05/03/2012

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Gerenciamento (Gestão)Eletrônico de Documentos – GED

Introdução

Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Sociedade do Conhecimento

� Nunca se produziu tanto documento e se precisou de tanta velocidade no fluxo informacional. Essa velocidade pode implicar em diferencial competitivo para as empresas;

� Pesquisas sobre o trabalho em escritórios mostra os desperdícios de dinheiro e tempo por não localizar documentos na velocidade em que se precisa deles;

� O papel não vai acabar tão cedo. O conceito de “paperless office” possui restrições de uso até mesmo legais. Continuaremos convivendo com documentos físicos por um bom tempo, mesmo com o empenho do uso de assinatura digital;

� O que interessa para quem procura um documento não é a sua forma física. O que interessa é a informação nele contida;

� O papel é normalmente essencial como prova de operações e atos, mas o que se usa para tomar decisões no dia-a-dia são as informações que estão nele.

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O que é GED

� GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é a

tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar,

localizar e recuperar informações existentes em

documentos e dados eletrônicos, durante todo o “Ciclo

de Vida” documental.

� EDMS e/ou ECM

O que é GED

� Gerenciamento (ou Gestão) eletrônico de documentos é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.

� Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente.

� Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa.

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Porque usar GED:perguntas-chave

� Qual é a quantidade de documentos eletrônicos que eu manuseava há 5 anos e quantos eu manuseio hoje?

� Trabalhando no seu dia-a-dia, alguma vez você já perdeu um documento ou arquivo?

� Alguma vez já perdeu mais tempo procurando um documento do que levou para criá-lo?

� Já desistiu de procurar um documento e o encontrou após o tê-lo refeito?

Porque usar GED

� Imagine milhões de documentos de diversos tipos, que precisam ser gerenciados de forma padronizada, com segurança, restrições de acesso e com possibilidade de compartilhar essas informações com outros processos e sistemas;

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O problema documental

� Executivos gastam em média 150 horas/ano procurando, solicitando, esperando documentos;

� Em cada 20 documentos, 1 se perde;

� Executivos gastam 20 a 45% do tempo criando ou manipulando documentos;

� Um funcionário guarda em média 20.000 folhas de papel por ano;

� A pessoas perdem entre 20 e 30% de seu tempo localizando informações.

Ciclo de vida de documentos

� O GED deve gerenciar documentos a partir da sua criação, oferecendo padrões apropriados de documentos e formas fáceis de conduzir o cadastramento deles.

� Caso contrário:

◦ Cada funcionário usa o padrão de documento que achar mais conveniente;

◦ Durante o processamento do documento você não tem acesso a ele por meio de outro computador e também não tem controle sobre o que está acontecendo com ele;

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O mundo de papel

� Dependendo a fonte de pesquisa, apenas 5% da informação encontra-se em formato digital;

� Parte desse informação (em papel) precisa ser gerenciada para que venha a resultar em uma vantagem competitiva para a empresa;

� Deve-se selecionar para a digitalização documentos que supostamente serão de grande valor estratégico para a empresa e terão grande número de acessos;

� Não se pode abrir mão de uma organização coerente do seu arquivo simplesmente porque ele foi informatizado.

� “Quem informatiza uma bagunça terá como resultado uma bagunça informatizada”

Razões para o GED

� Usuários e Clientes

◦ Redução do tempo de processamento e manuseio de papel;

◦ Aumento de produtividade;

◦ Acesso imediato a qualquer informação;

◦ Melhoria na qualidade do trabalho;

◦ Velocidade e precisão na localização de documentos;

◦ Melhor atendimento ao cliente.

� Gestão Documental

◦ Melhor controle de documentos;

◦ Redução de espaço físico de armazenagem;

◦ Facilidade de implementar temporalidade documental;

◦ Minimização de perda e extravio de documentos.

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Razões para o GED

� Pessoal de TI

◦ Integração com outros sistemas;

◦ Disponibilidade instantânea de documentos sem limites físicos;

◦ Otimização do WorkFlow;

◦ Maior agilidade nas transações da empresa.

� Redução e proteção de investimentos

◦ Redução de custos com espaço físico;

◦ Proteção contra catástrofes que poderiam danificar o acervo documental.

Componentes de um sistema GED

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Documentos

� Qualquer elemento que contenha informação relevante;

� Qualquer arquivo digital que possa ser impresso de forma legível;

� Exemplos de documento:

◦ Desenho;

◦ Manuscrito;

◦ Arquivo de processador de texto, planilha, etc.;

◦ Formulários;

◦ Cheque ou outro documento financeiro;

◦ Nota fiscal;

◦ etc.

Ambiente GED

Documentos

Scanner

Armazenamento Impressora

Servidor

CapturaArmazenamento

Gerenciamento

Preservação

Distribuição

Rede

Estações de trabalho

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Ambiente GED

� Documentos

◦ Em papel ou nativamente digital

� Scanner

◦ Equipamento de digitalização, ou seja, obter uma imagem do documento;

� Rede

◦ Meio de comunicação entre os componentes do sistema

� Armazenamento

◦ Pode ser o próprio servidor de imagens ou outro ambiente computacional

� Impressora

◦ Usada quando necessário obter uma cópia físico de um documento

� Estação de Trabalho

◦ Computador para acesso ao servidor que permite consultar, criar novos documentos, cadastrar documentos, etc.

Sistema GED

� Um sistema GED é um conjunto de programas de computador que administram o ambiente GED;

� Pode ser necessário mais de um software para ter uma solução GED completa. Por exemplo:

◦ Software para controlar a captura (digitalização)

◦ Software para gerenciamento de impressão

◦ Software para gerenciamento de backup

◦ etc.

� Questão-chave:

◦ O que realmente é necessário para atender as minhas necessidades?

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Equipamentos de captura de imagens

Scanners

Filmadoras

Máquinas

Fotográficas

Dispositivos de Saída e Visualização

Impressoras

Plotters

Monitores

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Dispositivos de Armazenamento

Disk Array é um sistema

que liga múltiplos HDs em

um grande HD para controle

e segurança avançado de

dados

Principais tipos de GED

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Tipos de GED

� De forma geral o tipo solução GED é definido pelas características particulares dos documentos: tipo físico, apresentação, tipo de uso desejado, etc. Os mais comuns são:

◦ Document Imaging

◦ Document Management

◦ EDMS - Sistema Gerenciador de Documentos Técnicos

◦ Image Enabled

◦ ERM / COLD

◦ Forms Processing – Processamento de Formulários

◦ Workflow

Document Imaging

� Usado normalmente para documentos prontos, que não sofrerão mais alterações;

� Tendência no trabalho com imagens, ou seja, documentos em papel que foram digitalizados;

� Formação de índices de consulta em banco de dados;

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Document Management

� Permite controlar um documento desde o momento de sua criação até o seu descarte;

� O objetivo é controlar todo o documento que esteja em uso;

� Possui retorno rápido, pois os usuários passam a ter benefícios do uso a todo momento do seu trabalho, e não somente no momento em que precisar de um documento que está no arquivo;

� Forma de racionalizar trabalho e aumentar a produtividade;

EDMS - Engineering Document Management System

� Sistema de Gerenciamento de Documentos Técnicos

� Aplicável a documentos como:

◦ plantas, desenhos, especificações, relatórios, listas de materiais, normas de qualidade, etc.

� Características:

◦ Manipula desenhos de grandes dimensões;

◦ Visualização e impressão de arquivos CAD;

◦ Referências a diferentes documentos;

� Mais restrito ao trabalho com este tipo de documento;

� Antes de implantar este tipo de sistema é aconselhável saber se ele for nativamente concebido para ser um EDMS

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Image Enable

� O objetivo: disponibilizar a imagem de documentos em programas que precisam de documentos para completar a informação necessária.

◦ Disponibilizar a imagem de um documento junto ao processo do qual ele faça parte a fim de complementar a informação total para se tomar uma decisão;

� Exemplos:

◦ Notas fiscais em sistema de contabilidade;

◦ Pedido ou reclamação de cliente em sistemas de CRM (Customer Relationship Management) ;

� Nesse tipo de sistema assume-se que os documentos são parte de processos mais complexos e contém somente parte da informação total;

ERM

� ERM: Enterprise Report Management;

� Objetivo

◦ Gerenciar relatórios provenientes dos diversos sistemas da empresa;

◦ Esses relatórios podem possuir milhares de páginas que podem ser tratadas como um único documento;

� Aplicações:

◦ Faturas de telefone, energia elétrica, água;

◦ Extratos bancários;

◦ Relatórios financeiros.

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Processamento de formulários

� Tecnologias aplicáveis na captura de dados de formulários;

� A partir desses formulários são colhidos dados de maneira automática por meio de padrões de reconhecimento com OCR, ICR, código de barras, etc;

� Coleta de grande volume de dados, como formulários de pesquisa de grande monta, como o censo.

� Objetivo

◦ Minimizar a aplicação de recursos em indexação e obtenção de dados que tradicionalmente seria feita por digitadores;

� Aplicações

◦ Formulários de repartições públicas

◦ Pedidos de clientes

◦ Documentos padronizados de Recursos Humanos

◦ Documentos e formulários bancários

◦ Formulários de pesquisa e levantamento

Workflow

� Embora associado ao GED, na verdade workflow não é considerado uma aplicação GED;

� Objetivo

◦ Automatizar processos, racionalizando-os e, consequentemente, aumentando a produtividade

◦ Faz a informação necessária para cada atividade percorrer o processo previamente mapeado

� O documento não é o principal componente do workflow, o processo em andamento é o que realmente importa;

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Alguns vídeos sobre GED

Vídeos

� GED

� Reportagem (PEGN)

� Empresa de digitalização (Log.GED)

� Uma empresa sem GED