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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES / AVM

PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU

A IMPORTÂNCIA DA OTIMIZAÇÃO NA GESTÃO DE PROCESSOS, GESTÃO ELETRÔNICA DOCUMENTAL E DE

INFORMAÇÕES ARQUIVÍSTICAS DE UMA EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NO RAMO DA

ENGENHARIA

Bianca de Souza Rodrigues

ORIENTADOR: Prof. Vinícius Calegari orientador)

Rio de Janeiro 2017

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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES / AVM

PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU

Apresentação de monografia à AVM como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em MBA em Gestão Empresarial. Por: Bianca de Souza Rodrigues

A IMPORTÂNCIA DA OTIMIZAÇÃO NA GESTÃO DE PROCESSOS, GESTÃO ELETRÔNICA DOCUMENTAL E DE

INFORMAÇÕES ARQUIVÍSTICAS DE UMA EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NO RAMO DA

ENGENHARIA

Rio de Janeiro 2017

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AGRADECIMENTOS

Agradeço à Deus por ter me ajudado à manter a fé nos momentos mais difíceis dessa jornada. À minha querida mãe, que sempre me apoiou e me incentivou nas horas em que o cansaço e o desânimo.

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DEDICATÓRIA

Dedico este trabalho à minha mãe, Glória Maria Lima de Souza, por me apoiar incondicionalmente.

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RESUMO

Este trabalho visa mostrar que muitas empresas de médio porte que prestam

serviços de terceirização no ramo da engenharia consultiva ainda não se

conscientizaram sobre a importância da otimização dos processos

administrativos que envolvem uma organização. O assunto visa chamar a

atenção para que as organizações que possuem filiais espalhadas por diversos

lugares compreendam que a disponibilização de informações e documentos

entre Matriz e filiais precisa ser tanto eficaz quanto eficiente. As empresas que

atuam no ramo da terceirização de serviços em engenharia consultiva são

convidadas a participar de processos licitatórios à convite do contratante.

Geralmente esses convites atendem a todo o território nacional e as

organizações apresentam suas propostas para participar das concorrências.

Consequentemente, após análise criteriosa por parte da contratante, a

empresa que possui a melhor proposta está apta para executar os serviços

solicitados no escopo do convite. No entanto, nem sempre a Matriz da empresa

ganhadora está alocada no mesmo lugar que o cliente. E quando isto ocorre, a

empresa realiza o tráfego de seus documentos através de malote/SEDEX (via

Correios) para que suas respectivas filiais possam enviar seus documentos ao

cliente. Este método de envio de documentos pode acarretar uma demora na

disponibilização, além de extravios/perdas, de documentos importantes. Para

que isto ocorra de forma rápida, segura e visando otimizar os processos, se faz

necessário a implementação de um sistema de gestão integrada através da

GED – Gestão Eletrônica de Documentos, onde os clientes internos possam ter

acesso aos mais variados documentos e informações que os setores da

organização (RH, financeiro, suprimentos, TI, contabilidade, comercial) podem

disponibilizar para consulta e impressão, caso necessário. Além disso, os

clientes internos poderiam inserir dados relevantes dos seus clientes externos

neste sistema a fim de otimizar o tempo dos colaboradores que atuam na

Matriz. A ideia é estabelecer uma conexão entre os setores da organização

com suas respectivas filiais, evitando assim o retrabalho, o desperdício de

tempo e a demora no envio/entrega de documentos.

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METODOLOGIA

A realização deste trabalho contou com a técnica de Mapeamento de

Processos. De acordo com Kintschner (2003), esta técnica é a ferramenta que

melhor reproduz a posição atual e permite uma visão futura dos negócios da

instituição. O método de abordagem é o dedutivo, que segundo Marconi e

Lakatos (2006) é caracterizado pela ligação da teoria e a ocorrência dos fatos.

Quanto aos objetivos à classificação da pesquisa é exploratória de natureza

qualitativa, Gil (2002, p.133) define que “esta análise é menos formal do que a

análise quantitativa, pois nesta última seus dados podem ser definidos de

maneira relativamente simples”. A pesquisa bibliográfica, documental e

entrevista foram os procedimentos adotados para a coleta de dados no

presente trabalho.

O objeto de estudo deste trabalho é uma empresa prestadora de serviços no

ramo da engenharia consultiva, situada no estado de São Paulo e que possui

diversas Filiais espalhadas pelo Brasil. O processo especificamente estudado é

o de envio, recebimento e arquivamento dos mais diversos tipos de

documentos (fiscais, tributários e previdenciários), que envolve apenas três

funcionários da área de Recursos Humanos (o gerente do RH e dois auxiliares

administrativos – um responsável pelos assuntos referentes às demissões e

folha de pagamento e outro responsável pelas admissões e benefícios).

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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I

Gestão de processos 10

CAPÍTULO II

Tecnologia da Informação 13

CAPÍTULO III

GED – Gestão Eletrônica de Documentos 30

CONCLUSÃO 38

BIBLIOGRAFIA 39

ÍNDICE 40

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INTRODUÇÃO

A escolha deste tema visa retratar a vivência em uma empresa que presta

serviços no ramo da engenharia consultiva e que sempre se destacou no

mercado. No entanto, com a demanda crescente de contratos firmados com

uma importante organização na área petrolífera, os setores da empresa

passaram a receber muitas solicitações vindas dos clientes internos e, com

isso, o atraso e a demora na disponibilização de dados e documentos, impacta

nos prazos estabelecidos pelo cliente final e nas avaliações realizadas para

verificar se as empresas contratadas estão agindo conforme o acordado em

contrato. Portanto, faz-se necessário realizar um estudo sobre como a empresa

pode otimizar o tempo de seus setores e seus clientes internos a fim de

disponibilizar dados e documentos importantes para apresentação e

comprovação dos mesmos junto ao cliente. A ideia principal é que todos os

setores da empresa façam uma interface rápida e eficiente, através de um

sistema de gestão integrado, com as suas filiais e principalmente com os

colaboradores que atuam no local onde o cliente está alocado. Esta

comunicação facilitaria a disponibilização dos mais diversos dados,

documentos e arquivos referentes ao cliente e aos contratos em andamento.

Seguindo esta linha de raciocínio, o primeiro passo a ser adotado é a

implementação do GED – Gestão Eletrônica de Documentos que atue em

conjunto com um sistema de gestão integrado onde se permita o arquivamento

de toda a documentação realizado pela Matriz e que são relevantes aos

clientes internos, como por exemplo, documentos fiscais, trabalhistas e

previdenciários. Com isto, os clientes internos que atuam fora da Matriz, teriam

acesso e permissão para impressão, e assim, cumpririam com êxito os prazos

estabelecidos pelo cliente final. A utilização desse sistema também evitaria o

consumo excessivo de papel, já que a Matriz é responsável por enviar todo e

qualquer tipo de documentação em meio físico que em alguns casos,

dependendo do cliente, só aceita que a documentação seja entregue por meio

digital.

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Todos os documentos enviados pela Matriz são de extrema importância e

devem ser entregues ao cliente final. Os mesmos devem ser organizados de

maneira a estar acessível sempre que possível para seus colaboradores. Cabe

ressaltar que, por isso, se faz importante ter um gerenciamento documental.

Este estudo tem como objetivo mostrar que, ainda hoje, muitas empresas de

prestação de serviços de terceirização no ramo da engenharia consultiva ainda

não se deram conta de que é necessário informatizar a organização como um

todo no intuito de disponibilizar os arquivos de diversos documentos. Os

métodos antigos que ainda são utilizados impactam fortemente no bom

andamento de um serviço. A adoção de um sistema de gestão integrado onde

haja um gerenciamento dos processos e arquivamento de documentos fiscais

assim como de outras naturezas, será de grande utilidade tanto para a Matriz

quanto para as suas filiais.

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CAPÍTULO I

GESTÃO DE PROCESSOS

É uma orientação conceitual que visualiza as funções de uma organização com

base nas sequências de suas atividades, ao contrário da abordagem funcional

tradicional, em que as organizações estão separadas por área de atuação,

altamente burocratizadas e sem visão sistêmica do trabalho que realizam.

Segundo Barbará (2006, p. 137), pode-se definir processo como um conjunto

de ações ordenadas e integradas para um fim produtivo específico, ao final do

qual serão gerados produtos e/ou serviços, e/ou informações. Processos são

resultados do sistema de ação, representados por fluxos de atividades ou

eventos.

Isto significa que é importante que as organizações adotem um gerenciamento

coordenado, através de um sistema de gestão integrado junto a um software,

com o intuito de otimizar o tempo de quem precisa acessar determinados

dados.

Segundo Beuren (2000), aliado a gestão de processos está a gestão da

informação que sugere que os gestores sejam suficientemente perspicazes

para não dispersar recursos que tenham em mãos, mesmo que tais recursos

estejam, em determinado momento, materializados sob formas não

mensuráveis objetivamente.

Uma parte muito importante para a gestão de processos de negócio é a

documentação. A documentação de todos os processos da organização facilita

a comunicação interna a todos os níveis. O maior desafio numa organização é

manter toda a documentação atualizada e acessível. Uma grande ajuda para a

manutenção da documentação atualizada é a utilização de Intranet/Internet da

organização ou de Portais Colaborativos conjugados a ferramentas de Gestão

de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management).

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A gestão de processos realizada de forma eficaz melhora a capacidade de uma

organização de antecipar, gerir e responder às mudanças no mercado e a

maximizar as oportunidades empresariais. A gestão de processos adequada

pode também reduzir as insuficiências e os erros resultantes de uma

redundância de informações e ações empresariais.

Indo mais além, uma gestão orientada a processos, permite compreender

como de fato produtos e serviços são criados na organização, à medida que

mostra claramente os problemas, “gargalos” e ineficiências que em uma

organização tradicional seriam mais difíceis de identificar. A Gestão de

Processos ajuda as organizações em:

• Reduzir tempos de ciclos dos processos;

• Diminuir custos;

• Melhorar a eficiência e eficácia interna;

• Melhorar a qualidade do trabalho desenvolvido;

• Aumentar a satisfação dos Clientes, Colaboradores e Investidores.

1.1. Prestação de serviços

Com o desenvolvimento econômico dos países, cada vez mais nos deparamos

com uma gama de empresas que prestam serviços nos mais diferentes ramos.

Na definição de Limeira (2006, p. 106) “serviço é um bem intangível, podendo

ser entendido como uma ação ou um desempenho que cria valor por meio de

uma mudança desejada no cliente ou em seu benefício”. Os serviços são

aperfeiçoados, conduzem a resultados lucrativos e dispõem de diversas

oportunidades competitivas no mercado. Citam ainda que os serviços tem alta

representatividade na economia mundial, além de incentivar inovações (SILVA;

NEGRI; KUBOTA, 2006).

De acordo com Gianesi e Corrêa (2001) os serviços devem oferecer projetos

específicos, assistências especializadas, entre outros, ao cliente com o objetivo

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de diferenciar o pacote de serviço oferecido pelo prestador ao mercado,

criando um diferencial competitivo em relação aos concorrentes.

“Sobreviver num mercado competitivo representa o grande desafio das

empresas nos dias de hoje, justificando assim corresponder às necessidades e

expectativas dos clientes” (SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 1).

Para que uma empresa do ramo da engenharia consultiva se destaque perante

seus concorrentes, é preciso mostrar quais são seus diferenciais no que diz

respeito ao serviço prestado. Um dos problemas mais encontrados neste ramo

é o fato da Matriz da empresa ser em outro Estado diferente do Estado do

cliente. Isso acarreta e dificulta muito o envio/recebimento de toda a

documentação pertinente ao cliente final. Extrapolar o prazo solicitado pelo

cliente traz problemas sérios e que impactam diretamente na liberação do

pagamento feito pelo cliente final.

1.2. Serviços de engenharia consultiva

Os trabalhos de engenharia consultiva são em sua maior parte prestados a

clientes na base de confiança mútua. Isto é, ainda que haja procedimentos

licitatórios, o cliente jamais contratará uma consultoria em que não deposite

confiança. A consultoria de engenharia obedece às estipulações do cliente,

quando este solicita modificações de escopo ou programação dos trabalhos.

Em conseqüência, quando ocorre algum resultado insatisfatório, surgem

disputas de demorada solução. Também o ponto de vista inicial do cliente pode

demonstrar-se errado após uma análise racional. Isto tudo torna a garantia um

item contra-indicado para os trabalhos de consultoria que obedecem em

princípio às ordens do cliente. No entanto, as leis de licitação têm incluído a

necessidade das empresas da área consultiva garantirem suas propostas e

seus contratos. É portanto inescapável contratar-se garantia.

Portanto, é de extrema relevância que as empresas tenham um suporte

integrado com todos os setores a fim de garantir que todos os serviços e

prazos serão cumpridos durante todo o contrato.

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CAPÍTULO II

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

O termo "Tecnologia da Informação" serve para designar o conjunto de

recursos tecnológicos e computacionais para a geração e uso da informação. A

TI está fundamentada nos seguintes componentes (Rezende, 2000):

• hardware e seus dispositivos e periféricos;

• software e seus recursos;

• sistemas de telecomunicações;

• gestão de dados e informações.

O principal benefício que a tecnologia da informação traz para as organizações

é a sua capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informações

e conhecimentos importantes para a empresa e para seus clientes. Os

sistemas de informação mais modernos oferecem às empresas oportunidades

sem precedentes para a melhoria dos processos internos e dos serviços

prestados ao cliente final.

O mercado dinâmico e altamente competitivo como o dos dias atuais faz com

que as empresas se esforcem na busca pela excelência, fator fundamental

para uma organização que objetiva a caracterização de seus serviços. Para

isso, a velocidade e a visão geral do negócio, que agiliza e facilita a tomada de

decisão, são fundamentais, o que tornou a Tecnologia da Informação (TI) um

importante diferencial competitivo.

A competitividade que vem sendo requerida das empresas tem exigido um

processo de gestão ágil e inteligente, no qual a gestão da informação é crucial

para a sobrevivência destas. Dentro deste contexto, a adoção e a

implementação de tecnologias da informação, muitas vezes, têm levado ao

desperdício e à frustração pela inobservância de determinados empecilhos

quando da decisão em implantar um sistema.

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No início, a computação era tida como um mecanismo que tornava possível

automatizar determinadas tarefas em grandes empresas e nos meios

governamentais. Com o avanço tecnológico, as "máquinas gigantes"

começaram a perder espaço para equipamentos cada vez menores e mais

poderosos. A evolução das telecomunicações permitiu que, aos poucos, os

computadores passassem a se comunicar, mesmo estando em lugares muito

distantes geograficamente. Como conseqüência, tais máquinas deixaram de

simplesmente automatizar tarefas e passaram a lidar com Informação.

A Tecnologia de Informação (TI) veio a este mercado tão competitivo para

somar. E hoje é um dos componentes mais importantes do ambiente

empresarial, sendo essencial para os três níveis da empresa (estratégico, tático

e operacional). (ALBERTIN; ALBERTIN. 2009) ressalta que o uso da TI deve

estar relacionado com as necessidades da empresa, de forma que contribua

para seu desempenho e lucratividade.

(BEAL. 2009, p.78) lembra que “por muito tempo a TI foi considerada um

“centro de custo” que a princípio não gerava qualquer retorno para o negócio”.

Mas com a crescente redução do custo dos computadores e redes de

comunicação, aliada ao aumento da facilidade de uso desses equipamentos,

fez com que as organizações passassem a dispor de uma infra-estrutura de TI

cada vez mais completa e complexa, com capacidade de uso não apenas na

automação de tarefas, mas no processamento e acesso a dados e

informações, controle de equipamentos nos processos de trabalho e nas

conecção de pessoas, funções, escritórios e organizações.

A TI está enriquecendo todo o processo organizacional, auxiliando na

otimização das atividades, facilitando a comunicação e melhorando o processo

decisório, pois as informações são mais eficientes e eficazes, chegam ao

gestor com mais velocidade e precisão (BEAL, 2009).

A informação é inclusive um fator que pode determinar a sobrevivência ou a

descontinuidade das atividades de um negócio. E isso não é difícil de ser

entendido. Basta imaginar o que aconteceria se uma organização perdesse

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todas as informações de seus clientes. Apesar de possível, muito dificilmente

uma empresa de grande porte consegue perder suas informações.

A TI é algo cada vez mais comum no dia-a-dia das pessoas e das empresas.

Tudo gira em torno da informação. Portanto, quem souber reconhecer a

importância disso, certamente se tornará um profissional com qualificação para

as necessidades do mercado. Da mesma forma, a empresa que melhor

conseguir lidar com a informação, certamente terá vantagens competitivas em

relação aos concorrentes.

O ambiente empresarial está mudando continuamente, tornando-se mais

complexos e menos previsíveis, e cada vez mais dependentes de informação e

de toda a infra-estrutura tecnológica que permite o gerenciamento de enormes

quantidades de dados. A tecnologia está gerando grandes transformações, que

estão ocorrendo a nossa volta de forma ágil e sutil. É uma variação com

conseqüências fundamentais para o mundo empresarial, causando

preocupação diária aos empresários e executivos das corporações, com o

estágio do desenvolvimento tecnológico das empresas e/ou de seus processos

internos. A convergência desta infra-estrutura tecnológica com as

telecomunicações que aniquilou as distâncias está determinando um novo perfil

de produtos e de serviços.

No cenário atual, a velocidade das mudanças e a disponibilidade de

informações crescem de forma exponencial e globalizada. A sobrevivência das

empresas está relacionada, mais do que nunca, à sua capacidade de captar,

absorver e responder as demandas requeridas pelo ambiente. A nova realidade

provoca uma reorganização intensa na sociedade, gerando modificações nas

organizações (TAPSCOTT, 1997, p. 82). O impacto deste fenômeno é

observável em todas as empresas, independentemente de seu porte ou ramo

de atividade. A intensidade do impacto, obviamente, varia em função da

concorrência e da turbulência do ambiente de cada setor.

Os benefícios que a tecnologia da informação traz para as organizações é a

melhoria dos relacionamentos com fornecedores e clientes, inovação de

produtos e serviços, novos canais de vendas e distribuição, promoção de

produtos e serviços, customização e, massa, novas oportunidades de negócio,

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estratégia competitiva, economia direta e utilização de infra-estrutura pública,

(ALBERTIN; ALBERTIN, 2009). Os sistemas de informação mais modernos

oferecem às empresas oportunidades sem precedentes para a melhoria dos

processos internos e dos serviços prestados ao consumidor final.

2.1. Tecnologia da informação como suporte à gestão da

informação

A tecnologia da informação alterou o mundo dos negócios de forma

irreversível. Desde que foi introduzida sistematicamente, em meados da

década de 50, houve uma mudança radical no modo de operar das

organizações (MCGEE e PRUSAK, 1994). Na atualidade, tanto sob a

perspectiva acadêmica quanto do mundo dos negócios, é uma questão de

grande relevância. Antonialli (1996) concorda que fortes tendências e fatores

tecnológicos são os responsáveis por contínuas adaptações da postura

estratégica empresarial.

A tecnologia da informação abrange uma gama de produtos de hardware e

software capazes de coletar, armazenar, processar e acessar números e

imagens, que são usados para controlar equipamentos e processos de trabalho

e conectar pessoas, funções e escritórios dentro das empresas e entre elas

(WALTON, 1993). A tecnologia da informação corresponde a objetos

(hardware) e veículos (software) destinados a criar sistemas de informações

que, por sua vez, resultam da implementação da TI através do uso de

computadores e da telecomunicação (BALARINE, 2002).

De um modo mais amplo, pode-se afirmar que a tecnologia da informação

refere-se a um conjunto de hardware e software que tem, como função, o

processamento das informações, que implica coletar, transmitir, estocar,

recuperar, manipular e exibir dados, tarefas que podem estar incluídas em

microcomputadores, conectados a redes ou não, mainframes, scanners

(leitoras) de códigos de barra, estações de trabalho, softwares como planilhas

eletrônicas ou banco de dados, além de outros (CAMPOS FILHO,1994).

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Albertin (1996) apresenta também uma abrangente definição da tecnologia da

informação, uma vez que a conceitua como tudo aquilo com que se pode obter,

armazenar, tratar, comunicar e disponibilizar a informação. Para o autor,

investimentos em TI são expressivos e as empresas esperam, através destes,

ampliar a relação de objetivos gerenciais que venham a influenciar o seu

desempenho.

A tecnologia da informação é considerada relevante para as organizações,

pois:

• proporciona a inovação de muitos produtos e serviços e viabilizado o

surgimento de importantes capacidades dentro das organizações como, por

exemplo: entrega on-line de informação; acesso eletrônico a serviços;

habilidade de solicitar e obter serviços específicos; pagamento e apresentação

eletrônica de contas e habilidade de utilizar vários produtos de software, sem

que seja preciso realimentar os dados (ALBERTIN, 2000);

• trata-se de uma das maiores e mais poderosas influências no planejamento

das organizações, podendo inclusive colaborar com a estratégia competitiva

das empresas por oferecer vantagens competitivas; diferenciar produtos e

serviços; melhorar o relacionamento com clientes; facilitar a entrada em alguns

mercados; possibilitar o estabelecimento de barreiras de entrada, auxiliar a

introdução de produtos substitutos e permitir novas estratégias competitivas

com o uso de sua própria tecnologia (ALBERTIN, 2001);

• é responsável pelo armazenamento de dados provenientes do ambiente

externo. A ferramenta mestra para esta função é o banco de dados - repositório

central de todas as informações pertinentes ao relacionamento de uma

empresa com seus clientes e/ou fornecedores (NEWEL, 2000).

Apesar de sua notória importância, não basta apenas coletar e armazenar

dados. É essencial transformá-los em informações relevantes ao processo de

gestão estratégica. Logo, para o sucesso e a viabilidade de seu emprego,

principalmente no ambiente das pequenas empresas, é necessário utilizar uma

ferramenta que forneça respostas rápidas aos usuários finais da maneira mais

simples e econômica possível.

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Para implantar com êxito uma tecnologia de informação, as empresas precisam

levar em conta algumas condições básicas, como: integrá-la a outras

ferramentas de gestão, considerando que adotá-la é apenas uma variável de

decisão estratégica, e ter consciência de que os benefícios realmente

significativos virão a médio e longo prazo (SILVA e FISCHMANN, 2002).

Walton (1993) esclarece que, para facilitar a implementação da tecnologia da

informação na empresa, é necessário criar uma visão estratégica, isto é, uma

visão que, no contexto estratégico, seja não só capaz de alinhar as estratégias

de negócios, de organização e de tecnologia da informação, mas também de

abranger a estratégia competitiva e os modelos organizacionais que poderão

direcionar o sistema de tecnologia da informação ou ser direcionados por ele.

Para o autor, a tecnologia da informação abrange três ângulos que formam o

denominado triângulo estratégico.

Para Laurindo et al. (2001) é necessário utilizar a tecnologia da informação sob

o enfoque da eficácia de seu emprego, comparando e analisando os resultados

de sua aplicação no negócio das organizações, os impactos de seu uso na

operação e estrutura das empresas. Após estudarem os modelos que tratam

do papel da tecnologia da informação nas organizações, ou seja, de como ela

pode contribuir de modo eficaz para seu sucesso ou maior competitividade, os

autores destacam os seguintes pontos relevantes:

• necessidade de uma clara visão estratégica tanto do negócio quanto da TI, ou

seja, necessidade de que se considere a TI um meio para obtenção de

vantagens competitivas no negócio, um meio voltado ao mercado e ao usuário

de TI;

• manutenção da vantagem competitiva por mais tempo, com base na gestão

da TI e no alinhamento estratégico com o negócio;

• consideração de aspectos técnicos e operacionais, para que se atualizem as

evoluções em TI e haja uma integração entre as estratégias e sua estrutura;

• busca da eficácia, não somente da eficiência, por medir os resultados

relativamente aos objetivos e às metas da organização;

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• importância de um bom relacionamento entre os executivos de TI e dos

negócios;

• avaliação da TI a partir de critérios variados, abrangendo aspectos técnicos,

organizacionais e estratégicos;

• gestão e avaliação dinâmicas da TI, com acompanhamento contínuo e

flexível, a fim de que se possam promover mudanças e atualizações externas.

Na atual economia de informação, a concorrência entre as empresas baseia-se

em sua capacidade de adquirir, tratar, interpretar e utilizar a informação de

forma eficaz (McGEE e PRUSAK, 1994). A tecnologia da informação, que

apoia todos estes processos, pode ser um fator importante no aperfeiçoamento

do uso da informação estratégica presente no ambiente, informação esta capaz

de criar grande valor e manter as organizações unificadas.

Sendo a informação um bem que agrega valor a uma empresa ou a um

indivíduo, é necessário fazer uso de recursos de TI de maneira apropriada, ou

seja, é preciso utilizar ferramentas, sistemas ou outros meios que façam das

informações um diferencial competitivo (ALBERTIN; ALBERTIN, 2009). Além

disso, é necessário buscar soluções que tragam bons resultados, mas que

tenham o menor custo possível. A questão é que não existe "fórmula mágica"

para determinar como utilizá-la da melhor maneira as informações. Tudo

depende da cultura, do mercado, do segmento e de outros aspectos

relacionados ao negócio ou à atividade. As escolhas precisam ser bem feitas.

Do contrário, gastos desnecessários ou, ainda, perda de desempenho e

competitividade podem ocorrer.

Em decorrência deste fato, a maior parte dos dirigentes de empresas de

pequeno porte não visualiza a tecnologia da informação como uma ferramenta

capaz de auxiliar no processo decisório e cumprir propósitos estratégicos,

empregando-a, muitas vezes, apenas em tarefas administrativas e

operacionais. Um motivo que contribui para que a tecnologia da informação

ainda não se encontre disseminada no segmento das pequenas empresas é a

falta de sua adequação a este ambiente, no qual é implementada, sem que se

considerem suas especificidades de gestão. A literatura sobre o assunto

20

apresenta uma série de barreiras a serem transpostas, para se utilizar a

tecnologia da informação no processo estratégico das pequenas organizações,

tais como: implementar tecnologias acessíveis financeiramente, conseguir

maior envolvimento do proprietário-dirigente no processo de implementação,

fornecer treinamento e educação apropriados aos funcionários e proprietários.

Assim sendo, no âmbito das pequenas empresas, é relevante fazer pesquisas

que viabilizem a adequação da tecnologia da informação às suas

necessidades, para melhoria de sua gestão estratégica.

2.2. Gestão de pequenas empresas

Pode-se notar que a relevância das pequenas empresas é inquestionável para

o bem-estar econômico, pois "elas produzem uma parte substancial do total de

bens e serviço" e, além disso, "na medida em que fornecem novos empregos,

introduzem inovações, estimulam a competição, auxiliam as grandes empresas

e produzem bens e serviços com eficiência". (LONGENECKER, MOORE e

PETTY, 1997, p.34).

A pequena empresa é uma organização que pode ser administrada ou dirigida

por uma única pessoa. No caso de as competências decisórias ficarem a cargo

do proprietário, isto é, não serem delegadas, tudo fica sob o peso de sua

gestão centralizada e de sua própria avaliação (GONÇALVES e KOPROWSKI,

1995).

De acordo com Van Horn2 apud Lima (1999), as pequenas organizações

possuem cinco características relevantes no processo estratégico e que podem

ser vistas como particularidades em comparação às empresas de grande porte:

• técnicas e procedimentos administrativos pouco desenvolvidos ou

inexistentes, para avaliar com regularidade a posição estratégica e controlá-la,

de modo que as informações relevantes para o processo estratégico nem

sempre estão disponíveis ou são confiáveis, a natureza destas informações é

mais qualitativa do que quantitativa e os agentes em geral não sabem que

informações são estrategicamente importantes;

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• membros da administração ou colaboradores são em geral pessoas formadas

na prática do trabalho quotidiano, de forma que os dirigentes estabelecem a

estratégia confiando em informações e experiências armazenadas em sua

memória, fator que influencia diretamente não apenas a maneira como o nível

hierárquico inferior percebe suas tarefas e seus métodos de trabalho mas

também seu próprio modo de comunicação com os superiores;

• tipos de atividade (produtos, tecnologias, serviços, know-how) planejados em

número limitado, na maioria das vezes para alcançar um grupo específico de

consumidores ou determinadas áreas geográficas, o que contribui para que

estas empresas tenham uma base comercial mais restrita em relação às

grandes e sejam mais vulneráveis a um declínio da atividade comercial;

• recursos e capacidade restritos, especialmente quanto ao capital

(empréstimos difíceis e fluxo de caixa reduzido) e à formação daqueles que

atuam na administração e assessoria cujas habilidades e informações

necessárias ao planejamento estratégico adequado são com freqüência

insuficientes. Assim, além do tamanho da empresa, também a atitude dos

dirigentes configura-se como barreira ao processo estratégico;

• cargos administrativos e algumas atividades em geral sob a responsabilidade

de membros da família do fundador da empresa, o que favorece uma presença

maior de argumentos não racionais no processo de tomada das decisões

estratégicas importantes.

As especificidades das pequenas empresas, sobretudo seu papel de geradoras

de empregos, despertaram a atenção de observadores que acreditam ser o

conhecimento mais profundo da gestão neste setor um aspecto que contribui

para ajudar a administrá-lo e, conseqüentemente, para diminuir a taxa de

mortalidade de que são vítimas suas empresas (LEONE, 1999). A autora

classifica as características específicas das empresas de pequeno porte em

três tipos: as organizacionais, que se relacionam à forma como se estruturam e

organizam; as decisionais, que se referem à sua maneira de tomar decisão e

as individuais, que relacionam o comportamento do seu dirigente no exercício

de suas funções.

22

Da mesma forma, estudos realizados pelo Grupo de Estudos Organizacionais

da Pequena Empresa (GEOPE), do Departamento de Engenharia de Produção

da Escola de Engenharia de São Carlos/Universidade de São Paulo

(NAKAMURA, 2000; MOTTA, 2000; TERENCE, 2002) organizaram as

particularidades das pequenas organizações em três categorias:

• particularidades estruturais, que se referem a aspectos internos, decorrentes

de sua organização, entre as quais estão: a informalidade das relações, a

administração não-profissional, a propriedade e a administração exercidas pela

mesma pessoa, a estrutura organizacional não formalizada e reduzida, a falta

de recursos, a inadequação ou não utilização das técnicas gerenciais;

• particularidades contextuais, que se relacionam com o ambiente externo e

refletem no processo estratégico, mas não são controláveis pela ação

individual dos dirigentes empresariais, e;

• particularidades comportamentais, que dizem respeito a aspectos pessoais do

pequeno empresário, refletindo seus valores, suas ambições e ideologias, sua

visão etc., e que, de forma geral, implicam conservadorismo, individualismo,

centralização de poder, tendência ao obsoletismo, falta de habilidade na gestão

do tempo e utilização do improviso no do planejamento da ação, decorrentes

de uma gestão intuitiva.

O processo estratégico nas pequenas organizações deve ser um contínuo

aprendizado. Com o tempo, seus membros vão aprendendo cada vez mais

sobre as capacidades e limitações destas empresas, as ameaças e

oportunidades de seu ambiente e o próprio processo. Por isso, é importante

que os administradores das pequenas empresas percebam que, nestas, o

processo estratégico não implica necessariamente alto custo.

Conseqüentemente, a gestão estratégica de seu ambiente não precisa ser

cara, exigindo grande investimento em tecnologia complexa, quantitativa ou

mesmo muito formal, podendo ser realizada em escala modesta, com

participação de funcionários e concentração nas informações relevantes para

seu negócio e suas necessidades (TERENCE, 2002).

23

Barbosa e Teixeira (2003) afirmam a importância de se estabelecerem

condições que favoreçam o pensamento estratégico nas pequenas empresas,

de forma que venham a ter base para competir em um ambiente de mudanças

rápidas.

A atual pressão ambiental, gerada pela crescente competitividade, parece

impor, para as pequenas empresas, a necessidade de atuarem na coleta de

informações do ambiente - clientes, fornecedores, concorrentes e agentes

legais, sociais e tecnológicos, entre outros. Estas informações são muito úteis

para tais organizações, em particular no processo decisório. Entretanto, como o

pequeno empresário não tem consciência da importância da análise ambiental,

não percebe a necessidade de se fazer um esforço objetivo e imaginoso para

averiguar as possibilidades futuras. Nota-se ainda que, nas empresas de

pequeno porte, o tempo despendido na procura de informações é variável e

não é gasto de modo sistemático (MENEZES e ALMEIDA, 1997).

Para os autores mencionados acima, as informações necessárias para o

processo estratégico da empresa de pequeno porte, na visão dos empresários,

dependem da situação da empresa, ou seja, se está em dificuldades

financeiras, necessita de informações do sistema financeiro ou se o mercado

está favorável, necessita de informações sobre clientes e assim por diante.

Este enfoque denota uma necessidade situacional e até mesmo reativa. Como

o pequeno empresário não possui conhecimento amplo das diversas

informações que podem ser úteis à sua empresa nem de suas respectivas

fontes, assim como sabe pouco sobre as atividades de seus concorrentes, a

utilização que faz das informações é inferior ao nível de importância que atribui

a elas.

24

2.3. A Tecnologia da Informação como suporte à gestão

estratégica da informação

Uma das maiores dificuldades encontradas pelas pequenas empresas é obter

informações sobre os ambientes internos e externos, imprescindíveis à tomada

de decisões, uma vez que todas parecem ser importantes e merecer que sejam

analisadas. Desta forma, é conveniente compreender as razões pelas quais

não é fácil, para tais empresas, conseguir vantagens efetivas com o uso da

tecnologia da informação, embora esta possa auxiliar a gestão estratégica da

informação, por disponibilizar variáveis apropriadas e significantes ao processo

decisório (Vasconcelos Filho, 1985).

Segundo Migliato (2003), em relação à gestão da informação, a pequena

empresa apresenta as seguintes especificidades na gestão da informação: os

dirigentes tendem a não dar a devida atenção à informação, que é, de forma

geral, obtida casualmente; a ação sobre as informações é subestimada; os

dirigentes têm dificuldades em obter informações externas, pois seu sistema de

informações é simples e; os dirigentes não possuem o hábito de procurar

informações e questionar, e assim, têm dificuldades para desenvolver qualquer

tipo de análise de seu ambiente.

Portanto, as pequenas organizações apresentam dificuldade em trabalhar com

a informação como recurso estratégico. Por este motivo, considera necessário

auxiliá-las, oferecendo-lhes os meios de capacitação empresarial, entre os

quais a tecnologia da informação, que se configura como um importante

impulso, capaz de torná-las mais eficientes e competitivas (RODRIGUES,

2002).

O número de empresas de pequeno porte que utilizam a tecnologia da

informação vem aumentando nos últimos anos. Segundo pesquisa realizada no

Estado de São Paulo, 47% das pequenas empresas estavam informatizadas

em 2002, representando um crescimento de 51% em comparação com os

resultados de 1997 (31%). Porém, há uma heterogeneidade no nível de

informatização por setores, por segmentos específicos de atividade e por

tempo de funcionamento das organizações. Em geral, a informatização é maior

25

no setor industrial, em atividades mais sofisticadas, em empresas de maior

porte, com mais estrutura e tempo de fundação (SEBRAE, 2003).

Uma característica marcante das pequenas empresas é não possuir, em geral,

sistemas informatizados e, como conseqüência, ter de fazer todos os seus

controles por meio de papeladas intermináveis (BERALDI e ESCRIVÃO FILHO,

2000). As pequenas empresas carecem, portanto, de tecnologias que lhes

dêem suporte e melhorem a qualidade tanto dos seus processos decisórios

estratégicos quanto da gestão estratégica de seus negócios. Estes autores

consideram que a razão deste fato é a falta de ferramentas computacionais

adequadas ao contexto das pequenas organizações, uma vez que as

empresas geradoras destas ferramentas estão voltadas para as de maior porte,

e assinalam a necessidade de um banco de dados que armazene

exclusivamente os estratégicos, aqueles que sirvam de apoio às atividades

destas empresas, como o fornecimento de informações estratégicas

necessárias ao seu processo decisório (BISPO e GIBERTONI, 2002).

O pouco uso da TI em pequenas empresas deve-se possivelmente ao fato de a

maior parte das pesquisas sobre sua utilização ser realizada em grandes

empresas. Embora o custo da tecnologia já seja mais acessível e os resultados

das investigações apontem para o seu emprego em empresas de qualquer

porte, acredita-se que estes resultados não se aplicam às necessidades e à

realidade das pequenas empresas. (RIEMENSCHNEIDER e MYKYTYN JR,

2000).

As soluções oferecidas pela tecnologia da informação não estão disseminadas

nas empresas de pequeno porte porque, em geral, exigem uma mudança de

atitude do dirigente, não se prestando apenas a atendê-lo em suas

necessidades imediatas e concretas. Para a incorporação da tecnologia da

informação pelas pequenas empresas, espera-se uma adaptação do dirigente

à tecnologia e não o inverso, comportamento este que modificaria o conceito

que a indústria de tecnologia da informação tem sobre as pequenas

organizações, ao argumentar que são antiquadas e avessas à tecnologia

(FIRMINO, 2003).

26

No entanto, inúmeros empresários utilizam a tecnologia da informação como

suporte ao negócio, demonstrando que esta tecnologia tem lugar no setor das

empresas de pequeno porte desde que a indústria reconheça que é necessário

oferecer soluções de acordo com a necessidade do segmento. Os pequenos

negócios precisam de aplicações que facilitem o dia-a-dia e ajudem a

incrementar a produtividade de forma concreta ou mesmo a enxergar novas

perspectivas de negócio, mas com a mínima mobilização de ativos

tecnológicos e sem a perturbação cultural que as grandes revoluções

provocam (FIRMINO, 2003).

Palvia e Palvia (1999) conduziram um estudo em pequenas empresas com o

objetivo de avaliar a variável "satisfação com o uso da TI em ambientes

diferentes dos das médias empresas", uma vez que, no segmento das

pequenas organizações, há predominância de sistemas de gerenciamento de

informações que ainda são informais, cujos principais usuários são seus

proprietários, que freqüentemente realizam funções da TI de caráter

substitutivo, como operador do sistema, analista, programador, entre outras.

Os resultados da pesquisa mostraram que a principal insatisfação, na pequena

empresa onde se utiliza a TI, diz respeito ao treinamento, à educação dos

usuários, que representa um dilema para a organização, uma vez que seu

proprietário se ocupa com tarefas cotidianas e não dispõe de tempo e recursos

necessários para um treinamento apropriado. Além desse, outras exigências

geram insatisfação como: manutenção de softwares, quando estes precisam

ser modificados ou melhorados, documentação, manuais de procedimentos

que orientam o uso e conserto do sistema e ainda o suporte dos vendedores,

uma ajuda que deve ser disponibilizada em caso de erros no software (PALVIA

e PALVIA, 1999).

O uso da tecnologia da informação nas empresas de pequeno porte está em

constante progresso, porém, ainda é considerado fraco relativamente à sua

aplicação em médias e grandes empresas. Apesar de as tendências indicarem

crescimento no emprego de tecnologias da informação em pequenas

organizações, deve-se considerar o fato de que são utilizadas essencialmente

para realizarem tarefas operacionais e administrativas, não para cumprirem

27

propósitos estratégicos ou auxiliarem na tomada de decisões (PALVIA e

PALVIA, 1999; FULLER, 1996).

A tecnologia da informação deve ser usada de acordo com os objetivos

estratégicos das pequenas organizações, atendendo-se às suas necessidades

atuais e futuras, uma prática que, no entanto, é limitada nestas empresas onde

o futuro estratégico não é diagnosticado e, conseqüentemente, não planejado.

A propósito, ressalta-se que seus proprietários sabem disto e têm aversão ao

planejamento (FULLER, 1996).

A necessidade de uma perspectiva estratégica para a tecnologia da informação

implica, pois, o envolvimento do dirigente da pequena empresa. Fuller (1996)

argumenta que o envolvimento e o entusiasmo do proprietário na

implementação da TI é um fator de sucesso.

A distinção entre o uso da tecnologia da informação em processos de gestão e

em atividades estratégicas não se apresenta de maneira clara na literatura.

Segundo Fuller (1996), para a tecnologia da informação ter um valor

estratégico necessita ser parte integral das funções estratégicas da empresa.

Para Bispo e Gibertoni (2002) é de suma importância que a pequena

organização utilize a tecnologia da informação para dar o devido suporte ao

gerenciamento de suas estratégias.

2.4. Vantagens da utilização da TI na gestão das pequenas empresas

Atualmente, alguns mitos já foram superados e argumentos favoráveis aos

investimentos em tecnologia são analisados. Algumas das principais vantagens

para as pequenas empresas empregarem seus recursos em tecnologia da

informação podem ser:

• automatizar tarefas específicas, que passam a ser realizadas em menos

tempo, resultando na diminuição do custo, da monotonia de executar tarefas

repetitivas, na melhora do processo produtivo, por focar as tarefas mais

importantes, obtendo maior produtividade (ZIMMERER e SCARBOROUGH,

1994; GUIA DE TECNOLOGIA, 2003) e aumento da competitividade (PRATES,

SARAIVA e CAMINITI, 2003);

28

• auxiliar o gerente a testar algumas decisões antes de colocá-las em prática,

propiciar a melhoria das informações para tomada de decisões, tornando-as

mais acuradas, disponibilizar a informação em tempo oportuno e aprimorar o

controle interno das operações e capacita o reconhecimento antecipado de

problemas (ZIMMERER e SCARBOROUGH, 1994);

• possuir atendimento satisfatório ao cliente: decorrência de uma tecnologia

bem aplicada, que, por satisfazer o cliente, pode torná-lo fiel, mesmo sem o

uso de sistemas complexos de fidelização empregados em grandes empresas.

Pode-se utilizar, de modo eficiente, uma tecnologia simples e acessível às

micro e pequenas organizações como uma linha telefônica e um identificador

de chamadas, que possibilita identificar o cliente e oferecer-lhe um atendimento

personalizado (GUIA DE TECNOLOGIA, 2003; ZIMMERER e

SCARBOROUGH, 1994);

• integrar o uso da tecnologia que pode proporcionar vendas maiores para

clientes potenciais, talvez por levarem o processo de compra para portais que

fazem transações eletrônicas entre empresas ou por meio de compras

eletrônicas (GUIA DE TECNOLOGIA, 2003);

• utilizar a internet como uma ferramenta capaz de expandir mercados,

essencial para a comunicação com parceiros de negócios e clientes, um

recurso disponível às organizações de todos os portes, inclusive às micro e

pequenas empresas (GUIA DE TECNOLOGIA, 2003; BERALDI, 2002).

Destacam-se entre os fatores de êxito na utilização da tecnologia da

informação em pequenas organizações, a percepção da necessidade de seu

emprego pelos usuários e o apoio da cúpula administrativa. Mesmo resistindo

inicialmente, após a implantação da tecnologia da informação, os usuários e os

dirigentes percebem sua importância nos processos, à medida que esta

aumenta a capacidade de trabalho, levando a empresa a aumentar sua

competitividade. Apesar de, na maioria das organizações, considerar-se a

tecnologia da informação como um custo e não uma vantagem competitiva,

constatou-se numa pesquisa realizada, que os níveis hierárquicos superiores

apoiaram o processo de implantação a partir do momento que constataram que

29

não haveria outra maneira de permanecer no negócio, caso não melhorassem

os controles gerenciais e aumentassem a produtividade (PRATES, SARAIVA E

CAMINITI, 2003).

Um argumento que as micro e pequenas empresas usam para evitar a

tecnologia da informação é de que é algo complexo e que representa um alto

custo para o negócio. Entretanto, com a crescente evolução tecnológica houve

um grande avanço em termos técnicos e também de interface com os usuários,

o que tornou seu uso cada vez mais simples. Além disso, as ferramentas de

informática estão mais acessíveis a cada dia que passa, não sendo mais

exclusivas apenas das organizações de grande porte (Guia de Tecnologia,

2003).

Destaca-se que, embora as empresas estejam visualizando como a tecnologia

da informação pode ser útil, ainda não conseguiram avaliar, em termos de

custo/benefício, o investimento realizado. Os benefícios estão relacionados

com a melhoria de compreensão das funções produtivas, principalmente o

aumento da satisfação do usuário, em melhoria de controles dada pelo

aumento de velocidade de resposta (PRATES, SARAIVA e CAMINITI, 2003).

30

CAPÍTULO III

GED – GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão

Eletrônica de Documentos.

Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias

que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital.

Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel,

microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

As principais tecnologias relacionadas a GED são:

- Capture: Acelera processos de negócio através da captação de documentos e

formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis,

passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.

- Document Imaging (DI): É a tecnologia de GED que propicia a conversão de

documentos do meio físico para o digital.

Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão

de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos

scanners.

- Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos): É a

tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão,

aprovação e descarte de documentos eletrônicos.

Dentre as suas principais funcionalidades estão o controle de informações

(autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e

versionamento.

- Workflow / BPM: Controla e gerencia processos dentro de uma organização,

garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo

previamente definido.

31

Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das

pessoas.

COLD/ERM: Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura,

indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados.

Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada,

em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.

- Forms Processing (processamento de formulários): Tecnologia que possibilita

reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados,

automatizando o processo de digitação.

Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR

(Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de

caracteres.

- Records and Information Management (RIM): É o gerenciamento do ciclo de

vida de um documento, independente da mídia em que se encontre.

Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento,

processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob

controle de categorização e tabelas de temporalidade.

Conforme visto acima, a GED possui diversas tecnologias que podem auxiliar

as empresas no quesito armazenamento de documentação. No caso das

empresas do ramo da engenharia consultiva, a tecnologia Document Imaging

(DI) que visa converter o documento em meio físico para arquivo. Através de

um fluxo de trabalho, o documento é digitalizado e arquivado num sistema

onde possibilite a organização a localizá-lo sempre que necessário

Para entender de que forma o GED melhora o fluxo informacional, buscou-se

na literatura sobre o assunto algumas definições de GED.

32

Setti (2008, p.7) define que

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um recurso

que oferece agilidade e o acesso às informações. Ela visa

solucionar o problema principal dentro das organizações,

que é o acúmulo de papel, não só causado pelos arquivos

correntes, temporários e inativos, mas também pelo

relacionamento que se dá com o ciclo de vida do

documento, determinado conforme o tipo de negócio.

Para Silva (2010, p.2)

O Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é

um conjunto de tecnologias como: Document Management

(gerenciamento de documento), Document Imaging

(gerenciamento de imagens), Workflow Management

(gerenciamento do fluxo de trabalho), COLD (gravação

direta do computador para disco ótico), COM

(microfilmagem de informação gerada em computador), etc;

que permite o gerenciamento de documentos de forma

digital. Tais documentos podem ser das mais variadas

origens e mídias, já criados na forma digital.

Segundo Moreira (2006, p. 18)

O GED objetiva gerenciar o ciclo de vida das informações

desde sua criação até o seu arquivamento. As informações

podem, originalmente, estar registradas em mídias

analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida.

Funciona com hardwares e softwares específicos e usa a

tecnologia da informática para captar, armazenar, localizar

e gerenciar documentos.

33

Quanto à acessibilidade e disponibilidade dos arquivos, Laserfiche (2002) apud

Moreira (2006, p.27) afirma que,

Um sistema GED deve oferecer diferentes caminhos para

acessar arquivos. Um amplo nível de acesso economiza

recursos financeiros, capital intelectual e sistema de rede.

O método mais comum de acesso é pelo computador do

usuário. Todo sistema GED deve prover uma interface

cliente-servidor que permita escaneamento, indexação e

recuperação de documentos. Sem essa interface básica, o

sistema não pode funcionar.

Com base nas definições apresentadas acima, pode-se dizer que o GED deve

ser visto como uma ferramenta de apoio aos processos importantes e

necessários à garantia de crescimento e sobrevivência das empresas.

3.1. Vantagens da implementação do GED

Um bom projeto de GED leva benefícios significativos para a empresa, que são

perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos. Seguem alguns

benefícios:

• Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.

• Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos.

• Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas

rápidas e precisas.

• Mais agilidade em transações entre empresas.

• Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos

e aumentando a produtividade.

• Melhoria no processo de tomada de decisões.

• Maior velocidade na implementação de mudanças em processos.

34

• Obtenção de vantagem competitiva sustentável.

• Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de

despesas.

• Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em

rede.

• Melhor aproveitamento de espaço físico.

• Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).

• Evita extravio ou falsificação de documentos.

• Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de

prazos.

• Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa.

• Integração com outros sistemas e tecnologias.

• Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRM e BI.

• Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de

recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em

casos de acidentes.

• Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.

35

Quadro 1 – Vantagens entre recuperação em papel e em GED

3.2. Desvantagens da implementação do GED

De acordo com os estudos feitos sobre o assunto em questão, a

implementanção da GED não possui muitas desvantagens, se comparadas à

quantidade de benefícios que o sistema traz em prol das organizações.

No entanto, esta implementação deve ser feita por profissionais aptos e

qualificados que garantam o perfeito funcionamento do sistema.

Uma das desvantagens que podemos encontrar é com relação a resistência de

alguns usuários, já que para esta implementação ocorra, serão necessários

treinamentos, mudança de conceitos e garantir que esta reformulação se faz

necessária para a melhoria do serviço.

“Com a tecnologia que muda constantemente, as mídias vão ficando cada vez

mais obsoletas, assim o sistema tem que ser adequado às mudanças e aberto

a adaptações.” (BAHIA; FACHIN, 2011, p.16).

36

Bahia e Fachin (2011, p.16) afirmam que “alguns documentos podem não ser

aceitos em formato digital, exigindo-se o original como verídico. É o caso de alguns documentos jurídicos, que podem não ter valor algum no formato

digital”.

Quadro 2 – Desvantagens entre recuperação em papel e em GED

3.3. Aplicação do GED

Segue abaixo algumas aplicações da GED que auxiliariam os serviços

desempenhados pelas empresas do ramo da engenharia consultiva:

• Ações de apoio aos processos de fiscalização;

• Apoio documental a sistemas de GIS;

• Controle de depósitos e pagamentos em retaguarda de agências bancárias;

• Controle de documentos arrecadatórios de tributos, impostos, taxas e multas

em organismos governamentais;

• Controle do processo de compras;

• Desenho de engenharia e relatório técnico;

• Disponibilização de documentos oficiais, tais como diário oficial;

• Documentação cadastral e societária de empresas;

• Documentação de auditoria (fiscal, contábil, operacional etc.);

• Documentação de contratação;

• Documentação de logística de transportes;

• Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9001, Excelência em

Serviços, Inmetro etc;

• Documentação e processos jurídicos;

• Documentação e relatórios diversos, incluindo contábeis e financeiros;

37

• Documentação eletrônica de escritórios (exemplo: arquivos Word, Excel,

Power Point etc.);

• Forms Processing - Processamento de Formulários;

• Gerenciamento de documentação em benefícios, incluindo áreas de Recursos

Humanos e fundos de pensão;

• Gestão de contratos em geral;

• Processamento de prontuário das áreas de recursos humanos, incluindo

recrutamento e seleção;

38

CONCLUSÃO

Mediante o exposto, identificou-se que é possível utilizar a

tecnologia da informação de forma mais ampla e em prol do bom andamento

do serviço desempenhado na organização. A implementação do sistema

apresentado neste trabalho nas empresas de médio porte e que prestam

serviços de engenharia consultiva, ajudará a empresa como um todo. Com

isso, será possível que todo e qualquer tipo de documento esteja disponível

para consulta bem como impressão para os colaboradores internos

independente do local que os mesmos atuam. Cabe ressaltar que muitas vezes

o excesso de burocracia faz com que as empresas prefiram manter os

documentos em meio físico, ocupando assim um espaço dentro da

organização. No entanto, para quem atua fora da Matriz, ter acesso à esta

ferramenta ajuda muito na otimização dos mais diversas tipos de processos

administrativos.

Com a implementação da GED, os setores de Recursos Humanos e

Contabilidade não receberiam tantas demandas via telefone/email. Eles

disponibilizariam os documentos mais impactantes e que são exigidos pelo

cliente final e, ao mesmo tempo, os colaboradores internos teriam o acesso e

permissão para baixar/imprimir a documentação.

A grande dificuldade é que hoje em dia, a maioria dos documentos

vem em meio físico e nem sempre é possível que a Matriz envie por email, pois

depende do tamanho do arquivo. O meio de envio mais utilizado pelas

empresas ainda é o malote (via Correios), que apesar de ser a maior e melhor

organização do país que trata dos mais diversos tipos de deslocamento, não

garante 100% que a sua correspondência chegue da forma correta. Por

diversas vezes, no meio do caminho, algum documento é extraviado/roubado.

39

BIBLIOGRAFIA

JONES, G. D. C; SILVA, V. R. Análise do gerenciamento do processo de

recebimento e arquivamento de documentos fiscais em uma empresa

prestadora de serviços contábeis mineira, 2012.

BEAL, A. Introdução à gestão de tecnologia da informação, 2001.

DIAS, A. B. A gestão eletrônica documental como melhoria do fluxo de

informação, 2011.

ALVARENGA, T. F. O uso da tecnologia da informação para otimização dos

processos no setor comercial da empresa Sinergia Representações Técnicas,

2012.

PAIM, R., CARDOSO, V., CAULLIRAUX H. & CLEMENTE, R. Gestão de

Processos: Pensar, Agir e Aprender, 2009.

GED Gestão Eletrônica de Documentos, Google Analytics, Disponível em:

<http:// http://www.ged.net.br/definicoes-ged.html> Acesso em 29 de Janeiro de

2017.

A importância da tecnologia da informação nas empresas, Google Analytics,

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2017.

A tecnologia da informação como suporte à gestão estratégica da informação

da pequena empresa, Google Analytics, disponível em: <

http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1807-

17752004000100003> Acesso em 05 de Janeiro de 2017.

40

ÍNDICE

FOLHA DE ROSTO 02 AGRADECIMENTOS 03 DEDICATÓRIA 04 RESUMO 05 METODOLOGIA 06 SUMÁRIO 07 INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I

Gestão de processos 10

1.1. Prestação de serviços 11

2.2. Serviços de engenharia consultiva 12

CAPÍTULO II

Tecnologia da informação 13

2.1. Tecnologia da informação como suporte à gestão da informação 16

2.2. Gestão de pequenas empresas 20

2.3. A Tecnologia da Informação como suporte à gestão

estratégica da informação 24

2.4. Vantagens da utilização da TI na gestão das pequenas empresas 27

CAPÍTULO III

GED – Gestão eletrônica de documentos 30

3.1. Vantagens da implementação do GED 33

3.2. Desvantagens da implementação do GED 35

3.3. Aplicação do GED 36

CONCLUSÃO 38 BIBLIOGRAFIA 39