GuiadeOrganizaçãodeEventosdaInternationalDownhillFederation

Versão7:6deJaneirode2015

TraduzidoparaoPortuguêsemJunho2016

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Conteúdo1Introdução.................................................................................................................................3

2Designaçõesdeeventos............................................................................................................4

3Provassancionadas...................................................................................................................5

4Planejamentopré-evento.........................................................................................................8

5ResponsabilidadesPrincipais....................................................................................................9

6Gestãodoevento....................................................................................................................11

7Registrodeatletas...................................................................................................................14

8Gestãodaprova......................................................................................................................18

9Programaçãodoevento..........................................................................................................24

10Equipedoevento..................................................................................................................25

11Operaçõesdeprova..............................................................................................................29

12CerimôniasdePódio.............................................................................................................36

Anexos........................................................................................................................................37

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1 Introdução Este manual foi preparado utilizando-se de conhecimento adquirido através daorganização e desempenho emeventos de competições de downhill. É umapublicaçãodinâmica,queserárevisadaeexpandidaconformeoesportecontinuaacrescereanossabasedeconhecimentoaumenta.

Sevocêtivermaisperguntasouquisercontribuirdealgumaforma,porfavorsinta-selivreparanoscontactarnoendereçoinfo@internationaldownhillfederation.org.

Essemanual deve ser lido em conjunto com o Livro de Regras da IDF, disponível paradownloadnowww.internationaldownhillfederation.org.

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2 Designações de eventos A todos os eventos da IDF é atribuída umadesignação oficial. Existemduas categorias:CampeonatoMundial(WC)eRodadasMundiaisdeQualificação(WQS).Paracadaníveldoeventoé cobradauma taxade sançãodiferente combasenonúmerodepilotosqueoeventodeveatrairesuaimportâncianocalendáriointernacional.UmeventoqueesperarecebersançãodaIDFdevecomeçarasnegociaçõescomaIDFcercade18mesesantesdadatadoeventosolicitado.

2.1 Circuito do Campeonato Mundial AsprovasdoCampeonatoMundial(WC)sãoprovasdeeliteeatribuiaosconcorrentesomaiornúmerodepontos.AsprovasdoCampeonatoMundialfazempartedoCircuitodoCampeonato Mundial (WCT). Os mais altos níveis de profissionalismo, infraestrutura epremiação em dinheiro deve ser mantida nesses eventos. A duração padrão para umeventoWCéde3dias.

2.2 Rodada de Provas Mundiais de Qualificação AsprovasdaRodadadeProvasMundiaisdeQualificação(WQS)devemseesforçarparaalcançar os mesmos níveis de profissionalismo e infraestrutura visto nas provas doCampeonato Mundial. Elas servem para incentivar novos participantes a ganharexperiênciaantesdeentrarnoWCT.MuitasprovasdaWQSvãotornar-seeventosdoWCnosanosseguintes,emuitasvezessãousadasparamostrarqueumorganizadorécapazdeorganizaremumnívelprofissional.AduraçãonormalparaumaWQSéde2-3dias.

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3 Provas Sancionadas Para que uma prova seja sancionada pela IDF existem alguns itens básicos que serãoexigidosdosorganizadoresantesqueelaspossamsetornarpartedoCircuitoMundial.

3.1 Taxas de Sanção Cada evento sancionado pela IDF é obrigado a pagar uma taxa de sanção. As taxascontribuemparaasoperaçõesdodiaadiaeinfraestruturanecessáriasparamanterumafederaçãoprofissionalcomumfuturosustentávelemmente.TodososparticipantesdeumeventosancionadopelaIDFdevemsermembrospagantesdaIDF.

TaxasdeSançãoIDF2014

•CampeonatoMundial(mínimode3dias): US$1500

•RodadadeProvasdeQualificação(mínimode2dias): US$500

TaxadoCampeonatoMundialincluipresençadefuncionáriosdaIDF.

TaxadaRodadadeProvasdeQualificaçãonãoincluipresençadaIDF.

SeapresençadaIDFfornecessária,porexemplo,paramarcarotempo(sedisponível)ouparagestãodosistemasdeprovas,estesserviçosterãoumcustoadicional.Estescustosserãomantidososmaisbaixospossívelepreviamenteacordados.

* As taxas são para eventos de duração padrão. Se um evento émais longo do que onormal,umataxaadicionalpoderásercobrada.

*Todosospreçossãoemdólaresamericanos(USD).

3.2 Requisitos para o local Os organizadores devem considerar cuidadosamente os potenciais locais de evento.Todososeventossãoumbalançoentrequalidadedapistaesualocalização.Áreasruraisapresentam problemas para importar a infraestrutura necessária, incluindo energiaelétrica e água, e proporcionam desafios no transporte e alojamento. Áreas urbanasinversamente apresentam problemas em fechamento da estrada e gestão do público.Estaseçãotratadecomoselecionarumlocaladequadoparaumeventodecompetiçãodedownhill.

3.3 Fechamento da estrada Asmelhoresprovastêmlivreacessoàpistadurantetodoodia.Osorganizadoresdevemvisaresse"GoldStandard".Seissonãoforpossível,pode-sepermitirqueotráfegouseapistaduranteumacurtapausaparaoalmoço.Acessoporusuáriosdaestradaemoutrosperíodosémuitodifícildegeriredeveserfortementedesencorajado.Oseventospodemser executados onde é permitido o acesso daqueles que precisam chegar às suaspropriedades, se a única maneira de chegar a essas propriedades é diretamente pelapista,masalogísticaécomplexa.AIDFgeralmenteexigequeorganizadoresnegociemumfechamentototalestrada.

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3.4 Especificações da Pista AIDFrequerdetalhesprecisosdopercursoantesdeconcordaremsancionarumevento.Especificamente,masnãoexclusivamente,aIDFvaiexigir:

•Aduraçãodopercurso.

•Alarguramáximaemínima.

•Ogradientedopercurso.

•Ummapadopercursodetalhandoarotaealocalizaçãodetodasasinstalações.

•Umafotografiaaéreadopercurso.

•Otipoeacondiçãodasuperfíciedaestrada.

•UmacópiadoDocumentodeAvaliaçãodeRiscodoevento,detalhandotodososperigosecomoelesserãotratados.(VerAnexoA)

O IDF iráaconselharosorganizadorescomantecedência sequaisqueraspectosdapistarequerematenção.Noentanto,osorganizadoresdevemseatentarao fatodequeelesestãoemmelhorposiçãoparadecidirondecolocarfenoeoutrositensdesegurança.Emúltima análise, é responsabilidade dos organizadores fornecer um percurso seguro. Serepresentantesda IDFestiverempresentes,eles irãoaconselhar,nachegadaaoevento,se eles acharem que algum dos itens precisa de atenção e se reservar o direito deinterromperqualquereventoqueelesacreditemserinseguro.

3.5 Local de Largada Olocaldalargadadeveterespaçosuficienteacimadalinhadelargadaparapermitirqueos atletas sejam organizados em linhas ou raias. Deve haver abrigo, água potáveldisponível ebanheirosnasproximidades.A linhade largadadeve sermarcada com fitaimpermeável ou pintura. Cuidados devem ser tomados para colocar a linha de largadaexatamentenomesmolugarqueemanosanteriores.Equipamentosdecronometragemeletrônicadevemestaralinhadosemqualquerdasextremidadesdalinhadelargadaparaaqualificação.Oiníciodaprovaéorganizadousandoumacordaelásticacomoumportãode largada,naalturado joelho.Assimosorganizadoresdevemprovidenciarummétododefixaçãodeumadasextremidadesdacorda.Estapodeserumaestacacravadanochãoouumagradedeproteçãometálicapesada.

3.6 Local de Chegada Umabrigodeveserfornecidodiretamenteadjacenteà linhadechegadaparaosoficiaisdaprova,incluindoumamesagrandecomtrêscadeiras,águapotáveleeletricidade.Umaconexãoà Interneténecessáriana linhade chegadaedeve ser fornecida seo localdoeventopermitir.Devehaverumbanheiroematé200mdalinhadechegada.

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Alinhadechegadadevesermarcadacomfitaimpermeáveloupintura.Cuidadosdevemser tomadosparacolocara linhadechegadaexatamentenomesmo lugarqueemanosanteriores. Equipamentos de cronometragem eletrônica devem estar alinhados emqualquerdasextremidadesdalinhadechegadaparaaqualificação.

Deve haver uma zona de frenagem ou parada satisfatória após a linha de chegada. Ocomprimentodestazonadependedavelocidadeesperadadosatletasaocruzaremalinhadechegada.Umespaçode150metrosénormalmentesuficiente.

Azonadefrenagemnãodeveseracessívelaospúblico,eémelhorprotegidaporbarreirasde pedestres ou feno. Um cuidado especial deve ser tomado para garantir que osequipamentosdesgovernadosnãocausemacidentesaosespectadoresnestaárea.

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4 Planejamento Pré-Evento A preparação e planejamento para um evento sancionado pela IDF requer tempo erecursos significativos. Possíveis organizadores precisam levar em conta o tempoesperado para obter as permissões necessárias, seguro contra terceiros, anunciar oevento,bemcomoamiríadedeoutrasquestõesqueprecisamsertratadas.

Muitasdestasquestõespodemserprevistas, e estemanual éprojetadopara funcionarcomouma listade verificaçãoparaosorganizadores.Osorganizadores inevitavelmenteenfrentarão imprevistos antes, durantee apóso evento. É importante ser capazde serflexível,adaptávelecapazdelidarcomestaspressões.

UmperíododetempotípicoentreencontrarumaladeiraadequadaparaumeventoIDF,etornarumeventoarealidadeé,emmédia,doisanos.Aobtençãodeconsentimentoparaofechamentodaestradaémuitasvezesumprocessoquepode,porsisó, levarumanointeiro.Umavezdelineadoumacordoparao fechamentodaestrada,osorganizadoresdevemcontarcomaduraçãodeumanointeiroparapreparareplanejaroevento.

Discussões e negociações com a IDF precisam ser totalmente concluídas até 31 denovembrodoanoanterioraoevento.A IDF lançaráseuprogramadeprovasparaoanoseguinteemdezembro.

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5 Responsabilidades Principais Acriaçãodeumeventode sucesso requerumacooperaçãoestreitae contínuaentreaIDFeosorganizadores.Boacomunicaçãoresultaráemrespeito,elogioseadmiraçãodoscompetidoreseespectadoresapósaconclusãodeumeventodesucesso.AIDFpretendeminimizar o risco de eventos mal executados e ajuda os organizadores a se prepararadequadamente. Consequentemente, a IDF examina propostas de eventos com muitocuidado e não irá sancionar eventos que ela acredita não poderem ser entreguesconformeoaltopadrãoexigido.Éimportantequeosorganizadoresdoeventoentendamdesdeoinícioaformacomoasresponsabilidadesprincipaissãodivididasedistribuídas.

5.1 Papel do Organizador Opapeldosorganizadoreséachaveparaosucessodoevento.Osprincipaiselementosdessaresponsabilidadesão:

•PlanejamentoPré-Evento

•Organizarrecursoselogísticaantesdoevento

•Marketingdoevento

•Gerenciamento em tempo real, conforme o evento se desenrola, incluindo lidar compessoaleoutrosrecursos.

•Resoluçãodeproblemas

•Fechamentodoevento,limpezaeremoçãodeequipamentos

5.2 Papel da IDF ParacadaeventoaIDF:

•Sancionaoeventoe,comodiscutidoacima,permitiráaoeventocarregarabandeiraIDFseforemcumpridosospadrõescorretos.

•Ajudaosorganizadoresnoplanejamentopré-eventoeofereceaosorganizadoresumacomunicação semanal com um alto funcionário a partir do momento que a data estáprogramada.

• Treina os organizadores do evento em gestão de provas, litígios e resolução decontestações.

•Usaoprópriositeemídiasassociadas(FacebookeTwitter)parapromoveroevento.

•Forneceumporta-vozparaentrevistasàimprensaparapromoveroevento

• Aloca um funcionário para participar do evento (CampeonatoMundial apenas).Maisfuncionáriospodemseralocadosquandonecessário.

•ForneceserviçosdecronometragemparaoseventosdoCampeonatoMundial,amenosqueoutroacordotenhasidofeito.

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•Publicaqualificaçãoeresultadosdasprovasemseusiteemídiasassociadas,comopartedeumrelatóriodiáriodenotíciasdedicadoexclusivamenteaoevento.

Um fator muito importante que leva a um evento de sucesso é uma estreitacolaboraçãoentreosorganizadoreseooficialdaIDFpresentenoevento.Umeventodesucessodeveseromaiorinteressedetodasaspartesenvolvidas.

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6 Gestão do Evento Eventos sancionados pela IDF são, por sua natureza, complexos e multifacetados. Osdetalhesdoqueénecessáriopara cada componente serádescritonestedocumento.Aesmagadora maioria do trabalho necessário para o evento cairá sobre o organizador.Portanto,osorganizadoresdevemgarantirqueelestenhamacessoarecursossuficientesem termos de pessoas e finanças, para garantir um evento livre de estresse e umresultadopositivoparatodasaspartes.

6.1 Funcionários Novos organizadores tendem a subestimar a quantidade de pessoas necessárias paraexecutarumbomevento.Hámuitotrabalhoparaumaúnicapessoaassumirsozinha!

Normalmente,osmelhoreseventostêmumaúnicapessoacomoo líderreconhecidodeum grupo de cerca de quatro pessoas que são da Equipe Central. Eles carregam aresponsabilidadeindividualparafunçõesespecíficas,masoperamcomoumaequipeparacobrirospapéisunsdosoutrosquandonecessário.Essesmembrosdaequipeprecisamalocartemposuficienteparaplanejamentoepreparaçãodoevento.Elesprecisamreunir-seregularmentenoperíodoqueantecedeoeventoeestarnolocalumoudoisdiasantesdoevento,duranteoeventoeparaalimpezaapósoevento.

EstaEquipeCentralirásuportaropesodagestãodoeventoeelesserãoexpostosacargasde trabalho pesadas, particularmente durante o evento. Eles precisam ser indivíduosenérgicos, ágeis e engenhosos, e ter boas habilidades para resolver problemas e decomunicação. Idealmenteelesterãoumaexperiênciadeskateou luge,embora issonãoseja essencial. Mais importantes são as habilidades técnicas e com pessoas e suacapacidadedelidarsobpressão.

Esta equipe precisa estar totalmente empenhada em trabalhar no evento e deve estarpresente durante todo o evento,morando e trabalhandono local, oumuito próximo aele. Estaequipenãopodeparticipardoevento comocompetidores, elesestarãomuitoocupados!

A IDFvaiesperarverumaestruturadecomando (verAnexoB),quedetalhaaspessoasenvolvidasnoeventoeseuspapéis.EstedocumentodeveestardisponívelparatodososmembrosdaequipeefuncionáriosdaIDF.Eletambémdeveincluirdetalhesdecontato,comonúmerosdetelefonecelulareendereçosdee-mail.

A Equipe Central deve ter uma reunião agendada em cada dia do evento onde elescompartilhamos problemasque estão enfrentando e discutemo evento.Umoficial daIDFvaiestarpresentenestasreuniões.

6.2 Finanças Acriaçãodeumorçamentosustentávelparaumeventoplanejadoéfundamental.Fontesderendaincluemtaxasdeinscrição,patrocínios,doaçõeseoportunidadesdepublicidade.Agênciasgovernamentais locaispodem,porvezes,apoiareventos,seseusobjetivosem

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termos de turismo, desenvolvimento econômico ou desenvolvimento esportivo forematendidospeloevento.Valeapenaconversarcomasagênciaslocaiseregionais.

Os organizadores precisam começar seu planejamento financeiro cedo, e preparar aspropostas de financiamento às agências e patrocinadores de uma forma profissional.Empresastambémpodemserpersuadidasaapoiaroevento,comdoaçãodeprodutoseserviços, quepodem reduziros custos. Tais artigospodem tambémserutilizados comoprêmios.

Custos precisam ser precisamente avaliados e monitorados continuamente. O controleorçamentaldeveserdaresponsabilidadedeumúnicomembrodaEquipeCentral.

6.3 Autorizações do Evento Muitasvezes,apartemaisdifícildaorganizaçãodeumaprovaéconseguirapermissãodapessoaouagênciaque tem jurisdição sobreaestrada.Umavezqueapermissão tenhasidoobtida,quasequalqueroutroproblema logísticopodeser superado.Organizadoresprecisam estar preparados para a frustração e complexa burocracia em lidar comorganizaçõespúblicas em relaçãoao fechamentoe àutilizaçãode viaspúblicas.Muitasvezes,émaisfácildeobteracessoaumparqueouumaáreaprivadadoqueumaruaouestradapública.

6.4 Licenças para Fechamento de Estradas Apessoaouorganizaçãoquecontrolaumaestradairáexplicarosprocedimentosquesãonecessários para fechar essa estrada. Os organizadores devem ser o mais meticulosospossível com qualquer coisa que seja pedida para apresentar. Mapas, diagramas equalqueroutrainformaçãoadicionalquepossaserútilparaqueumtomadordedecisãoentendaoeventodeveacompanharasinformaçõessolicitadas.Umplanodedesvioseránecessário (verAnexoC). Isso irá garantirqueosusuários tenhamuma rotaalternativapara usar enquanto a estrada está fechada. Este plano deve incluir uma estratégia desinalização, detalhando como os usuários da estrada tomarão conhecimento das rotasalternativas.

6.5 Avaliação de Riscos e Seguros Os organizadores serão tipicamente requisitados para organizar ou financiar seguro deresponsabilidade civil para o evento. Os organizadores precisam deixar claro quem éresponsávelporlidarcomtodososriscosassociadoscomoeventoeterplanejadocomolidar comeles. Este processo é conhecido comoAvaliação de Riscos.Uma avaliação deriscosénecessáriaparatodososeventos.AIDFcomoumcorpodesançãoexigeverestedocumento3mesesantesdoevento.

6.6 Acesso ao Terreno Podesernecessáriaumapermissãoseparadadosproprietáriosdeterrasaolongodeumaestrada,seaterrativerdeserusadapeloeventocomoacampamento,paraespectadores,etc.Estesproprietáriostambémpodemexigirseguroderesponsabilidadecivil.

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6.7 Envolvimento de Empresas Locais Éprudentetentarenvolverosnegóciospresentesaolongodapistadeprovas,demodoqueelesrecebamalgumbenefícioeconômicoeapoiemoeventoparaosdecisoreslocais.

6.8 Envolvimento do Público Osorganizadores são aconselhados a envolver a comunidade local noplanejamentodoevento. Mal-entendidos e problemas menores geralmente podem ser superados comconversas.Osmelhoreseventossãocaracterizadosporrelaçõesestreitaseeficazescomaspartesinteressadaslocais,quegeralmentepodemserpersuadidasaapoiarumeventobemexecutado,apesardeinconvenientesqueumfechamentodaestradapossacausar.

6.9 Contratos do Evento Uma vez que as licenças de fechamento da estrada, as permissões de acesso à terra,seguroseoutrosprocessosassociadosestejamnolugar,aIDFdeterminaráadesignaçãoevento,emconversacomoorganizador.Depoisquetudofoidiscutido,aIDFvaicriarumcontratoqueiráespecificarasresponsabilidadeseexpectativasparaambasaspartes.

6.10 Saúde e Segurança AlémderealizaraAvaliaçãodeRiscosmencionadoanteriormente,osorganizadoresterãodeprepararumPlanodeSegurançadoEvento.Este importantedocumento irádetalharosplanoseprocessosdosorganizadoresparaagestãodetodososaspectosdasegurançanoevento.(VerAnexoE)

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7 Registro de Atletas AIDFadministraoregistodeeventosdeformacentralizada,utilizandooseuprópriosite.Osatletas terão,portanto,de se registrarna IDFe tornar-semembrosda IDF,antesdeentrarem emum evento sancionado pela IDF. Seus dados serão inseridos no banco dedadoscentraldaIDF.Umavezqueumatletatenhapagoainscriçãodoevento,suataxadeinscriçãoseráenviadaimediatamenteparaacontabancáriadoeventoeoorganizadordoeventoreceberáasinformaçõesdoatleta.

Afimdequeainscriçãofuncionecorretamente,oorganizadoriráfornecerparaaIDFasinformaçõesdesuacontaPayPaleumendereçodee-mailválidoparaoqualosdadosdosatletasserãoenviados.

7.1 Estrutura da Taxa de Registro Oorganizadortemliberdadeparadefinirastaxasparaparticipardoevento.Éprudentepesquisaroqueoutroseventoscobramdeatletas, jáqueamaioriadosconcorrentesseesforçaparaapertarorçamentospessoais.Écomumcobrarumataxamaisbaixaparaosatletasquequeiramentraremumasegundaouterceiracategoria,alémdesuaprincipal.

Atletasjunioresprecisamserencorajadosparaoesportee,normalmente,écobradaumataxa de entrada inferior. Júnior e atletas femininos devem ser autorizados a entrar naCategoriaOpenDownhillgratuitamente.

Osorganizadoressãolivresparacobrarporserviçosadicionais,taiscomoacampamentoerefeições. Eles devem incluir uma refeição razoável nomeio do dia na taxa principal eforneceracessogratuitoaáguapotávelportodoodia.Énecessáriootransportegratuitoentreosprincipaiscentrosdealojamentoeoeventoemhoráriosadequados.

7.2 Limite de Inscrições Os organizadores precisam levar em consideração os problemas logísticos que irãoenfrentar na gestãodo evento e definir umnúmeromáximode atletas no total e paracadacategoriadeprova.OficiaisdaIDFirãoaconselharosorganizadoresindividualmenteemcadacasoeédifícil,comantecedência,aconselharnúmerosabsolutos.

Porexperiência,onúmeromáximodeconcorrentesgiraemtornode200.Nãohátemposuficienteemumdiadeverãoparagerenciarprovasequalificaçãoparamuitomaisdoqueessenúmerodeatletas,anãoserquepreparaçõesespeciaisdelogísticasejamfeitasparamoverosatletasemtornodolocaldoevento,e/ouaqualificaçãosejarealizadaemmassa.

7.3 Encorajando Inscrição Antecipada Osorganizadoresdevemdeixarclaroqueainscriçãoapenasficaráabertaporumtempofixoedevemutilizartodososmeiosdisponíveisparainformarosprováveisconcorrentesdajaneladetempoderegistro.Demodogeral,haverágrandefluxodeentradasquandoas inscrições abrem pela primeira vez e logo antes de fechar, para eventos que sãoatraentesparaosatletas.

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A inscriçãoantecipadatrazvantagensaosorganizadores,emtermosde fluxodecaixaeprevisão de número de atletas. Oferecer brindes do evento específico ou outrosincentivosgratuitosparainscriçãoantecipadapodeincentivarisso.

É aconselhável mostrar os nomes dos atletas, no website do evento, que já fizeraminscrição.A IDFdaráumcódigopara incluir no sitedoeventoquemostrauma listadeatletas em tempo real. O website da IDF também irámostrar essa lista de atletas emtemporeal.

7.4 Atletas Probatórios Os atletas que são novos no esporte serão identificados pela IDF. Antes de seremautorizados a participar no seu primeiro evento, devem receber uma curta palestra desegurança. Isto é a fim de melhorar a segurança do atleta e reduzir o número deincidentesdeprovaquenecessitamdeintervenção.

7.5 Atletas Suspensos As regras da IDF incluem uma disposição para suspender os atletas em caso de máconduta. Isto é provável que seja um acontecimento raro. Atletas suspensos não serãoautorizadosaregistar-separaqualquerevento.(VerRegrasdeprovaIDFeDocumentodeRegulamentação)

7.6 Inscrições Prioritárias (Campeonato Mundial Apenas) Para garantir queosmelhores atletas nãopercama oportunidadede se inscrever paraumaprova,aIDFexigequeosorganizadoresseguremlugaresabertosparaestesatletasprioritáriospor15diasapartirdadataemquesãoabertasasinscrições;recomendamososeguinte:OpenDownhillprimeiros50atletasdorankingStreetLugeprimeiros15atletasdorankingClassicLugeprimeiros15atletasdorankingDownhillFemininoprimeiras10atletasdorankingJuniorprimeiros5atletasdoranking

Os rankings mundiais de atletas podem ser encontrados no website da IDF:www.internationaldownhillfederation.org

Esta lista de prioridades deve ser discutida com a IDF antes da abertura das inscriçõesprioritárias.AorganizaçãoiráfornecerumalistacompletadaspessoasenvolvidasparaaIDF,nessaordem.

7.7 Reserva de Inscrições Éprudenteosorganizadoresreservarem10entradasparaatletasdotopodorankingdaIDFquenão se inscreveram. Istoé inteiramentea critérioorganizadores, noentanto, éfrequentequeumpilotoferidoserecuperarantesdoesperadopelomédico,eseriaumapenaterquemandá-loembora.

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Deve-seressaltar,porém,queomelhoréserconsistenteemcomunicartodososatletasqueoregistocomopré-pagamentoéaÚNICAopçãopermitida.

7.8 Reembolso Os organizadores devem decidir qual será a política de reembolso antes de lançar oeventoeincluirosdetalhesnowebsitedoevento.Osorganizadoresdevemserprudentesepermitirreembolsosparciaisoutotais,ondeospilotospodemprovarqueestãoferidosenãopodemcomparecerdevidoacircunstânciasextremas.

7.9 Atribuição de Número dos Atletas Osorganizadoresdoeventosãoresponsáveispelaatribuiçãodosnúmerosdeprovaparaosatletas.ElessãorecomendadosautilizarnúmerosdaIDFcomonúmerosdeprova.

Números de capacete devem ter um mínimo de sete vírgula cinco centímetros (7,5centímetros / 2,95") de altura cada um. Os números devem ser pretos em um fundobranco sem nenhuma publicidade. Os organizadores devem ter números extrassuficientespreparadosedisponíveisnolocaldurantetodooevento.

Númerosdeprovadevemserfornecidoseutilizadosemtodososeventos,mesmoseumsistema de transponder de cronometragem for usado. Isto torna mais fácil para osfuncionárioseespectadoresidentificaremcompetidores.

7.10 Termo de responsabilidade Como parte do processo de inscrição, os atletas devem ser obrigados a assinar umdocumento formal, absolvendo os organizadores de danos pessoais resultantes daparticipação no evento. Os organizadores devem procurar aconselhamento jurídico deadvogadosemseupaísquantoàformulaçãoexatadotermo.(VerAnexoF)

Osatletasdevemestarcientesdaexigênciado termoderesponsabilidadenomomentodo pagamento da inscrição; amelhor forma de fazer isso é indicando claramente estaexigêncianoFormuláriodeInscrição,eterumacópiaparadownloadnositedoevento.

Na chegadaaoevento,osatletasdevem ter comelesumacópiaassinadado termoouassinarno local.Por isso,deveestardisponívelno localcópiasextrasdessedocumento.Termos de responsabilidade assinados devem ser mantidos em um formato acessívelpelosorganizadores.

Atletasjunioresdevemterasuarenúnciaassinadaporseuspaisoututorlegal.

7.11 Seguro Médico OsorganizadoreseaIDFdevemencorajarosatletasafazerumseguromédico.Oníveldecoberturadeveráserpelomenossuficienteparagarantirqueatletaslesionadosrecebamtratamentonopaísoupaísesqueestãopresentesetransporteparacasasenecessário.

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7.12 Elegibilidade para Atleta Júnior A IDFprocura incentivaraentradadeumagrandediversidadedepessoasparaeventossancionados pela IDF. A chave para este objetivo é incentivar os jovens atletas. Atletasjunioresdevemteridadeinferiora18nodia1odejaneiro.

7.13 Presentes Os atletas gostam de ser reconhecidos! Uma sacolinha com 'agrados' entregue a cadaparticipantenachegadaémuitobem-vindaedeixaumaimpressãopositivaeduradoura.Empresaslocais,agênciasefabricantesedistribuidoresrelevantes,muitasvezes,desejamcontribuir para estes agrados uma vez que os promove a um grupo de clientesimportante.

Um itemdevestuário, tais comocamisetas, feitosespecificamenteparaoeventoéumpresente comum. Esses itens permanecem altamente valorizados pelos atletas, sãousados como distintivos de honra e são uma boa ferramenta promocional parapatrocinadoreseoutrasorganizações.

Os organizadores responsáveis pela preparação de tais itens devem assegurar que osnúmeros adequados estejam disponíveis numa gama de tamanhos. Uma ajudafundamental para este objetivo é perguntar aos atletas o tamanho no formulário deinscrição.Valeapenaterumconjuntoseparadodeitensidênticosemumacordiferente,paravenda.Osatletas,muitasvezes,compramessesitens.

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8 Gestão da Prova Osorganizadoresprecisamformarumaequipedegestãodeprova,queserádescritaemdetalhemaisadiantenestemanual.

8.1 Gestão em Tempo Real Agestãoemtemporealdoeventoéumprocessoquerequerodesenvolvimentodeboascapacidadesdegestão.Acapacidadedeexecutarmúltiplastarefaseresolverproblemassão cruciais, mas são grandemente auxiliadas por alocação de tarefas adequadas amembrosdaEquipeCentral.

Importantesáreasderesponsabilidadesãoasseguintes:

8.1.1 Transporte Realizar o transporte de atletas corretamente é um item fundamental para tornar umevento um sucesso. Atrasos, erros, falta de capacidade, motoristas que não ajudam,veículosmalespecificadoseoutrasquestõespodemcontribuirparatornaraexperiênciadoatletadesagradável, levaragrandesproblemasdegestãoemtemporealeimpedirofluxoadequadodeumaprova.

Temponãodeveserperdidonoembarqueedesembarquedeatletas.Veículosprecisamestarexatamentenolugarcerto,exatamentenomomentocertoparaumgerenciamentodeeventosdesucesso.

8.1.2 Especificações dos Veículos de Transporte Devehavercapacidadesuficienteparatransportartodososatletasemumaviagem.Estacapacidadedevepermanecernolocalduranteaduraçãodoevento.Ônibusouvanssãoosmelhores veículos para usar. Eles devem ser capazes de subir a inclinação da colinatotalmentecarregadosaumavelocidaderazoável,edevemserconfiáveis.Istoédifícildejulgar com antecedência, mas pistas sobre a confiabilidade podem ser obtidasinterrogandoatentamentepotenciaisprestadoresdeserviço.

Prestadoresdeserviçoprecisamsabercomantecedênciaarotaexataqueserátomada,onde eles vão carregar e descarregar e, se necessário, virar e voltar. Organizadoresprecisam cronometrar esses procedimentos antes do evento, para que eles possamplanejarsuasprogramaçõesdetempocomprecisão.

Certamentevaificarquentedentrodosveículos.Aberturadejanelasouaberturasnotetosãoessenciais.Maisdeumaportairáajudarnoembarqueedesembarquerápido.

Idealmenteveículosdetransportedevemusarumarotaseparadadapista,masàsvezesissosimplesmentenãoépossível.

8.1.3 Controle dos Veículos de Transporte UmúnicoindivíduodaEquipeCentraldoeventodeveassumirocontroleeadministrarotransporte.EsteindivíduofaráaligaçãocomoOrganizadoreosoficiaisdeprovaduranteo evento, por rádio pessoal. O Organizador do Transporte deve estar envolvido noprocessodeseleção,bemcomonagestãodostransportesduranteoevento.

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8.1.4 Rádios dos Veículos de Transporte O condutor de cada veículo deve estar em contato por rádio com o Organizador doTransporte.

8.1.5 Supervisores dos Veículos de Transporte Deve haver funcionários do evento nos pontos onde há embarque e desembarque nosveículos para garantir uma gestão adequada; eles devem ter contato por rádio com oOrganizadordoTransporte.

8.1.6 Contingências dos Veículos de Transporte Os organizadores precisam ter plano de contingências estabelecido no caso de, porqualquerrazão,umveículodetransportesetornaravariado.Taisacordosdependemdascondiçõeslocais,maspodemincluirousodecarros,vansoucaminhões.

8.1.7 Problemas de Transporte Conhecidos Problemasencontradosnopassadoforam:

•Capacidadeinadequada

•Veículosnãoconfiáveis

•Motoristasmalinformados

•Questõesdelinguagem/comunicação

•Planejamentodeficiente

•Atrasoounãochegada/partidaantecipada

•Atletasviajandonotetodeônibus

•Espectadorestomandoespaçonecessárioparaosatletas

8.2 Abrigo para Atletas Osatletasdevem teracessoaumabrigonaparte superiorenaparte inferiordapista.Estasinstalaçõesdevemserreservadasparaosatletasexclusivamente.Essasáreasdevemestarprotegidasdecrimes,poisospilotosterãodedeixaroequipamentoali.

8.3 Área de Acampamento Atletasesuasfamíliasdevemteracessoaumaáreadeacampamentopróximadapista.Aáreadeveserfornecidacombanheirosadequados,águafrescaeinstalaçõesdelavagem.Próximodevemexistirbuffets.Aáreadeacampamentodeveserbemdrenadaesemriscodeinundaçãoemcondiçõesclimáticasadversas.Deve-seconsiderarotransportede/paraaáreadeacampamento.Segurançadeveserfornecidaparaimpedirroubos.

8.4 Hotéis Os organizadores devem preparar listas de hotéis locais para os atletas e colocar seusdadosnositedoevento.

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8.5 Transporte Geral Organizadoresprecisampesquisaredetalharcomoosatletaspodemutilizarotransportepúblicodasprincipaiscidadesnasproximidades,bemcomopontosdeacessodeviagensinternacionais. Na ausência de ligações de transportes públicos, a IDF espera que osorganizadoresexecutemserviçosdetransportegratuitos.

8.6 Segurança Em áreas onde a roubos são um problema conhecido, medidas adequadas devem sertomadas pelos organizadores para evitar furtos. Isso pode ser feito através dofornecimento de guardas de segurança em pontos vulneráveis, tais como abrigos dosatletas,áreasdeacampamentoelocaisdeestacionamento,ligaçãocomapolícialocal,eadisponibilidadedearmáriosseguroscomchaveparaosequipamentos.

Noentanto,paraamanutençãodeumsiteseguro,acomunicaçãocomosatletassobreoníveldecriminalidadequepodemenfrentarécrucial.Atletasdepaísesdo1ºmundosãomuitas vezes totalmente ignorantes quanto às taxas de criminalidade dos países quevisitam.Umavezcientesdosníveisdeameaçareais,osatletaspodemfazerseusprópriosarranjosparamitigarorisco.

Porexperiência,épossíveldemonstrarqueosatletasnãoentrarãoemeventosondeosorganizadores não tenham levado a ameaça de crime suficientemente a sérioanteriormente.

8.7 Informações para Atletas Claramente, os atletas precisam de informações precisas sobre um evento antes dachegada. No evento, a divulgação de informações no evento torna-se mais difícil e osorganizadoresprecisamseassegurarde levaremconsideraçãoemseuplanejamentodeeventos como e, crucialmente, quais as informações que eles precisam passar para osatletas.

Devehaverumbalcãode informaçõesabertoapartirdequandoosatletascomeçamachegar até o encerramentodo evento. Esta instalação será inicialmentemuito utilizadaconformeosatletaschegamedevesergradualmentemenosemenosusadaconformeoeventosedesenvolve.ÉhabitualcombinarobalcãodeinformaçõescomInscriçõese,porvezes,InspeçãoTécnica.Istoestabeleceaosatletasqueesteéopontoondeelesvãoparaobter informações e fazer perguntas. A disponibilidade de um quadro de avisos nestemomento é prudente e permite que os organizadores publiquem atualizações quandonecessário.Esteponto tambémpodeserpromovidocomoumpontodeencontroeum“achadoseperdidos”.

Se o evento tiver um sistema sonoro, os organizadores devem usá-lo para informar elembrarosatletas.Ummegafoneoubuzinatambémpodemsereficazes.

8.8 Cronograma do Evento Ocronogramadoeventoéumdocumentoeferramentaextremamenteimportante.Deveser assunto de discussão e debate entre a equipe de organização. Um tempo de

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planejamentosignificativodeveserinvestidonocronograma.AIDFdeveserconsultadaeteraoportunidadedecontribuirparaapreparaçãodocronograma.

Ocronogramadoeventodeveserfornecidoemcópia impressaparacadacompetidorepublicado extensamente em torno do local do evento. Os organizadores devem, emseguida, fazer todo o possível para aderir a ele. Não fazer isso leva a uma falta deconfiança na programação e à chegada sistematicamente atrasada dos atletas quedescobriram por experiência que os organizadores têm dificuldade para controlar ohorário estabelecido, e historicamente não tiveram a habilidade de recuperar o tempoatravésboaspráticasdegestãodeeventos.

Haverá sempre problemas que causama necessidade de reprogramar componentes doevento,noentanto,osorganizadoresdevemprocurarminimizarestesproblemasefazertudoaoseualcanceparacumprirocronograma.

8.9 Entretenimento /Festas A maioria dos organizadores quer fornecer a melhor experiência para os atletas eentretenimento normalmente está presente no seu planejamento. Isso também dáoportunidadesparaosorganizadoreseoficiaissemisturaremcomosatletasetorcedoresemumaatmosferadescontraída.AIDFincentivafestasbemgeridaseentretenimento.

Éprudenteconsiderarentreteratletasomaispertopossíveldolocaldoeventoeáreadeacampamento,reduzindoanecessidadedetransporte,aomesmotemporespeitandoquenemtodososacampadosvãoquererficaracordadosanoitetoda!

Osorganizadorestambémdevemrespeitaras leis locaisquantoaoconsumodeálcooleasnecessidadesdosvizinhos.Festasqueocorremnavésperadodiadaprovatendemaser menos frequentadas do que aquelas agendadas após concluídas as provas. Noentanto,entretenimentoque temumsabor locale respeitaas culturasecozinha locaispodepreencheraslacunaseégeralmentebemapoiadoelembradocomcarinho.

Navésperadodiadaprova,umacerimôniadosmelhoresqualificadospodeserrealizada,comprêmios.Estaéumaoportunidadeparapromoveramensagemdospatrocinadoreseenvolverosanunciantesedemaispartesinteressadas.

8.10 Equipe Médica Duranteasdescidaslivres,treino,qualificaçãoeprova,umaequipemédicaequipadaparalidar com as lesões e tratamento de vítimas deve estar no local. Esta equipe deve serdevidamentequalificadaparaseguirasnormaslegaismínimasnaáreadoevento.

Agências de segurança e saúde locais devem ser consultadas sobre as instalações deprimeirossocorroseconcordarcomoníveldecoberturaproposto.Umaambulânciaouveículodeemergênciadesignadodeveestarnolocalparamoveretratarasvítimas.

Seaequipemédicaouaambulância/veículodeemergênciadesignadotiverdedeixarolocal,porqualquermotivo,apistanãodeveserutilizadadeformaalguma.

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A equipemédicadeveestar envolvidanoplanejamentodoevento. É importantequeaequipemédicaentendaanecessidadedemanterapistaoperantesemprequepossível.Vítimasdevemserremovidasdapistalogoquesejarazoavelmentepossível,levandoemconta,comoprimeiraprioridade,asnecessidadesmédicasdavítima.

Porqueatrasossignificativospodemocorrerseaequipemédicanãoestiverpresente,osorganizadores devem fazer arranjos separados para remover vítimas que precisam detratamento hospitalar. Uma ambulância / veículo de emergência designado secundáriopodeeconomizartempoemanteroeventoemexecução.

8.11 Palco Vale a pena considerar a instalação de um palco para ser usado como um ponto decomentárioepódioparaentregadeprêmios,oucomoum focoparaoentretenimentoparaosespectadoreseatletas.

8.12 Sistema Sonoro e Apresentador / Comentarista Adisponibilizaçãodeumsistemasonorocomumlocutorexperientedeveserconsideradadurante o planejamento do evento e é necessária para os eventos do CampeonatoMundial.Juntos,elesajudamagestãodeeventosetornamaexperiênciadeespectadormuitomais agradável e interessante. Boa gestão da informação tambémé algo que osanunciantesepatrocinadoresconsideramimportanteaodecidirsedeveminvestiremumevento.

8.13 Vendas É boa prática permitir barracas de alimentação que cumpram as normas de segurançalocaisemeventos.

8.14 Banheiros Banheirossuficientesdevemserfornecidosparaopúblicoesperadoeparaosatletas.Emparticularosatletasprecisamdeinstalaçõesnotopoenaparteinferiordapista.

8.15 Alimentação e Água para Atletas Os atletas devem ter acesso a água potável fornecida na parte superior e inferior dopercurso. Adicionalmente, os organizadores devem fornecer uma refeição do meio-diapara os atletas inscritos. Esta deve ser, pelomenos, um sanduíche e uma bebida,masgeralmenteémais substancial.Osorganizadoresnãopodemcobraruma taxa separadapara a refeição, mas pode incluí-la na taxa de inscrição. Necessidades alimentaresespeciaisdevemserlevadasemconsideração.

8.16 Requisitos para Cronometragem Provas do Campeonato Mundial devem usar cronometragem eletrônica. QualquersistemautilizadoparaeventosdoCampeonatoMundialdeveterumaprecisãode1/1000(0,001) de segundo. Como parte da taxa de sanção do CampeonatoMundial, a IDF vaifornecersistemasdecronometragemcomtransponderetreinamentoadequado.

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Nas WQS pode-se usar cronometragem ou corridas-para- qualificação. Mais detalhessobre os formatos permitidos podem ser encontrados no site da IDF. Uma gama deformatosdeprovaserápropostapelaIDF.

Aousarprovascronometradascomoosistemadequalificação,pelomenosumatentativadequalificaçãodeveserfornecidaparacadaconcorrente.Seduasprovascronometradassãousadaspara cada concorrente, a provamais rápidade cada competidor seráusadaparadefiniroscompetidoresfinalistas.Nocasodeosistemadecronometragemtornar-seinutilizável, corrida-para-qualificação (race-to-qualify) deve ser usada se possível, e seimpraticáveisdevemserutilizadossistemasmistosouautomáticos.

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9 Programação do Evento Como já foi mencionado anteriormente, a programação de um evento é uma peçaimportante do trabalho que deve ser realizada no início da fase de planejamento doevento.Osorganizadoresdevem, comcuidadoede forma realista, consideraro tempoque os diferentes componentes do evento necessitam e permitir que haja temposuficientenoprogramaparacadaprocesso.Podeparecerbanal,masotrabalhoenvolvidoemumeventocom200atletasémaisqueodobrodeumeventocom100atletas.

São as pessoas que ocupam o tempo e, principalmente, levar as pessoas para o lugarcertonomomentocerto;estaéumadaschavesparafazerumeventofuncionar.Umdosfatoresdeterminantesseumeventoéumsucessodopontodevistadeumatletapaganteé a administração eficiente do movimento de pessoas. Se os organizadores nãoperceberemisso,elespodemesperartermuitotrabalhocomosatletas,eissoafetaráofuturodoevento.

9.1 Formatos Há um número de formatos possíveis para um evento IDF. Os organizadores terão defazer planos cronometrados para o formato de qualificação escolhido, bem como decorridas.Os atletas precisamde tempoparapraticar antesdas sessõesdequalificação,paraaprenderopercursoeajustarseusequipamentos.

Maisdetalhessobreos formatospermitidospodemserencontradosnowebsiteda IDF.UmagamadeformatosdeprovaserápropostapelaIDF.

Imediatamente antes da prova e qualificação os atletas precisam de uma rodada deaquecimento.

9.2 Corrida Corridassãobaseadasembateriassimplesdeeliminaçãoefinais.UmavezqueonúmerodeatletasquepodemcorreraomesmotempotenhasidoacordadocomaIDF,queéemfunçãoda larguradapista e da severidadedas curvas iniciais, é razoavelmente simplescalcularotemponecessárioparacadacorrida.Normalmenteosorganizadoresreservamumdiainteiroparacorridas,usandootemponãoutilizadoparatreino.

É essencial criar tempo para contingências, tais como acidentes e condições climáticasadversas.

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10 Equipe do Evento Um Plano de Recrutamento de Funcionários para um evento deve estar preparado econterdetalhesdecomooquadrodefuncionáriosserácomposto.AEquipeCentraldevesernomeadaeumparágrafodetalhandosuaexperiênciadeveserincluídonoPlano(VerAnexoB).

AsresponsabilidadesdaEquipeCentralprecisamserdetalhadasnoplano.

Como discutido anteriormente, a Equipe Central deve ter áreas de responsabilidadeclaramente definidas, mas deve funcionar como um time para ajudarem-se uns aosoutros.AlgumasEquipesCentrais têm formalmentedefinidoo "segundoemcomando".Abaixo da Equipe Central deverá haver trabalhadores ou voluntários com níveis maisbaixos de responsabilidade,mas com papéis bem definido e compreendidos, linhas degestãoeprestaçãodecontas.

Asprincipaisáreasqueprecisamdefuncionáriossãoasseguintes:

10.1 Organizador do Evento EssapessoaéochefedaEquipeCentralelíderdoevento.Essapessoavaiterorganizadotodososaspectosdodesenvolvimentodoeventoecarregaaresponsabilidadegeralpelagestão e segurança do evento. Eles vão trabalhar em estreita colaboração com oSupervisorChefe,queestaráemcontatocomoOrganizadordoEventoantesdoeventoechegará no local antes do evento para aconselhar sobre os preparativos finais econfiguração.

10.2 Inscrição de Atletas Osatletasserãoregistradoscomantecedência,masoprocessodedarentradanoeventoémuitoimportante.Consequentemente,aresponsabilidadeporestafunção-chavedeveser dada a uma equipe de duas oumais pessoas no início. Asmesmas pessoas devemcontinuar a desempenhar este papel durante o evento. Eles devem ser bonsadministradorescomumolhoparadetalheseconhecimentosdeTI.

Durante o evento, o registro fica muito ocupado nas fases iniciais, quando mais doisassistentesserãonecessáriosparalidarcomosatletasconformeeleschegam.Ébastanteprudenteabriroregistronodiaanterioraoeventoatétarde,paraminimizaraesperanoprimeirodiadeevento.

Conformeoeventoprogrideessafunçãodiminui,masumfuncionáriodevesermantidonamesa,que,comodiscutidoanteriormente,devetornar-seopontofocalparaconsultaseatualizaçõesdoshorários,“achadoseperdidos”,etc.

10.3 Supervisor Chefe Este é o oficial que será responsável pelo funcionamento real da qualificação e provas.Esta função pode ser comparada a um mestre de cerimônias. Essa pessoa pode serdesignadapelaIDF,mastambémpodeserummembrodaequipeorganizadora.

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OSupervisorChefetambémiráassumiropapeldeAssessorChefedaIDF,certificando-sedequeoeventoestáemconformidadecomasregrasdaIDFesegueestemanual.

Esta pessoa será responsável por fazer julgamentos finais e penalidades adequadas arespeitodepontuação,incidentesdeprovaeprotestos.OSupervisorChefedeveserumindivíduocalmoerazoávelqueconheceoLivrodeRegrasIDFdetrásparaafrenteepodetomar decisões justas, levando em consideração a opinião dos outros oficiais de provaque tenhamtestemunhadoqualquer incidente.Elesdevemestar localizadosnaáreadechegada,emestreitocontatocomoOrganizadordoEvento,paraqueelespossam lidarcomosatletasdiretaeimediatamenteapóscadabateria.

10.4 Coordenadores da Linha de Largada EssaspessoasirãoauxiliaroJuizdeLargada,colocandotodososcompetidoresalinhadosparasuasprovasdeclassificação.Nodiadaprovaelesvãoorganizarosatletasemcadarodada de suas baterias. Recomenda-se a empregar 2 pessoas nesta função que falemInglêsealíngualocal.

10.5 Juiz de Largada O Juiz de Largada irá liberar o percurso com os Fiscais de Pista, e trabalhar com ocronometroparainiciarcadaprovadequalificaçãoecorridadoscompetidores.

10.6 Cronometragem e Pontuação EstaequipeégeralmenteconduzidapeloSupervisorChefe,quetambémseráresponsávelpelofuncionamentodosistemadecronometragem,registrandoeclassificandotodosostempos,criandoaschavesdeprova,pontuandoasbateriaseorganizandoosresultadosfinais. O Supervisor Chefe deve trabalhar com dois assistentes, que irão ajudar com acronometragemeainserçãodedadosdequalificaçãoedeprova.Osassistentesprecisamfalaringlês.

10.7 Coordenador da Área de Chegada EssapessoavaiajudaraEquipedaLinhadeChegadacomaidentificaçãodecompetidorescujas identidadespossamter sidoperdidasno final.Elesvãoorganizaroscompetidoresemtempohábilparaqueotransporte ladeiraacimapossaacontecerquandosolicitado.Nodiadaprovaelesvãoorganizarosatletasqueavançaremparamanterotransporteemtempohábil.ElesvãotrabalharcomoJuizdeLargadaparainformarosmotoristasquandoéhoradesubiraladeira.

10.8 Organizador de Transportes Esta pessoa é ummembro da Equipe Central e responsável pela organização geral dotransporte.EssapessoavaigerireasseguraraligaçãocomosSupervisoresdeTransporte.

10.9 Supervisor de Transportes Um membro de fora da equipe deve ser colocado em cada ponto de embarque edesembarque dos ônibus para coordenar com oOrganizador de Transportes e garantirque os atletas embarquem e desembarquem de forma rápida e segura. Eles devem

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garantir queos atletas certos entremnoônibus certo equepassageirosnãoessenciaisnãoocupemlugares,quandoosatletasnecessitaremdeles.

10.10 Assistentes de Pista Estafunçãoéprincipalmentesobregarantirasegurançadapista.

AssistentesdePista (APs)devemsercolocadosnaentradadecadacurvanapista.Suaslocalizaçõesfísicasdevempermitir-lhesumavisãoclaradaladeira,paraverosatletasqueseaproximam,eumaexcelentevisãodetodaacurvapelaqualsãoresponsáveis.

• Idealmente,cadaAPdevesercapazdeverosAPsvizinhos.Empercursoscom longostrechosretos,noentanto,issonemsempreépossível.

•APsprecisamserpessoassériasquetenhamlidoasRegrasdeProvasIDFedocumentodeRegulamento,sejafisicamenteapto,comboavisãoecapazdefazer julgamentosemcasosdeincidentesdeprova.

• APs terão de estar no lugar durante todo o tempo que a pista estiver em uso poratletas,incluindosessõesdetreinos.

•APsdevemterumrádioeestaremcontatocomoorganizadordaprova.Todoselesdevemusarumcoleteoucamisetadealtavisibilidade.

• Para cada AP deve ser fornecido um apito e três bandeiras de mão, com as coresvermelho,verdeeamarelo.

•QuandoapistaestáseguraoCMdeveclaramentelevantarabandeiraverde,sehouverumincidentenaáreadefiscalizaçãodoAPqueexigecuidadodosatletas,umabandeiraamareladeveestarclaramentevisível.Nocasodeum incidentequeexigeaparadadosatletas,umabandeiravermelhadeveserclaramenteapresentada.

• Os APs são os olhos e ouvidos do Supervisor Chefe na pista. O Supervisor ChefeinformarátodososAPsdeantesdeiniciarotrabalho.

•AntesdecadaprovanapistaoSupervisorChefeirárealizarumaverificaçãoporrádiosetodosAPsestãoemseuslugareseseapistaestásegura.APsdevemrelatarincidentesconformesurgirem.

• APS também têm uma responsabilidade com a segurança da multidão. Eles devemmanteraspessoasforadapista (umapitoéumagrandeferramentapara isso),garantirque todos os equipamentos de segurança, incluindo feno, estejam corretamentecolocados e não mal utilizados. Eles devem limpar a pista de detritos depois de umacidenteeconfirmarquandoelaestiverlivre.

Alguns organizadores optam por colocar dois APs nas curvas movimentadas, ondeincidentesegrandenúmerodeespectadorespodemseresperados.

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10.11 Equipe de Evento Umgrupodeindivíduosseránecessárioparamontaroevento,distribuirequipamentoemateriais.Elesserãonecessáriosemmenornúmeroduranteoeventoparaajudaraaliviaros pontos de pressão e mover equipamentos e recursos e, em seguida, em númerosmaioresnofinalparaencerraraevento.

Osorganizadoresprecisamrefletirededicartempoparaefetivamenteequiparestetime.MuitasvezesépossívelcombinarestafunçãocomadosAssistentesdePistaeEquipedeInscrição,poiselespodemestarocupadosemmomentosdiferentes.

10.12 Fotógrafo É prudente nomear ou contratar um fotógrafo do evento, que irá fornecer todas asfotografiasparaoOrganizadordoEventoeSupervisorChefeparainclusãoemboletinsdeimprensaepublicaçãonositedaIDF.

10.13 Voluntários Os organizadores costumam usar voluntários para ajudar funcionários do evento. Osvoluntáriospodemserumrecursomuitoútiletemhavidobonsexemplosdeatletasquetrabalhamnoeventoemváriasáreasemtrocadetaxasdeentradagratuitaoureduzida.

Os voluntários tendem a precisar demais ajuda da administração do que funcionáriosremuneradoseosorganizadoresdevemlevaremcontaessefatoemseuplanejamento.Eles também podem deixar de participar ou faltar, por isso é sensato ter 33% maisvoluntáriosparaumadeterminadafunçãodoquefuncionáriosremunerados.

10.14 Inspetor Técnico A inspeção técnicadosequipamentosdosatletasantesdoacessoapistaéexigidapelaregulamentaçãodaIDF.

O Supervisor Chefe é responsável pela Inspeção Técnica. Isso envolve a inspeção visualdos luges, roupas de couro, capacetes e luvas. O peso do luge é aferido. Depois deconcluir a inspeção, o inspetor vai afixar umautocolante "Inspeção Técnica" no luge.Ainspeçãotécnicadeskatesnãoénecessária.

A inspeçãotécnica levaaproximadamente3minutosporatleta:assim,para inspecionarum grupo de 200 atletas leva pelo menos 10 horas! Marcar o tempo deste e outrosprocessosédetalhadonestemanual.Noentanto,assistentespodemreduzirotempoderealização de inspeção técnica. Vale a pena considerar fornecer um ou dois ajudanteslocais que falam Inglês, que podem ser treinados para ajudar o Supervisor Chefe.Númerosdeprovaqueestiveremfaltandoserãodadosaosatletasnestemomento.

10.15 Uso de álcool/drogas Funcionáriosdoevento,auxiliaresecompetidoresnãotêmpermissãoparausarálcooloudrogasenquantoestiveremtrabalhandooucompetindonoevento.Existetolerânciazero.

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11 Operação de Provas

11.1 Lista de Largada Nanoiteanterioràprimeiraprovadequalificaçãooorganizadordeveprepararumalistacomposta por todos os atletas divididos em suas respectivas categorias. Pequenasalterações/adiçõespodemserfeitasaestalistaatétrêshorasantesdoiníciodasprovasdequalificação.

Uma hora antes do início da qualificação, o organizador terá de preparar 3 cópiasimpressasda "Listade Largada".A "Listade Largada"éaordememqueosatletas vãoconduzir a sua prova de qualificação. As cópias da "Lista de Largada" são para oorganizador,paraexibiçãonolocaldoeventoeparaolocutoraovivo.

Damesmaforma,antesdaprova,aordemdaprovaeaschavesserãopublicadas.

11.2 Requisitos de Computador Osoficiaisdeprova(quegeralmenteficamnofinal)vãoprecisardeumcomputador laptopeumaimpressora.UmmonitordetelaplanaadicionaleumcabodeconexãoVGA/HDMI de nomínimo 3m (9') serão necessários para permitir que os atletas vejam seustemposdequalificação.Estateladevesercolocadanumaposiçãoconveniente,pertodalinhade chegada,mas suficientemente longeda linhade chegadaparapermitir queosfuncionáriostrabalhemseminterrupções.

11.3 Intervalos de Descanso O pessoal que trabalha no percurso deve precisar de uma pausa de pelo menos 30minutosduranteomeiododia. Recomenda-seum rodíziodos ajudantesparaqueelestenhamachancedeseenvolveremváriosaspectosdagestãodeprova.Osorganizadoresdevemtentarminimizarotemponecessárioparapausasparaoalmoço.

11.4 Requisitos de Comunicação OsorganizadoresprecisamnomearumúnicomembrodaEquipeCentralcomoOficialdeComunicações.Umaboacomunicaçãoéabsolutamenteessencialparao sucessodeumevento. Geralmente são empregados rádios como o principalmétodo de comunicação.Uminvestimentosignificativoparacompraoulocaçãodeumsistemaderádioconfiávelerobustopodesernecessário.

Osorganizadoresdevemgarantirquequalquersistemautilizadoseja legalnoseupaísetenhacapacidadeealcanceadequados.Umasériedetestescompletosdeveserrealizada,antesdeumevento,paragarantirqueosistemapodeaguentar.Rádiosebateriasextrassuficientesdevemsermantidosemreservaparaumademandanãoplanejada.

A comunicação por rádio é, muitas vezes, uma fraqueza significativa. Aconselhamentoespecializado deve ser obtido para assegurar que o sistema escolhido é apto para opropósito.

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Umplanodecarregamentotemdeserpreparadodemodoquetrocasdebateriasejamfeitas de rotina e as pilhas sobressalentes estejam disponíveis. As baterias devem sertrocadasapós4horasdeuso.Rádiosseperdemcomfrequência;osorganizadoresdevemdesignarrádiosparacadausuáriodeixandoclaroqueosusuáriosserãoresponsáveisporqualquerperda.

Diferentes canais serão necessários para diferentes funções: canais separados serãonecessários para a Equipe de Gestão de Competição, Equipe de Transporte, e deAssistentesdePista.Todasasoutrasfunçõespodemcompartilharumcanal.

A linhadeLargadaeChegadaexigirão2 rádios separadosparacada,demodoqueelespossammonitorarocanaldosAssistentesdePista,enquantotrabalhamemseuprópriocanal.

Umplanodecontingênciadeveserorganizadonocasodeosrádiosfalharem.Telefonescelulares podem ser aceitáveis se a intensidade do sinal for adequada. Mais uma vez,apenasumtesteconfiávelpodeavaliaristo.

Todos os que trabalham no evento devem ter uma lista de contatos completa comnúmerosdetelefonecelular.

Nomínimo,aseguintedistribuiçãoderádiosdeveserusada:

•OrganizadordoEvento

•MembrosdaEquipeCentral

•TodososAssistentesdePista

•Inscrição/Informação

•Todososoficiaisdeprova

•SupervisorChefe(2rádios)

•JuizdeLargada(2rádios)

•AssistentedoJuizdeLargada

•SupervisordaLinhadeChegada

•SupervisordeTransporte

•Motoristasdotransporte

•EquipedePrimeirosSocorros

•EquipedeEvento

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11.5 Espectadores Há diversos livros que abordam extensa e detalhadamente a organização e gestão deeventos desportivos que atraem espectadores. Se os organizadores do evento podemrazoavelmente esperar que haja espectadores em seu evento, eles PRECISAM levar emconta a sua segurança como a sua preocupação primária. As consequências deorganizadoresnãopromoveremsegurançadevidamentesãosériasdefato,epodemlevaralongaspenasdeprisãoseocorrerumamortequepoderiatersidoevitada.

Primeiro de tudo, os organizadores do evento devem tomar conhecimento do quadrojurídicolocalparaeventospúblicos.Emalgunspaíses,umalicençadaadministraçãolocaldeve ser obtida antes que um evento possa ser executado. A IDF vai obrigar todos osorganizadores por contrato vinculativo a cumprir os requisitos de saúde e segurançalocaisenacionais,evaiexigirqueosorganizadoresprovemqueelesofizeram.

Procedimentos sólidos devem estar preparados em caso de incêndio.Os organizadoresdevem estar de acordo com os procedimentos de incêndio locais e informar todos osfuncionáriossobrecomoagirseviremumincêndio.

Esteguianãopodesertomadocomooúnicodocumentoqueosorganizadoresdevemlerecumprir.Nestaseção,aIDFdáalgumasindicaçõesquantoàsáreasqueosorganizadoresterãodeconsiderar.Nãoéumalistaexclusiva.

11.5.1 Rotas de acesso e saída Planos devem ser feitos para gerenciar o fluxo de público, mantendo-os fora da pistaquandoelessemovempelolocal.

11.5.2 Assentos para Espectadores É importante a disponibilidade de assentos para o público em pontos de visualizaçãochave.Adisponibilizaçãodeassentosajudaareduziromovimentoespectador,ereduzatendênciadeosespectadoresasentar-seemproteçõesdefeno.

11.5.3 Entretenimento para Espectadores NoseventosdeDownhillhámomentosaolongododiaquandonadaestáacontecendonapista. É uma boa ideia considerar como entreter o público durante esses ‘períodosinativos”.Umbomsistemadesom,aliadoagrandestelasempontos-chavefornecemaosorganizadores a oportunidade de entreter a multidão, vender publicidade e promovermensagensdospatrocinadores.Sorteios,jogosedistribuiçãodebrindestambémtêmseprovado muito eficaz e popular em manter os espectadores entretidos durante osperíodosinativos.

11.5.4 Banheiros e Alimentação Banheiros suficientes e acesso a alimentação e bebidas devem ser fornecidos para onúmeroprevistodeespectadores.

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11.5.5 Área de barracas de vendas Os organizadores devem considerar a possibilidade de permitir o comércio em seuevento.Estasoportunidadesdevarejopodemaumentararendaparaosorganizadoresegeralmentesãopopularesentreosvisitanteseatletas.

11.6 Sessões de Treino, Funções e Responsabilidades

11.6.1 Juiz de Largada O Juiz de Largada irá livrar o percurso com os Assistentes de Pista, e iniciar cadaparticipante em seu treino. Atletas devem ser enviados para baixo em gruposequivalentes às suas baterias de prova. Exemplos seriam grupos de treino de quatroquandoasbaterias sãodequatroatletasegruposde treinode seisquandoasbateriassãodeseisatletas.Gruposdevemserenviadosacada10-15segundosouaumadistânciaque seja seguraparaopercurso.Osgruposnãodevemsermisturadoscomexceçãodestreetlugeeclassicluge.

11.6.2 Assistentes de Pista Cada fiscal é equipado com bandeiras, rádios e um colete de segurança. A suaresponsabilidadeéinformarosparticipantessobreascondiçõesdopercursoafrente.

11.6.3 Supervisor da Linha de Chegada Duranteostreinos,umaúnicapessoaénecessáriacomumconjuntodebandeiraseumrádio. Este supervisor irá comunicar para o Juiz de Largada quando os competidorestiveremesvaziadoachegadaesinalizarascondiçõesdopercursoparaosatletas.

11.6.4 Coordenador da Área de Chegada Essapessoavaireunirosparticipantesemtempohábilparaqueotransportedesubidaestejaprontoparasairquandosolicitado.ElesvãotrabalharcomoJuizdeLargadaparainformarosmotoristasdostransportesladeiraacimaquandoéhoradelessaírem.

11.7 Qualificação Diasqueenvolvemqualificaçãoexigemesforçoetrabalhointensivo.

Osseguintesitenstêmsidoacausadeproblemasnopassado:

• Posicionar os atletas na linha de largada na ordem certa, corretamente equipados eexibindoonúmerocorretopontualmente.

•Conexõesderádionãotestadasentreoficiais,organizadoresefiscais.

•Veículosdetransportenãoconfiáveisouinsuficientes.

• Acidentes, atendimento de ambulância, desobstrução lenta da pista e repetição daprova.

•Disparoacidentaldosistemadecronometragem.

•Veículosnãoautorizados,animaisepessoasnopercurso.

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•Instalaçõesdehidrataçãoealimentaçãoinadequadasnolocal.

11.7.1 Exemplo de um Dia de Qualificação: •UmareuniãonoiníciodamanhãentreOficiaisdeProvaeaEquipeCentral.

•Transportedeoficiaisdeprovaparalargadaechegadapelomenosumahoraantesdahoradeinícioagendada.

•Configuraçãoetestedeequipamentodecronometragemeconexõesderádio.

•Distribuiçãodetrabalhadoresdopercursoe fiscais30minutosantesdahorade inícioagendada.

•OJuizdeLargadateráumalistadecategoriaseatletasnaordemcorreta(geralmenteparaaprimeiraprova,osatletasserãoqualificadosemordemnumérica).

•Osatletasestarãotodosnalinhadelargada15minutosantesdahoradeinício,prontosparacomeçar.

•OJuizdeLargadavaifazerumareuniãoinformativacomosatletas.

• Verificação de percurso eficiente pelo Juiz de Largada, comunicando por rádio comfiscais,linhadechegada,eSupervisorChefe.

•Percursolivreconfirmado.

•Oiníciodoaquecimentoéexecutadoexatamentenohorário.

•Nãoháatrasosnaliberaçãodeatletasparaaquecimento.

•Embarqueimediatodeatletasnachegadaemveículosdetransporte.

•Desembarqueimediatodeatletasnalinhadelargada.

•Agrupamentorápidodosatletasemordemparaaqualificação.

• Verificação de percurso eficiente pelo Juiz de Largada, comunicando por rádio comfiscais,linhadechegada,eSupervisorChefe.

•Percursolivreconfirmado.

•Iniciarsessãodequalificaçãonohorário.

•Permitirtempoadequadoentreosatletasparaevitarbloqueiosouultrapassagens.

•Boacomunicaçãocontínuaderádioentreoficiaisdelargadaechegada.

• Comunicações de rádio curtas e eficientes entre a largada e os trabalhadores dopercurso.

•Nãointerrupçãodosistemadecronometragem.

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•EquipedeChegadanãointerrompidaoudistraídaporatletas.

•Gestãodopercurso sólida para impedir o acesso não autorizado e livrar a pista apósincidentesrapidamente.

•Transporterápidodeatletasapósasessãoparaoseualojamento.

•Publicaçãorápidadosresultadoseresoluçãodeconflitos.

•Conclusãodasessãodetomadatempoantesdotempo.

É comum considerar as necessidades de jovens atletas e garantir que eles não fiquemisolados de seus pais por longos períodos. Isto é conseguido permitindo-lhes qualificarprimeiro,seoeventoestácentradonachegada,ouporúltimo,seoeventoésediadonalargada, mantendo assim os seus tempos de espera longe de seus pais o mais curtospossível.

11.7.2 Dia de Prova Os componentes-chave para o sucesso são osmesmosdos dias de qualificação comosseguintespontosadicionais:

•Osoficiaisdeprovaterão imprimidoedeslocadoaordemdaprovaechavesnanoiteanterioraodiadaprova.

• The start teamwill line up the racers on the line and running back from the line inheats.

•OJuizdeLargadafaráa ligaçãocomachegadaparaconfirmarqueosatletascorretosestãopresentesemcadabateria.

•Osatletasvãoseapresentarcomoseunúmerocorretoexibidonolocalcorreto.

•Oveículodetransportesestaráprontonachegada.

O fiscal de transporte irá embarcar rapidamente os atletas e os ônibus partirãorapidamenteparaoinício.

11.7.3 Prova: Outros Pontos Importantes Osoficiaisdeprovadevemorganizaraprovaparaminimizaro tempode inatividadenopercurso.

Agestãodotransporteéparticularmentecrucialduranteaprova,poisapróximarodadadebateriasnãopodeprogrediratéqueosatletassejamlevadosdevoltaparaalargada.

Os atrasos podem ocorrer quando os atletas trocam rodas entre baterias. O Juiz deLargadapodeoptarporexecutarbateriasforadeordemparacompensarisso.Umlimitedetempodeveserimpostoaoscompetidoresparaseapresentaremnalinhadelargada.Os competidores que não se apresentarem na linha de largada no tempo especificadoserãoautomaticamentedesclassificados.

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Protestos pode ocorrer durante a prova. O Supervisor Chefe deve tentar resolvê-losrapidamenteparamanterofluxodaprova.

NocasodecondiçõesmeteorológicasadversasadecisãodedarcontinuidadeàprovaseráfeitapeloSupervisorChefe,emconsultacomoorganizadordoevento.

NocasodoSupervisorChefedecidirqueaprovanãodeveserrealizada,osatletaspodemreverteressadecisãoporvotação.Todososatletasemcadaclassedevemvotar.Mesmoassim, o organizador do evento pode vetar a decisão dos atletas. A segurança éprioridade. Precauções de segurança podem mudar em condições meteorológicasadversase,portanto,umainspeçãodopercursodeveserfeitaàluzdasnovascondições.

O Supervisor Chefe irá trabalhar emestreita colaboração comoorganizador do eventoduranteaprova.Elesdevemestaremestreitacomunicaçãodurantetodoodia.Émelhorseelespuderem trabalhar fisicamente ladoa lado,mas se issonão forpossível,devemestaremestreitocontatoporrádio.

O Supervisor Chefe deve lidar apenas com disputas entre os atletas e alegações decomportamento ilegal por atletas. Trabalhadores do percurso ou organizadores nãodevem intervir, mas devem levantar essas questões imediatamente com o SupervisorChefe.

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12 Cerimônia de Pódio Osatletastendemaafastar-seapósasfinaisseremrealizadas.Elesqueremfazerasmalaseseprepararparaopróximoeventoouirparacasa.Aorganizaçãodeumacerimôniadopódio logo após as finais, na chegada, segura os competidores na área e é um bomespetáculoparaamultidão.Éumaoportunidadecrucialparaapromoçãodoeventoedoesporteparaamídiaeparaosanunciantesepatrocinadores.

Comoorganizarumacerimôniadepódio:

Os organizadores precisam atribuir a responsabilidade da cerimônia de pódio para ummembrodaEquipeCentral,queprecisaplanejarcomantecedênciacomoacerimôniaseráexecutada.

Acima de tudo, a cerimônia deve começar rapidamente e acontecer sem atrasos ouinterrupções.Osresultadosdaprovaserãoentreguesaoorganizadorimediatamenteapósas finais. Os prêmios e troféus precisam estar já à mão e o pódio e o pano de fundopreparados.

Éumaboa ideia convidar aspartes interessadas a apresentarosprêmios, pois isso criaenvolvimento. Prêmios devem ser entregues em ordem inversa, começando com asclassesmenoreseconcluindocomPro/ExpertDownhill.

Patrocinadores, anunciantes, trabalhadores, parceiros emembros da equipe devem seragradecidosnestacerimônia.

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Anexos

Favorseguiroslinksabaixo:

AAvaliaçãodeRisco

BEstruturadeComando

CPlanodeDesvio

DEstratégiadeSinalização

EPlanodeSegurançadoEvento

FRenúnciasdoAtletas

GPlanodeFuncionários