GESTÃO DE PROJETOS - dcc.ufpr.brªncia_de_Projetos... · Conflitos e crises; Confiabilidade, valores e ética. RELACIONAMENTO E GRUPOS! 56 GESTÃO DE PROJETOS FOCO NA TÉCNICA –

UNIVERSIDADE FEDERAL DO

PARANÁ

15/03/2016

PROFª MSc. HELOISA F. CAMPOS 1

GERENCIAMENTO DE PROJETO

Gerência de Projetos Prof.ª: MSc.: Heloisa Fuganti Campos

SETOR DE TECNOLOGIA UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ

DEPARTAMENTO DE CONSTRUÇÃO CIVIL

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INTRODUÇÃO

Após a década de 80, as empresas começaram a perceber que

dentro de suas instalações ocorria uma quantidade enorme de

projetos, o tempo todo;

Exemplo: selecionar um executivo para um posto de trabalho,

comprar uma nova impressora, substituir um equipamento,

padronizar operações de rotina, etc;

Assim, tanto em uma loja de materiais de construções, como em

outras organizações complexas, os projetos vão ocorrendo quase

que constantemente;

Se em uma organização ocorrem projetos das mais diversas

finalidades é necessário gerenciá-los para atingir as expectativas

das partes interessadas.

Aplicação do conhecimento, habilidades,

ferramentas e técnicas às atividades do

projeto, de forma a atingir e exceder as

necessidades e expectativas dos

interessados pelo projeto.

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FONTE: PMBOK GUIDE.

GESTÃO DE PROJETOS

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Conhecimento: Competências específicas do

contexto dos projetos;

Habilidades: Adquiridas pela experiência;

Técnicas: Estudadas no Gerenciamento de

Projetos;

Ferramentas: Possibilitam praticar os aspectos

acima com qualidade e produtividade.

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GESTÃO DE PROJETOS


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GESTÃO DE PROJETOS

PLOC + E

P: Planejamento

L: Liderança

O: Organização

C: Controle

E: Execução


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GESTÃO DE PROJETOS


PLOC + E

Planejamento

Tempo dedicado ao planejamento: Vital para evitar problemas

na fase de execução;

Objetivo central do planejamento: Minimizar a necessidade de

revisões durante a execução;

Definição e previsão de requisitos, cronograma, recursos,

esforços e custos.

Liderança

Habilidade muito importante, relacionamento, motivação,

saber lidar com as pessoas aumenta o rendimento.


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GESTÃO DE PROJETOS

FUNÇÕES

Identificação das necessidades;

Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis;

Balanceamento das demandas conflitantes de

qualidade, escopo, tempo e custo;

Adaptação das especificações, dos planos e da

abordagem às diferentes preocupações e

expectativas das diversas partes interessadas.

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GESTÃO DE PROJETOS

IMPORTÂNCIA

Conhecimento e aplicação das técnicas de gerenciamento de

projetos Garantia de obtenção das metas das organizações;

Aumento de até 50% nos prazos e aumento de até 10% nos

custos, quando não existem aplicações das técnicas de

gerenciamento de projetos;

Garantia de cumprimento de prazos e qualidade é o resultado

obtido pela aplicação dos conhecimentos de gerenciamento de

projetos. Estas conquistas podem levar à redução de custos,

aumento de vendas, aumento de receitas, satisfação de clientes,

entre outros benefícios.

OBJETIVO COMUM METAS QUALITATIVAS +

QUANTITATIVAS

RESTRIÇÕES CUSTO + TEMPO

RECURSOS

GERENCIAMENTO DE PROJETOS: TÉCNICAS +

MÉTODOS

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GESTÃO DE PROJETOS

MATERIAIS

FÍSICOS

FINANCEIROS

Define como as tarefas são formalmente

distribuídas, agrupadas e coordenadas;

Cada empresa adota o melhor modelo para sua

organização segundo suas estratégias;

O modelo deve ser escolhido de forma a garantir a

melhor eficiência possível da empresa.

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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

MODELO ORGANIZACIONAL

Três modelos Clássicos distintos:

01. Modelo de estrutura funcional;

02. Modelo de estrutura por projetos;

03. Modelo de estrutura matricial.

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MODELO ORGANIZACIONAL

Tipo + comum de organização e provavelmente o

estilo + antigo;

A organização funcional é centrada em

especialização e agrupada por função Foco na

atividade!

Para dar certo: Estrutura hierárquica bem definida;

Gerente do projeto – pouca autonomia.

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1. MODELO DE ESTRUTURA FUNCIONAL


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Padronização;

Especializações de funções;

Regras e regulamentos formais;

Empresa dividida em departamentos;

Pequena interação entre departamentos;

Cada departamento é responsável pelas próprias

atividade.

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Maior especialização por área de conhecimento;

Comunicação interna é bem desenvolvida e a

transferência de conhecimento é alta;

Trabalhadores podem acabar focando demais

nos objetivos do departamento, dando menos

ênfase aos objetivos e estratégias globais da

empresa.


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Recomendado para empresas cuja área de

atuação permitam que seus produtos ou

serviços não precisem ser modificados no

curto prazo, e para ambientes de mercado

estáveis.


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Diretoria

Gerente de RH

Pessoas Pessoas

Gerente de Compras

Pessoas

Gerente Financeiro

Pessoas


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Enfoque no próprio projeto;

Cultivar lealdade ao projeto, não a um gerente

funcional;

Recursos organizacionais dedicados aos projetos e

suas metas;

Gerentes de projeto têm total autoridade sobre o

projeto e são subordinados direto da Diretoria, sem

intermediários.

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2. MODELO DE ESTRUTURA POR PROJETOS


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Estrutura mais orientada ao cliente;

Apresenta maior foco e maior velocidade de

resposta;

Apresenta a desvantagem quanto a transferência

de experiências;

A Construção Civil representa bem este modelo.

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Clara compreensão de seu objetivo e a

concentração dos esforços sobre ele, criando um

forte espírito de equipe;

Os serviços se duplicam e os recursos são

utilizados ineficientemente;

Permanência no emprego, quando do término do

projeto, ou a carreira do pessoal comissionado.


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Diretoria

Gerente de Projeto

Equipe do Projeto

Membros/Pessoal

Gerente de Projeto

Equipe do Projeto

Membros/Pessoal

Gerente de Projeto

Equipe do Projeto

Membros/Pessoal


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FUNCIONAL

• Foco na atividade;

• Gerente do projeto pouca autonomia;

• Ex: Instalar > número de janelas.

POR PROJETO

• Foco no projeto;

• Gerente do projeto com autonomia;

• Ex: Colocar janelas em obra específica da melhor forma possível.

ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL X POR PROJETO

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Problema comum:

Encontrar um equilíbrio

razoável entre o objetivo à

longo prazo da divisão

funcional (especialização

técnica) e o objetivo a

curto prazo do projeto

(estrutura por projetos).

ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL X POR PROJETO

Combina as duas alternativas anteriores;

Ao mesmo tempo em que a empresa possui

departamentos especializados (recursos humanos,

financeiro, produção, etc) os funcionários também são

direcionados a unidades produtivas;

Problemas podem surgir entre os gerentes de projetos e

os gerentes funcionais.

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3. MODELO DE ESTRUTURA MATRICIAL


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Diretoria

Gerente de RH

Pessoas

Pessoas

Pessoas

Pessoas

Gerente de Compras

Pessoas

Pessoas

Gerente Financeiro

Pessoas

Pessoas

Gerente de Projetos

Gerente de Projetos

3. MODELO DE ESTRUTURA MATRICIAL

Tempo;

Custo;

Qualidade;

Escopo.

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GESTÃO DE PROJETOS

VARIÁVEIS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

01. PLANEJAMENTO

Definição e previsão de requisitos, cronograma, recursos,

esforço e custos;

Organograma do projeto e alocação da equipe;

Infraestrutura necessária (ambiente, treinamentos, etc.);

Estrutura de comunicação;

Problemas (levantar riscos).

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GESTÃO DE PROJETOS

GERENCIAMENTO ENVOLVE

02. MONITORAMENTO E CONTROLE:

Acompanhar, avaliar, monitorar, resolver;

Realização das atividades (progresso do projeto);

Riscos e custos;

Qualidade dos artefatos;

Motivação e coesão da equipe;

Problemas e conflitos (tomar ações corretivas).

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GESTÃO DE PROJETOS

GERENCIAMENTO ENVOLVE

Indivíduos e organizações envolvidos no projeto,

ou que serão afetados positivamente ou

negativamente pelo resultado final;

Devem ser identificados e gerenciados, pois são

elementos chaves no projeto.

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STAKEHOLDERS 30

STAKEHOLDERS:

STAKEHOLDERS


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GERENTE DE PROJETOS

Desenvolver o produto/serviço esperado

dentro do prazo, custo e nível de qualidade

desejados.

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GERENTE DE PROJETOS

Pessoa suficientemente generalista, capaz de comunicar-se

com todos os clientes;

Liderança: Fundamental que o líder acredite no projeto;

Postura perante as incertezas e surpresas do projeto;

Habilidades técnicas;

Habilidades gerenciais.

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GERENTE DE PROJETOS

CARACTERÍSTICAS:

Aloca recursos;

Define prioridades;

Coordena as interações com clientes e usuários;

Procura manter a equipe de projeto focada na meta do

projeto;

Supervisiona, delega, motiva, gerencia o stress.

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GERENTE DE PROJETOS

FUNÇÕES:

Resolve conflitos de stakeholders com diferentes

expectativas e necessidades;

Gerencia riscos, escopo, tempo e custo;

Estabelece um conjunto de práticas para assegurar a

qualidade dos artefatos do projeto;

Identifica requisitos.

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GERENTE DE PROJETOS

FUNÇÕES:

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CICLO DE VIDA DE UM PROJETO

Estabelece sequência de fases com o objetivo de realizar

algo e garantir um bom gerenciamento;

Determina o início e fim do projeto;

Oferece uma sequência de pontos de decisão no

planejamento e de sincronização para o trabalho

colaborativo da equipe;

Tem pontos de aprendizado para melhoria dos próximos

passos.

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Fases sequenciais;

Formulário de transferência de informações técnicas ou de

entrega de componentes técnicos;

Custos baixos no início;

Custos altos nas fases intermediárias;

Custos caem ao fim do projeto.

CARACTERÍSTICAS:


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GERENCIAMENTO:

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INÍCIO PLANEJAMENTO

EXECUÇÃO

ENCERRAMENTO

GESTÃO DE PROJETOS

CONTROLE E MONITORAMENTO!

NÍVEL D

A A

TIVIDADE

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GESTÃO DE PROJETOS 42

GESTÃO DE PROJETOS

Identificar necessidades dos clientes;

Estudos e análises de viabilidade;

Formalização de uma proposta executiva definição e

compromisso com o projeto.

INÍCIO


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GESTÃO DE PROJETOS

Detalhamento do planejamento (atividades, sequência,

recursos, duração, custos, programação, orçamento);

Plano de comunicação;

Plano de qualidade;

Plano de aquisição;

Gerenciamento de riscos.

PLANEJAMENTO

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GESTÃO DE PROJETOS

Execução e verificação;

Desenvolvimento da equipe;

Distribuição de informações;

Administração de contratos.

EXECUÇÃO

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GESTÃO DE PROJETOS

Controle de mudanças de escopo;

Controle de qualidade;

Acompanhamento e revisão do progresso;

Relatórios de acompanhamento;

Resposta de desvios.

CONTROLE

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GESTÃO DE PROJETOS

Encerramento contratual;

Encerramento administrativo.

ENCERRAMENTO

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GESTÃO DE PROJETOS

GERENCIAR UM PROJETO:

Identificação das necessidades;

Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis;

Balanceamento das demandas de qualidade, com

as restrições de escopo, tempo e custo;

Adaptação das especificações, dos planos e da

abordagem às diferentes preocupações e

expectativas das diversas partes interessadas.

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ABORDAGENS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Foco na Técnica

PMBOK – Project Management Body of Knowledge

Foco no Gerente de Projetos

ICB – IPMA Competence Baseline

PMBOK: Guia que identifica

um subconjunto do conjunto

de conhecimentos em

gerenciamento de projetos.


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GESTÃO DE PROJETOS

FOCO NA GERÊNCIA

O IPMA focaliza suas atenções nas competências:

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GESTÃO DE PROJETOS

FOCO NA GERÊNCIA

Representa a integração de todos os elementos

do gerenciamento de projetos vistos através

dos olhos do gerente quando este avalia uma

situação específica;

O olho representa clareza e visão.

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GESTÃO DE PROJETOS

FOCO NA GERÊNCIA

CONTEXTUAL: 11 elementos relacionados com a interação

do projeto com o contexto da organização permanente e

do ambiente em que está inserido;

TÉCNICA: 20 elementos relacionadas com as técnicas

utilizadas pelos profissionais de projetos;

COMPORTAMENTAL: 15 elementos referentes aos

relacionamentos entre indivíduos e grupos atuando na

gestão de projetos, programas e portfólios.

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GESTÃO DE PROJETOS

Olh

o d

a C

om

pe

tên

cia

Contextual

Orientação ao projeto;

Orientação ao programa;

Orientação ao portfólio;

Implementação de projeto, programas e

portfólio;

Organização permanente;

Negócios;

Sistemas, produtos e tecnologias;

Gerenciamento de pessoas;

Saúde, segurança e meio ambiente;

Fundos e financiamento;

Legislação.

INTERAÇÃO DO

PROJETO COM A

ORGANIZAÇÃO!

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GESTÃO DE PROJETOS

Olh

o d

a C

om

pe

tên

cia

Técnicas

Sucesso do gerenciamento;

Partes interessadas;

Requisitos e objetivos do projeto;

Risco e oportunidade;

Qualidade;

Organização do projeto;

Trabalho em equipe;

Resolução de problemas;

Estruturas do projeto;

Escopo e entregas;

TÉCNICAS

UTILIZADAS

PELOS

PROFISSIONAIS!

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GESTÃO DE PROJETOS

Olh

o d

a C

om

pe

tên

cia

Técnicas

Prazos e fases;

Recursos;

Custo e finanças;

Aquisições e contrato;

Alterações;

Controle e reportes;

Informação e documentação;

Comunicação;

Iniciação;

Fechamento.

TÉCNICAS

UTILIZADAS

PELOS

PROFISSIONAIS!


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GESTÃO DE PROJETOS

Olh

o d

a C

om

pe

tên

cia

Comportamental Liderança;

Comprometimento e motivação;

Autocontrole;

Assertividade;

Relaxação;

Abertura;

Criatividade;

Orientação ao resultado;

Eficiência;

Consultivo;

Negociação;

Conflitos e crises;

Confiabilidade, valores e ética.

RELACIONAMENTO

ENTRE INDIVÍDUOS

E GRUPOS!

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GESTÃO DE PROJETOS

FOCO NA TÉCNICA – PMBOK

Gerenciamento de projetos em dez áreas de conhecimento.

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FOCO NA TÉCNICA – PMBOX

INTERAÇÃO DOS PROCESSOS

ENTRADA

- Documentos de trabalho

FERRAMENTAS E TÉCNICAS

- Mecanismos aplicados nas

entradas para gerar saídas

SAÍDAS

- Documentos que são os

resultados do processo

GESTÃO DE PROJETOS 58

GESTÃO DE PROJETOS

FOCO NA TÉCNICA

GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO

Coordenação dos processos e interfaces

das várias áreas do conhecimento.

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GESTÃO DE PROJETOS

FOCO NA TÉCNICA

GERENCIAMENTO DO ESCOPO

Assegura que tudo o que foi prometido seja entregue e que

não haja muitas mudanças durante a execução.

Planejamento, descrição, verificação e controle do escopo;

Criar estrutura analítica de projeto.

-CONTEÚDO

-PARTE QUE SERÁ

EXECUTADA

-ATIVIDADES PARA

CHEGAR NO OBJETIVO

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GESTÃO DE PROJETOS

FOCO NA TÉCNICA

GERENCIAMENTO DO TEMPO

Assegura que as tarefas sejam executadas no

tempo previsto.

Definição, sequenciamento e estimativas dos recursos

das atividade;

Desenvolvimento e controle do cronograma.


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GESTÃO DE PROJETOS

FOCO NA TÉCNICA

GERENCIAMENTO DOS CUSTOS

Assegura que o orçamento seja cumprido.

Estimativa e controle dos custos;

Orçamentação.

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GESTÃO DE PROJETOS

FOCO NA TÉCNICA

GERENCIAMENTO DA QUALIDADE

Assegura a conformidade com o que foi solicitado.

Planejamento, controle e garantia da qualidade.

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GESTÃO DE PROJETOS

FOCO NA TÉCNICA

GERENCIAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS

Assegura o uso efetivo e otimizado do pessoal

envolvido no projeto.

Planejamento de RH e gerenciar equipes.

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GESTÃO DE PROJETOS

FOCO NA TÉCNICA

GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES

Assegura que as informações do projeto

serão obtidas e disseminadas.

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GESTÃO DE PROJETOS

FOCO NA TÉCNICA

GERENCIAMENTO DOS RISCOS

Assegura que os riscos sejam

identificados, analisados e

administrados.

Planejamento, identificação, análises e

monitoramentos dos riscos.

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GESTÃO DE PROJETOS

FOCO NA TÉCNICA

GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES Assegura que os bens e serviços de fora da

organização seja adquiridos.


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GESTÃO DE PROJETOS

FOCO NA TÉCNICA

GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS

O gerenciamento das partes interessadas é a nova

área de conhecimento do Guia PMBOK@ Quinta

Edição, que reforça a importância das partes

interessadas nos projetos.

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REFERÊNCIAS

GASNIER, D. G. Gerenciamento de projetos: Manual de sobrevivência para os profissionais de projetos. São Paulo: Imam, 2000.

IPMA. ICB – IPMA Competence Baseline. IPMA, 2006.

MAXIMIANO, A. C. A. Administração de Projetos. Editora Atlas S.A, 2ª ed. 2007.

MEDEIROS, A. A. O processo de definição do escopo do projeto segundo o PMBOK. Revista

de Ciências Gerenciais, v. 15, n. 21, 2011.

Notas de aula Gerenciamento de Projetos – Prof. Sergio Scheer, 2013.

MORAES, E. A. P. Guia PMBOX para Gerenciamento de Projetos. IIIV Congresso Nacional

de excelência em gestão, Rio de Janeiro, 2012.

PATAH, L. A.; CARVALHO, M. M. Estruturas de gerenciamento de projetos e competências em equipes de projetos. In.: XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produção, Curitiba,

2002.

PMBOK: Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. Editora

Project Management Institute, 3ª Edição, 2004.

OBRIGADA!

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