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O que é GED?

INTRODUÇÃO ................................................................... 3

O QUE É GED? ................................................................... 4 - 5

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS ....................................... 6

Elaboração ................................................................... 6

Publicação ................................................................... 6

Revisão .......................................................................... 6

Utilização ...................................................................... 6

Destinação final (preservação ou descarte) .......... 6

O QUE É DIGITALIZAÇÃO ....................................................... 7

POR QUE USAR? PRECISO MESMO DISSO? ............................. 7

BENEFÍCIOS .......................................................................... 8

Padronização de processos ....................................... 8

Economia ...................................................................... 8

Segurança ..................................................................... 8

Agilidade ....................................................................... 9

Preservação dos originais .......................................... 9

Mobilidade ................................................................... 9

BOAS PRÁTICAS .................................................................... 10

Categorização .............................................................. 10

Temporalidade ............................................................ 10

COMO SELECIONAR A MELHOR SOLUÇÃO DE GED? ............. 11

GED É COM A DG ................................................................. 12

AGORA É COM VOCÊ...................................................... 13

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O que é GED?

Introdução Imagine as seguintes situações: Um auditor bate à porta da sua empresa sem avisar com antecedência, solicitando que sejam apresentados diversos documentos para comprovar que a

empresa está trabalhando de acordo com alguma lei ou processo obrigatório. Você conseguiria responder à demanda a tempo, evitando assim a perda da cert ificação, multas e outras implicações legais? Ou um outro caso, como quando algum de seus cl ientes questiona um ponto específico de um contrato de serviço ou projeto para uma tomada rápida de decisão. Você conseguiria local izar rapidamente o contrato? Além disso, teria certeza de que o documento encontrado é a versão correta? Situações como essas são bastante recorrentes nas empresas que ainda não tem um processo para controle e gestão de documentos, e se agrava ainda mais conforme a empresa cresce, novos departamentos são criados, novos colaboradores são contratados, enquanto outros deixam a empresa. Sem um processo ou ferramenta de auxílio, são grandes as chances de que cada um faça o trabalho como achar melhor , sem se preocupar com as necessidades futuras da empresa.

Apresentados os problemas, agora visual ize o seguinte: E se ao precisar de um documento, bastasse que o colaborador digitasse alguns termos, como um número de contrato, o nome de um cliente, ou uma data, e em

questão de segundos o documento estivesse pronto para acesso? E ainda mais, ter garantia que se trata da última versão do documento, visualizar o histórico das versões e os responsáveis por cada publicação e poder disparar uma tarefa de workflow referente a esse conteúdo? Ter acesso ao conhecimento gerado pela empresa ao longo do tempo de forma central izada e controlada, permitindo acelerar os processos internos , reduzir as redundâncias , aumentar a transparência e aproveitando todo esse conhecimento para a geração de novos conteúdos?

E se para gerenciar um documento e todo esse conhecimento o colaborador apenas indicasse o tipo de documento (um contrato, uma ata de reunião, memorandos, relatórios, apresentações, manuais e artigos, etc.), e alguns outros dados obrigatórios e padronizados, e nada mais?

Esses são alguns exemplos de problemas que um serviço de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) resolve. Os documentos podem ser automaticamente armazenados em uma estrutura de pastas padronizada, onde qualquer um possa localizar o que procura de forma simples e intuitiva. O restante deste ebook irá apresentar informações importantes para que você possa entender o que é o GED e todos os benefícios que sua empresa pode obter ao adotar uma solução ajustada para as necessidades do seu dia -a-dia.

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O que é GED?

O que é GED? Uma aplicação de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) não trata apenas do armazenamento de arquivos eletrônicos. Mais que isso, significa a capacidade de gerenciar e tornar acessível, de forma controlada e ao mesmo tempo ágil, todo o capital intelectual da empresa. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é realizado através de um conjunto de elementos (hardware e softwares específicos) utilizados para gerenciar conteúdo digitais (documentos, planilhas, imagens, vídeos, entre outros).

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O que é GED?

O conceito envolve :

cuidar de toda a vida documental da empresa; implementar a categorização de documentos; criar tabelas de temporalidade; gerar ações de disposição; controlar as versões; possibilitar rastreabilidade; garantir a segurança no armazenamento; facilitar o acesso controlado aos documentos pelas

pessoas e por outros sistemas da empresa.

Todos os departamentos da empresa podem se beneficiar da adoção de um GED, pois qualquer t ipo de documento pode ser armazenado e organizado, como:

contratos; notas fiscais; desenhos de engenharia; documentos trabalhistas de colaboradores; prontuários de alunos; entre tantos outros.

Não há restrição quanto aos tipos e formato dos arquivos, podendo ser armazenados desde simples arquivos texto, imagens, vídeos, e até mesmo formatos complexos, como projetos de construções em 3D. Quando um documento físico, por algum motivo tem que ser mantido no acervo, suas cópias digitais podem fazer referência ao local de armazenamento do original, facilitando assim a localização e obtenção do mesmo caso seja necessário.

Importante!

Com o GED, a gestão dos documentos se torna prática e

eficiente.

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O que é GED?

Ciclo de vida dos documentos Os documentos têm um ciclo de vida dentro das empresas ou organizações. Este ciclo começa quando eles são criados ou recebidos e termina quando eles são destruídos ou armazenados permanentemente. A gestão destes documentos e conteúdos em todas as suas fases de forma adequada garante uma preservação ideal das informações da empresa ou do negócio e, também, sua capacidade de explorar essas informações.

Elaboração ou Captura É a fase onde os documentos são criados ou capturados (digitalizados), e enquanto não estiverem “prontos”, outros usuários que não o próprio criador ou demais envolvidos na criação do documento não precisam saber de sua existência.

Publicação Uma vez pronto, o documento pode ser publicado, e a partir deste momento os usuários passam a ter acesso ao seu conteúdo.

Revisão É comum que documentos precisem passar por atualização para que continuem sendo atualizados. Neste momento o responsável pelo documento pode fazer modificações no documento, e então submeter para que outro usuário aprove ou reprove a nova versão.

Utilização Nesta fase o documento fica disponível para ser consultado pelos usuários do sistema.

Destinação final

Alguns tipos de documentos podem estar sujeitos a leis que exijam seu armazenamento por tempo determinado, não podendo assim ser excluído do sistema antes que esse prazo seja ultrapassado. Além disso, existem normas que obrigam que o documento seja eliminado quando ele estiver vencido ou obsoleto.

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O que é GED?

Se sua empresa já teve qualquer

t ipo de problema com relação à

gestão de documentos, então sim,

você precisa mesmo de um GED.

O que é Digitalização? A digital ização é o processo pelo qual documentos fís icos são digitalizados util izando-se scanners e softwares especial izados, sendo transformados em imagens que podem ser armazenados no GED.

As etapas para digitalização são:

1. Recepção: o documento fís ico é escaneado, gerando imagens ou documentos que reproduzem fielmente o conteúdo do documento original .

2. Classificação: o documento é analisado para que seja possível identificar o que ele representa, que t ipo de documento melhor representa. Essa etapa pode ser feita manualmente, ou uti l izando-se software especial izado para a identificação uti l izando intel igência artificia l .

3. Ciclo de vida: uma vez

classificado, o documento é associado à uma etapa do ciclo de vida, sendo marcado como em elaboração, publicado, em distribuição.

4. Armazenamento: é nesta

etapa que o documento é carregado no GED, e a partir deste momento o docume nto está pronto para ser acessado pelos colaboradores.

Dependendo da polít ica da empresa ou de normas regulatórias, uma vez digitalizado e classificado, o documento fís ico pode ser el iminado.

Por que usar? Preciso

mesmo de um GED?

Quando sua empresa percebe que os seus arquivos eletrônicos e fís icos crescem exponencialmente, qual a tendência:

Documentos perdidos; Multipl icidade de versões; Desconhecimento da

existência de um determinado conteúdo;

Desconhecimento de autoria; Falta de controle dos tempos

de execução; Perda de tempo úti l de

trabalho em busca de documentos;

Custos com o arquivo fís ico de documentos;

Custos com cópias de documentos;

Perda de control e sobre informações vitais para o negócio.

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O que é GED?

Benefícios

3 . S eg uranç a

Dentro da empresa é comum ter documentos que não devem ser visualizados por qualquer pessoa. Documentos sigilosos, de projetos, informações sobre produtos etc., precisam estar protegidos contra acessos indevidos. O GED permite aos usuários protegerem os documentos com permissões, onde apenas usuários do sistema, munidos de login e senha consigam acessar e visualizar seu conteúdo, e pode ainda especificar que apenas usuários de um determinado departamento ou em uma posição hierárquica específica possam ter acesso ao mesmo.

Também são eliminados os casos de perda ou extravio de documentos, pois por estarem armazenados em meio digital, as cópias de segurança e backups periódicos garantem que os documentos estão seguros.

1 . Pad ro ni zaç ão d e

p ro c ess os

Os documentos podem ser armazenados de forma automática em estruturas de pastas que melhor se adequem às necessidades da empresa, sem que alguém tenha que fazer a organização (ou não fazer, o que seria pior). Além disso, os nomes dos documentos podem ser gerados de forma automática, utilizando-se padrões pré-estabelecidos, sempre respeitando as regras.

2 . E co nomi a

Como dizem: “Tempo é dinheiro!” Ser capaz de localizar o documento em segundos, digitando uma simples palavra-chave, pode representar uma economia gigante ao final de um ano, por exemplo. Basta pensar em quantas horas, dias talvez, são perdidos por colaboradores tentando localizar arquivos em caixas, arquivos ou gavetas, algumas vezes sem sucesso. Outro ponto, o espaço ocupado por caixas e armários. Com os custos por metro quadrado cada vez mais altos, faz mesmo sentido o acúmulo de papel dentro da sua empresa? O GED permite também a

eliminação dos gastos com

impressão e cópias, pois os

documentos podem ser

visualizados diretamente na tela

do computador.

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O que é GED?

4 . Agi l i dad e

Um ponto fundamental para uma boa gestão de documentos é a capacidade de acessar rapidamente determinado documento, sem perder tempo procurando em meio a centenas ou milhares de outros documentos. Uma busca eficiente permite localizar arquivos em segundos.

Caso as palavras chaves não sejam conhecidas, é possível localizar documentos por tipo, data de criação ou outro campo, e realizar filtros sobre os resultados com o objetivo de limitar a quantidade de documentos para análise e identificação manual.

5 . Pres erv aç ão d os

o r ig inai s

Documentos físicos podem ser danificados com o manuseio, podendo até mesmo ser extraviados enquanto são passados de uma pessoa para outra. A digitalização, a categorização e o uso da cópia digital evitam que esses problemas ocorram.

A cópia digital pode inclusive ser utilizada ao mesmo tempo por mais de uma pessoa, enquanto o original permanece armazenado em local seguro, disponível para uso apenas em casos onde o físico seja expressamente requerido.

6 . Mo bi l i d ade

Um dos principais diferenciais entre ter documento físicos e documentos digitalizados armazenados em um GED é a possibilidade de acesso de qualquer lugar do mundo onde haja uma conexão de internet, usando para isso celulares, tablets e computadores.

Isso aumenta as possibilidades para sua empresa, pois elimina uma grande barreira, que é a necessidade de estar presente no escritório para ter acesso aos documentos.

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O que é GED?

Boas práticas

.

Categorização Um sistema de GED permite que documentos sejam categorizados de acordo com o seu tipo. Alguns exemplos são:

prontuário de colaborador, contrato de serviço, ata de reunião.

Para cada um desses tipos, é possível também ter campos associados, como: nome do cliente, data de validade do contrato, responsável pela aprovação do documento, e muitas outras possibilidades.

Uma vez classificados e identificados, esses mesmos dados podem ser utilizados para a execução de buscas.

Temporalidade Apesar de não existirem limites para os tipos e volume de documentos

armazenados no GED, é importante colocar em prática políticas de temporalidade para que seja possível:

identificar os documentos que ainda tem validade legal,

os que precisam ser preservados e por quanto tempo,

permitir a identificação e o descarte de documentos que já não precisam mais ser mantidos no acervo,

tudo feito automaticamente através de regras bem definidas.

É importante lembrar que certas áreas têm tabelas de temporalidade definidas por lei, como são os casos de documentos de prontuários de pacientes em hospitais e documentos de alunos e cursos nas universidades.

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O que é GED?

Como selecionar a melhor solução de GED?

Se você chegou até aqui é porque compreendeu que é vital para a sua empresa ter acesso instantâneo às suas informações para que possa tomar decisões fundamentais de negócios e permanecer competitiva.

O mercado oferece diversos players e soluções GED, cada um contendo um conjunto diferente de funcionalidades, e por esse motivo fica difícil decidir sobre qual opção adotar.

Aqui nós l istamos algumas características que você deve procurar antes de bater o martelo:

Examine a lista de clientes; Peça referências aos fornecedores e contate algumas organizações semelhantes à sua; Facilidade de uso; Verifique a possibilidade de customização para atender demandas específicas do negócio; Veja a viabilidade de integração com outros sistemas; Entenda se a infraestrutura é flexível permitindo ser on-premises, na sua nuvem ou em

servidores gerenciados pelo fornecedor; Verifique a capacidade de atender demandas futuras; Analise os custos fixos associados ao software de GED, sistema operacional e banco de

dados; Acesso facilitado aos documentos pela internet, de forma segura, utilizando qualquer

dispositivo; Capacidade de armazenar qualquer tipo de arquivos, não se limitando apenas aos

formatos mais comuns; Habilidade do fornecedor para atender aos chamados de suporte; Visualização integrada de arquivos, sem ter que instalar software na máquina do usuário.

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O que é GED?

GED é com a DG| Tecnologia Acessível

A solução oferecida pela DG é baseada no Alfresco Community. Esta, cria tipos ou categorias de documentos que são associados a índices para pesquisa e recuperação que permitem localizar rapidamente o documento. Os documentos em papel podem ser digitalizados e seu conteúdo transformado em imagem. Se necessário essas imagens podem ser submetidas a ferramentas de reconhecimento de caracteres, OCR ou ICR (Optical Character Recognition, Intelligent Character Recognition), assim as imagens são transformadas em texto e seu conteúdo poder ser pesquisado pela solução. O Alfresco disponibiliza a função de fluxos de trabalho integrado ao sistema de gerenciamento de documentos, sendo possível disparar tarefas de aprovação e revisão indicando a prioridade, o prazo e os responsáveis pelas tarefas. É possível restringir o tipo de acesso, oferecendo permissões diferenciadas para cada usuário num determinado documento. Podemos definir usuários que podem apenas visualizar, criar ou editar documentos. A solução é acessada diretamente na internet/intranet com o uso de um navegador. Os documentos são armazenados de forma segura, com a implantação de certificados SSL (Security Sockets Layers) com backup parametrizado e com procedimento de restore documentado e testado. Você pode salvar e disponibilizar arquivos de qualquer tamanho e tipo, de forma rápida e segura, permitindo a pré-visualização dos mais diversos formatos, sem a necessidade de instalação de ferramentas de terceiros, como Microsoft Office.

A l f re s c o C o m m u ni t y

Uma solução open source, que foi desenvolvida totalmente em plataforma web, com o objetivo de ser amigável e fáci l de usar .

permite tarefas de gerenciamento,

controle de acesso e busca dos conteúdos nela armazenada de qualquer lugar, basta um computador com conexão com a internet e um navegador,

reconhecida mundialmente, com mais de 10 anos de mercado.

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O que é GED?

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