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O GED - Gerenciamento Eletrônico de
Documentos como aliado na melhoria
contínua de processos.
Introdução
Métodos obsoletos de trabalho
Inércia Organizacional
Arquivo o depósito de papéis
Ausência de integração – Atividade x Informação
Falta Motivação
Problemas com a formação
Nossa razão de existir - Agradecimentos
Excesso de tarefas
Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade)
Baixa auto-estima
Foco na produção em detrimento ao relacionamento
com o cliente.
Luta contra o tempo
Ferramentas inadequadas
Nossa razão de existir - Agradecimentos
Métodos alternativos
de
Gestão do Conhecimento,
Informação e Documento.
Busca da informação comprometendo a produtividade:
Projetos
Trabalho braçalBando de Dados
X
Banco de Dados
Processos Produtos Relacionamentos
Nossa razão de existir - Agradecimentos
+ + +
Ausência de Integração
TecnológicaTecnologia sem
Metodologia fica
comprometida
Tecnologia distante da
realidade do usuário
Linguagem a ser
Decifrada.
Nossa razão de existir - Agradecimentos
Levantamento
&
Diagnóstico
Entrevista
Questionário
Documentos
Organizacionais
Gerimos Informações e Conhecimento para...
Análise Integrada de Processos com Informação
Hardware + Software + Peopleware
Projeto Informacional
Gestão de Projeto - PMI
Processo
Informacional
“Uma série de passos repetíveis adotados por uma organização para
produzir um resultado desejável.”
BPM - Processos vs Eventos de Negócio
Empresa = Coleção de Processos
Redesenho do Processo Informacional
Gestão de Acervo
Matriz Classificação do Documental
TERMOS
SINONIMOS
CONCEITOS
TAXONOMIA
RELAÇÕES
AXIOMASTEXTO
TEMA
TÍTULO
THESAURUS
VOCÁBULARIO
CONTROLADO
ESPÉCIE
DOCUMENTO
CATEGORIA
INFORMAÇÃO
CONHECIMENTO
TTL
TVDTVD TRDTRD
TAD
Matriz de Utilidade Documental
Tecnologia + Metodologia
Legal
Atualização
ValidaçãoResponsabilidade
TMS
Mídia &
Suporte
Matriz Temporal
Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.
Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.
Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
Para elaborar e aplicar a TTD, não podemos esquecer:
Verificação de processos na justiça;
Verificação junto a Entidades de Classe e Regulamentação:
CRM – Medicina; CREA – Engenharia, CRC – Contabilidade etc;
ANVISA – Medicamento, Anatel – Telefonia, Aneel – Energia etc;
Bancen – Instituições Financeiras.
Educação – Órgãos Educacionais, Municipais etc.
Empresas de capital estrangeiro
Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
Tratamento integral do fluxo informacional – Do inicio ao fim
Acervo Ativo
=
Atividades
Acervo Passivo
=
Arquivo
E
Gestão Documental – Ciclo de Tratamento Documental
23
COMERCIAL CLIENTE
JURÍDICOFINANCEIRO
CONTABILIDADE
AUDITORIADIRETORIA
CÓPIA
CÓPIA
CÓPIA
ORIGINAL
CÓPIA
ORIGINAL ORIGINAL
ACERVO REGISTRADO EM MÉDIA 6 (SEIS) VEZES
Quando automatizamos ou legalizamos a bagunça temos
como resultado o caos!
Gestão Documental – Fim da Duplicidade
Bando de Dados Banco de Dados
1 m linear
40 cm
duplicidade
Contempla:
Diversas fases do ciclo vital da informação.
Múltiplas operações da cadeia arquivística.
GED sem Organização é Ilusão!
Gestão Documental – Resultado - Estruturação do Acervo
Alguns
Produtos Entregues
Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
CDI / Diretório
/Sub diretório
/ Imagem
CDI 1 ABR 2009 A1 220
Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
Tabela de Temporalidade
MATRIZ DE ANÁLISE DO ACERVO
CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabulário controlado - Thesaurus - Temporalidade
Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho
TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL
NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA
CVD INDEX
TIPO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / VOCABULÁRIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR
ATENDIMENTO DO SERVIÇO MÉDICO 11
anos
CC
Nome
Período
Setor / Área
RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO
_MEDICO
02
anos
Nome
Período
Setor / Área
NOTA_FISCAL DE_SERVIÇO MEDICO 11
anos
CC
Fornecedor
CNPJ
Valor
RELATORIO DE_EXAMES_DO_PE
RIODO
02
anos
Nome
Período
Setor / Área
EXAME MÉDICO Per
man
ente
CRM
Empregado
Período
Silva & Silva S.A
Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED
Modulo GED
Solicitação
Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação)
Remessa de Documento
Empréstimo de Documento
Autorização
Expurgo de Documento
Visualização
Documento
Modulo GED
Cadastro
Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação - Usuários)
Remessa de Documento
Empréstimo de Documento
Execução
Tabela de Temporalidade
Expurgo de Documento
Visualizações
Expurgo de Documento
Gestão
Localização Física do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa)
Visualização dos Documentos
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Espécie documental inclusão ou exclusão
Todo documento pertence a uma espécie documental.
Toda espécie documental possui campos indexadores.
O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e,
os respectivos campos indexadores da mesma.
O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário
“Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”,
segundo o seguinte modelo:
FICHA DE CADASTRO DE ACERVO - FCA
ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL
( A) (B)
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Os campos indexadores se dividem em dois grupos:
Indexadores
Universais Específicos
Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da
Silva e Silva S.A possui os seguintes campos
indexadores universais:
Toda Espécie Documental possui campos indexadores
específicos. Como exemplificado abaixo:
Exemplo de espécie documental: Nota fiscal.
Nome: [Espécie documental] CNPJ [Indexadores específicos]
Data / Período: dd/mm/aa Valor
Responsável: [Nome do setor / profissional
Silva e Silva S.A]
Origem: “Gerador da Espécie
Documental”, quando for interno
Silva e Silva S.A será o mesmo
que responsável.
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Termo de Expurgo
Os documentos relacionados neste documento denominado
“Termo de Expurgo Documental”
estão com o ciclo de vida prescrito.
E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na
“Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A.
Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte.
Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados
novamente para descarte.
Termo de abertura:
DOCUMENTO DATA DE
ESPURGO
CONFIRMA
EXPURGO
NOVA DATA
PARA
EXPURGO
JUSTIFICATIVA PARA NOVA
DATA DE EXPURGO
[nome do
documento]
__/__/__ ( ) Sim ( ) Não __/__/__
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Nome:
UNO:
Nome:
UNO
Encerramos o termo de expurgo com assinatura
dos responsáveis:
Termo de encerramento:
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
ORGANIZAÇÃO PATROCíNIO DIVULGUE O EVENTO JUNTO A SUA EMPRESA
INFORMAÇÕES :
www.arquivar.com.br
www.unilogos.org.br
OBRIGADO!
Skype: romoaldo.zacarias
Em memória de
Rubens Zacarias
