GESTÃO DE PROJETOS Unidade 2 Gerenciamento da ...luizleao.com/Docencia/FAP/GestaoProjetos/GESTAO_PROJETOS_UND_02.pdf · • Procedimentos de gerenciamento de questões e efeitos

GESTÃO DE PROJETOS

Luiz Leão – [email protected]

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Unidade 2 – Gerenciamento da Integração

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GESTÃO DE PROJETOS

Conteúdo Programático

• Criação do Termo de Abertura

• Ciclo padrão de planejamento e

Integração do Plano de Projeto.

• Controle e Monitoramento do

Projeto

• Controle de Mudanças

• Encerramento de projetos


GESTÃO DE PROJETOS

Objetivo do Conteúdo

• Prover capacitação para:

– Identificar os processos de Gerenciamento de Projetos;

– Desenvolver o Plano de Gerenciamento;

– Construir um sistema de controle de mudanças em

projetos;

• Identificar as etapas de encerramento do projeto.


GESTÃO DE PROJETOS

... será preciso conhecer e entender:

• Ativos de Processos Organizacionais;

• Fatores Ambientais da Empresa ou Organização;

• Processos de Gerenciamento de Projetos em um Projeto

Mas antes...


GESTÃO DE PROJETOS

• Incluem qualquer um ou todos os ativos relacionados a processos, de quaisquer ou todas as organizações envolvidas no projeto, que podem se usados para influenciar o sucesso do projeto.

• Incluem também as bases de conhecimento das organizações.

• Normalmente, os membros da equipe do projeto recebem a incumbência de atualizá-los.

Ativos de Processos Organizacionais


GESTÃO DE PROJETOS

• Processos organizacionais padrões;

• Requisitos de comunicação (ex.: mídia de comunicação permitida)

• Diretrizes padronizadas;

• Modelos (ex.: diagrama de rede do cronograma do projeto e contrato);

• Procedimentos e controles financeiros;

• Procedimentos de gerenciamento de questões e efeitos que definem

os seus controles;

• Procedimentos de controle de mudanças;

• Procedimentos de controle de riscos;

• Procedimentos de priorização, aprovação, e emissão de autorizações

de trabalho.

Processos e Procedimentos


GESTÃO DE PROJETOS

• Banco de dados de medição de processos;

• Arquivos do projeto (ex.: linhas de base de medição de

desempenho);

• Bases de conhecimento de informações históricas e lições

aprendidas;

• Bancos de dados de gerenciamento de questões e

defeitos;

• Bancos de dados para gerenciamento de configuração;

• Bancos de dados financeiros (ex.: horas de mão-de-obra e

custos incorridos).

Base de Conhecimento Corporativa


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• Cultura, estrutura e processos organizacionais;

• Normas governamentais ou do setor;

• Infraestrutura;

• Recursos Humanos existentes;

• Administração de pessoal;

• Sistemas de autorização do trabalho;

• Condições do mercado;

• Tolerância a risco das partes interessadas;

• Clima político;

• Canais de comunicação estabelecidos da organização;

• Bancos de dados comerciais (ex.: informações sobre estudo de risco do setor);

• Sistema de informações do gerenciamento de projetos

Fatores ambientais da Organização


GESTÃO DE PROJETOS

• São reconhecidos como “boas práticas” na maioria dos

projetos;

• Garantem o fluxo eficaz do projeto ao longo de sua

existência.

• Abrangem as ferramentas e as técnicas envolvidas na

aplicação de habilidades e capacidades descritas nas

Áreas de Conhecimento.

• Devem ser apropriadamente escolhidos, alinhados e

conectados pelo Gerente e sua equipe de projeto.

Processos de Gerenciamento de Projetos – Características


GESTÃO DE PROJETOS

Entradas Ferramentas e Técnicas

Saídas

Diagrama Genérico de um Processo de

Gerenciamento de Projetos

Fatores Ambientais

Ativos de Processos Organizacionais

Documentos ou itens documentáveis que servirão de subsídios para que o processo se realize e tenham influência ao seu término.

São mecanismos de tratamento aplicados às Entradas para que as Saídas sejam geradas.

São os resultados gerados pelo processo individual. Documentos ou itens documentáveis que resultam do processo.

Processo propriamente dito


GESTÃO DE PROJETOS

Os Processos de Gerenciamento de Projetos são agrupados

em cinco categorias, conhecidas como grupos de processos

de gerenciamento de projetos (ou simplesmente grupos de

processos)

Grupos de Processos


GESTÃO DE PROJETOS

• São os processos de iniciação realizados para definir um

novo projeto ou uma nova fase de um projeto

existente através da obtenção de autorização para iniciar o projeto ou a fase (PMBOK, 2009).

• É a fase inicial do projeto, quando uma determinada

necessidade é identificada e traduzida em um problema. O projeto é formalmente iniciado, autorizado. Tem como característica o reconhecimento que um projeto deve começar e a formalização do comprometimento da execução (POSSI, et al.,2006).

Grupo de Processos de Iniciação


GESTÃO DE PROJETOS

• Facilitam a autorização formal para iniciar o projeto ou fase

do projeto;

• Podem resultar na continuação de um trabalho

interrompido;

• São freqüentemente realizados fora do escopo de controle

do projeto pela organização;

• Nestes processos é realizada a declaração do trabalho do

projeto.

Grupo de Processos de Iniciação


GESTÃO DE PROJETOS

• Os processos realizados para definir o escopo do

projeto, refinar [e detalhar] os objetivos e desenvolver

o curso de ação necessário para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado (PMBOK, 2009).

• Nele são detalhadas suas estimativas de duração e sequenciamento lógico, identificação de recursos necessários, elaboração de cronograma e orçamento, e planos de atuação para monitoramento e controle da gestão do projeto, e de eventuais mudanças futuras (POSSI et al., 2006).

Grupo de Processos de Planejamento


GESTÃO DE PROJETOS

• Processos realizados para amadurecer o escopo do projeto, desenvolver o plano de gerenciamento do projeto.

• A equipe do projeto deve usar as partes interessadas no planejamento do projeto, pois elas possuem habilidades e conhecimento que podem ser aproveitados no desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto e em quaisquer planos auxiliares.

Grupo de Processos de Planejamento


GESTÃO DE PROJETOS

• Os processos realizados para executar o trabalho

definido no plano de gerenciamento do projeto para

satisfazer as especificações do mesmo

(PMBOK, 2009).

• Têm como característica a integração de pessoas

e utilização de recursos para a realização de tudo o

que foi planejado e documentado em um plano de

gerenciamento do projeto (POSSI, et al., 2006)

Grupo de Processos de Execução


GESTÃO DE PROJETOS

• São processos usados para terminar o trabalho definido no

plano de gerenciamento do projeto a fim de cumprir os

requisitos do projeto.

• A maior parte do orçamento geralmente é gasta nesse

grupo de processos.

Grupo de Processos de Execução


GESTÃO DE PROJETOS

• Os processos necessários para acompanhar, revisar, e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais são necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes (PMBOK, 2009).

• São processos que visam assegurar que os trabalhos sigam o planejamento original, identificando ações preventivas e corretivas, eliminando anormalidades e desvios (POSSI et al., 2006)

Grupo de Processos de Monitoramento e Controle


GESTÃO DE PROJETOS

• São os processos usados para finalizar formalmente todas

as atividades de um projeto ou de uma fase do projeto,

entregar o produto terminado para outros ou encerrar um

projeto cancelado, junto com o arquivo documental dos

trabalhos e análise do aprendizado adquirido.

Grupos de Processos de Encerramento


GESTÃO DE PROJETOS

As interações entre os grupos de processos

Possuem dependências claras e são executados na

mesma sequência, em todos os projetos.

Não são fases do projeto.

Independem da área de aplicação ou foco do

setor.

Estão ligados pelas respectivas entradas e

saídas, ou seja, o resultado de um

processo alimentará outro processo


GESTÃO DE PROJETOS

Relações entre fases do projeto

SEQUENCIAL

Uma fase só poderá iniciar quando a anterior terminar.

Reduz incertezas, mas pode eliminar opções de redução no cronograma


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SOBREPOSTA Uma fase tem início antes da anterior (paralelas).

Risco maior e possível retrabalho caso fase subsequente progrida antes de a

fase disponibilizar informações precisas.


GESTÃO DE PROJETOS

• Relação iterativa: apenas uma fase está planejada a qualquer momento e o planejamento da próxima é feito à medida que o trabalho avança na fase atual e nas entregas.

• É útil em ambientes incertos como nas pesquisas, mas pode reduzir a capacidade de fornecer um planejamento de longo prazo.


Para definir qual(is) a(s) relação(ões) a ser(em) aplicada(s) entre as fases é

preciso considerar o nível de controle necessário, a eficácia e o grau de

incerteza.


GESTÃO DE PROJETOS

Dinâmica dos grupos de processos nas fases de um

projeto


GESTÃO DE PROJETOS

Definição

• O Gerenciamento de Integração do Projeto envolve os

processos necessários para assegurar que os diversos

elementos do projeto serão coordenados de forma

adequada.


GESTÃO DE PROJETOS

Processos de Gerenciamento da Integração

Desenvolver o termo de Abertura do Projeto

Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto

Controle Integrado de Mudanças

Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto

Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto

Encerrar Projeto ou Fase

Os processos do Gerenciamento da Integração

estão para o projeto assim como a espinha dorsal está

para o nosso corpo.


GESTÃO DE PROJETOS

Desenvolver o termo de Abertura do Projeto

Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto

Controle Integrado de Mudanças

Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto

Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto

Encerrar Projeto ou Fase


GESTÃO DE PROJETOS

• Trata-se de um documento que serve como elo de ligação

entre as operações rotineiras da organização

empreendedora do projeto e a aprovação do início das

atividades do projeto.

Definição


GESTÃO DE PROJETOS

São informações usualmente presentes em um Termo

de Abertura:

Recomenda-se que o conteúdo textual do Termo NÃO contenha expressões

que traduzam AMBIGUIDADE e ABSTRAÇÃO.

• Título que propicie uma identidade ao projeto, que facilite a comunicação;

• Patrocinador, gerente do projeto e equipe básica;

• Mapa de influência das partes interessadas;

• Retorno sobre o investimento e metas traduzidas por meio de indicadores;

• O objetivo ou justificativa do projeto,

• Escopo e não escopo do projeto;

• Os requisitos que satisfazem as necessidades dos interessados (stakeholders);

• Ligações com outros projetos (internos ou externos à organização);

• O cronograma resumido em marcos;

• As premissas e restrições organizacionais;

• A identificação dos riscos;

• Um orçamento sintetizado.


GESTÃO DE PROJETOS

Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto(Project

Charter)

• Um dos resultados do Processo de Iniciação;

• Estabelece as responsabilidades do gerente de projeto,

dos gerentes funcionais, ou de linha e da equipe;

• Deve ser emitido por um gerente externo ao projeto de

uma hierarquia adequada às necessidades do projeto (alta

administração);


GESTÃO DE PROJETOS

Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto(Project

Charter)

• Confere ao gerente de projeto autoridade adequada;

• Sua aprovação autoriza formalmente o projeto;

• O patrocinador deve procurar garantir que o projeto seja

consistente com os objetivos organizacionais e apoiar a

equipe na superação de obstáculos;

• No Brasil também é conhecido como contrato do projeto,

proposta de projetos, solicitação de projeto autorizada,

termo de referência.


GESTÃO DE PROJETOS

Descrição do Processo

Entradas

-Contrato (quando aplicável)

-Declaração do trabalho do projeto

-Fatores ambientais da empresa¹

-Ativos de processos organizacionais²

Ferramentas eTécnicas

-Métodos de seleção de projetos

-Metodologia de Gerenciamento de Projetos³

-Sistema de informações do gerenciamento de projetos

-Opinião especializada

Saídas

-Termo de abertura do projeto

Integração com o Gerenciamento do Escopo Gerenciamento de custos

¹Tudo aquilo que constitui o ambiente da organização a ser considerado na fase inicial do projeto, tal como cultura organizacional, infraestrutura, pessoal existente, sistemas de informações do gerenciamento do projeto, etc... ²Políticas, procedimentos, planos e diretrizes, formais e informais, tais como: política de segurança, critérios de medição de desempenho, meios de comunicação permitidos, procedimentos para aprovar e emitir autorizações de trabalho ³Pode se tratar de uma norma ou padrão de trabalho adotado pela equipe para o gerenciamento do projeto.


GESTÃO DE PROJETOS

• Sempre que existir o envolvimento de mais de uma

organização em um projeto, a relação entre as partes

deverá ser formalizada.

Contrato


GESTÃO DE PROJETOS

• É uma descrição dos produtos ou serviços que serão fornecidos pelo

projeto;

• Em projetos internos à organização, o iniciador do projeto ou o

patrocinador fornece a DT com base nas necessidades de negócios

(pág. 95 PMBOK), tais como treinamento necessário ou demanda do

mercado, por exemplo, e nos requisitos ou condições do produto ou

serviço, descritos de acordo com a necessidade de negócios ou outro

estímulo que provocar a necessidade.

• Observação: esta DT deverá ser encaminhada aos fornecedores do

produto ou serviço para que eles possam determinar se são capazes

de fornecer o produto ou serviço.

Declaração do Trabalho do Projeto (DT)


GESTÃO DE PROJETOS

• Em projetos externos à organização, a DT, com base

também nas necessidades de negócios e nos requisitos do

produto ou serviço, geralmente é recebida do cliente, em

geral, em forma de um documento de licitação ou outra

modalidade de concorrência, como uma solicitação de

proposta, uma solicitação de informações, etc...

• Exemplo: MEC (cliente) através do PRODOCÊNCIA lança

um edital (DT) com uma solicitação de proposta.

Professores da UFRRJ (equipe de projeto) montam um

projeto que será financiado pela FINEP (patrocinadora).

Declaração do Trabalho do Projeto (DT)


GESTÃO DE PROJETOS

• Devem ser realistas, possíveis, flexíveis e fáceis de

serem compreendidos.

• São normalmente classificados em duas categorias:

– Métodos de Medição de Benefícios; e

– Modelos Matemáticos.

Métodos de Seleção de Projetos


GESTÃO DE PROJETOS

Limites do Projeto


GESTÃO DE PROJETOS

• Trazer impresso contendo o esboço do Termo de Abertura

do Projeto com todos os elementos aprendidos em sala de

aula.

• O Termo impresso deverá estar com seus elementos

devidamente organizados e bem formatados.

• Iniciar o Termo com o Título do Projeto, seguido dos

nomes do Patrocinador, Gerente e Equipe.

Próxima aula...

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