Gt4 gerência de portfólio

GT4 – GESTÃO DE PORTFÓLIO

GERÊNCIA DE PROJETOS

UFAM

Adriana Lopes Carlos Grimm

Diogo Soares

Jeanne Trovão

GT4 – Gestão de Portfólio

Agenda

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Introdução

Gestão de Portfólio - O que é?

Gestão de Portfólio

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4 Gestão de Projetos X Gestão de Portfólio


Agenda



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Processo de Gestão de Portfólio

G. Portfólio - M. M. de Processo de Software

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7 Ferramentas


1. IntroduçãoOs projetos são normalmente utilizados pelas

organizações como um meio para atingir os seus objetivos estratégicos.

Normalmente advêm das mais diversas fontes como:

Demanda de mercado; Necessidade organizacional; Solicitação de um cliente; Avanço tecnológico. .


1. Introdução

Nossos Projetos...

e agora?

.


Como saber qual conjunto de projetos pode trazer maior valor agregado à organização e de fato facilitam a realização dos objetivos estratégicos?

Este processo é complexo, principalmente em empresas de grande porte, com centenas de projetos e diversos departamentos disputando os recursos.

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1. Introdução


1. Introdução

Primeiramente, é necessário chegar até os objetivos

estratégicos organizacionais.

De uma forma mais ampla, pode-se dizer que a gestão de um portfólio envolve as atividades com o objetivo de assegurar que os investimentos alcancem os objetivos estratégicos definidos pela organização.


Vamos entender o que é Portfólio.

2. Gestão de Portfólio – O que é?


Portfólio - É uma coleção de projetos que são agrupados em conjunto para facilitar a gestão eficaz, de modo a cumprir estratégias do negócio.

Gestão de portfólio irá selecionar, priorizar e aprovar projetos para fazer parte do portfólio da organização.


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• A gestão de portfólio permite interligação harmoniosa entre os projetos e os objetivos estratégicos através da divisão e alocação de recursos [PMI 2006].

• Gestão de portfólio visa garantir que os projetos da organização estejam alinhados para alcançar os objetivos da organização.


Projeto

Objetivos Estratégicos

Gestão Portfólio


Muitos projetos ativos Geralmente o dobro do que a organização deveria ter

Projetos errados Projetos que não agregam valor à organização

Projetos não alinhados Não estão ligados aos objetivos estratégicos

Projeto importantes sem recursos Recursos prioritários não estão alocados aos projetos prioritários

3. Gestão de Portfólio

Cenário atual dos Portfólios na Organização


Os projetos são forçados a competir por recursos.

Os resultados são as longas durações dos projetos.

3. Gestão de Portfólio Cenário atual dos Portfólios na Organização


3. Gestão de Portfólio

Gestão de Portfólio auxilia a DETERMINAR


4. Gestão de Projetos X Gestão de Portfólio

A gestão de portfólio utiliza uma gama de informações coletadas a partir dos projetos que o integram, onde são analisadas informações referentes ao andamento das ações planejadas, ao esforço desprendido e ao orçamento [PMI 2006].

Esta análise tem como objetivo determinar ações necessárias para resolver desvios que forem sendo identificados [PMI 2006].



A gestão de projetos pode trabalhar em conjunto com a gestão de portfólio na determinação dos critérios de encerramento de suas ações, assim como, na avaliação para determinar se um projeto deve ou não ser cancelado.

Outro ponto em que a gestão de projeto pode interagir com a gestão de portfólio é no planejamento da capacidade de suas ações, pois afetará a distribuição dos recursos (humanos, físicos e financeiros) disponíveis ao portfólio [PMI 2006].



A retirada de recurso em uso de um determinado projeto, para outro de maior prioridade, é responsabilidade da Gestão de Portfólio, pois foi ela quem realizou a priorização dos projetos e está constantemente preocupada com o bom andamento dos projetos de maior valor para a organização.



Sinais de problema na Gestão de Portfólio

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Não há um entendimento claro e formal de como os PROJETOS estão conectados a ESTRATÉGIA da organização.

As PRIORIDADES estão frequentemente mudando.

Gerentes de Projetos estão permanentemente “BRIGANDO” por recursos.

Cada executivo assume que todas as INICIATIVAS devem ser implementadas SIMULTANEAMENTE e que as suas devem ser a prioridade.

5 Projetos são aprovados INDEPENDENTEMENTE de haver ou não RECURSOS disponíveis.


Gerenciamento de PROJETOS Gerenciamento de PORTFÓLIO

Objetivos estratégicos alcançados

Cliente satisfeito com os resultados

Prazos cumpridos conforme o acordo

Ausência de desvios no orçamento

Produtos dentro das especificaçõestécnicas

Redução do ciclo de vida dos projetos

Retorno adequado dos investimentos

Rentabilidade do portfólio de acordo coma esperada


Sinais de Sucesso no Gerenciamento


Quadrante Mágico – Projetos e Portfólio Documento produzido pelo Gartner


Quadrante Mágico – Projetos e Portfólio Documento produzido pelo Gartner


Processos Envolvidos na Gerência de Portfólio

Para que o uso da Gerência de Portfólio realmente traga benefícios para a empresa é necessário que o seu processo de implementação esteja bem definido.

Modelo de sistematização deprocessos baseado na representação original proposta pelo PMI (Project Management Institute).





Habilita a tomada de decisão somente se houver um nível suficiente de informação sobre cada elemento do portfólio



Cria uma lista atualizada com informação suficiente sobre os novos componentes que serão administrados na gestão de portfólio



Agrupa os componentes identificados de acordo com a relevância para o negócio, para que um conjunto comum de critérios e filtros de decisão possa ser aplicado em cada grupo



Avalia os componentes e gera representações gráficas e recomendações para a tomada de decisão no processo de seleção.



Produz uma lista resumida de componentes, a partir das recomendações do processo de avaliação e da comparação com critérios de seleção da organização.



Determina quais componentes devem receber prioridade mais alta dentro do portfólio. Isto ajuda na validação e balanceamento do portfólio.



Cria um mix de componentes de grande potencial no portfólio, a fim de que eles apoiem coletivamente as iniciativas e objetivos estratégicos da organização.



Formaliza a alocação dos recursos humanos e financeiros requeridos para os componentes selecionados, comunicando formalmente as decisões sobre o balanceamento do portfólio para os principais stakeholders.



Reúne indicadores de desempenho, fornece relatórios sobre eles, e revisa (adiciona, reprioriza ou exclui componentes) o portfólio para garantir o alinhamento com a estratégia organizacional e o uso eficiente dos recursos..



Considera a possibilidade de mudança estratégica durante os processos da gestão de portfólio, provocada por agentes internos ou externos e adapta as mudanças aprovadas ao escopo do portfólio.



Identifica, monitora e controla riscos, analisa-os de maneira qualitativa (impacto) e quantitativa (probabilidade) e planeja respostas à ocorrência deles.



Considera a atualização dos critérios ponderados nos processos de alinhamento do portfólio.



Rebalanceia o portfólio no caso de mudanças estratégicas com impacto na categorização ou priorização dos componentes ou atualiza o plano estratégico.


Gerência de Portfólio (Visão MPS.Br)• Integrado pela SOFTEX em 2009 em reconhecimento

ao valor da disciplina no suporte do sucesso da estratégia organizacional.

• Segue a fundamentação teórica disseminada pelo padrão PMI.

• A governança de um conjunto de projeto é realizada de duas formas: selecionando os projetos a serem executados; e, uma vez em execução, avaliando-se os mesmos continuam viáveis aos critérios organizacionais.

• Os critérios organizacionais podem ser da mais diversas ordens, tecnológicas, econômicas, etc. Ex: Demanda de clientes, oferta dos fornecedores, novas tecnologias, tendências da indústria


Gerência de Portfólio (Visão MPS.Br)

• Para uma empresa ou organização que queria aderir ao Gerenciamento de Projetos usando o MPS.Br, as mesmas devem atender uma série de resultados esperados, que estão divididos em 5 módulos.


Gerência de Portfólio (Visão MPS.Br)GPP1: As oportunidades de negócio, as necessidades e os investimentos são identificados, qualificados, priorizados e selecionados;GPP2: Os recursos e orçamentos para cada projeto são identificados e alocados;GPP3: A responsabilidade e autoridade pelo gerenciamento dos projetos sãoestabelecidas;GPP4: Os conflitos sobre recursos entre projetos são tratados e resolvidos;GPP5: Projetos que atendem aos acordos e requisitos que levaram à sua aprovação são mantidos, e os que não atendem são redirecionados ou cancelados


Referências

• Artigo Engenharia de Software 19 - Gestão de Portfólio. Disponível em: www.devmedia.com.br/articles/viewcomp.asp?comp=15152

• Gestão de Portfólio de Projetos. Disponível em:

www.assembla.com/spaces/procsw/.../avTFS-44yr37OxeJe5cbLr

• MOECKEL, A. Sistematização dos Processos Envolvidos na Gestão de Portfólio. Disponível em: http://pessoal.utfpr.edu.br/moeckel/tese/pgp. Acesso em: 23 de outubro de 2011



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