GED-SEMAlegislacao.sema.ma.gov.br/arquivos/1588036760.pdf · O Gerenciador Eletrônico de Documentos da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais do Maranhão - GED--SEMA

GED-SEMA

Manual do Usuário Interno da Plataforma GED-SEMA

2020

2º EDIÇÃO

SECRETARIA DE ESTADO DO MEIO AMBIENTE E RECURSOS NATURAISSÃO LUÍS

2020

GOVERNO DO ESTADO DO MARANHÃOSECRETARIA DE ESTADO DO MEIO AMBIENTE E RECURSOS AMBIENTAIS

GED- SEMA

ÍndiceVisão Geral 4O que é GED? 4

O que é GED-SEMA? 4

Principais facilidadesdo GED-SEMA 5

Gestão por processo epor desempenho 7

Videos Tutoriais 7

Boas práticas deutilização do sistema 7

Assinatura de Documento 10

Primeiros Passos 13Acesso ao GED-SAMA 13

Principais Funcionalidades 14Tela de Início 16

Criar um Usuário 18Criar um processo 18

Despachar e tramitar processo 19

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Manual Interno da Plataforma GED-SEMA

O que é GED?O termo GED designa, genericamente, sistemas de Gerenciamento

Eletrônico de Documentos, Gerenciador Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.

Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura, normalmente, via navegador Web podendo visualizá-los em diversos lugares do mundo, facilitando, assim, o trabalho de inúmeras pes-soas, pois precisarão sair de seu local de trabalho para acessá-los, haja vista que estes foram previamente digitalizados, evitando a danificação dos mes-mos. A utilização do sistema permite ainda o controle, armazenamento, com-partilhamento e recuperação das informações existentes de determinada In-stituição.

O que é GED-SEMA?O Gerenciador Eletrônico de Documentos da Secretaria de Estado de

Meio Ambiente e Recursos Naturais do Maranhão - GED--SEMA é um sistema de gerenciamento de processos e documentos arquivísticos eletrônicos, de-senvolvido pela própria SEMA-MA, com base em softwares livres, adaptados à realidade da secretaria e seus fluxos processuais.

O GED-SEMA é um sistema com interface acessível e práticas inovado-ras de trabalho. Uma das suas principais características é a libertação do pa-pel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

O GED-SEMA é um dos produtos do projeto desenvolvido pelo Comitê de Modernização, Simplificação e Desburocratização que possibilita a pro-dução, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio siste-ma, proporcionando a virtualização de processos e documentos, permitindo atuação simultânea de várias unidades ao mesmo tempo em um mesmo pro-cesso, ainda que fisicamente distantes, reduzindo o tempo de realização das atividades.

O objetivo dessa ferramenta é garantir agilidade, produtividade, trans-parência, acessibilidade, satisfação do público usuário e redução de custos no gerenciamento dos processos da SEMA.

Visão Geral

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Principais facilidades do GED-SEMA


1 É possível o acesso em diversos tipos de equipamentos, como: micro-computadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas opera-cionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google). O que possibilita aos usuários oporem a distância.

Acesso Remoto

3 O sistema gerencia o acesso de usuários externos aos expedientes ad-ministrativos de seu interesse, permitindo que tomem conhecimento do teor do processo e, se necessário, assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos.

Acesso de usuários externos

2 Estruturado com boa navegabilidade e praticidade. Sistema Intuitivo

4 O GED-SEMA administra a criação e o trâmite de processos e docu-mentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvi-das ou aos usuários específicos.

Controle do Nível de Acesso

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Principais facilidades do GED-SEMA


6 Controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do pro-cesso, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento es-pecial, modelos de documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros.

Funcionalidades específicas

7 00% Digital, podendo ser acessado por meio dos principais navegadores da rede: Internet Explorer, Firefox e Google Chrome.

Portabilidade

5 Incorpora um novo conceito de processo eletrônico que rompe com a tradicional tramitação linear, inerente à limitação física do papel. Desse modo, várias unidades podem ser solicitadas simultaneamente a tomar providências e manifestar-se no mesmo expediente administrativo, sempre que os atos se-jam autônomos entre si.

Tramitação em múltiplas unidades

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Tendo em vista que um dos principais conceitos do sistema é a gestão de processos, é valido frisar que, ao criar um documento, deve-se antes iniciar o Tipo de Processo correspondente ou inserir o documento em um processo já existente. Isso viabiliza os relatórios de Estatísticas da Unidade e Desempenho de Processos no GED-SEMA , o que inclui o tempo médio de cada Tipo de Pro-cesso no Órgão e Usuário e tramitação do Tipo de Processo em cada Unidade (para saber mais sobre estatísticas, consulte: Medições de Desempenho).

A opção está disponível na barra de ferramentas do sistema. Esta opção contém uma relação de vídeos que descrevem passo a passo várias funcion-alidades do sistema. Ao clicar sobre a opção, será apresentado um índice de vídeos com a descrição de algumas funcionalidades. Basta clicar sobre a descrição desejada e o sistema abrirá outra tela, possibilitando dar início ao vídeo.

Para garantir um melhor aproveitamento dos recursos do sistema no decorrer do tempo, além de alcançar os resultados pretendidos de maneira eficaz, deve-se levar em consideração algumas práticas:

Clique no símbolo abaixo para ser direcionado a playlist das video-aulas.

Gestão por processo e por desempenho

Videos Tutoriais

Boas práticas de utilização do sistema

https://www.youtube.com/watch?v=NdFh0BGBXOE

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Padronizar procedimentos: por ser uma solução bastante flex-ível, proporciona formas variadas de utilização de suas funcionali-dades, assim como permite a adaptação a diferentes realidades. Por isso, é importante que servidores e setores padronizem procedi-mentos em diversos níveis, tanto por meio da obediência às normas de utilização do sistema, quanto pela padronização de processos de trabalho em cada unidade. Desta forma, a observação das nor-mas e procedimentos proporciona segurança da informação e or-ganização do trabalho.

Padronizações no âmbito das unidades (tais como tipos de documentos, tabelas de temporalidade, metodologias e nomen-claturas comuns) facilitam a utilização de recursos que o sistema oferece, tais como pesquisa e medição de desempenho dos pro-cessos.

Acesso como regra e o sigilo como exceção: a transparência é um instrumento de controle social que proporciona meios para garantir a correta atuação do Estado. O sistema tem como princípio a transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborati-vo, assim, adota-se a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos.

Compreende-se que o ideal é que se facilite e priorize a pub-licidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sis-tema.

Dar preferência ao editor do GED-SEMA: embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sis-tema (Documento Interno). É possível a customização de tipos de documentos em obediência aos padrões e formatação estabele-cidos por instrumentos legais, tais como o Manual de Redação da SEMA/MA. Os tipos de documentos também podem ser configura-dos de acordo com a realidade dos diversos setores e atores.

Outras vantagens do uso de Documentos Internos são seus formatos padronizados e automatizados (data, numeração, en-dereço da unidade, processo de referência e número GED-SEMA), além da possibilidade de os documentos que exigirem publicação oficial serem publicados diretamente em veículo de publicação in-terno (p. ex., Boletim de Serviço) ou externo (Portal).

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Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações: pro-porciona instrumentos para medição e monitoramento dos proces-sos. Também proporciona meios de manter um processo ou con-juntos de processos em permanente acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos de atividades e andamentos. Por isso, é impor-tante cumprir cada etapa de maneira eficiente para que haja uma correta medição de desempenho dos processos, assim como, deve ser feito uso de funcionalidades de pesquisa e acompanhamento para consulta a informações.

Um exemplo de boa prática é a conclusão do processo ou seu envio para outra unidade tão logo as atividades pertinentes na unidade sejam finalizadas, sem mantê-lo desnecessariamente ab-erto na unidade atual (para saber mais sobre pesquisa, acompan-hamento e medições, consulte: Métodos de Pesquisa, Acompanha-mento Especial, Blocos Internos e Me

Configuraçoes: há algumas configurações que podem não ser reproduzidas como no documento original, tais como fonte e tamanho dos caracteres; espaçamento entre os caracteres e entre-linhas; caracteres sublinhados, em negrito ou itálico; sobrescrito/sub-scrito (para saber mais sobre a funcionalidade de pesquisa, con-sulte: Métodos de Pesquisa).

A qualidade de conversão em OCR depende da qualidade do documento original e dos parâmetros de digitalização. Não são recomendados para o reconhecimento de texto os documentos com layout complexo, constituídos por diagramas, tabelas e textos (como folhetos, revistas e jornais); documentos contendo tabelas sem linhas de borda, tabelas com formatos de células complexas, tabelas complexas com subtabelas, diagramas, gráficos, fotografi-as, textos na vertical; documentos de layout complexo que contêm textos misturados com diagramas ou ilustrações; documentos que contêm fotografias ou padrões configurados como plano de fundo; documentos com texto de cor clara em fundo escuro.

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Há alguns tipos de documentos que podem não ser reconhe-cidos corretamente no processamento do OCR como, por exemp-lo, documentos que possuem caracteres manuscritos; documentos com caracteres pequenos (menores de 10 pontos); documentos desalinhados; documentos escritos em idiomas diferentes do espe-cificado; documentos com caracteres em fundo colorido não uni-forme, tais como caracteres sombreados; documentos com muitos caracteres decorados, tais como caracteres com relevo ou contor-no; documentos com caracteres em fundo padronizado, tais como caracteres sobrepostos em ilustrações e gráficos; documentos com muitos caracteres em contato com sublinhas ou bordas.

Os documentos impressos em fontes muito pequenas devem ser digitalizados com resoluções maiores e o brilho deve ser ajustado adequadamente.

Para os documentos que se destinem a públicos externos, a assinatura deverá ser realizada pelo sistema www.assinador.sema.ma.gov.br, que pode ser acessado pela aba [Site SEMA > Assinador].

Quando o documento externo for oriundo de digitalização de original em suporte papel, sua assinatura eletrônica tem como principal objetivo at-ender à Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, especialmente quanto aos dispos-itivos abaixo:

Um documento gerado no sistema poderá receber assinatura dig-ital de usuários de unidade diferente da elaboradora. Essa operação é realizada por meio da inclusão de documentos em bloco de assinatu-ra (para saber mais sobre blocos de assinatura, consulte: Assinaturas por Usuários de outras Unidades).

Assinatura de Documento

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Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.

Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital. [...]

Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certifi-cado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.

Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documen-tos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, repro-dução e destruição não autorizados.

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Acesso ao GED-SAMAO acesso ao GED-SEMA é feito pelo endereço

Ao abrir a tela de login será solicitado usuário e senha.

Os usuários da rede da SEMA-MA já possuem cadastro e habilitação no sistema GED-SEMA, precisando apenas digitar os mesmos dados de acesso à rede interna da SEMA e em seguida clicar em “Enviar”.

As operações de cadastro e demais acessos ao sistema por usuários externos é conteúdo de um outro manual específico, sendo este informativo direcionado ao público interno e operadores do GED-SEMA.

Primeiros Passos

https://ged.sema.ma.gov.br/index.php?noAUTO=1

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A tela inicial ao acessar o GED-SEMA é a [Início -> Área de Trabalho -> Processos]. Nessa tela está visível todos os processo de responsabilidade de usuário, isto é, todos os processos que se encontram atualmente tramitados ou em tramitação para o usuário.

A visualização dessa tela é totalmente customizável podendo ser inseri-do/excluído colunas através do ícone na parte inferior da tela.

Ainda nessa tela podem ser consultados diferentes processos, consider-ando os diferentes tipos de filtros presentes no menu na parte superior da tela

Principais FuncionalidadesComum a todas telas do GED-SEMA existe o menu principal na parte

superior esquerda da tela..

Ao passar o cursor do mouse em qualquer um dos ícones desse menu será possível visualizar as funções de cada um. Iremos explicar a seguir, de for-ma introdutória, as funcionalidades de cada um desses ícones

Ao clicar no ícone o sistema abre a tela [Início -> Área de Trabalho -> Formulários]..

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Nessa tela pode-se criar um novo processo processo clicando em

Ainda nessa tela, é possível visualizar todos os formulários criados recen-temente, ou mesmo descrever que tipo de solicitação deseja-se realizar para que o sistema possa buscar entre às solicitações já cadastradas.

Ao clicar no ícone o sistema abre a tela [Início -> Área de Trabalho -> Processos]. Essa é a mesma tela ao iniciar o GED-SEMA, filtrando apenas os processos em atraso.

Ao clicar no ícone o sistema abre a tela [Início -> Área de Trabalho -> Processos]. Essa é a mesma tela ao iniciar o GED-SEMA, filtrando apenas os despachos para aprovação (esse ícone pode estar oculto ou não).

Ao clicar no ícone o sistema abre a tela [Início -> Área de Trabalho -> Processos]. Essa é a mesma tela ao iniciar o GED-SEMA, filtrando apenas os despachos pendentes de “Confirmação de leitura” no seu Setor.

Ao clicar no ícone o sistema abre a tela [Início -> Área de Trabalho -> Processos]. Essa é a mesma tela ao iniciar o GED-SEMA, filtrando apenas os despachos pendentes de sua “Confirmação de leitura”.

Ao digitar qualquer palavra neste campo é possív-el consultar todos os processos que apresentam a palavra, seja na descrição, seja qualquer outro campo.

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Ao clicar no ícone é aberto uma nova janela onde será possível consultar todos os documentos de ajuda do sistema GED-SEMA.

Ao clicar no ícone é possível consultar todas as pesquisas salvas pelo usuário anteriormente no sistema GED-SEMA.

Ao clicar no ícone é aberta a tela de [Início -> Minhas configu-rações] onde é possível alterar os dados do usuário, inserir foto e personalizar as telas do sistema GED-SEMA.

Ao clicar no ícone o usuário encerra a sessão dentro do GED-SE-MA. Ao finalizar o uso dentro do sistema, recomendamos sempre o encerra-mento por esse ícone.

Por configuração padrão, o perfil de usuário já vem como o de “usuário interno” do GED-SEMA, podendo ser alternado para o perfil de auto-serviço, onde o Servidor poderá abrir requerimentos como “usuário externo” e pode ser utilizado nos casos de requerimentos funcionais do servidor.

Tela de InícioA tela de início possibilita a visualização global de todos os processos

dentro do sistema GED-SEMA em diferentes status, conforme a imagem abaixo:

Dentro da aba de Visão Pessoal dessa tela, os processos são dispostos em quadros conforme o seu status.

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2 Nessa classificação estão os processos que foram abertos pelo usuário, mesmo que estejam tramitados para outro usuário ou grupo, desde que não haja a exclusão pelo próprio usuário do acompanhamento do processo.

Seus processos em progesso

3 Os processos em tramitação são considerados os que foram cria-dos por terceiros e que tenham sido encaminhados para manifestação ou aprovação do usuário. Nestes processos, ao tramitar para outro usuário ou grupo, o processo pode ser retirado da Área de Trabalho do Usuário, aces-sando a tela “processo” e clicando no ícone “x” que se encontra ao lado do nome do usuário.

Processos em tramitação

4 Os processos que possuem leitura pendente são todos aqueles que tenham sido tramitados para o usuário e que estão disponíveis na Área de Trabalho. Por esse mecanismo, o usuário pode saber quais processos ainda não foram respondidos.

Despachos com Leituras Pendentes

Ao passar o cursor na descrição dos processos listados, surge uma prévia dos principais dados do processo.

1 processo de aprovação é a forma que o GED-SEMA recebe a con-cordância (“de acordo”) de algum despacho dado no processo pelos Chef-es Imediatos. Para manifestar concordância, assim como para submeter um determinado despacho à consideração superior, é necessário acessar o link aprovações.

Seus processos para validar


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Criar um UsuárioTodos os usuários internos da rede SEMA já possuem login e senha no

GED-SEMA, sendo os mesmos dados de acesso já utilizados para acesso aos computadores da rede ou acesso ao email institucional. Caso você não tenha acesso ao GED-SEMA, deverá encaminhar um e-mail para [email protected], juntando cópias da Carteira de Identidade, CPF e um compro-vante de endereço.

A triagem consultará no site da receita.economia.gov.br o número do CPF, caso os dados estejam de acordo, será cadastrado no GED-SEMA um login e uma senha provisória que será encaminhada para o e-mail do interes-sado.

Criar um processoA criação de processos pode ser feita tanto através do ícone quan-

to pelo menu [Área de Trabalho -> Criar processo]. Conforme informado ante-riormente o usuário poderá criar um novo processo clicando em

Ao clicar neste campo, será aberta a tela para Apresentação de Req-uerimento, conforme imagem abaixo:

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Após criar um processo conforme as orientações acima, o usuário pode voltar à TELA DE INÍCIO, clicando no menu [Início]. Nessa tela estará o novo processo criado dentro do quadro [Seus processos em progresso], conforme imagem abaixo:

Clicando na descrição do processo, é possível visualizar as principais informações do processo criado conforme imagem abaixo:

O primeiro campo desta tela deverá ser preenchido em casos em que já exista um número de processo físico vinculado.

O segundo campo deverá ser preenchido com o título do novo processo.

O terceiro campo deverá ser preenchido conforme as opções já disponíveis na base de dados. Caso o tipo do processo a ser cria-do não exista, deverá ser solicitado ao setor técnico a possibilidade de criação de um novo tipo de processo.

O quarto campo é a descrição do processo. Este campo deve ser preenchido seguindo a lógica da descrição de um email.

Vários recursos podem ser utilizados nesse campo conforme o sub-menu disponível.

O quinto é ultimo campo desta tela deverá ser preenchido com o tipo de documento que será anexado ao processo, caso seja necessário.

Todos os campos com [*] são de preenchimento obrigatório.

Despachar e tramitar processo

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No menu lateral à esquerda, é possível visualizar, além da informações principais do processo, todo o fluxo e histórico de alterações do processo real-izados por todos os usuários envolvidos.

Clicando na opção [Fluxo do Processo], é aberta a tela de todo o fluxo de movimentação do processo, sendo o fluxo de baixo para cima, desde a criação do processo até a última movimentação, conforme imagem abaixo:

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Nessa mesma tela, caso seja necessário acrescentar alguma nova infor-mação, basta clicar na opção:

onde será aberta a opção de edição, igual à tela de edição da aber-tura de um novo processo apresentado anteriormente. Nesta mesma opção também pode ser adicionado novos anexos.

Vale ressaltar que a opção não tem a função de Despachar/Tramitar, servindo apenas para acrescentar informações relevantes ao processo.

A outra opção da tela é a

Nesta tela deve-se descrever o despacho no campo de edição e, em seguida, selecionar o usuário dentre os já cadastrados, para o qual vai-se tramitar. Conforme pode ser visto na imagem, a tramitação pode ser real-izada para um usuário específico e/ou para um grupo de usuários. Uma vez selecionado o usuário e/ou grupo de usuários, basta clicar na opção “Assinar e Tramitar” para validar o processo de despacho e tramitação.

que deve realizada uma vez aberto o processo. Ao clicar nessa opção, é aberta a tela abaixo:

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Após a conclusão do despacho/tramitação a seguinte tela é aberta:

Nessa tela é informado o número do despacho e o usuário para qual foi tramitado. Além disso, há a opção de que deve ser se-lecionada caso para o superior em todos os casos em que há chefia imediata.

Ao selecionar essa opção a seguinte tela é aberta:

Nessa tela o usuário deve buscar na opção “Aprovador” o seu supe-rior imediato, caso necessário, deve-se acrescentar comentários quanto à aprovação e em seguida clicar na opção “Adicionar”. Nesse momento a seguinte opção será apresentada:

Vale ressaltar que o processo de solicitação de aprovação pode ser feito para mais de usuário ou mesmo para um grupo de usuários da mesma forma que no processo de despacho/tramitação.

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Conforme mostra a imagem acima, o processo continuará com o esta-do de até que o usuário aprovador faça a aprovação no sistema.

Mesmo o processo sendo tramitado inicialmente para um determinado usuário, é necessária a aprovação de todos os usuários “Aprovadores” para que o processo seja validado.

Uma vez aprovado por todos os “Aprovadores”, o estado do processo passará para Concedida, conforme a imagem abaixo:

Uma vez anexados e entregues todos os documentos dentro do proces-so, analisadas e aprovadas todas as etapas dos processo pelos agentes supe-riores envolvidos, o processo pode ser finalizado por meio da opção [?????]. Após finalizado, o processo continuará disponível para futuras consultas na base de dados por qualquer usuário do sistema com permissão para tal.

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