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Gestão de Documentos e Gestão de Documentos e Informações - CasesInformações - Cases
Elizete Pereira SáElizete Pereira Sá
Gestão Documental - Record ManagementLei 8.159/1991 - Política Nacional de Arquivos Públicos e PrivadosConjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. ISO 15489-1:2001Campo da administração responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, recepção, manutenção e destinação de documentos, incluindo processos para capturar e preservar evidência de informação sobre as atividades e transações registradas.
Metodologia de Gestão Documental
Conhecer Missão, Visão, Valores da Organização;Mapeamento e/ou conhecimento dos processos de trabalho e fluxos de informação;Identificação e avaliação dos documentos associados aos processos e atividades; Elaboração dos instrumentos e ferramentas de Gestão Documental:Política de Gestão Documental;Taxonomia, Plano de Classificação, Vocabulário Controlado; GlossárioTabela de Temporalidade Documental;Padrão Normativo. Capacitação e Sensibilização.
FATORESCRÍTICOS
KPI’sINDICADORES
FLUXODE TRABALHO
LÍDER DO FLUXO DETRABALHO E PAPÉIS
OPORTUNIDADESPARA MELHORIASENTRADAS ESAÍDAS
FRONTEIRAS DOFLUXOOBJETIVODO FLUXO
DOCUMENTAÇÃOE ATRIBUTOSDO
FLUXO DE TRABALHO
Fluxograma ou Mapa do ProcessoAtributos do
Processo de Trabalho
Documentar os Processos de TrabalhoObjetivo
Avaliação Documental
Tipo do Registro/Documento;
Taxonomia: Macroprocesso, processo, subprocesso,
tipologia;
Código de Classificação;
Descrição e Objetivo do Registro;
Natureza, Base Legal/Requisito, Nível de Acesso;
Órgão Gestor do Documento; Espécie do Documento;
Suporte; Método de organização e armazenamento;
Tempo de Retenção e Temporalidade dos Documentos;
Outros Metadados.
Taxonomia
Métodos para indexar, classificar e facilitar o acesso à informação. Plano de Classificação; Vocabulário Controlado;Tesauros;Glossário.
Taxonomia e Plano de ClassificaçãoPode ser elaborado a partir dos processos organizacionais. Recomenda-se na definição dos Processos organizacionais consultar o Process Classification Framework (PCF) da APQC – American Productivity & Quality Center.
Gerir Logística de Insumos
Financiamento e Captação de
Recursos
Gestão Financeira
Recursos Humanos
Tecnologia da Informação
Gestão Administrativa
Contabilidade e Controladoria Meio Ambiente Segurança
FORNECEDORES
CLIENTES
ESTRATÉGIA E GESTÃO EMPRESARIAL
NEGÓCIO DE GERAÇÃO DE ENERGIA
SUPORTE AO NEGÓCIO DE GERAÇÃO DE ENERGIA
Planejamento de Operação e Manutenção
Investimento Engenharia e Projeto
Vendas de Energia
Relacionamento com Stakeholders
Gestão Jurídica
Governança Corporativa
Direcionamento Estratégico
Produção de Energia
Desenvolvimento de Negócios
Cadeia de Valor
Plano de Classificação por Processo
Tabela de Temporalidade e Critérios de Retenção
Instrumento resultante de avaliação documental que tem como objetivo definir os prazos de retenção e destinação dos documentos.
O que deverá ser retido ou guardado?
Como guardar?
Por quanto tempo deverá ser mantido?
De quem é a responsabilidade da guarda?
Onde será preservado?
Em que mídia o documento será preservado?
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Fonte: ECM na sua empresa (CENADEM, 2005)
Enterprise Content Management
ECM
Padrão Normativo/Procedimento
Modelo de Gestão; Governança de Gestão Documental;Papéis e Responsabilidades;Processo de Trabalho e Indicadores; Avaliação Documental; Taxonomia e Plano de Classificação;Tabela de Temporalidade; Organização e Indexação;Organização de Diretórios, Subdiretórios e Pastas;Eliminação e Descarte dos Documentos; Segurança da Informação.
CASE
Gerenciamento Eletrônico de Informações e Documentos no Tribunal de Contas dos Municípios
Foco: Gerenciamento Eletrônico de Informações e Documentos (GED) e Gestão por Processo.
Entregas do Projeto:Workshop Gestão Eletrônica de Documentos;Gestão do Projeto com metodologia do PMI;Desenho dos processos das áreas fins e administrativas do TCM-BA;Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação; Avaliação do GED e Especificação com Requisitos da Tecnologia ECM; Manual de Padronização de Documentos.
CASE
Gestão Documental alinhada com GC na Global Participações em Energia
Foco: Gestão do Conhecimento ExplícitoEntregas do Projeto:
Diagnóstico;Elaboração da Cadeia de Valor e desenho dos fluxos dos Processos; Diretrizes e Procedimentos de Gestão Documental;Diretrizes para Elaboração de Instrumentos de Comunicação;Diretrizes para Elaboração de Documentos Normativos;Emissão, Revisão, Acompanhamento da Documentação de Engenharia;Estruturação dos Diretórios;Workshop - Gestão do Conhecimento
CASE
Gestão Documental e Implantação do GED na Portal FFoco: Construção de uma ferramenta interna de GEDEntregas do Projeto:
Identificação dos Processos Organizacionais;Elaboração do Taxonomia e Plano de Classificação;Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental;Construção de uma solução interna de GED; Capacitação no Sistema e orientação quanto à organização dos documentos físicos e eletrônicos.
CASE
Gestão por Processo alinhada com Gestão Documental na Câmara de Comercialização de Energia Elétrica - CCEE
Foco: Governança e Modelo de GestãoEntregas do Projeto:
Plano do Projeto;Diagnóstico com Proposição de Melhorias e Indicadores; Plano Diretor; Política de Gestão Documental; Governança da Gestão Documental; Taxonomia Corporativa; Tabela de Temporalidade Documental;Treinamento e Sensibilização das Equipes.
CASE
Gestão de Registros e Documentos na MCEFoco: Avaliação e orientação quanto as ferramentas:
SPCO Sistema de Planejamento e Controle Operacional e By You
Entregas:Avaliação e Critérios de Retenção dos Registros; Plano de Classificação; Avaliação e orientação das Ferramentas;Capacitação e Treinamento.
Gestão do Conhecimento Gestão do Conhecimento
É a disciplina que integra e organiza políticas, práticas, ferramentas de gestão e tecnológicas tendo como balizador os processos de criação, organização, disseminação, compartilhamento, utilização e proteção dos conhecimentos para gerar resultados para a organização e benefícios para colaboradores e partes interessadas.
Fonte: Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento SBGC
Práticas de Gestão de ConhecimentoPráticas de Gestão de Conhecimento
Criação Organização
Compartilhamento e Disseminação
Utilização Proteção
InovaçãoMemória
OrganizacionalComunidades de
PráticasResolução de
Problemas Segurança da
InformaçãoParcerias com
Universidades e Centros de Pesquisa
Gestão Documental Boas Práticas
Gestão por Processo
Código de Conduta
Contratação de Consultoria
Portal Corporativo Redes SociaisReutilização de
SoluçõesRegistro de Marcas
e PatentesBenchmarking e
visitas as empresas
Intranet BlogsMelhoria de Produtos e Serviços
Contrato de Sigilo
Pesquisa e Desenvolvimento
ECM/GED Portal CorporativoPráticas de
Diminuição de Retrabalho
Educação e Universidade Corporativa
Educação Corporativa
Programa de Idéias
Aprendizagem Organizacional
Memória OrganizacionalMemória Organizacional
Organiza, preserva e disponibiliza o acervo de conhecimentos explícitos da organização;
Representa o repositório de informações da organização;
É uma ferramenta de comunicação;
Contribui para que a organização compartilhe os seus valores com a sociedade.
Gestão Documental e Memória Organizacional
Quem sabe o quê internamente?Por quais experiências e lições aprendidas as equipes passaram?Quem pode colaborar?Quais conhecimentos podem ser reutilizados? Evita retrabalho; Ajuda reutilização de soluções; Evita repetição de erros; Compartilhamento do conhecimento; Apoio na multiplicação da aprendizagem; Prática de uma organização de aprendizagem
