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GUIA PRÁTICO
DE INSTRUÇÕES
www.maikonlyne.com.br
2
INTRODUÇÃO
Com este manual ficará mais fácil o uso do GAS EXPERT e também a rotina diária de sua empresa depois de informatizada.
Para elaboração do sistema, muitos critérios foram adotados, entre eles a
simplicidade. É importante que o sistema esteja completamente adaptado à rotina da
empresa e jamais a empresa adaptar-se à um sistema, sendo assim, nosso software
conta com ferramentas imprescindíveis para controle interno e administração.
É fundamental que se tenha acesso à históricos sobre seus clientes e até
mesmo, da movimentação diária da empresa, para isso a informática nos auxilia e nos
oferece o que há de melhor em informação e armazenamento de dados.
Este sistema conta com recursos específicos para a atividade do Disk-Entrega
mais rápido, principalmente atende toda a movimentação dos produtos que saem da
empresa para vendas externas, possui um completo controle financeiro e de estoque,
com relatórios práticos de serem analisados.
Este manual será seu guia de implantação e utilização do programa, auxiliando
nas mudanças e transformações de uma nova rotina de trabalho.
Bom trabalho!
Sumário
INSTALAÇÃO ............................................................................................................... 7 REGISTRO DO SISTEMA ............................................................................................ 8
PROCEDIMENTOS BÁSICOS INICIAIS ....................................................................... 9
CONHECENDO MELHOR O SISTEMA ..................................................................... 10
CADASTRO DE CLIENTES ....................................................................................... 12 Consulta de Clientes ................................................................................................... 12 Cadastro de Clientes .................................................................................................. 14
Guia A: Detalhes ..................................................................................................... 14
Guia B: Campos Adicionais ..................................................................................... 14
Guia C: Histórico do Cliente .................................................................................... 15
Para alterar dados já cadastrados .............................................................................. 15
CADASTRO DE FUNCIONÁRIOS ............................................................................. 17 Consulta de Funcionários ........................................................................................... 18 Cadastro de Funcionários ........................................................................................... 18
Na guia Identificação ............................................................................................... 18
Na guia Documentação ........................................................................................... 18
CADASTRO DE VEICULOS ...................................................................................... 20 Consulta de Veículos .................................................................................................. 20 Cadastro de Veículos ................................................................................................. 20
Na guia Cadastro .................................................................................................... 20
Na guia Documentação ........................................................................................... 20
CADASTRO DE FORNECEDORES ........................................................................... 22 Consulta de Fornecedores .......................................................................................... 22 Cadastro de Fornecedores ......................................................................................... 22
CADASTRO DE PRODUTOS .................................................................................... 23 Consulta de Produtos ................................................................................................. 23 Cadastro de Produtos ................................................................................................. 23
Ajuste de produtos no estoque ................................................................................ 26
TABELA DE PREÇOS ............................................................................................... 27 Consulta de Tabela de Preços .................................................................................... 27 Cadastro de Tabelas de Preços .................................................................................. 27
Para atualizar dados já cadastrados ....................................................................... 27
GRUPO DE CLIENTES .............................................................................................. 29 Consulta de Grupo de Clientes ................................................................................... 29 Cadastro de Grupo de Clientes ................................................................................... 29
CENTRO DE CUSTOS ............................................................................................... 30 Consulta de Centro de Custos .................................................................................... 30 Cadastro de Centro de Custos .................................................................................... 30
CADASTRO DE CIDADES ........................................................................................ 31 Consulta de Cidades .................................................................................................. 31 Cadastro de Cidades .................................................................................................. 31
CAIXAS OU BANCOS ............................................................................................... 32 Consulta de Caixas e/ou Bancos ................................................................................ 32 Cadastro de Caixas ou Bancos ................................................................................... 32
FORMAS DE PAGAMENTO ...................................................................................... 33 Consulta de Formas de Pagamento............................................................................ 33 Cadastro de Formas de Pagamento ........................................................................... 33
MOVIMENTO DE ESTOQUE ..................................................................................... 34 Consulta de Movimento de Estoque ........................................................................... 34 Cadastro de Movimento de Estoque ........................................................................... 34
MANUTENÇÃO DE FROTA ....................................................................................... 37 Consulta de Manutenção de Frota .............................................................................. 37 Cadastro de Manutenção de Frota ............................................................................. 37
ORDEM DE CARREGAMENTO ................................................................................. 38 Consulta de Ordem de Carregamento ........................................................................ 38 Cadastro de Ordem de Carregamento ........................................................................ 38
ACERTO DE CONTAS ............................................................................................... 40 Consulta de Acerto de Contas - Vendas ..................................................................... 40 Cadastro de Acerto de Contas .................................................................................... 40
Fechamento de conta .............................................................................................. 41
LANÇAMENTO DE PEDIDOS ................................................................................... 42 Cadastro de Vendas ................................................................................................... 42
Campo A: Pedido Atual ........................................................................................... 43
Campo B: Histórico ................................................................................................. 43
Fechamento do pedido ............................................................................................... 44
PEDIDOS REALIZADOS ........................................................................................... 46 Consulta de Pedidos (F9) ........................................................................................... 46
FLUXO DE CAIXA ..................................................................................................... 48 Consulta de Fluxo de Caixa ........................................................................................ 48 Movimentação de Fluxo de Caixa ............................................................................... 49
Abertura de caixa .................................................................................................... 49
Fechamento ou ajuste de caixa ............................................................................... 49
Para lançar crédito referentes à pagamentos adiantados ........................................... 51
CONTAS A PAGAR ................................................................................................... 52 Consulta de Contas a pagar - Despesas .................................................................... 52 Cadastro de Contas a Pagar....................................................................................... 53 Para alterar dados já cadastrados .............................................................................. 56
CONTAS A RECEBER ............................................................................................... 57 Consulta de Contas a receber - Vendas a Prazo ........................................................ 57 Cadastro de Contas a Receber ................................................................................... 58 Para alterar dados já cadastrados .............................................................................. 60
CONTROLE DE VALES ............................................................................................. 61 Consulta de Controle de Vales ................................................................................... 61 Cadastro de Vales ...................................................................................................... 61
RELATÓRIO DE CONTAS PAGAS ........................................................................... 62
RECIBOS PERSONALIZADOS ................................................................................. 63 Consulta de Recibos Personalizados .......................................................................... 63 Cadastro de Recibos Personalizados ......................................................................... 63
REGISTRO DE LIGAÇÕES ....................................................................................... 64
RELATÓRIO DE GRÁFICOS ..................................................................................... 65
RELATÓRIO DE PREVISÃO DE VENDAS ................................................................ 66
COMISSÃO DAS VENDAS ........................................................................................ 67
RELATÓRIO DE VENDAS ......................................................................................... 68
RELATÓRIO DE ESTOQUE DIÁRIO ......................................................................... 69
MAPA DE CONTROLE DE MOVIMENTO MENSAL - ANP ....................................... 70
RELATÓRIO DE ESTOQUE TOTAL .......................................................................... 71 Na guia: Consulta de Estoque .................................................................................... 71 Na guia: Conferência do Estoque ............................................................................... 71
RELATÓRIO DE EMPRÉSTIMOS ............................................................................. 72
CONFIGURAR SISTEMA ........................................................................................... 73 Na guia: Info Empresa ................................................................................................ 73 Na guia: Diversos ....................................................................................................... 74 Na guia: Recibo .......................................................................................................... 75
Configuração de impressora ................................................................................... 75
Configuração geral .................................................................................................. 76
Na guia Cabeçalho e Rodapé: ............................................................................. 76
Na guia Mostrar no pedido: .................................................................................. 77
Na guia Quando vender a Prazo: ......................................................................... 78
Na guia: Aparência ..................................................................................................... 79 Na guia: Atalhos ......................................................................................................... 80 Na guia: Etiquetas ...................................................................................................... 81 Na guia: Loja Virtual ................................................................................................... 82
CONFIGURAR BINA .................................................................................................. 83 Na guia Bina 01 .......................................................................................................... 83 Na guia Bina 02 e Bina 03 .......................................................................................... 83 Na guia Bina em Rede ................................................................................................ 84 Na guia Configurações ............................................................................................... 84
GERENCIAMENTO DE BACKUP .............................................................................. 85 Na guia: Backup Local ................................................................................................ 85 Na guia: Backup FTP .................................................................................................. 86
CONTROLE DE USUÁRIOS ...................................................................................... 87 Consulta de Usuários ................................................................................................. 87 Cadastro de Usuários ................................................................................................. 87
AUDITORIA DO SISTEMA ......................................................................................... 89
CALCULADORA ........................................................................................................ 89
AGENDA DE CONTATOS ......................................................................................... 90 Consulta de Agenda de Contatos ............................................................................... 90 Cadastro de Contatos ................................................................................................. 90
LEMBRETES ............................................................................................................. 91 Consulta de Lembretes ............................................................................................... 91 Cadastro de Lembretes .............................................................................................. 92
BUSCA CEP OU ENDEREÇO ................................................................................... 93
ENVIO DE SMS .......................................................................................................... 94
SUPORTE ONLINE .................................................................................................... 95
7
INSTALAÇÃO
Boas Vindas ao Sistema
Clique em “Avançar” para dar início à instalação do programa.
Contrato de Licença de Uso
Clique em “Eu aceito os termos do Contrato” e depois em “Avançar” para dar sequência.
Tarefas adicionais
Para criar um ícone na área de trabalho, selecione a opção e clique em “Avançar”.
Extraindo Arquivos
Aguarde enquanto os arquivos são extraídos para seu computador.
O sistema pode ser iniciado ao clicar no ícone na área de trabalho (desktop do Windows)
ou então acesse: Iniciar > Programas > Gas Expert 2016.
8
REGISTRO DO SISTEMA
Para registrar é preciso acessar o menu Utilitários> Suporte Online.
Basta clicar na seta azul do item “Registrar Sistema”.
Na tela seguinte, informe seu CNPJ ou CPF (o mesmo utilizado no cadastro).
Para finalizar, clique em “Continuar”.
Este procedimento é necessário apenas no processo de liberação, uma vez
desbloqueado, está disponível para utilização completa de todos os benefícios que o
programa oferece.
9
PROCEDIMENTOS BÁSICOS INICIAIS
Iniciando o Sistema
Será apresentada ao operador a tela de acesso ao sistema:
Nesta tela é preciso informar o Usuário e a Senha de acesso.
O usuário padrão é: MASTER e a senha é: 123
Para alterar as configurações de usuários, acesse: Utilitários> Usuários.
A imagem abaixo representa o banco de dados no qual o sistema será acessado. Ótimo
para quem deseja controlar diversas empresas em apenas um computador com os
dados separados de cada uma delas, ou até mesmo utilizá-lo em rede, basta apenas
selecionar o banco de dados desejado ao abrir o programa.
10
CONHECENDO MELHOR O SISTEMA
Na parte superior, encontra-se o menu com os grupos básicos de operação.
Menu
Cadastros: clientes, funcionários, veículos, fornecedores, produtos, tabela de preços,
grupo de clientes, centro de custos, cidades, caixas e formas de pgto.
Movimentos: mov. de estoque, manutenção de frota, ordem de carregamento, acerto
de contas, lançamento de pedidos e pedidos realizados.
Financeiro: fluxo de caixa, contas a pagar, contas a receber e vales.
Relatórios: contas pagas, recibos, ligações, gráficos, previsão de vendas, comissões,
vendas, estoque diário, ANP/MCMM, estoque total e empréstimos.
Utilitários: configurações do sistema e da bina, backup, usuários, auditoria,
calculadora, agenda, lembretes, busca endereço, SMS e Suporte Online.
Atenção: Para um melhor aproveitamento é necessário cadastrar primeiramente os itens
principais da sua empresa, como clientes, funcionários, veículos, produtos,
fornecedores, formas de pagamento e demais itens de base, pois isso facilita o
conhecimento inicial com o sistema.
11
Ícones
Nas telas de ‘cadastros’, ‘movimentos’ e ‘financeiro’ se encontra os seguintes ícones:
Incluir = para inserir novos cadastros
Salvar = para gravar informações
Alterar = para modificar dados já cadastrados
Excluir = para remover itens
Cancelar = para encerrar
Imprimir = para impressão ou exportação de dados
Pesquisa de registros já cadastrados no sistema
Basta clicar no botão de pesquisa para localizar os dados disponíveis (já cadastrados)
e um duplo clique no registro para inserir a informação desejada.
Campos de Buscas
Existem campos de busca em todos os formulários de cadastro, para que usuário possa
localizar facilmente determinado registro.
Quando o registro for encontrado, basta pressionar a tecla "seta para baixo" () no seu
teclado, para percorrer entre os registros e pressionar a tecla “Enter" para selecioná-lo.
12
CADASTRO DE CLIENTES
Consulta de Clientes
Aqui nesta tela é possível gerenciar todos os cadastros de clientes, obtendo de uma
forma muito simples e rápida toda sua carteira de clientes cadastrados, saiba mais sobre
eles e o nível de relacionamento com sua empresa.
Pode-se realizar diversas opções de consultas e o cadastro de clientes.
Para procurar, basta digitar alguma informação sobre o mesmo, como telefone, código,
nome, endereço, bairro, cidade, entre outros.
Atenção: A opção “Mostrar todos os clientes ao abrir janela” tem a função apenas de
facilitar o carregamento de informações na tela. Quando possui um banco de dados com
um número maior de registros, esta opção acelera o processo de visualização quando
não estiver selecionada.
O sistema possui também recurso de busca para facilitar consultas com escritas
diferenciadas, como por exemplo: LUIS, onde serão consideradas todas as informações
com descrição “Luis” e “Luiz”.
Essa mesma regra vale, por exemplo, para “Vilson” e “Wilson”, “João” e “Joao”, “Carla”
e “Karla”, “Maicon” e “Maykon”, etc.
13
No cadastro de clientes pode-se consultar até cinco itens de pesquisa ao mesmo tempo,
basta apenas pressionar o botão com sinal “+” ao lado do campo de busca. Digitando
apenas parte do nome do campo desejado o sistema informará os clientes que estão
com aquele campo preenchido.
Exemplos de consultas:
Para consultar clientes do vendedor "João", basta digitar VENDEDOR JOÃO.
Para consultar aniversariantes do mês, basta digitar ANIVERSARIANTES.
(Se precisar de meses diferentes, digite ANIVERSARIANTES + nome do mês).
14
Cadastro de Clientes
Para cadastrar um novo cliente é necessário clicar em “Incluir”.
Guia A: Detalhes
Preencha os campos solicitados como: nome, CNPJ ou CPF, endereço, etc.
Podem ser cadastrados quantos números de telefone desejar, além da possibilidade de
cadastrar números mais extensos ("0800", "0300").
O sistema formata automaticamente o número de telefone, digitando ou não o código
de área (ddd).
Utilize “+” ou “-” para acrescentar ou excluir, respectivamente, os números de telefone.
Existem demais campos como e-mail, site, data de aniversário e outros que facilitam o
cadastro.
Guia B: Campos Adicionais
Se deseja ter alguma informação que o sistema não disponibiliza, é possível
acrescentar. Existe e possibilidade de inserir quantos campos extras desejar, para isso
digite o nome do campo, a descrição e pressione “Enter” ou o botão “+”. Pode ainda
incluir foto, imagem ou logotipo do cliente.
Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
15
Guia C: Histórico do Cliente
Acesso ao histórico de compras e pagamentos do cliente através dos botões:
= Vendas efetuadas (finalizadas)
= Pedidos realizados (lançamento de pedidos)
= Vendas a prazo (contas a receber)
= Produtos emprestados ou em haver
= Valores com pagamento adiantado.
Atenção: Para movimentar os pagamentos referentes à saldo em haver, acesse:
Financeiro> Fluxo de Caixa (para inserir novos créditos).
É possível imprimir qualquer uma das opções do histórico do cliente, facilitando ainda
mais a consulta dos dados cadastrados.
Para alterar dados já cadastrados
Na guia “Consulta de Clientes” localize e selecione o cliente a ser alterado, clique em
“Alterar”, altere as informações e para finalizar, clique em “Salvar”.
16
É possível imprimir uma listagem dos clientes (em uma ou duas linhas), uma listagem de clientes com preço de produtos ou de clientes por rota de entrega.
No caso de relatório de rota de entrega são exibidos os dados com os preços dos
produtos praticados, saldo devedor e os campos para preenchimento do vendedor.
(Exemplo: Listagem em duas linhas)
Pode imprimir também uma listagem para mala direta (etiquetas ou e-mail) ou ainda
exportar os dados para HTML ou para planilha de Excel.
17
Quando selecionada a opção de E-mail, abrirá uma janela com todos os e-mails
cadastrados dos clientes. Copie e cole no seu servidor de e-mails.
Para cadastrar o e-mail de um determinado cliente, acesse:
Cadastros> Clientes> na aba A-Detalhes> no campo E-mail.
Para configuração das etiquetas da mala direta, acesse:
Utilitários> Configurar Sistema> na guia Etiquetas.
Através do botão de “Opções” é possível verificar a tabela de preços, lançar pedido ou
empréstimo, consultar o relatório de vendas do mês e ainda as contas a receber em
aberto do cliente selecionado em questão.
CADASTRO DE FUNCIONÁRIOS
18
Consulta de Funcionários
Organize a ficha dos funcionários ou colaboradores nesta tela.
Pode-se realizar consultas e o cadastro dos funcionários da sua empresa.
Cadastro de Funcionários
Para cadastrar um novo funcionário é necessário clicar em “Incluir”.
Na guia Identificação
Preencha os campos solicitados como: nome, apelido, sexo, data de nascimento, etc.
Pode também, adicionar uma foto do funcionário, se preferir.
Na guia Documentação
Preencha os dados referentes à: endereço, cidade, CPF, salário base, etc.
Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
19
Guia Identificação – Cadastro de Funcionários
Guia Documentação – Cadastro de Funcionários
20
CADASTRO DE VEICULOS
Consulta de Veículos
Nesta tela pode-se realizar consultas e o cadastro da sua frota de veículos, incluindo a
parte de documentação (IPVA, multas, taxas e etc).
Cadastro de Veículos
Para cadastrar um novo veículo é necessário clicar em “Incluir”.
Na guia Cadastro
Preencha os campos solicitados como: marca / modelo, placa, cidade, combustível,
condutor e etc.
Na guia Documentação
Preencha os dados referentes à identificação do proprietário do veículo como: nome,
CPF ou CNPJ e endereço.
21
Nesta mesma tela, tem a opção de registrar os documentos com as suas respectivas
datas de vencimento. Com isso, será emitido automaticamente um aviso na tela inicial,
como forma de lembrete, com três dias de antecedência sobre este documento.
Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
(Imagem dos lembretes ao iniciar o programa)
22
CADASTRO DE FORNECEDORES
Consulta de Fornecedores
Administre os cadastros das empresas nas quais realiza compras de mercadorias para
revenda ou consumo, através desta tela. Na primeira tela pode-se realizar consultas da
empresas que lhe prestam algum tipo de produto ou serviço.
Cadastro de Fornecedores
Para cadastrar um novo fornecedor é necessário clicar em “Incluir”.
Preencha todos os campos solicitados como: Nome, CPF ou CNPJ, endereço, cidade,
telefones, etc.
Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
23
CADASTRO DE PRODUTOS
Consulta de Produtos
Gerencie todos os produtos ou serviços que sua empresa comercializa numa única tela,
muito mais fácil de controlar.
Cadastro de Produtos
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir” e deve-se escolher o tipo:
Produto Simples = Produto que não possui vasilhame retornável.
Ex: Água descartável, Refrigerante 2L.
Produto com retorno de vasilhame = Produto que possui vasilhame retornável.
Ex: Gás, Água Retornável de 20L.
Ao cadastrar o Produto com Retorno, especifique o vasilhame do produto.
Ex de vasilhame: Casco P02, casco P13, Galão de água.
Serviço = Serviço prestado e cobrado pela empresa.
Ex: Frete, Manutenção, Instalação.
Vasilhame = Vasilhame de um determinado produto.
Ex: Casco (do produto Gás), Galão (do produto água).
24
Preencha os demais campos solicitados como: código (alfanumérico ou com leitor de
código de barras), ordem na lista (para impressão), descrição, informações quanto a
unidade e os valores de estoque mínimo, peso, preço de custo, preço de venda e etc.
Pode ainda, inserir uma imagem do produto para ser mostrado no momento da venda.
Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
Atenção: Para exibir a imagem no lançamento de pedidos, acesse Utilitários> Configurar
Sistema> na guia “Diversos” e marque a opção: “Mostrar foto do produto ao lançar
pedidos”.
Não deve-se cadastrar mais de uma vez o mesmo produto com valores diferentes, basta
ter apenas um registro e praticar valores diferenciados no momento da venda. Também
não deve-se cadastrar os vasilhames vazios, pois o sistema calcula automaticamente
no Relatórios> Estoque Total.
Exemplo: Digamos que tenha em sua empresa:
100 BOTIJÕES P.13 CHEIOS + 100 BOTIJÕES P.13 VAZIOS
No estoque inicial deve ser lançado:
100 BOTIJÕES P.13 GLP + 200 P.13 CASCOS (100 cheios + 100 vazios).
25
Na venda de um botijão P.13 completo (GLP + CASCO), é preciso lançar um item de
cada: P.13 GLP + P.13 CASCO.
Pode também através do botão “Opções”, acessar a tabela de preços de determinado
produto selecionado, facilitando o controle dos valores praticados em cada cliente ou
grupo de um produto específico.
26
Ajuste de produtos no estoque
Pode-se fazer um ajuste e controlar o estoque diretamente pelo cadastro de produtos.
Para isso o usuário apenas informa a quantidade de estoque desejado, conforme o que
há na empresa (estoque físico), no campo ESTOQUE ATUAL.
No momento que o usuário salvar essa informação, será lançado um movimento de
estoque automaticamente, dessa forma poderá saber inclusive quando e como foi
realizado o ajuste.
Para finalizar a alteração, basta clicar em SALVAR.
Atenção: Para lançar essa e outras movimentações de estoque (ressarcimento,
compras, empréstimos e etc) utilize o menu MOVIMENTOS> MOV. DE ESTOQUE.
27
TABELA DE PREÇOS
Consulta de Tabela de Preços
Este recurso da tabela de preços é um facilitador para organizar os diversos preços
praticados de clientes ou grupos. Muito utilizado no caso de possuir promoções ou
preços diferenciados.
Cadastro de Tabelas de Preços
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”. Preencha os campos solicitados
como: produto, preço de venda, cliente ou grupo de clientes. Pode ainda fixar um preço
de determinado produto, para que não seja possível alterar o valor no momento da
venda. Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
Para atualizar dados já cadastrados
Tem a opção de atualizar os dados da tabela de preços, pressionando o botão de
“Opções” > Atualizar tabela de preços.
Exemplo: Aumento de R$0,50 no preço do P13
Acrescenta-se automaticamente pelo banco de dados, valor de reajuste em todos os
produtos P13 dos clientes e grupos já cadastrados na tabela de preços do sistema.
28
Basta informar o produto e o valor no qual deseja acrescentar ou subtrair da relação de
preços praticados dos clientes ou grupos associados.
Pode acrescentar ou diminuir os valores cadastrados também através de percentual
(5%, 10%, 20% etc).
Para finalizar, clique em Salvar.
Pode ainda apagar todos os preços da tabela de uma única vez, pressionando o botão
de “Opções” > Excluir todos os preços da tabela.
29
GRUPO DE CLIENTES
Consulta de Grupo de Clientes
Nesta tela pode-se realizar consultas e o cadastro de grupos, a fim de melhor classificar
seus clientes. Dessa forma, poderá imprimir relatórios de vendas ou contas a receber
separadamente por grupo de clientes, além de praticar valores específicos de venda
dos produtos, através da tabela de preços.
Cadastro de Grupo de Clientes
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”. Preencha os campos solicitados
como: código, descrição curta e longa (para mais detalhes).
Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
30
CENTRO DE CUSTOS
Consulta de Centro de Custos
Categorize os centros de custos para melhor organizar as despesas e receitas no
sistema. Assim será possível imprimir relatórios discriminados por grupos.
Exemplo: Pode ter um centro de Custo chamado "Despesas Pessoais" e outro
chamado "Despesas da Empresa". Dentro do grupo "Despesas da Empresa" podem
haver subdivisões como: folha de pagamento, salário base, vale transporte, vale
refeição, convenio médico, enfim, várias subcategorias.
Cadastro de Centro de Custos
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”. Demarque o tipo conta CREDITO
ou DEBITO e informe uma descrição referente ao centro de custo. Abaixo escolha o
grupo a que se refere a categoria que está sendo criada.
Pode marcar também se este centro de custo é considerado uma manutenção de frota
e/ou despesa da empresa automaticamente.
Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
31
CADASTRO DE CIDADES
Consulta de Cidades
Nesta tela pode-se gerenciar as cidades que sua empresa atua. Após configurado, pode
escolher uma cidade padrão, para que não seja necessário digitar sempre a cidade do
cliente no momento do lançamento, facilitando o trabalho.
Para configurar uma cidade padrão acesse: Utilitários > Configurar Sistema > na guia
Diversos.
Cadastro de Cidades
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”. Preencha os campos solicitados
como: nome e estado.
Para finalizar o cadastro, basta clicar em SALVAR.
32
CAIXAS OU BANCOS
Consulta de Caixas e/ou Bancos
Pode-se organizar além do caixa da empresa diversas outras contas bancárias.
Cadastro de Caixas ou Bancos
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”. Preencha os campos solicitados
como: descrição, agência e conta. Pode escolher ainda uma imagem para melhor
visualização do saldo na tela principal do sistema.
Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
33
FORMAS DE PAGAMENTO
Consulta de Formas de Pagamento
Nesta tela pode-se realizar consultas e o cadastro das formas que sua empresa pratica
e aceita como forma de pagamento (Ex. dinheiro, cheque, moeda, etc).
Na primeira tela, pode-se fazer uma consulta das formas já cadastradas no sistema.
Cadastro de Formas de Pagamento
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”. Preencha com a descrição, informe
se é possível parcelar (vender a prazo) e o caixa ou banco de destino do valor recebido.
Para finalizar o cadastro, basta clicar em SALVAR.
Exemplos:
Dinheiro: Destino > Caixa da Empresa
Cheque: Destino > Banco X
Débito em Conta: Destino > “Selecionar o caixa no momento da venda”.
34
MOVIMENTO DE ESTOQUE
Consulta de Movimento de Estoque
Nesta tela pode-se controlar as entradas ou saídas dos produtos no estoque da sua
empresa. Desde as compras até os repasses de transferências.
Para procurar basta escolher um determinado tipo de movimento, se desejar, pode fazer
uma pesquisa restrita de Cliente ou Fornecedor, para isso, escolha a opção
correspondente, marque o período de tempo e clique em: “Consultar”.
Cadastro de Movimento de Estoque
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”, depois selecione a data e escolha
o tipo de movimento desejado. Preencha também as informações de motorista, veículo,
quantidade e valor unitário.
Entradas – ajuste de estoque, entrada dos produtos.
E-Compras – compras efetuadas de produtos para revenda.
E-Transferência – acerto de estoque do tipo entrada de transferência.
E-Ressarcimento – acerto de estoque do tipo entrada de ressarcimento.
E-Devolução/ À retirar – cadastro de Devolução de Empréstimos ou o lançamento de
créditos de produtos para o cliente (à retirar).
Saídas – ajuste de estoque, saída dos produtos.
S-Transferência – acerto de estoque do tipo saída de transferência.
S-Ressarcimento – acerto de estoque do tipo saída de ressarcimento.
S-Empréstimo/ Retirada – cadastro de Empréstimo ou a Retirada de créditos de
produtos do cliente (retirada).
Para incluir diversos produtos pressione “Enter” ou clique no botão “+”.
Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
35
Movimento de Estoque > Lançamento de compras (E-Compras)
Movimento de Estoque > Lançamento de Ressarcimento (S-Ressarcimento)
36
É possível imprimir uma listagem dos produtos com pagamentos efetuados ou em
aberto no período de consulta e ainda uma lista dos movimentos de produtos.
(Exemplo: Lista de movimentos no período)
37
MANUTENÇÃO DE FROTA
Consulta de Manutenção de Frota
Para um melhor controle de todas as despesas da frota da sua empresa, nessa tela
pode-se cadastrar e acompanhar as manutenções realizadas, os abastecimentos, as
trocas de óleo, trocas de pneu, entre outras despesas relacionadas à sua frota de
veículos.
Cadastro de Manutenção de Frota
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”. Selecione a data (de emissão e
vencimento) e informe: condutor, placa, centro de custos, Km inicial e final, quantidade
e valor. Pode também acrescentar o fornecedor e uma descrição para o lançamento.
Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
É necessário informar o Km inicial somente no primeiro lançamento, pois o sistema
marca automaticamente o valor, de acordo com o último registro cadastrado.
Automaticamente será gerada uma conta a pagar da respectiva manutenção realizada.
Para visualizar e baixar acesse: Financeiro > Contas a Pagar.
Para incluir novos centros de custos com outras manutenções além das que já estão
cadastradas, acesse: Cadastros> Centro de Custos.
38
ORDEM DE CARREGAMENTO
Consulta de Ordem de Carregamento
Este recurso tem a finalidade de rastrear e controlar as vendas dos produtos na
automática.
Exemplo: Quando o vendedor sai para vender, o conferente pode lançar as saídas dos
produtos no sistema e quando o vendedor retorna o conferente lança a baixa dos
produtos. Dessa forma, o caixa sabe exatamente quantos produtos cada vendedor deve
acertar de contas.
Cadastro de Ordem de Carregamento
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”, informe: funcionário, veículo, hora
e Km de saída (inicial), produtos, quantidades e etc.
Clique em “Salvar” para gravar as informações.
Quando houver o retorno do funcionário, para fazer o acerto é necessário clicar sobre a
linha desejada e pressionar o botão “Alterar”. Na coluna “QtEntrada” informe a
quantidade de produtos e preencha as informações finais como “Hora Final” e “Km final”.
Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
39
No canto inferior direito em “Carregamento” pode visualizar o total dos produtos
vendidos (a pagar).
No exemplo acima, o funcionário “PEDRO” saiu com 70 unidades de P.13 e 20 unidades
P.20, retornando com 15 e 10 unidades respectivamente.
Então nesse caso, ele deve acertar 55 unidades de P.13 e 10 unidades de P.20.
40
ACERTO DE CONTAS
Consulta de Acerto de Contas - Vendas
Em acerto de contas é possível realizar diversas vendas ao mesmo tempo por vendedor,
especificando ou não o cliente atendido.
Exemplo: O vendedor sai para vender de porta em porta ou em postos de revenda e
volta só no final do dia para fazer o acerto de contas.
Cadastro de Acerto de Contas
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”. Preencha os seguintes itens como:
vendedor, veículo, produto, cliente, quantidade e valor unitário.
Clicando no botão “Ordem de Carregamento” pode visualizar os produtos que o
funcionário deve acertar de conta de acordo com as saídas e entradas de produtos
cadastrados no menu Movimentos > Ordem de Carregamento.
41
Fechamento de conta
Clique no botão “Ir até o caixa” para fazer os lançamentos recebidos como: Dinheiro,
Cheque, Moeda, Nota assinada (a prazo), ou outra forma.
Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
Atenção: Quando for lançar o pagamento a prazo, informe uma data de vencimento
maior que a data de lançamento e o código do cliente. Automaticamente é gerada a
cobrança, para baixar acesse Financeiro > Contas a Receber.
Clicando no botão “Descontos”, pode cadastrar descontos e/ou repesagem de produtos
no qual a diferença é devolvida ao cliente.
Clicando no botão “Baixar Conta”, poderá baixar contas a receber em aberto, com
apenas um duplo clique na conta desejada ou então informando os dados da conta a
receber (cliente, nº do documento e o valor pago).
42
LANÇAMENTO DE PEDIDOS
Cadastro de Vendas
No lançamento de pedidos é possível realizar a venda individual, ou seja, a venda
normalmente realizada por telefone (tele entrega) ou na própria empresa (portaria).
Quando o telefone tocar, o sistema avisa automaticamente se o telefone é de cliente,
de funcionário, de fornecedor ou até mesmo se é apenas um contato cadastrado na
agenda. A partir da tela de identificação, basta pressionar “Realizar Pedido” ou a tecla
“Enter” (no seu teclado) para realizar a venda.
Ao tocar dois ou mais telefones ao mesmo tempo, o sistema mostra as telas de
identificação uma abaixo da outra (em forma de cascata).
Atenção: Para que tenha a identificação da chamada é necessário possuir serviço de
bina previamente contratado com empresa de telefonia e o aparelho identificador.
43
Campo A: Pedido Atual
Pode-se fazer a venda pesquisando pelo telefone do cliente, se não tiver um registro
deste telefone, pressione “F1” para Incluir um cadastro (simples ou completo) ou ainda
“F5”, para fazer uma consulta dos clientes já cadastrados.
Para realizar o pedido, digite o código / descrição do produto ou passe o leitor de código
de barras. Informe a quantidade e o valor unitário de venda.
Para incluir diversos itens, basta pressionar “Enter” ou o botão “+”.
Pode também acrescentar uma “observação do pedido” e uma “observação do item”
que ficará armazenada somente no pedido em questão.
Campo B: Histórico
Nesta aba é possível visualizar o histórico de compras do cliente com mais detalhes, a
data, o produto, a quantidade e valor de suas compras anteriores.
Pode também visualizar a situação financeira do cliente e demais informações.
Com um duplo clique sobre um item do histórico de vendas pode encaminhar o produto
selecionado ao pedido atual.
Com um duplo clique sobre uma determinada conta a receber pode também localizar a
fatura e tem a possibilidade de alterar ou baixar a mesma.
44
Fechamento do pedido
Antes de salvar o pedido, tem a possibilidade do preenchimento de alguns dados como:
entregador, forma de pagamento, desconto, taxa de entrega ou se há necessidade de
troco. Pode também informar os dados de pagamento posteriormente, deixando o
pedido em aberto. Para isso, salve o pedido sem fazer o fechamento.
Atenção: Pedido “em aberto” não é contabilizado no estoque e nem no financeiro, pois
não foi finalizado ainda.
45
Tem a opção de agendar a entrega do pedido para uma data futura. Para isso, clique
em “Agendar data de entrega”, informe o dia e horário para gravar os dados.
Atenção: É possível fechar o pedido rapidamente apenas pressionando CTRL + Enter
(no seu teclado). Se estiver com os itens de funcionário, forma de pagto, taxa de entrega
pré-configurados como padrão, estes campos serão preenchidos automaticamente.
Para configurar os itens e deixar padronizado acesse: utilitários > configurar sistema >
na guia Diversos.
Inclusive, pode deixar selecionada a opção de imprimir sem que seja apresentada a tela
de confirmação da impressão, o que agiliza mais ainda o fechamento do pedido.
Para configurar a opção de impressão automática, acesse: utilitários > configurar
sistema > na guia Recibo > selecione: “Novo pedido imprime sem perguntar”.
Logo após a conclusão do pedido, é possível imprimir o recibo de entrega:
Atenção: O sistema é compatível com qualquer impressora do tipo NÃO FISCAL.
Para formatação do recibo acesse: Utilitários > Configurar Sistema > Recibo.
46
PEDIDOS REALIZADOS
Consulta de Pedidos (F9)
Nesta tela, pode ter acesso a todos os pedidos realizados descriminados por sua
condição (em aberto, à vista, à prazo, cancelados ou ainda todos os pedidos) com os
dados de hora de saída e de entrega, além do nome, endereço e bairro.
Clicando sobre “Cancelado” aparecerá uma lista com todos os pedidos cancelados,
clicando sobre “C/Pgto a vista” aparecerá uma lista com todos os pedidos cuja forma de
pagamento é a vista e assim sucessivamente.
Basta escolher a data que deseja consultar e clique em ‘atualizar’ para revalidar a lista.
Os pedidos não entregues serão apresentados através de um emoticon (ícone) de
cliente “nervoso”. A partir do momento que marca o horário de entrega, através do botão
“Confirmar (F6)”, é removida a imagem da tela de pedidos.
Tem também a opção de gravar e personalizar o tamanho das colunas da tela de
pedidos, escolhendo quais colunas ficarão na tela de exibição.
Para mostrar a opção, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a coluna
desejada > Gravar largura das colunas.
47
Confira abaixo as funções dos botões da parte superior da tela de pedidos realizados:
Cancelar Pedido (F1)
Nesta opção pode cancelar um determinado pedido selecionado. Basta informar o
motivo do cancelamento. O sistema mantem o lançamento do pedido apenas retira da
contagem do estoque e financeiro e disponibiliza a informação no histórico do cliente
em questão para futuras consultas.
Alterar (F2)
Nesta opção pode alterar um determinado pedido selecionado. Pode trocar qualquer
informação como dados do cliente, produtos vendidos, valores, formas de pagamento e
etc. Para excluir as linhas dos produtos já lançados ou a forma de pagamento informada,
pressione ‘delete’ (no seu teclado) e confirme a exclusão.
Excluir (F3)
Nesta opção pode excluir um determinado pedido selecionado, excluindo
definitivamente o lançamento do pedido, retirando da contagem do estoque, financeiro
e do histórico do cliente em questão.
Imprimir (F4)
Nesta opção pode imprimir o comprovante de entrega de um determinado pedido
selecionado ou a listagem geral de todos os pedidos do dia (lista de pedidos). Pode
também exportar os dados para uma planilha de excel ou arquivo html.
Confirmação do pedido (F6)
Nesta tela, pode ter acesso a confirmação do pedido selecionado, marcando inclusive
o tempo de entrega para cada pedido.
48
FLUXO DE CAIXA
Consulta de Fluxo de Caixa
É possível controlar diversos caixas (caixa principal da empresa e diversas contas
bancárias) ao mesmo tempo, realizar transferências de uma conta para outra e ver os
movimentos e saldo de cada um, com muita facilidade.
Para uma visualização mais detalhada ainda, faça uma busca pela descrição do
movimento realizado.
Atenção: Para excluir um determinado movimento, basta selecionar a linha, pressionar
“Excluir” e confirmar a exclusão.
É possível apenas excluir os registros criados através da tela de Fluxo de Caixa. Para
demais lançamentos, somente na tela em que foi gerado o movimento.
49
Movimentação de Fluxo de Caixa
Para cadastrar uma nova movimentação do fluxo de caixa é necessário clicar no botão
“Incluir”. Preencha com a data, escolha o caixa desejado, o tipo de movimento, a
descrição, forma de pagamento e o respectivo valor do lançamento.
Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
Abertura de caixa
Para realizar a abertura de caixa, clique em “Incluir”, escolha a data, selecione o caixa,
o tipo de movimento (entrada), uma descrição, a forma de pagamento, o valor e clique
em “Salvar”.
Fechamento ou ajuste de caixa
Para realizar o fechamento ou ajuste do caixa é preciso escolher uma das opções:
transferir o dinheiro para uma determinada conta ou então sacar o valor em caixa.
50
Exemplo: abertura de caixa da empresa.
Exemplo: transferência caixa da empresa > banco.
Pode também utilizar o botão “Opções” > “Fechar o caixa selecionado” e fazer o
fechamento automático de todas as formas de pagamento disponíveis.
Para “zerar” o caixa todo, apenas clique em “Opções” > “Zerar o caixa selecionado”.
Neste caso é lançado uma retirada total do valor em caixa, através de um único
lançamento de zeramento.
51
Para lançar crédito referentes à pagamentos adiantados
Após criada a forma de pagamento SALDO EM HAVER (em cadastros > formas de
pagto) é necessário incluir o valor pelo pagamento adiantado.
Para isso clique em “Incluir”, escolha a data, selecione o caixa no qual entrará o saldo,
o tipo de movimento (Pagamento Adiantado - em haver), o cliente referente, uma
descrição, a forma de pagamento, o valor e clique em “Salvar”.
Feito isso o saldo no cadastro do cliente é ajustado para que ele possa realizar pedidos
com este valor disponível.
De acordo com as vendas lançadas com esta forma de pagto (SALDO EM HAVER) o
sistema baixa automaticamente e ajusta os valores no cadastro do cliente.
52
CONTAS A PAGAR
Consulta de Contas a pagar - Despesas
Nessa tela é possível lançar todas as despesas da empresa e até mesmo despesas
pessoais, baixar uma conta parcialmente e gerar automaticamente uma nova conta com
o restante do valor ou ainda realizar lançamentos em lote.
Na primeira tela, pode-se fazer uma consulta das contas a pagar já cadastradas no
sistema. Para procurar basta escolher um determinado período de tempo ou selecionar
a opção “Todos os Dias”. A pesquisa pode ser especificamente por contas lançadas (em
aberto) ou baixadas, além de poder selecionar outras diversas opções de consulta.
Pode realizar uma pesquisa avançada por fornecedor, funcionário, veículo, centro de
custos, descrição ou número do documento, clicando no ícone ‘seta azul’ (canto direito
da tela). Pode também visualizar e imprimir apenas as contas que desejar, para isso
selecione as linhas que não deseja que sejam exibidas e pressione “DELETE” (no seu
teclado).
53
Cadastro de Contas a Pagar
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”. Preencha os dados da data de
emissão e vencimento, centro de custos, descrição, valor e etc.
Pode ainda classificar a conta como Despesa da Empresa ou Pessoal, através da
opção: “Essa conta é uma despesa da Empresa”.
Nesta mesma tela efetuar o pagamento da conta, clicando em BAIXAR CONTA. Informe
a forma de pagamento e o valor pago. Por fim, basta clicar em SALVAR.
54
Pode ainda através do ícone “Opções”: baixar, cancelar ou realizar lançamentos em lote
(incluir, alterar, excluir ou baixar contas).
(Exemplo de inclusão ou alteração de contas a pagar em lote)
Atenção: Depois de selecionar o tipo de movimentação em lote tem através do botão
“Opções”, a possibilidade de inserir, excluir, copiar e colar as linhas pelos seguintes
atalhos:
Inserir linha(s) = F1
Excluir / Ignorar linha(s) = F4
Copiar linha(s) = Ctrl + C
Colar linha(s) = Ctrl + V
55
Pode ainda “criar parcelamento da conta selecionada”, onde escolhendo o número de
vezes que deseja, o sistema cria automaticamente o número de parcelas escolhido,
repetindo os dados principais da cobrança e gerando as respectivas datas de
vencimento futuras.
Tem também a possibilidade de “duplicar a conta selecionada”, muito utilizado quando
for fazer pagamentos da folha de funcionários.
Quando for baixar várias contas em lote basta indicar a forma de pagamento, data e
clicar em “baixar contas”.
(Exemplo de baixa de contas a pagar em lote)
56
Para alterar dados já cadastrados
Pode-se alterar uma conta a pagar já cadastrada, para isso selecione a conta e clique
em “Alterar”, modifique os campos necessários e clique em SALVAR.
Caso precise baixar a conta parcialmente, o sistema emite uma nova conta com o
restante do valor pendente para que possas baixar futuramente.
É possível também imprimir uma listagem em geral das contas, por grupos (um
fornecedor por página), além da opção de exportar os dados para excel ou html através
do botão “Imprimir”.
Para consultar a relação das contas lançadas e baixadas no sistema acesse: Relatórios
> Contas Pagas. Pode pesquisar por descrição, centro de custos ou por grupo e diversas
opções de restrição da busca.
57
CONTAS A RECEBER
Consulta de Contas a receber - Vendas a Prazo
Nesta tela pode-se controlar as contas geradas através de vendas com pagamento a
prazo ou recebimentos futuros.
Na primeira tela, pode-se fazer uma consulta de contas a receber já cadastradas no
sistema. Para procurar basta escolher um determinado período de tempo ou selecionar
a opção “Todos os Dias” que deseja consultar. A pesquisa pode ser especificamente
por contas lançadas (em aberto) ou baixadas, além de poder selecionar outras diversas
opções de consulta.
Pode ainda realizar uma pesquisa restrita (cliente ou funcionário), descrição ou número
do documento, clicando no ícone ‘seta azul’ (canto direito da tela). Pode também
visualizar e imprimir apenas as contas que desejar, selecionando as linhas e
pressionando “DELETE” (no seu teclado) nas que não quer que sejam exibidas.
58
Cadastro de Contas a Receber
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”. Preencha os dados como: a data
de emissão e vencimento, cliente, centro de custos, descrição, valor e etc.
Nesta mesma tela efetuar o pagamento da conta, clicando em BAIXAR CONTA. Informe
a forma de pagamento e o valor pago. Por fim, basta clicar em SALVAR.
59
Pode através do ícone “Opções”: baixar, cancelar, localizar o cadastro do cliente da
conta e realizar a baixa de várias contas juntas (em lote).
Quando for baixar várias contas em lote basta indicar a forma de pagamento, data e
clicar em “baixar contas”.
(Exemplo de baixa de contas a receber em lote)
60
Para alterar dados já cadastrados
Pode-se alterar uma venda a prazo realizada pelo lançamento de pedidos, para isso,
selecione a conta e clique em “Alterar”, poderão ser alterados os dados, exceto o valor
da conta a receber. Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
Atenção: Uma conta criada ou paga pelo ‘sistema de vendas’ não pode ser excluída
pelo contas a receber. Para alterar é necessário que a conta esteja em aberto, sem
forma de pagamento informada, para modificar basta acessar o local de origem da
mesma.
Caso precise baixar a conta parcialmente, o sistema emite uma nova conta com o
restante do valor pendente, inclusive pode emitir o comprovante deste pagamento com
as informações desejadas.
Para configurar acesse: utilitários> configurar sistema> na guia Recibo> na aba:
“Quando vender a prazo”.
É possível ainda imprimir diversas opções de relatórios das contas a receber:
Listagem geral das contas; Listagem por grupo, sendo a relação de contas separadas
de um cliente por página; Listagem detalhada com todos os produtos vendidos; Carta
de cobrança com os débitos pendentes da respectiva conta selecionada e Recibo de
pagamento efetuado. Além da opção de exportar os dados para excel ou html.
61
CONTROLE DE VALES
Consulta de Controle de Vales
Nesta tela pode-se consultar e cadastrar os vales concedidos aos funcionários durante
um determinado período de tempo. Para procurar basta escolher um determinado
período de tempo que deseja consultar, a pesquisa pode ser especificamente
“agrupada” ou “individual”.
Atenção: O controle de vales serve para ter o controle de vale de funcionários sem a
necessidade de lançar parcialmente o salário durante o mês. No final do mês, basta
excluir esses vales e lançar o salário integral (contas a pagar).
Cadastro de Vales
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”. Preencha os dados como: data,
funcionário, observação e valor. Depois de registrar as informações clique no botão:
“Adicionar”. Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
Atenção: Para excluir um vale, selecione a linha desejada na guia CADASTRO e
pressione “Delete” no seu teclado.
62
RELATÓRIO DE CONTAS PAGAS
Este relatório tem a função de detalhar as contas cadastradas e baixadas. O relatório
pode ser visualizado a partir de um período de tempo pré-selecionado ou por um
“período mensal”, podendo selecionar por contas pessoais ou da empresa (despesas).
Depois de selecionadas as opções clique em: “Consultar”. Pode-se fazer uma consulta
especificamente por descrição, por centro de custo ou por grupo.
Atenção: Para que seja visualizada no relatório, a conta precisa estar baixada, contas
em aberto não constam na listagem.
63
RECIBOS PERSONALIZADOS
Consulta de Recibos Personalizados
Nesta tela, pode-se consultar e cadastrar modelos de recibos num formato padrão e
mais utilizado. Na primeira tela, pode-se fazer uma consulta de recibos personalizados
já cadastrados no sistema.
Cadastro de Recibos Personalizados
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”. Preencha os dados como “título”,
“correspondente a” e clique em “Salvar”.
Depois de cadastrar o modelo de recibo é necessário completar os dados da parte de
baixo da janela anterior: assinante (cliente, funcionário, empresa ou todos os
funcionários), código, nome, a data, um nº de documento, valor e etc.
Por fim, clique no ícone Imprimir > Imprimir Recibo.
Atenção: Existe também a possibilidade de gerar nota promissória, para isso preencha
os dados necessários e clique Imprimir > Nota Promissória.
64
REGISTRO DE LIGAÇÕES
O sistema identifica e registra todas as ligações detectadas pelo identificador de
chamadas. Para consultar, selecione a data e o tipo de contato: clientes, funcionários,
fornecedores, agenda de contatos ou todos.
Pode ainda escolher quantas ligações deseja visualizar na tela de exibição (20, 50, 100
ou todos).
Se necessitar excluir alguma(s) ligação(ões), clique na linha e em seguida pressione
“delete” no seu teclado.
65
RELATÓRIO DE GRÁFICOS
Nesta tela, pode-se ter relatório em forma de gráfico, de diversas maneiras, muito prático
para análise de resultados.
Selecione o modelo do gráfico (1-10), o tipo que deseja consultar (ligações recebidas,
vendas p/dia, p/dia da semana, p/mês, p/vendedores, p/valores ou p/despesas) e pode
escolher ainda apenas um determinado produto (P.13, P.20, P.45, etc).
66
RELATÓRIO DE PREVISÃO DE VENDAS
Com este relatório é possível ter acesso às previsões de vendas dos clientes, além de
poder acompanhar os cadastros que deixaram de fazer pedidos, daqueles clientes
inativos.
Para pesquisar escolha o período de tempo, selecione se a consulta será com clientes
sem vendas, com clientes com vendas ou clientes com previsão de vendas. Pode
também fazer a restrição de “apenas novos clientes cadastrados” (com data do cadastro
dentro do período de consulta selecionado).
Para facilitar, tem também a opção de marcar o último contato que fez com determinado
cliente, clique duas vezes na linha correspondente sobre a coluna “Último Contato” e
selecione “Marcar última ligação”, o sistema irá armazenar data e hora do
contato/ligação.
Pode-se imprimir uma lista geral (listagem geral) com todos os itens que deseja
consultar ou ainda etiquetas de sua preferência (estilo mala direta, onde serão
impressas etiquetas com os dados do cliente - nome e endereço completo).
Vale lembrar que o sistema emitirá um aviso automaticamente quando houver previsão
de vendas para o dia com um lembrete na tela principal ao ser iniciado.
67
COMISSÃO DAS VENDAS
Neste relatório pode-se visualizar um percentual no total das vendas, total do lucro bruto
ou total do lucro líquido num determinado período de tempo. Tem a função de
descriminar quanto cada funcionário ganha de comissão pelas vendas.
Selecione a opção (total das vendas, do lucro bruto ou do lucro líquido), escolha o
período de tempo e clique em “Consultar”.
Atenção: O percentual (% comissão) é demarcado na tela de cadastro de funcionários.
(Cadastros> Funcionários> na guia Documentação).
Pode também imprimir o relatório das comissões, de acordo com as especificações
desejadas.
68
RELATÓRIO DE VENDAS
Neste relatório é possível ter acesso total às informações de todas as vendas efetuadas
pelo sistema.
Pode-se fazer a pesquisa agrupando por produtos, preços praticados, data, dia da
semana, mês, endereços, bairros, cidades, clientes, funcionários, grupo de clientes,
funcionário x grupo ou funcionário x lucro (neste caso selecione os produtos para cada
coluna), tudo numa única tela, sem a necessidade de ficar procurando.
Existe a opção de restringir a pesquisa por endereço, bairro, cidade, cliente, grupo de
cliente, funcionários ou produto.
Pode pesquisar por vendas realizadas pelo acerto de contas, realizadas pelo tele
entrega e ainda mostrar os custos.
Pode-se clicar no topo de uma coluna para ordenar ou ainda pressionar “Delete” no seu
teclado para excluir as linhas que não deseja visualizar e imprimir, gerando uma outra
forma de relatório a sua escolha, como preferir.
69
RELATÓRIO DE ESTOQUE DIÁRIO
No controle de estoque pode-se realizar pesquisas por entradas ou saídas de produtos,
com a opção de visualizar os “produtos por mês” ou “produtos por dia”, selecionando o
período de tempo desejado e clicando em “Consultar”.
70
MAPA DE CONTROLE DE MOVIMENTO MENSAL - ANP
O MCMM é um relatório exigido pela ANP, mas que pode ser útil até mesmo para
empresas de água mineral. No relatório é mostrado o saldo inicial do estoque, todas as
compras de mercadoria realizadas na empresa, as vendas, outras saídas e saldo final
do estoque de cada produto.
Atenção: Para melhor adaptação do texto no campo “Espécie de Recipientes”, onde é
exibido o nome do produto, sugerimos que o cadastro do produto esteja formatado no
estilo: “P.13 – Botijão de 13Kg”, “P.20 – Botijão de 20Kg” e assim por diante, pois são
utilizados os 4 primeiros dígitos cadastrados no nome, então procure abreviar para que
se possa visualizar o nome completo e sem cortes.
Caso não esteja disponível a opção de ANP – MCMM no menu relatórios, verifique se
está selecionado o ramo de atividade da empresa corretamente no menu Utilitários >
Configurar sistema.
71
RELATÓRIO DE ESTOQUE TOTAL
Com este relatório é possível ter acesso ao seu estoque atual, pode fazer uma
conferência (contagem) ou ainda uma listagem de todos seus produtos em estoque.
Na guia: Consulta de Estoque
Selecionando o tipo (total geral, todos, produtos ou vasilhames) é possível visualizar por
completo o estoque físico da sua empresa.
Na guia: Conferência do Estoque
Para lhe facilitar a contagem dos produtos em estoque, pode-se imprimir um rascunho.
Exemplo: O conferente faz a contagem inicial e depois transfere as informações pro
sistema, verificando o fechamento e as possíveis faltas e sobras.
Preencha os campos em cor amarelo.
Tem a opção de renomear uma determinada coluna, clicando duas vezes sobre ela.
Pode também fazer contas de soma e subtração nas próprias células.
72
RELATÓRIO DE EMPRÉSTIMOS
Nesta tela tem a possibilidade de fazer uma visualização (total geral ou por clientes) dos
empréstimos que estão em aberto no sistema.
Pode também fazer uma pesquisa pelo produto, cliente ou documento especifico e/ou
por um determinado funcionário.
Atenção: Os empréstimos são lançados diretamente na tela de “Movimentos >
Movimento de Estoque”.
Quando o produto sair para empréstimo lance: S-Empréstimo.
Quando o cliente devolver o produto emprestado lance: E-Devolução.
73
CONFIGURAR SISTEMA
Nesta tela é possível ter acesso às configurações básicas do sistema, tanto
operacionais, quanto de aparência (wallpaper, logotipos, skin).
Na guia: Info Empresa
É possível configurar seus dados cadastrais como: Nome/Razão Social, Nome Fantasia,
endereço completo e demais dados.
Pode também escolher o ramo de atividade da sua empresa, esta opção altera os ícones
de produtos nas telas de cadastro e movimentos, bem como a opção de gerar o Mapa
de Controle de Movimento Mensal (MCMM).
Basta clicar em “ok” e as suas alterações estarão salvas.
Atenção: Após a configuração é necessário reiniciar o sistema para validar as
modificações.
74
Na guia: Diversos
Nesta janela, tem a opção de fazer configurações diversas como: escolher um vendedor
padrão, uma cidade de atuação, pode fixar um valor de taxa de entrega, escolher uma
forma de pagamento padrão, o DDD de sua cidade para o preenchimento automático
no cadastro de um nº de telefone, pode ainda reorganizar os endereços cadastrados e
demais configurações.
Basta clicar em “ok” e as suas alterações estarão salvas.
75
Na guia: Recibo
Nesta janela podem-se fazer configurações referentes ao comprovante de entrega.
Configuração de impressora
Cada modelo de impressora precisa ser devidamente configurado no sistema, de acordo
com a porta de comunicação utilizada.
Exemplo de configuração:
- Tipo de impressão = Bobina Matricial.
- Nº Colunas (largura da impressão) = 40 (normalmente utilizada)
- Porta de comunicação = LPT1
Atenção: O sistema é compatível com qualquer impressora do tipo NÃO-FISCAL.
Para configurar outros modelos, entre em contato com nosso suporte técnico.
76
Configuração geral
Na guia Cabeçalho e Rodapé: é possível escolher as mensagens de cabeçalho e
rodapé para personalização do recibo.
77
Na guia Mostrar no pedido: é possível escolher e selecionar algumas opções como
data e hora do pedido, se deseja que apareça o nome do entregador, a cidade e o bairro,
as formas de pagamento entre outros.
78
Na guia Quando vender a Prazo: existe a possibilidade de inserir o texto que quiser
nos seus recibos, sem limite de caracteres para ser impresso no comprovante de
entrega (quando o cliente comprar A PRAZO).
Dessa forma, não é necessário inserir esse tipo de texto no Cabeçalho ou Rodapé. É
um campo separado apenas para ser impresso quando a venda for à prazo. O texto
será impresso antes da assinatura do cliente.
Além de outras configurações como impressão de recibo de pagamento ao baixar uma
determinada conta a receber.
79
Na guia: Aparência
Nesta tela, pode-se configurar o logotipo da sua empresa nos seus relatórios, permite
escolher um papel de parede (wallpaper) e ainda o skin de telas (aparência de cores)
de sua preferência.
Atenção: Pode-se colocar a imagem da melhor forma que desejar, sendo imagem
original, estendida, centro horizontal, centro vertical ou centro horizontal e vertical.
Basta escolher o modelo desejado localizando o arquivo salvo em seu computador.
Dentro da pasta do programa temos algumas imagens de modelo.
80
Na guia: Atalhos
O usuário do sistema pode criar o menu "Atalhos" e nele definir até 10 atalhos dos
ícones que mais acessa. Basta ir selecionando as categorias dos menus mais utilizados.
Veja como fica o menu de atalhos escolhido e criado:
81
Na guia: Etiquetas
O usuário pode configurar o modelo e as medidas para impressão de etiquetas,
demarcando as margens, altura, largura, distâncias e etc.
Atenção: Pode-se imprimir etiquetas através dos menus:
Cadastros > Clientes > Imprimir > Mala Direta (Etiquetas)
Relatórios > Previsão das Vendas > Imprimir > Etiquetas
82
Na guia: Loja Virtual
Nesta tela pode-se configurar o recebimento de avisos quando houverem pedidos ou
ligações realizadas no site (Site Express Commerce).
Este recurso tem a função de controlar os pedidos ou ligações realizadas pelo painel de
controle do site, diretamente no programa, sem a necessidade de ficar controlando o e-
mail ou painel do site.
Pode ativar o acompanhamento de pedidos e ligações informando o código Key
(fornecido pela nossa equipe técnica / suporte).
Atenção: O pedido é verificado automaticamente a cada 1 minuto.
Caso exista algum pedido realizado no site, é mostrada uma tela de aviso.
Essa tela pode ser atualizada ou fechada a qualquer momento.
83
CONFIGURAR BINA
Esta opção de configuração permite ajustar as informações referentes ao aparelho
identificador de chamadas (Bina).
Pode selecionar uma das opções:
Ativa Bina (Local): quando o aparelho bina estiver conectado na máquina local.
Ativa Bina (Rede): quando o computador estiver conectado à rede de computador(es).
Desativa Bina: se não estiver utilizando o sistema de identificação.
Na guia Bina 01
Nesta tela pode-se escolher o modelo e a porta do primeiro aparelho utilizado.
Na guia Bina 02 e Bina 03
Nesta tela pode-se escolher o modelo e a porta do segundo e terceiro aparelho utilizado,
quando necessário mais de um identificador de chamadas.
84
Na guia Bina em Rede
Nesta tela pode-se indicar o nome ou IP do computador na qual o aparelho bina está
conectado fisicamente.
A porta não é necessária alterar, deixe selecionada: 1000.
Na guia Configurações
Nesta tela pode-se demarcar o ddd padrão, adicionar ou remover o nono digito dos
telefones celulares, além de outras opções de personalização do foco na tela de
identificação das chamadas.
85
GERENCIAMENTO DE BACKUP
Este gerenciador tem a função de salvar os arquivos do programa, gerando uma cópia
de segurança do seu banco de dados.
É de extrema importância criar uma rotina de backups, a fim de evitar perda dos dados
cadastrados no sistema. Caso ocorra a necessidade de reinstalação do programa, tendo
backup pode restaurar e continuar com a base de dados atual.
A Maikonlyne não se responsabiliza pelo processo de backup. Cada cliente é
responsável pelo arquivamento do seu banco de dados.
Na guia: Backup Local
Escolha o local de destino. Pode ser um pendrive, hd externo ou até mesmo direto na
área de trabalho (desktop), para depois enviar por email, deixando disponível no próprio
servidor. Basta clicar na imagem para começar a salvar.
Será criada uma pasta zipada com a data e horário do procedimento realizado.
86
Na guia: Backup FTP
Existe a possibilidade de fazer um backup do sistema para um Servidor na internet e
fazer a restauração para qualquer computador que possua o programa instalado.
Por Exemplo: um funcionário da sua empresa faz um backup para o servidor (clicando
em apenas um único botão depois de configurado), a partir daí de qualquer computador
com o programa instalado, pode receber esses dados e visualizar todas as
movimentações do dia.
Caso possua diversas empresas, pode receber o banco de dados de todas elas e
visualizá-las todas no mesmo programa, basta apenas selecionar a empresa desejada
no início do programa (multi empresas – ver página 9).
Preencha os dados como: FTP Servidor (os sites FTP são diferentes de um site comum
- HTTP. A principal característica deles é que ao invés de apresentar escritas, banners,
figuras, etc, são exibidos arquivos e pastas, tal como acontece no Windows Explorer),
usuário, senha, caminho e arquivo de destino, caminho e arquivo local e clique em
“Enviar” ou “Baixar”.
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CONTROLE DE USUÁRIOS
Consulta de Usuários
Este controle tem a função de gerenciar os acessos de cada usuário no programa,
determinando o que cada um pode ou não fazer em cada tela/menu.
Na primeira tela, pode-se fazer uma consulta dos usuários já cadastrados no sistema.
Cadastro de Usuários
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”. Preencha os dados de acesso
como: Nome de Usuário e Senha e selecione os itens que o determinado usuário pode
ter acesso. Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
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Nos itens:
“Esse usuário é Administrador”
Significa que o usuário tem acesso a todas as funções do programa (incluir, alterar,
excluir e visualizar), inclusive ao acesso do controle dos demais usuários.
“Controlar limite de crédito dos clientes”
Disponibiliza a função de gerenciar valores referentes ao limite de crédito dos clientes.
“Alterar datas dos lançamentos”
Neste caso, determina que o usuário tem autorização de alteração das datas retroativas
dos lançamentos cadastrados no programa.
“Exibir Lucros e Custos dos produtos”
Pode selecionar se deseja que determinado usuário tenha acesso ao lucro no relatório
de venda da empresa e ao valor de custo dos produtos.
“Alterar preço de venda dos produtos”
Permite que se possa alterar o preço dos produtos no momento da venda, não deixando
um valor fixo e geral pra todos os casos.
“Imprimir ou exportar relatório”
Permite que se possa imprimir ou exportar (html ou excel) os dados e informações de
relatórios do sistema.
É possível também deixar um caixa fixo para determinado usuário utilizar, ou seja, todos
os lançamentos caem no mesmo caixa ou banco de destino, independente da forma de
pagamento escolhida, os lançamentos realizados ficam separados por usuário.
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AUDITORIA DO SISTEMA
Esta consulta serve apenas para uma análise do que foi realizado no sistema, tudo que
foi cadastrado, alterado ou excluído fica armazenado nesta tela, inclusive com o registro
de data, horário e nome do usuário que realizou.
CALCULADORA
Utilitário para facilitar suas operações de contagens.
Tem a possibilidade de visualizar ao lado esquerdo da tela o histórico das operações.
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AGENDA DE CONTATOS
Consulta de Agenda de Contatos
Serve para cadastrar os dados de pessoas que não sejam seus clientes, para que ao
imprimir um relatório de clientes, por exemplo, esses contatos não sejam exibidos.
Na primeira tela, pode-se fazer uma consulta dos contatos já cadastrados no sistema.
Cadastro de Contatos
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”. Preencha os dados como: Nome,
endereço e telefone. Se desejar, tem a possibilidade de acrescentar no cadastro um e-
mail e site. Pode também utilizar um nº do identificador clicando em: “ID CH”. Para
finalizar, basta clicar em SALVAR.
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LEMBRETES
Consulta de Lembretes
Os lembretes servem como uma ferramenta de auxílio para lembrar seus compromissos
como um aniversário, uma reunião, um evento e etc.
Pode ainda solicitar que o sistema avise novamente em determinado horário. Selecione
a hora de repetir o lembrete e clique em “Ok”.
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Cadastro de Lembretes
Para cadastrar é necessário clicar no botão “Incluir”
Selecione a data que deseja ser lembrado e uma descrição para o lembrete.
Para finalizar, basta clicar em SALVAR.
Atenção: O sistema notificará automaticamente o vencimento de contas a pagar, contas
a receber, aniversário de clientes / funcionários e documentos de veículos com três dias
de antecedência.
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BUSCA CEP OU ENDEREÇO
Esta pesquisa serve de ajuda para o cadastro de endereços, onde o sistema localiza os
dados de endereço completo, informando apenas o CEP ou o endereço sem o número,
cidade e estado. Pode ainda visualizar o endereço desejado pelo mapa on-line.
Para utilização do mapa, se faz necessário conexão à internet.
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ENVIO DE SMS
Tem a função de enviar SMS para clientes ou também enviar cópia do pedido para o
telefone celular de um funcionário / entregador.
Informe o usuário e a senha (informações com a Mister PostMan ou ZEnvia), pois para
o envio de SMS é necessário adquirir um serviço terceirizado para receber o login e
senha.
Basta pressionar no seu teclado a tecla “F8” na tela de lançamento de pedidos (quando
estiver com o pedido lançado) e os dados irão diretamente para a ferramenta “Móbile”.
Informe o destinatário no campo “ENVIAR PARA” (escolha o nome e ele usará o telefone
celular cadastrado na ficha do funcionário) ou digite o número de telefone que deseja
enviar.
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SUPORTE ONLINE
Esta é uma janela com acesso à diversas ferramentas úteis que ajudará a conhecer
cada vez mais o sistema. É possível baixar o manual do usuário, acessar ao banco de
dúvidas mais frequentes, contatar via e-mail ou Facebook, iniciar o processo de
assistência remota ou ainda ativar / desativar o sistema.
Para utilização do Suporte Online, é necessário conexão à internet.
Suporte Técnico
Sugestões, dúvidas e esclarecimentos diversos, devem ser dirigidos ao suporte técnico
da Maikonlyne Sistemas & Soluções.
Funcionamento: De segunda a sexta, das 9:00 as 12:00 e das 14:00 as 17:00hs, no
horário de Brasília, exceto em feriados nacionais.
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