SistemadeInformação Projeto Final. GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Sistema Sistema dede

InformaçãoInformaçãoProjeto FinalProjeto Final

GEDGEDGerenciameGerenciame

ntontoEletrônicoEletrônico

dedeDocumentosDocumentos

EquipeEquipe

Professor: Hermano Perrelli

Alunos: Bruna van der Linden Leandro Luiz Mendes de Amorim Suzana Sampaio

Imagine um mundo...Imagine um mundo...

Em que os documentos importantes estejam sempre a alcance de suas mãos. Sem falhas. Sempre. Imagine a informação sendo entregue onde e quando você necessitar. Simples. Neste mundo não existem fronteiras de tempo e espaço.

É o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Há vinte anos se iniciou o resgate aos documentos dos arquivos empilhados nos porões das organizações e a colocação dos mesmos na linha de frente da batalha pela competitividade.Nos dias atuais as descobertas de tecnologias imprescindíveis como ERP, CRM, e-Business e WorkFlow, conseguiram incrementar ainda mais a quantidade de documentos e o gerenciamento torna-se vital.

HistóricoHistórico

Histórico do processamento Eletrônico de Histórico do processamento Eletrônico de InformaçõesInformações

60s 70s 80s 90s

Núm erosTextoNúm e ro s

G rá fic osTe xto sNúm e ro s

Im a g ensVozG rá fic o sTe xtoNúm e ro s

GED de A a Z – Don Avedon

As primeiras aplicações dos sistemas As primeiras aplicações dos sistemas de imagem ocorreram na área de imagem ocorreram na área governamental e nos ramos bancários e de governamental e nos ramos bancários e de seguros. Contudo, hoje as aplicações na seguros. Contudo, hoje as aplicações na indústria, engenharia, serviços de indústria, engenharia, serviços de informação, transportes e medicina são informação, transportes e medicina são muitas e vários outros setores estão sendo muitas e vários outros setores estão sendo atingidos.atingidos.

Utilização do GEDUtilização do GED

EstatísticaEstatística

• Nos últimos cinco anos, a quantidade de informações geradas foi equivalente aos 50 anos anteriores.

• Segundo diferentes resultados, este número duplicará novamente nos próximos 24 meses.

EstatísticaEstatística

• 95% das informações, nos EUA, estavam em papel em 1990

• 92%, de um volume muito maior de informações estarão em papel em 2001.

• Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos

• Em média faz-se 19 cópias de cada documento• Gasta-se R$500,00 para recriar cada documento

perdido.Fonte: CENADEM

Principais finalidade do Principais finalidade do GEDGED

- Resolver problemas comuns associados à acumulação de papéis, ocupação desnecessária de espaços bem como os custos decorrentes da localização de documentos;- O GED visa gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento;- Gerenciar todo o capital intelectual de uma empresa.

E que problemas são estes ?E que problemas são estes ?

• Dificuldade de gerenciar grande volume de documentos

• Desorganização• Perda de prazo• Falta de segurança• Descentralização• Dificuldade na localização dos documentos• Dificuldade no acesso simultâneo aos

documentos• Saúde• Peso desnecessário nas estruturas prediais.

TecnologiasTecnologias

• OCR – Reconhecimento óptico de caracteresReconhece fontes padronizadas, utiliza-se de

nível de certeza (confidence level)

OCROCR

Index

Scanner OCR

Papel


• WORKFLOW (Fluxo de Trabalho) - Gerencia de fluxo de trabalho de forma pró-ativa - Cópia digital trafegando pela rede - É possível acompanhar aonde se encontra o processo dentro de seu fluxo de trabalho - Ganho de tempo - Confiança no processo - O fluxo pode ser paralelo, seqüencial ou adjunto - É integrador de sistemas e tecnologias.

Fluxo de TrabalhoFluxo de Trabalho

Boy

Malote

Boy

BoyArquivista

Fluxo de trabalho com Fluxo de trabalho com WorkflowWorkflow

> n


• KNOWLEDGE MANAGEMENT (Gestão do conhecimento)É obter, gerenciar e compartilhar conhecimento utilizando-se de tecnologias de forma corporativa.

• ECM (Enterprise content management)Gerenciamento dos conteúdos como um todo da empresa.

• CRM – Custumer Relationship Provider É um conceito que implica em mudança nos processos e

na cultura da empresa. Para sua efetivação, utiliza-se

de várias tecnologias que objetivam conhecer o cliente

e atendê-lo melhor.


• ASP – Application Service ProviderÉ nome que se dá a terceirização pela internet,um provedor de aplicações.

• ERP – Enterprise resource PlanningPlanejamento de recursos empresariais é um conjunto de técnicas e ferramentas utilizadas para Gestão de uma empresa.

• e-business

Documentos na Documentos na InternetInternet

@

Firewall

Web browser

Servidor

Servidorde Documentos

Internet

Arquivamento e recuperaçãoArquivamento e recuperação

Arquivamento e recuperação Arquivamento e recuperação (Document Imaging)(Document Imaging)

Arquivamento e recuperação Arquivamento e recuperação (Document Imaging e Document (Document Imaging e Document Management)Management)

Pasta do

Cliente

Word /Excel

Imagem

E-mail

Fax

AplicaçõesAplicações

• Documentos ou pastas que tramitam através de vários departamentos para processamento. Por exemplo: processos judiciais, sinistros de seguros, dentre outros;

• Pastas contendo vários tipos de informações que precisem ser examinadas simultaneamente por vários usuários;

• Quando informações precisas, atualizadas e completas têm que ser localizadas rapidamente. Por exemplo: serviços e clientes;

• Existe a necessidade de acesso simultâneo por diversos usuários a uma mesma informação para tomada de decisões. Por exemplo: mudanças em projetos de engenharia.

Metodologia de Metodologia de ProjetoProjeto

DescobertaDescoberta

AnáliseAnálise

ProjetoProjeto

ConstruçãoConstrução

LevantamentLevantamentoo

• Fazer um trabalho cultural de implantação do GED- Familiaridade com o ambiente

- Aderência à forma de trabalho- Definição de metas e objetivos com mini-cursos e treinamento.

• Definir qual o scanner e monitor ideal para maior produtividade;

• Qual a banda de rede necessária?• Quais as tecnologias que vamos utilizar?• Montar matematicamente quanto vamos gastar.


• O que vamos utilizar para o armazenamento? Qual a mídia? Analisando velocidade de acesso, capacidade e custo.


• Preparação dos documentos- Inclui a higienização dos documentos, reconstrução dos documentos danificados, exclusão de grampos e clips. Identificação da necessidade de xerox, ou digitalização com scanner de mesa.

• Indexação - É o relacionamento de cada documento

digitalizado com suas chaves de recuperação.


BenefíciosBenefíciosTangíveis Intangíveis

Economia de Atividades ProdutividadeEconomia de Espaço de armazenamento

Eliminação de retorno, melhorando o atendimento ao cliente.

Economia de Xerox, cópias Melhoria de ProcessamentoEconomia de Equipamentos Proteção contra catástrofesEconomia Xerox, cópia Redução de custos com novos

escritórios, depósitos e equipamentos.

Menor necessidade de recursos de distribuição (malote, boys, Sedex)

Melhor controle dos documentos

ConclusõesConclusões

• O processamento da imagem gera grande impacto nas atividades dependentes de papel, onde o fator tempo é crítico e onde a satisfação do cliente é importante;

• Com o processamento da imagem estas empresas e organizações passam a contar com importante aliado na tomada de decisões rápidas, além de melhor atendimento e redução de custos operacionais.

• Melhoramos a maneira que fazemos coisas utilizando tecnologia para isto;

• Ligações mais fortes com os clientes;• Integrar múltiplos talentos• Aplicações e processos padronizados

Sistema de Informação – INDOCSistema de Informação – INDOC

INDOC – Tela PrincipalINDOC – Tela Principal

INDOC – Tela Principal (Detalhe da INDOC – Tela Principal (Detalhe da pasta)pasta)

INDOC – Tela Principal (detalhe doc)INDOC – Tela Principal (detalhe doc)

INDOC – Tela Pesquisa de DocumentoINDOC – Tela Pesquisa de Documento

INDOC – Resultado da PesquisaINDOC – Resultado da Pesquisa

GEDGEDGerenciameGerenciame

ntontoEletrônicoEletrônico

dedeDocumentosDocumentos

Documents

SistemadeInformação Projeto Final. GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos