividade;

Melhoria na utilização das máquinas e equipamentos pesados.

Contratação Atual

Horas de Trabalho

R$/hora

Contratação Proposta

Produtividade

R$/tonelada

Benefícios resultantes da ação:



CONVÊNIOS SUS

A oportunidade prevê a readequação dos gastos (Tetofinanceiro) com convênios SUS e a reutilização dos recursosotimizados.

CONTRAPARTIDAS

Foi identificada a oportunidade de cobrar a execução deserviços gratuitos em contrapartida pela utilização de áreaspúblicas.

Saúde


Gestão de Contratos

• Formação de uma base única de dados de contratos de toda Prefeitura;

• Padronização e melhoria dos processos de contratação da Prefeitura;

• Disseminação dos padrões por todas as Unidades;

• Acompanhamento da utilização dos padrões.

Concepção

do Objeto

Preparação do

Edital/ContratoSolicitação

Contrato e

Gestão

O que Como Compra Condição da

CompraCompra

REDESENHO DO PROCESSO


Gestão de Contratos

Conhecer a fundo todos os contratos da Prefeitura.

Realizar estudos em massa de dados, com fins de gerar políticas para

organização do sistema como um todo.

Realizar ações em todas as fases da cadeia.

Atuar centralmente para agir descentralizadamente.

Sistema de Cadastro de Informações sobre os contratos obrigatório.

Travamento na execução orçamentária.

Permite a extração de relatórios, que geram preços de referência,

compras centrais ou determinações de padrão para compras

descentralizadas.

Permite o acompanhamento em tempo real.


Seminários, Workshop e Apresentações


Fontes: PIB e Inflação Estimada (IPCA 6,5% 2008 e 5% 2009)- Relatório Focus – Bacen; PIB Real - IBGE

Crescimento da Arrecadação do ISS x PIB


[email protected]

(011) 8585.2284

www.ruizdematos.com


Frente de Redução de Despesas

• Fase I (2005 a 2007) Base de Dados inicial: Gastos Executados

em 2005 com as famílias de despesas administrativas comuns;

Metas revistas em 2007.

• Fase II – (2008-): Base de Dados de gastos executados em 2007

nas famílias de despesas da Secretaria de Educação, Saúde e

Subprefeituras.

• Dados de metas e demais valores de referência do Sistema de

Acompanhamento Matricial cedido pelo INDG à Prefeitura.

• Valores atualizados pelo ICP/Fipe (até fevereiro de 2011 apenas

para demonstração.

ruizdematos.com/projetos

Obrigado.

Rodrigo Mauro Ruiz de Matos

http://www.presentationpoint.de/

Documents

Gestão Corporativa e Redução de Despesas em São Paulo · Redução de Despesas Prefeitura de SP Gestão de Contratos Conhecer a fundo todos os contratos da Prefeitura. Realizar