Gerenciamento Eletrnico de Documentos com Aplicao do GED
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Organograma
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Objetivos Objetivo Geral Contribuir para preservao dos
documentos e organizar eletronicamente a documentao atravs de uma
ferramenta que prov facilmente um meio de gerar, controlar,
armazenar, compartilhar e recuperar informaes existentes em
documentos e permitir aos usurios acessar os documentos de forma
gil e segura via navegador Web por meio de uma intranet corporativa
acessada interna ou externamente. Objetivo Especifico Implantar
sistema de gerenciamento eletrnico de documentos que permite gerar,
controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informaes existentes
em obras raras da Biblioteca do Senado Federal.
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Benefcios Esperados Agilidade no acesso e recuperao das
informaes; Possibilidade de usurios acessarem o mesmo documento
simultaneamente; Melhoria no processo de tomadas de deciso; Melhor
qualidade no atendimento ao usurio; Qualidade do arquivo mestre
mantida, sendo assim o nmero de copias tirados dele no interfere na
qualidade do mesmo; Oportunidade dos usurios de qualquer lugar do
mundo pesquisar as obras digitalizadas atravs da disponibilizao
pela web; Menos acesso de pesquisa do material fsico mantendo assim
a descrio e vida til da obra; Preservao do estado de sade do usurio
evitando o contato fsico da obra j que se encontra na forma
digital.
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Premissas e Restries Premissas Assume-se que as informaes
fornecidas pela Biblioteca do Senado Federal estejam totalmente
corretas, evitando impactos negativos na execuo do projeto. O mo de
obra para elaborao, planejamento e implantao ser paga pela
Biblioteca do Senado Federal dentro do prazo acordado, afim de no
impactar no decorrer do projeto. Estes sero profissionais com
perfil adequado as funes, sendo necessrio a aprovao do Gerente de
Projeto. A Biblioteca do Senado Federal ir disponibilizar local
apropriado para as tarefas a serem executadas; A equipe de projetos
ser responsvel por todas as tarefas que envolvem a elaborao,
planejamento e implantao do projeto de digitalizao de obras raras,
sem a necessidade de contratao de servios terceirizados.
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Premissas e Restries Restries Todas as atividades relacionadas
a elaborao e planejamento devem ser executadas em local apropriado;
O projeto dever ser entregue antes da do dia 08/07/2011; A
interface do sistema deve ser desenvolvida pelo departamento de
tecnologia (PRODASEN) da Biblioteca do Senado Federal; Todas as
atividades relacionadas ao projeto devero ser feitas em ambiente
que condiz com a politica de segurana da Biblioteca do Senado
Federal; A implantao dever ser efetuada nas instalaes da Biblioteca
do Senado Federal. As informaes solicitadas pelos cliente sero
respondidas em at 02 dias teis.
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Analise dos Stakeholders StakeholdersNatureza de InteressePosio
PRODASEN Gerar o banco de dados, programar a interface do sistema e
disponibilizar o parque digital. Favorvel Biblioteca Digital
Armazenar, preservar e divulgar o acesso em formato digital dos
documentos de interesse do Poder Legislativo em mecanismo de busca
via intranet. Favorvel Administrador do Sistema Planejar,
programar, coordenar, controlar e dirigir os sistemas
biblioteconmicos e/ou de informaes e de unidades de servios afins.
Favorvel Bibliotecrios Controlar e dirigir os sistemas
biblioteconmicos e/ou de informaes e de unidades de servios afins.
Favorvel Usurios Acessar via intranet corporativa os mecanismos de
busca de documento do interesse publico ou patrimnio cultural
Favorvel
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Beneficirios SBIB - Secretria de Biblioteca: compete a
providenciar sobre o expediente, as audincias e a representao de
seu titular. SSPES - Subsecretaria de Pesquisas e Recuperao de
Informaes Bibliogrficas: compete coordenar as atividades de
pesquisa parlamentar, recuperao de informaes bibliogrficas,
circulao manuteno e conservao do acervo SSPTEC - Subsecretaria de
Processamento Tcnico de Informaes Bibliogrficas: compete coordenar
as atividades de desenvolvimento de colees de processamento de
livros, de jornais, de artigos de revistas, de colees de revistas e
do acervo digital. Usurios: usurios que utilizam servios
disponibilizados pela biblioteca.
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Recursos Necessrios ao Projeto FunoQtdeSalrioMesesValor Total
Gerente de Projetos01R$ 8.000,0012R$ 96.000,00 Lder de Projetos01R$
5.000,0012R$ 50.000,00 Analista de Sistemas03R$ 3.500,0012R$
126.000,00 Analista de Requisitos02R$ 3.500,0012R$ 84.000,00
Webmaster01R$ 2.500,0012R$ 30.000,00 Secretria02R$ 1.000,0012R$
24.000,00 Valor total estimado para servios de mo de obra
especializadaR$ 536.000,00 Recursos Humanos
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Recursos Necessrios ao Projeto Material de Consumo
CdigoDiscriminaoQtdeValor Unit.Valor Total X001Agenda30R$ 10,00R$
300,00 X002Almofada para carimbos05R$ 1,50R$ 7,50 X003Apagador02R$
3,50R$ 7,00 X004Bandeja para papis05R$ 5,50R$ 27,50 X005Bloco para
rascunho50R$ 2,75R$ 137,50 X006Borracha30R$ 1,50R$ 45,00
X007Caderno20R$ 8,50R$ 170,00 X008Caneta50R$ 2,00R$ 100,00
X009Carimbos em geral15R$ 2,50R$ 37,50 X010Envelope500R$ 0,10R$
50,00 X011Extrator de grampos20R$ 1,10R$ 22,00 X012Fita adesiva20R$
2,60R$ 52,00 X013Grafite50R$ 0,50R$ 25,00 X014Grampeador20R$ 4,50R$
90,00 X015Grampos30R$ 1,40R$ 42,00 X016Lacre02R$ 6,50R$ 13,00
X017Lpis20R$ 1,50R$ 30,00 X018Lapiseira20R$ 4,50R$ 90,00
X019Perfurador05R$ 8,00R$ 40,00 X020Rgua15R$ 3,00R$ 45,00
X021Tesoura15R$ 4,00R$ 60,00 X022Toner05R$ 250,00R$ 1.250,00 Valor
total estimado para material de consumoR$ 2.641,00
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Recursos Necessrios ao Projeto Material Permanente
CdigoDiscriminaoQtdeValor Unit.Valor Total Y001Aparelho de
telefonia1480,001.120,00 Y002Central telefnica012.500,00
Y003Interfone01500,00 Y004Cafeteira eltrica01450,00 Y005Ar
Condicionado041.600,006.400,00 Y007Geladeira01700,00
Y008Dicionrios1430,00420,00 Y009Enciclopdia1435,00490,00
Y010Alarme01550,00 Y011Extintor de incndio02200,00400,00
Y012Circuito interno de TV012.000,00 Y013Aparelho para
encadernao01150,00 Y014Copiadora011.900,00 Y015Data
show021.200,002.400,00 Y016Bebedouro01250,00
Y017Computador141.500,0021.000,00 Y018Impressora02800,001.600,00
Y019Kit multimdia1445,00630,00 Y020Modem02180,00360,00
Y021Armrio04450,001.800,00 Y022Balco01750,00
Y023Poltrona14350,004.900,00 Y024Mesa12600,007.200,00 Y025Quadro
para editais e avisos0260,00120,00 Y026Relgio de ponto
Eletrnico013.990,00 Valor total estimado para material permanenteR$
62.580,00
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Fornecedores CdigoRazo SocialEspecialidadeValor Total
FN001KalungaMaterial para Escritrio6.301,00
FN002CTISTecnologia26.980,00 FN003TrilobitApontamento
Eletrnico3.990,00 FN004DannaMoveis para Escritrio14.650,00
FN005Casas BahiaVarejista7.550,00 FN006Indstrias
RossiSegurana5.750,00 Valor total estimado para material
permanente65.221,00
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Perfis dos Profissionais Gerente de Projetos Profissional com
experincia em desenvolvimento de software, vivncia em gerenciamento
de projetos, domnio de tcnicas, processos e ferramentas de
gerenciamento e preferencialmente com uma especializao na rea de
projetos (MBA) e ou uma certificao internacional como o PMP. Lder
de projetos Profissional com habilidade para gerenciar a equipe e
que tenha uma boa bagagem tcnica e principalmente viso de
processos, tcnicas e boas prticas de gerenciamento de projetos.
Analista de Sistemas Profissional com habilidade para analisar de
forma clara e objetiva os requisitos de acordo com a especificao do
cliente e alinhado a estratgia do produto, utilizando as
ferramentas e padres definidos pela metodologia de desenvolvimento.
Ser o responsvel pela definio junto ao desenvolvedor apoiando na
implementao. Analista de Requisitos Profissional com habilidade
para gerenciar os requisitos do sistema. responsvel pela anlise do
problema dos usurios e stakeholders, pela definio das necessidades
dos mesmos, das caractersticas funcionais e no funcionais do
sistema, pela identificao, organizao, documentao e gerncia das
mudanas nos requisitos. Webmaster Profissional com habilidade para
criao de layouts, campanhas de mailling marketing, diagramao de
contedo, tratamento de fotos e criao de banners. Conhecimentos, em
HTML, CSS, Tableless Design e criao.
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DUVIDAS?!?
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um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades
bsicas: Gerenciamento Eletrnico de DocumentoGED Entreprise Content
Management ECM Essas tecnologias trabalham reunidas ou
isoladamente, promovem a organizao de informaes no-estruturadas.
Preservao (Backups) Distribuio (recuperao) Armazenamento (publicao)
Gerenciamento (Tratamento/Workflow) Captao
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Armazenamento Distribuio
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Convencional Eletrnico
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Preparao/Indexao Tratamento Arquivstico (Fsico); Classificao
(Organiz. Documental); Captura (Digitalizao); Processamento/Indexao
(Ass. Digital e Microfilmagem); Preservao (Fsico)/ Armazenamento
(Digital). Gesto/Consulta/Eliminao Mudanas para facilitar a
Eliminao; Acompanhamento Automatizado da Produo; Gesto do Ciclo
Documental (workflow); Gesto Integrada da Informao (Digital);
Distribuio/Consultas (Pblico Final e Recuperao Rpida).
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Dezembro de 2009. Total de documentos tratados, mais de: 100
mil caixas tratadas; 800 mil processos; 90 milhes de pginas; 135
milhes de imagens geradas.
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Pr-Classificao Classificao Arranjo Reviso da Classificao
Sistema Etiqueta Higienizao Digitalizao Microfilmagem Remontagem
Controle de Qualidade Definitivo TRANSPORTE Certificao Mais de 100
profissionais, distribudos em 14 etapas de tratamento.
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Participantes - Nome: Francisco Alencar Moura - Cargo/Papel:
Gerente de Projetos - Nome de Guerra: Franfran - Nome: Silvio
Meireles Soares - Cargo/Papel: Lder de Projetos - Nome de Guerra:
Ursinho - Nome: Maicolm Ramos Bezerra - Cargo/Papel: Analista de
Sistemas - Nome de Guerra: Transo - Nome: Ronan Alves de Castro
Neto - Cargo/Papel: Analista de Requisitos - Nome de Guerra:
Trainee - Nome: Marcio Christian - Cargo/Papel: Webmaster - Nome de
Guerra: Mestre dos Magos
