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Hermes Pardini

Manual da Qualidade para Fornecedores

Elaborador por: Instituto Hermes Pardini Gerência de Supply Chain - NTO- Vespasiano -MG

01/09/2017

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Sumário

Introdução ................................................................................................................................................. 3

Objetivo .............................................................................................................................................. 3

Missão, Visão e Valores............................................................................................................................. 4

1. Qualificação e Avaliação de Fornecedores ........................................................................................... 5

1.1. Qualificação de Fornecedores: ................................................................................................... 6

2. Avaliação de Fornecedores ................................................................................................................... 7

a)Critério de Definição dos Fornecedores a serem Avaliados: .......................................................... 7

b)Requisitos e Critérios para Avaliação de Fornecedores: ................................................................ 7

c) Sistema de Pontuação e Qualificação: ......................................................................................... 11

d) Divulgação dos Resultados: ......................................................................................................... 12

3. Condições Gerais de Fornecimento .................................................................................................... 12

4. Política de Compras ............................................................................................................................. 13

5. Melhorias Contínuas ........................................................................................................................... 13

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INTRODUÇÃO

Este Manual foi desenvolvido pelo grupo Hermes Pardini com a finalidade de orientar todos os

seus fornecedores quanto aos requisitos mínimos necessários para o fornecimento de itens

e/ou serviços.

Pode ser um importante canal entre o Hermes Pardini e seus Fornecedores. Este manual

deverá ser utilizado por todas as empresas que desejam fazer ou já fazem parte do grupo de

fornecedores regulares do grupo Hermes Pardini.

Neste Manual está descrito a sistemática de Qualificação e Avaliação de Fornecedores, as

condições gerais de fornecimento e os métodos utilizados para monitoramento do

desempenho de cada fornecedor.

O grupo Hermes Pardini tem como objetivo principal de qualidade, garantir a satisfação

permanente de seus clientes, e por este motivo, desejamos que os nossos fornecedores

busquem constantemente a melhoria contínua para atender e exercer as expectativas e

requisitos deste Manual.

OBJETIVO

O objetivo principal deste Manual é definir e regulamentar os requisitos para o fornecimento

de produtos e serviço ao grupo Hermes Pardini.

Ele tem por objetivo orientá-los sobre as principais diretrizes que norteiam a relação entre o

grupo Hermes Pardini e seus fornecedores. Para nós, essa parceria é fundamental, pois é

também através dela que podemos cumprir nossa missão de assegurar confiança, precisão e

rapidez no auxílio diagnóstico e no cuidado com a saúde.

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MISSÃO, VISÃO E VALORES

MISSÃO

Assegurar confiança, precisão e rapidez no auxílio diagnóstico e no cuidado com a saúde.

VISÃO

Tornar-se uma escolha inequívoca para clientes e profissionais de saúde em apoio diagnóstico.

VALORES

Bom humor Respeito nos relacionamentos Aprendizado em equipe Sustentabilidade Integridade Lealdade

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1. QUALIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES

O grupo Hermes Pardini reserva-se o direito de selecionar, qualificar, avaliar e reavaliar seus

fornecedores de produtos e serviços dentro de procedimentos claros e padronizados.

1.1: Qualificação de Fornecedores

A qualificação de fornecedores será realizada para os fornecedores novos (contingência,

compra spot ou contratado) e aqueles selecionados para avaliação anual de fornecedores.

Os fornecedores do Hermes Pardini serão segregados por tipo, tais como:

Fornecedores Nacionais de Insumos e Reagentes,

Fornecedores Nacionais de Materiais em geral, e,

Fornecedor Prestador de Serviço Pessoa Jurídica, de acordo com sua categoria.

Os fornecedores deverão apresentar as seguintes informações e documentos:

Fornecedores de Insumos e Reagentes

Ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor devidamente registrada

Cópia eletrônica do Alvará de Funcionamento/licença de operação expedido pela ANVISA, AFE (se

aplicável a sua área de atuação);

Cópia do cartão de CNPJ;

Certidão negativa de Falência/Concordata;

Certidão negativa de Títulos e Protestos;

Certidão negativa da Justiça do Trabalho;

Certidão negativa das Receitas Federal, Estadual e Municipal;

Certificado de responsável técnico (se aplicável a sua área de atuação);

Certificações, políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Responsabilidade

Social, Saúde e Segurança), se existentes;

Outras certificações pertinentes ao produto comercializado pela empresa (Ex.: ISO 17025).

Fornecedores de Materiais em geral

• Cópia eletrônica do Alvará/Licença de operação expedido pela prefeitura;

• Cópia eletrônica do Alvará de Funcionamento/licença de operação expedido pela ANVISA,

AFE, quando aplicável a sua área de atuação;

• Ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor devidamente registrada;

• Cópia do cartão de CNPJ;

• Certidão negativa de Falência/Concordata;

• Certidão negativa de Títulos e Protestos;

• Certidão negativa da Justiça do Trabalho;

• Certidão negativa das Receitas Federal, Estadual e Municipal;

• Certificações, políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Responsabilidade

Social, Saúde e Segurança), se existentes.

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Prestador de Serviço P.J – todos fornecedores

• Cópia eletrônica do Alvará/Licença de operação expedido pela prefeitura;

• Ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor devidamente registrada

• Cópia do cartão de CNPJ;

• Certidão negativa de Falência/Concordata;

• Certidão negativa da Justiça do Trabalho;

• Certidão negativa das Receitas Federal, Estadual e Municipal;

• Certificações, políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Responsabilidade

Social, Saúde e Segurança), se existentes.

Prestador de serviços de tratamento de Resíduos (além dos documentos aplicados

para todos os fornecedores prestadores de serviços)

Licença de Transporte com Condicionantes

Licença de Incineração com Condicionantes

Licença de Autoclave com Condicionantes

Licença de aterro classe I com Condicionantes

Licença de aterro classe II com Condicionantes

Licença de transporte da SLU para resíduos comuns e infectantes

Cadastro técnico federal IBAMA

Registro de responsabilidade técnica

Contrato com empresa de destinação final

Plano de contingência/emergência

AVCB – Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros

Certificado de licença de funcionamento e registro cadastral - PF

Prestador de serviços de controle de pragas (além dos documentos aplicados para

todos os fornecedores prestadores de serviços)

Licença junto autoridade sanitária/órgão ambiental

Responsável técnico - Registro no conselho Registro de treinamento dos aplicadores Registros dos produtos utilizados junto ao Ministério da Saúde Licença de funcionamento expedida pelo Município Licença Ambiental acompanhada de suas condicionantes Cadastro Técnico Estadual emitido pelo FEAM Cadastro técnico Federal emitido pelo IBAMA

Prestador de serviços de transporte de funcionários (além dos documentos

aplicados para todos os fornecedores prestadores de serviços)

Plano de Manutenção Preventiva da Frota

Habilitação/Direção defensiva dos motoristas

Registro de inspeções da frota

Teste de opacidade (fumaça preta) caso a frota for a diesel

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Licença de transporte

Prestador de serviços de manutenção e monitoramento de ar condicionado (além

dos documentos aplicados para todos os fornecedores prestadores de serviços)

PMOC - Plano de manutenção e Operação e Controle de sistemas de Climatização Responsável Técnico - Engenheiro Mecânico Cadastro no IBAMA Registros dos produtos utilizados junto ao Ministério da Saúde

2. AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES

Todos os fornecedores estratégicos deverão ser avaliados com frequência anual pelo setor de

Suprimentos do Hermes Pardini.

a) Critério de Definição dos Fornecedores a serem avaliados:

Fornecedores classificados como “A” da curva ABC de Fornecedores e fornecedores de

insumos e serviços críticos indicados pelos usuários ou pelo setor de suprimentos do Hermes

Pardini.

b) Requisitos e Critérios para Avaliação de Fornecedores:

I. Documentação

O fornecedor deve apresentar as informações e documentos para homologação e cadastro,

conforme item “1.1” Qualificação de Fornecedores deste Manual. Essas informações serão

também utilizadas para sua avaliação.

Os documentos serão solicitados aos fornecedores anualmente, e sempre que ocorrer a

expiração de algum deles, conforme fluxo abaixo:

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Caso o fornecedor não encaminhe os documentos nos prazos solicitados, caberá a liderança

da área de compras definir o procedimento a ser tomado, dentre eles: emissão de registro de

não conformidade ao fornecedor, descredenciamento do fornecedor, solicitação de reunião

presencial com a alta gerência ou alta diretoria do fornecedor, dentre outras ações

pertinentes.

II. Indicadores de Desempenho

i. Qualidade:

O fator qualidade deverá ser avaliado de acordo com o desempenho do fornecedor em

cumprir os requisitos e especificações do produto/serviço fornecido, conforme exigido pelo

grupo Hermes Pardini.

O não cumprimento aos requisitos e/ou especificações serão registrados como não

conformidades do fornecedor (RNC-F). As ocorrências serão utilizadas como critério para a

avaliação do quesito qualidade para os fornecedores, conforme metodologia abaixo:

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Com base nestes critérios, é aplicada a fórmula abaixo a fim de se obter a pontuação

parcial do fornecedor no quesito qualidade:

A partir do resultado desta equação, será aplicado ainda um fator redutor na nota do

quesito, com base no número de RNC-F´s (Registros de Não Conformidade) registradas

aos fornecedores, conforme abaixo:

Critérios – Divergência de NF´s em

relação ao Pedido de Compras

Incidência Peso/FATOR

Entre 0 e 5 *2

Entre 6 e 10 *3

Entre 11 e 15 *4

Entre 16 e 20 *5

Maior que 20 *6

Critérios

RNC-F

Incidência Penalidade

1 RNC 10% Da nota parcial

2 RNC´s 20% Da nota parcial

3 RNC´s 30% Da nota parcial

4 RNC´s 40% Da nota parcial

5 ou mais RNC´s 50% Da nota parcial

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O resultado final obtido será a nota do quesito QUALIDADE atribuída ao fornecedor

avaliado.

Para os fornecedores prestadores de serviços, o critério Qualidade será pontuado através

de formulário específico diretamente pelo responsável da área do Hermes Pardini que

recebe os serviços.

Os dados com a pontuação obtida nesse critério serão compilados pelo setor de compras

para finalização da avaliação.

ii. Relacionamento

O fator “relacionamento” é de responsabilidade do comprador do Hermes Pardini. A

relação de fornecedores classificados como “ A” na curva ABC de fornecedores será

divulgada, e um formulário específico com os critérios de relacionamento será preenchido.

Para os fornecedores prestadores de serviços, o formulário de Avaliação de Fornecedor -

Critério Relacionamento será preenchido pelo responsável da área que recebe os serviços.

Os critérios avaliados neste formulário são os que seguem:

ATENDIMENTO COMERCIAL

ATENDIMENTO PÓS VENDAS

FLEXIBILIDADE EM NEGOCIAÇÕES

ÉTICA E COMPLIANCE

FLEXIBILIDADE EM ATENDIMENTO DE URGÊNCIAS

TRATAMENTO DE NÃO CONFORMIDADES

FATURAMENTO EM CONFORMIDADE AO PEDIDO DE COMPRAS

Os dados com a pontuação obtida nesse critério serão compilados para finalização da

avaliação

iii. Prazo de Entrega:

O prazo de entrega será avaliado mediante o atendimento de cada pedido de compra

emitido pelo grupo Hermes Pardini ao fornecedor. O prazo de entrega considerado

será aquele informado em nosso pedido de compra com margem de 4 dias úteis. No

caso de compras onde o transporte seja por conta do fornecedor (modalidades CIF,

DDP ou similares), a data de entrega considerada será aquela do recebimento em

nosso almoxarifado. No caso de transporte contratado pelo Hermes Pardini

(modalidades FOB ou similares), a data de entrega considerada será aquela informada

pelo fornecedor como disponível para retirada em seu almoxarifado ou, no caso de não

informado, aquela da data de saída de sua Nota Fiscal.

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NOTA: Para as Lojas e setores produtivos do Hermes Pardini, a avaliação de fornecedores de

serviço de Assistência Técnica em equipamentos/instrumentos e garantia da qualidade é

realizada pelo setor de Controle de Produção, em formulário especifico.

c) Sistema de Pontuação e Qualificação:

O sistema de pontuação é baseado no atendimento aos requisitos apresentados neste

manual conforme Tabela 1 a seguir:

Tabela 1. Sistema de Pontuação para Avaliação de Fornecedores

Requisitos Pontos Critério Frequência de

Avaliação

Documentação

Ficha Cadastral 0,10 1 Anual

Requisitos

Legais 0,20 1 Anual

Certidões 0,60 1 Anual

Certificados 0,60 2 Anual

Indicadores de

Desempenho

Qualidade 3,0 3 Anual

Relacionamento 3,0 4 Anual

Prazo de

Entrega 2,5 5 Anual

TOTAL 10,0

Critérios:

1. Pontuação total para aqueles que apresentarem todas as informações e pontuação

proporcional pelo número de documentos apresentados em relação ao total solicitado;

2. Total de pelo menos 01 certificado. Nula quando não apresentar nenhum certificado;

3. Pontuação conforme especificado no item “ i” deste manual.

4. Pontuação com base em planilha específica de avaliação do critério “relacionamento”;

5. Pontuação proporcional a ser calculada pelo número de pedidos recebidos no prazo,

considerando a tolerância pelo número total de pedidos requisitados.

A classificação dos fornecedores será realizada de acordo com a Tabela 2 a seguir:

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Tabela 2. Classificação dos Fornecedores

O fornecedor que apresentar performance negativa e recorrente (< 5) poderá perder sua

homologação como fornecedor do Hermes Pardini, podendo ficar suspenso de

comercializar seus produtos ou serviços até que obtenha condições de uma nova

homologação.

Os fornecedores que apresentarem desempenho abaixo de 7 (“Necessita Melhorias” e “

Distante dos Padrões”) serão desenvolvidos através de um plano de ação com

acompanhamento do comprador responsável, para que assim possam se desenvolver e

obter melhor resultado na próxima avaliação.

d) Divulgação dos Resultados:

Os fornecedores avaliados serão informados de sua pontuação, estratificada pelos critérios,

com frequência mínima anual.

3. CONDIÇÕES GERAIS DE FORNECIMENTO

Ao aceitar o Pedido de Compra emitido pelo grupo Hermes Pardini, o fornecedor assume que

atenderá a todas as especificações do produto e as condições gerais de fornecimento.

O fornecedor deve analisar criticamente os requisitos relacionados ao produto, assegurando

que:

a) O fornecedor tem capacidade para atender aos requisitos definidos no Pedido de

Compra, tais como: preço, prazo de entrega, especificação, quantidade e validade do

produto e condições de pagamento;

b) Todos os produtos fornecidos devem ter a garantia da qualidade assegurada dentro

dos padrões de qualidade do mercado;

c) Todos os produtos devem ser entregues nas embalagens originais, acondicionadas

conforme descrito na proposta comercial, obedecendo sempre às normas de controle

de temperatura, transporte e armazenagem, quando aplicável.

d) Os produtos entregues fora das características corretas de embalagens,

armazenamento, transporte, temperatura, lote de fabricação e validade ou caso ocorra

rejeição do produto na avaliação do controle de qualidade o mesmo poderá ser

rejeitado pela área responsável pelo uso do produto, mesmo após o recebimento

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formal, uma vez que determinados pontos falhos como os relacionados acima, não

podem necessariamente ser constatados no ato do recebimento da mercadoria. Nestes

casos será aberto um registro de não conformidade para o fornecedor (RNC-F);

e) As notas fiscais deverão ser emitidas em nome do Hermes Pardini e endereçadas ao

estabelecimento citado no campo LOCAL DE ENTREGA dos pedidos de compra.

f) Todas as notas fiscais eletrônicas devem ser enviadas para o e-mail

nfe.xml@hermespardini.com.br

g) Os Registros de não conformidade de fornecedores (RNC-F´s) abertos serão enviados

aos fornecedores pelo setor de compras do Hermes Pardini. O fornecedor deverá

propor ações corretivas para eliminar a ocorrência. Tais ações devem ser evidenciadas

e repassadas ao comprador para registro e avaliação da eficácia. Os RNC-F’s serão

encerrados apenas quando for constatado que a não conformidade foi sanada.

h) Em situações específicas, poderão ser estudadas alternativas de permutas, caso o

Hermes Pardini e o Fornecedor possuam produtos/serviços de interesse mútuo. Essas

situações serão negociadas e formalizadas através de um contrato de permuta.

4. POLÍTICA DE COMPRAS

1. As cotações de preços obtidas pelas empresas do grupo Hermes Pardini são realizadas

pelo setor de Suprimentos;

2. As negociações com os fornecedores são realizadas mediante a apresentação da melhor

proposta técnica/comercial a qual engloba: qualidade, preço e prazo;

3. Os fornecedores não estão autorizados a fornecer produtos/serviços ao grupo Hermes

Pardini sem que previamente tenha recebido uma ordem de compra;

4. Existindo necessidade de reuniões, visitas técnicas e outras às Unidades do grupo

Hermes Pardini, estas devem ser agendadas diretamente com o setor de Suprimentos.

5. MELHORIA CONTÍNUA

O Fornecedor deve melhorar continuamente seu Sistema de Gestão da Qualidade, através de

objetivos de qualidade, ações corretivas e preventivas, análise de dados, entre outros.

O Fornecedor deverá estabelecer plano de melhoria contínua que possa resultar em um

melhor desempenho em relação aos requisitos do grupo Hermes Pardini tais como: prazo de

entrega, tratamento de não conformidades, qualidade dos produtos/serviços, preços e outros.

As informações sobre as ações corretivas, preventivas e melhorias devem ser compartilhadas

com o grupo Hermes Pardini sempre que solicitadas, ou em auditorias nas instalações do

fornecedor.