GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS,

GESTÃO DA INFORMAÇÃO E TECNOLOGIAS CORRELATAS.

informacaotecnologia

www.zaptrade.com.bredição 2009

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Objetivo da apresentação2

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O objetivo desta apresentação é transmitir aimportância da “gestão da informação” atravésdas tecnologias GED/ECM no ambientecorporativo.

A informação hoje é um dos ativos maisimportantes da Organização. É precisocada vez mais, reter o conhecimento, nãopermitindo que o mesmo fique centralizadoapenas em seus profissionais. E éjustamente neste ponto que os sistemas detecnologia da informação aliados aosconceitos de gestão estão trazendosoluções que permitem resolver estesproblemas.

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GED/ECM3

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é o conjunto de ferramentas quepermite o gerenciamento dos ativos de informação, compreendendo todo o seuciclo de vida, seu processo, sua forma e tempo de armazenamento e descarte,efetuados de forma digital e legalmente embasados.

Enterprise Content Management – ECM[Gestão de Conteúdo Empresarial] é vertente GED das aplicações/softwares na web.

Serviços Agregados

Tecnologia

Conjunto

Integração

GED

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GED/ECM CORPORATIVO4

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INDÍCIOS‐ Geração de grandes volumes de papel /documento físico [impressão/cópia].‐ Duplicidade de documentos em arquivo.‐Morosidade para obter informações.‐ Conhecimento centralizado em pessoas/departamentos.‐ Caixas de entrada de e‐mails lotada.‐ Desperdício com os insumos que geram os documentos físicos.

OBSTÁCULOS‐Mudança de cultura na empresa.‐ Resistência por parte dos usuários/departamentos.‐Mudança nas rotinas dos processos de trabalho .

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GED/ECM CORPORATIVO

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VANTAGENS e BENEFÍCIOS

Redução de custos com armazenamento de documentos;Redução de custos com impressão;   Ganho de espaço físico;Organização;Compartilhamento de informações com segurança;Conhecimento preciso do tempo de guarda dos documentos; Alta velocidade e precisão na localização de documentos;Aumento na produtividade;Grande melhoria no processo de tomada de decisões;Melhor atendimento ao cliente, proporcionando respostas rápidas e 

precisas.

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GED/ECM Serviços

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METODOLOGIAPara a implantação da solução GED/ECM nos departamentos de uma Empresa,devem ser realizados os seguintes procedimentos:

MAPEAMENTO ‐ Consiste em entender os tipos de documento que odepartamento utiliza, como são gerados, como são consultados, como é feito seuarmazenamento e classificação dos mesmos com relação à guarda ou descarte[pós digitalização].

TAXONOMIA ‐ Criação da estrutura de armazenamento [índices] dos documentoseletrônicos que serão inseridos na aplicação ORGANIZER, pertinentes aodepartamento.

PREPARAÇÃO ‐ é o processo em que os documentos são preparados para a etapaseguinte, a digitalização. Nesta etapa, os documentos devem ser : limpos [remoçãode grampos, clipes, etc], desdobrados / desamassados e separados por tipo.

DIGITALIZAÇÃO ‐ os documentos são digitalizados em lotes, em um ambiente deprodução.

CONTROLE DE QUALIDADE ‐ Verificação da qualidade das imagens digitalizadas

GUARDA/DESCARTE ‐ Destinação dos documentos pós digitalização. Trata‐se depromover sua destruição para os documentos classificados com status “DESCARTE”ou seu arquivamento para os documentos classificados com status “GUARDA”.

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GED/ECM Serviços

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arquivo

Armazenamento ConsultaDigitalização/

IndexaçãoPreparação

documento estação de captura

servidor estação

AMBIENTE DE PRODUÇÃO [digitalização]

Controle de qualidade

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TECNOLOGIA BREVE DESCRIÇÃO

Document Imaging (DI)

Document Management (DM)

*OCR/ICR

Workflow

*COLD/ERM...

Gerenciamento eletrônico da informação

Aplicativos que reconhecem caracteres a partir da imagem.

Gerencia a regra do negócio através de aplicação

Gerenciamento de relatórios e massa de dados

*OCR = Optical Character Recognition

*ICR = Intelligent Character Recognition

*COLD = Computer Output to Laser Disc

*ERM = Enterprise Reports Management

Conversão do documento físico papel em documento eletrônico

GED/ECM Tecnologia6

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Organizer7

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Organizer7

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Organizer7

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Sócio proprietário da empresa ZAP Trade onde atua comoconsultor. Graduado em administração de empresas e MBAem gestão empresarial (FGV) é especialista em soluçõesGED/ECM, estudos e consultoria com ênfase emplanejamento e gestão estratégica. Ministra cursos e palestrassobre temas comportamentais para o segmento corporativo.

Reinaldo Silvestre

Av. Ana Costa, 493, cj. 22Gonzaga – Santos (SP)13 32862277e-mail: reinaldo@zaptrade.com.brwww.zaptrade.cm.b r