IDENTIFICAÇÃO DAS FERRAMENTAS PARA … Hazin Alencar ... chegaram ao consenso que o trabalho supera o dilema de praticidade e previsibilidade das estimativas tradicionais na conclusão

IDENTIFICAÇÃO DAS FERRAMENTAS PARA

MONITORAMENTO DE PROJETOS: UMA

REVISÃO DA LITERATURA

Larissa Alves de Santana (UFPE)

[email protected]

Luciana Hazin Alencar (UFPE)

[email protected]

Este estudo apresenta o resultado de uma prospecção de artigos que

possuíam como assunto de discussão principal o monitoramento de projetos,

e consequentemente as metodologias empregadas e/ou sugeridas. Entre os

artigos podemos observar que alguns fazem aplicabilidade de suas

metodologias em estudos de casos e outros utilizam softwares para simular

as mesmas. Várias ferramentas e metodologias foram identificadas.

Verificou-se que a Análise do Valor Agregado é a ferramenta mais utilizada,

sendo identificada em 53% dos artigos investigados.

Palavras-chave: Gestão de projetos, Monitoramento de projetos, Avaliação

de desempenho de projetos.

XXXV ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Perspectivas Globais para a Engenharia de Produção

Fortaleza, CE, Brasil, 13 a 16 de outubro de 2015.



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1. Introdução

A gestão de projetos tem sido alvo de vários estudos, e o ciclo de vida de acordo com Gray,

Larson (2009) correspondem a: definição, planejamento, execução e entrega do projeto. Para

que as etapas sejam concluídas no tempo pré-determinado é realizado o monitoramento de

projetos. A sua importância é dada pela necessidade de verificar se o projeto se encontra

dentro do prazo, orçamento e com os seus riscos devidamente controlados. Diante desta

demanda, criou-se métodos para realizar tal controle.

Os métodos de avaliação de projetos facilitam a percepção real do projeto, e a realização de

multiprojetos. O objetivo desse trabalho é uma pesquisa voltada para a análise literária dos

métodos e metodologias para avaliação de desempenho de projetos prospectando-se

informações bibliográficas, metodologias e seus resultados na aplicabilidade da mesma.

O artigo está estruturado da seguinte forma: na seção 2 é apresentada a base conceitual do

artigo, explanando as fases de controle e avaliação do projeto e a metodologia de Análise do

Valor Agregado; na Seção 3 é realizada a revisão da literatura apresentando as metodologias

de monitoramentos de projetos que utilizadas nos estudos investigados, a metodologia

utilizadas e seus devidos resultados. Na seção 4 são explanados os resultados da pesquisa, e

por fim, na Seção 5, as conclusões finais do trabalho.

2. Base conceitual

Os métodos auxiliam na avaliação do desenvolvimento do projeto, garantindo a sua

qualidade, aconselhando ações a serem tomadas para corrigir ou evitar desvios, identifica

áreas que exigem atenção especial, conhecida como as áreas de riscos do projeto.

Segundo (Gray; Larsson, 2009), um sistema de monitoramento de projeto implica determinar

quais dados coletar; como quando e quem irá coletá-los; analisa-los e relatar o progresso

alcançado. É necessária a determinação dos dados que serão coletados. E especificamente, os

relatórios de progresso do projeto são planejados e comunicados de forma escrita ou verbal.



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Duas metodologias que se encontram bem disseminadas na gestão de projetos é o EVA (valor

agregado) e os indicadores de desempenho. Segundo (Gray; Larsson, 2009), “o sistema de

valor agregado começa com os custos distribuídos em uma escala de tempo que fornecem a

linha de base orçamentária do projeto, que recebe o nome de valor orçado planejado do

trabalho programado (VP). Dada esta linha de base numa escala de tempo, comparações são

feitas com o os custos reais e planejados, usando-se o valor agregado. A abordagem do valor

agregado fornece os elos faltantes, não encontrados em sistemas convencionais de custo-

orçamento. A qualquer instante pode ser desenvolvido um relatório de status para o projeto.”

Segundo (Gray; Larsson, 2009) às vezes os técnicos preferem usar índices de programa e

custo mais do que os valores absolutos de SV e VC, porque índices podem ser considerados

relações de eficiência. Índices em gráficos, mais do que o ciclo de vida do projeto, podem ser

muito esclarecedores e úteis. As tendências são facilmente identificadas em relação a entregas

e consequentemente, do projeto inteiro.

3. Revisão da literatura

Nesta seção são descritos alguns trabalhos relacionados ao monitoramento de um projeto. Ao

todo são quatorze pesquisas, que possuem variados métodos e metodologias proposta e/ou

aplicadas.

Hazır (2014) realizou um artigo que tinha como proposito revisar os problemas, abordagens e

modelos analíticos sobre os sistemas de controle de projetos e discute a possibilidade de

futuras extensões desta pesquisa. A pesquisa foi focada em Análise de Valor Agregado

(EVA), ferramentas de otimização, como simulação, programação dinâmica e otimização

estocástica, simulação Monte Carlo e concepção de sistemas de apoio à decisão (SAD), com o

intuito de apoiar os gerentes de projetos no planejamento e controle de projetos em ambientes

incertos. Foram elaborados aspectos analíticos do EVA e modelos de otimização relevantes.

Deu-se ênfase à integração destes modelos em SAD e para o software de gerenciamento de

projetos. O EVA só pode considerar dois aspectos do projeto: tempo e custo, com isso a

simulação Monte-Carlo foi utilizada para replicar e modelar os ambientes de projeto incertos.

Como resultado do estudo a avaliação revela que uma pesquisa de extensão é essencial para

desenvolver modelos analíticos utilizando métricas de EVA para prever o desempenho do

projeto.



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Tom e Paul (2013) realizaram um estudo para abordar o processo de monitoramento do

projeto de "Standard Design Factory", que consiste em um dos quatro andares em construção

de uma fábrica, utilizando a EVA. Foram realizadas medições de desempenho de trabalho,

calculando a variação de custo, variação do cronograma, o índice de desempenho de custo,

para os componentes da EAP, os pacotes de trabalho e contas de controle. Foi descrito todo o

monitoramento e controle do progresso e tempo completo do projeto de construção,

utilizando-se o software Primavera. Verificou-se que apesar dos princípios e políticas de

projeto bem estabelecidos, o acompanhamento do processo em si não pode ser eficientemente

realizada em um projeto por causa dos problemas práticos existentes ou que venham a surgir.

Entretanto, no estudo de caso, a utilização do software Primavera ocorreu de modo eficiente.

De Marco e Narbaev (2013) realizaram um estudo com o principal objetivo de contribuir para

a difusão de gerenciamento de valor agregado como uma metodologia viável para

acompanhar a construção de instalações e na renovação dos projetos da indústria europeia. Os

sinais de feedback são em tempo útil e orientam gerentes de projeto sobre problemas iniciais

para que eles possam fazer as correções que podem manter um projeto no prazo e dentro do

orçamento. Qualquer projeto com custo considerável ultrapassado e atraso no cronograma,

normalmente fica em dificuldade no seu início e, infelizmente, os gerentes de projeto não

percebem esse problema até o final do projeto, quando a sua capacidade de recuperar para

atingir os seus objetivos planejados diminui drasticamente. No trabalho desenvolvido por

esses autores, a simulação realizada sugere que a ideia da previsão do projeto ser realizada em

20% da conclusão, deve ser legitimada entre profissionais da construção para sustentar a

adoção e difusão da prática EVA, ou seja, a sua aplicabilidade a projetos de construção de

instalações de qualquer tamanho e complexidade.

Vanhoucke (2012) desenvolveu uma pesquisa que tem como principais referências diversos

experimentos realizados em um estudo de simulação sobre a eficiência de técnicas de controle

de projetos e a capacidade de desencadear ações corretivas em caso de problemas de projeto.

O principal objetivo destas experiências de simulação é entender por que a aplicação do EVA

tem bons resultados em alguns projetos e não tão em outros. O artigo compara os resultados

obtidos com os dados do projeto fictícios com exames complementares realizados em um

conjunto de dados da vida real de oito empresas belgas de diversos setores. O autor afirmou

que o uso de simulações de Monte Carlo é comum na programação da linha de base de um



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projeto, porque muitas vezes é uma opção padrão em uma ferramenta de software de

gerenciamento de projeto comercial.

Aliverdi, Naeni e Salehipour (2012), partiram do pressuposto que o valor agregado é a técnica

mais usada em monitoramento e análise do desempenho do projeto e progresso do projeto.

Embora, ela permita a medição exata do andamento do projeto, e pode descobrir qualquer

momento e desvios nos custos do plano, a sua capacidade em relatar nível aceitável de desvio

não é bem estudada. Os autores propuseram a aplicação de gráficos de controle estatístico da

qualidade para monitorar os índices de valor agregado. O monitoramento com os gráficos

tomou como base o trabalho de Shewhart em 1924. O gráfico de controle utilizado nesta

pesquisa foi o IMR (Individual control charts), que monitora se existe uma variação de causa

especial entre as amostras de pequenas dimensões, e é composto de dois gráficos. O primeiro

gráfico é chamado de "IX" e mostra o valor de cada amostra; o segundo gráfico, 'MR',

monitora a variação entre duas amostras consecutivas. Com esses gráficos foram monitorados

o índice de desempenho de prazo e o de custo. No final, concluiu-se que a abordagem

proposta melhora o controle do projeto e aumenta a capacidade de monitoramento fornecida

pela técnica do valor agregado.

Pajares e Paredes (2011) propuseram duas novas métricas que combinam EVA e Gestão de

Riscos para o controle e monitoramento do projeto. As variâncias de custo e prazo calculadas

pelo EVA foram comparadas com o desvio do projeto, calculado nas condições de análise de

risco esperados. Como resultado do estudo, duas métricas foram introduzidas: o controle da

programação (CCOI) e o Controle de Custos (SCoI). Ambos os índices compararam medidas

do EVA com os valores máximos que o projeto deve exibir se ele for executado sob a

hipótese de análise de risco. Ambos CCOI e SCoI alertam sobre mudanças sistêmicas e

estruturais que afetam o risco do projeto, custo e cronograma para um nível de confiança

determinado de custo e cronograma. Quando CCOI (t) e / ou SCoI (t) são negativos, devem

ser tomadas rapidamente decisões apropriadas (o atraso do projeto e / ou sobre custo são

maiores do que o esperado). Como o EVA, os novos índices operam em dados cumulativos do

projeto.

De Marco, Briccarello e Rafele (2009) chegaram ao consenso que o trabalho supera o dilema

de praticidade e previsibilidade das estimativas tradicionais na conclusão com base na



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medição do progresso, apresentando os resultados empíricos do projeto de construção de uma

instalação industrial. O caso é uma prática de referência para avaliar medidas de tempo de

qualquer edifício, cujo layout pode ser razoavelmente dividido em porções repetíveis e de

desempenho de custo. Em tais circunstâncias, um método do valor agregado tradicional

geridos de forma eficaz e métricas adequadas para o desempenho fornecem aos gerentes de

projeto previsões precisas como ferramentas úteis para a gestão bem sucedida de projetos e

controle. Os gerentes de projeto tem que fazer uso de estimativas de custo no início e no

término de tempo com base no progresso antecipado de relatórios e análise de valor agregado

como ferramentas cruciais na realização de qualquer estratégia de controle. A falha na

previsão de cronograma e custo para a conclusão, desde os primeiros passos do projeto pode

comprometer as metas do contrato de construção. Com referência ao caso de um projeto de

construção industrial, o trabalho propõe um método para um controle eficaz do progresso

como um processo de avaliação de partes de layout do trabalho concluído. Com base no

registro de progresso, demonstra-se que as estimativas lineares na conclusão são uma fonte

confiável de informação para o controle de custos do projeto a partir do momento em que o

projeto se encontra 20% concluído, o tempo de conclusão é melhor estimado com o uso de um

modelo de regressão logística, sendo esta uma forma de superar a tradicional avaliação de

desempenho linear projeto. A curva-S é a melhor representação de tais efeitos retardados que

afetam a produtividade e a taxa de trabalho final para o projeto. Além disso, o método é um

compromisso prático entre a confiabilidade do tempo e disponibilidade de dados e gestão.

Rozenesa, Vitnerb e Spraggetta (2004) propõe o uso do MPCS (Sistema de Controle de

Projeto Multidimensional) como uma abordagem quantitativa para quantificar os desvios a

partir da fase de planejamento para a de execução, no que diz respeito à especificação de

controle do projeto global (GPCS). Como resultado da nova metodologia, ela integra todas as

dimensões conhecidas do projeto dando pesos apropriados para cada um. O MPCS usa uma

ferramenta de controle, o GPCS, que determina as especificações de controle definindo

tarefas de controle ao longo do ciclo de vida do projeto. O uso de MPCS apresenta o

desempenho do projeto em todas as suas dimensões de operação. Por consequência, o sistema

será capaz de chamar a atenção para o mau desempenho em uma determinada dimensão, e o

gerente de projeto será capaz de compreender a extensão de sua influência sobre a consecução

dos objetivos do projeto.



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Vitner, Rozenes e Spraggett (2005) realizaram um estudo integrando o DEA - Data

Envelopment Analysis (DEA), o EVA e os Métodos de Sistema de Controle de Projeto

Multidimensional (MPCS). Concluiu-se também que o EVA e o MPCS podem ser usados

separadamente, não apenas juntos, como foi o caso deste artigo. O documento também lida

com uma nova abordagem para a redução do número de entradas e saídas, a fim de atender a

regra especificada pelos praticantes da DEA. A abordagem utilizada é bastante simples

levando a resultados eficazes para multi-projetos.

Favari (2013), por sua vez, desenvolveu um sistema de medição de avanço físico ágil para o

departamento de uma empresa multinacional que opera na Turquia, com gestão de construção

em projetos ferroviários. O autor identificou que o EVA não era adequada para a alta

tecnologia e complexidade envolvida nos projetos de construção. Assim, precisava-se de algo

mais ágil, para corrigir facilmente o problema de monitoramento em uma base semanal do

avanço físico. De acordo com Favari (2013), o progresso físico a ser utilizado no EVA só

pode ser dado depois que o escritório de contabilidade enviar seus relatórios, o que

geralmente ocorre em uma base mensal, além de que, qualquer problema na contabilidade

pode deixar o sistema desatualizado. Verificou-se a utilização de KPIs (key performance

índex) em diferentes tipos de projetos e foi constatado que os KPIs são os melhores modo de

monitoramento para acompanhar a evolução física de projetos dessa característica por serem

fáceis de contabilizar, não requerem uma grande contribuição do pessoal no local, e em caso

de suspeita de prestação de informação equivocada do pessoal, tentando esconder problemas

enfrentados no local, pode ser facilmente verificado por terceiros através da realização de um

levantamento. A gestão de um maior número de índices é fundamental para a abordagem de

fácil utilização a ser implementada, e o ajuste da matriz de pesos, englobando todos KPIs, é a

chave para ter um percentual de progresso físico realista.

Chen (2014) realizou um estudo que propõe nova abordagem para o aumento da precisão do

valor agregado (VA) e do custo real (CR). É apresentado uma sistemática para aumentar a

precisão do uso do Valor Planejado (VP) para realizar as previsões do VA e CR antes da

execução de um projeto. Com base na operação de geração acumulada e da técnica de

modelagem de Grey, o estudo propõe uma fórmula simples de transformação de dados para

melhorar as correlações entre VP e VA e entre VP e CR. A análise dos testes de Wilcoxon em



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dados provenientes de 131 projetos sugere que a proposta melhora significativamente a essas

relações. Também é proposto um procedimento matemático que combina séries temporais e

análise de regressão para prever VA. Os resultados mostram que a metodologia proposta

melhora o desempenho preditivo de VA e CR em 13,00 e 19,93%, respectivamente.

Elshaer (2013) investigou o impacto da sensibilidade da informação de atividades emergentes

no cálculo do indicador de performance de tempo do projeto do método ESM (earned

Schedule Method). O estudo revelou que o método ESM supera, em média, os outros métodos

e às vezes ocorre a falha em caso de aviso equivocado proveniente de atividades consideradas

não críticas que sofrem de atrasos ou adiantamento do que foi previsto. O objetivo principal

do artigo é duplo: primeiro, é estudado o impacto da sensibilidade das informações das

atividades na precisão da previsão do método ESM. Em segundo lugar, é testada a alegação

de que, em condições normais, o indicador de desempenho do projeto fornecido pela ESM em

maior estrutura de divisão de trabalho é de confiança.

O artigo de Al-Jibouri (2003), relata uma pesquisa para investigar a eficácia de alguns

sistemas de monitoramento comumente usados na detecção de desvios do custo e desempenho

planejado. Os sistemas de monitoramento utilizados neste trabalho são: Técnica de parâmetro

líder, Método das Variâncias; Técnica de Atividade baseadas em rácios. A pesquisa também

mostrou que a técnica de rácios dá uma indicação mais clara e mais simples do progresso

geral do projeto do que as outras duas técnicas. O ciclo de controle clássico envolve três

etapas: medir o estado do sistema; comparar estas medições com o estado desejado do

sistema; tomar medidas corretivas para retornar o sistema ao seu estado desejado ou para

minimizar a perda de alguma função.

Acebes et al (2013) realizaram um trabalho em que é proposto uma nova metodologia para o

controle do projeto sob incerteza. Em particular, é integrado o EVA com a análise de risco do

projeto. A metodologia ajuda os gerentes de projeto a saber se os desvios dos valores

planejados do projeto estão dentro dos desvios esperado derivados da atividade de

variabilidade planejadas. É necessário voltar para os fundamentos da simulação do projeto

para gerar o "universo" de possíveis projetos, de acordo com a variabilidade assumida de

atividades do projeto. Em seguida, organizar e reunir o informações sobre os dados coerente

com EVM. O artigo possui como conclusão que a metodologia torna explícito que o



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cronograma e orçamento resultante de métodos tradicionais, como PERT são estatisticamente

muito otimistas.

Diante dos trabalhos descritos, a próxima seção apresenta uma análise dessas ferramentas

apresentadas para o monitoramento de projetos.

4. Resultados

A seguir é apresentada uma análise dos os artigos investigados. A tabela 1 sintetiza os

métodos utilizados para monitoramento de projetos com os seus respectivos autores.

Tabela 1. Métodos de monitoramento de projetos

Metodologia Autores

EVA

Hazır(2014); Tom, Paul (2013); De Marco e

Narbaev (2013); Vanhoucke (2012),

Aliverdi, Naeni e Salehipour (2012); Pajares

e Paredes (2011); De Marco, Briccarello e

Rafele (2009); Vitner, Rozenes e Spraggett

(2005); Favari (2013); Chen (2014); Acebes

et al (2013)

Simulação Monte-Carlo Hazır (2014)

DEA Vitner, Rozenes e Spraggett (2005)

MPCS Rozenesa, Vitnerb e Spraggetta (2004),

Vitner, Rozenes e Spraggett (2005)

KPI Favari (2013),

ESM Elshaer (2013)

Técnica de desempenho

Leading Al-Jibouri (2003),

Métodos de desvio Al-Jibouri (2003),

Técnica de Rácios Al-Jibouri (2003),

Percebe-se que a EVA é o método mais utilizado nas pesquisas sobre monitoramento de

projetos, principalmente na construção civil. De acordo com o levantamento realizado, ele foi

abordado em 53% dos artigos investigados (figura 1). O primavera é um software muito

utilizado para assessorar na aplicação do EVA, embora o Ms Project também possa ser

utilizado. Nos estudos é mostrado as vantagens e desvantagens das utilizações do EVA, e são

realizadas simulações dessas experiências em projetos de construção de diferentes portes. A



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EVA também foi utilizada no monitoramento por gráficos de controle, obtendo-se resultado

satisfatório, conforme apontado no estudo de Aliverdi, Naeni e Salehipour (2012). Pajares e

Paredes (2011) combinaram o EVA com a gestão de risco e propuseram os índices de controle

da programação (CCOI) e o de Controle de Custos (SCoI).

Figura 1. Percentual de uso das metodologias de monitoramento

Chen (2014) utilizou o EVA, para fazer um método passo-a-passo com o intuito de aumentar

a precisão da previsão de VP para o cálculo de VA e CA antes da execução do projeto. Foi

visto que a utilização deste lineamento melhorou em 13% e 19,93% a previsão do VA e do

CA. Elshaer (2013) fez uso de três métodos de Valor Agregado, PVM (planed value), EDM

(earned duration) e ESM (Earned Schedule Method), percebendo que o ESM foi o que obteve

melhor resultado, superando os outros dois.

Outra metodologia, a simulação de Monte Carlo, é utilizada na programação da linha de base

de um projeto, entretanto é criticada no projeto de Vanhoucke (2012), porque muitas vezes é

uma opção padrão em uma ferramenta de software de gerenciamento de projeto comercial.

A utilização do DEA foi empregada na avaliação da eficiência comparativa de um conjunto

de unidades de tomada de decisão, mas ele não é aplicado em multi projetos. Entretanto ele é

aplicado numa nova abordagem para a redução de números de entrada e saída. O EVA e o

53%

6%5%

11%

5%

5%

5%5%

5%

Nº de artigo utilizando as metodologias

EVA

Simulação Monte-carlo

DEA

MPCS

KPI

Técnica de desempenho

leading

Métodos de desvio



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MPCS neste caso foi utilizado aliado ao DEA, chegando-se à conclusão que eles também

poderiam ser usados separadamente.

O MPCS é estudado como a metodologia principal para quantificar os desvios a partir da fase

de planejamento para a de execução no que diz respeito à especificação de controle do projeto

global. O uso de MPCS apresenta o desempenho do projeto em todas as suas dimensões de

operação.

Os KPIs foram utilizados para suprir as deficiências do EVA. Os KPIs são os mais

significantes para monitorar o progresso físico de um estaleiro, conforme o estudo

apresentado. A escolha dos valores da matriz de peso dos KPIs é essencial para o sucesso do

monitoramento.

A utilização de técnica líder de desempenho, método das variâncias e técnica de rácios; são

utilizados em um mesmo estudo. Com a utilização dos três métodos, foi desenvolvida uma

forma realista para o monitoramento e a técnica de rácios foi a que obteve progressos mais

claros.

Dessa forma, pode-se verificar que a Análise de Valor Agregado continua sendo a ferramenta

mais utilizada e difundida para o monitoramento de projetos, mas várias outras ferramentas

tem sido integradas a elas ou testadas de forma isolada como forma de suprir suas

deficiências.

5. Considerações finais

O monitoramento de projetos é essencial para o sucesso de qualquer projeto. A não realização

do mesmo pode acarretar desde superfaturamento das tarefas até a sua conclusão em tempo

extrapolado. A quantidade de projetos que estudam o monitoramento é considerado alto, mas

os mesmo se atrelam muito a utilização do valor agregado (EVA), no que acaba acarretando

em poucas novas informações e métodos de monitoramento. Consequentemente este assunto

possui muitas metodologias a serem estudadas, como a utilização de KPI e do DEA.

A descoberta de novas metodologias é algo eminente nesse estudo, devido ao fato de que

todos os projetos são diferentes, mesmo possuindo as mesmas etapas. Isso faz com que, em



12

certas características específicas de projetos, as formas de monitoramentos não possam ser

padrão, tendo que adapta-las, para potencializar um maior sucesso do projeto.

Agradecimentos. Este trabalho foi apoiado pelo CNPq (Conselho Nacional de

Desenvolvimento Científico e Tecnológico).

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