DOCUMENTO PROTEGIDO PELA LEI DE DIREITO AUTORAL · 2013-08-28 · de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), conceito mais recente na área de informatização e digitalização

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

AVM FACULDADE INTEGRADA

GESTÃO DOCUMENTAL NA GERÊNCIA DE RELAÇÃO

INVESTIDORES DE UMA EMPRESA DE ÓLEO E GÁS

Por: Simone Lima Pires

Orientador

Prof. Nelsom Magalhães

Rio de Janeiro

2013

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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

AVM FACULDADE INTEGRADA

GESTÃO DOCUMENTAL E DIAGNÓSTICO NA GERÊNCIA DE

INVESTIDORES DE UMA EMPRESA DE ÓLEO E GÁS

Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada

como requisito parcial para obtenção do grau de

especialista em Gestão de Projetos.

Por: Simone Lima Pires

3

AGRADECIMENTOS

À Deus, aos meus pais, ao meu mariodo e

filhas pelo apoio e compreensão. As minhas

amigas Giuliana Alvin e Gabriela Loback por

convidar insistirem para que eu fizesse esse

curso. Aos locais que trabalhei e aos

professores que proporcionaram

conhecimento necessário para realizar este

trabalho.

4

DEDICATÓRIA

A meu marido Charles Vitor e as minhas filhas

Thaís e Letícia.

5

RESUMO

O presente estudo aborda a Gestão de Documentos e o diagnóstico documental em

uma gerência de relacionamento com investidores de uma empresa de óleo e gás.

Para tanto este trabalho exemplifica tal questão com o levantamento das tipologias

documentais para implantação de uma ferramenta de GED (Gerenciamento Eletrônico

de Documentos) gestão documental do arquivo da Gerência de Investidores.

O instrumento utilizado para a coleta de dados e a realização do diagnóstico foi o

questionário aplicado a alguns funcionários da gerência.

Acredita se que com este levantamento teremos os tipos de documentos identificados,

bem como suas características para que seja implantada uma ferramenta como

solução para o tratamento da informação de forma a proporcionar eficiência e eficácia

nas atividades facilitando assim as pesquisas para dar suporte as respostas aos

investidores da empresa. A pesquisa é do tipo exploratório, bibliográfico e

documental. Assim sendo, podemos concluir com a presente pesquisa que a GED é

uma tecnologia que oferece ferramentas para o gerenciamento e acesso às

informações disponíveis tanto em papel como em meio eletrônico.

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METODOLOGIA

Análise do Organograma da área de Relacionamento com Investidores

(Anexo I) e posteriormente com a coleta de informações sobre a

documentação das áreas, nas quais foram utilizadas a aplicação de

questionários específicos, para gerente/coordenador e usuário-chave.

Também foram realizadas: análise dos Processos executados

preenchimento do questionário de análise e entrevista com os funcionários,

com o objetivo de conhecer as atividades desenvolvidas e identificação dos

documentos produzidos/recebidos (Anexo II).

Os dados também foram coletados através da observação do espaço

físico, característica do acervo, mensuração, arranjo e identificação visual,

acondicionamento, método de arquivamento e a real situação em que se

encontravam os arquivos.

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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I - OS ARQUIVOS E A GESTÃO DOCUMENTAL 09

CAPÍTULO II - GERÊNCIA ESTUDADA E LEVANTAMENTO DOCUMENTAL 12

CAPÍTULO III - PROPOSIÇÃO DE SOLUÇÃO 32

CONCLUSÃO 36

ANEXOS 38

BIBLIOGRAFIA 42

ÍNDICE 43

8

INTRODUÇÃO

O uso da ferramenta gestão documental se faz imprescindível no dia-a-dia das

organizações. A informação arquivística organizada e registrada é um fator importante

para os processos de tomadas de decisão, além de se tornar um registro da memória

institucional. Os documentos precisam estar organizados e disponíveis de forma a

facilitar o acesso à recuperação do conteúdo informacional com rapidez e precisão.

O presente trabalho tem como objetivo identificar a situação dos acervos, a

fim de levantar informações básicas, que subsidiem a implantação de sistema de GED

Corporativo e o estabelecimento de programas de transferência, recolhimento,

microfilmagem, digitalização, conservação e demais atividades e propor melhorias

para os problemas detectados a partir das análises realizadas.

O trabalho está dividido em 3 capítulos: o primeiro um embasamento teórico

para que fique exposto os fundamentos e a importância da Gestão Documental. O

segundo capítulo expõe o levantamento de dados e informações da Gerência para

que registro do acervo: o Diagnóstico. E finalmente no terceiro capítulo uma

proposição de solução sobre a realidade encontrada.

9

CAPÍTULO I

OS ARQUIVOS E A GESTÃO DOCUMENTAL

1.1 – Surgimento dos arquivos

Um breve histórico sobre o surgimento dos arquivos:

O ser humano passou a compreender melhor o valor da informação e, por

conseguinte o valor dos documentos a partir do crescimento e evolução da escrita e

da vida social.

A partir daí começou a agrupar documentos sistematizando em diversos

suportes os resultados de suas atividades cotidianas relacionadas com política,

religião, sociedade, economia, entre outras. Neste momento surgem os arquivos, que

tinham como papel principal a guarda e conservação de documentos objetivando

atestar a legalidade dos patrimônios e contar a história de seus povos.

A Lei no 8.159 de 8 de janeiro de 1991, que “dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados” considera arquivos, como:

Os conjuntos documentais produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte ou a natureza dos documentos (BRASIL, 1991).

Os arquivos surgiram, “quando os indivíduos passaram a registrar os atos e

informações necessárias a sua vida social, política e econômica, o que se iniciou na

mais remota Antiguidade.” (Bottino,1994, p 35)

Logo que os povos passaram a um estágio de vida social mais organizado, os homens compreenderam o valor dos documentos, e começaram a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resultado de suas atividades políticas, sociais, religiosas e até mesmo de suas vidas particulares. (PAES, 1991, p 1)

Primeiramente os arquivos cumprem com a função legal, com o passar do

tempo podem transformar-se em conhecimento para resgate histórico, isso acontece

quando seus documentos deixam de ter a validade técnico-administrativa e legal para

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servirem de fonte histórica institucional. Sua função principal é a disponibilização das

informações contidas em seu acervo de maneira ordenada e funcional, a fim de

embasar os procedimentos da instituição onde está inserido.

O Dicionário de Terminologia Arquivística Arquivística ou Arquivologia é “a

área do conhecimento que estuda as funções e os princípios e técnicas a serem

observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos.”

(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.15)

1.2 – Gestão Documental

Gestão de Documentos é um conjunto de procedimentos técnicos e

operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, classificação,

avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando

a sua eliminação ou recolhimento ao Arquivo Permanente.

Gerir documentos, em seu sentido mais amplo significa não só racionalizar e controlar a produção documental, garantir o uso e a destinação adequados dos mesmos, mas principalmente assegurar ao governo e ao cidadão o acesso pleno às informações contidas nos documentos, tarefa por excelência dos arquivos”. (ARQUIVO NACIONAL, 1995, p 5)

A preocupação e a sistematização da gestão de documentos começaram logo

que foram criados nos Estados Unidos, sob a denominação de “records management”.

Foi durante a Segunda Guerra Segundo que surgiu a preocupação em organizar toda

a documentação produzida durante a Guerra. Os governantes exigiram que todas as

agências do governo federal dos Estados Unidos executassem um programa com o

objetivo de não apenas gerenciar a os documentos produzidos durante a guerra, mas

também que fosse dado destino apropriado de cada um desses documentos (guarda

definitiva ou eliminação).

“Entre os anos de 1948 e 1990 foram publicados atos, criadas comissões e

departamentos, e consolidada uma legislação nacional, influenciando na maneira e

afetando extraordinariamente a gestão de documentos nos EUA” (Wallace, Lee &

Schubert, 1992, p. 72).

11

Alguns autores consideram a Gestão de Documentos uma operação

arquivística, ou seja, esforços empenhados em selecionar e preservar somente os

documentos de valor permanente a partir do momento em que são criados. Mas há

outro que digam que é uma extensão da administração visando economia, como por

exemplo, de tempo espaço e dinheiro, pois traz eficiência nos negócios e

consequentemente a preservação dos documentos

Revela-se importante, tecer as devidas considerações a respeito da tecnologia

de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), conceito mais recente na área

de informatização e digitalização do acervo documental, como também abordar a

questão da Gestão de Documentos Eletrônicos (GDE), esta última representando o

novo comando da Arquivologia (BEZERRA, 2003, p.27).

Gerenciamento de documentos eletrônicos tem como pressuposto o conceito de original, visa à gestão de documentos criados em meio eletrônico e cujo original permanece neste meio, embora também, englobe os documentos digitalizados. É através de um sistema de gestão de documentos eletrônicos (GDE) que estabelecemos políticas de avaliação, produção, descrição, destinação e preservação de documentos eletrônicos (FLORES, 1998, citado por BEZERRA, 2003, p. 13). Os GEDs, mais modernamente, vêm buscando incorporar os conceitos arquivísticos evoluindo de um mero software de digitalização e acesso para tornar-se um instrumento de apoio dentro de um sistema de gerenciamento de documentação, seja ele eletrônico ou não (KOCK, 1998 citado por BEZERRA, 2003, P. 13).

12

CAPÍTULO II

GERÊNCIA ESTUDADA E LEVANTAMENTO DOCUMENTAL

2.1 – Abrangência

O acervo analisado se refere à Gerencia de Investidores de empresa de óleo

e gás. O guia de Relação com Investidores da Bovespa diz que uma empresa que

negocia suas Ações deve:

Fornecer boa informação para analistas e investidores, ampliar e cativar a base acionária, identificando os investidores mais adequados ao perfil da companhia, moldar a mensagem da empresa de uma forma que claramente represente seu valor e enviar informações qualificadas sobre as respostas do mercado (market intelligence) para a alta administração. (IBRI-BOVESPA, 2007, P32).

A gerência da empresa analisada estudada tem as atividades de: Fornecer

informações e dados confiáveis aos diversos públicos de interesse sobre as

perspectivas futuras da Companhia; Gerenciar as práticas legais que atendem aos

Órgãos Reguladores; Coordenar as atividades com Agentes Depositários;

acompanhar o Mercado e de Elaborar e atualizar Modelos, Notas Técnicas e

Relatórios.

Sua estrutura organizacional e é composta por quatro gerências em setoriais:

Gerência de Compliance, Gerência de Investidor Institucional, Gerência de Investidor

Individual e Gerência de Divulgação e Marketing.

A Gerência de Investidor Individual, por sua vez, atua junto aos investidores

individuais (acionistas e debenturistas) da Empresa, reforçando a política da

Companhia de tratamento equânime a todos os seus públicos de interesse. Esta

gerência possui o maior volume de documentos passivo a ser tratado, com o objetivo

de atender solicitações, esclarecer dúvidas, efetuar operações e dá suporte, em geral,

aos investidores individuais da empresa.

13

Foram agendadas e realizadas 35 entrevistas com executores dos processos

para identificação de tipologia documental, descrição dos tipos documentais e

atribuição de grau de sigilo da informação.

Identificou-se que os processos analisados sofreram alterações. Em alguns

casos, os PP’s e PE’s estavam desatualizados durante o seu mapeamento,

conseqüentemente não refletiam a realidade.

A seguir as Gerências Setoriais e processos/atividades abrangidos com

períodos de análises e entrevistas para elaboração dos formulários:

2.2 – Situações Gerais Identificadas

Espaço Físico

As Gerências Setoriais de Relacionamento com Investidores não possuem um

sistema de arquivo corrente centralizado, seus arquivos estão distribuídos entre as

estações de trabalho nos corredores.

Formato de Documentos: Os documentos utilizados são em geral no formato A4, colorido e/ou preto e

branco, com informações na frente e verso. Estas informações servirão de base para

especificação do scanner a ser utilizado na digitalização.

Identificação Visual: Foi observada a falta de padronização nas informações contidas nas etiquetas

para identificação dos armários e pastas das Gerências. As pastas quando

identificadas, ora estão manuscritas, ora digitadas e em alguns casos com

informações incompletas.

Observou-se que não existe padrão com relação à posição das prateleiras dos

armários. Foram encontradas pastas nas posições verticais e horizontais, documentos

empilhados, e em alguns casos, pacotes sem identificação e folhas soltas, caixa de

transferência e sacos plásticos com documentos (Anexo 2).

Estado de Conservação: O acervo encontra-se em bom estado de conservação.

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Método de Arquivamento A gerência não possui método de arquivamento. Porém, identificamos que

alguns usuários arquivam seus documentos em ordem cronológica.

Foram encontrados vários documentos administrativos comuns a todas as

áreas, reunidos em pastas, não havendo separação por gerência.

2.3 – Características Acervo

De acordo com o resultado da aplicação do questionário, foi verificada a

utilização de documentos originais e cópias, para fins de atender a auditoria.

Foi identificado nesta Gerência um acúmulo de documentos em suporte papel

sobre as mesas tendo em vista a falta de espaço disponível para alocação de

armários.

Com relação aos tipos documentais existentes, foram identificados

documentos técnicos e administrativos.

Também foi identificado que na Gerência/IN um volume de rolos de rolos de

microfilmes.

2.4 – Situações específicas identificadas

2.4.1 - Gerência de Compliance – INVESTIDORES/CO

A Gerência de Compliance – INVESTIDORES/CO é responsável pela

execução de 9 processos, conforme quadro a seguir:

Coordenar Respostas aos questionamentos dos Órgãos Reguladores PP

Promover Melhores Práticas de Instrumentos de Governança Corporativa PE

Coordenar Due Dilligence PP

Elaborar IAN PP/PE

Elaborar Relatório Anual PP

Elaborar Relatório Anual dos Agentes Fiduciários PP

GERÊNCIA DE COMPLIANCE

Elaborar Form 20F PP

15

Elaborar Relatório de Administração PP

Acompanhar Elaboração do Shelf Registration PP

(Elaborada pelo autor)

Acervo

Características O acervo da Gerência está localizado no EDISE – 22º andar. De acordo com o

resultado da aplicação do questionário, foi verificada a utilização de documentos

originais e cópias, para fins de atender a auditoria.

Foi identificado nesta Gerência um acúmulo de documentos em suporte papel

sobre as mesas tendo em vista a falta de espaço disponível para alocação de

armários.


documentos técnicos e/ou administrativos (Anexo II).

Mensuração Os documentos da Gerência estão armazenados em 3 armários, contendo um

total de 20 pastas A/Z, 10 livros, 20 encadernados, 12 porta-revistas e 0,56cm de

documentos avulsos, o que equivale a 17.000 folhas de documentos.

Grau de Crescimento O grau de crescimento do acervo em papel é de 5 pastas ao ano.

Método de arquivamento e Arranjo Os documentos estão agrupados ora por tipos documentais ora por assunto e

arquivados em ordem cronológica decrescente, não havendo assim arquivamento

padronizado.

Procedimento para Manuseio Os funcionários têm livre acesso à documentação, não havendo

procedimentos e metodologias específicas para o manuseio do acervo da Gerência.

Documentos em meio eletrônico Como não houve acesso às informações do acervo eletrônico na rede, não foi

possível fazer o dimensionamento dos documentos.

16

O equipamento de captura de imagens utilizado para digitalização dos

documentos é um FUJITSU-FI-4120C2, considerado pelos usuários de boa qualidade.

Na aplicação do questionário, dois gerentes/coordenadores entrevistados,

informaram que a Gerência está apta a absorver a nova cultura de documento

eletrônico sem o papel.

Quanto à extensão dos arquivos eletrônicos utilizados, dos três entrevistados,

um informou que existe uma recomendação formal da Gerência e utilizam a extensão

(.pdf), enquanto dois disseram que não existe orientação formal da Gerência.

No tocante à existência de proteção aos arquivos eletrônicos na rede, quanto

à forma de evitar edição ou impressão indevida por usuários não autorizados,

detectou-se que dois de três entrevistados possuem uma preocupação com as

informações contidas nos documentos. O outro entrevistado, respondeu que

desconhece e não exerce qualquer tipo de proteção para os seus arquivos.

Todos os usuários entrevistados afirmaram não utilizar nenhuma ferramenta

de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O software utilizado é: CVM-WIN.

Com relação ao acesso de documentos de outra Gerência, é possível

consultar os documentos em meio eletrônico de acordo com o perfil do usuário.

Quanto à verificação dos perfis de usuário, que visa cancelar o acesso

daqueles que foram desligados ou transferidos da Gerência, os dois

gerentes/coordenadores, informaram que não é realizada com freqüência.

Movimentação e Trâmite

Fluxo das informações Não é utilizada nenhuma forma de controle para a movimentação da

documentação.

Não foi identificado nenhum problema no fluxo documental da Gerência,

apesar de um dos coordenadores entrevistados ter afirmado haver obstáculos no

trâmite documental da Gerência, não querendo se aprofundar sobre o assunto.

Segurança da Informação

Na aplicação do questionário, os dois gerentes/coordenadores informaram

atribuir grau de sigilo à documentação e dar tratamento aos documentos de acordo

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com as normas de classificação do sistema, informação que foi confirmada na visita

técnica.

Consulta Segundo os entrevistados os documentos da Gerência são consultados via

rede ou papel. No que se refere à consulta em papel não foi detectada nenhuma

metodologia para a retirada de documentos do arquivo, tais como a guia-fora e o

protocolo de controle de empréstimo e retorno de documentos. Normalmente as

pastas são retiradas dos armários e retornam após o uso e o que sinaliza a ausência

das pastas é o espaço que se cria e a quebra de seqüência entre elas.

Com relação à freqüência de consulta aos documentos originais, com a

aplicação do questionário, constatou-se que todos os três entrevistados afirmaram ter

necessidade de trabalhar com documentos originais.

Quanto à intensidade de consulta, dos três entrevistados, um indicou um

volume baixo enquanto os outros dois entrevistados indicaram um volume médio.

Quanto à sazonalidade das consultas aos documentos, dos três entrevistados,

somente um indicou existir.

Quanto à forma de recuperação dos documentos em papel e eletrônico são

utilizados os seguintes indexadores: Tipo documental, Título do documento, Data e

Gerência.

Baseado no questionário detectamos que a média de tempo para recuperação

de documentos para atendimento de auditoria, fisco ou justiça é de 10 minutos para

dois, dos três entrevistados e de mais de 30 minutos para o terceiro.

Não foi identificado nenhum caso em que a demora ou não localização de

determinado documento tenha acarretado problema relevante.

Destinação Na aplicação do questionário, com universo de três entrevistados,

identificamos o destino dado aos documentos, após o encerramento dos processos

de trabalho, conforme as respostas na tabela a seguir:

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Número de respostas Destinação

Sim Não

Arquivamento local em papel por tipo de

documento 3 -

Arquivamento local em papel formando dossiês

completos 1 2

Envio direto para guarda externa - -

Microfilmagem e arquivamento local - -

Microfilmagem e envio para guarda externa - -

Preservação em arquivos eletrônicos em pastas

na rede 3 -

Preservação em arquivos eletrônicos em algum

software 1 2


No quadro acima as opções em branco não foram respondidas pelos

entrevistados, por não representarem a destinação dada aos documentos na

gerência.

Quanto ao descarte de documentos da Gerência Setorial Compliance, foi

detectado no questionário que os dois gerentes/coordenadores entrevistados

indicaram que não é seguido nenhum procedimento para o descarte seguro de

documentos e que não existe Tabela de Temporalidade de Documentos na Gerência.

Guarda externa No momento da aplicação do questionário (agosto de 2009) os dois

gerentes/coordenadores informaram não utilizar nenhum serviço de guarda externa,

informação confirmada posteriormente na visita técnica.

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Gestão Documental

Foi informado na visita técnica que não houve iniciativa de projeto de gestão

documental nos últimos cinco anos.

2.4.2 - Gerência de Investidores Institucionais – INVESTIDORES/II

A Gerência de Investidores Institucionais – INVESTIDORES/II é responsável

pela execução de 9 processos, conforme quadro a seguir.

Elaborar Modelo de Valuation PP

Elaborar Relatório do Consenso dos Analistas PP

Elaborar Relatório para Conselho Fiscal PP

Elaborar Relatório para o Mercado de Petróleo PP

Elaborar Análise para o Relatório de Desempenho Estratégico PP

Coordenar Participação da Petrobras nos Índices de Sustentabilidade PP

Atender Investidores Institucionais PP

Divulgar Resultados da Petrobras PP

GERÊNCIA DE INVESTIDORES

INSTITUCIONAIS

Planejar e Organizar Divulgação aos públicos de Interesse PP


Acervo

Características O acervo da Gerência está localizado no 22º andar. De acordo com o


originais e cópias, para fins de atender a auditoria.

Os documentos em suporte papel encontram-se em armários abertos de fácil

acesso. Com relação aos tipos documentais existentes, foram identificados


20

Mensuração Os documentos da Gerência são em suporte eletrônico, porém existem

algumas cópias em papel, (aproximadamente 50 encadernações) sobre as mesas.

Isso corresponde a 0,60cm de documentos ou 3.360 folhas.

Grau de Crescimento Não foi possível mensurar o crescimento do acervo na Gerência, uma vez que

toda a documentação é em meio eletrônico, e não tivemos acesso às informações do

acervo eletrônico. Pois, os poucos documentos em meio físico existente, são cópias

usadas para consultas e eliminadas após o uso.



padronizado.


procedimentos e metodologias específicas para o manuseio dos documentos da

Gerência.




documentos é: FUJITSU-FI-4120c2, considerado de boa qualidade.

Na aplicação do questionário, o coordenador entrevistado informou que a

equipe está apta a absorver a nova cultura de documento eletrônico sem o papel.

Quanto à extensão dos arquivos eletrônicos utilizados, dos dois entrevistados,

um informou que utiliza a extensão (pdf) por recomendação da Gerência, enquanto o

outro informou desconhecer qualquer orientação para este fim.



detectou-se que dos dois entrevistados, um possui preocupação com as informações

contidas nos documentos enquanto o outro afirmou não haver preocupação.

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Todos os dois entrevistados que responderam o questionário afirmaram não

utilizar nenhuma ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. São

utilizados os seguintes softwares: Office e Lotus Notes. Porém na visita técnica foi

detectado a utilização do sistema SCD.




daqueles que foram desligados ou transferidos da Gerência, o coordenador

entrevistado informou que não é realizada com freqüência.


Fluxo das informações Na aplicação do questionário o coordenador entrevistado afirmou que não há

problemas no trâmite da documentação.

Segurança da Informação Na aplicação do questionário o coordenador informou não atribuir grau de

sigilo ou dar tratamento aos documentos de acordo com as normas de classificação

do sistema Petrobras (SINPEP PB-PG-04-00002-0).

Consulta Segundo os dois entrevistados, os documentos da Gerência são consultados

via rede, papel ou sistema SCD. No que se refere à consulta em papel não foi

detectada nenhuma metodologia para a retirada de documentos do arquivo, tais como

a guia-fora e o protocolo de controle de empréstimo e retorno de documentos.

Normalmente as pastas são retiradas dos armários e retornam após o uso e o que

sinaliza a ausência das pastas é o espaço que se cria e a quebra de seqüência entre

elas.


aplicação do questionário, os entrevistados informaram que o volume é baixo

independente da época do ano.

Foi detectado que não há qualquer controle para cessão de documentos

originais ou cópias.

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utilizados os seguintes indexadores: Tipo documental, Título do documento, Data e

Gerência.

Baseado no questionário, detectamos que a média de tempo para

recuperação de documentos para atendimento de auditoria, fisco ou justiça é de até

10 minutos.

Não foi identificado nenhum caso em que a demora ou não localização de

determinado documento tenha acarretado problema relevante.

Destinação

Na aplicação do questionário, com universo de dois entrevistados,

identificamos o destino dado aos documentos, após o encerramento dos processos de

trabalho, conforme a resposta na tabela a seguir:

Número de respostas Destinação

Sim Não


documento - -


completos - -




Preservação em arquivos eletrônicos em pastas

na rede 2 -


software - -




gerência.

Quanto ao descarte de documentos, foi detectado que não é seguido nenhum

procedimento para o descarte seguro de documentos.

23

Na aplicação do questionário, o coordenador entrevistado, informou não existir

Tabela de Temporalidade Documental na Gerência.

Guarda externa No momento da aplicação do questionário (agosto de 2009) o entrevistado

afirmou haver serviço de guarda externa e quanto ao grau de satisfação e possíveis

falhas, o entrevistado avaliou o serviço como satisfatório.

Porém, na visita técnica (setembro de 2009), foi informado que não há

utilização do serviço de guarda externa, o que demonstra desconhecimento do

serviço.

Gestão Documental

Foi informado no questionário e na visita técnica que não houve projeto de

gestão documental executado por empresa de consultoria nos últimos 5 anos.

2.4.3 Gerência de Investidor Individual – INVESTIDORES/IN

A Gerência de Investidor Individual – INVESTIDORES/IN é responsável pela

execução de 8 processos, conforme quadro a seguir.

Acompanhar Atendimento do Investidor Individual PE

Converter Ações ao Portador em Ações nominativas PE

Coordenar Reembolso de Despesas Relacionadas as ADRs PP

Atender Investidores Individuais PP

Gerir Informações sobre Pagamento de Dividendos a Juros sobre o Capital Próprio PP

Subsidiar a Organização de Assembléias PP

Atender Investidores PE

GERÊNCIA DE IN

Elaborar Relatório de Pagamento de Dividendos PE


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Acervo

Características O acervo da Coordenação está localizado no EDISE – 22º andar. De acordo

com o resultado da aplicação do questionário, foi verificada a utilização de

documentos originais e cópias, para fins de atender a auditoria.

Os documentos da Gerência encontram-se dispostos sobre as mesas, pois

não existem armários disponíveis.



Mensuração Os documentos da Gerência estão armazenados em 12 armários, contendo

um total de 87 pastas A/Z, 35 livros, 27 caixas de transferência, 15 encadernados e

3,42m de documentos avulsos, o que equivale a 82.420 folhas de documentos.




padronizado.



Gerência.




documentos é: FUJITSU 4120c2, considerado de boa qualidade.

Na aplicação do questionário, o coordenador entrevistado informou que a

equipe está apta a absorver a nova cultura de documento eletrônico sem o papel.

25

Quanto à extensão dos arquivos eletrônicos utilizados, dos três entrevistados,

um informou que utiliza a extensão (.pdf) por recomendação da Gerência, enquanto os

outros dois informaram desconhecer qualquer orientação para este fim.



detectou-se que dos três entrevistados, dois possuem preocupação com as

informações contidas nos documentos.

Todos os três entrevistados que responderam ao questionário afirmando

utilizar ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. São utilizados os

seguintes softwares: SCD, Office e Lotus Notes.




daqueles que foram desligados ou transferidos da Gerência, o coordenador

entrevistado informou que é realizada com freqüência.


Fluxo das informações Não foi identificado nenhum obstáculo no trâmite documental desta Gerência.

Na visita técnica foi informado que é utilizado o sistema SCD para protocolo

Segurança da Informação Na aplicação do questionário, o coordenador informou atribuir grau de sigilo à

documentação e dar tratamento aos documentos de acordo com as normas de

classificação do sistema Petrobras, (SINPEP PB-PG-04-00002-0), informação que foi

confirmada na visita técnica.


rede, papel ou sistema SCD. No que se refere à consulta em papel não foi detectada

na visita técnica nenhuma metodologia para a retirada de documentos do arquivo, tais

como a guia-fora e protocolo de controle de empréstimo e retorno de documentos.


aplicação do questionário, dos três entrevistados, um respondeu ser baixo o volume

de pesquisas, um respondeu ser médio, e o outro não soube responder. Com relação

26

à sazonalidade das consultas aos documentos, um afirmou haver, outro afirmou não

haver e outro não soube responder.


utilizados os seguintes indexadores: Tipo documental, Gerência e Data.

Identificamos com base no questionário que dos três entrevistados, um

afirmou levar até 30 minutos na recuperação dos documentos, com a finalidade de

atender a auditoria, fisco ou justiça, os outros dois não souberam responder. Já para

atendimento aos acionistas foi identificado que o tempo de recuperação dos

documentos pode chegar a 3 dias.

Foi identificado no questionário, que dos três entrevistados, dois afirmaram

que a demora ou não localização de determinado documento acarretou problemas

relevantes, o outro afirmou que desconhece qualquer problema relevante.



trabalho, conforme a resposta na tabela a seguir:


Número de

respostas Destinação

Sim Não


documento - -

Arquivamento local em papel formando

dossiês completos 2 1

Envio direto para guarda externa 1 2



Preservação em arquivos eletrônicos em

pastas na rede 3 -


algum software 2 1

27



gerência.

Quanto ao descarte de documentos foi detectado na visita técnica e no

questionário que não é seguido nenhum procedimento seguro para descarte, e que

não há Tabela de Temporalidade Documental. Porém, tivemos acesso a uma Tabela

de Temporalidade Documental desta Gerência Setorial.

28

Guarda externa No momento da aplicação do questionário (agosto de 2009) o coordenador

afirmou não utilizar serviço de guarda externa. Porém, na visita técnica, foi verificada a

utilização do serviço de guarda externa para o armazenamento dos microfilmes.

Gestão Documental

Foi identificado na aplicação do questionário que a Gerência passou por

processo de gestão documental. Porém, na visita técnica foi informado que não houve

implantação de projeto de gestão documental nos últimos cinco anos.

NOTA: No entanto, é do nosso conhecimento a existência de projeto de

gestão documental na Gerência.

2.4.4 - Gerência de Divulgação e Marketing – INVESTIDORES/DM

A Gerência de Divulgação e Marketing – INVESTIDORES/DM é responsável

pela execução de 9 processos, conforme quadro a seguir:

Organizar Visita às Instalações da Petrobras PP

Gerir Informações do Site de RI PP

Atender à Imprensa PE

Enviar posição Acionária para a CVM PE

Divulgar Nota para Mercado PE

Procedimento de publicação de informações por meio do sistema de publicação e integração de conteúdo - SPIC

PE

Elaborar o Fact Sheet e o Company Profile PP

Elaborar Informativo Petrobras em Ações PP

GERÊNCIA DE DM

Divulgar Comunicados e Fatos Relevantes PP


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Acervo

Características

O acervo da Gerência está localizado no EDISE – 22º andar. De acordo com o


originais e cópias, para fins de atender a auditorias.



Mensuração Os documentos estão armazenados em 4 armários contendo um total de 70

pastas A/Z, o que equivale a 25.480 folhas de documentos.




padronizado.



Gerência.

Documentos em meio eletrônico Não foi possível dimensionar o acervo eletrônico na rede, pois não tivemos

acesso às respectivas informações.

Os equipamentos de captura de imagens utilizadas para digitalização dos

documentos são: FUJITSU 4120C2 e FUJITSU 6130, considerados pelos usuários de

boa qualidade.

Identificamos com a aplicação do questionário, que o gerente/coordenador

entrevistado, respondeu que a gerência não possui dificuldade de absorção da nova

cultura do documento eletrônico sem o papel. Quanto à extensão dos arquivos

eletrônicos utilizados, os três entrevistados informaram existir orientação formal para

este fim.

30

No tocante à existência de proteção aos arquivos eletrônicos na rede quanto à

forma de evitar edição ou impressão indevida por usuários não autorizados, detectou-

se, que dos três entrevistados, um informou possuir uma preocupação com as

informações contidas nos documentos, os outros informaram não haver preocupação.

Todos os três entrevistados responderam no questionário que não utilizam

ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Com relação ao acesso de documentos de outra Gerência, dos três

entrevistados, dois afirmaram acessar. Os entrevistados que afirmaram acessar

disseram que é possível consultar os documentos em meio eletrônico de acordo com

o perfil do usuário.


daqueles que foram desligados ou transferidos da Gerência, o gerente/coordenador

informou que é realizada periodicamente.

Movimentação e Trâmite:

Fluxo das informações Na aplicação do questionário o gerente/coordenador entrevistado afirmou que

não há problemas no trâmite da documentação.

Segurança da Informação Na aplicação do questionário nesta Gerência, o gerente/coordenador

entrevistado informou atribuir grau de sigilo aos documentos de acordo com as

normas de classificação do sistema Petrobras (SINPEP PB-PG-04-00002-0).


rede ou papel. No que se refere à consulta em papel não foi detectada na visita

técnica nenhuma metodologia para a retirada de documentos do arquivo, tais como a

guia-fora e protocolo de controle de empréstimo e retorno de documentos.


aplicação do questionário, todos os entrevistados responderam existir a necessidade

de se trabalhar com documentos originais, e dois afirmaram ser alto o volume de

pesquisas, outro respondeu ser baixo. Com relação à sazonalidade das consultas aos

documentos, dois afirmaram haver e um afirmou não haver.

31


utilizados os seguintes indexadores: Tipo documental, Gerência e Data.

Identificamos com base no questionário que dos três entrevistados, dois

afirmaram levar até 30 minutos na recuperação dos documentos, com a finalidade de

atender a auditoria, fisco ou justiça, o outro afirmou levar até 10 minutos.

Dos três entrevistados, apenas um afirmou que a demora ou não localização

de determinado documento acarretou problema relevante, porém não foi informado o

problema ocorrido.



trabalho, conforme as respostas na tabela a seguir:

Número de

respostas Destinação

Sim Não


documento 3 -


completos 1 2





pastas na rede 3 -


software 1 2




gerência.

Quanto ao descarte seguro de documentos da Gerência, o

gerente/coordenador entrevistado, não soube responder. Com relação à existência de

32

Tabela de Temporalidade Documental na Gerência, o gerente/coordenador

entrevistado não soube responder à questão.

Guarda externa No momento da aplicação do questionário (agosto de 2009) foi informado pelo

coordenador entrevistado que a gerência não utiliza serviço de guarda externa, o que

foi confirmado na visita técnica (setembro de 2009).

Gestão Documental

Foi informado no questionário e na visita técnica que não houve projeto de

gestão documental executado por empresa de consultoria nos últimos 5 anos.

33

CAPÍTULO III

EXPECTATIVAS E PROPOSIÇÃO DE SOLUÇÕES

3.1 – Expectativas

Foi percebido que os gerentes/coordenadores em geral nutrem boas

expectativas com relação ao projeto de Gestão Documental. Relacionamos abaixo

algumas expectativas dos entrevistados:

Gerência de Compliance – INVESTIDORES/CO

� Melhor organização documental.

� Otimização do espaço físico.

Gerência de Investidores Institucionais – INVESTIDORES/II

� Não nutre expectativas a respeito do projeto por acreditar que não tenha

documentos passiveis de arquivamento, bastando ficarem na rede por um período.

Gerência de Investidor Individual – INVESTIDORES/IN

� Maior controle na documentação disponível na rede.

� Conscientização no método de arquivamento na rede.

� Recuperação dos documentos referentes aos acionistas individuais da

empresa.

Gerência de Divulgação e Marketing/INVESTIDORES/DM

� Melhor organização dos documentos físicos.

� Facilidade na localização dos documentos físicos.

34

3.2 – Proposições de Soluções

A partir da análise dos dados coletados e das observações feitas nas entrevistas e

da realização de visitas técnicas, encaminhamos as seguintes proposições, visando

uma melhoria das condições atuais:

� Fornecer insumos para revisão de todos os padrões no SINPEP através dos

fluxos documentais levantados para Gestão Corporativa – Organização e Gestão;

� Fornecer insumos para identificação de taxonomia para Gestão Corporativa –

Organização e Gestão;

� Fornecer insumos para auxiliar toda classificação das informações de forma

estruturada e validada com a Gestão Corporativa – Segurança da Informação;

� Fornecer insumos da TTD e análise de riscos para os Controles Internos;

� Padronizar o espaço entre as prateleiras dos armários a fim de uniformizar o

arquivamento das documentos/pastas/caixas;

� Padronizar a identificação visual dos documentos criando parâmetros para

recuperação dos mesmos;

� Padronizar material arquivístico (pastas e caixas) para acondicionamento

adequado e organização da documentação;

� Sensibilizar quanto a evitar o uso excessivo de materiais que deteriorem os

documentos (clipes de metal, elásticos etc.);

� Sugerir contratação de pessoal especializado para a organização e tratamento

dos documentos;

� Sensibilizar os usuários da importância do tratamento dos documentos

evitando a dispersão e acúmulo desordenado;

� Elaborar procedimentos de gestão documental para manutenção dos arquivos;

� Incluir os documentos apresentados na Tabela de Tipo de Documento (Anexo

II), nos formulários de identificação documental e na Tabela de Temporalidade

Documental;

� Realizar arquivamento dos documentos por dossiês de acordo com os novos

procedimentos de Gestão Documental;

� Elaborar controle (Guia-Fora) para retirada de documentos originais dos

arquivos;

35

� Elaborar e aplicar Tabela de Temporalidade Documental efetiva, visando

definir e cumprir os prazos de guarda, destinação, mudança de suporte dos

documentos e obtenção de insumos para análise de riscos através da vinculação

entre os processos, evitando descartes indevidos que provocam desembolso de

pagamento de multas de natureza fiscal e tributária;

� Propor a utilização de indexadores, apresentados no formulário de

identificação de tipologia documental, como forma de controle e recuperação da

informação física ou eletrônica (GRD, Guarda Externa e futuramente GED

corporativo);

� Propor a organização das pastas na rede, adotando a identificação por

processos;

� Elaborar procedimentos de organização, localização, controle de versões,

proteção e recuperação de documentos arquivados na rede;

� Sensibilizar os usuários para evitar a criação de arquivos eletrônicos pessoais

na estrutura de rede;

� Implantar GED Corporativo, prevendo migração dos dados de outro sistema e

sensibilizando os funcionários para sua aceitação e utilização adequada;

� Oferecer treinamento aos usuários para uso dos scanners alocados nas

gerências a fim de atender os padrões corporativos;

� Divulgar e sensibilizar os usuários, quanto às normas de classificação da

informação no sistema;

� Criar Bureau de Gestão Documental ou estrutura mínima para controle de

empréstimo, cópia, digitalização, pesquisa, atendimento, recolhimento e descarte

de documentos;

� Realizar a transferência dos documentos/dossiês considerados encerrados do

arquivo corrente para o Bureau de Gestão Documental conforme orientações do

Manual de Gestão Documental para Tratamento dos Arquivos;

� Orientar as áreas para que informem ao Bureau de Gestão Documental a

inclusão de novos documentos/dossiê no processo em andamento;

� Realizar o processo de digitalização do Bureau de Gestão Documental visando

atender todas as demandas do RI seguindo o padrão corporativo;

� Manter a organização do acervo armazenado em guarda externa;

36

� Auxiliar na redução da massa documental através do descarte e

conseqüentemente otimizar os custos de armazenamento de acervo.

37

CONCLUSÃO

Buscamos com este trabalho, somar esforços para apresentar um produto de

qualidade capaz de subsidiar a adoção de políticas complementares de gestão

documental e a melhoria das práticas adotadas na organização dos acervos da

Gerência RI – Relacionamento com Investidores.

As dificuldades próprias a um trabalho com uma metodologia diferenciada e

inovadora foram superadas à proporção que se atingiam os resultados esperados em

cada etapa.

Concluímos, portanto, este Diagnóstico, com a certeza que os dados

levantados vão contribuir como ponto de partida para este trabalho de

aperfeiçoamento da Gestão Documental da Gerência RI.

38

SIGLAS E DEFINIÇÕES

• ACERVO – Documentos de uma entidade produtora ou de custódia.

• ACESSO – Possibilidade de consulta a documentos e informações.

• ACONDICIONAMENTO – Ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de

forma apropriada à sua preservação e acesso.

• ARRANJO – Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à

organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se

diferentes métodos, de acordo com um plano ou quadro previamente

estabelecido.

• DESCARTE – Exclusão de documentos de um arquivo após avaliação. Ver

também eliminação.

• DESTINAÇÃO – Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento

dos documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.

• ELIMINAÇÃO – Destruição de documentos que, na avaliação, são

considerados sem valor permanente. Também chamada expurgo de

documentos.

• GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

• GESTÃO DOCUMENTAL – Conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de

documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou

recolhimento para guarda permanente.

• GRD – Guia de Remessa de Documentos.

• INVESTIDORES/CO – Gerência de Compliance.

• INVESTIDORES/DM – Gerência de Divulgação e Marketing

• INVESTIDORES/II – Gerência de Investidor Institucional

• INVESTIDORES/IN – Gerência de Investidor Individual

• PE – Padrões de Execução.

• PP – Padrões de Procedimentos.

• RECOLHIMENTO – Operação pela qual um conjunto de documentos passa

do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

• RI – Relacionamento com Investidores.

39

• SCD – Sistema de Controle de Documentos.

• TRÂMITE DE DOCUMENTOS – Movimentação do documento desde a sua

recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

• TRANSFERÊNCIA – Passagem de documentos do arquivo corrente para o

arquivo intermediário.

• TTD – Tabela de Temporalidade Documental.

40

ANEXOS

Índice de anexos

Anexo 1 Organograma de Relacionamento com Investidores;

Anexo 2 Tabela De Tipos De Documentos; Anexo 3 Fotos Relacionamento com Investidores;

41

ANEXO 1

ORGANOGRAMA DE RELACIONAMENTO COM INVESTIDORES

ORGANOGRAMA DE RELACIONAMENTO COM INVESTIDORES

Gerente de ComplianceLucas Mello

Gerente Executivo Theodore Helms

Gerente de DMGerente de Compliance

Gerente de IN Gerente de II Gerente Setorial

Coordenador Coordenadora Coordenador Coordenador Coordenador Coordenadora Coordenador Coordenador

Gerente Executivo

Assistente

Coordenador Especial

42

ANEXO 2

TABELA DE TIPOS DE DOCUMENTOS

RELACIONAMENTO COM INVESTIDORES

DOCUMENTOS INVESTIDORES/CO INVEESTIDORES/II INVESTIDORES/IN INVESTIDORES/DM AÇÕES DO PORTADOR

X

ATA X X X X

CERTIFICADO X X X COMPROVANTE BANCÁRIO X X X X COMPROVANTE DE RESIDÊNCIA X

COMUNICADO X X X X CONTRATO X X X X

CORRESPONDENCIA X X X X

DARF X

DECLARAÇÃO X

DIP X EDITAIS X E-MAIL X X X X RELATÓRIO FORM 20

X

RELATÓRIO - ÍNDICE DE SUSTENTABILIDADE X

INFORMATIVO X X X X

MATRIZ DE RESPONSABILIDADE X

NOTA A IMPRENSA X X X X

OFICIO X

PEDIDOS DE CONVERSÃO

X

PEDIDOS DE REEMBOLSO X

PROCURAÇÕES X RECIBO X X RELATÓRIO GERENCIAL X X X X

RELATÓRIO ANUAL X X X RELATÓRIO DE MERCADO FINANCEIRO -RMF X

X

RELATÓRIOS DE VIAGENS X

X

X X


43

ANEXO 3

FOTOS RELACIONAMENTO COM INVESTIDORES

44

BIBLIOGRAFIA

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 230p ARQUIVO NACIONAL. Gestão de documentos; conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro, 1995. (Publicações Técnicas, 47)

BEZERRA, Ricardo Antonio neves. A Arquivologia e a tecnologia da informação em foco: inquietações e possibilidades. Cenário Arquivístico, Brasília, v. 2, n. 2, p. 9-18, jul./dez. 2003. BOTTINO, Mariza. Interface arquivologia diplomática: alguns aspectos para discussão. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA, 10., 1994, São Paulo. Anais... São Paulo,1994, 21 p. BOTTINO, Mariza. Arquivos universitários: repertório bibliográfico preliminar. Arquivo & Administração, Rio de Janeiro, v.1, n.2, p.57-79, jul./dez. 1998. BRASIL. Lei n. 8.19 de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a politica nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial [Republica Federativa do Brasil] Brasília, DF, 9 de jan. 1991. Guia IBRI-BOVESPA de Relação com Investidores 2007 PG32 JARDIM, José Maria. O conceito e a prática de gestão de documentos. Acervo, Rio de

Janeiro, v.2, n.2, jul./dez. 1987

45

ÍNDICE

FOLHA DE ROSTO 2

AGRADECIMENTO 3

DEDICATÓRIA 4

RESUMO 5

METODOLOGIA 6

SUMÁRIO 7

INTRODUÇÃO 8

CAPÍTULO I

OS ARQUIVOS E A GESTÃO DOCUMENTAL 9

1.1 – Surgimento dos arquivos 9

1.2 – Gestão Documental 10

CAPÍTULO II

2.1 – Abrangência 12

2.2 – Situações Gerais Identificação 13

2.3 – Características do Acervo 14

2.4 – Situações específicas identificadas 14

2.4.1 – Gerência de Compliance – Investidores/CO 14

2.4.2 – Gerência de Institucional – Investidores/II 18

2.4.3 - Gerência de Institucional – Investidores/IN 23

2.4.4 - Gerência de Institucional – Investidores/DM 27

CAPÍTULO III

EXPECTATIVAS E PROPOSIÇÃO DE SOLUÇÕES

3.1 – Expectativas 32

3.2 - Proposições de Soluções 33

CONCLUSÃO 35

SIGLAS 36

ANEXOS 38

BIBLIOGRAFIA 42

ÍNDICE 43

Documents

DOCUMENTO PROTEGIDO PELA LEI DE DIREITO AUTORAL · 2013-08-28 · de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), conceito mais recente na área de informatização e digitalização