GUIA DE SUBSÍDIOS EQUIVALENTES1° de agosto Reunião de outubro/ novembro 15 de dezembro Reunião de março/abril Caso o valor do subsídio solicitado seja igual ou superior a US$25.001,

GUIA DE SUBSÍDIOS EQUIVALENTES

“Não tenho palavras para descrever o quanto somos gratos pelo que fizeram aqui. Nossas crianças irão crescer lembrando-se das boas ações realizadas por rotarianos.”— líder comunitário stanis bai, ulamona, papua-nova guiné, expressando gratidão pela

instalação do sistema de água potável realizada por rotarianos do japão e austrália, com a ajuda de subsídio equivalente da fundação rotária

Glossário

beneficiário: aquele que recebe produtos e/ou serviços oferecidos pelo projetoorganização colaboradora: entidade diretamente envolvida na implementação do projeto capaz de oferecer auxílio técnico e ajudar na sua coordenaçãofduc: fundo distrital de utilização controladacdfr: comissão distrital da fundação rotária parceiro local: rotary club ou distrito no país do projetoparceiro internacional: rotary club ou distrito fora do país do projetocontato principal: rotariano sócio de clube ou distrito responsável pelo projeto que serve de destinatário de correspondências enviadas pela fundação rotáriafornecedor: entidade que fornece os produtos ou serviços adquiridos com os fundos do subsídio

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CONTEÚDO

CapíTulO 1 INíCIO DO prOCEssO DE subsíDIO EquIvalENTE

O que são Subsídios Equivalentes? .................................................... 2Processo ................................................................................................ 2Cronograma de processamento ......................................................... 3Subsídio Equivalentes com Base em Mérito ..................................... 3Critérios de elegibilidade e diretrizes ................................................ 3

Elegibilidade ................................................................................ 3Participação de rotarianos .......................................................... 5Contribuições .............................................................................. 5Relatórios ..................................................................................... 6Limite de subsídios em aberto do parceiro anfitrião ............... 6Prazos ........................................................................................... 6

Organizações colaboradoras .............................................................. 6Responsabilidades da comissão distrital da Fundação Rotária ...... 6Responsabilidades da subcomissão distrital de subsídios ............... 7Formação de parceria.......................................................................... 7Gerenciamento de fundos .................................................................. 8

CapíTulO 2 prEENChImENTO DE pEDIDO DE subsíDIO EquIvalENTE

Descrição do projeto ........................................................................... 10Parceiro local/internacional ............................................................... 11Orçamento ........................................................................................... 12Financiamento ..................................................................................... 13Planejamento ....................................................................................... 14Subsídios Equivalentes com Base em Mérito ................................... 15Ratificações .......................................................................................... 16Organizações colaboradoras .............................................................. 17Relatório final ...................................................................................... 18Ratificação do presidente da subcomissão distrital de subsídios ... 19Lista de verificação .............................................................................. 20

CapíTulO 3 após a aprOvaçãO DO pEDIDO

Notificação de aprovação .................................................................... 22Formulário de acordo ......................................................................... 23Formulário de dados do recebedor do Subsídio Equivalente ......... 24Contribuições ...................................................................................... 25Plano de gastos para pagamento em parcelas................................... 26Implementação do projeto ................................................................. 27

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CapíTulO 4 prEENChImENTO DE rElaTórIO

Dados do projeto ................................................................................. 30Descrição do projeto ........................................................................... 31Participação de rotarianos .................................................................. 32Impacto na comunidade ..................................................................... 33Relatório financeiro ............................................................................. 34Informações adicionais ....................................................................... 35

apÊNDICEs

A. Normas da Fundação Rotária ....................................................... 38Crescimento populacional e desenvolvimento ......................... 38Diretrizes quanto ao uso do nome e emblema rotários .......... 38Outras normas da Fundação Rotária ........................................ 39

B. Identificação das necessidades da comunidade .......................... 40C. Auditoria financeira independente .............................................. 42D. Empréstimo rotativo/microcrédito .............................................. 43E. Modelo de pedido completo de Subsídio Equivalente ............... 44F. Modelo de relatório completo de Subsídio Equivalente ............ 53G. Recursos .......................................................................................... 57

CapíTulO 1

INíCIO DO prOCEssO DE subsíDIO EquIvalENTE

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O que são Subsídios Equivalentes?

Embasados no princípio de parceria, Subsídios Equivalentes promovem a execução de projetos humanitários internacionais por rotarianos. Juntos, Rotary Clubs e/ou distritos localizados em pelo menos dois países, sendo um o do projeto, planejam, implementam e concluem a iniciativa. Subsídios Equivalentes financiam projetos relativamente pequenos que não serão repetidos no local. Os subsídios são direcionados às mais variadas iniciativas, como agrícolas, hídricas, médicas, educacionais, profissionalizantes e combate a doenças, entre outras. Convém ressaltar que os projetos devem ter a participação ativa e pessoal de rotarianos.

Os rotarianos podem escolher entre Subsídios Equivalentes e Subsídios Equivalentes com Base em Mérito. O montante de um Subsídio Equivalente oscila entre US$5.000 e US$25.000. Já o de um Subsídio Equivalente com Base em Mérito, cujos detalhes encontram-se na página 3, oscila entre US$25.001 e US$150.000.

Financiamento para qualquer subsídio dessa natureza é oferecido com base nas contribuições dos responsáveis pelo projeto. A Fundação equipara US$0,50 para cada US$1 de contribuição em dinheiro e US$1 para cada US$1 de contribuição proveniente do FDUC.

Processo

O processo de obtenção de subsídio consta de várias fases.

Elaboração do projeto• Identificação de necessidade local (consulte o

apêndice apropriado para mais informações).• Formação de parceria (consulte a página 7

para dicas de como encontrar parceiro).• Colaboração entre os parceiros na elaboração

e orçamento do projeto.

Pedido• Parceiros entregam o pedido de subsídio à

Fundação Rotária. • Fundação Rotária atesta o recebimento do

pedido e lhe dá um número de referência.• Divisão de Programas Humanitários analisa o

pedido e pode vir a contatar os parceiros para obter informações faltantes.

Decisão• Curadores avaliam o pedido.• Parceiros são avisados sobre a decisão dos

curadores. Se o subsídio for aprovado, os contatos principais do projeto recebem notificação com instruções, inclusive sobre a liberação das verbas.

Implementação• Parceiros cumprem as exigências de

pagamento.• Liberação dos fundos.• Implementação do projeto.• Parceiros entregam relatórios intermediários

no mínimo a cada 12 meses, pelo tempo de duração do projeto.

• Relatório final entregue no máximo dois meses após a conclusão do projeto.

• Fundação Rotária dá o processo por encerrado.

De forma a agilizar os trâmites, há de se ter em mente a importância de entregar o pedido completo, contendo todas as informações solicitadas. A subcomissão distrital de subsídios pode ajudar no que for preciso.

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I N í C I O D O p r O C E s s O D E s u b s í D I O E q u I va l E N T E

Cronograma de processamento

O cronograma de processamento abaixo foi estabelecido pelos curadores para sistematizar o processo de pedido de subsídios, liberação de fundos e emissão de relatórios por Rotary Clubs, distritos e Fundação Rotária.

1° de julho a 31 de março: Rotary Clubs e distritos encaminham seus pedidos*

1° de agosto a 15 de maio: Aprovação dos pedidos elegíveis

*Pedidos recebidos após 31 de março não serão devolvidos. Os parceiros poderão inscrever o pedido novamente no ano rotário seguinte.

Dica: Quase 50% das inscrições aos Subsídios Equivalentes são submetidas em março. Para evitar atrasos, recomendamos que os clubes e distritos enviem suas inscrições no início do ano rotário.

Subsídios Equivalentes com Base em Mérito

Esse tipo de subsídio é para pedidos iguais ou superiores a US$25.001. Pedidos de Subsídios Equivalentes com Base em Mérito são avaliados na reunião dos curadores de outubro e de abril.

Prazo de entrega do pedido Decisão dos curadores1° de agosto Reunião de outubro/

novembro15 de dezembro Reunião de março/abril

Caso o valor do subsídio solicitado seja igual ou superior a US$25.001, deve-se incluir um relatório da identificação das necessidades da comunidade (consulte o apêndice apropriado para mais informações), demonstrando que o projeto:• Envolve a comunidade beneficiada em sua

implementação.• É viável e poderá ser mantido pela

comunidade beneficiada após o esgotamento dos fundos do subsídio.

Critérios de elegibilidade e diretrizes

Elegibilidade

Subsídios Equivalentes devem fomentar o estabelecimento de vínculos entre rotarianos de diferentes países para a execução de projetos de desenvolvimento sustentável. O subsídio deve:• Atender a necessidade humanitária da

comunidade.• Gerar significante participação de rotarianos e

portar identificação rotária.• Beneficiar a comunidade como um todo.• Não beneficiar diretamente um rotariano;

funcionário de clube, de distrito, de qualquer entidade rotária ou do Rotary International; tampouco cônjuge, descendente direto (filhos ou netos consangüíneos ou legalmente adotados), cônjuge de descendente direto, ascendente (pais ou avós) de rotariano vivo ou funcionário do Rotary.

• Não acarretar nenhuma responsabilidade para a Fundação Rotária ou para o Rotary International, exceto no que tange a liberação dos fundos do subsídio.

• Não pode ser usado para apoiar exageradamente um dos beneficiários, organização colaboradora ou o projeto propriamente dito.

A tabela abaixo relaciona itens elegíveis e inelegíveis para financiamento através de Subsídios Equivalentes.

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ELEGÍVEL INELEGÍVELEmpréstimos rotativos/ Microcrédito Estabelecimento de fundação, truste ou conta

remunerada permanente ou de longo prazoAluguel de imóveis por curtos períodos Aquisição de imóveis ou terrenos, ou aluguel de

moradiaConstruções de infra-estrutura tais como estradas, poços artesianos, reservatórios, represas, pontes, sanitários, latrinas, sistemas de água encanada e similares

Construção ou reforma, não importa como e quanto, de qualquer estrutura que sirva de moradia, local de trabalho ou comércio, tais como prédios, casas fixas ou móveis, fábricas ou galpões

Compra de equipamentos ou ferramentas Fornecer sistema interno de encanamento ou eletricidade em imóveis

Contratação ou utilização temporária de mão-de-obra necessária para a implementação do projeto

Pagamento de salários a pessoas a serviço de outras organizações

Gastos administrativos para atividades de projetos Despesas operacionais ou administrativas de outra organização

Educação primária e secundária, taxas escolares e transportes

Educação pós-secundária, pesquisa, capacitação pessoal ou profissional

Viagens dentro do território nacional Viagens internacionaisDespesas detalhadas e pormenorizadas Gastos com imprevistos e despesas diversasAssistência a vítimas de minas terrestres Remoção de minas terrestresDespesas com publicidade em jornais, impressão de pôsteres ou folhetos para informar a disponibilidade dos serviços

Placas com emblema do Rotary

Vacinas e imunizações, se consistentes com critérios, procedimentos e normas do Programa Pólio Plus e da Organização Mundial de Saúde

Transporte pessoal de vacinas a outros países

Novos projetos patrocinados pelo Rotary que ainda não estejam em andamento ou concluídos

Projetos existentes, em andamento ou já concluídos e atividades patrocinadas por organizações não rotárias

Exames e orientação pré-natais e materna Compra e distribuição de itens anticoncepcionais e de equipamento de ultra-som para determinação do sexo da criança

Itens orçados necessários ao projeto humanitário Doações não especificadas ou em dinheiro a beneficiários do projeto ou organização colaboradora

Atividades humanitárias ou de prestação de serviços que beneficiem comunidade carente

Atividades de captação de recursos, despesas relacionadas a eventos rotários como conferência distrital, festas de aniversário (inclusive de clube) e entretenimento sem fins humanitários

Atividades não religiosas que beneficiem comunidade carente

Projetos que beneficiem atividades religiosas em templos e igrejas

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Participação de rotarianos

Rotarianos dos clubes ou distritos parceiros devem participar ativamente desde a implementação à conclusão do projeto, inclusive fornecendo à Fundação relatórios intermediários e final sobre a iniciativa. De acordo com a monta do subsídio, os rotarianos precisam desenvolver as seguintes atividades:

Subsídio Equivalente (US$5.000 a 25.000):• Manter boa comunicação pela duração do

projeto• Contar com uma comissão no país do projeto

e outra internacional, cada qual composta por pelo menos três rotarianos

• Fazer uma avaliação conjunta das necessidades da comunidade e elaborar o projeto

• Especificar brevemente no formulário de pedido do subsídio como se dará toda e qualquer participação não-financeira

• Visitar o local do projeto sempre que necessário

• Administrar os fundos do subsídio ou supervisionar o projeto

Subsídio Equivalente com Base em Mérito (US$25.001 a US$150.000): Todos os itens acima e:• Fornecer evidência das necessidades da

comunidade• Fornecer informações indicativas da

viabilidade e da futura manutenção do projeto• Garantir que haverá envolvimento e

compromisso comunitário

Atividades adicionais sugeridas para ambos os parceiros:• Planejar o projeto• Gerenciar o projeto localmente• Fornecer apoio técnico na implementação do

projeto• Formar Núcleo Rotary de Desenvolvimento

Comunitário em apoio ao projeto• Fornecer oportunidades de prestação de

serviços e treinar voluntários• Doar ou realizar campanhas de angariação

de fundos, de artigos e de serviços para dar continuidade ao projeto ou expandi-lo

• Manter contato com órgãos do governo, especialmente alfândega

• Destacar rotarianos para integrar comissão do projeto junto com membros da organização colaboradora ou governo

• Divulgar a iniciativa à mídia local e em reuniões distritais e zonais

• Trabalhar em prol da comunidade beneficiada ajudando-a com conhecimentos, inclusive técnicos

• Comparecer a eventos referentes ao projeto• Despachar equipamentos e materiais ao país

do projeto

Contribuições

As informações abaixo aplicam-se a todas as contribuições dos parceiros:• Contribuições recebidas pela Fundação para

financiar projeto de Subsídio Equivalente são consideradas contribuições vinculadas, não sendo, desta maneira, computadas no cálculo de contribuições do distrito à Fundação.

• Crédito para a obtenção do título de Companheiro Paul Harris somente será outorgado se a contribuição for encaminhada por intermédio da Fundação, escritório internacional ou agente financeiro. Contribuições enviadas diretamente ao país do projeto não qualificam o doador a referido crédito.

• A quantia recebida pela Fundação, escritório internacional ou agente financeiro que exceder aquela especificada no Formulário de Acordo não será destinada ao projeto, mas será creditada como doação anual e computada no total de doações do distrito.

• Contribuições enviadas à Fundação antes de o subsídio ser aprovado pelos curadores não serão destinadas ao projeto.

• Grande parte das contribuições deve vir do exterior.

• A Fundação equipara (US$1 para cada US$1) doações provenientes do FDUC. Para doações em dinheiro, a Fundação equipara metade (US$0,50 para cada US$1).

• Os projetos podem ser suplementados por fundos de fontes não-rotárias, os quais não são equiparados pela Fundação pois esta somente equipara fundos provenientes de clubes e distritos rotários. Ademais, a entidade não equipara o valor de artigos ou serviços ofertados em benefício do projeto.

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• Uma contribuição mínima de US$100 (em dinheiro ou de FDUC) é exigida do parceiro no país do projeto.

• No caso do cancelamento do subsídio, contribuições em dinheiro serão encaminhadas ao Fundo Anual para Programas.

Relatórios

No mínimo a cada 12 meses devem ser entregues relatórios intermediários sobre o andamento do projeto. O relatório final deve ser entregue dentro de dois meses após sua conclusão.

Não serão processados novos pedidos de subsídio de parceiros que tenham relatório intermediário ou final pendente de projetos em andamento ou já concluídos. Essa responsabilidade recai sobre todos os parceiros, mesmo que não tenha sido responsabilidade direta de um deles.

Para subsídios iguais ou superiores a US$25.001, exige-se anualmente uma auditoria financeira independente. (Detalhes na página 42.)

Limite de subsídios em aberto do parceiro anfitrião

O parceiro no local do projeto pode ter ao mesmo até no máximo cinco Subsídios Equivalentes em aberto, que tenham sido aprovados, pagos ou com relatório enviado, mas que ainda não tenham sido encerrados. Não há limite quanto ao número de Subsídios Equivalentes em aberto que o parceiro internacional pode ter. Antes de fazer um novo pedido de subsídio, ambos os parceiros devem se certificar que aquele que está no país do projeto não atingiu seu limite de cinco Subsídios Equivalentes em aberto.

Prazos

A Fundação Rotária estabeleceu prazos quanto ao pagamento e implementação de projetos de Subsídios Humanitários. Pedidos de Subsídio Equivalente elegíveis devem ser feitos e aprovados dentro de seis meses de seu recebimento na Fundação. Exigências para o pagamento de subsídio aprovado devem ser satisfeitas dentro de seis meses de sua aprovação. Subsídio que já tenha sido pago pode ser cancelado se o projeto não for implementado dentro de 12 meses da liberação dos fundos.

Organizações colaboradoras

Subsídio que conte com o apoio de organização colaboradora deve satisfazer as seguintes condições:• Comprovar claramente que o projeto está

sendo implementado totalmente por Rotary Clubs e/ou distritos, e que os rotarianos participarão ativamente da iniciativa.

• O Rotary Club/distrito local deve atestar por escrito que a organização colaboradora age de acordo com as leis do país, é idônea e goza de boa reputação.

• A organização não-rotária deve encaminhar uma carta onde atesta concordar em participar e cooperar em todas as atividades de auditoria financeira relacionadas ao projeto.

• Anualmente, no máximo oito projetos rotários de subsídio podem ser implementados em cooperação com a mesma organização colaboradora.

Responsabilidades da comissão distrital da Fundação Rotária

A Comissão Distrital da Fundação Rotária (CDFR) é integrada por rotarianos experientes que ajudam o governador a capacitar, motivar e inspirar os demais a participar de atividades de captação de recursos e programas da entidade. O presidente da CDFR é o especialista no distrito em assuntos relacionados à Fundação, atuando como principal contato entre esta e os clubes.

Com relação a Subsídios Equivalentes o presidente da CDFR:• Articula com os demais membros da comissão

para determinar a distribuição de Fundo Distrital de Utilização Controlada (FDUC), autorizar seu uso (além do governador de distrito) e manter o registro de projetos finan-ciados com subsídios aprovados e de FDUC.

• Facilita a pronta entrega à Fundação dos relatórios completos de todos os Subsídios Equivalentes empreendidos pelos clubes do distrito.

• Junto com os membros da subcomissão de subsídios, é responsável pelo gerenciamento e supervisão do projeto de sorte que esteja dentro dos parâmetros do programa de Subsídios Humanitários, garantindo que qualquer problema seja imediatamente comunicado à Fundação.

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Responsabilidades da subcomissão distrital de subsídios

Esta subcomissão auxilia clubes na elaboração de projetos internacionais de prestação de serviços, orientando comissões de clube e distrito responsáveis por projetos sobre quais tipos de subsídios são mais adequados à implementação destes. Ao explicar os critérios e prazos e ajudar os clubes a empreender projetos bem-sucedidos, a subcomissão serve como um recurso local para rotarianos que queiram participar do programa de subsídios da Fundação. O papel do presidente da subcomissão é orientar Rotary Clubs no processo de obtenção de Subsídio Humanitário, do pedido até a conclusão do projeto.

Com relação a Subsídios Equivalentes, o presidente da subcomissão distrital de subsídios:• Analisa todos os pedidos de subsídio dos

clubes e do distrito, e os ratifica como corretos e devidamente preenchidos antes de enviá-los à Fundação Rotária

• Autoriza a inscrição de projetos distritais a Subsídios Equivalentes

• Mantém arquivos referentes à utilização de subsídios recebidos por projetos do distrito

• Trabalha com a CDFR na distribuição do FDUC

• Incentiva os mais elevados níveis de gerenciamento e transparência na contabilidade dos fundos do Subsídio Equivalente, trabalhando em cooperação com a CDFR para alertar os responsáveis pelo projeto quanto à importância de entregar os relatórios de todos os subsídios dentro do prazo

Formação de parceria

Embora a Fundação Rotária não disponha de um sistema para a formação de parcerias, existem várias maneiras de encontrar um parceiro:• O governador eleito, se informado sobre as

possibilidades de projetos na área, poderá promovê-las a outros governadores eleitos na assembléia internacional.

• Rotarianos de viagem à convenção internacional devem ter conhecimento dos projetos potenciais para os quais os clubes ou o distrito gostariam de formar parcerias, pois, durante a convenção, rotarianos discutem a possibilidade de participar de projetos internacionais.

• Todo distrito tem a oportunidade de enviar uma equipe de Intercâmbio de Grupos de Estudos (IGE) ao exterior. Os integrantes da equipe devem ser informados sobre projetos para os quais o distrito ou clube estiver em busca de parceiro internacional, para que discutam a questão com os rotarianos anfitriões. Quando o distrito receber uma equipe de IGE os integrantes desta devem ser informados sobre projetos em potencial para que transmitam as informações aos rotarianos do país de origem.

• As chances de encontrar um parceiro para sua iniciativa aumentam substancialmente se a cadastrar no banco de dados ProjectLINK, no site www.rotary.org. Esta ferramenta de busca relaciona projetos de clubes e distritos necessitando de financiamento, ajuda de voluntários, artigos doados, parceiros para Subsídio Equivalente, além de modelos de projetos bem-sucedidos. Clubes e distritos podem cadastrar iniciativas entregando preenchido o formulário de dados de projeto de SCM (784-PT), o qual pode ser obtido pelo site acima ou contatando a seção International Service Programs (e-mail: [email protected]).

• É possível encontrar parceiros por meio de viagens ou contatos de negócios. Ao recuperar a freqüência em outro clube enquanto estão no exterior, rotarianos têm a oportunidade de divulgar projetos aos rotarianos locais.

Clubes com relatórios pendentes de subsídios anteriores ou com o pagamento de suas quotas ao RI em atraso não podem participar do programa de Subsídios Equivalentes. Caso queira saber se determinado parceiro em potencial é elegível ou não, entre em contato diretamente com o clube ou solicite a este que contate a Fundação Rotária para averiguação.

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Gerenciamento de fundos

Os curadores da Fundação Rotária do Rotary International reconhecem que as contribuições recebidas de rotarianos do mundo inteiro são voluntárias e refletem seu dedicado apoio. Esses rotarianos confiam que a Fundação os utilizará criteriosamente para os fins aos quais foram doados.

Assim sendo, os curadores, como os encarregados de certificar-se da boa utilização dos fundos, destacam a importância de excelente gestão financeira de todas as atividades relacionadas com os programas da Fundação Rotária. Os curadores confiam na integridade dos clubes e distritos e imediatamente examinarão toda e qualquer irregularidade que chegar a seu conhecimento, tomando todas as medidas que se fizerem necessárias.

Espera-se dos que recebem Subsídios Equivalentes que:• Considerem sempre os subsídios outorgados

pela Fundação Rotária como tendo sido aprovados na mais alta confiança protegendo os fundos contra perda, utilização inadequada ou desvios, aplicando-os exclusivamente para os fins indicados.

• Estejam sempre atentos para evitar dar a impressão que os fundos da entidade estão sendo indevidamente utilizados, seja ante os rotarianos ou o público em geral. Essa atenção deve ser ainda mais restrita que aquela dada ao uso de fundos corporativos ou pessoais.

• Assegurem supervisão competente e conscienciosa de qualquer projeto com clara definição de responsabilidades.

• Conduzam todas as transações financeiras e atividades do projeto relacionadas ao subsídio seguindo padrões comerciais regulares e sempre em consonância com a Declaração para Executivos e Profissionais Rotarianos e dentro do espírito pregado pela Prova Quádrupla.

• Relatem imediatamente à Fundação Rotária qualquer irregularidade notada em atividade relacionada ao subsídio outorgado.

• Implementem os projetos conforme foram aprovados pelos curadores por ocasião da outorga do subsídio. Qualquer desvio dos termos acordados ou diferenças na imple-mentação do projeto precisa de aprovação prévia por escrito dos curadores da Fundação Rotária.

• Providenciem auditoria de performance e/ou financeira independente de acordo com as normas e diretrizes em vigor aprovadas pelos curadores.

• Providenciem regularmente relatórios detalhados tanto das atividades do programa quanto financeiras.

• Responsabilizem-se por dar a devida atenção a todas as dúvidas relativas à implementação do projeto que tenham sido encaminhadas.

CapíTulO 2

prEENChImENTO DE pEDIDO DE subsíDIO EquIvalENTE

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Este capítulo detalha os passos de como preencher cada seção de um pedido de Subsídio Equivalente, esclarece dúvidas mais comuns e

1Pedido de Subsídio Equivalente Fundação Rotária

DESCRIÇÃO DO PROJETO Subsídios Equivalentes ajudam clubes e distritos a implementar projetos humanitários internacionais. Utilize esta seção para descrever detalhadamente as necessidades humanitárias que o projeto visa sanar, objetivos que pretende alcançar, forma como será implementado e o envolvimento direto de rotarianos com a iniciativa. É necessário haver participação ativa de ambos os parceiros, local e internacional.

Indique o local de implementação do projeto, inclusive cidade, estado ou província e país. Inclua todos os lugares, se aplicável.

Local do projeto

Cidade

Estado/Província

País

Descreva o projeto e o problema ou necessidade que este visa sanar, quem serão os bene�ciados e como a comunidade será favorecida. Forneça uma estimativa do tempo necessário à conclusão do projeto.

Descreva como a comunidade bene�ciada dará continuidade ao projeto após o esgotamento do subsídio outorgado.

Descreva atividades especí�cas nas quais ambos os parceiros, local e internacional, tomaram parte, inclusive aquelas nas quais os sócios dos clubes parceiros estiveram envolvidos. Observe que apoio �nanceiro não é considerado uma forma de participação ativa. (Vide exem-plos nas Instruções para Pedido de Subsídio Equivalente.)

fornece dicas úteis. O formulário para fazer o pedido de Subsídio Equivalente só está disponível para download no site do RI.

DESCRIÇÃO DO PROJETO

Esclarecimentos

Subsídios Equivalentes financiam projetos humanitários de prestação de serviços de clubes e distritos rotários. Nesta seção terá que detalhar a necessidade humanitária tratada por seu projeto, a intenção deste e como será implementado. Também deverá explicar como se dará o envolvimento direto dos rotarianos, pois é necessária a participação ativa do responsável local e internacional. Vale lembrar que o ato de contribuir financeiramente ao projeto não é considerado participação ativa.

Responda às seguintes perguntas para melhor definir o projeto.1. Que atividades serão realizadas?2. Onde o projeto será implementado?3. Quem serão os beneficiários do projeto?4. Como a comunidade beneficiada dará

continuidade ao projeto?5. Como se dará a participação dos rotarianos?

Que atividades específicas os rotarianos desempenharão?

Perguntas mais comuns

Como posso saber se escolhi um bom projeto?Considere executar um projeto que atenda a necessidade real da comunidade beneficiada e que ajuste-se aos interesses e habilidades da maioria dos rotarianos locais. Se o clube não tiver familiaridade com certo tipo e âmbito de projeto, convém primeiro começar com um de pequeno porte e de fácil administração. Com o passar do tempo ganha-se experiência para no futuro empreender projetos mais ambiciosos.

Nosso clube arrecadará fundos para o projeto; isso em si significa que o clube já está tendo uma “participação ativa”?Embora seja vital a destinação de fundos a um projeto, a mera contribuição financeira não satisfaz a exigência dos curadores quanto à participação ativa de rotarianos. Os responsáveis no país do projeto e no exterior devem estar altamente envolvidos no planejamento, implementação, comunicação e entrega de relatórios referentes à iniciativa.

Os curadores esperam que os responsáveis pelo projeto mantenham comunicação, mas meu parceiro vive do outro lado do mundo e fala outro idioma. Como atenderei a este requisito da Fundação?Os parceiros podem manter contato regular utilizando diversos tipos de tecnologia, como e-mail ou fax para a troca de relatórios regulares, bem como tele e vídeo-conferências para conversas. Esses são excelentes meios para os parceiros permanecerem a par do andamento do projeto. É útil contar na comissão do projeto com alguém que fale o idioma do parceiro.

Você se lembrou de…

1. Definir exatamente o objetivo da iniciativa?2. Identificar o grupo beneficiado?3. Obedecer aos critérios para Subsídios

Equivalentes?4. Dar tempo suficiente para o processamento do

pedido?

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p r E E N C h I m E N TO D E p E D I D O D E s u b s í D I O E q u I va l E N T E

PARCEIRO LOCAL/INTERNACIONAL

2PARCEIRO LOCAL

O parceiro local ou an�trião é o clube ou distrito localizado no país onde o projeto tem lugar. Uma comissão com pelo menos três rotaria-nos deve ser estabelecida para supervisionar o projeto. Os três membros da comissão devem ser sócios do clube identi�cado abaixo no caso de projetos �nanciados por clube ou de clubes do distrito no caso de projetos �nanciados pelo distrito, estando os membros com-prometidos com o projeto por toda sua duração. Todas as informações remetidas pelo Rotary serão enviadas aos endereços dos membros de comissão indicados abaixo. Recomenda-se que o contato principal (destinatário de todas as correspondências enviadas pela Fundação Rotária) possua uma conta de e-mail para agilizar e facilitar a comunicação.

Clube ou Distrito parceiro

Clube Nº de identi�cação do clube, se souber

Distrito País

Contato principal:Nome/Sobrenome Nº de identi�cação do sócio

Clube

Cargo que ocupa no Rotary

Endereço

Cidade

Estado Código postal País

E-mail

Telefone residencial Telefone comercial Fax

Contato nº2:Nome/Sobrenome Nº de identi�cação do sócio

Clube


Endereço

Cidade


E-mail



Clube


Endereço

Cidade


E-mail


Esclarecimentos

Subsídios Equivalentes são empreendidos por um clube ou distrito no país do projeto (parceiro ou responsável local) e por um clube ou distrito fora do país do projeto (parceiro ou responsável internacional). Deve ser formada uma comissão internacional e outra no país do projeto, cada uma composta de pelo menos três rotarianos, para supervisionar o projeto do começo ao fim, mesmo que este se estenda por vários anos rotários. Os membros das comissões permanecerão em contato, guardarão todos os documentos e zelarão pela correta gestão do subsídio, servindo inclusive de elo com a Fundação Rotária.

Os três membros de comissão devem ser sócios do(s) Rotary Club(s) responsável(eis) pelo projeto ou de clube(s) pertencente(s) ao(s) distrito(s) parceiro(s), no caso de projetos distritais. Recomenda-se que o contato principal (destinatário de correspondências enviadas pela Fundação Rotária) possua um endereço de e-mail para agilizar e facilitar a comunicação.


Os contatos do projeto e membros da comissão devem ser rotarianos?Sim. O subsídio deve ser patrocinado e implementado por rotarianos. Rotarianos, e não os membros de organizações colaboradoras, devem manter contato com a Fundação.

Por que funcionários de organização colaboradora não podem atuar como contato principal entre os Rotary Clubs responsáveis? A Fundação confia os fundos do subsídio a Rotary Clubs/distritos e, para tanto, exige a participação direta de rotarianos em todas as etapas da iniciativa.

E se os contatos do projeto não se conhecerem? Os contatos do projeto devem estabelecer uma boa relação de trabalho antes que o pedido seja submetido. Lembre-se que uma das metas do programa é promover a paz e a compreensão, que só podem ser alcançadas através de comunicação sem entraves. O e-mail é a maneira mais barata e eficaz de manter contato com o parceiro.

3PARCEIRO INTERNACIONAL

O parceiro internacional é o clube ou distrito localizado em país que não aquele onde o projeto tem lugar. Uma comissão com pelo menos três rotarianos deve ser estabelecida para supervisionar o projeto. Os três membros da comissão devem ser sócios do clube identi�cado abaixo no caso de projetos �nanciados por clube ou de clubes do distrito no caso de projetos �nanciados pelo distrito, estando os mem-bros comprometidos com o projeto por toda sua duração. Todas as informações remetidas pelo Rotary serão enviadas ao endereço indi-cado abaixo. Recomenda-se que o contato principal (destinatário de todas as correspondências enviadas pela Fundação Rotária) possua uma conta de e-mail para agilizar e facilitar a comunicação.



Distrito País


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Clube


Endereço

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Clube


Endereço

Cidade


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ORÇAMENTO

4ORÇAMENTO DO PROJETO

Para informações detalhadas sobre despesas elegíveis, consulte o Guia de Subsídios Equivalentes (144-PT). Taxas de câmbio o�ciais do RI podem ser acessadas no site www.rotary.org. Favor utilizar a taxa de conversão mais recente.

Itens Nome do fornecedor Valor

Subtotal

Taxa de câmbio utilizada US$1=

Total em US$

Esclarecimentos

Esta seção deve conter uma lista pormenorizada de todos os itens a ser adquiridos com os fundos do subsídio. Inclua o nome do fornecedor de cada item e respectivo custo. Consulte a página 4 para mais detalhes sobre elegibilidade. Deve-se indicar a moeda e a taxa de câmbio usada no cálculo do orçamento, tomando o cuidado de usar as taxas de câmbio mais recentes, disponíveis no site do Rotary.


Como devo elaborar o orçamento?Elabore uma lista detalhada de todos os itens que devem ser adquiridos para a implementação do projeto, certificando-se que qualificam para financiamento por Subsídio Equivalente. Após, obtenha cotações para chegar a um subtotal na moeda local. Consulte a taxa de câmbio atual no site do RI para converter o total do orçamento em dólares americanos, e jamais deixe de conferir novamente os dados e os cálculos!

O que devo fazer se a moeda de meu país não constar da tabela de paridade oficial do RI?Neste caso, utilize a taxa de câmbio divulgada no site www.oanda.com ou www.bloomberg.com /markets. O importante é que o orçamento seja feito usando-se a taxa mais recente.

Preciso incluir faturas pro forma no pedido?Não se exige apresentação de faturas pro forma. Entretanto, se apresentá-las, isso demonstrará que houve uma pesquisa cuidadosa acerca dos itens constantes do orçamento. Mas tenha em mente que faturas pro forma, cotações de preço e outras documentações podem ser solicitadas pela Fundação.


1. Elaborar um orçamento completo e pormenorizado, verificando a elegibilidade dos itens?

2. Indicar a moeda utilizada? (O cifrão “$” é usado para abreviar várias moedas como, por exemplo, US$, R$, C$, S$, A$.)

3. Usar a taxa de câmbio mais recente?4. Conferir os dados e os cálculos?


1. Formar em ambos os países, do parceiro anfitrião e parceiro internacional, uma comissão do projeto composta de pelo menos três rotarianos, os quais devem ser sócios do(s) Rotary Club(s) responsável(eis) pelo projeto ou de clube(s) pertencente(s) ao(s) distrito(s) parceiro(s), no caso de projetos distritais?

2. Manter atualizados o endereço, telefone, fax (com os códigos de cidade e país) e e-mail dos membros da comissão?

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FINANCIAMENTO

5FINANCIAMENTO DO PROJETO

Prepare uma lista completa e pormenorizada do �nanciamento em US$, indicando a quantia que será contribuída em dinheiro e quanto será utilizado do Fundo Distrital de Utilização Controlada (FDUC) (após obter a devida autorização do presidente da comissão distrital da Fundação Rotária e do governador do distrito). A Fundação Rotária equipara US$0,50 para cada dólar doado em espécie e US$1 para cada dólar doado do FDUC. O clube ou distrito parceiro an�trião deve contribuir com pelo menos US$100. OBSERVAÇÃO: Não envie nenhuma quantia à Fundação Rotária antes de obter a aprovação o�cial dos curadores. Ambos os parceiros receberão uma carta de aprovação com instruções detalhadas para o envio de suas contribuições.

Rotary Clubs ou distri-tos no país do projeto (o parceiro local deve contribuir com pelo menos US$100)

Em espécie (US$) FDUC (US$)

Presidente da comissão distrital da Fundação Rotária (nome em letra de forma)

Autorização do pre-sidente da comissão distrital da Fundação Rotária

Governador do distri-to (nome em letra de forma)

Autorização do gover-nador de distrito

Rotary Clubs ou dis-tritos fora do país do projeto






Subtotais (em espécie e FDUC)

TOTAL das contribui-ções dos co-parceiros

Quantia total solicita-da à Fundação Rotária (no mínimo US$5.000)

Financiamento adi-cional (não equiparado ou encaminhado à Fundação Rotária)

Financiamento total do projeto (deve ser igual ao valor orçado na página 4)

Esclarecimentos

Nesta seção deverá indicar todos os Rotary Clubs e distritos doadores e as respectivas contribuições em dólares americanos, destacando quais verbas serão em dinheiro e quais em Fundo Distrital de Utilização Controlada (FDUC). O presidente da comissão distrital da Fundação Rotária deve autorizar o uso do FDUC. A Fundação equipara US$0,50 para cada dólar doado em espécie e US$1 para cada dólar doado do FDUC. O clube ou distrito responsável local deve contribuir pelo menos US$100 em espécie ou FDUC ao projeto.

Lembre-se que o total do projeto deve ser idêntico ao total orçado.

Também deverá indicar se o projeto receberá fundos adicionais de outras fontes, os quais não são equiparados, mas podem ser provenientes de organizações colaboradoras, órgãos governamentais ou doadores não-rotarianos. Favor observar que esses fundos não devem ser encaminhados à Fundação Rotária.

É importante não esquecer que é expressamente proibida a remessa de fundos à Fundação antes que os curadores aprovem oficialmente o subsídio. Depois da aprovação, é enviada uma notificação aos responsáveis pelo projeto com instruções sobre como e para onde remeter as contribuições.


Qual é a diferença entre contribuições em espécie e através do FDUC?Contribuições diretas em dinheiro são doadas por Rotary Clubs ou rotarianos para uso específico no projeto. Já as contribuições por meio do FDUC representam parte das doações efetuadas três anos antes pelo distrito ao Fundo Anual para Programas. O presidente da comissão distrital da Fundação Rotária e o governador de distrito têm autoridade para direcionar essas contribuições ao financiamento de subsídios da Fundação.

Minha contribuição não é em dólar dos Estados Unidos. Como obter a taxa de câmbio oficial do Rotary Internacional?Para a taxa de câmbio mais recente visite o site do Rotary ou contate o escritório internacional, sede mundial ou agente financeiro. A taxa de câmbio oficial do RI que será válida pela duração do projeto é aquela do mês em que o pedido for analisado pela Fundação.


1. Indicar todas as contribuições, independente se são em dinheiro ou em FDUC?

2. Informar o equivalente em dólares americanos de todas as contribuições?

3. Incluir a autorização do presidente atual da CDFR e do governador de distrito para todas as contribuições do FDUC?

4. Verificar se os fundos para financiar o projeto equivalem ao orçamento deste?

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PLANEJAMENTO

6PLANEJAMENTO

Antes de encaminhar o pedido de subsídio à Fundação Rotária, os parceiros devem discutir os detalhes referentes ao planejamento do projeto. As perguntas abaixo visam auxiliar no cumprimento desta tarefa. Observe que Rotary Clubs, distritos ou rotarianos não podem tomar posse de nada que seja comprado com os fundos do subsídio.

Identi�que aquele em nome de quem �cará a propriedade e que tenha aceito a responsabilidade de manutenção, funcionamento e pro-teção do equipamento adquirido com fundos do subsídio. (Rotary Clubs ou rotarianos não podem possuir o equipamento.)

Será fornecido treinamento para utilização e manutenção do equipamento técnico? Quem fornecerá o treinamento?

Será necessário software para operar algum dos itens orçados? Caso a�rmativo, o software será fornecido?

Indique as providências tomadas para a liberação dos itens pela alfândega, caso estes sejam comprados e embarcados internacionalmente.

Implementação ou melhorias em sistemas de encanamento ou elétrico em estruturas residenciais ou comerciais devem ser �nanciadas com outros recursos e não com fundos do subsídio. Os parceiros do projeto concordaram em �nanciar por conta própria a instalação de equipamentos elétricos ou de encanamento em estruturas já existentes (tais como hospitais, escolas, bibliotecas, orfanatos, etc.)?

SUBSÍDIOS COMPETITIVOSSubsídios competitivos são aqueles de valor igual ou superior a US$25.001. Tais subsídios são avaliados na reunião dos curadores de outu-bro e de abril.

Caso o valor do subsídio solicitado seja igual ou superior a US$25.001, o pedido deve vir acompanhado de uma avaliação das necessida-des da comunidade. Essa avaliação deve demonstrar que o projeto:

Envolve a comunidade bene�ciada É viável e poderá ser mantido pela comunidade bene�ciada após a exaustão dos fundos do subsídio

Consulte o Guia de Subsídios Equivalentes (144-PT) e o site do RI (www.rotary.org) para mais informações.

Esclarecimentos

Antes que o pedido seja entregue à Fundação, os parceiros devem discutir vários detalhes quanto a planejamento. Ao responder as perguntas estará melhor preparado para o cumprimento desta tarefa.

Nesta seção deverá explicar quem será o proprietário dos materiais e equipamentos adquiridos com os fundos do subsídio (Rotary Club, distrito ou rotariano não deve ter posse de nenhum material comprado com os fundos do subsídio). Indique quem se responsabilizará pela manutenção e custos operacionais de todos os itens e quem dará treinamento para o uso de equipamento, informando se é necessário um software especial para operá-lo. Se os materiais

forem comprados fora do país do projeto e para lá embarcados, deverá indicar que providências serão tomadas para o desembaraço aduaneiro. Por último, nesta seção deverá confirmar se será necessário algum trabalho elétrico ou hidráulico, os quais devem ser pagos com fundos não provenientes do subsídio.


Não é óbvio quem será o proprietário dos materiais e equipamentos?Não. A Fundação tem que saber exatamente quem será o proprietário e quem fará a manutenção dos equipamentos. Se o orçamento incluir cirurgias ou outros itens intangíveis, indique quem serão os beneficiários.

Eu não sei quem será o responsável pela manutenção do equipamento ou como providenciar o desembaraço aduaneiro. O que devo escrever neste campo?Pede-se a gentileza de não submeter o pedido de Subsídio Equivalente antes que todo o planejamento seja finalizado. Verifique se o parceiro poderia ajudar com as providências alfandegárias.


1. Indicar quem será o proprietário dos materiais e equipamentos relacionados no orçamento?

2. Informar quem fará a manutenção dos materiais e equipamentos?

3. Providenciar para o desembaraço aduaneiro de itens embarcados para outros países? Certificar-se de que os custos alfandegários e aqueles incorridos no próprio país constam do orçamento ou que há outros recursos disponíveis para esse fim.

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SUBSÍDIOS EQUIVALENTES COM BASE EM MÉRITO

6PLANEJAMENTO











Esclarecimentos

Subsídios Equivalentes com Base em Mérito são para pedidos de US$25.001 a US$150.000. O valor refere-se ao montante outorgado pela Fundação; não ao custo total do projeto. Devido ao maior âmbito desses projetos, pedidos nessa categoria devem cumprir requisitos mais rigorosos e requerem planejamento prévio adicional. Subsídios Equivalentes com Base em Mérito são avaliados nas reuniões dos curadores de outubro e de abril.

Caso o valor do subsídio solicitado seja entre US$25.001 e US$150.000, deve-se incluir ao pedido um levantamento das necessidades da comunidade, o qual permite aos clubes e distritos saber quais são os problemas mais prementes

e avaliar se as atuais iniciativas de prestação de serviços continuam eficazes ou precisam ser modificadas. Essa avaliação deve demonstrar como o projeto proposto:• Envolve diretamente a comunidade

beneficiada, a qual assume o projeto• É viável e poderá ser mantido pela comuni-

dade beneficiada após o esgotamento dos fundos do subsídio

Consulte a página 40 para mais informações sobre identificação das necessidades da comunidade.


De que maneira o clube ou distrito efetua o levantamento das necessidades comunitárias?Os fatores gerais a serem considerados em um levantamento do tipo incluem:– Pontos fortes e recursos da comunidade– Necessidades comunitárias de curto e longo

prazo– Serviços sendo prestados por organizações

governamentais ou comunitárias– Oportunidades– Desafios– Recursos financeiros e humanos


1. Providenciar levantamento das necessidades da comunidade para pedidos de subsídios iguais ou superiores a US$25.001?

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RATIFICAÇÕES

7RATIFICAÇÃO

Assinaturas de rati�cação atestam que ambos os parceiros estão cientes e interessados na implementação de determinado projeto. Ao assinar abaixo, os presidentes dos clubes parceiros do projeto e presidentes das subcomissões distritais de subsídios (para projeto patroci-nado por clube ou distrito, respectivamente), assim como os membros da comissão do projeto, concordam com todos os termos descritos e a�rmam seu comprometimento com o projeto. Assinaturas podem ser enviadas eletronicamente, por fax ou e-mail.

Todos os Rotary Clubs, distritos e rotarianos envolvidos no projeto são responsáveis perante a Fundação Rotária pela realização deste e pelo envio dos relatórios exigidos. As assinaturas abaixo con�rmam que os parceiros estão cientes e aceitam a responsabilidade pelo projeto. As partes envolvidas podem assinar esta página ou enviar carta de compromisso assinada.

Ao assinar abaixo, atestamos que: As informações contidas neste documento são acuradas e expressam a mais pura verdade e que intencionamos implementar o

projeto descrito. O clube/distrito concorda em empreender este projeto como sendo uma atividade do clube/distrito. Garantiremos que todas as contribuições (conforme detalhadas na seção Financiamento) serão enviadas à Fundação Rotária ou

diretamente à conta do projeto após aprovação do pedido pelos curadores. O RI ou a Fundação Rotária poderão utilizar as informações contidas neste documento para promover o projeto por vários meios,

como sua divulgação na revista The Rotarian, na convenção internacional do RI, no RVM: The Rotarian Vídeo Magazine, etc. Os parceiros concordam em compartilhar informações sobre o projeto em banco de dados sobre as melhores práticas, se isso lhes

for solicitado, e a Fundação Rotária poderá divulgar as informações de contato das partes envolvidas a rotarianos que desejarem implementar projetos similares.

A�rmamos que nem nós, nem qualquer pessoa com quem temos ou tivemos algum tipo de relacionamento, tanto pessoal quanto pro�ssional ou comercial, exceto pelos bene�ciários descritos neste documento, nos bene�ciaremos ou tencionamos nos bene�-ciar dos subsídios concedidos pela Fundação Rotária, nem temos qualquer intenção que represente potencial ameaça ou con�ito de interesses. Entende-se por con�ito de interesses a situação na qual um rotariano possui relações com outras organizações e in�uencia o dispêndio dos fundos do subsídio de forma a bene�ciar �nanceiramente, direta ou indiretamente, o rotariano, colega de pro�ssão ou de trabalho ou sua família, ou dar proveito de maneira inapropriada a outrem em detrimento da Fundação Rotária. (OBSERVAÇÃO: Toda e qualquer exceção deve ser justi�cada em declaração anexada.)

Parceiro local Parceiro internacional

Presidente de clube (se patrocinado por clube) Presidente de subcomissão distrital de subsídios (se patrocinado por distrito)


Nome Nome

Cargo Cargo

Rotary Club de Rotary Club de

Distrito nº Distrito nº

Assinatura Assinatura

Data Data

Contato principal Contato principal

Nome Nome


Data Data

Contato nº2 Contato nº2

Nome Nome


Data Data


Nome Nome


Data Data

Esclarecimentos

Assinaturas de ratificação atestam que os responsáveis pelo projeto estão cientes e interessados em sua implementação. Ao dar sua autorização, os rotarianos e membros de comissão que assinarem nesta seção concordam com os critérios relacionados e confirmam seu apoio ao projeto. Presidentes de clube dão

autorização para projetos de clube. Presidentes de subcomissão distrital de subsídios dão autorização para projetos de distrito. As assinaturas de autorização podem ser submetidas eletronicamente (por scanner), por fax ou por via postal.

Os pedidos que não forem devidamente assinados, não serão processados pela Fundação.


Meu parceiro no projeto mora a 12.000 quilômetros de distância. Devemos assinar no mesmo papel?Não. As assinaturas podem ser submetidas em folhas separadas. Contudo, é importante zelar para que todas as folhas contendo assinaturas sejam entregues junto com o pedido completo, já que pedidos incompletos não serão processados.


1. Conseguir autorização do presidente do clube para projeto por este empreendido?

2. Conseguir autorização do presidente da comissão distrital de subsídios para projeto empreendido pelo distrito?

3. Conseguir autorizações dos três membros da comissão no país do projeto e no exterior?

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ORGANIZAÇÕES COLABORADORAS

8ORGANIZAÇÃO COLABORADORA

Organização colaboradora é aquela que está diretamente envolvida na implementação do projeto e que oferece experiência técnica e ajuda com trabalhos de coordenação. A entidade bene�ciada é aquela que recebe os frutos dos serviços prestados e não é considerada organização colaboradora.

Caso o projeto envolva a participação de organização colaboradora (que não seja um Rotary Club ou bene�ciário do projeto), indique:

Nome da organização

Endereço

Cidade/Estado Código postal País

Telefone comercial Fax

E-mail Website

Além dos dados fornecidos acima, os seguintes documentos devem ser anexados:

Carta da organização colaboradora atestando: – Suas responsabilidades e maneira pela qual irá colaborar com os rotarianos– Acordo em cooperar durante qualquer auditoria �nanceira do projeto

Carta do parceiro local endossando a participação da organização e atestando que esta atua em consonância com as leis do país

RELATÓRIO FINAL Embora ambos os parceiros sejam responsáveis pelos relatórios intermediários e �nal, os curadores exigem que um dos parceiros assuma a responsabilidade de enviar o relatório �nal à Fundação Rotária. Recomenda-se que tal responsabilidade recaia sobre o clube ou distrito que receberá os fundos do subsídio.

“Ao assinar abaixo, nosso clube/distrito atesta que aceita a responsabilidade de enviar os relatórios exigidos.”

Nome em letra de forma Assinatura

Rotary Club Distrito

RATIFICAÇÃO DO PRESIDENTE DE SUBCOMISSÃO DISTRITAL DE SUBSÍDIOS Os curadores exigem que o presidente da subcomissão distrital de subsídios de um dos distritos parceiros ateste que este documento e pedido estejam completos. Formulários incompletos ou que não cumpram com os requisitos serão devolvidos ao encarregado local, com breve explicação.

“Em nome da comissão, atesto que as informações fornecidas são verdadeiras e corretas, e que o pedido obedece às diretrizes estabeleci-das pela Fundação Rotária e é elegível ao de subsídio.”

Nome do presidente da subcomissão distrital de subsídios (em letra de forma) Assinatura

Distrito Data

Esclarecimentos

Informe nesta seção se seu Rotary Club ou distrito está trabalhando com organização colaboradora. Entende-se por organização colaboradora a entidade diretamente envolvida na implementação do projeto capaz de oferecer auxílio técnico e ajudar na sua coordenação. Beneficiário é quem recebe produtos e/ou serviços oferecidos pelo projeto, não podendo ser uma organização colaboradora. Fornecedor é aquele que fornece os produtos ou serviços.

Anexe ao pedido todos os itens abaixo referentes a cada organização colaboradora participante do projeto:• Carta da organização colaboradora atestando:

− Suas responsabilidades e maneira pela qual irá colaborar com os rotarianos

− Anuência em cooperar com qualquer auditoria financeira do projeto

• Carta do parceiro no país do projeto endossando que a organização colaboradora age de acordo com as leis do país


Qual é a diferença entre organização colaboradora, beneficiário e fornecedor?Entende-se por beneficiário aquele que recebe produtos e/ou serviços oferecidos pelo projeto (por exemplo, uma escola ou hospital que recebe equipamentos e suprimentos graças ao projeto rotário). Organização colaboradora ajuda rotarianos a implementar o projeto oferecendo apoio técnico e pessoal qualificado (por exemplo, uma organização médica que ajuda rotarianos a fornecer serviços médicos e suprimentos a um campo de refugiados). Fornecedor é aquele que vende produtos ou serviços que são pagos com os fundos do subsídio.

Meu clube ou distrito pode deixar a organização colaboradora administrar o projeto?Não. Acima de tudo, um projeto de Subsídio Equivalente é um projeto rotário. A organização colaboradora apenas presta assistência, não podendo implementar o projeto em nome do Rotary. Os beneficiários devem estar totalmente cientes de que a iniciativa é patrocinada pelo Rotary.


1. Providenciar carta da organização colaboradora indicando como esta irá trabalhar com os Rotary Clubs?

2. Providenciar carta do Rotary Club ou distrito no país do projeto endossando a organização colaboradora?

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RELATÓRIO FINAL





Endereço



E-mail Website











Distrito Data

Esclarecimentos

Embora ambos os parceiros sejam responsáveis pelos relatórios intermediários e final, os curadores exigem que um deles assuma a responsabilidade de enviar o relatório final à Fundação Rotária. Esta seção serve para ajudar os parceiros a decidir qual deles se incumbirá de entregar os relatórios e pede que o assunto seja discutido antes da entrega do pedido. Recomenda-se que tal responsabilidade recaia sobre o clube ou distrito que receberá os fundos do subsídio.


O parceiro no país do projeto concordou em providenciar o relatório final. Isso significa que nós, como parceiro internacional, não precisamos nos envolver neste particular?Não. Uma das condições para receber Subsídios Equivalentes é que ambos os parceiros devem manter a Fundação a par sobre o projeto, pois as informações provenientes de ambos os lados são essenciais para a elaboração do relatório final.

Meu projeto precisa de auditoria financeira independente?Para projeto de Subsídio Equivalente com Base em Mérito, ou seja, igual ou superior a US$25.001, é necessária a execução de auditoria financeira independente. A Fundação reserva-se o direito de obrigar a execução de auditoria/avaliação para qualquer subsídio aprovado. Consulte a página 42 para mais informações sobre auditoria financeira independente.


1. Decidir qual parceiro se incumbirá da apresentação dos relatórios?

2. Indicá-lo no pedido?

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AVALIAÇÃO DO PRESIDENTE DA SUBCOMISSÃO DISTRITAL DE SUBSÍDIOS





Endereço



E-mail Website











Distrito Data

Esclarecimentos

É exigência dos curadores que o presidente da subcomissão do distrito local ou internacional avalize o pedido como estando completo. Formulários incompletos não serão processados.


A subcomissão distrital de subsídios tem autoridade para aprovar meu pedido de subsídio?Não. Cabe aos curadores a aprovação de todos os subsídios da Fundação Rotária. Os líderes distritais só podem ajudar na feitura do pedido.

Por qual razão a subcomissão distrital de subsídios deve analisar meu pedido antes que seja entregue à Fundação Rotária?Os curadores esperam que a subcomissão oriente clubes e distritos, garantindo que esses submetam pedidos completos com informações exatas.


1. Providenciar para que a subcomissão distrital de subsídios local ou internacional avalize o pedido como estando completo?

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LISTA DE VERIFICAÇÃO

9LISTA DE VERIFICAÇÃO

Antes de enviar seu pedido de Subsídio Equivalente, consulte esta lista. Em caso de dúvidas, contate os funcionários da seção de Subsídios Humanitários.

O projeto está em consonância com todas as normas e diretrizes para subsídios? Consulte o Guia de Subsídios Equivalentes (144-PT) ou o site www.rotary.org.

A descrição do projeto informa claramente como este irá sanar as necessidades do bene�ciário?

As atividades dos parceiros local e internacional estão claramente explicadas? O projeto contará com o envolvimento ativo de rotarianos?

Os parceiros local e internacional formaram comissões para supervisionar o projeto? O pedido de subsídio inclui todos os dados de contato dos membros dessas comissões?

O pedido de subsídio inclui orçamento detalhado e pormenorizado?

Todas as contribuições dos parceiros foram listadas e especi�cadas como sendo em dinheiro ou doações de FDUC?

O presidente da comissão distrital da Fundação Rotária e o governador do distrito autorizaram o uso do FDUC e assinaram o documento?

Os presidentes dos clubes ou presidentes das subcomissões distritais de subsídios dos parceiros local e internacional assinaram o documento?

Os seis membros da comissão assinaram o documento?

Caso o projeto conte com o envolvimento de organização colaboradora, acompanham o pedido:

carta da organização especi�cando as responsabilidades que assumirá, a forma como irá interagir com os rotarianos e seu compromisso em colaborar na auditoria �nanceira do projeto

carta de endosso do parceiro local, con�rmando que a organização colaboradora possui boa reputação e atua em conformidade com as leis locais

Incluiu o formulário suplementar para empréstimos rotativos caso o projeto envolva empréstimo rotativo ou microcrédito?

Incluiu o relatório de identi�cação das necessidades da comunidade caso o valor do subsídio solicitado seja igual ou superior a US$25.001?

Os presidentes da subcomissão distrital de subsídios de ambos os parceiros (local e internacional) atestaram que o pedido está completo e é elegível?

O pedido inclui pelo menos nove assinaturas de rati�cação?

Os parceiros do projeto tiraram fotocópias de todos os documentos antes de enviá-los à Fundação Rotária?

141-PT—(408)

Formulários completos devem ser enviados a:

Humanitarian Grants Program The Rotary Foundation One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, Il 60201-3698 EUA Fax: +1-847-866-9759 e-mail: [email protected]

Esclarecimentos

A lista de verificação serve para você se certificar de que o pedido está completo. Antes de entregar o pedido, analise a lista de verificação para garantir que todos os campos foram preenchidos e as exigências cumpridas.


A lista de verificação é obrigatória?Não, mas serve para detectar se falta atender algum item, já que pedidos incompletos não são processados pela Fundação.

Eu não tenho todas as informações necessárias para finalizar o pedido, porém, quero enviálo à Fundação o quanto antes para iniciar o processo. Essa idéia é boa?Não. Formulários incompletos não são processados. Apenas pedidos completamente preenchidos devem ser enviados. A lista de verificação e a subcomissão distrital de subsídios ajudarão a determinar se o seu pedido está completo.


1. Checar todos os itens da lista de verificação?

CapíTulO 3

após a aprOvaçãO DO pEDIDO

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Quando seu pedido for aprovado pelos curadores poderá dar início à implementação do projeto tão logo receba os fundos do subsídio da Fundação ou com verbas próprias. Depois que o pedido de Subsídio Equivalente é aprovado, receberá informações por e-mail ou correio que incluem a notificação de aprovação, o Formulário de

Acordo de Subsídio Equivalente, o formulário de Dados do Recebedor de Subsídio Equivalente e o formulário de contribuição (123-PT). Este capítulo explana sobre esses documentos, esmiuçando os passos para a obtenção dos fundos do subsídio e fornecendo sugestões para a implementação plena do projeto.

NOTIFICAÇÃO DE APROVAÇÃO

Esclarecimentos

Esta carta, a notificação oficial de que o pedido de Subsídio Equivalente foi aprovado, é enviada aos principais contatos do projeto, tanto locais quanto internacionais. Esta notificação explica os passos que deve tomar para receber os fundos do subsídio e pode conter informações sobre quaisquer exigências a ser satisfeitas para a liberação dos fundos. No final da carta encontra-se uma relação de anexos. O governador, o presidente da comissão distrital da Fundação Rotária, e o presidente da subcomissão distrital de subsídios para os parceiros no projeto recebem cópias desta notificação.


Onde posso achar informações sobre quaisquer exigências para a liberação dos fundos do subsídio?Procure pelo texto em negrito na notificação e no formulário de acordo.


1. Ler cuidadosamente a carta de notificação e anexos, e analisar as condições a serem cumpridas para a liberação dos fundos?

THE ROTARY FOUNDATION of Rotary International

1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698 USA

16 November 2005

Host Partner

Sam Appiah, Primary Contact

Rotary Club of Accra Downtown, D9000 P.O. Box 23104

Accra

GHANA

Email: [email protected] Fax: 233 21 555 555

International Partner

Mary Smith, Primary Contact

Rotary Club of Evanston Downtown, D6010 3521 Central Street

Evanston, IL 60201

USA

Email: [email protected] Fax: 847 555 5555

Ref: Matching Grant # 58101

Dear Rotarians Wilson and Smith:

Congratulations! Your Matching Grant application, submitted by the Rotary Club of Accra

Downtown, D9000 and the Rotary Club of Evanston Downtown, D6010 for funding to provide

equipment and materials for drying mangoes to the Good Life Women's Co-op in Accra, Ghana, has been approved by The Rotary Foundation (TRF). The award is in the amount of USD5,000.

This letter serves as formal notification of approval and will help to identify what is needed to receive payment. For all grants, the primary partners must both sign the Agreement Form and

ensure correct Payee Information is sent to TRF. Any additional information and/or sponsor

contributions TRF requires in order to make grant payment are described in this letter and the

Agreement Form.

1. Agreement Form. This document details the agreement between the primary clubs/districts

involved in the grant and the Foundation. Be certain to refer to this document throughout the implementation of the project to ensure compliance with TRF requirements. The Agreement Form should be signed and sent directly to The Rotary Foundation to the attention of the

Grant Coordinator via e-mail, fax or mail.

2. Payee Information Form. This document must be completed and returned to TRF stating

where and how funds should be sent to the project. Please coordinate with your partner to

establish an appropriate payee.

3. Contributions. a. Contribution form. This form is attached and should be used for all cash contributions

sent to The Rotary Foundation for your project. The Matching Grant number must be

stated on the form to ensure that your contributions are correctly received. Should you choose to send cash contributions directly to the project, or the contribution is in the form

of DDF/Share funds, this form will not be needed.

b. Funds Sent Directly. If cash contributions are being sent directly to the project account you must send confirmation that the contribution has been received for the project (a

copy of the deposit slip, bank statement, paid invoice, etc.) NOTE: Paul Harris Fellow

Recognition credit will not be awarded for contributions sent directly.

4. Payment Contingency. Payment of this grant is contingent upon receipt of confirmation

that the co-op building has been constructed and is ready to receive the equipment.

5. Closure contingency. Closure of this grant is contingent upon submission of copies of

receipts for all equipment purchased.

Note: There is a limit of 6 months from the date of this letter to submit all the information needed for payment. Should the required forms and contributions not be received within 6

months, the grant may be cancelled. It is extremely important to remain in constant contact with

your partner to ensure the above requirements are completed.

Both partners are sent a copy of this letter and included forms. It is not necessary to have all

authorizing signatures on the same document as they can be sent in separately. Keep a copy of the signed forms for your records before returning them to TRF. Faxes are acceptable, and

originals are not required.

Additional information you will find helpful is included. (If you are receiving this document via e-mail, please see the accompanying e-mail message for links to the documents on the RI

website.)

1. Terms and Conditions of Matching Grant Award is a document that details the guidelines

for implementing your project. Read this document carefully, and refer to it when you have

questions about TRF requirements.

2. Report Form. Reporting on your project is mandatory. Progress reports are due at least

every twelve months, and a Final Report must be submitted within two months of your

project's completion.

3. Humanitarian Programs Promotional Guide contains information about how to promote your project in the community and in the media.

If you have any questions, please contact me.

Sincerely,

William Smith Grant Coordinator

Humanitarian Grants Program

The Rotary Foundation Phone: (847) 866 3000

Email: [email protected]

Fax: (847) 866 9759

cc: Mohamed Soumah, Governor, Rotary District 9000

Elizabeth Peterson, Governor, Rotary District 6010

Andrew Wilson, District Rotary Foundation Committee Chair, District 9000 John Dawson, District Rotary Foundation Committee Chair, District 6010

Jacqueline Coulibaly, District Grants Subcommittee Chair, District 9000

Peter Webb, District Grants Subcommittee Chair, District 6010

Enclosures: Matching Grant Agreement Form, Payee Information Form, Contribution Form,

Terms and Conditions of Matching Grant Award, Report Form, Humanitarian Programs Promotional Guide

MG0658101 Staff Initials WS

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a p ó s a a p r O va ç ã O D O p E D I D O

FORMULÁRIO DE ACORDO

7) TRF reserves the right to cancel this Agreement without notice upon the failure of either or both of the Partners to abide by terms set forth in this Agreement and the Terms and Conditions of Matching Grant Award. Upon cancellation, TRF shall be entitled to a refund of any Matching Grant funds, including any interest earned, that have not been expended pursuant to the terms and conditions of the approved Matching Grant project at the time of cancellation. 8) This Agreement will automatically terminate in the event of the failure of either or both of the Partners to comply with the Matching Grant Terms and Conditions or this Agreement due to an act of God, strike, war, riot, civil unrest, hurricane, earthquake or other natural disasters, acts of public enemies, or any reason beyond the reasonable control of the parties. In such an event, the Partners shall refund to TRF all unexpended Matching Grant funds within 30 days of termination. 9) This agreement is governed by the laws of the State of Illinois, USA. Any action brought in connection with this Agreement shall be filed in the County of Cook, State of Illinois, USA. The Partners agree to submit to the jurisdiction of the Circuit Court of Cook County for the State of Illinois.

10) Payment of this grant is contingent upon receipt of confirmation that the co-op

building has been constructed and is ready to receive the equipment. Closure of this grant is contingent upon submission of copies of receipts for all equipment purchased.

Staff Initials WS

By signing below, I certify that my Rotary club/district acknowledges and accepts the terms and conditions of this Agreement and the Matching Grant Award and Acceptance.

Dated this day of 20

President President

Rotary Club of Accra Downtown Rotary Club of Evanston Downtown

Esclarecimentos

O Formulário de Acordo de Subsídio Equivalente é um documento jurídico que relaciona as responsabilidades dos Rotary Clubs/distritos parceiros e da Fundação Rotária. Ao assinar este documento os parceiros concordam com seus termos e condições, inclusive quanto ao financiamento do projeto aprovado pelos curadores.

O Acordo deve ser assinado pelas pessoas abaixo e enviado à Fundação para que a liberação do pagamento dos fundos do Subsídio Equivalente possa vir a ser autorizada.1. Presidente do Rotary Club parceiro no

país do projeto. Se o parceiro no país do projeto for um distrito, então o presidente da subcomissão distrital de subsídios deve assinar o documento.

2. Presidente do Rotary Club parceiro internacional. Se o parceiro internacional for um distrito, então o presidente da subcomissão distrital de subsídios deve assinar o documento.


Posso enviar o Acordo assinado à Fundação por fax em vez de correio?Sim. O acordo pode inclusive ser escaneado e enviado por e-mail.

Precisamos assinar a mesma via do Acordo que o parceiro assina ou podemos enviar cópia assinada separadamente?Os parceiros não precisam assinar a mesma cópia do Acordo. Cada um pode enviar o documento assinado separadamente.

Outro Rotary Club ou distrito (que não seja um dos parceiros principais) que estiver contribuindo fundos para o projeto precisa assinar o formulário de Acordo?Não. No Acordo exigem-se somente as assinaturas dos Rotary Clubs e/ou distritos que são parceiros principais, os quais são responsáveis pela implementação do projeto.

O presidente do meu clube e/ou presidente da subcomissão distrital de subsídios já assinou o pedido de Subsídio Equivalente. Por que precisamos assinar novamente?Os curadores querem com isso garantir que os parceiros entendam os termos e condições do subsídio antes que os fundos sejam liberados. As assinaturas no formulário de Acordo comprovam que os parceiros compreendem e concordam com os termos e condições. Além disso, pode acontecer de o pedido ter sido submetido em ano rotário anterior, assim, é necessário obter as assinaturas dos rotarianos que ocupam os cargos atualmente, para confirmar que se responsabilizam pelo projeto.

MATCHING GRANT #58101

MATCHING GRANT AGREEMENT FORM

THE ROTARY FOUNDATION

of Rotary International1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698 USA

This Matching Grant Agreement ("Agreement") is entered into by and between Rotary Club of Accra Downtown, Rotary Club of Evanston Downtown ("The Partners") and The Rotary

Foundation of Rotary International ("TRF"). TRF agrees to pay the Partners a Matching Grant in the total amount of USD5,000.00 to provide equipment and materials for drying mangoes to

the Good Life Women's Co-op in Accra, Ghana. In consideration of receiving this Matching

Grant from TRF, the Partners acknowledge and agree that: 1) The Partners have each received and read a copy of the Terms and Conditions of Matching Grant Award and will abide by all terms and conditions set forth therein. 2) Rotary Club of Evanston Downtown will coordinate the project internationally and will

contribute USD2,000.00 to the project. Rotary Club of Accra Downtown will coordinate the project locally and will contribute USD1,000.00 to the project. The following districts will provide SHARE (DDF) Fund contributions: D-6010, USD2,000.00 and D-9000, USD1,500.

Any amount received in excess of the aforementioned contributions will automatically be counted as general giving to The Rotary Foundation and will not be applied to Matching Grant

#58101. 3) All Matching Grant funds provided by TRF for this project shall not be used for any purposes other than those approved by TRF. TRF shall be entitled to receive reimbursement for any and all funds deposited with, held by, or otherwise contributed to either or both of the Partners that are spent for unapproved purposes as well as any funds used to benefit a Rotarian or Rotary entity. In addition, TRF reserves the right to audit the project at any time and suspend any or all payments if in its sole discretion progress is not considered to be satisfactory. 4) The Partners will keep TRF informed on the project's progress by submitting progress reports every twelve months during the implementation of the project. The Partners will immediately inform TRF of any significant problems with the implementation of the project or deviations from the project, including deviations in the budget. The Partners will submit the final report with complete financial accounting within two months of the project's completion. 5) The Partners shall defend, indemnify, and hold harmless RI, TRF, their respective directors, trustees, officers, and employees (collectively "RI/TRF") from any and all damages, losses, judgments, costs, fines, awards, liabilities, or expenses, including without limitation reasonable attorney's fees and costs of litigation, asserted or recovered from RI/TRF, that result or arise directly or indirectly from the project including any acts or omissions of the Partners.

6) The entire responsibility of TRF is expressly limited to payment of USD5,000.00 plus all SHARE fund contributions. Neither RI nor TRF assumes any further responsibility in connection with this project.

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FORMULÁRIO DE DADOS DO RECEBEDOR DE SUBSÍDIO EQUIVALENTE

Se tiver dúvidas relativas a este formulário, contate o coordenador de programa, William Smith (Tel: +1-847- 866-3000, Fax: +1-847- 866-9759, ou E-mail: [email protected]).

Staff Initials WS

DADOS DO RECEBEDOR DO SUBSÍDIO EQUIVALENTE Nº Envie este formulário preenchido, juntamente com o formulário de acordo assinado, à Fundação Rotária para o correto encaminhamento dos fundos. Observação: • Todos os campos devem ser preenchidos para evitar atraso no pagamento. • A conta estabelecida para o projeto deve estar sob a responsabilidade do clube ou distrito. • O pagamento dos fundos não será efetuado em nome de pessoa física, organização colaboradora

ou beneficiários do projeto. • Escreva exatamente o nome da conta corrente do projeto (use no máximo 35 caracteres). • A forma de pagamento será feita com base na área geográfica, contudo Rotary recomenda o uso de

transferências eletrônicas, e que todas as informações necessárias para tal sejam supridas. • Se o pagamento for solicitado via cheque, este será enviado em nome do contato primário. • O Rotary Club/Distrito assume total responsabilidade pelo desvio ou extravio de pagamentos feitos

de acordo com informações incompletas ou inacuradas.

SEÇÃO A: Conta bancária do projeto

Nome do rotariano titular da conta:

Número da conta:

A informação deve incluir o código do banco e da agência, número da conta (além de Key code e Sort code, se aplicáveis.)

Moeda da conta (dólares americanos ou moeda local - especifique):

Nome do banco recebedor:

Endereço completo do banco/Cidade/Estado ou Província/Código Postal/País:

Telefone/fax do banco recebedor ABA Routing Nº (Referência exigida por todos os bancos americanos para a execução de transferências eletrônicas dentro dos EUA)

SWIFT BIC/Code (Referência exigida para todas as transferências internacionais (BIC = Bank Identification Code))

IBAN (Referência exigida em todos os pagamentos feitos na Europa (IBAN = Internatinal Bank Account Number))

Especifique outras referências bancárias exigidas Dados do banco que intermediará a transação - Para transferência internacional de dólares dos EUA (US$), deverá incluir as informações do banco que intermediará a transação Contate seu banco para obter essas informações e insira os dados abaixo. Nome do banco nos EUA que intermediará a transação:

Endereço completo do banco que intermediará a transação:

Telefone/fax do banco nos EUA que intermediará a transação:

Nº ABA Routing (só bancos dos EUA; obrigatório p/transferências de USD):

SEÇÃO C: Titulares da conta do projeto Informe os nomes dos dois rotarianos titulares da conta corrente do projeto responsáveis pela movimentação da verba do subsídio (devem fazer parte do clube ou distrito primário).

Signatário primário Signatário secundário

Nome:

Nº de sócio

Cargo:

Endereço

Tel. Com.:

Tel. Res.:

Fax:

E-mail:

Esclarecimentos

O formulário de Dados do Recebedor de Subsídio Equivalente fornece à Fundação instruções para o pagamento do subsídio. Há várias diretrizes que facilitam a administração dos fundos. Siga as indicações abaixo para agilizar o pagamento:• Estabelecer uma conta do clube/distrito

especialmente para o projeto.• Limitar o tamanho do nome do correntista a

35 caracteres, incluindo espaços.

O pagamento dos fundos não será efetuado em nome de pessoa física, beneficiário ou organização colaboradora.

As seções A e C devem ser preenchidas para todos os subsídios. A seção B deve ser preenchida somente se o pagamento for feito em dólares americanos por transferência bancária internacional (wire transfer) fora dos Estados Unidos.


O pagamento pode ser depositado em conta de Rotary Club na impossibilidade de abrir uma conta especial para o projeto?Em países onde a abertura de conta especial é difícil ou impossível, a Fundação pode enviar fundos para a conta de Rotary Club.

O parceiro local ou internacional pode receber os fundos?Os fundos podem ser enviados ao parceiro local ou internacional. Os parceiros devem decidir qual é o melhor lugar para o aporte dos fundos.

Quanto tempo leva para receber os fundos do subsídio?Tão logo todos os requisitos de pagamento tenham sido satisfeitos e as contribuições recebidas, leva de duas a quatro semanas para o recebimento dos fundos.


1. Preencher todas as seções necessárias do formulário de Dados do Recebedor de Subsídio Equivalente?

2. Que o pagamento dos fundos não será efetuado em nome de pessoa, organização colaboradora ou beneficiário?

3. Confirmar com seu parceiro os dados do recebedor do subsídio?


1. Ler cuidadosamente o Formulário de Acordo de Subsídio Equivalente?

2. Assinar a cópia do Acordo e enviar à Fundação Rotária?

3. Checar se o Rotary Club/distrito parceiro enviou à Fundação a sua cópia assinada do Acordo?

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Esclarecimentos

Os rotarianos têm duas opções ao encaminhar contribuições:

OPÇÃO 1: Depósito direto dos fundos na conta do projeto. Se esta for a opção escolhida, deve ser apresentado comprovante de que os fundos foram remetidos, como extrato bancário, por exemplo. Os parceiros não receberão crédito para reconhecimento de Companheiro Paul Harris se esta opção for selecionada.

OPÇÃO 2: Remeter os fundos à Fundação na forma de cheque, transferência bancária (wire transfer) ou cartão de crédito. Jamais se esqueça de informar o número do subsídio ao enviar sua contribuição. Se esta opção for escolhida, os rotarianos devem preencher o formulário de contribuição (123-PT), disponível para download no site do RI, e anexá-lo à doação.

Lembre-se de que as contribuições NÃO devem ser encaminhadas à Fundação Rotária antes de o subsídio ser aprovado.


Por que os fundos podem ser enviados diretamente ao projeto? O processamento das doações pela Fundação Rotária leva tempo. O envio de contribuições diretamente ao projeto é uma maneira de agilizar o pagamento. Entretanto, os doadores não receberão como reconhecimento o título de Companheiro Paul Harris por contribuições encaminhadas diretamente ao projeto.

Todos os Rotary Clubs/distritos que estiverem contribuindo fundos ao projeto precisam submeter formulários separados de Contribuição do Patrocinador? Não. O clube parceiro principal recebe as doações de vários clubes ou distritos e entrega à Fundação um cheque e um Formulário de Contribuição do Patrocinador. O clube parceiro principal pode anexar folha separada ao formulário relacionando os doadores e respectivas quantias contribuídas.

Posso enviar vários cheques com um formulário de contribuição/reconhecimento? Sim, pode fazê-lo, mas é mais fácil e rápido, tanto para o banco quanto para a Fundação, processar um único cheque pelo valor total da contribuição.

Nosso distrito está contribuindo fundos do FDUC; é necessário preencher o Formulário de Contribuição do Patrocinador?Não. O formulário serve apenas para contribuições em dinheiro.

Como recebemos nossas contribuições em FDUC?Com a aprovação do subsídio, a Fundação Rotária debita automaticamente o FDUC do distrito. Contribuições por FDUC são inclusas no pagamento do subsídio.

Que taxa de câmbio devemos usar ao encaminhar as contribuições?Usar a taxa de câmbio indicada no acordo do Subsídio Equivalente.

O parceiro internacional pode submeter uma contribuição em nome do parceiro local?Não. O parceiro local deve encaminhar sua própria contribuição conforme o acordo de financiamento original do subsídio.

O que ocorrerá com as nossas contribuições se o subsídio for cancelado?Quando os fundos dos subsídios forem restituídos à Fundação Rotária, as contribuições do clube ou distrito são, geralmente, devolvidas ao clube ou conta distrital junto ao Fundo Anual para Programas.


1. Colocar o número do subsídio no formulário de reconhecimento/contribuição?

2. Anexar comprovantes de que os fundos foram enviados diretamente ao projeto, caso tenha escolhido a Opção 1?

CONTRIBUIÇÕES

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Para projetos grandes, ou para aqueles que serão implementados no decorrer de um longo período de tempo, o pagamento será feito em parcelas. Essas parcelas serão calculadas de acordo com um plano de gastos submetido pelos parceiros do projeto. Um plano de gastos detalha quanto será despendido em cada fase do projeto. O tempo de cada fase depende do projeto, mas via de regra dura de seis a oito meses. Veja abaixo um modelo de plano de gastos.

Rotarianos solicitando US$25.001 ou mais devem anexar um plano de gastos ao pedido de subsídio. Para outros projetos grandes, na época da aprovação, o pagamento dos fundos do subsídio deve ser vinculado ao recebimento de um plano de gastos. Esta exigência está especificada na notificação de aprovação do Subsídio Equivalente e no formulário de Acordo.

Assim que uma parcela tenha sido totalmente utilizada (independente de transcorridos 12 meses), e os parceiros estiverem prontos para receber a próxima parcela, eles têm a obrigação de entregar um relatório intermediário. Assim que o relatório for analisado e aceito, a Fundação libera a próxima parcela com base no plano de gastos. Para certos projetos é necessário haver um fluxo contínuo de dinheiro. Em tais circunstâncias os parceiros devem apresentar o relatório intermediário depois da utilização de 75% da parcela anterior.

PLANO DE GASTOS PARA PAGAMENTO EM PARCELAS

Item orçado 1ª fase 2ª fase 3ª faseOrçamento total do projeto

TOTAL

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IMPLEMENTAÇÃO DO PROJETO

Fotografe o projeto

A Fundação Rotária solicita que o projeto seja documentado com fotografias, as quais podem ser publicadas na revista The Rotarian, jornal Rotary World, departamento de Relações Públicas do RI e pela Fundação Rotária para fins promocionais e de divulgação. A Fundação quer divulgar seus êxitos a rotarianos do mundo inteiro, e as melhores fotos são aquelas que mostram rotarianos em ação. Aceitam-se slides, fotos em papel ou fotos digitais (de alta resolução, com um mínimo de 3 megapixels).

Entrega regular de relatórios à Fundação

Relatórios intermediários sobre o andamento da iniciativa devem ser entregues pelo menos a cada 12 meses pela duração do projeto. O relatório final deve ser entregue dentro de dois meses após o término da iniciativa. Consulte o próximo capítulo para mais informações sobre relatórios.

Depois que o Subsídio for aprovado pelos curadores, o projeto pode ser implementado. Durante a implementação é importante lembrar que:

As duas comissões do projeto devem manter contato constante

A maioria dos problemas que acontece na implementação de um projeto pode ser facilmente solucionada entre os parceiros, especialmente se estes mantêm contato regular por telefone, fax ou e-mail.

No local do projeto deve haver indicação de que se trata de iniciativa rotária

A Fundação determina que tanto o seu logotipo quanto o do RI sejam exibidos nos equipamentos ou placas de identificação associados ao projeto, já que isso aumenta a conscientização comunitária acerca do Rotary.

Manter registro de todos os dispêndios

É vital seguir procedimentos contábeis vigentes na administração dos fundos do subsídio. Subsídios são financiados por doações voluntárias feitas por rotarianos de seu clube e distrito, assim como do mundo inteiro, as quais devem ser tratadas com a máxima diligência. Subsídios são outorgados na confiança de que serão usados para empreender eficazmente projetos internacionais de prestação de serviços. Todo relatório final deve ser acompanhado de auditoria financeira completa sobre o projeto. Todos os recibos e faturas devem ser guardados por no mínimo cinco anos. É importante estabelecer um sistema de inventário para controle de equipamentos/itens adquiridos com fundos do Subsídio Equivalente.

CapíTulO 4

prEENChImENTO DE rElaTórIOs

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Relatórios intermediários devem ser entregues pelo menos a cada 12 meses, a contar do pagamento do subsídio e pelo menos a cada 12 meses depois disso pela duração do projeto. O relatório final deve ser entregue à Fundação dentro de dois meses após a conclusão do projeto.

Ambos os parceiros são responsáveis pela entrega de relatórios. Se possível, os relatórios devem ser preparados em consulta com o parceiro, mas se isso não for viável, esses devem guardar cópias dos relatórios em seus arquivos.

Em alguns países, os governos locais impõem exigências adicionais para a confecção e entrega de relatórios, as quais os rotarianos devem respeitar. Se tiver qualquer dúvida quanto a essas exigências, contate o escritório internacional do RI pertinente ou o coordenador do subsídio.

As próximas páginas dão os detalhes passo a passo de como preparar um relatório de Subsídio Equivalente.

• País do projeto• Indicação se o relatório é intermediário ou

final• Período ao qual o relatório se refere• Clube e distrito parceiro local e internacional

É importante incluir as datas cobertas pelo relatório e indicar se é intermediário ou final, já que a Fundação se baseia neste dado para saber quando os próximos relatórios devem ser entregues.


Como especificar o período do relatório?O período inicial começa tão logo os fundos sejam recebidos e a implementação do projeto tenha início. O período final termina no máximo 12 meses depois disso. Relatórios subseqüentes devem ser encaminhados a contar da entrega do primeiro relatório.


1. Indicar se o relatório é intermediário ou final?2. Informar o período ao qual se refere?

A entrega de relatórios é parte integral do processo de Subsídios Equivalentes. A entrega pronta e regular de relatórios é útil para:• Celebrar o sucesso do projeto• Manter a Fundação a par dos progressos feitos• Demonstrar que os fundos estão sendo usados

apropriada e eficazmente• Reforçar a transparência quanto ao uso dos

fundos• Atender a exigências legais do governo local e

do país do parceiro internacional, bem como da Fundação

• Oferecer a oportunidade de refletir sobre as lições aprendidas, ao rever os aspectos positivos e negativos até então

• Manter a boa reputação do clube/distrito na Fundação

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Subsídios Equivalentes The Rotary FoundationRelatório a ser enviado à Fundação Rotária One Rotary Center 1560 Sherman Ave. Evanston, IL 60201-3698, EUA Fax: 847-866-9759 E-mail: [email protected]

Os principais Rotary Clubs/distritos parceiros devem enviar relatórios intermediários a cada doze meses durante a implementação do projeto. O relatório final deve ser enviado até dois meses após o término do projeto.

Dados do projetoSubsídio Equivalente N° País do projeto

Relatório intermediário Período do relatório: de aRelatório final

Rotary Club patrocinador local: Distrito: Rotary Club patrocinador internacional: Distrito:

Descrição do projeto

1. Forneça uma breve descrição do projeto.

a. Quais eram os objetivos originais?

b. O que de fato foi alcançado? Considerando que fotografias ajudam a contar o fato, queira remeter fotos de ação denotando participação dos beneficiários e envolvimento de rotarianos no projeto. Não deixe de indicar o nome do fotógrafo.

c. Quando e onde o projeto teve lugar e quem foram os beneficiados?

2. Se houve mudanças no projeto, como e por que ocorreram?

DADOS DO PROJETO

Esclarecimentos

A primeira seção do formulário para o relatório de Subsídio Equivalente pede que forneça as seguintes informações:• Número do Subsídio Equivalente

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p r E E N C h I m E N TO D E r E l aTó r I O s

DESCRIÇÃO DO PROJETO

1

Subsídios Equivalentes The Rotary FoundationRelatório a ser enviado à Fundação Rotária One Rotary Center 1560 Sherman Ave. Evanston, IL 60201-3698, EUA Fax: 847-866-9759 E-mail: [email protected]


Dados do projetoSubsídio Equivalente N° País do projeto

Relatório intermediário Período do relatório: de aRelatório final

Rotary Club patrocinador local: Distrito: Rotary Club patrocinador internacional: Distrito:



a. Quais eram os objetivos originais?

b. O que de fato foi alcançado? Considerando que fotografias ajudam a contar o fato, queira remeter fotos de ação denotando participação dos beneficiários e envolvimento de rotarianos no projeto. Não deixe de indicar o nome do fotógrafo.



Esclarecimentos

Na seção para a descrição do projeto terá que informar:• Objetivos originais da iniciativa• O que de fato foi alcançado• Quando e onde o projeto foi realizado• Quem são os beneficiários• Explicação sobre qualquer alteração no

projeto e seu motivo

Para preencher esta seção convém consultar o pedido de subsídio. Qual era o objetivo original? Lembre-se de ser bastante específico e de fornecer o máximo de detalhes quando descrever os progressos reais do projeto.

Durante a implementação da iniciativa, se achar necessário alterar o âmbito do projeto, deverá explicar o motivo da mudança e do que ela consiste. Não se esqueça que para ocorrer, qualquer mudança deve primeiro receber aprovação prévia da Fundação.


Por que preciso relacionar os objetivos originais?A comparação dos objetivos originais com o verdadeiro progresso alcançado pelo projeto é um excelente meio de medir o sucesso da iniciativa. Além disso, oferece a oportunidade de analisar as lições aprendidas até o momento.


1. Explicar os objetivos originais do projeto, conforme relacionados no pedido de subsídio?

2. Explicar em detalhes os progressos reais do projeto?

3. Explicar qualquer mudança no projeto?

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Esclarecimentos

Nesta seção deverá explicar como se deu a participação de rotarianos, inclusive no tocante à supervisão e administração. Como já foi dito a participação deve ser ativa, com visitas ao local do projeto, trabalho direto com os beneficiários para a implementação do projeto e divulgação da iniciativa pela mídia. A doação de fundos ao projeto não significa participação ativa.

Responda detalhadamente às perguntas da seção, informando o número de rotarianos no país do projeto e fora dele que participaram da iniciativa.


Qual é a diferença entre supervisão e gerenciamento de um subsídio e participação dos rotarianos?A supervisão e gerenciamento dos rotarianos implica o controle que esses exercem na implementação do projeto, para garantir que as exigências dos curadores sejam atendidas ao mesmo tempo em que se preserva o mais alto grau de responsabilidade no trato dos fundos do subsídio. A participação dos rotarianos diz respeito ao envolvimento destes com a implementação direta do projeto.O parceiro internacional mora a 12.000 quilômetros de distância. Ainda assim preciso que participe ativamente da iniciativa?Sim. Um dos propósitos dos Subsídios Equivalentes é fomentar contatos no mundo rotário, emparceirando rotarianos de clubes/distritos na implementação de iniciativas. A participação do parceiro internacional pode se dar de diversas maneiras, mesmo que more bem longe do local do projeto. Ele pode ajudar no planejamento, ser freqüentemente informado por seu parceiro quanto ao andamento do projeto, publicar a iniciativa em seu país, e muito mais.


1. Explicar como os rotarianos supervisionaram e gerenciaram os fundos do subsídio?

2. Explicar como os rotarianos de ambos os países participaram ativamente da iniciativa?

3. Informar o número de rotarianos no país do projeto e fora dele que participaram da iniciativa?

PARTICIPAÇÃO DE ROTARIANOS

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3. Como rotarianos administraram e supervisionaram o projeto?

4. Quantos rotarianos do clube patrocinador local participaram do projeto?

5. De que forma rotarianos do clube patrocinador local participaram do projeto? Cite todas as formas de envolvimento não-financeiro.

6. Quantos rotarianos do clube patrocinador internacional participaram do projeto?

7. De que forma rotarianos do clube patrocinador internacional participaram do projeto? Cite todas as formas de envolvimento não-financeiro.

Impacto na comunidade

8. Quantas pessoas foram beneficiadas ?

9. Qual foi o impacto gerado pelo projeto na vida dos beneficiados?

10. Que impactos à comunidade espera-se obter em longo prazo?

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Esclarecimentos

Nesta seção deverá fornecer informações quantitativas e qualitativas sobre o impacto que o projeto causou na comunidade beneficiada, indicando o número de pessoas beneficiadas pela iniciativa tanto direta quanto indiretamente.

Explique o impacto imediato do projeto nos beneficiados, como também seu impacto de longo prazo na comunidade.


Como saber qual será o impacto de longo prazo do projeto?Aja com bom senso para responder essa pergunta. Com base no impacto imediato que o projeto causou na comunidade, certamente conseguirá chegar a uma opinião acertada do que será seu impacto a longo prazo.


1. Indicar o número de pessoas beneficiadas pela iniciativa?

2. Explicar o impacto do projeto nos beneficiados?

3. Descrever o possível impacto a longo prazo do projeto na comunidade?

IMPACTO NA COMUNIDADE

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4. Quantos rotarianos do clube patrocinador local participaram do projeto?

5. De que forma rotarianos do clube patrocinador local participaram do projeto? Cite todas as formas de envolvimento não-financeiro.

6. Quantos rotarianos do clube patrocinador internacional participaram do projeto?

7. De que forma rotarianos do clube patrocinador internacional participaram do projeto? Cite todas as formas de envolvimento não-financeiro.

Impacto na comunidade

8. Quantas pessoas foram beneficiadas ?

9. Qual foi o impacto gerado pelo projeto na vida dos beneficiados?


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Ao assinar este documento, confirmo que o Subsídio Equivalente outorgado foi utilizado conforme as diretrizes estabelecidas pelos curadores e que todas as informações aqui contidas são a expressão da mais pura verdade. Além disso, para fins de auditoria, guardarei os recibos originais das despesas relacionadas a este projeto pelo prazo de cinco anos ou mais, se assim o for exigido pelas leis locais.

Atesto estar ciente que todas as fotografias submetidas junto com este relatório não serão devolvidas e passarão a ser propriedade do RI. Garanto reter todos os direitos sobre as fotografias, incluindo direitos autorais, e sendo assim, por meio desta, confiro ao RI e à Fundação Rotária a licença irrevogável de uso mundial atual ou futuro das fotos, sem necessidade de pagamento de royalties, da forma que melhor convier às entidades e por meio de qualquer veículo ainda não conhecido ou que venha a ser desenvolvido. Também dou o direito às supracitadas entidades de modificar a(s) fotografia(s) conforme necessário para uso ilimitado em websites, revistas, panfletos, manuais, exposições ou em qualquer outro material promocional do RI e da Fundação Rotária.

Nome: Assinatura: Data:Cargo: Clube: Distrito:

Esclarecimentos

Nessa parte financeira deverá relacionar a origem de toda receita captada pelo projeto e das despesas incorridas durante sua implementação, não deixando de informar a moeda e a taxa de câmbio usada. Se foi fixada uma taxa de câmbio do RI para o projeto, utilize-a para confeccionar seu relatório financeiro. Todos os itens comprados no decorrer do projeto devem ser claramente relacionados nesta página, além do nome dos fornecedores, moeda e valores.

Lembre-se de que um extrato bancário comprobatório das transações deve ser anexado ao relatório.

Atente para não se esquecer assinatura de ratifi-cação. Se o subsídio for para projeto organizado por clube, o relatório deverá ser ratificado pelo atual presidente deste. Se for organizado por distrito, tal ratificação deverá ser dada pelo presi-dente da subcomissão distrital de subsídios. Não importa se é o parceiro local ou internacional que irá suprir a assinatura de ratificação.

Se o subsídio envolveu empréstimos rotativos ou microcrédito, os parceiros devem preencher e entregar o Suplemento ao Fundo de Empréstimos Rotativos. Consulte a página 43 para mais informações.


Tenho que entregar recibos junto com o relatório?Não, porém deverá guardar os recibos originais junto com as cópias dos relatórios por pelo menos cinco anos da data em que a Fundação der o subsídio por encerrado. Verifique se as leis locais exigem o arquivamento dos recibos originais por prazo superior a cinco anos. Os recibos devem ser guardados e referenciados com o extrato bancário mostrando os respectivos débitos e créditos. A Fundação reserva-se o direito de solicitar recibos ou realizar auditoria a qualquer momento, razão pela qual é essencial que guarde todos os recibos originais.

Terminamos de implementar o projeto mas os fundos do subsídio ainda não se esgotaram. O que fazer com esse dinheiro?Se o saldo restante a maior do subsídio for menos de US$200, poderá utilizá-lo em itens elegíveis para realizar melhorias no projeto. Se o saldo for superior a US$200, deverá ser devolvido à Fundação. Contate o coordenador de Subsídios Humanitários que lhe informará para onde deverá enviar o saldo não utilizado.

Tenho que entregar uma auditoria financeira independente junto com o relatório?Para subsídio de valor igual ou superior a US$25.001, uma auditoria financeira independente deve acompanhar cada relatório intermediário e o final (consulte a página 42 para mais informações).


1. Informar quais serão a moeda e a taxa de câmbio usadas?

2. Fornecer lista detalhada de toda renda recebida pelo projeto e de todas as despesas incorridas?

3. Anexar extratos bancários para corroborar o relatório financeiro?

RELATÓRIO FINANCEIRO

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Relatório financeiro

Moeda utilizada: Taxa de câmbio: =1 USD

11. Receitas Origem Moeda Quantia 1. Contribuições dos patrocinadores e da Fundação Rotária 2. Outro recurso (identifique): 3. Outro recurso (identifique): 4. Rendimentos com aplicações (se houver) Total

12. Despesas (inclua linhas adicionais conforme necessário) Itens adquiridos Fornecedor Moeda Quantia 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Total:

13. Extrato bancário — É obrigatório anexar a este relatório extrato bancário que comprove as receitas e despesas supracitadas.

Importante – leia com atenção:Por ocasião do relatório final, saldo inferior a US$200 pode ser utilizado com dispêndios autorizados que possam aprimorar o projeto. Saldo superior a US$200 deve ser restituído à Fundação Rotária. [Obs: Na Índia, segundo as leis do país, qualquer quantia não utilizada deve ser devolvida ao escritório do Rotary International no sul da Ásia.] A auditoria financeira independente deve acompanhar cada relatório intermediário e final de subsídios de valor superior a US$25.000. Guarde todos os recibos originais por cinco anos ou mais, se assim o for exigido pelas leis locais. Não envie recibos à Fundação Rotária a menos que solicitado pelos funcionários desta. Se o projeto envolver empréstimos rotativos, acesse o site do Rotary (www.rotary.org) para baixar o formulário suplementar para empréstimo rotativo.

14. Assinatura de ratificação – A assinatura de ratificação pode ser tanto do patrocinador local ou do internacional. Se o subsídio for patrocinado por clube, o relatório deverá ser ratificado pelo devido presidente. Se for patrocinado por distrito, tal ratificação deve ser dada pelo presidente da subcomissão distrital de subsídios.

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INFORMAÇÕES ADICIONAIS


Devo anexar fotografias ao relatório?Sim. Queira remeter junto com relatórios intermediários e final fotografias denotando ação relativas à implementação do projeto e aos beneficiários.

Como divulgar meu projeto?O Guia Promocional para Projetos Humanitários, que é um anexo da notificação de aprovação do subsídio, contém excelentes dicas para divulgação. Esse guia também está disponível para download no site do RI (www.rotary.org). Se os fatos de seu projeto forem bastante interessantes queira contar à Fundação, a qual está sempre em busca de boas notícias sobre projetos que se beneficiaram de subsídios.


1. Fornecer informações sobre a sustentabilidade do projeto e seu impacto no Rotary?

2. Dar sugestões para o aprimoramento do programa de Subsídios Equivalentes?

3. Checar a lista de verificação do relatório para garantir que está completo?

5

Visando aprimorar o programa de subsídios, solicitamos sua opinião quanto às questões a seguir:

A. Impacto no Rotary — assinale todas as alternativas aplicáveisOs vínculos internacionais de nosso clube/distrito se fortaleceram em decorrência deste projeto. O quadro social do clube foi ampliado. A visibilidade do Rotary aumentou em nossa comunidade. A conscientização de nosso clube quanto às necessidades comunitárias foi ampliada. As atividades de voluntários em nosso clube ou distrito foram expandidas. Houve aumento na participação de nosso clube/distrito nos subsídios da Fundação e programas do Rotary. Houve aumento da conscientização sobre as necessidades comunitárias locais entre rotarianos de outros países. A participação nesse projeto não ocasionou mudança significativa em nosso clube/distrito.

B. Sustentabilidade do projeto — assinale todas as alternativas aplicáveisO projeto terá continuidade sem subsídio da Fundação. O equipamento adquirido com os fundos está recebendo manutenção com materiais e técnicos locais.Se um dos componentes do projeto foi treinamento: o novo aprendizado está sendo colocado em prática pelos aprendizes.O projeto ofereceu aos membros da comunidade meios (treinamento, educação ou instituições) para desenvolvimento da auto-ajuda. A comunidade iniciou projetos adicionais relacionados aos mesmos problemas ou outros similares. Não foi possível dar continuidade ao projeto.

C. SugestõesEm sua opinião, como o Programa de Subsídios Equivalentes pode ser aperfeiçoado?

Caso o projeto demonstre claramente o envolvimento de rotarianos e mereça divulgação, preencha o formulário RI Newstip Form ("A Fundação Rotária Está Interessada nas Suas Experiências") disponível no site do RI www.rotary.org.

Lista de verificação

Os itens a seguir constam do relatório? Período do relatório Como e o que foi alcançado com o projeto Participação, administração e supervisão do projeto por rotarianosImpacto no RotaryDeclaração pormenorizada de despesas e receitas Extrato bancárioAssinatura de ratificação Auditoria financeira independente para subsídios de US$25.001 ou mais

Assegurou-se de:Fazer cópias do relatório para ambos os patrocinadores local e internacional? Restituir a Fundação Rotária saldo superior a US$200? (Com exceção da Índia, onde qualquer quantia não utilizada deve ser devolvida.) Montar um arquivo para guardar o relatório e as cópias dos recibos por cinco ou mais anos, dependendo das leis locais?

Esclarecimentos

Apesar de o preenchimento desta seção do relatório de Subsídio Equivalente ser opcional, agradeceremos muito se puder completá-la.

Caso o projeto demonstre claramente o envolvimento de rotarianos e mereça divulgação, solicitamos que preencha o formulário RI Newstip Form (“A Fundação Rotária Está Interessada nas Suas Experiências”) disponível no site do RI (www.rotary.org).

Também incentivamos que cheque a lista de verificação do relatório, excelente meio de garantir que nada deixou de ser feito.

apêndices

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APÊNDICE A Normas da Fundação Rotária

Crescimento populacional e desenvolvimento

A Fundação Rotária apóia os programas do Rotary International, inclusive no que se refere às metas e objetivos descritos na Declaração sobre Crescimento Populacional e Desenvolvimento (aprovada em agosto de 1999).

A Fundação Rotária dará prioridade a propostas de projetos humanitários que enfatizem esclarecimento sobre questões populacionais, acesso à saúde, nutrição, melhorias na educação e outros assuntos que promovam planejamento familiar e espaçamento considerável entre as gestações.

Todo pedido de subsídio é processado respeitando-se um critério de igualdade, independente de sua origem. Dependendo do caso, voluntários do Rotary poderão servir como consultores ou monitores de projetos para assegurar que os princípios da Fundação Rotária sejam seguidos durante os trabalhos nessa área.

Despesas Elegíveis

Despesas médicas

Educação e capacitação profissional

• Medicamentos/vitaminas para gestantes

• Medicamentos utilizados em partos

• Exames neonatais• Equipamentos

obstétricos• Exames pré-natais • Equipamentos de

ultra-som (para diagnóstico e tratamento de pacientes)

• Conscientização sobre saúde pública

• Orientação sobre planejamento familiar

• Informações sobre doenças sexualmente transmissíveis

• Orientação sobre saúde comunitária

• Instrução sobre alimentação saudável e nutrição

Diretrizes quanto ao uso do nome e emblema rotários

As seguintes diretrizes quanto ao uso do nome Rotary e do emblema da entidade fazem parte das normas do RI, devendo ser obedecidas quando se escolher o nome do projeto e na elaboração de qualquer material impresso.

A. Nome Rotary1. O conselho diretor do RI determinou que

o uso do nome “Rotary” isoladamente (ou seja, sem especificar Rotary Club ou distrito, por exemplo) refere-se única e exclusivamente à associação internacional, o Rotary International.

2. Quando o nome “Rotary” for usado para dar nome a novos projetos e programas que não estejam sob o exclusivo controle do RI, deve-se incluir o(s) nome(s) do(s) Rotary Club(s) ou distrito(s) participante(s), sendo que a palavra “Internacional” (ou “internacional”) não poderá constar do título de forma alguma.

3. As palavras “Rotary” e “Foundation” (“Fundação” e “Rotária”) não devem aparecer juntas, e sim separadas por informações adicionais de identificação, como o nome do(s) Rotary Club(s) ou distrito(s).

4. Projetos já em andamento que não estejam sob controle exclusivo do RI, nem em conformidade com as diretrizes aqui estipuladas, devem receber o devido complemento ao nome, ou seja, o(s) nome(s) do(s) Rotary Club(s) ou distrito(s) participante(s) deve(m) ser incluído(s) ao usar-se o nome “Rotary”.

5. Qualquer nome de projeto que não esteja em conformidade com as diretrizes do RI deverá ser submetido à aprovação do conselho diretor.

B. Emblema do Rotary1. O emblema do Rotary, assim como a

palavra “Rotary”, representa a associação internacional RI.

2. Sempre que o emblema rotário for usado em projeto, programa ou atividade que não esteja sob o controle exclusivo do RI,

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o(s) nome(s) do(s) clube(s) ou distrito(s) participante(s) deve(m) aparecer ao lado do emblema e possuir aproximadamente o mesmo tamanho que este.

3. Qualquer reprodução do emblema rotário deve obedecer a especificações do RI. (Consulte o capítulo 17 da edição de 2007 do Manual de Procedimento. A folha de logotipos de arte-final pode ser solicitada à equipe de suporte a clubes e distritos.) Não é permitida nenhuma alteração, modificação ou obstrução no emblema rotário. Este só pode ser reproduzido integralmente e de maneira fidedigna.

O regimento interno do RI deixa claro que não se pode usar o emblema rotário junto com o emblema ou logotipo de outra organização. O RI não reconhece como legítima a utilização do nome, emblema, distintivo, ou outra insígnia rotária em conjunto com qualquer outro nome ou marca. (Regimento Interno do RI, artigo XVIII, seção 18.020.)

Outras normas da Fundação Rotária

Devolução de pedidos por pendência de relatório intermediário ou finalA Fundação Rotária só processa pedidos de parceiros que estejam em dia com a entrega de relatórios de projetos de subsídios que ainda se encontram em aberto. Isto significa que se o parceiro internacional ou o do país do projeto estiver em falta com a entrega de relatório de subsídio anterior, qualquer novo pedido proveniente de um deles não será processado. Esses parceiros podem submeter mais uma vez o novo pedido assim que todos os requisitos relativos a relatórios tenham sido cumpridos.

Os curadores alertam que ao aceitar um subsídio os parceiros têm um compromisso com as normas da Fundação Rotária, o que engloba uso responsável dos fundos, e a elaboração e envio de todos os relatórios. Relatórios intermediários devem ser entregues no mínimo a cada 12 meses a contar da data do pagamento do subsídio, e o relatório final dentro de dois meses após o término do projeto. Os relatórios devem demonstrar claramente que os responsáveis pelo projeto tiveram papel preponderante no planejamento e implementação deste. O formulário de relatório sobre Subsídio Equivalente está disponível para download no site do RI (www.rotary.org).

Alimentos desidratadosResponsáveis por iniciativas que envolvam alimentos desidratados devem confirmar, antes que o pagamento seja liberado, que há água potável para implementação da iniciativa.

ÁguaEm algumas áreas do mundo a água contém arsênico. Por essa razão, subsídios que envolvam projetos hídricos devem fornecer confirmação de que a água não está contaminada com o elemento antes que o pagamento seja efetuado.

Exigências de pagamento• Em algumas circunstâncias, o armazém

que abrigará os itens a ser adquiridos com o subsídio não está pronto para uso. O pagamento não será feito até que se confirme que o armazém está pronto para receber os itens.

• Projetos que também contem com financiamento da CRCID (Comissão Rotary no Canadá para o Desenvolvimento Internacional) só terão o pagamento da Fundação Rotária se esta receber confirmação da CRCID dizendo que aprovou o pedido de subsídio feito pelos rotarianos.

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Para Subsídios Equivalentes com Base em Mérito, iguais ou superiores a US$25.001, exige-se a identificação das necessidades da comunidade. As informações colhidas durante essa avaliação devem ser descritas no formulário de Identificação de Necessidades Comunitárias, que deve ser entregue junto com o pedido. Este formulário pode ser baixado do site do Rotary. As respostas às perguntas abaixo ajudam a identificar as necessidades da comunidade.


O que é identificação das necessidades comunitárias?É uma forma de obter informações sobre as opiniões, necessidades, desafios e recursos de uma comunidade, servindo para determinar que tipo de projeto melhor responde a esses quesitos para ajudar a comunidade como um todo.

Como deve ser conduzido o estudo para identificação das necessidades da comunidade?Para a condução desse estudo, o clube deve primeiro formar uma comissão composta de rotarianos experientes que conheçam bem a comunidade, que tenham tempo e recursos para identificar suas necessidades. Para o sucesso do estudo, a comissão deverá trabalhar com os líderes e membros da comunidade. Veja a seguir algumas táticas para identificação de necessidades comunitárias:• Entrevistas — Converse com pessoas

que saibam quais são as necessidades comunitárias, entre elas líderes locais, profissionais ou associados a organizações e grêmios.

• Fórum de discussão — Congregue vários membros comunitários em reuniões abertas que facilitem a troca de idéias.

• Grupo menor de discussão — Boas idéias brotam quando se juntam pequenos grupos de pessoas provenientes do mesmo segmento comunitário.

• Levantamento — Distribua questionário a ser preenchido por toda a comunidade.

• Análise auxiliar — Analise e compare dados já coletados.

• Mapeamento — Colete informações sobre os recursos já existentes na comunidade.

Tempo, custo, público alvo e pessoal para empreender a tarefa são alguns fatores que influenciam a avaliação. Com base nisso, o estudo das necessidades comunitárias deve utilizar recursos diferentes.

Quais são os passos básicos para a condução do estudo para a identificação das necessidades comunitárias?Os passos básicos são:• Formar uma comissão para avaliar

necessidades comunitárias• Determinar qual comunidade deve ser

avaliada• Selecionar os recursos para empreender o

estudo• Desenvolver um plano de ação respondendo:

Quem? O quê? Quando? Onde? Como?• Implementar o estudo utilizando os recursos

selecionados• Analisar os resultados• Elaborar relatório dos resultados• Utilizar o relatório para determinar o curso de

ação do clube

Que tipo de informação deve ser colhido?Dependerá da comunidade em questão e de suas necessidades específicas. Entretanto, as seguintes informações devem ser coletadas em qualquer levantamento de necessidades comunitárias:• Descrição da comunidade, inclusive

estatísticas sobre ela• Necessidades identificadas por membros e

líderes comunitários• Medidas em vigor para tentar sanar as

necessidades da comunidade• Recursos locais disponíveis para atender às

necessidades• Oportunidades para projetos• Desafios aos projetos• Participação da comunidade no projeto• Sustentabilidade a longo prazo do projeto pela

comunidade

APÊNDICE B Identificação das necessidades da comunidade

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O que deve ser feito com a informação coletada?As informações coletadas devem ser analisadas e compiladas em um relatório para a apreciação do conselho diretor do clube, parceiros no projeto e membros da comunidade que colaboraram com o levantamento. Visando ajudar os rotarianos no levantamento de dados, a Fundação Rotária desenvolveu um formulário de Identificação de Necessidades Comunitárias. Este formulário, que pode ser baixado do site do Rotary, deve ser preenchido e anexado a pedidos de subsídio igual ou superior a US$25.001.

Como uma avaliação das necessidades da comunidade ajuda os clubes na escolha de um projeto?Conhecendo as necessidades identificadas numa avaliação, os clubes podem selecionar áreas nas quais gostariam de ser mais atuantes. A escolha de um projeto deve ser tomada com base nas necessidades da comunidade como também nos recursos disponíveis ao clube e seus parceiros.

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Todos os agraciados com subsídios são encorajados a realizar uma auditoria financeira independente. Exige-se apresentação de auditoria para subsídios de valor igual ou superior a US$25.001, ou se assim for especificamente solicitado.

A auditoria financeira deve ser realizada por escritório de contabilidade ou contador público, sem vínculos com o projeto. A escolha do contador ou escritório de contabilidade caberá ao governador do distrito ao qual os fundos foram enviados. A Fundação Rotária reserva-se o direito de efetuar uma auditoria independente sempre que julgar necessário.

Os procedimentos acordados para a auditoria financeira independente incluem:• Exame e comprovação do saldo inicial e final

de todos os fundos empregados no projeto.• Confirmação da utilização de tais fundos

de acordo com o que foi autorizado, ou determinação das razões que impediram sua correta destinação.

• Estudo do sistema aplicado para recebimento e utilização dos fundos, verificando se esses foram empregados e contabilizados conforme práticas comerciais vigentes e de acordo com os termos e condições do subsídio, inclusive atualização do livro-razão registrando entradas e saídas monetárias por data, valor e propósito.

• Apresentação de inventário dos bens.• Verificação da existência de um sistema de

controle de gastos, registro das transações e garantia de que os fundos foram usados ao fim que se destinavam; comprovação da existência de dois signatários para cada conta corrente; arquivo de todos os recibos de valor superior a US$25; descrição do procedimento padrão para compras (recomendam-se licitações sempre que apropriado); constatação de que todas as atividades do projeto, inclusive a conversão da moeda, obedecem às leis locais.

• Informações sobre a conciliação periódica das contas e comprovação dos saldos iniciais e finais dos fundos empregados no projeto, acompanhada de extratos bancários.

A auditoria financeira deverá ser recebida na Fundação Rotária dentro de até 15 meses após a liberação do primeiro pagamento, e subseqüentemente a cada 12 meses até que os parceiros sejam oficialmente notificados pela Fundação Rotária sobre o esgotamento do prazo do subsídio.

Cabe ao clube ou distrito que receber os fundos guardar toda a documentação financeira pela duração do projeto e por três anos adicionais após a conclusão deste, inclusive o arquivo financeiro e contábil com cópias dos recibos, cheques devolvidos e cancelados, faturas, etc.

A responsabilidade pela auditoria financeira anual recai sobre o principal parceiro, sendo que o custo desta há de ser dividido entre os clubes/distritos e outras partes envolvidas. Para subsídios a partir de US$25.001, se os parceiros não puderem absorver esses custos, poderão solicitar até US$500 por ano, pela duração do projeto, para pagar por tal serviço.

APÊNDICE C Auditoria financeira independente

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experientes, nomeados pelo presidente do conselho de curadores. Sua atribuição é avaliar os pedidos dessa natureza quanto à solidez da proposta e viabilidade do projeto a longo prazo.


Podemos contar com uma organização colaboradora para ajudar a implementar o projeto de empréstimo rotativo?Organizações colaboradoras podem auxiliar Rotary Clubs e distritos quanto aos financiamentos para projetos de microcrédito e empréstimos rotativos. Porém, a supervisão e o controle das atividades cabem ao clube ou distrito. Projetos de empréstimo rotativo envolvendo organização externa somente serão avaliados após a comprovação de que tal entidade atende a todos os requisitos da Fundação Rotária, inclusive quanto à participação de rotarianos nas atividades.

Existe algum requisito adicional em termos de relatório de projeto de empréstimo rotativo ou microcrédito?Sim. Além de entregar relatórios de Subsídio Equivalente, os rotarianos devem entregar o Relatório Suplementar de Empréstimos Rotativos, disponível no site do Rotary.

É possível pagar despesas administrativas com os fundos do subsídio?De acordo com as normas e diretrizes gerais de regulamentação dos Subsídios Humanitários, o financiamento da Fundação Rotária pode ser utilizado por Rotary Clubs e distritos como capital inicial para apoiar projetos de microcrédito até que se tornem auto-sustentáveis. Ganhos de investimentos gerados por fundos de empréstimos rotativos da Fundação Rotária podem ser utilizados para cobrir despesas administrativas relativas ao projeto.

Os fundos podem ser usados como garantia para empréstimos bancários?Em obediência à decisão dos curadores, a Fundação não endossa o financiamento de garantias.

Empréstimo rotativo, também chamado microcrédito ou cooperativa comunitária, é iniciativa que reúne pessoas de baixa renda, geralmente mulheres, com o intuito de pedir empréstimos em dinheiro, animais ou equipamentos para ajudar a desenvolver pequenos empreendimentos próprios. O termo “empréstimo rotativo” é utilizado porque os fundos continuam a girar, ou seja, os fundos são emprestados, quitados e concedidos novamente, indefinidamente, se possível. Projetos que envolvam o estabelecimento de fundo para empréstimos rotativos devem prover treinamento profissionalizante e em noções básicas de negócios.

O subsídio pode gerar capital para empréstimos rotativos de até US$10.000 por cooperativa de crédito. Um subsídio pode financiar várias cooperativas. A cooperativa de crédito é um grupo de dez a trinta mutuários, geralmente mulheres, reunidos, orientados e treinados em noções básicas de poupança, crédito e empreendimentos, que atuam entre si como co-avalistas dos respectivos empréstimos para garantir o pagamento da quantia tomada. Na eventualidade de os rotarianos resolverem encerrar o projeto de fundo para empréstimos rotativos, o valor integral do subsídio deve ser devolvido à Fundação Rotária.

Pedidos de Subsídio Equivalente para empréstimos rotativos ou microcrédito serão avaliados com base em mérito em reuniões semestrais dos curadores. Além do pedido formal, devem ser apresentados o Suplemento ao Fundo de Empréstimos Rotativos e o Plano de Cooperativa de Crédito de Empréstimos Rotativos (um para cada cooperativa de crédito). Estes documentos podem ser baixados do site do Rotary. Pedidos completos de Subsídio Equivalente com Base em Mérito devem ser entregues até 1° de janeiro e 1° de agosto para avaliação nas reuniões dos curadores de abril e de outubro, respectivamente.

Antes da avaliação dos curadores, pedidos de empréstimos rotativos são analisados pela Equipe de Consultores Técnicos para Projetos Humanitários, a qual é formada por rotarianos

APÊNDICE D Empréstimo rotativo/microcrédito

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APÊNDICE E Modelo de pedido completo de Subsídio Equivalente

1Pedido de Subsídio Equivalente Fundação Rotária

DESCRIÇÃO DO PROJETO Subsídios Equivalentes ajudam clubes e distritos a implementar projetos humanitários internacionais. Utilize esta seção para descrever detalhadamente as necessidades humanitárias que o projeto visa sanar, objetivos que pretende alcançar, forma como será implementado e o envolvimento direto de rotarianos com a iniciativa. É necessário haver participação ativa de ambos os parceiros, local e internacional.

Indique o local de implementação do projeto, inclusive cidade, estado ou província e país. Inclua todos os lugares, se aplicável.

Local do projeto

Cidade

Estado/Província

País

Descreva o projeto e o problema ou necessidade que este visa sanar, quem serão os bene�ciados e como a comunidade será favorecida. Forneça uma estimativa do tempo necessário à conclusão do projeto.

Descreva como a comunidade bene�ciada dará continuidade ao projeto após o esgotamento do subsídio outorgado.

Descreva atividades especí�cas nas quais ambos os parceiros, local e internacional, tomaram parte, inclusive aquelas nas quais os sócios dos clubes parceiros estiveram envolvidos. Observe que apoio �nanceiro não é considerado uma forma de participação ativa. (Vide exem-plos nas Instruções para Pedido de Subsídio Equivalente.)

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2PARCEIRO LOCAL

O parceiro local ou an�trião é o clube ou distrito localizado no país onde o projeto tem lugar. Uma comissão com pelo menos três rotaria-nos deve ser estabelecida para supervisionar o projeto. Os três membros da comissão devem ser sócios do clube identi�cado abaixo no caso de projetos �nanciados por clube ou de clubes do distrito no caso de projetos �nanciados pelo distrito, estando os membros com-prometidos com o projeto por toda sua duração. Todas as informações remetidas pelo Rotary serão enviadas aos endereços dos membros de comissão indicados abaixo. Recomenda-se que o contato principal (destinatário de todas as correspondências enviadas pela Fundação Rotária) possua uma conta de e-mail para agilizar e facilitar a comunicação.



Distrito País


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3PARCEIRO INTERNACIONAL

O parceiro internacional é o clube ou distrito localizado em país que não aquele onde o projeto tem lugar. Uma comissão com pelo menos três rotarianos deve ser estabelecida para supervisionar o projeto. Os três membros da comissão devem ser sócios do clube identi�cado abaixo no caso de projetos �nanciados por clube ou de clubes do distrito no caso de projetos �nanciados pelo distrito, estando os mem-bros comprometidos com o projeto por toda sua duração. Todas as informações remetidas pelo Rotary serão enviadas ao endereço indi-cado abaixo. Recomenda-se que o contato principal (destinatário de todas as correspondências enviadas pela Fundação Rotária) possua uma conta de e-mail para agilizar e facilitar a comunicação.



Distrito País


Clube


Endereço

Cidade


E-mail



Clube


Endereço

Cidade


E-mail



Clube


Endereço

Cidade


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4ORÇAMENTO DO PROJETO

Para informações detalhadas sobre despesas elegíveis, consulte o Guia de Subsídios Equivalentes (144-PT). Taxas de câmbio o�ciais do RI podem ser acessadas no site www.rotary.org. Favor utilizar a taxa de conversão mais recente.

Itens Nome do fornecedor Valor

Subtotal

Taxa de câmbio utilizada US$1=

Total em US$

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5FINANCIAMENTO DO PROJETO

Prepare uma lista completa e pormenorizada do �nanciamento em US$, indicando a quantia que será contribuída em dinheiro e quanto será utilizado do Fundo Distrital de Utilização Controlada (FDUC) (após obter a devida autorização do presidente da comissão distrital da Fundação Rotária e do governador do distrito). A Fundação Rotária equipara US$0,50 para cada dólar doado em espécie e US$1 para cada dólar doado do FDUC. O clube ou distrito parceiro an�trião deve contribuir com pelo menos US$100. OBSERVAÇÃO: Não envie nenhuma quantia à Fundação Rotária antes de obter a aprovação o�cial dos curadores. Ambos os parceiros receberão uma carta de aprovação com instruções detalhadas para o envio de suas contribuições.

Rotary Clubs ou distri-tos no país do projeto (o parceiro local deve contribuir com pelo menos US$100)






Rotary Clubs ou dis-tritos fora do país do projeto






Subtotais (em espécie e FDUC)

TOTAL das contribui-ções dos co-parceiros

Quantia total solicita-da à Fundação Rotária (no mínimo US$5.000)

Financiamento adi-cional (não equiparado ou encaminhado à Fundação Rotária)

Financiamento total do projeto (deve ser igual ao valor orçado na página 4)

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6PLANEJAMENTO











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7RATIFICAÇÃO

Assinaturas de rati�cação atestam que ambos os parceiros estão cientes e interessados na implementação de determinado projeto. Ao assinar abaixo, os presidentes dos clubes parceiros do projeto e presidentes das subcomissões distritais de subsídios (para projeto patroci-nado por clube ou distrito, respectivamente), assim como os membros da comissão do projeto, concordam com todos os termos descritos e a�rmam seu comprometimento com o projeto. Assinaturas podem ser enviadas eletronicamente, por fax ou e-mail.

Todos os Rotary Clubs, distritos e rotarianos envolvidos no projeto são responsáveis perante a Fundação Rotária pela realização deste e pelo envio dos relatórios exigidos. As assinaturas abaixo con�rmam que os parceiros estão cientes e aceitam a responsabilidade pelo projeto. As partes envolvidas podem assinar esta página ou enviar carta de compromisso assinada.

Ao assinar abaixo, atestamos que: As informações contidas neste documento são acuradas e expressam a mais pura verdade e que intencionamos implementar o

projeto descrito. O clube/distrito concorda em empreender este projeto como sendo uma atividade do clube/distrito. Garantiremos que todas as contribuições (conforme detalhadas na seção Financiamento) serão enviadas à Fundação Rotária ou

diretamente à conta do projeto após aprovação do pedido pelos curadores. O RI ou a Fundação Rotária poderão utilizar as informações contidas neste documento para promover o projeto por vários meios,

como sua divulgação na revista The Rotarian, na convenção internacional do RI, no RVM: The Rotarian Vídeo Magazine, etc. Os parceiros concordam em compartilhar informações sobre o projeto em banco de dados sobre as melhores práticas, se isso lhes

for solicitado, e a Fundação Rotária poderá divulgar as informações de contato das partes envolvidas a rotarianos que desejarem implementar projetos similares.

A�rmamos que nem nós, nem qualquer pessoa com quem temos ou tivemos algum tipo de relacionamento, tanto pessoal quanto pro�ssional ou comercial, exceto pelos bene�ciários descritos neste documento, nos bene�ciaremos ou tencionamos nos bene�-ciar dos subsídios concedidos pela Fundação Rotária, nem temos qualquer intenção que represente potencial ameaça ou con�ito de interesses. Entende-se por con�ito de interesses a situação na qual um rotariano possui relações com outras organizações e in�uencia o dispêndio dos fundos do subsídio de forma a bene�ciar �nanceiramente, direta ou indiretamente, o rotariano, colega de pro�ssão ou de trabalho ou sua família, ou dar proveito de maneira inapropriada a outrem em detrimento da Fundação Rotária. (OBSERVAÇÃO: Toda e qualquer exceção deve ser justi�cada em declaração anexada.)

Parceiro local Parceiro internacional



Nome Nome

Cargo Cargo

Rotary Club de Rotary Club de

Distrito nº Distrito nº


Data Data

Contato principal Contato principal

Nome Nome


Data Data


Nome Nome


Data Data


Nome Nome


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Endereço



E-mail Website











Distrito Data

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9LISTA DE VERIFICAÇÃO

Antes de enviar seu pedido de Subsídio Equivalente, consulte esta lista. Em caso de dúvidas, contate os funcionários da seção de Subsídios Humanitários.

O projeto está em consonância com todas as normas e diretrizes para subsídios? Consulte o Guia de Subsídios Equivalentes (144-PT) ou o site www.rotary.org.

A descrição do projeto informa claramente como este irá sanar as necessidades do bene�ciário?

As atividades dos parceiros local e internacional estão claramente explicadas? O projeto contará com o envolvimento ativo de rotarianos?

Os parceiros local e internacional formaram comissões para supervisionar o projeto? O pedido de subsídio inclui todos os dados de contato dos membros dessas comissões?

O pedido de subsídio inclui orçamento detalhado e pormenorizado?

Todas as contribuições dos parceiros foram listadas e especi�cadas como sendo em dinheiro ou doações de FDUC?

O presidente da comissão distrital da Fundação Rotária e o governador do distrito autorizaram o uso do FDUC e assinaram o documento?

Os presidentes dos clubes ou presidentes das subcomissões distritais de subsídios dos parceiros local e internacional assinaram o documento?

Os seis membros da comissão assinaram o documento?

Caso o projeto conte com o envolvimento de organização colaboradora, acompanham o pedido:

carta da organização especi�cando as responsabilidades que assumirá, a forma como irá interagir com os rotarianos e seu compromisso em colaborar na auditoria �nanceira do projeto

carta de endosso do parceiro local, con�rmando que a organização colaboradora possui boa reputação e atua em conformidade com as leis locais

Incluiu o formulário suplementar para empréstimos rotativos caso o projeto envolva empréstimo rotativo ou microcrédito?

Incluiu o relatório de identi�cação das necessidades da comunidade caso o valor do subsídio solicitado seja igual ou superior a US$25.001?

Os presidentes da subcomissão distrital de subsídios de ambos os parceiros (local e internacional) atestaram que o pedido está completo e é elegível?

O pedido inclui pelo menos nove assinaturas de rati�cação?

Os parceiros do projeto tiraram fotocópias de todos os documentos antes de enviá-los à Fundação Rotária?

141-PT—(408)

Formulários completos devem ser enviados a:

Humanitarian Grants Program The Rotary Foundation One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, Il 60201-3698 EUA Fax: +1-847-866-9759 e-mail: [email protected]

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APÊNDICE F Modelo de relatório completo de Subsídio Equivalente

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Subsídios Equivalentes The Rotary Foundation Relatório a ser enviado à Fundação Rotária One Rotary Center 1560 Sherman Ave. Evanston, IL 60201-3698, EUA Fax: 847-866-9759

E-mail: [email protected]


Dados do projeto

Subsídio Equivalente N° 42361 País do projeto Gana

Relatório intermediário

x Relatório final

Período do relatório: de

1º de outubro de 2003

a 1º de outubro de 2004

Rotary Club patrocinador local: Accra Downtown Distrito: 9000

Rotary Club patrocinador internacional: Evanston Downtown Distrito: 6010



a. Quais eram os objetivos originais? O objetivo original era providenciar equipamento para a secagem de mangas à cooperativa feminina Good Life em Acra, Gana. Além de providenciar o equipamento, objetivava-se treinar os membros da cooperativa a usá-lo.

b. O que de fato foi alcançado? Este projeto providenciou equipamento para a secagem de mangas à cooperativa feminina Good Life em Acra, Gana e treinamento no seu uso.


O projeto foi iniciado em novembro de 2006 e concluído em janeiro de 2007. Os fundos do subsídio foram recebidos em novembro de 2006, ocasião em que foi feita a encomenda do equipamento. Em fins de dezembro, a cooperativa Good Life recebeu o equipamento e subseqüentemente ofereceu o treinamento necessário. Os beneficiários do projeto são os 50 membros da cooperativa.


O âmbito do projeto não foi alterado desde seu planejamento original.

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Os rotarianos se encarregaram de todos os aspectos do projeto, desde o planejamento inicial até a conclusão. Os rotarianos desenvolveram o projeto, receberam o subsídio enviado pela Fundação Rotária, supervisionaram os gastos efetuados e guardaram detalhados registros dos gastos. Os rotarianos se asseguraram de atender a todos os requisitos relativos à preparação de relatórios.

4. Quantos rotarianos do clube patrocinador local participaram do projeto? 25 5. De que forma rotarianos do clube patrocinador local participaram do projeto? Cite todas

as formas de envolvimento não-financeiro.

Os sócios do Rotary Club anfitrião colaboraram com os membros da cooperativa feminina na determinação do tipo de equipamento necessário. Fizeram levantamento de preços e trabalharam com o fornecedor local para garantir a entrega e instalação d a maquinaria na sede da cooperativa. Os rotarianos anfitriões ajudaram as mulheres no desenvolvimento do mercado para a venda das mangas secas. Os rotarianos da localidade e os do exterior colaboraram no treinamento das mulheres para o uso do equipamento.

6. Quantos rotarianos do clube patrocinador internacional participaram do projeto? 12 7. De que forma rotarianos do clube patrocinador internacional participaram do projeto?

Cite todas as formas de envolvimento não-financeiro.

Os rotarianos do exterior participaram do planejamento comunicando-se freqüentemente com os parceiros e visitando o local antes do início do projeto. Depois da instalação do equipamento, rotarianos do exterior viajaram a Acra para colaborar no treinamento oferecido. Durante a duração do projeto, os rotarianos do exterior se mantiveram em contato com os rotarianos da localidade.

Impacto na comunidade 8. Quantas pessoas foram beneficiadas? 350 9. Qual foi o impacto gerado pelo projeto na vida dos beneficiados?

Com esse equipamento os membros da cooperativa passaram a ter renda para o sustento de suas famílias. Puderam dar de comer a seus filhos e pagar taxas escolares. Além da renda pessoal, houve também um aumento da auto-estima. As mulheres passaram a sentir-se membros produtivos da sociedade e a orgulhar-se de ajudar com o sustento de suas famílias de maneira tão tangível.


No longo prazo esperamos que a comunidade inteira irá progredir à medida que as mulheres que pertencem à cooperativa continuem a gerar renda. Os membros da comunidade terão fundos suficientes para obter melhor atendimento médico, um maior número de crianças passará a freqüentar a escola e o nível de vida continuará a melhorar.

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Relatório financeiro

Moeda utilizada: GHC Taxa de câmbio: GHC 9,150 =1 USD

11. Receitas Origem Moeda Quantia

1. Contribuições dos patrocinadores e da Fundação Rotária GHC 105,225,000 2. Outro recurso (identifique):

3. Outro recurso (identifique): 4. Rendimentos com aplicações (se houver) Total GHC 105,225,000

12. Despesas (inclua linhas adicionais conforme necessário)

Itens adquiridos Fornecedor Moeda Quantia

1. Secadora de mangas #1 Fruit Drying, Accra GHC 77,775,000

2. 50 estantes para a secagem #1 Fruit Drying, Accra GHC 9,150,000

3. 500 litros de conservador de mangas

#1 Fruit Drying, Accra GHC 9,150,000

4. Embalagem plástica Ghana Plastics Company GHC 4,575,000 5. Garantia

#1 Fruit Drying, Accra GHC 4,575,000

6.

Total: GHC 105,225,000

13. Extrato bancário — É obrigatório anexar a este relatório extrato bancário que comprove as receitas e despesas supracitadas. Importante – leia com atenção:

! Por ocasião do relatório final, saldo inferior a US$200 pode ser utilizado com dispêndios autorizados que possam aprimorar o projeto. Saldo superior a US$200 deve ser restituído à Fundação Rotária. [Obs: Na Índia, segundo as leis do país, qualquer quantia não utilizada deve ser devolvida ao escritório do Rotary International no sul da Ásia.]

! A auditoria financeira independente deve acompanhar cada relatório intermediário e final de subsídios de valor superior a US$25.000.

! Guarde todos os recibos originais por cinco anos ou mais, se assim o for exigido pelas leis locais. Não envie recibos à Fundação Rotária a menos que solicitado pelos funcionários desta.

! Se o projeto envolver empréstimos rotativos, acesse o site do Rotary (www.rotary.org) para baixar o formulário suplementar para empréstimo rotativo.

14. Assinatura de ratificação – A assinatura de ratificação pode ser tanto do patrocinador local ou do internacional. Se o subsídio for patrocinado por clube, o relatório deverá ser ratificado pelo devido presidente. Se for patrocinado por distrito, tal ratificação deve ser dada pelo presidente da subcomissão distrital de subsídios.

Ao assinar este documento, confirmo que o Subsídio Equivalente outorgado foi utilizado conforme as diretrizes estabelecidas pelos curadores e que todas as informações aqui contidas são a expressão da mais pura verdade. Além disso, para fins de auditoria, guardarei os recibos originais das despesas relacionadas a este projeto pelo prazo de cinco anos ou mais, se assim o for exigido pelas leis locais.

Nome (em letra de forma): Sam Wilson

Assinatura: Sam Wilson

Data: 1º de fev. de 2007

Cargo: Presidente Clube: Accra Downtown Distrito: 9000

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Visando aprimorar o programa de subsídios, solicitamos sua opinião quanto às questões a seguir: A. Impacto no Rotary — assinale todas as alternativas aplicáveis

X Os vínculos internacionais de nosso clube/distrito se fortaleceram em decorrência deste projeto. X O quadro social do clube foi ampliado. X A visibilidade do Rotary aumentou em nossa comunidade. X A conscientização de nosso clube quanto às necessidades comunitárias foi ampliada. As atividades de voluntários em nosso clube ou distrito foram expandidas.

X Houve aumento na participação de nosso clube/distrito nos subsídios da Fundação e programas do Rotary.

Houve aumento da conscientização sobre as necessidades comunitárias locais entre rotarianos de outros países.

A participação nesse projeto não ocasionou mudança significativa em nosso clube/distrito. B. Sustentabilidade do projeto — assinale todas as alternativas aplicáveis

X O projeto terá continuidade sem subsídio da Fundação. X O equipamento adquirido com os fundos está recebendo manutenção com materiais e técnicos locais. X

Se um dos componentes do projeto foi treinamento: o novo aprendizado está sendo colocado em prática pelos aprendizes.

X O projeto ofereceu aos membros da comunidade meios (treinamento, educação ou instituições) para desenvolvimento da auto-ajuda.

X A comunidade iniciou projetos adicionais relacionados aos mesmos problemas ou outros similares. Não foi possível dar continuidade ao projeto.

C. Sugestões

Em sua opinião, como o Programa de Subsídios Equivalentes pode ser aperfeiçoado?

Caso o projeto demonstre claramente o envolvimento de rotarianos e mereça divulgação, preencha o formulário RI Newstip Form ("A Fundação Rotária Está Interessada nas Suas Experiências") disponível no site do RI www.rotary.org. Anexe fotos ilustrativas do envolvimento dos rotarianos e dê o nome do fotógrafo.

Lista de verificação

Os itens a seguir constam do relatório? X Período do relatório X Como e o que foi alcançado com o projeto X Participação, administração e supervisão do projeto por rotarianos X Impacto no Rotary X Declaração pormenorizada de despesas e receitas X Extrato bancário X Assinatura de ratificação Auditoria financeira independente para subsídios de US$25.001 ou mais Assegurou-se de: X Fazer cópias do relatório para ambos os patrocinadores local e internacional?

Restituir a Fundação Rotária saldo superior a US$200? (Com exceção da Índia, onde qualquer quantia não utilizada deve ser devolvida.)

X Montar um arquivo para guardar o relatório e as cópias dos recibos por cinco ou mais anos, dependendo das leis locais?

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APÊNDICE G Recursos

Publicações e Documentos

Guia Promocional para Projetos Humanitários

Formulário de Pedido de Subsídio Equivalente (141-PT)

Termos e Condições para Outorga e Recebimento de Subsídios Equivalentes

Formulário para Relatório sobre Subsídio Equivalente

Internet

www.rotary.org

Líderes do Rotary

Coordenador Regional da Fundação Rotária

Presidente da Comissão Distrital da Fundação Rotária

Presidente da Subcomissão Distrital de Subsídios

Programa de Subsídios Humanitários

Funcionários da Fundação (lista discriminada dos encarregados das várias regiões pode ser acessada no site www.rotary.org)

E-mail: [email protected]

As 10 mAiores cilAdAs em subsídios equivAlentes

1. orçamento diferente do financiamento em si 2. participação dos rotarianos limita-se à

contribuição de fundos 3. envio de contribuições à fundação antes de o

subsídio ser aprovado 4. pedido entregue em partes 5. parceiros com atraso na entrega de relatórios 6. falta de assinatura no pedido 7 . comunicação ineficaz entre os parceiros 8. projeto não satisfaz às reais necessidades da

comunidade 9. parceiros não estão em dia com suas obrigações

junto ao ri 10. parceiros alteram o projeto sem primeiro obter

autorização da fundação

“Este projeto ilustra o que o Rotary faz de melhor e sua habilidade de vencer barreiras culturais e unir os povos do mundo.”— randy lickey, ex-governador do distrito 7600 (virgínia, eua),

ao descrever os esforços que, com o apoio de um subsídio equivalente, equiparam um centro no líbano para crianças com paralisia cerebral

The Rotary Foundationof Rotary InternationalOne Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, IL 60201-3698 EUAwww.rotary.org

144-PT—(408)

Documents

GUIA DE SUBSÍDIOS EQUIVALENTES1° de agosto Reunião de outubro/ novembro 15 de dezembro Reunião de março/abril Caso o valor do subsídio solicitado seja igual ou superior a US$25.001,