Guião de Planificação de Aquisições - mined.gov.mz£o de procurement.pdf · Integração dos Processos da Planificação do PES, PdA e Procurement Os processos de desenvolvimento

República de Moçambique

Ministério da Educação

Guião de Planificação de Aquisições

Procurement

2012

2 Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II

1. Apresentação O presente guião foi elaborado pela Direcção de Administração e Finanças com o objectivo de fornecer a todas as instituições e estruturas que compõem o MINED, um instrumento de trabalho que possa apoiar e reforçar o processo de planificação de procurement em cada uma das diversas áreas de actividade. Neste sentido, os gestores e funcionários do MINED em geral passam a dispor de um conjunto de indicações de utilidade prática, como meio de alcançar um patamar superior na planificação de procurement, contratando obras, bens e serviços da melhor qualidade por um menor preço (value for money), em perfeita sintonia com os princípios estabelecidos pelo Decreto n.º 15/2010. O presente guião contém, pois, os seguintes elementos:

Fluxograma de processo de planificação, documento que identifica as etapas do processo de planificação das aquisições (procurement);

Matriz dos papéis e responsabilidades de cada interveniente no processo de procurement;

Calendário de planificação de procurement contendo prazos para cada etapa;

Descrição das diferentes categorias dos objectos a adquirir - Obras, Bens e Serviços;

Descrição dos diferentes métodos de procurement;

Descrição do sistema de arquivo;

Anexo 1: Modelo de um plano básico de procurement de obras, bens e serviços;

Anexo 2: Modelo da ficha de requisição para iniciar acções e processos de aquisição;

1.1. Integração dos Processos da Planificação do PES, PdA e Procurement Os processos de desenvolvimento do Plano de Actividades (PdA) e do Plano de Procurement são alinhados, devendo aqueles estar em sintonia com o respectivo Plano Económico e Social (PES). Espera-se que o reforço do processo de planificação resulte na melhoria da qualidade dos serviços prestados ao cliente e aos utilizadores. A responsabilidade de apresentação do Plano de Aquisições do MINED cabe à UGEA, de modo a facilitar a consolidação dos diferentes planos. Em caso de dúvida, não hesite em contactar a Direcção de Administração e Finanças – DAF, ou a respectiva Unidade Gestora de Aquisições do Estado – UGEA, em funcionamento no mesmo local.

Pessoa de Contacto: ______________________________________________________________ Tel: __________________ E-mail: _____________________

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2. Fluxograma do Processo de Planificação de Procurement

Inter-

venientes do DAF

Julho / Agosto

Novembro / Dezembro

Dezembro

Ano seguinte


3. Matriz de Papéis e Responsabilidades

Cada estrutura integrante do MINED prepara um Plano de Procurement anual acompanhado pela correspondente estimativa financeira, designada por Plano anual de Orçamento. A planificação corresponde ao ano civil, escalonando-se de Janeiro a Dezembro. O Plano de Procurement é composto por:

1. Lista completa de itens a serem adquiridos, seu custo estimado e razão da aquisição;

2. Lista das obras públicas a serem realizadas, sua localização e custo estimado;

3. Lista dos serviços de consultoria e necessidades de formação e seu enquadramento;

4. Custo estimado de cada pacote, o método de procurement a ser utilizado, indicação de que está ou não sujeito a prior review;

5. Definição do timing para as principais fases ou passos do processo de aquisição.

Por forma a sintetizar os papéis e responsabilidades de cada um neste processo, deixamos-vos a seguinte tabela:

Papéis / Acções Responsabilidades

Cliente / Interveniente DAF/UGEA

Plano de Procurement Desenvolver Controlar

Processo de Procurement (Requisição)

1. Preparar as requisições;

2. Elaborar as especificações

1. Avaliar e aprovar as requisições:

2. Iniciar o processo de procurement

Lançamento e gestão do concurso

Organização e controlo do processo

Recebimento das obras, bens e serviços executados

Recepção, contabilização e controlo

Verificação e pagamento


3.1. Papéis e Responsabilidades: DAF:

Facultar a capacitação necessária aos clientes de modo a permitir a elaboração efectiva e eficiente do plano de procurement;

Desenvolver um guião para auxiliar o bom desempenho dos clientes;

Proporcionar capacitação em matéria de requisição de procurement;

Dispensar formação geral sobre o regulamento de contratação em vigor e as questões essenciais de procurement.

Executar todas as acções de procurement tal como estabelecido pelo Decreto 15/2010, sua legislação subsidiária e instruções da UFSA, bem como, quando aplicável, nos termos dos procedimentos em vigor do Banco Mundial;

Assegurar que todas as exigências estabelecidas são observadas;

Prestar serviços e assistência técnica de qualidade;

Assegurar a entrega e pagamentos depois da devida verificação;

Monitorar o procurement no ambito de um regime progressivamente descentralizado. Intervenientes:

Assimilar o Plano de Procurement e ter consciência da importancia da requisição para o planeamento;

Melhorar o entendimento sobre as várias categorias: Bens, Serviços, Obras e Consultorias;

Seguir o processo esboçado neste Guião;

Trabalhar em colaboração com a DAF de modo a optimizar os resultados;

Fornecer ao DAF informação de retorno sobre as lições aprendidas. Consideram-se aqui intervenientes todas as estruturas integradas no MINED que participam na elaboração do PES e do PdA.


4. Calendário de integração de procurement com o PdA Este é um processo longo, com início no final do primeiro semestre, a nível sectorial, indo até Setembro quando o plano de procurement assume a sua forma provisória. Daí até ao fim do ano tem lugar o processo dinamico que irá culminar na sua aprovação formal. Ainda que não constituindo uma nova tarefa, é sempre oportuno reforçar o facto de que os processos de planificação e de procurement aqui referidos requerem, para a plena execução das actividades identificadas no PdA, que os intervenientes especifiquem com clareza e precisão quais as obras, bens e serviços que requerem. De modo a assegurar o adequado grau de eficácia é indispensável a integração do processo de planificação de procurement com os congéneres processos de preparação do PES e PdA. Assim, sublinhe-se que as etapas e o cronograma do desenvolvimento do PES, PdA e Plano de Procurement são as seguintes:

OBS.: Vide modelos do plano de Procurement in páginas 10 a 12

Actividade Output Data Limite Responsabilidade

Identificação das aquisições do ano seguinte e início da preparação do PES

Mapa de aquisições dividido pelas três categorias: bens, obras e serviços

15 de Junho Cada Área / Cada Projecto

Finalização dos Planos de Bens e Serviços

Planos de Procurement de Bens e de Serviços – Provisórios

1 de Setembro

UGEA

Finalização do Plano de Obras

Plano de Procurement de Obras - Provisório

15 de Setembro

UGEA

Preparação dos Planos de Procurement e de Orçamento

Draft completo dos planos e orçamento preparados pelas áreas e submetidos à Direcção para revisão

15 de Outubro

UGEA com apoio de cada Área / cada Projecto

Início da preparação do PdA 15 de

Outubro UGEA

Revisão dos Planos de Procurement, Orçamento e do PdA

Planos finais revistos submetidos pelas áreas, em resultado dos debates e correcções conjuntas

15 de Novembro

UGEA / Direcção / Coordenação de Projecto

Consolidação do Plano de Procurement e Orçamento

Plano de Procurement com nº de ref.ª PdA e Orçamento consolidado enviados para aprovação superior

15 de Dezembro

UGEA / Direcção / Coordenação de Projecto

Aprovação Formal do Plano de Procurement e Orçamento

Plano de Procurement e Orçamento anual formalmente aprovados e feita comunicação ao Banco Mundial e parceiros

15 de Janeiro


5. Tipologia dos objectos a adquirir Esta secção irá auxiliar o correcto preenchimento da coluna 4 do plano de procurement (MEC-01), bem como das requisições de aquisição (MEC-2). O método de procurement a ser adoptado encontra-se ligado à categoria e ao valor da obra, bem ou serviço a ser adquirido. Por isso é importante determinar correctamente a categoria e subcategoria dessas mesmas obras, bens e serviços. O Regulamento de Contratação de Empreitadas de Obras Públicas, Fornecimento de Bens e Prestação de Serviços ao Estado, promulgado pelo Decreto n.º 15/2010, deu continuidade à estruturação do procurement iniciada pelo seu predecessor (Decreto n.º 54/2005) em três categorias principais:

a) Obras

b) Bens

c) Serviços Para facilitar a compreensão, o MINED subdividiu estas três grandes categorias em subcategorias como se segue:

Obras Bens Serviços

Reparações Veículos e relativos ao Transprte

Consultorias

Nova Pequena Construção Equipamento de Tecnologia de Comunicação e Informação

Pequenos Serviços

Nova Grande Construção Mobiliário e Objectos relacionados

Logistica e Serviço de Transporte

Desenho e Arquitectura Material Educativo Manutenção de Edificios

Outros Material de Escritório Protocolo e Aprovisionamento

Outros Outros

Assinale-se que a Lei subdivide expressamente os serviços de consultoria dos demais serviços, o mesmo acontecendo com a regulamentação internacional de procurement, nomeadamente, com as Guidelines do Banco Mundial.


6. Modalidades de Procurement Depois dos intervenientes determinarem a categoria e a subcategoria de obras, bens ou serviços necessários, o passo seguinte do processo consiste em identificar qual a modalidade de procurement a adoptar. Neste sentido, a presente secção irá auxiliar a identificar e determinar a modalidade específica aplicável.

O Decreto n.º 15/2010 define os princípios gerais e estabelece os regimes aplicáveis na aquisição de obras, bens e serviços a prestar ao Estado.

O Guião, para além de indicar o âmbito da sua aplicação, descreve no quadro abaixo os regimes estabelecidos por lei:

a) Regime Geral

Este é a modalidade normal de procurement, a qual tem por figura central o concurso público. O processo é regulado pelo Decreto n.º 15/2010.

Em certos casos, onde o concurso público se mostra inadequado ou não produz os resultados desejados, a lei oferece a possibilidade de usar regimes diferentes, nomeadamente, o especial e o excepcional.

b) Regime Especial

Este é o regime de procurement que recorre a normas e procedimentos diversos da legislação nacional, entre as quais se contam os parceiros internacionais e, em particular, o Banco Mundial.

c) Regime Excepcional

Este é o regime de procurement que se utiliza sempre que apresenta uma situação em que o Concurso Público não seja a forma mais conveniente de satisfação do interesse público. Uma vez seleccionada uma determinada categoria de acordo com a secção 5, poder-se-á estabelecer a modalidade aplicável em função dos critérios constantes da página seguinte.


6.1. Modalidades de Contratação

Critérios Obras Bens Serviços

Regime Geral

< 87.500 MTN -

Ajuste Directo

Concurso de Pequena Dimensão

Ajuste Directo


< 175.000 MTN Ajuste Directo




< 262.500 MTN - Concurso de Pequena

Dimensão Concurso de Pequena

Dimensão

< 525.000 MTN Concurso de Pequena

Dimensão - -

< 1.750.000 MTN Concurso Limitado Concurso

Público Concurso Limitado Concurso

Público Concurso Limitado Concurso

Público

Regime Excepcional

Complexidade dos requisitos de qualificação e custo das propostas

Prévia Qualificação Prévia Qualificação Prévia Qualificação

As especificações não podem ser previamente definidas com precisão

Duas Etapas Duas Etapas Duas Etapas

Até 1.750.000,00 MT (bens e serviços) - Limitado Limitado

Até 3.500.000,00 MT para obras Limitado - -

Até 262.500,00 MT (bens e serviços) Pequena Dimensão Pequena Dimensão

Até 550.000,00 MT (obras) Pequena Dimensão

No caso de:

* existir um único fornecedor ou por uniformidade da prestação

* situação de emergência

* guerra/perturbação da ordem

* concurso anterior deserto por falta ou desclassificação dos concorrentes

* objecto da contratação respeitar à defesa e segurança, ou ao SISE

* abastecimentos quando em locais diversos da nacionalidade

* o valor estimado ser inferior a 5% do estipulado no art. 90, n.º 2 e 3

* Na contratação de arrendamento

Ajuste Directo Ajuste Directo Ajuste Directo

Regime Especial

< 75.000 USD Shopping Shopping

< 100.000 USD Shopping

< 500.000 USD NCB NCB NCB

> 500.000 USD ICB – Prior approval ICB – Prior approval

< 5.000.000 USD NCB

> 5.000.000 USD ICB


6.2. Banco Mundial - Regime Especial - Serviços de Consultoria Para a contratação de serviços de consultoria, o Banco Mundial possui normas distintas do Decreto 15/2010, cujos mais recentes métodos e limites são os seguintes:

Limites Financeiros Métodos p/ Serviços de Consultoria

< 200.000 USD CQS, LCS, FBS, ICB

> 200.000 USD QCBS

ICB = International Competitive Bidding (Concurso Internacional)

NCB = National Competitive Bidding (Concurso Nacional)

QCBS = Quality Cost Based Selection (Concurso baseado no custo & qualidade)

CQS = Cost and Qualification Selection (Concurso baseado no custo & qualificações)

LCS = Least Cost Selection (Concurso baseado no menor preço)

FBS = Fixed Budget Selection (Concurso com orçamento fixo)


7. Arquivo de documentos No pleno cumprimento da lei, todas as estruturas do MINED e instituições dele dependentes deverão manusear e arquivar de forma adequada o plano de procurement e as respectivas requisições que o acompanham.

Para tal, cada departamento deverá organizar uma pasta específica de arquivo, a qual contenha o plano de procurement e as requisições, estas arquivadas por data e pelo tipo de bem a ser adquirido. Isto significa que o ficheiro de arquivo deverá conter os seguintes separadores, como abaixo se descreve:

1. Bens

1.1. Bens – Plano de Procurement

1.1.1. Versão final do plano de Procurement 1.1.2. Versão xx - Plano de Procurement de Bens 1.1.3. Versão xy - Plano de Procurement de Bens 1.1.4. etc. etc.

1.2. Bens – Requisições

1.2.1. Requisições - Janeiro 1.2.2. Requisições - Fevereiro 1.2.3. Requisições - Março 1.2.4. etc. etc.

2. Serviços

2.1. Serviços – Plano de Procurement

2.1.1. Versão Final - Plano de Procurement - Serviços 2.1.2. Versão xx - Plano de Procurement - Serviços 2.1.3. Versão xy - Plano de Procurement - Serviços

2.2. Serviços – Requisições


3. Obras :

3.1. Obras – Plano de Procurement

3.1.1. Versão Final do Plano de Procurement - Obras 3.1.2. Versão xx do Plano de Procurement - Obras 3.1.3. Versão xy do Plano de Procurement – Obras

3.2. Obras – Requisições


Modelo MINED_01/Bens

REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE


Departamento de _______________1

Plano de Procurement 2012 – MODELO

Bens2 Versão:_____________Data: ___/_______/______

PdA ref #

Descrição do objecto Orçamento

(Bid Budget) Métodos de

Procurement3 Quantidade de

Contratos

Data de Lançamento do

Concurso4

Data de Abertura das Propostas

Data de Entrega

1 Indicar o nome do departamento

2 Ver a descrição de tipologia dos Bens na p.5 deste Guião de Planificação de Procurement

3 Ver a descrição dos métodos de procurement na p.6 deste Guião

4 Atenção: A recepção dos bens ocorre, no minimo, 4 meses depois da data da lançamento do concurso

Modelo MINED_01/Serviços



Departemento de ______________1

Plano de Procurement 2012 - MODELO

Serviços2 Versão:_____________Data: ___/_______/___

PdA ref #




Contratos


Concurso4


Data de Entrega


2 Ver a descrição da tipologia dos Serviços na p.5 deste Guião de Planificação de Procurement



Modelo MINED_01/Construção



Departemento de _______________1

Plano de Procurement 2009 - MODELO

Construções 2 Versão:_____________Data: ___/_______/___

PdA ref #




Contratos


Concurso4


Data de Entrega


2 Ver a descrição de tipologia da Construção na p.5 deste Guião de Planificação de Procurement



Modelo MINED_02_req



Formulário de Requisição

Data: _____/_____/_______

Nome do Departamento:_____________________________________________________________

Nome do Responsável: __________________________________ Contacto: ___________________

# ref. PdA 1: __________________________________

Descrição do Objecto2:________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

Classificação3: Bens / Obras / Serviços

Sub categoria4:

Bens Obras Serviços

Veículos e relativos ao transporte

Reparações Consultorias

Equipamento diverso Nova Pequena Construção

Pequenos serviços

Mobiliário e objectos relacionados

Nova Grande Construção Logística e serviços de transporte

Material educativo Desenho e arquitectura Manutenção de edificios

Material de escritório Outros Protocolo e aprovisionamento

Outros Outros

Montante Total da Aquisição:__________________________________________________

Quantidade de Contratos:__________________________________

Data Desejada de Entrega: _______/______/________

Data de Lançamento do Concurso5: _______/______/________

Método de Procurement: _________________________________________________________

Assinatura do chefe de Departamento:_______________________________________________

1 Sem o número de referência PdA o formulário não pode ser processado pelo DAF!

2 Se necessárío, as especificações poderão ser entrregues numa folha separada

3 Riscar a categoria que não é aplicável

4 Destacar através do círculo a sub-categoria correcta

5 Atenção: O lançamento do concurso tem que ter lugar pelo menos 4 meses antes da data de entrega desejada

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