GESTÃO DA INFORMAÇÃO HOSPITALAR

8/7/2019 GESTO DA INFORMAO HOSPITALAR

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Revista hospedada em: http://revistas.facecla.com.br/index.php/reinfoForma de avaliao: double blind review


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Esta revista (e sempre foi) eletrnica para ajudar a proteger o meio ambiente. Agoraela volta a ser diagramada em uma nica coluna, para facilitar a leitura na tela docomputador. Mas, caso deseje imprimir esse artigo, saiba que ele foi editorado comuma fonte mais ecolgica, a Eco Sans,que gasta menos tinta.


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Revista Eletrnica de Sistemas de Informao, v. 8, n. 2, artigo 3 1

GESTO DA INFORMAOGESTO DA INFORMAOGESTO DA INFORMAOGESTO DA INFORMAO HOSPITALAR: UMA PROPHOSPITALAR: UMA PROPHOSPITALAR: UMA PROPHOSPITALAR: UMA PROPOSTAOSTAOSTAOSTAA PARTIR DO ESTUDO DA PARTIR DO ESTUDO DA PARTIR DO ESTUDO DA PARTIR DO ESTUDO DE CASO EE CASO EE CASO EE CASO EM UM HOSPITALM UM HOSPITALM UM HOSPITALM UM HOSPITAL

UNIVERSITRIO NO RECUNIVERSITRIO NO RECUNIVERSITRIO NO RECUNIVERSITRIO NO RECIFEIFEIFEIFE

HOSPITAL INFORMATIONHOSPITAL INFORMATIONHOSPITAL INFORMATIONHOSPITAL INFORMATION MANAGEMENT: A PROPOSMANAGEMENT: A PROPOSMANAGEMENT: A PROPOSMANAGEMENT: A PROPOSAL BASEDAL BASEDAL BASEDAL BASEDON A CASE STUDY OF AON A CASE STUDY OF AON A CASE STUDY OF AON A CASE STUDY OF A TEACHING HOSPITAL INTEACHING HOSPITAL INTEACHING HOSPITAL INTEACHING HOSPITAL IN RECIFERECIFERECIFERECIFE

(artigo submetido em novembro de 2009)Carolina de Ftima Marques MaiaCarolina de Ftima Marques MaiaCarolina de Ftima Marques MaiaCarolina de Ftima Marques Maia

Universidade Federal de [email protected]

Dcio FonsecaDcio FonsecaDcio FonsecaDcio FonsecaUniversidade Federal de Pernambuco

[email protected] Mnica Ximenes Carneiro da CunhaMnica Ximenes Carneiro da CunhaMnica Ximenes Carneiro da CunhaMnica Ximenes Carneiro da Cunha

Instituto Federal de Educao de [email protected]

Jairo Simio DornelasJairo Simio DornelasJairo Simio DornelasJairo Simio DornelasUniversidade Federal de Pernambuco

[email protected]

ABSTRACTABSTRACTABSTRACTABSTRACTInformation management has become a growing concern in organizations. Recently, severalstudies have been conducted with this focus in the health care area. However, few authorsdeal with the issue considering the reality of public hospitals specially teaching ones. In fact,a huge amount of data has been produced without a policy for suitable informationmanagement. That often causes wrong decisions to be made due to the lack of goodinformation in due time. This paper discusses the issue and a proposes guidelines forinformation management in hospitals, regardless of them being university owned or not. Toaccomplish that, the authors used both a qualitative and a quantitative approaches. Membersof the top management team of a well regarded teaching hospital of Pernambuco state wereinterviewed to identify the information needed to properly managing the hospital. Othermanagers were also questioned in an effort to understand the current information

management configuration of the organization. Shortcomings were identified concerning instrategic issues, such as communication, peoples responsibilities and the definition of politicaland informational processes. Considering the literature on organizational management andinformation management and after a case study, a plan was prepared for the hospitalsinformation management. The authors hope to stimulate other researchers to carry out studiesthat help understand and deploy efficient information management systems for Brazilianhospitals.

Key-words: hospital information management; life cycle of information, public hospital.

RESUMORESUMORESUMORESUMOA gesto da informao tem se tornado uma preocupao crescente nas organizaes. Narea da sade verifica-se que alguns estudos com esse enfoque vm sendo realizados. Noentanto, poucos autores abordam o tema considerando a realidade dos hospitais pblicos, e

em especial, dos universitrios. Na verdade, h uma enorme quantidade de dados sendoproduzidos sem uma poltica de gesto eficiente da informao resultando, muitas vezes, emdecises equivocadas por falta de acesso informao correta no tempo oportuno. Este artigotem como objetivo apresentar uma proposta de gesto da informao para que os hospitais,universitrios ou no, possam ter um direcionamento de como melhorar a gesto de suasinformaes. Para isso, foi utilizada uma abordagem qualitativa e quantitativa. A alta direode um hospital universitrio bastante conceituado do estado de Pernambuco foi entrevistadapara identificar as necessidades de informaes para desempenho das atividades e os demaisgestores foram questionados na tentativa de se identificar a conformao atual da gesto dainformao na instituio. Foram identificadas carncias em elementos estratgicos, comocomunicao, responsabilidades e definio de poltica e de processos para a informao. Apartir das referncias conceituais sobre gesto organizacional e gesto da informao e pormeio dos resultados obtidos do estudo de caso foi elaborada uma proposta para gesto dainformao hospitalar. Espera-se, com este trabalho, contribuir para um desencadeamento deoutras pesquisas e para a aplicao de uma gesto eficiente da informao nos hospitais.Palavras-chave: gesto; informao hospitalar; ciclo de vida da informao; hospital pblico.


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2 Revista Eletrnica de Sistemas de Informao, v. 8, n. 2, artigo 3

1111 INTINTINTINTRODUORODUORODUORODUOO avano da tecnologia da informao e comunicao tornou

disponveis aos gestores uma quantidade de dados em uma escala jamais

imaginada. O uso efetivo da informao a partir desse grande volume dedados envolve uma srie de aspectos que no dependem apenas daquantidade de tecnologia, mas de fatores que permitam capitalizar o seuvalor, melhorando a qualidade das decises nas organizaes(GEWANDSZNAJDER, 2005).

Mesmo assim, uma das grandes dificuldades dos administradoreshoje a falta de informaes apropriadas para apoiar o processodecisrio, seja devido sobrecarga, ausncia ou inadequao dainformao e ainda incapacidade dos recursos disponveis paraprocess-la eficientemente, podendo prejudicar o desenvolvimento de

tarefas devido incerteza, incompreenso e dificuldade de anlise (BOFF,2000).

Ao seu tempo, Arajo e Laia (2004) afirmam que a eficcia doprocesso de gesto da informao (GI), envolvendo tecnologias, pessoas evalores comportamentais, oferece a possibilidade de um novo foco naprestao de servios pblicos, incrementando a capacidade estatal defornecer informaes ao seu respectivo pblico-alvo. E, para o setorpblico, onde h a escassez de recursos e a necessidade de aplic-loseficientemente, a informao apropriada pode contribuir para a melhoriada gesto (FALEIROS, 1997).

Desta forma, os hospitais universitrios possuem uma caractersticaainda mais peculiar, pois alm de dependerem exclusivamente dosrecursos pblicos, vm a reboque da falta de recursos enfrentada peloensino pblico brasileiro (KARA et al., 1994). Esses hospitais, apesar deuniversitrios, no tm muitos registros de pesquisa sobre o problema, deforma a auxiliar na melhoria da gesto destas organizaes.

Alm disso, tambm se verifica uma carncia na gesto dainformao no contexto hospitalar. Isso pode ser constatado por meio dorelatrio do Banco Mundial (2007), que afirma que nas unidades de sade,entre elas os hospitais pblicos, h ausncia de informao adequada que

permita o planejamento, monitoramento e avaliao. Fato que ocorreapesar da quantidade respeitvel de sistemas de informaes existentes eda quantidade de dados coletados rotineiramente, tanto de naturezatcnica quanto financeira. Desse modo, a gesto da informao eficientetambm se configura como um desafio nos hospitais pblicos euniversitrios. A gesto da informao existente deficiente e ineficaz,no permitindo que se possam utilizar adequadamente as informaesque possuem para tomada de deciso e estabelecimento de objetivos emetas. Buscando reduzir tal carncia, esta pesquisa analisa a GI (gestoda informao) em um hospital pblico universitrio e apresenta umaproposta.

Este artigo est organizado como descrito a seguir. Na seo 2 huma breve discusso de conceitos acerca de gesto organizacional, gesto


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da informao, sobre o modelo de ambiente da informao de Davenport(2001) e sobre o ciclo de vida da informao de Beal (2004), que foramusados como base para a coleta dos dados. Nela tambm se discute agesto da informao na perspectiva hospitalar, luz da literatura. A

seo 3 apresenta a metodologia empregada para se alcanar o objetivoda pesquisa. A seo 4 apresenta os resultados da pesquisa de campo e aproposta decorrente dos dados coletados e da base conceitual utilizada.Por fim, a seo 5 mostra as concluses a partir da presente pesquisa, aslimitaes encontradas e sugestes para trabalhos futuros.

2222 REFERENCIAL TERICOREFERENCIAL TERICOREFERENCIAL TERICOREFERENCIAL TERICONesta seo, esto elencados os principais conceitos e caractersticas

que apoiaram o estudo: a gesto organizacional, a gesto da informao

e, por fim, a gesto da informao hospitalar.2.1 GESTO ORGANIZACIONAL

Uma organizao pode ser definida como um sistema composto deduas ou mais pessoas que desempenham papis formais e partilham umpropsito definido comum e que, de forma geral, se traduz em produto ouservio (BARNARD, 1971; ROBBINS, 2001; MAXIMIANO, 2004), formadapor um sistema multivariado onde interagem quatro variveis principais:tarefa, estrutura, atores e tecnologia (ROCHA, 2000).

A tarefa pode ser entendida como a razo de ser das organizaes.

J a estrutura so os sistemas de comunicao, de autoridade e de fluxode trabalho. Os atores so os participantes envolvidos na realizao detarefas. A tecnologia, por fim, qualquer entendimento tcnico, o saberfazer e as ferramentas para realizar a tarefa. Essas quatro variveis soaltamente interdependentes (ROCHA, 2000).

Segundo Maximiano (2004), os gestores das organizaesdesempenham papis, funes e tarefas planejadas e estruturadas paraobter resultados operacionais que garantam a sobrevivncia dasorganizaes em harmonia com o ambiente externo e com as condiesexternas.

Por meio de uma organizao torna-se possvel perseguir e alcanarobjetivos que seriam inatingveis por indivduos ou aes isoladas(LAKATOS, 1997). Essas aes so realizadas por papis, representadospor pessoas ocupando funes gerenciais distribudas nos diversos nveisda hierarquia organizacional para facilitar e viabilizar o desempenho dosprocessos administrativos.

A administrao o processo de planejar, organizar, dirigir econtrolar a aplicao dos recursos organizacionais para alcanar objetivosde maneira eficiente e eficaz (STBILE, 2001). De acordo com Maximiano(2000) as quatro funes administrativas so conjuntos de atividades para

se alcanar o objetivo da organizao e que esto definidas emplanejamento, organizao, direo e controle.


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A informao condio essencial para as funes administrativas,pois a possibilidade de acerto de uma tomada de deciso sem uma basede informaes praticamente nula (CAVALCANTI, 1995). A informao ea tecnologia da informao tm papel fundamental no estudo dos

processos empresariais, influenciando tanto a forma de trabalhar quanto amaneira de gerenci-lo. Assim, muitas vezes os processos obedecem auma sequncia estrita de atividades, ditadas pela sua tecnologiacaracterstica ou pela prpria lgica do trabalho (GONALVES, 2000). Estaforma de gerenci-los est bastante relacionada com o modo de agir e detomar decises dentro da organizao.

Tem-se ainda que uma das grandes finalidades da informao noambiente organizacional o apoio tomada de decises que envolve osseguintes passos: identificar as pessoas e competncias necessrias paraanalisar o problema e as alternativas de soluo, tomar decises,

implementar aes decorrentes e avaliar os impactos destas aes noambiente (BRUNO; FERREIRA, 2004).

Os dados, as informaes e o conhecimento devem circular interna eexternamente na organizao por meio de um eficiente sistema decomunicao, envolvendo a instalao de uma infraestrutura tecnolgicaadequada. S assim a organizao poder dispor de dados, informaes econhecimento de qualidade em tempo hbil para dar suporte tomada dedeciso (ANGELONI, 2003).

A forma como a informao obtida e o trabalho realizado peloadministrador esto envolvidos quase que em sua totalidade com a

comunicao. Tudo o que o administrador faz envolve comunicao(ROBBINS; COULTER, 1998), seja para buscar informaes para a tomadade deciso ou para comunic-la, a fim de que sejam cumpridas asdiretrizes estabelecidas pela organizao.

Maser (1975) explica que o objetivo da comunicao partilharinformaes e que isto pode ser prejudicado por diversos fatores, taiscomo: o emitente no se expressa de maneira adequada, dizendo algodiferente do que pretendia; o receptor compreende a mensagem de modoinapropriado, que no se coaduna com a inteno do emitente; amensagem recebida difere da enviada, por ter sido deturpada ou alterada

enquanto era transportada.

2.2 GESTO DA INFORMAOSegundo Marchand et al. (2000) o estudo cientfico da gesto da

informao comeou a partir do surgimento de organizaes industriais naEuropa e Estados Unidos no final do sculo XIX. Essas organizaes,pressionadas pela expanso de sua atuao por diversas naes econtinentes, necessitavam administrar fisicamente suas informaes, como objetivo de melhorar a eficincia de sua manipulao, estabelecendo asprimeiras polticas, procedimentos e disciplinas voltadas para o

gerenciamento de documentos.


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Figura 1. Ciclo de vida da informao.Fonte: Beal (2004, p.29)

A identificao das necessidades e requisitos diz respeito aomapeamento das informaes necessrias para os usurios. Asnecessidades informacionais nascem de problemas, incertezas eambiguidades encontrados em situaes e experincias especficas. Aobteno compreende a busca pelas informaes identificadas na etapaanterior. Nesse momento, no se pode deixar de considerar a integridadeda informao. No tratamento, trabalha-se a organizao, formatao,

estruturao, anlise, apresentao e reproduo com vistas melhoracessibilidade aos usurios. A etapa seguinte, a distribuio, trata dadisseminao da informao para quem dela precisa.

A etapa de uso responsvel pelos aspectos que envolvem autilizao da informao para a tomada de deciso. O armazenamentopermite o uso e reuso da informao e assegura a conservao de dados einformaes, que so fisicamente organizados e armazenados emarquivos, banco de dados computadorizados e outros sistemas deinformao de modo a facilitar a sua partilha e recuperao. E, por fim, odescarte trata da excluso da informao quando ela se torna obsoleta ou

perde a utilidade, proporcionando economia de recursos e melhorando oacesso informao correta (BEAL, 2004).

Para Davenport (2001), o desafio da GI projetar e criar estruturas eprocessos informacionais que sejam to flexveis, energticos epermeveis quanto os processos de pesquisa e tomada de decises. Paraque isso acontea necessria uma abordagem ecolgica da informao,que est condicionada a enxergar o ambiente em trs dimenses,compreendendo todo o cenrio em que ela utilizada: ambiente externo,ambiente organizacional e ambiente informacional.

O modelo ecolgico apresenta trs dimenses para o ambiente onde

a informao utilizada: o ambiente externo, o organizacional e oinformacional. Este ltimo ser o principal abordado neste trabalho.


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Envolve os seguintes aspectos-chaves: a informao como recursoestratgico, poltica da informao, cultura e comportamento em relao informao, equipe especializada em informao, os processos degerenciamento de informao e a arquitetura da informao, conforme a

Figura 2, a seguir.

Figura 2. Dimenses do ambiente informacional.Fonte Davenport (2001)

Para detalhamento dos elementos da Figura 2, foi escolhida adescrio de Popadiuk et al. (2005), pois apresenta com riqueza a relaodo ambiente informacional e as suas dimenses. A estratgia dainformao e o ambiente informacional relacionam-se revelando duaspossibilidades reais que podem se tornar vitais para a organizao. Aprimeira a identificao de alternativas inovadoras e a segunda aidentificao de situaes que podero interferir na sobrevivncia daempresa. Assim, a estratgia deve deixar claras as diversas questesreferentes informao, como, por exemplo, quais so importantes,permitindo organizao um melhor desempenho.

A informao tambm, em todas as organizaes, influenciada porquestes de poder, pela poltica e pela economia. Em modelosorganizacionais de trabalho mais polticos, a informao tende a serambgua, sendo utilizada e sonegada estrategicamente, implicando emmaior ou menor grau de centralizao (POPADIUKet al., 2005).

A cultura um dos elementos vitais para a empresa que procuramudana. Essa cultura pode ser definida como um conjunto de valores,atitudes e comportamentos que influenciam a forma como uma pessoaavalia, aprende, recolhe, organiza, processa, comunica e utiliza ainformao. De modo sinttico, Davenport (2001) define o comportamentoorganizacional como a maneira como os indivduos lidam com a

informao.


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Davenport (2001) diz que o ambiente informacional precisa sercomposto por pessoas que agreguem valor a informao. Essas pessoasdevem conhecer diferentes fontes de informaes da empresa, terfacilidade de acesso s tecnologias e foco no negcio ao invs de serem

voltadas apenas aos objetivos funcionais da organizao.O gerenciamento informacional deve ser analisado tanto pelo foco

do gerador da informao, como pelo do usurio ou cliente da informaogerada (DAVENPORT, 2001). preciso identificar as necessidades deinformao; a obteno, a classificao e a formatao de acordo com onvel hierrquico do usurio na organizao; a distribuio, onde soanalisados os aspectos pertinentes informao e sua ligao comgerentes e funcionrios. Tais aspectos dizem respeito estrutura polticade acesso informao, tecnologia disponvel e planta arquitetnicaque faz a ligao entre os processos, os comportamentos, a estrutura

organizacional e o espao fsico, entre outros. O uso da informao, porsua vez, se refere aos aspectos ligados identificao dos usurios queutilizam a informao, o seu emprego e o nmero de acessos.

A arquitetura da informao , ento, um conjunto de ferramentasque adaptam recursos s necessidades de informao (POPADIUK et al.,2005). a infraestrutura existente que oferece suporte gesto dainformao.

Na verdade, tanto o modelo do ciclo de vida quanto o modeloecolgico da informao esto preocupados com a gesto eficiente dainformao, podendo ser utilizados de forma complementar como a

abordagem dada nesse trabalho. Sendo assim, essa pesquisa foi realizadaconsiderando a GI como um conjunto que engloba o ambienteinformacional e o ciclo de vida da informao.

2.3 GESTO DA INFORMAO HOSPITALARDe acordo com Cunha (2005) o processo de gesto da informao

deve ser aplicado realidade da organizao hospitalar. imprescindvelidentificar as informaes produzidas, coletadas e a finalidade dessas paraos hospitais.

O tratamento e o uso da informao so primordiais para a melhoria

contnua da qualidade da gesto hospitalar, objetivando uma integraoharmnica das reas tecnolgica, administrativa, econmica, assistencial,de docncia e pesquisa, com a razo ltima de atender adequadapreveno e assistncia a indivduos ou populaes em situao de risco(BRASIL, 2002). A funo da GI atender os seguintes aspectos: aobteno, a administrao e uso de informaes tanto interna quantoexternamente.

Os hospitais so responsveis por grande parte dos registros e dasinformaes em sade. Nos hospitais pblicos, especialmente falando, porintegrarem o Sistema nico de Sade - SUS, h necessidade da

alimentao de sistemas de uso obrigatrio devido s regulamentaes enormas existentes. Essas informaes so teis no s para a realidade


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interna de cada hospital, mas tambm para atividades de planejamento,organizao e avaliao das atividades do prprio SUS.

Segundo Cunha (2005), o primeiro passo para uma gesto dainformao eficiente atender as necessidades informacionais da direo,dos coordenadores e profissionais das reas assistenciais eadministrativas e dos pacientes. Tudo isso em consonncia com asdemandas externas.

Para Nicz e Karman (1995), a informao obtida e no discutida enem analisada informao intil. Portanto, pertinente elaborar umplano contemplando os processos e as atividades de produo, difuso eutilizao de informao de acordo com o tamanho e complexidade dohospital.

A prxisda gesto da informao hospitalar volta-se para a adoo

dos processos apresentados por Cunha (2005): identificao dasinformaes necessrias, organizao de produtos e servios deinformao voltados para o apoio aos processos administrativos eassistenciais; definio de processo de coleta e transformao de dados ede informao no hospital; anlise e transformao dos dados eminformao; armazenamento, transferncia e disseminao dos dados edas informaes; integrao e utilizao das informaes, interfacesdepartamentais e o descarte dos dados e informaes obsoletos.

A partir da implementao dos processos acima mencionados, ogestor hospitalar tende a coordenar as informaes de maneira a manter o

equilbrio da organizao e, nesse contexto, as tecnologias e os sistemasde informao tornam-se recursos valiosos.

3333 METODOLOGIAMETODOLOGIAMETODOLOGIAMETODOLOGIAEsta seo descreve a metodologia adotada para o desenvolvimento

da pesquisa. De acordo com Silva e Menezes (2005), a pesquisa considerada aplicada quando tem por objetivo gerar conhecimento paraaplicao prtica dirigida soluo de problemas especficos. Nesteestudo, sua natureza considerada aplicada, pois teve como objetivoanalisar a conformao da gesto da informao em um hospital

universitrio e apresentar uma proposta para auxiliar sua administrao, luz da gesto e da informao.

Segundo Marconi e Lakatos (2006), os estudos tidos comoexploratrio-descritivos, combinados tm por objetivo descrevercompletamente determinado fenmeno, como por exemplo, o estudo decaso para o qual so realizadas anlises empricas e tericas onde podemser encontradas tanto descries qualitativas e/ou quantitativas quantoacumulao de informaes detalhadas, como as obtidas por intermdioda observao.

A estratgia utilizada na pesquisa foi a de estudo de caso e retratouo fenmeno da gesto da informao em um hospital universitriocardiolgico do estado de Pernambuco, considerado o maior do Norte-


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Nordeste, utilizando como instrumento de coleta de dados entrevistas,questionrios e observao. As entrevistas foram realizadas com a altadireo do hospital e tiveram como objetivo identificar as necessidades deinformaes para a conduo da gesto. Os questionrios foram aplicados

aos coordenadores, chefes de departamentos, de divises, de sees e desetores e tiveram como propsito levantar as caractersticas da gesto dainformao existente. A observao foi utilizada para capturar elementosque no pudessem ser facilmente identificados nos questionrios e nasentrevistas, obtendo-se com isso, a verificao e complementao dasinformaes.

Foram realizadas trs entrevistas semiestruturadas: uma com odiretor, uma com a vice-diretora e outra com uma assessora da diretoriado hospital. O diretor mdico e professor de medicina aposentado; avice-diretora enfermeira e professora dessa rea. Nenhum dos dois

possui qualquer formao na rea de gesto. J a assessora, enfermeirapor formao, mas possui especializao e experincia na rea de gestohospitalar.

O questionrio foi elaborado observando cada um dos aspectos domodelo de ciclo de vida da informao de Beal (2004) e a dimenso doambiente informacional de Davenport (2001). A sua composioapresentava 21 itens, abordando questes sobre estratgia, poltica,processos, cultura e equipe da informao e a necessidade, a busca e ouso da informao no hospital, alm de uma seo destinada aoentendimento do perfil dos respondentes. Foram distribudas cpias do

questionrio para todos os 143 funcionrios que exercem funo decoordenadores, chefes de departamentos, de divises, de sees ou desetores do hospital. O retorno foi de 63 questionrios, o que equivale a44,05% do total distribudo. Esse conjunto constituiu a amostra dapesquisa.

Sobre os respondentes do questionrio, importante destacar operfil encontrado: A anlise descritiva dos dados revelou que, entre os 60indivduos que preencheram a seo perfil dos respondentes (trsoptaram por no preench-la), houve a predominncia do gneromasculino (57%). Em relao faixa etria, verificou-se que a maioria

relativamente jovem com idade inferior a 40 anos, representando 55% daamostra pesquisada e apenas um pequeno percentual de respondentesest com mais de 55 anos (18%).

Quanto ao tempo de servio, o perfil dos respondentes mostrou-sedividido, com 13% possuindo at cinco anos de tempo de servio nainstituio qual o hospital est vinculado, 12% de 5 at 10 anos, 13% de10 at 15 anos, 10% de 15 a 20 anos e 43% possuindo mais de 20 anos naorganizao.

Sobre a escolaridade dos respondentes, constatou-se que a grandemaioria possui pelo menos graduao (83%). Em relao funo que

ocupam no hospital, foi verificado que houve uma distribuio equivalente


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de respondentes, no entanto, com uma maior participao da chefia deseo (28%).

4444 PROPOSTA PARA GERENCPROPOSTA PARA GERENCPROPOSTA PARA GERENCPROPOSTA PARA GERENCIAMENTO DA INFORMAIAMENTO DA INFORMAIAMENTO DA INFORMAIAMENTO DA INFORMAO HOSPITALARO HOSPITALARO HOSPITALARO HOSPITALARComo resultado final das anlises dos dados coletados, constatou-se

uma desarticulao das informaes entre os diversos setores;qualificao inadequada de profissionais que desempenham funesinerentes rea; falta de profissionais responsveis pela sua coleta eredundncia na coleta de dados de vrios sistemas; baixa confiabilidadedos dados ocasionando uma fragilidade dos servios, um baixoaproveitamento dos recursos, e inadequao destes s necessidades dospacientes, no permitindo que as informaes sejam utilizadas comoferramenta no processo gerencial do hospital.

Em primeiro lugar, vale destacar os pontos que ficaram maisevidentes em relao s descobertas. A direo no possui umacompreenso clara do que venha a ser a gesto da informao, comooperacionaliz-la, nem do ganho que se pode obter com ela. Acomunicao tambm um aspecto que merece ateno. Foi constatadoque as informaes ficam centralizadas em poucas pessoas, no estandodisponveis com a agilidade necessria para apoiar as atividades e nohavendo controle sobre o ciclo de vida das informaes.

Tambm ficou evidente que nem todos os servidores possuem fcilacesso s ferramentas de TI e os sistemas de informao existentes so

isolados. E, embora em fase de implantao de um ERP (EnterpriseResource Planning), s foram instalados alguns mdulos que atendem asatividades assistenciais do hospital, sendo utilizados nas consultas emarcaes de atendimento, no acompanhamento das prescries parapacientes internados e na dispensao de medicamentos e materiaisespeciais. Os sistemas existentes esto desintegrados e no sodirecionados a atender as necessidades da gerncia do hospital.

O hospital, como qualquer outra organizao, inclusive pblica,possui uma srie de funes, processos, atividades e tarefas necessriaspara o cumprimento de seus objetivos. A caracterstica relevante neste

caso que muitos dos processos ainda no so auxiliados pelo uso datecnologia e os que possuem esse apoio no refletem uma gestoeficiente da informao.

No intuito de apresentar uma proposta para a GI hospitalar, o focoda ateno se volta para pontos fundamentais do processo e refletemcarncias no hospital estudado: entendimento dos processos da gestohospitalar, definio de responsveis pelo processo de GI, comunicao eintegrao e uso eficiente da tecnologia.

A partir da constatao apresentada acima, recorreu-se literaturasobre o tema da GI. Foram encontrados alguns estudos que trabalhavam a

GI em sade, tendo em sua maioria, o foco na integrao de sistemas. Noentanto, no se teve conhecimento de estudos que apresentassem uma


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proposta para implantao de uma boa gesto da informao hospitalartendo como base o modelo do ciclo de vida da informao (BEAL, 2004) eos conceitos de ecologia da informao (DAVENPORT, 2001).

Visando a contribuir para minimizar essa lacuna dentre as pesquisasna rea, a proposta apresentada est embasada nos modelos acimaelencados. Esses dois modelos foram usados de maneira complementar,identificando-se o que de melhor poderia ser extrado de cada um. Destemodo, chegou-se proposio para o gerenciamento das informaeshospitalares apresentada na Figura 3.

importante destacar que essa proposta deve ser entendida comoum processo cclico. Ou seja, uma vez cumpridas todas as suas etapas, preciso uma execuo de um novo ciclo, a fim de se identificar possveismelhorias no processo implantado no ciclo anterior.

A proposta representa um guia para gerenciamento da informaohospitalar e tem como objetivo procurar reduzir, ou eliminar, as lacunasencontradas na atual gesto da informao do hospital estudado. Aproposta possui cinco elementos chaves: a gesto hospitalar, o ciclo devida da informao, o suporte da tecnologia e dos sistemas de informao,os recursos humanos envolvidos com o processo de gesto da informaoe a comunicao eficiente.

importante tambm considerar as particularidades do setorpblico, como escassez de recursos financeiros e humanos (TAIT, 2000).Diante desta perspectiva, buscou-se uma alternativa para gerenciar a

informao sem necessariamente demandar muito mais recursos alm dos j existentes, lanando o olhar tambm para outras questes, que noapenas a tecnolgica.


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Figura 3. Proposta para gerenciamento da informao hospitalarFonte: os autores

A gesto hospitalar e, mais especificamente, a gesto do pacientedeve ser o foco de todo servio de sade e, portanto, o ponto inicial para oestabelecimento de qualquer estratgia para a organizao hospitalar.

1. Identificao dos processos de gesto hospitalar

A gesto da informao no hospital deve ser voltada para o apoioaos processos administrativos e assistenciais (CUNHA, 2005). Deste modo, preciso conhecer bem esses processos. Mas, um dos grandes problemasencontrados no hospital foi a no uniformidade sobre quais seriam osobjetivos a serem buscados e a ausncia de definio formal dosprocessos organizacionais. As pessoas sabem o que deve ser feito muitomais pelo conhecimento prtico do que pela formalizao.

Portanto, acredita-se que o primeiro passo no sentido de comporuma gesto da informao hospitalar eficiente iniciar pelo mapeamentodos processos de gesto hospitalar. Para facilitar essa identificao, pode-se dividi-los em dois grandes grupos: os processos da gestoadministrativa e os processos da gesto assistencial (ARANTES, 1998).

Processos da gesto administrativa - esses processos fornecem osuporte para a comunicao, coordenao e controle,caracterizando-se por atividades mais repetitivas (CUNHA, 2005).

Processos da gesto assistencial caracterizam-se por suasatividades diversificadas, especializadas e personalizadas,atuando sobre pessoas, com a finalidade de melhorar a sade.Esses processos so mais crticos e merecem maior ateno, poispodem resultar na morte ou vida do paciente.

Todos os processos devem ser desenhados e documentados. Essedetalhamento importante, pois com os processos definidos mais fcilidentificar as necessidades e requisitos de informaes.

2. Desenvolvimento de uma infraestrutura de informao

Conhecendo bem os objetivos do hospital e seus processos, deve-seidentificar como a informao pode ser til para facilitar e subsidiar aexecuo desses processos, de forma a atender as necessidadesinformacionais da direo, dos coordenadores e profissionais das reasassistenciais e administrativas, dos pacientes em consonncia com asdemandas externas (CUNHA, 2005). Para isso, estabelece-se ummapeamento lgico do ciclo de vida da informao.

Inicialmente, antes de se trabalhar a informao propriamente dita, importante frisar a necessidade de criar o ambiente adequado, com aidentificao da cultura da informao e definies de estratgia, polticae processos.

Identificar a cultura e comportamento da informao: a cultura um dos elementos vitais para a organizao que busca mudana(POPADIUKet al., 2005). Na instituio pesquisada, apesar de se


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reconhecer a importncia da informao, pode-se constatar queno h objetividade no repasse de informaes, nem umapreocupao em entender como as pessoas lidam com ainformao. A cultura est mais baseada em intuio do que em

fatos. Isso pode ser identificado a partir dos meios utilizados nabusca de informaes para a tomada de deciso. Assim, deve-secriar um clima propcio informao e estimular uma cultura emque as pessoas lidem com as informaes de maneira adequadae nas formas definidas para o seu armazenamento e uso. Pois atravs da cultura informacional que se pode mudar os valores eas crenas do hospital, no que diz respeito informao.

Elaborar estratgia da informao: preciso identificar e deixarclaras diversas questes referentes informao como, porexemplo, quais informaes so importantes (DAVENPORT,

2001). No hospital ficou clara a inexistncia de uma estratgiainformacional, uma vez que no h qualquer classificao quanto criticidade e utilidade da informao e nenhum direcionamentosobre a informao.

Definir a poltica informacional: A informao influenciada pelopoder, pela poltica e pela economia. Uma vez definida aestratgia, deve-se estabelecer qual ser a poltica de informaodo hospital. Na organizao estudada, no h qualquer polticareferente informao. H ausncia de regras de acesso sinformaes. Definir uma poltica significa estabelecer as regras e

controles sobre a informao que vo servir de subsdio para ociclo de vida da informao.

Estabelecer o processo informacional: a definio do processoinformacional diz como a empresa obtm, distribui e utiliza ainformao e a conexo desses processos com o planejamentoestratgico da organizao (ROGERS et al., 1999). Essesprocessos devem ser flexveis, energticos e permeveis(DAVENPORT, 2001) para que possam ser adaptados sempre quesurgirem novas necessidades de informao para a tomada dedeciso. No hospital, essa definio apropriada dos processos no

foi identificada. No h um conhecimento sobre a produo dasinformaes e praticamente no existe distribuio. O processopreocupa-se com o tratamento que deve ser dado informao:sua classificao e formatao de acordo com o nvel hierrquicoda organizao. Define como a informao deve ser armazenada,em que local, de que forma deve estar distribuda, dentre outrosaspectos.

Mapeamento do ciclo de vida da informao: a estratgia, apoltica e o processo definem aspectos mais gerais sobre ainformao. O ciclo de vida da informao deve estar embasado

em trs momentos: a necessidade, a busca e o uso da informao(CHOO, 2004). Parte-se de uma necessidade informacional parapercorrer sua busca, obteno, tratamento, armazenamento e


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disponibilizao para uso e possvel descarte. O mapeamentodefine a forma como deve ser manipulada a informao em umadimenso menor.

Necessidade de informao: assim que surge uma nova necessidadede informao no hospital, os gestores passam a sentir dificuldades nagesto devido insuficincia dessa informao ou do conhecimentoexistente. E a partir da disparam uma demanda por informaes para aequipe de informao do hospital (4).

Busca e obteno: a equipe da informao (4) parte para a busca dainformao, nas diversas bases existentes, preocupada sempre com aconfiabilidade dos dados. Aqui surge a necessidade e a importncia datecnologia e dos sistemas de informao (3) para agilizar e facilitar abusca, pois o grande nmero de fontes existentes dificulta a identificaode fontes relevantes de informao (JEPSEN, 2003).

Tratamento: aps sua obteno, as informaes podem precisar dealgum tipo de tratamento. Esse tratamento compreende a atribuio designificado, a contextualizao, agregao de valor. Trabalha-se com aorganizao, formatao, estruturao, anlise, apresentao ereproduo, focando a melhor acessibilidade aos usurios (BEAL, 2004).

Tratada a informao, ela pode ser armazenada.

Armazenamento: as informaes identificadas, recuperadas etratadas, precisam de uma poltica de armazenamento. Deve-se definironde as informaes sero guardadas, para serem usadas e reusadas,

assegurando-se a sua conservao e facilitando-se a sua recuperao(BEAL, 2004). Essa forma de armazenamento deve ser de conhecimentode todos para que os meios de armazenamento sejam alimentados demaneira correta, garantindo a atualidade da informao. O nmero delocais e formas de armazenamento deve ser uma preocupao, pois aintegrao entre as informaes fundamental para a realizao dasaes do hospital (FERNANDES, 2002).

Disponibilizao: de posse das informaes necessrias, a equipe deinformao as torna disponveis para uso. Essa disponibilizao deveincluir uma facilidade de recuperao. O tempo disponvel para a busca deinformao limitado a profissionais de sade que atuam na linha defrente. Aproveit-lo bem deve ser uma obrigao e um compromisso dosveiculadores de informao (NASSAR JUNIOR et al., 2004).

Uso: o uso das informaes d impulso gesto hospitalar, seja elaadministrativa ou assistencial. O uso da informao no significa que asinformaes so consumidas, ou seja, elas continuam disponveis parauso. Esse uso pode significar a identificao de novas necessidades e oincio de um novo processo de ciclo de vida da informao. Se ainformao no tiver mais utilidade, ela pode ser descartada.

Descarte: as informaes categorizadas como informao lixo, ou

seja, que no possuem mais valor para a organizao, devem serdescartadas (AMARAL, 1994). Esse procedimento evita sobrecarga


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desnecessria de informaes e diminui as chances de decises maltomadas.

3. Definir o suporte de sistemas e de tecnologias da informao

No hospital, verificou-se que grande parte dos processos ainda realizada manualmente, ou seja, o suporte da tecnologia da informaono se faz massivamente presente. Os dados so redundantes e muitopouco integrados. Cada sistema funciona de maneira praticamenteisolada, exceo de alguns mdulos de um ERP que vem sendoimplantado, mas que supre apenas parte da rea assistencial.

Os sistemas de informaes devem dar o suporte para facilitar eotimizar o tratamento, obteno, armazenamento, recuperao e uso dasinformaes. Para isso, deve-se trabalhar a integrao dos dados de modoa satisfazer as necessidades de informao, atravs da determinao de

quais, onde, quando e como as informaes devem estar presentes naorganizao (AMARAL, 1994). A tecnologia da informao deve dar osuporte para garantir a confiabilidade dos dados e eliminar possveisredundncias.

Muito mais do que adotar novos sistemas preciso mapear o parquetecnolgico existente e buscar mecanismos para seu uso eficiente(MORESI, 2000; COHAN, 2005). A adoo de novos sistemas nem sempre a melhor deciso para auxiliar na gesto da informao, pois os sistemasde informaes em sade existentes hoje muitas vezes no possuem ainformao adequada, preocupando-se muito mais com o controle

financeiro e normas (BANCO MUNDIAL, 2007). importante tambm o estabelecimento de um repositrio nicocom rotinas de backup peridicas, onde se armazenem todos osdocumentos gerados, para evitar que vrias pessoas produzam o mesmotipo de material e desperdicem recursos na preparao de material jexistente e que pode ser aproveitado. Permite que todos tenham avisibilidade das informaes produzidas no hospital e que no estonecessariamente nos sistemas de informaes, como o caso derelatrios especficos.

4. Definio da equipe

No houve o registro de um responsvel formal pela gesto dainformao no hospital. As pessoas no conhecem quem trata asinformaes e no h definio de responsabilidades, apesar dereconhecerem a importncia de algum com este perfil. Cada um tem quebuscar as informaes quando surge a necessidade. Alm disso, aspessoas no sabem a quem recorrer para apoiar essa atividade. Por isso,muitas vezes a informao no usada de maneira adequada.

O homem deve ser o principal agente para subsidiar a tecnologia,pois essa apenas um dos componentes do ambiente de informao(DAVENPORT, 2001). importante, deixar claro na estrutura

organizacional onde esto os responsveis pela gesto da informao. Issopode ser feito a partir de uma reestruturao do organograma,


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enfatizando o papel estratgico da informao, podendo ser criada umaequipe de apoio direo, voltada exclusivamente para a gesto dainformao hospitalar.

Alm do destaque da GI na estrutura organizacional, para que elaocorra de maneira eficiente imprescindvel identificar as atividades dagesto da informao, os papis necessrios, bem como asresponsabilidades de cada um, pois so as pessoas que agregam valor informao.

5. Definio de um fluxo de comunicao eficiente

O resultado da anlise dos dados mostrou que no hospital estudadoexiste a compreenso de que a comunicao no ocorre de maneiraadequada, mas no h nenhum planejamento ou iniciativas para melhor-la. Existem apenas reunies sob demanda para discutir determinado tema

e as pessoas reconhecem que h essa falta de comunicao.No entanto, entende-se que a comunicao participa como elemento

fundamental no processo de gesto da informao, pois os dados e asinformaes devem circular na organizao por meio de um sistemaeficiente de comunicao, para que seja possvel a tomada de deciso emtempo hbil e com qualidade (ANGELONI, 2003). A equipe de informaodeve conhecer bem as necessidades da gesto e trabalhar para alcan-las e isso se d por meio da comunicao. Alm disso, indispensvel quetanto a equipe, quanto a infraestrutura fsica (3) e lgica (2) estejam emum fluxo bastante claro, conhecido e eficiente, para que possam trabalhar

com objetivos comuns.Deve-se observar alguns princpios bsicos para garantir acomunicao, como a clareza, coerncia, adequao, distribuio,uniformidade e aceitao (REDFIELD, 1985), alm de definir os canais e osmeios de comunicao, de modo a garantir que a informao seja passadapara os interessados no tempo e no modo apropriado.

Por fim, tem-se o ambiente externo, aspecto que merece bastanteateno. Ele est o tempo todo solicitando e fornecendo informaesimportantes para a gesto hospitalar, atuando inclusive na mudana dosprocessos de gesto. Portanto, deve haver uma avaliao constante de

como est sendo feita a comunicao com esse ambiente.

5555 CONCLUSESCONCLUSESCONCLUSESCONCLUSESDe acordo com os resultados apurados, no h gesto eficiente da

informao na instituio pesquisada. Faltam definies de estratgia,poltica e processo informacionais, ou seja, no existe um direcionamentoa ser seguido no tocante informao, nem estabelecimento de regras econtroles.

Foi possvel observar tambm a inexistncia de um modo apropriado

para gerenciamento do ciclo de vida da informao, ou seja, no existe o


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levantamento das necessidades de informao e nem diretrizes para suaobteno, distribuio, armazenamento, uso e descarte.

Tambm ficou claro que praticamente no existem fluxosinformacionais e comunicao entre os indivduos no hospital. Isso dificultao acesso informao e o seu uso adequado.

Alm disso, o parque tecnolgico existente mostrou-se bastantediversificado, com informaes espalhadas e redundantes. Tudo issodeixou clara tambm a inexistncia de responsveis pela gesto dainformao, que ocorre de maneira assistemtica e sem direcionamento enem objetivo definidos.

recomendvel que o hospital revise o seu modelo de gesto dainformao considerando aspectos da gesto hospitalar e as informaesnecessrias para dar suporte sua conduo. Nessa anlise, primordial

considerar os cinco pontos levantados na pesquisa como as principaislacunas existentes no processo da gesto da informao atual e que sotratados na proposta apresentada.

Ao trabalhar a gesto hospitalar, definindo seus objetivos eprocessos, o hospital estaria investindo tanto em um melhordirecionamento na conduo de seus trabalhos quanto contribuindo parauma melhor identificao das necessidades de informaes. A definiodos responsveis auxilia a criao de uma infraestrutura tanto fsicaquanto lgica em relao informao. A comunicao eficiente eintegrada iria beneficiar os trabalhos em todos os nveis e a melhoria dos

resultados obtidos. Do ponto de vista prtico, esse estudo permitiuquestionar o uso da informao no ambiente hospitalar e na sua gesto.

Apesar de a pesquisa ter seguido com rigor todo o procedimentometodolgico, importante reconhecer e explicitar as suas limitaes. Aprimeira delas diz respeito s delimitaes impostas pela prpriaestratgia adotada. O estudo de caso tem restries em relao ao seupoder de generalizao, embora no fosse essa a inteno da pesquisa.Assim, reconhece-se que este resultado no pode ser expandido a todosos hospitais.

Alm disso, importante lembrar que foi realizada uma anlise da

situao, capturando a gesto da informao durante o momento em queo estudo se desenvolveu. Assim, provvel que no futuro, e, at mesmo,a partir dos resultados apresentados direo do hospital, sejamimplementadas novas prticas e haja uma mudana no cenrioencontrado e tratado nesse estudo.

Outra questo que essa anlise foi realizada apenas com base nasquestes que puderam ser observadas ou que foram relatadas. Todavia,para realizar uma anlise mais profunda, seria necessria, alm dosmtodos de coleta de dados aplicados, uma maior imerso dospesquisadores no local, com o intuito de identificar possveis questes que

poderiam ser levantadas nos questionrios e entrevistas realizadas.


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Uma contribuio dessa pesquisa que ela abre espao para arealizao de novos estudos em uma rea onde academicamente existemvrios pontos que carecem maior aprofundamento.

Cabe ainda a realizao de pesquisas futuras no prprio hospital queserviu como objeto do estudo de caso, j que o ambiente complexo epossui muitas outras caractersticas e pontos que podem ser estudados. possvel, por exemplo, estudar mais detalhadamente os sistemasexistentes com foco na sua integrao, uma vez que foi identificado, pormeio dessa pesquisa, que uma rea frgil dentro do ambiente deinformao, alm de ser motivadora de muitos dos problemasencontrados.

Outro direcionamento de pesquisa possvel a validao dapresente proposta, uma vez que os resultados desse estudo no podemser generalizados. Podem ser realizados estudos com um maior nmero de

hospitais pblicos universitrios, envolvendo variveis no consideradasnesse estudo, como a coleta de dados com os pacientes e os funcionriosque no esto em posio de gerncia dentro dessas organizaes.

Alm disso, tambm se faz necessrio o estudo em hospitais pblicosque no possuam caracterstica de hospitais escola, bem como emhospitais privados. Tais estudos permitiriam uma anlise comparativa dosresultados obtidos no setor pblico e no setor privado.

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