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UNIVERSIDADE ESTADUAL DO OESTE DO PARANÁ,CAMPUS DE TOLEDO
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILINGUE
GRACIELE FATIMA BALDISSERA
IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE ARQUIVO NA UNIVERSIDADE ABERTA À
TERCEIRA IDADE – UNATI
TOLEDO
2009
ii
GRACIELE FATIMA BALDISSERA
IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE ARQUIVO NA UNIVERSIDADE ABERTA A
TERCEIRA IDADE – UNATI
Relatório final de estágio Supervisionado do Curso de Secretariado Executivo Bilíngue da Universidade Estadual do Oeste do Paraná- UNIOESTE/ Campus de Toledo, como requisito parcial para a obtenção do grau de Bacharel em Secretariado Executivo. Orientadora: Professora Ednilse Maria Willers, MS.
Toledo
2009
iii
TERMO DE APROVAÇÃO
GRACIELE FATMA BALDISSERA
IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE ARQUIVO NA UNIVERSIDADE ABERTA A
TERCEIRA IDADE – UNATI
Relatório Final de Estágio Supervisionado aprovado como requisito parcial para a
obtenção do grau de bacharel em Secretariado Executivo da Universidade Estadual
do Oeste do Paraná – UNIOESTE/Campus de Toledo, pela banca examinadora
formada por:
Orientador: __________________________________________
Professora Ednilse Maria Willers, Ms
Colegiado do Curso de Secretariado Executivo Bilíngue
Unioeste/Campus de Toledo
__________________________________________
Professora Carla Maria Schmidt, Ms
Colegiado do Curso de Secretariado Executivo Bilíngue
Unioeste/Campus de Toledo
__________________________________________
Professor Celso Almiro Hoffmann, Ms
Colegiado do Curso de Secretariado Executivo Bilíngue
Unioeste/Campus de Toledo
Toledo, 19 de novembro de 2009.
iv
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus, por alcançar a vitória de concluir o curso
de Secretariado Executivo Bilíngue, pela força e coragem para vencer cada desafio.
Agradeço ao meu pai Dorvalino, aos meus irmãos Marcelo, Adriano,
Édina e Márcio e também a Neila Pollyanna, Marciane, Mateus e Vinícius, tios e
primos, a minha eterna gratidão para estes, verdadeiros heróis, incansáveis, sempre
dispostos e presentes apesar da distância, pelo incentivo e apoio.
A minha mãe, especialmente, meu anjo da guarda.
Meus sinceros agradecimentos a minha orientadora Ednilse, pela
orientação, paciência, incentivo e por acreditar em mim.
Para minhas amigas Gabriela, Monique, Fernanda e Danieli, um super
muito obrigado pelo companheirismo, paciência, e por tornarem meus dias mais
alegres, enfim vocês contribuíram para esta conquista. Aprendi muito com vocês.
Agradeço a Tiara pelo exemplo de determinação, a Bernadete, Roseli,
Greice, Maria Aparecida, Márcia e Keylle pela amizade, carinho e auxío.
Agradeço a professora Roseli Odorizzi pela oportunidade de realizar o
estágio na Universidade aberta a terceira Idade. As estagiárias do setor, Duane,
Andréia, Paula, Aline, Claudete e Maria Angélica pelo auxíllio e colaboração na
realização do estágio.
Agradeço, de forma epecial a todos os meus colegas de trabalho, do setor
de compras da UNIOESTE, pela compreensão e amizade.
Quero expressar minha gratidão a todas as demais pessoas que me
auxiliaram durante o período da graduação
MUITO OBRIGADA!!!!
v
RESUMO O presente trabalho de conclusão de curso objetiva implantar um sistema de arquivo na Universidade Aberta a Terceira Idade UNATI, visando facilitar o acesso aos documentos no setor pelas pessoas que nele trabalham. Assim, através do desenvolvimento de pesquisa bibliográfica e com a classificação dos documentos, pode-se identificar a técnica de arquivamento mais adequada para o setor. Após a identificação, foi realizada uma pesquisa junto ao setor visando apontar as dificuldades no gerenciamento de documentos, foram utilizadas as técnicas identificadas e para dar continuidade ao trabalho, desenvolveu-se um treinamento aos funcionários, também foi proposto um manual para padronizaras etapas do arquivamento no setor.Com este trabalho, foi possível identificar a importância do arquivo na organização, como uma forma de preservar sua história e como ferramenta de trabalho que que agiliza o acesso a informação e auxilia na tomada de decisões pela administração da UNATI.
ABSTRACT
The current work of course ending has the objective to implant a files system in the University opened to the Third Age, UNATI aiming to make easier the access to the documents in the sector by the people who work in it. By this way, through the development of the bibliography research and with the classification of the documents, we can identify the most appropriate archiving technique for the sector. After the identification, we achieved a research together with the sector in order to notice the difficulties in the documents management, we used the identified techniques and to continue the work, we developed a public servant training, and we proposed a manual to standardize the archiving stages in the sector too. With this work, we could identify the importance of the archive in the organization as a form to preserve its history and as a work tool that speeds up the access to information and helps the decision-making by the management of the UNATI. KEY – WORDS: archive; archive system; UNATI.
vi
RESUMÉN
El presente trabajo de final de curso tiene como objetivo implantar un sistema de archivo en La Universidad Abierta de la tercera edad, UNATI visando facilitar el acceso a los documentos en el sector por las personas que trabajan en él. Así, a través de los desenvolvimientos de la búsqueda bibliográfica y con la clasificación de los documentos, se puede identificar la técnica de archivamiento mas adecuada para el sector. Después de la identificación, fue realizada una búsqueda junto al sector visando apuntar las dificultades en el gerenciamiento de documentos, fueran utilizadas las técnicas identificadas y para dar continuidad al trabajo, se desenvolvió un entrenamiento a los funcionarios, también fue propuesto un manual para padronizar las etapas del archivamiento en el sector. Con este trabajo, fue posible identificar la importancia del archivo en la organización como forma de preservar su historia y como herramienta de trabajo que agiliza el acceso a información y auxilia en la tomada de decisión por la administración de la UNATI. PALAVRAS – LLAVE: archivo; sistema de archivo; UNATI.
vii
LISTA DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1 – FUNÇÕES DESEMPENHADAS NA UNATI.......................................33 GRÁFICO 2 – ACESSO AOS ARQUIVOS DA UNATI...............................................34 GRÁFICO 3 – FREQUÊNCIA DE ACESSO AOS ARQUIVOS DA UNATI................35 GRÁFICO 4 – LOCALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS NA UNATI ...............................35 GRÁFICO 5 – ACESSO AOS ARQUIVOS ELETRÔNICOS DA UNATI ...................36 GRÁFICO 6 – ACESSO AOS DOCUMENTOS ELETRÕNICOS DA UNATI.............37 GRÁFICO 7 – DIFICULDADES NO ACESSO AO ARQUIVO DA UNATI..................38 GRÁFICO 8 –CONHECIMENTO DOS COLABORADORES DA UNATI COM RELAÇÃO À MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO........................................................39
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SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO........................................................................................................01 2 OBJETIVOS............................................................................................................03 2.1 OBJETIVO GERAL...............................................................................................03 2.2 OBJETIVO ESPECÍFICO.....................................................................................03 3 JUSTIFICATIVA......................................................................................................04 4 REFERENCIAL TEÓRICO......................................................................................06 4.1 A INFORMAÇÃO..................................................................................................06 4.2 DOCUMENTAÇÃO...............................................................................................09 4.2.1 Gestão de documentos.....................................................................................11 4.3 O ARQUIVO.........................................................................................................14 4.3.1 Classificação de arquivo....................................................................................18 4.3.2 Métodos de arquivamento.................................................................................20 4.3.3 Tabela de temporalidade...................................................................................24 4.3.4 Atividades de conservação................................................................................25 4.4 ARQUIVO ELETRÔNICO.....................................................................................26 4.5 MANUAL...............................................................................................................29 5 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS...............................................................30 6 ANÁLISE DA ORGANIZAÇÃO E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS COLETADOS.............................................................................................................32 6.1 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIOANAL.................................................................32 6.2 OPERACIONALIZAÇÃO DO ESTÁGIO...............................................................33 6.2.1 Treinamento......................................................................................................43 6.2.2 Sugestões e recomendações............................................................................43 7 CONSIDERAÇÕES FINAIS....................................................................................45 8 REFERÊNCIAS.......................................................................................................46 APÊNDICE 1 – QUESTIONÁRIO APLICADO NA UNATI..........................................48 APÊNDICE 2 – MANUAL DE ARQUIVAMENTO.......................................................48 APÊNDICE 3 – ROTEIRO PARA ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO...........................49 ANEXO 1 – TABELA DE TEMPORALIDADE............................................................50
1 INTRODUÇÃO
A segurança e a facilidade para encontrar um documento têm uma grande
importância, principalmente, quando seu uso é frequente, pois, no momento da
busca, os critérios adequados podem agilizar o resgate dele e poderá, assim,
beneficiar os profissionais da área secretarial na administração do seu tempo e no
desempenho de suas funções, buscando garantir a acessibilidade permanente do
patrimônio documental.
A informação é vital para as organizações, sendo considerada seu
principal ativo. Assim, deve ser tratada como um recurso estratégico. A organização
necessita reconhecer a informação como recurso fundamental e formular uma
política institucional para a mesma, para que o seu acesso seja fácil e imediato a
todos quantos dela necessitarem, a fim de dar aos tomadores de decisão o suporte
necessário, para que eles possam tomar decisões certas e adequadas, assegurando
transparência aos atos administrativos (SHELLENBERG apud BRANCHER;
SANTOS, 2007).
Neste contexto, considerar a importância dos arquivos nas organizações
passa, necessariamente, pela reflexão e compreensão do que eles significam. A
função primária de um arquivo é guardar a documentação, preservando a
originalidade de criação dessa documentação e fornecer aos interessados as
informações contidas em seu acervo (PAES, 2004).
A preservação dos documentos, bem como sua conservação, constituem-
se em um conjunto de medidas necessária para que o documento exerçam a função
acima mencionada. Essas atividades preventivas são técnicas que visam evitar a
deterioração de documentos originais e, justificam a necessidade de um sistema
para alocação de documentos de maneira adequada.
Analisando a importância da circulação da informação dentro da
organização, percebe-se a necessidade de implantar um sistema para a gestão dos
documentos e a organização do arquivo, facilitando o fluxo de informações para os
colaboradores que trabalham na coordenação da UNATI.
O desenvolvimento deste sistema de gerenciamento que envolve a área
secretarial, ocorreu na coordenação do projeto de extensão do curso de Serviço
Social, denominado Universidade Aberta à Terceira Idade. Neste setor, foram
2
identificados documentos em diferentes formatos. Os que estão registrados em
papel e outros que são gerados a partir de um software específico, como por
exemplo o windows, e, armazenados eletronicamente, para fins de consultas. Em
sua maioria, são de natureza corrente e intermediária e são do gênero textual.
Existem também outros documentos, armazenados em fitas VHS, CD’s e DVD´s.
Tendo em vista que os documentos existentes nunca foram
sistematizados através de um método de arquivo, foram detectadas várias
dificuldades com sua localização, uma vez que estão arquivados em locais
inapropriados e com várias cópias duplicadas. Documentos de anos diferentes estão
juntos, e no que se referem aos documentos eletrônicos, armazenados nos
computadores do programa. Há documentos de formatos diferentes na mesma pasta
virtual, dificultando seu acesso e consequentemente, o desenvolvimento de
propostas para os monitores e colaboradores do programa UNATI.
Com este estágio, buscou-se desenvolver atividades práticas
correspondentes à teoria estudada durante a graduação, e também aprimorar
conhecimentos com a utilização de métodos capazes de permitir que a gestão de
documentos seja mais eficiente no local de estágio .
3
2 OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GERAL
Definir e implantar um sistema de arquivo para o Programa de Extensão –
Universidade Aberta a Terceira Idade – UNATI.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
a) analisar os documentos existentes no setor;
b) classificar os documentos, levando em consideração a freqüência do
uso dos mesmos;
c) definir um método e um sistema de arquivo que atenda as demandas
do setor;
d) aplicar questionário aos usuários para aferir o funcionamento do
arquivo;
e) elaborar um manual de procedimentos para a manutenção do arquivo;
f) ministrar um treinamento para a implantação do manual junto ao setor.
4
3 JUSTIFICATIVA
O arquivo tem importância vital na organização. Quando ele está bem
estruturado é um centro atuante de informações, um instrumento de controle para a
atividade administrativa. Para isso há a necessidade de desenvolver métodos de
arquivo eficientes, proporcionando o aumento da produtividade na organização.
A gestão eficiente dos documentos permite que a informação circule com
facilidade, integrando das atividades ligadas ao arquivo. Na atualidade, diante das
inúmeras transformações econômicas, políticas e tecnológicas que experimentamos,
a informação tornou-se uma ferramenta ainda mais poderosa e essencial. Houve a
intensificação dos fluxos de informações e a valorização do conhecimento. Esse fato
gerou a disposição da informação em novos tipos físicos de documentos, como os
existentes nos sistemas eletrônicos (BOJANOSKI; RONCAGLIO; SVARÇA, 2006).
As mudanças nas organizações resultaram de uma reestruturação
econômico-financeira internacional e nacional, além de sucessivas adaptações do
setor produtivo. Essas estruturações foram necessárias para que as organizações
se adaptassem à Sociedade Tecnológica, caracterizada pela automação progressiva
do aparato material e intelectual que regula a produção, a distribuição e o consumo,
e que se estende tanto às esferas públicas de existência como às particulares, tanto
ao domínio cultural como ao econômico e político (BOJANOSKI; RONCAGLIO;
SVARÇA, 2006).
Nesse contexto, a revolução tecnológica fez com que as empresas
precisassem novas formas de integração e trabalho, direcionado estas para os
sistemas de automação de escritórios. Essa automação visou a otimização dos
processos e das atividades, aumentando a disponibilidade de tempo dos gerentes e
de outros profissionais, afim de que com este tempo adicional disponível, pudessem
ter condições de aumentar a eficiência de seu trabalho. Com isso, tornou-se possível
agilizar os processos críticos da organização de forma a otimizar o binômio
produtividade-qualidade com a gestão dos documentos.
Falar em gestão de documentos significa ter um sistema de registro e de
controle do trâmite documental. É ter um instrumento que organize a informação de
modo a torná-la acessível. Transformando-a em uma ferramenta de gerenciamento
dos prazos de guarda e uma série de normas e procedimentos que determinem
como a organização deve tratar esses recursos informacionais (SOUZA, 2006).
5
Diante do exposto, este estágio se justifica, diante a importância da
utilização de métodos de arquivo que possam garantir agilidade e segurança, a
quem necessita trabalhar no local e com isso, proporcionar melhorias na disposição
dos materiais e no aproveitamento do espaço utilizado para a guarda das pastas
com documentos.
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4 REFERENCIAL TEÓRICO
Valorizada como recurso, a informação define a competitividade de
pessoas, grupos, produtos, serviços e atividades e os mesmos processos de
transmissão de dados, gestão da informação e do conhecimento que têm marcado a
instabilidade do mercado de trabalho e que são geradores de empregos de
comunicação e de conteúdos (MARCHIORI, 2002).
Para manter a informação organizada e à disposição para os fins que se
fizerem importantes e necessários para as empresas, sejam elas públicas ou
privadas, e para a sociedade em geral, é necessário manter os arquivos organizados
corretamente (RONCAGLIO, 2004). Essas ações são alcançadas por meio de uma
gestão de documentos eficiente, visando a recuperação da informação e a
preservação da memória institucional.
Neste contexto, o próximo tópico é sobre a informação, tida como uma
ferramenta estratégica para a organização e peça fundamental no arquivo.
4.1 A INFORMAÇÃO
Na sociedade pós-industrial cuja economia assume tendências globais, a
informação passou a ser considerada um capital precioso, equiparando-se aos
recursos de produção, materiais e financeiros. O que tem sido relevante é a
mudança fundamental no significado da informação na nova realidade mundial desta
sociedade globalizada. Agora, a informação é o recurso chave de competitividade
efetiva, de diferencial de mercado e de lucratividade nesta nova sociedade
(MORESI, 2000).
Para Marchiori (2002), o século XXI iniciou – se sob uma proposta de
ampla conectividade, de preocupação com os conteúdos criados, manipulados e
disseminados para os públicos mais diferenciados e heterogêneos, e na revisão e
determinação de competências profissionais – organizacionais e/ou individuais – que
sejam responsáveis pelos processos e atividades de uma sociedade voltada para a
informação e para o aprendizado.
A avalanche de informações disponibilizadas com as novas tecnologias
de comunicação como celular e a internet interferem diretamente no planejamento
estratégico das empresas, que precisam de métodos adequados para tratar,
7
qualificar e agilizar o volume de informações cada vez maiores e para manter a
sobrevivência das empresas neste mercado exigente, competitivo e globalizado, que
depende da velocidade das ações empresariais.
Neste contexto, a importância da informação para as organizações é
universalmente aceita, constituindo, senão o mais importante, pelo menos um dos
recursos cuja gestão e aproveitamento estejam diretamente relacionados com o
sucesso desejado.
Assim, o conhecimento acumulado adquire novo significado quando se
aprende a gerenciar a informação. Com isso, esta se torna um recurso básico, à
disposição e com a vantagem que não é exaurida, nem destruída.
Desta forma, as empresas necessitam estar atentas ao modo como suas
atividades são coordenadas e à eficácia dos fluxos de informação, através dos quais
se realizam as interdependências organizacionais, pois são estes que determinam o
desempenho de uma empresa e a satisfação de seu cliente (ALMEIDA; LESCA,
2004).
Os autores acima citados prosseguem afirmando que internamente à
empresa, a informação tem por objetivo influenciar o comportamento dos indivíduos
a fim de que suas ações sejam condizentes com os objetivos da empresa. Isto quer
dizer que a informação é um vetor estratégico da maior importância, pois, ele pode
tanto multiplicar a sinergia dos esforços quanto anular o resultado deles.
De acordo com Medeiros (1999), as informações procuram alcançar
diversas finalidades, tais como acompanhar a realidade do ambiente, prever
situações futuras, apresentar inovações tecnológicas, identificar as tendências do
mercado, desenvolver os colaboradores com estudos de especialização, facilitar a
obtenção e as trocas de informação, objetivando levantar dados suficientes para
uma tomada de decisão mais segura pelo administrador, enfim garantir seu
funcionamento.
Ou seja, a informação provocou uma verdadeira revolução nos dois
últimos séculos no que se refere ao conhecimento. Esse desenvolvimento
tecnológico teve como conseqüência a evolução em termos de decifrar, registrar,
reproduzir e disseminar os fatos, os acontecimentos. Os progressos na utilização do
computador e das informações computadorizadas proporcionam medidas quase
revolucionárias nesse campo, tal a extensão do potencial de distribuição das
informações.
8
Quer dizer que, no cenário de globalização presente, a informação é um
recurso essencial e democrático para as tomadas de decisões. Como a maioria das
empresas estão envoltas com amplos e diversos tipos de conhecimento, para poder
competir neste contexto dinâmico, o diferencial consiste na agregação de valor a
partir do acesso, do tratamento, da utilização e da disseminação da informação, uma
vez que, é este processo que resulta na competitividade entre pessoas, grupos,
produtos, serviços e atividades.
Essa competitividade pode ser definida pela informação valorizada como
recurso, o que promove a força de trabalho, pois as atuais formas de organização do
trabalho – mais flexíveis e menos hierarquizadas – dependem de sistemas
intensivos de distribuição e de armazenamento em ambientes que passam a
promover a geração e o compartilhamento de conhecimento (MARCHIORI, 2002).
Assim, a atividade de gestão de documentos passa a ser considerada um
conjunto de processos que englobam atividades de planejamento, organização,
direção, distribuição e controle de recursos de qualquer natureza, visando à
racionalização e à efetividade de determinado sistema, produto ou serviço. Por esse
motivo, a gestão da informação deve incluir como uma estratégia, os mecanismos
de obtenção e utilização de recursos humanos, tecnológicos, financeiros, materiais e
físicos para tornar-se uma informação com valor agregado.
Mas é o uso de metodologias para o adequado controle do fluxo da
informação, desde a criação até o armazenamento que garante a agilidade
necessária à gestão do conhecimento documentado. Desta forma, a informação se
qualifica como um instrumento modificador da consciência do indivíduo e de seu
grupo social, sintonizando homem com a memória do seu passado com as
perspectivas do seu futuro. Para que a informação seja vista como um instrumento
de comunicação e de fornecimento de dados, é necessário que seja realizado um
registro, para que a mesma se torne exata e confiável. Sendo assim, o ato de
registrar a informação possibilita o surgimento dos documentos.
9
4.2 DOCUMENTAÇÃO
De acordo com Medeiros (1998, p. 132) “a documentação é um conjunto
de técnicas cujo objetivo principal é a produção, sistematização, distribuição e
utilização dos documentos”. Deste modo, sua função é a de facilitar o acesso às
informações e aos conhecimentos especializados e de ser útil em setores da
atividade profissional. Por ser constituída de etapas dinâmicas, ela envolve técnicas
de controle, análise da produção bibliográfica, mecanização das informações,
reprodução de documentos, trabalhos de referência em todas as suas formas,
publicação e sua respectiva divulgação.
Para o autor, a documentação tem por finalidade, reunir e organizar todos
os conhecimentos que o homem produziu através dos tempos. Logo a
documentação permite a divulgação e a utilização da informação, proporcionando o
desenvolvimento da ciência e da tecnologia.
Devido ao crescente processo científico e tecnológico das últimas
décadas, a complexidade dos documentos aumentou significativamente, causando a
rápida mudança dos limites de vários campos do conhecimento e as diversas
relações entre eles. Esse crescimento provocou a evolução e o registro das técnicas
de análise dos documentos, a fim de poupar o tempo dos estudiosos e evitar o
esforço inútil de resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que já
foram testadas anteriormente.
Para Medeiros (1999), a consequência desse desenvolvimento
tecnológico foi o surgimento de novas teorias, processos e sistemas de trabalhos, os
quais procuram suprir a crescente necessidade de estabelecer serviços
especializados, voltados para o objetivo de facilitar a obtenção das informações e
dos dados atualizados.
Conforme sua organização, utilização e finalidade, a documentação pode
ter origem:
a) comercial: utilizadas pelas empresas com este fim;
b) científicas: cujo principal objetivo é o de proporcionar informações
científicas ou didáticas, sem visar diretamente o lucro ou oficial. Sua
utilização tem por finalidade auxiliar e assessorar a administração
pública atual ou futura.
10
Neste contexto, para facilitar a circulação e o acesso à documentação,
faz-se necessário dispor de recursos para sua normatização.
A normatização consiste na racionalização da produção, a organização e
a difusão das informações contidas nos documentos, de maneira a propiciar o
surgimento de elementos básicos que facilitam e tornam os resultados intelectuais
acessíveis a todos e contribuindo para a comunicação entre pesquisadores
(MEDEIROS; HERNANDES, 1999).
Para Paz et all (2001), o processo de normatização da documentação
facilita a divulgação da produção humana e seu armazenamento, manuseio e
acesso dos que dela necessitam, contribuindo decisivamente para o
desenvolvimento do processo de comunicação, pois estes são produzidos e
divulgados segundo normas aceitas internacionalmente.
Para haver uma melhor disposição dos documentos dentro da
organização, a normatização precisa ser acompanhada pela gestão destes
documentos.
A gestão da documentação contribui para a agilidade no suporte a
tomada de decisões, fundamental na velocidade exigida no mundo dos negócios
globalizados. Ela tornou-se necessária devido à tecnologia do processamento de
documentos, que modificou a forma de apresentação das informações, antes
representadas por texto e que hoje podem ser divulgadas por meio de símbolos
gráficos, imagens, fotografias, áudio, vídeo e animações. Os documentos impressos,
também podem ser convertidos do papel para o meio digital. Desta forma, passam a
ser disponibilizados via rede de computadores, sendo rapidamente localizados e
melhor gerenciados. (OLIVEIRA; SILVA, 2001).
Estes novos tipos de representação sugerem que um documento seja a
unidade de registro de informação conceitual, ou seja, um documento contém a
informação necessária para representar um conceito ou idéia.
Para Rondinelli (2007), as ações de gestão e de preservação dos
documentos digitais devem levar em conta determinados princípios, quais sejam:
a) a distinção entre documentos e outros objetos digitais, por eles
possuírem uma forma fixa, um conteúdo estável, um elo arquivístico
com outros documentos e um contexto identificável;
b) o estabelecimento de sua identidade e integridade, para garantir a
autenticidade dos mesmos;
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c) o risco que estes documentos correm de perder sua autenticidade
devido a constante atualização do ambiente tecnológico;
d) a preservação requer ações arquivísticas a serem incorporadas em
todo o seu ciclo de vida, desde a etapa de planejamento e concepção
de sistemas eletrônicos para que não haja perda nem adulteração;
e) a autenticidade dos documentos digitais e sua preservação dependem
de sistemas de gestão arquivística confiáveis, para realizar as etapas
de criação, uso e destinação, e de instituições de custódia confiáveis,
para realizar as atividades de preservação;
f) preservar documentos digitais significa garantir a capacidade de
reproduzir o documento;
g) isto significa não confundir preservação de documento com
preservação da mídia que o armazena;
h) documentar todo o processo de preservação a fim de proteger e
assegurar a sua preservação de longo prazo;
i) distinguir preservação da autenticidade de um documento da
autenticação de um documento;
Desta forma, utilizando a gestão de documentos eletrônicos, os
documentos podem ser um eficiente suporte de informações para o controle,
gerenciamento e tomadas de decisões, fazendo com que as empresas ou
organizações obtenham melhores rendimentos com seus processos otimizados.
4.2.1 Gestão de documentos
Sentindo a necessidade de ter uma organização competitiva e eficaz
frente às novas necessidades de mercado, os profissionais da informação vêm
aderindo e fomentando técnicas de gestão para aprimorar seus conhecimentos e
habilidades no seu trabalho (LOPES; ROSÁRIO; CAVAGLIERI, 2009).
Bojanoski, Svarça e Roncaglio (2004), afirmam que o gerenciamento de
documentos, garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre
as informações que produzem ou recebem. A gestão de documentos racionaliza os
espaços de guarda de documentos, desenvolvendo com mais eficiência e rapidez
suas atividades, e possibilitando o atendimento adequado aos clientes e cidadãos.
12
Deste modo, a gestão de documentos pode ser definida como uma
atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, determinando o ciclo
vital dos documentos, estabelecendo quais podem ser eliminados, a temporalidade
de sua guarda e destinação final, eliminação ou guarda permanente ( BOJANOSKI;
SVARÇA; RONCAGLIO,2004).
A Lei Federal nº 8.159 de 08/01/1991, que dispõe sobre a política de
arquivos públicos e privados constituídos por pessoas físicas ou jurídicas, define a
gestão de documentos como sendo o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária destes, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
Em suma, a gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e
operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção,
tramitação, uso, avaliação e destinação (eliminação ou guarda permanente) de
documentos arquivísticos correntes e intermediários da organização.
A gestão de documentos ainda se relaciona internamente com a área de
conservação, pois muitas de suas definições são o início do desenvolvimento do
trabalho de conservação, que irá hierarquizar suas prioridades de acordo com o
suporte da informação, o seu volume físico e o tempo de guarda dos documentos.
Portanto, as estratégias de conservação se dão a partir e em conjunto com o
trabalho da gestão.
Desta conceituação Paes (2004), destaca três fases básicas da gestão de
documentos:
a) produção: é a elaboração dos documentos em decorrência das
atividades de um órgão ou setor. Deve haver precauções para que
elaborar apenas documentos essenciais à administração da instituição,
e evitar emissão de vias desnecessárias, visando o bom funcionamento
da instituição;
b) utilização: atividades referente ao recebimento, classificação, registro,
distribuição, tramitação, de expedição, de organização e arquivamento
de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a
elaboração de normas de acesso ao empréstimo e à consulta e
recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de
funções administrativas;
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c) avaliação e destinação: consiste na análise e avaliação dos
documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus
prazos de guarda, determinando os objetos de arquivamento
permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu
poder de prova e de informação.
Considerando as características acima citadas, é possível realizar a
classificação dos documentos.
Para a classificação dos documentos, têm-se várias terminologias. A mais
usada é a citada por Paes (2004), que os classifica de acordo com sua finalidade. O
Quadro 1 apresenta a classificação dos documentos de acordo com Paes (2004).
Quadro 1 – Classificação dos arquivos
Finalidade Segundo Paes (2004), são classificados como
Possuem importância vital para a empresa e devem ser mantidos indefinidamente. E documentos relacionados com o registro, como a escritura de imóvel, registro de nascimento, registros acadêmicos.
permanentes
Não possuem importância vital para a organização, porém devem ser mantidos indefinidamente. Exemplo: registro de antigos colaboradores da empresa.
intermediários
Não têm valor determinado, utilizado durante o período que seu conteúdo for utilizável. Exemplo, um jornal.
correntes
Fonte: Paes (2004).
Observando estas classificações, percebe-se a importância da tabela de
temporalidade, que é um instrumento que determina a importância e o tempo de
arquivamento dos documentos, mantendo-os conservados de acordo com sua
classificação.
Assim, administrar os documentos arquivísticos, garante às empresas
públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou
recebem; racionalizando os espaços estipulados para a guarda e desenvolvendo
com mais eficiência e rapidez as atividades relacionadas ao atendimento de clientes
e cidadãos (CLÁUDIO; SOUZA, 2004).
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Neste contexto, a avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de
documentos. É a fase em que se define a eliminação ou a guarda, temporária ou
permanente, de um documento. Uma avaliação documental inadequada, por menor
que seja, pode causar prejuízos administrativos, financeiros e histórico-culturais e,
sob determinadas circunstâncias, irreparáveis. Desta forma, a equipe de gestão de
documentos pode e deve contar, na fase da avaliação documental, com outros
profissionais especializados nos assuntos pertinentes (BOJANOSKI; SVARÇA;
RONCAGLIO; 2004).
Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gestão
de documentos é a noção, por parte de todos os profissionais envolvidos na gestão,
do ciclo vital dos documentos, ainda que cada um deles atue somente numa fase
deste ciclo.
Neste sentido, a gestão de documentos integrada a um sistema de
arquivos atuante, infere positivamente em todas as ações empresariais e ainda
reduz custos com armazenamentos desnecessários possibilitando a agilidade e
eficácia no resgate das informações necessárias nos arquivos e garante respostas
rápidas, serviços eficientes e desburocratização dos processos (FLORES, 2005).
Após o gerenciamento da documentação existente e estabelecidos seus
prazos de guarda, é determinado quais serão objeto de arquivamento permanente e
quais são eliminados por ter perdido seu valor de prova e de informação para a
instituição.
4.3 O ARQUIVO
A importância dos arquivos cresceu a medida que se desenvolveram os
conceitos sociais, econômicos e culturais da humanidade. A industrialização
representou papel determinante na sociedade, exigindo arquivos maiores, mais
funcionais e de maior qualidade, que possibilitassem uma disseminação precisa das
informações, ampliando o horizonte dos indivíduos, abrindo portas para consultas e
para o desenvolvimento de pesquisas, que contribuíram como subsídios para as
tomadas de decisões (PAES, 2004).
Marques e Rodrigues (2005), afirmam que o documento pode ser ou se
tornar histórico e os documentos arquivísticos são, evidentemente, subsídios do
trabalho do historiador, como testemunhos históricos, logo, provas. Em
15
contrapartida, a história tem grande peso na avaliação dos acervos arquivísticos.
Tradicionalmente, os historiadores têm sido os principais responsáveis pela
avaliação nos arquivos. Os documentos que, para eles, são considerados “provas”,
“testemunhos do passado”, têm, inevitavelmente, conseqüências diretas na escolha
daquilo que deverá ser guardado ou eliminado.
De acordo com Grion (1998) e Paes (2004), os arquivos são conjuntos de
documentos oficialmente produzidos e recebidos, resultantes dos negócios ou
atividades do cumprimento dos objetivos, tanto de pessoas físicas ou de instituições
públicas e privadas, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos
futuros.
Ou seja, a função de um arquivo é guardar a documentação e,
principalmente, fornecer aos interessados os dados contidos em seu acervo de
maneira rápida e segura. Assim, a classificação dos documentos de arquivos deve
ser feita a partir de um método de arquivamento a ser definido, levando em
consideração a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus
documentos.
Rodrigues (2006), escreve que a conceituação de arquivo não é definitiva,
visto que ela varia de acordo com as mudanças políticas e culturais que as
sociedades vivem, levando em consideração o arquivamento de informações feitos
via arquivos eletrônicos, que podem ser modificados constantemente.
Para Paes (2004, p. 19), “algumas definições de arquivos fazem
referência a depósitos de documentos e papéis de qualquer espécie e tem relação
com os direitos das instituições”. De acordo com esta, os documentos apenas
servem para estabelecer e reivindicar direitos. Hoje o conceito de arquivo evoluiu e
ele pode ser constituído de várias maneiras, dependendo do perfil de cada empresa,
mas o fundamental é que ele seja um sistema de informações articulado, de fácil
acesso, e que possibilite uma visão global dos processos, procedimentos e
realizações da empresa, em todos os níveis, para se tornar um instrumento de
gestão significativo. As informações necessárias precisam ser atualizadas e estar
disponíveis às pessoas que mais necessitam delas (FREITAS, 2006),
Grion (1998), afirma também que o arquivo deve ser organizado de tal
forma que ao consultá-lo, rapidamente se encontre o documento desejado e de
maneira simplificada, facilitando a compreensão daqueles que o manuseiam e
16
evitando a possibilidade de erros e o crescimento da empresa, não deve ser um
obstáculo para manter o arquivo atualizado.
Deste modo, arquivar significa conservar em uma mesma ordem,
devidamente classificados, toda correspondência e outros papéis relacionados a um
indivíduo ou uma empresa, com divisão geográfica, ou sobre determinado assunto, e
assim por diante, de tal forma que estejam protegidos contra deterioração,
destruição ou perda e ao mesmo tempo facilite a localização e manuseio dos
documentos (FREITAS, 2006).
Ou seja, a preservação dos documentos é tão importante que a
Constituição Federal determina no artigo 180, parágrafo único: “O amparo à cultura
é dever do estado. Ficam sob a proteção especial do poder público os documentos,
as obras e os locais de valores histórico ou artístico” (GRION, 1998, p. 52).
O artigo 216, parágrafo primeiro da referida constituição acima, também
refere-se à importância dos documentos, assegurando que constituem patrimônio
cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente
ou conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes
grupos formadores da sociedade brasileira (MEDEIROS, 1999).
O autor prossegue afirmando que essa importância dos documentos é
atribuída a sua capacidade de reunir, armazenar, classificar e disseminar toda a
informação. Ele é o capital em todos os ramos das atividades humanas. Nota-se
também que ele preserva a memória da instituição, comprovando suas atividades no
tempo e no espaço e fornecendo ao usuário do arquivo informações completas, no
mais curto espaço de tempo.
Contudo, afirma que mesmo com toda essa funcionalidade, nem sempre
o arquivo é organizado corretamente, pois, ainda é comum a falta de conhecimento
das pessoas que o manuseia, em geral, isto ocorre quando são pessoas leigas,
sem nenhuma formação, o que geralmente ocorre nas empresas devido ao processo
de enxugamento, quantitativo e qualitativo, dos recursos humanos.
Para Paes (2004), a preocupação exagerada com fichas, recibos,
protocolos, guias de remessa, numeração dos documentos, a microfilmagem e a
automação são menos importantes do que a correta ordenação do acervo e um
atendimento eficiente ao usuário.
A autora afirma que essa escassez de pessoal com formação técnica e
visão estratégica das funções de um arquivo, desencadeia a perda do objetivo dos
17
arquivos na malha da burocracia, transformando-os em depósitos de papéis ou
exposição permanentes de equipamentos sofisticados em um ambiente requintado,
deixando-se de lado a finalidade das ações desenvolvidas em um arquivo, definidas
como a recuperação rápida da informação devidamente organizada.
Para a autora, as tarefas do arquivista devem estar voltadas à perfeita
formação dos acervos e utilização de forma eficiente dos documentos, tanto pelo
administrador quanto pelo pesquisador. Sua função é fundamental, pois é ele que
determina a importância da organicidade e do ciclo vital dos documentos.
Portanto, antes de guardar os documentos no arquivo, deve-se obedecer
a uma seqüência de etapas, uma vez que o futuro da documentação de uma
instituição dependerá do correto arquivamento dos mesmos.
As etapas para o arquivamento consistem-se na inspeção, estudo,
classificação, codificação, ordenação e guarda. Mediante a leitura do último
despacho ou a observância de uma rotina preestabelecida, é preciso determinar o
destino do documento.
Na sequência serão apresentadas as etapas do processo de arquivo de
documento:
a) inspeção, ou exame para verificar se os documentos se destinam ao
arquivamento, mediante a leitura do último despacho ou observância de
uma rotina preestabelecida;
b) estudo, leitura cuidadosa de cada documento para determinar seu
registro ou entrada;
c) classificação e interpretação dos documentos e aferição de uma
entrada para estes, observando o critério que todos os documentos que
fazem referência a uma pessoa ou assunto devem ser classificados sob
o mesmo título e arquivados juntos;
d) codificação e aplicação nos documentos de símbolos correspondentes
ao método de arquivamento adotado;
e) ordenação e disposição dos documentos segundo a classificação e a
codificação dadas. Os objetivos da ordenação são tornar ágil o
arquivamento, dispondo os equipamentos de forma estratégica e
racionalizar o trabalho reunindo documentos semelhantes antes de
inicializar o arquivamento;
18
f) guarda e colocação do documento no respectivo destino (pasta, caixa,
arquivo).
Essas etapas devem ser realizadas cada vez que um novo documento
chegue à organização, pois implica no desempenho das funções do arquivo. Deste
modo, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de modo a
servir ao usuário com precisão. A metodologia utilizada deve atender às
necessidades da instituição a que serve. Neste sentido, deve-se classificar
corretamente os arquivos.
4.3.1 Classificação de arquivo
De acordo com Paes (2004, p. 20), dependendo do aspecto sob o qual os
arquivos são analisados, eles podem ser classificados segundo:
a) as entidades mantenedoras: Públicos (federal estadual e municipal);
institucionais (Igrejas, instituições educacionais, associações);
comerciais (corporações, companhias) e familiares ou pessoais;
b) os estágios de sua evolução: são fases complementares, nas quais a
organização e o tratamento dos documentos precisam ser
diferenciados. Correspondem as três idades: primeira idade ou
corrente, segunda idade ou intermediário, terceira idade ou
permanente;
c) a extensão de sua atuação: sua abrangência, os arquivos podem ser
setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais estão estabelecidos
juntos aos órgãos operacionais, já os arquivos gerais ou centrais
recebem documentos correntes provenientes de diversos órgãos que
integram a estrutura de uma instituição;
d) a natureza dos documentos: refletem características peculiares à estes
documentos. São eles: arquivo especial e o arquivo especializado.
Quando, após anos de atividades, os arquivos ficam sobrecarregados
dificultando o trabalho dos profissionais, é necessário que se faça a transferência
para um local adequado, utilizando métodos específicos e observando sua
terminologia. São os arquivos permanentes, conservados devido ao seu valor
histórico ou documental para a organização e devido a isso, não tem a necessidade
de estar localizados junto ao setor (PAES, 2004). Para cada fase do arquivo, há
19
maneiras e organizações diferente para conservar e tratar os documentos nele
contido. É o que será visto no tópico seguinte.
20
4.3.2 Métodos de arquivamento
Se a função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente
fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo de maneira rápida
e segura. A classificação dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um
método de arquivamento a ser definido, levando em consideração a estrutura da
empresa, suas funções e a natureza de seus documentos.
Na prática faz-se uso da combinação de um ou mais métodos de
arquivamento. Os métodos mais comuns são os que classificam os documentos por
assunto, seguidos de uma classificação secundária por ordem alfabética,
cronológica ou geográfica. O agrupamento dos documentos por assunto, entretanto,
deve atender às necessidades da empresa, suas características e prioridades
(BOJANOSKI; SVARÇA; RONCAGLIO, 2004).
Os documentos, para serem arquivados necessitam de um método que
facilite sua posterior localização. Para tanto, devem primeiramente ser classificados
de acordo com o gênero e a natureza do assunto.
O método de arquivamento adotado pela organização, assim como os
cuidados de conservação e os procedimentos de eliminação, transferência e
recolhimento, quando for o caso, devem ser repassados para todas as unidades
administrativas, para que estas fiquem cientes, possam se adequar ao método e
efetivamente implantá-lo pois a organização dos arquivos inicia-se com a produção
dos documentos, assim como a responsabilidade pela organização das informações,
em diferentes graus, diz respeito a todos os funcionários.
Deste modo, a organização de arquivos, como de qualquer outro setor de
uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho que são
constituídas em:
a) levantamento de dados: exame e análise dos documentos existentes,
observação dos regimentos da instituição e o local que o arquivo está
localizado;
b) análise dos dados coletados: da posse dos dados coletados, deve-se
fazer um diagnóstico para identificar as lacunas existentes no processo
administrativos que impedem o funcionamento eficiente do arquivo;
c) planejamento: elaboração de um plano arquivístico que contenha as
disposições legais e as necessidades da instituição a que pretende
servir;
21
d) implantação e acompanhamento: necessário para que o arquivo se
mantenha funcional.
De posse desses dados, pode-se analisar a situação dos serviços de
arquivo e deste modo, ele pode formular e propor as alterações e medidas mais
indicadas para serem adotadas no sistema a ser implantado (PAES, 2004).
Como cada ramo de atividade exige um método de arquivamento
diferente e adequado à sua atividade, há a necessidade de buscar um método de
classificação que atenda a instituição.
De acordo com Paes (2004, p. 61), métodos de arquivamento se dividem
em dois sistemas, direto e indireto. No sistema direto pode-se fazer a busca direta
do documento, no local onde ele está guardado. No sistema indireto para se
localizar o documento, é necessário consultar um índice ou código. A opção por um
destes sistemas acima está ligada à empresa e ao seu campo de atividade, porte e
objetivos de curto, médio e longos prazos (MEDEIROS; HERNANDES, 1999).
Esses sistemas se subdividem em duas classes: básicos e padronizados.
Para melhor visualizá-los, foi elaborado o quadro 2:
Quadro 2 – Classificação dos arquivos
Classe método Métodos auxiliares Alfabético Geográfico
Simples Cronológico
Dígito
Numérico
terminal Enciclopédico Alfabético
Dicionário Duplex Decimal
Básico
Ideográficos (assunto) Numéricos
Unitermo ou indexação coordenada Variadex Automático Soundex Mnemônico
Padronizado
Rôneo
Fonte: Paes (2004)
Das classes acima mencionadas, pode-se dizer que a padronizada surgiu
para que os arquivos melhor atendessem as necessidades da organização. Ela
utiliza cores para auxiliar a visualização do documento. Esta classe é composta
pelos métodos variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo.
22
A classe Básica é composta pelos métodos: alfabético, geográficos,
numéricos e Ideográfico.
O método alfabético é o mais simples e o elemento principal é o nome. É
um método direto, pois a pesquisa é feita de forma direta, não necessitando de
índice auxiliar para localizar os documentos (PAES, 2004). Dentre suas principais
regras, podem-se citar:
a) as notações podem ser abertas ou fechadas, conforme indiquem o
limite inicial ou o limite inicial e final. Noções simples abertas: A, B, C,
Ab, Ac; noções compostas ou fechadas: Aa – Al, Am – Az; a variação
de números nas guias depende da quantidade de documentos
arquivados;
b) a disposição das fichas obedece a regras de alfabetação, exemplo: em
nomes de pessoas físicas, consideram o último nome e depois o
prenome;
c) sobrenomes compostos de um substantivo e de um adjetivo não se
separam e os que exprimem grau de parentesco como Filho, são
considerados parte integrante do último nome, os títulos não são
considerados na alfabetação.
d) nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo os
nomes espanhóis e orientais e os nomes de firmas, empresas e
instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se
apresentam, não se considerando os artigos e preposições que os
constituem.
Estas regras podem sofrer alterações visando melhor atender às
organizações, desde que sejam feitas notas remissivas1 para evitar dúvidas futuras.
No sistema geográfico a busca é feita diretamente ao documento. Esse
método é utilizado com mais freqüência quando os principais elementos
considerados em um documento são: a procedência ou o local. As melhores
ordenações geográficas são constituídas pelo nome do estado, cidade ou
correspondente.
1 Remissivas: notas que colocam alguma anotação que faça referência ao nome
pré-escrito.(PAES, 2004)
23
No Método numérico há a atribuição de um número a cada
correspondente ou cliente-pessoa física ou jurídica obedece à ordem de entrada do
registro, sem o uso da ordenação alfabética. É indispensável o registro das pastas
para evitar a duplicidade e um índice alfabético remissivo para localizar o
documento. Ele é subdividido em simples, cronológico e dígito-terminal.
Para o método Ideográfico ou por assunto, faz-se necessário a
interpretação dos documentos sob análise e conhecimento das atividades
institucionais. As instituições devem, de acordo com as características, elaborar seu
plano de classificação, no qual os assuntos devem ser agrupados sob títulos
principais e estes subdivididos sob títulos específicos, partindo do conceito geral
para o específico. Este método é subdividido em alfabético e numérico (PAES,
2004).
Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser
arquivadas são pequenos, deve-se adotar o método alfabético que poderá obedecer
a ordem dicionária, ou seja, os assuntos obedecem somente à seqüência de letras
do alfabeto.
O decimal empregado nos arquivos é baseado em técnicas do sistema
decimal de Melvil-Dewey2 universalmente conhecido. Esse método divide o saber
humano em nove classes principais e uma para assuntos gerais. Para efetuar uma
classificação desta ordem, é necessário fazer um estudo detalhado da organização
que deverá servir o arquivo, para definir as classes que irão servir o mesmo.
Quanto aos métodos padronizados, estes surgiram conforme a evolução
das empresas, a intensificação do comércio e da industrialização entre outros
fatores, buscando melhor atender as necessidades destas organizações
Juntamente com os números e as letras, foi empregado também o artifício
das cores, em combinação com os anteriores, introduzindo-as como elementos
auxiliares para facilitar não só o arquivamento, mas também a localização dos
documentos.
Os métodos Alfanuméricos, os quais não são considerados nem básicos
nem padronizados, visto que sua aplicação independe de equipamentos e
2 A classificação de Melvil Dewey foi publicada em 1876 e para aplicar este método de classificação é necessário um estudo cuidadoso da organização e conforme o resultado, estabelecer o plano geral de classificação, determinando as nove classes principais que compreendem todos os documentos produzidos ou recebidos pela instituição.
24
acessórios especiais. Estes métodos trabalham com uma tabela constituída de
divisões do alfabeto, previamente planejadas a critério do profissional responsável
pela sua elaboração e numeradas em ordem crescente. Usam-se descrições
fechadas para se evitar que depois de numeradas, as divisões sejam alteradas.
Com relação aos documentos eles podem estar dispostos na forma:
a) horizontal quando os documentos são colocados uns sobre os outros,
arquivados em escaninhos, caixas ou estantes. Utilizado mais para os
arquivos permanentes e também para arquivar plantas, mapas e
desenhos, porém dificulta o manuseio dos arquivos mais utilizados, já
que para consultar qualquer documento é necessário retirar os que se
encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação e,
b) o vertical quando os documentos são dispostos uns atrás dos outros,
permitindo a rápida consulta, sem a necessidade de remover as fichas.
Após relatar sobre métodos de arquivamento, será abordado sobre a
Tabela de Temporalidade, que determina o período de tempo de guarda de
documentos.
4.3.3 Tabela de temporalidade
Para Paes (2004, p. 106), “os instrumentos de destinação são normativos
elaborados pelas comissões de análise, nos quais são fixadas diretrizes quanto ao
tempo e local de guarda dos documentos”. A tabela de temporalidade é o
mecanismo que define a permanência destes no arquivo.
Para a autora a eliminação não deve ser feita de maneira irresponsável e
baseando-se somente em datas. A eliminação deve ser criteriosa com o uso de bom
senso e prudência, baseando-se nos valores atribuídos a cada documento, o
conteúdo contido, as informações atribuídas e não em razão da espécie documental
ou apresentação física.
Assim, antes de realizar a eliminação dos documentos é necessário
convocar uma comissão responsável para que na medida em que os documentos
forem analisados, sejam julgados.
Em geral podem ser eliminados documentos cujos textos já estejam
reproduzidos em outros, cópias cujos originais permanecem conservados,
25
documentos de formalidades como cartas, convites e documentos que não mais
apresentem interesses para a organização.
Neste sentido, a tabela de temporalidade (ANEXO 01), é um instrumento
de destinação que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos.
de acordo com a sua importância para a organização, estabelecendo critérios para a
microfilmagem e eliminação
Deve ser aplicada após sua aprovação pela autoridade competente e ela
deve ter uma descrição dos documentos clara para evitar erros.
4.3.4 Atividades de conservação
Segundo Paes (2004), as atividades de conservação compreendem os
cuidados destinados aos documentos e ao local de sua guarda. É necessário
observar critérios rigorosos para conservação de documentos, evitando que estes
sejam alvo do descaso por parte dos dirigentes, que possam subsidiar decisões
precipitadas que causam aniquilamento de documentos e comprometam a memória
do órgão, consequentemente da sociedade em que está inserido.
As principais atividades do processo de conservação são: a desinfestação
e o combate aos insetos, a restauração, que é a escolha de métodos que aumentam
a resistência dos documentos frente as agressões externas do ambiente, como mofo
e as pragas.
Bojanoski, Svarça e Roncaglio (2004), defendem que a aplicação dos
princípios de preservação deve, a princípio, ocorrer desde a fase da produção dos
documentos como forma de garantir, em qualquer etapa do tempo de vida dos
documentos, o acesso com qualidade às informações buscadas. Atualmente já
estão disponíveis em um bom número de publicações com orientações técnicas
específicas para a preservação dos diferentes suportes e acervos documentais. O
crescente uso da Internet possibilita que muitas instituições disponibilizem em seus
sites textos integrais sobre o assunto ou links para outras instituições que atuam na
área de preservação e conservação de acervos.
Há outra questão importante a ser ressaltada: a vinculação entre
preservação e organização, pois considera-se que a organização adequada dos
acervos é uma condição prévia indispensável para a sua preservação. Ou seja, não
é possível dissociar a aplicação dos procedimentos de preservação dos princípios
26
de organização e de acesso. Não faz absolutamente nenhum sentido adotar
medidas extremas de preservação que resultem no total isolamento de um
documento. E tampouco pode-se disponibilizar um documento de tal forma que
resulte na sua rápida destruição.
O que se torna essencial para alcançar um programa de preservação bem
sucedido é a identificação clara dos riscos, tanto reais como potenciais. Deve-se
realizar um diagnóstico para identificar e incluir nele desde as características
estruturais do prédio até as questões de segurança, os problemas de
acondicionamento, as rotinas de manuseio e consulta. Somente a partir deste ponto
central é possível estabelecer as prioridades de ação.
Neste sentido é recomendável investir prioritariamente, independente da
etapa de vida do ciclo em que o documento se encontra, em segurança (redução de
riscos de acidentes como, por exemplo, incêndio e alagamento, prevenção contra
vandalismo ou roubos) e em melhorias das condições ambientais dos locais de
guarda (redução dos índices de temperatura e de umidade, da incidência da luz
natural ou artificial, da presença de poluentes, e ainda, realizar o controle de
infestação de pragas tais como insetos, fungos e roedores).
Investimentos na qualidade do mobiliário e do acondicionamento (caixas,
folders e pastas com materiais de qualidade arquivística, também devem ser uma
das metas principais porque um acondicionamento adequado protege os
documentos e reduz os fatores de deterioração ocasionados pelos altos índices de
temperatura, umidade e presença de poluentes.
O próximo assunto é sobre os documentos no formato eletrônico, no qual
são registradas as informações e disponibilizadas eletronicamente para os demais
membros da organização.
4.4 ARQUIVOS ELETRÔNICOS
O avanço tecnológico das duas últimas décadas levou a informática para
os mais diversos ambientes de trabalho. Assim, monitores, CPU, teclados a internet
e as demais ferramentas, são consideradas indispensáveis principalmente na
divulgação, no armazenamento e no resgate das informações. Para executar as
tarefas das mais diversas áreas é necessário saber operar equipamentos de
27
informática e manejar sistemas operacionais, processadores de texto, planilhas
eletrônicas e programas (FLORES, 2005).
Esta evolução ocorrida nos últimos anos, fez com que as pessoas se
vissem obrigadas a adequar-se a rapidez aos processos de comunicação existentes,
aproveitando o tempo utilizado em cada tarefa e utilizando para isso, a comunicação
por meio dos arquivos eletrônicos.
Segundo Silva (2001), documento eletrônico é o conjunto de informações
pertinentes a um tópico, estruturados para a compreensão humana, representado
por uma variedade de símbolos, armazenado e manuseado como uma unidade que
utiliza tecnologias de informação.
A importância dos arquivos eletrônicos torna evidente e necessária para
que o trabalho possa acompanhar e desenvolver a comunicação entre pessoas,
acompanhando a rapidez com que esta ocorre, por exemplo com o evento da
internet.
Sendo assim, as vantagens proporcionadas pelo ambiente eletrônico e
pelo formato digital, como economia de espaço físico, ganho de produtividade,
otimização dos fluxos de trabalho, facilidade de geração e distribuição de dados e
informações digitais e rapidez no acesso aos estoques de informação têm levado
indivíduos e organizações dos setores públicos e privado a produzirem documentos
na sua maioria em formato digital.
Contudo, os documentos digitais também apresentam problemas e
desafios: podem ser manipulados sem deixar qualquer vestígio, são instáveis e
extremamente vulneráveis à intervenção humana, à obsolescência tecnológica e à
degradação física do suporte, pois no documento digital o conteúdo não é
diretamente acessível à compreensão humana, seus símbolos precisam ser
decodificados por software específico para se tornarem legíveis. Além disso, no
ambiente eletrônico é difícil reconhecer entre os registros o que é documento
arquivístico. Em alguns casos é possível estabelecer um paralelo com as formas de
apresentação dos documentos tradicionais (cartas, contratos, memorandos,
relatórios); em outros casos é mais complicado fazer essa correspondência, como
no caso de bases de dados, hipertexto, planilhas, sistemas de multimídia. A
conseqüência dessa situação é a dificuldade de identificar e estabelecer a
proveniência dos documentos (LUZ, 2003).
28
Ou seja, a confiabilidade dos documentos digitais é dependente de um
bom sistema de gestão arquivística de documentos. Assim, o autor acima afirma que
os sistemas informatizados que produzem e mantém documentos digitais precisam
garantir que são capazes de realizar os procedimentos e operações técnicas
próprios da gestão de documentos, incluindo todo o seu ciclo de vida, da produção
até a sua destinação final. Os desafios do documento digital tornaram as atividades
da gestão de documentos importante ferramenta com relação à adoção de
procedimentos padronizados de criação, uso e destinação.
Neste contexto, a necessidade de melhorar o gerenciamento dos
documentos leva as empresas a optarem por avaliar no mercado uma solução em
termos de gerenciamento eletrônico que atenda as necessidades básicas e que
ofereça algumas vantagens em relação aos controles (FANTINI, 2001).
Deste modo, muitas vantagens podem ser obtidas com a adoção desta
tecnologia: como a redução do consumo de papel, padronização de programa para o
gerenciamento e a agilidade na recuperação de um documento.
Um sistema eletrônico de gestão de documentos arquivísticos é um
conjunto de procedimentos e operações técnicas característicos desse sistema,
processado eletronicamente e aplicável em ambientes eletrônicos digitais ou para
documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo tempo (DURANTE; ZWIRTES,
2007).
No âmbito da difusão e do acesso aos conjuntos documentais
preservados, a Informática contribui com ferramentas de disponibilização de
documentos, como a digitalização. A contribuição da arquivística para essa área
pode ser ilustrada com o estudo arquivístico das características dos documentos
eletrônicos, tendo em vista o seu gerenciamento e gestão (MARQUES;
RODRIGUES, 2004).
O documento arquivístico digital, assim como o convencional, é um
documento formal, pois é testemunho da ação que o gerou e que precisa ser
mantido pelo tempo que for necessário.
No próximo capitulo será abordado sobre o manual, utilizado como
instrumento para facilitar e manter o arquivamento de documentos.
29
4.5 MANUAL
Para Bíscoli (2007, p. 12), “o manual é um conjunto de normas e
procedimentos a serem observados e disseminados na organização para o
arquivamento de documentos”. Para esse processo ser satisfatório para a
organização, é recomendável que na fase de implantação do manual seja precedida
de uma campanha de sensibilização que atinja a todos os níveis hierárquicos
envolvidos.
A campanha, feita por meio de reuniões, objetiva informar as alterações a
serem introduzidas nas rotinas de serviços e solicitar a cooperação de todos, numa
tentativa de neutralizar as resistências naturais que sempre ocorrem ao tentar
modificar o administrativo da organização.
Após a implantação e o teste dos procedimentos – verifica -se as normas,
rotinas e procedimentos que atendam as necessidades da organização. Neste
contexto, o manual deve ser elaborado visando descrever o trabalho da organização
e registrar os procedimentos e instruções que garantirão o funcionamento eficiente e
uniforme do arquivo, bem como a continuidade do trabalho através dos tempos e
refletindo as peculiaridades das instituições a que se referem.
Paes (2004), indica em linhas gerais que é necessário que o manual
contenha a apresentação dos seus objetivos e sua abrangência; as informações
sobre os arquivos da instituição, sua finalidade e responsabilidades, interações e
subordinações; conceitos gerais de arquivo, definições das operações de
arquivamento; detalhamento das rotinas, modelos de formulários utilizados e a
tabela de temporalidade dos documentos.
Devido as atividades dinâmicas do arquivo, o manual deverá ser
periodicamente revisto e atualizado, a fim de atender às alterações que surgirem em
decorrência da evolução da própria instituição.
Em paralelo à campanha de sensibilização deve-se promover o
treinamento não só do pessoal envolvido na execução das tarefas previstas no
projeto de aqueles que abandonaram.
Tendo em vista ser a UNATI, um projeto de extensão veiculado a um
órgão estadual, será utilizado como base o manual de gestão de documentos do
Estado do Paraná na implantação do projeto.
30
5 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Para atender ao objetivo desta pesquisa, que já definiu e implantou um
sistema de arquivo para o Programa de Extensão – Universidade Aberta à Terceira
Idade – UNATI, forma seguidos alguns procedimentos metodológicos.
Primeiramente foi realizada uma pesquisa bibliográfica, visando um maior
aprofundamento no assunto e a definição do melhor método de pesquisa para
realizar a organização do arquivo. Assim as referencias adviram de fontes
secundárias. Os principais autores utilizados foram Paes (2004) e Medeiros (1999).
Após, foi feita uma análise dos documentos existentes no setor seguido
da classificação destes. Levou-se em consideração sua freqüência de uso. A
próxima etapa foi definir um método e um sistema de arquivo que atendesse as
demandas do setor.
Houve a aplicação de questionário aos colaboradores, estagiários,
bolsistas e a coordenadora, contabilizando seis pessoas, durante o mês de julho de
2009, período em que iniciou a parte prática do estágio. As questões tinham o intuito
de aferir o funcionamento do arquivo e avaliar as dificuldades e as necessidades
referentes ao arquivamento.
O questionário segundo Lehfeld (2000), é o instrumento de investigação
utilizado para o levantamento de informações que motiva o informante a respondê-
lo. Deve ser objetivo e claro e não muito exaustivo e é um instrumento de coleta de
dados que busca a mensuração de algo.
Foram utilizadas perguntas fechadas, pois elas apresentam categorias de
respostas fixas e facilitam a tabulação de dados.
Após a tabulação e a análise dos dados, verificou-se a necessidade da
implantação de um sistema de gerenciamento dos arquivos, visando facilitar o
acesso a documentação e ao material utilizado nas atividades da UNATI, assim
como manter conservados os documentos históricos.
Para a manutenção do arquivo, foi elaborado um manual de
procedimentos e foi ministrado um treinamento aos funcionários visando mostrar as
técnicas de arquivamento utilizadas.
A abordagem de pesquisa utilizada foi a quantitativa que descreve
Lakatos (1991) ser o método que parte das teorias e leis gerais para os fenômenos
31
particulares. Ou seja, pela observação do todo chegou-se a um método de arquivo
para a UNATI.
32
6 ANÁLISE DA ORGANIZAÇÃO E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS COLETADOS
Neste capítulo será apresentado o diagnóstico da empresa, bem como os
resultados obtidos durante a realização do estágio no setor. Como resultado foi
definido e implantado um método de arquivamento aos documentos pertencentes à
UNATI.
6.1 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
A UNATI é um programa de Extensão Universitário vinculado à Pró
Reitoria de Extensão da UNIOESTE, de caráter multidisciplinar e permanente,
iniciado em 2000 no Campus de Toledo, tendo por coordenadora atual a professora
Roseli Odorizzi.
O objetivo geral do programa UNATI é o de criar espaços na Universidade
de inserção da população adulta e idosa para formação política, social, econômica e
cultural para o desenvolvimento de suas potencialidades para que, tendo
consciência de si e de sua cidadania atue e interaja no contexto familiar e
comunitário, promovendo a conquista de uma maior participação social e política na
melhoria da sua condição de vida.
Nesse sentido, o Programa oferece palestras, oficina de artes e módulos
que se dividem em: Poesia e Pintura, Reeducação alimentar; Memória, Informática,
Oficinas sócio ambientais para a terceira idade visando a formação de educadores
Ambientais, Natação e Educação Física. São também desenvolvidas outras
atividades, como, por exemplo, o projeto de pesquisa Momento Ativo no Bairro-
MAB, o Projeto de monitoria e em parceria com a Secretaria de Educação do
Município de Toledo, o Programa Brasil Alfabetizado envolvendo os alunos da
UNATI e comunidade em geral, além de visitas a órgãos prestadores de serviços na
comunidade e outras atividades artísticas/culturais incorporadas no decorrer de cada
ano letivo.
A cada dois anos são abertas inscrições para uma nova turma, sendo 55
anos a idade mínima para os candidatos se inscreverem. Desde o seu início, o
Programa já atendeu cerca de 200 idosos na cidade de Toledo e região. Estão
matriculados atualmente na turma de março de 2008 a novembro de 2009, 49 idosos
participantes e 31 monitores.
33
No próximo item, serão descritos as etapas do estágio no setor.
6.2 OPERACIONALIZAÇÃO DO ESTÁGIO
Neste item apresentam-se os resultados da aplicação do projeto de
estágio na organização em estudo. Para obter dados para a elaboração do relatório
foi necessário delimitar os objetivos e posteriormente foi realizada uma pesquisa
bibliográfica para elaborar o referencial teórico.
O próximo passo foi a aplicação do questionário no setor, com o intuito de
investigar a dificuldade de acesso dos funcionários, em relação a disposição de
documentos e o conhecimento métodos utilizados para o arquivamento. A aplicação
do questionário ocorreu durante o mês de julho de 2009. O questionário foi
composto por 09 perguntas, utilizadas para obter dados para a pesquisa e foi
aplicado a todos que trabalham no setor (Apêndice 01).
A seguir, seguem os gráficos com as interpretações de cada pergunta. No
gráfico 1 pode ser visualizadas as funções na UNATI pelos seus colaboradores:
Gráfico 01 – Funções desempenhadas na UNATI
0
10
20
30
40
50
60
70
80
bolsista coordenadora
Fonte: Resultado da pesquisa
Através do gráfico 1, constatou-se que 75% das pessoas que trabalham
na UNATI são bolsistas, participantes de projetos de extensão. Sua participação no
programa ocorre no período máximo de dois anos, ou seja, a rotatividade é
significativa e por esse motivo faz-se necessário um sistema de arquivo eficiente,
34
proporcionando pronta localização dos documentos e oferecendo garantia de
precisão na consulta destes. Isto é necessário devido a transição frequente dos
colaboradores, conforme aponta Medeiros(1999).
O gráfico 2 relata a quantidade de acesso dos colaboradores da UNATI
aos documentos arquivados.
Gráfico 2 - Acesso aos arquivos da UNATI
0
20
40
60
80
100
sim não
Fonte: Resultado da pesquisa
Percebe-se que todas as pessoas que trabalham no setor acessam o
arquivo. Este fato reforça a necessidade de um sistema de arquivo eficiente e de
fácil manuseio.
Em termo de frequência de acesso e documentos arquivados, constatou-
se que 50% dos acessos são realizados diariamente e 50% dos acessos à
documentação ocorrem de duas a três vezes por semana. O gráfico 3 permite
visualizar esta frequência.
35
Gráfico 3- Frequência de acesso aos arquivos da UNATI
0
10
20
30
40
50
Todo dia 2 a 3 vezespor semana
De 15 em15 dias
Uma vez por mês
Fonte: resultado da pesquisa
Roncaglio (2004), afirma que os documentos são criados uns após os
outros, em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio
desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. São essenciais, portanto na busca
de informações necessárias para as atividades realizadas da UNATI, bem como
para o registro dos participantes do programa, seja como monitores ou como
participantes.
No gráfico 4, é relata-se a porcentagem de localização de documentos no
arquivo e sua ocorrência.
Gráfico 4 – Localização de documentos na UNATI
0 10 20 30 40 50 60 70 80
sim não as vezes
Fonte: resultado da pesquisa
36
Através do gráfico 4, constatou-se que 75% das pessoas encontram as
informações que buscam e 25% tem dificuldade na busca. Este resultado demonstra
a deficiência no processo de arquivamento, pois devido a disposição de modo
aleatório e desorganizado a busca torna-se difícil e morosa.
Desta forma, surge a questão da organicidade dos documentos de
arquivos. Significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora
possa conter informações valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz
parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a
realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa ou as
atividades executadas em determinado local. Também eles são produzidos com
finalidades específicas para atender várias demandas de informações
(RONCAGLIO, 2004).
Quanto aos arquivos eletrônicos, buscou-se saber se existem no setor e
se existem, qual sua peridiocidade de acesso. O gráfico 5 ilustra as respostas
obtidas:
Gráfico 5 – Acesso aos arquivos eletrônicos da UNATI
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
sim não as vezes
Fonte: resultado da pesquisa
Com o gráfico 5, Além de confirmar a existência de arquivos eletrônicos,
constatou que todas as pessoas que trabalham na UNATI acessam estes
documentos arquivados nos computadores do setor.
Para Bíscoli (2009), os documentos eletrônicos resultam do uso de
recursos tecnológicos de editores de texto, sistemas de correio eletrônico, redes de
computadores, fax, planilhas, à disposição das instituições e dos próprios usuários.
Estes recursos geram e acumulam documentos provenientes de fontes internas e
externas. Os documentos eletrônicos são armazenados no computador e por esse
37
motivo, faz-se necessária a adoção de sistemas e métodos específicos para o
gerenciamento destes documentos eletrônicos e informações dentro destes, para
facilitar o acesso a eles.
O acesso aos documentos eletrônicos é apontado no gráfico 6, no qual
constatou-se que 50% das respostas obtidas, indicam que as pessoas que acessam
aos arquivos diariamente não têm dificuldades para localizar aos documentos
desejados. Em contrapartida, 50% das demais pessoas tem dificuldades na busca
de documentos:
Gráfico 6 – Acesso aos documentos eletrônicos da UNATI
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
sim não as vezes
Fonte: resultado da pesquisa
De acordo com Bíscoli (2009), a falta de gestão de documentos
eletrônicos é um problema que atinge hoje a quase totalidade das organizações,
com um agravante para o setor público, limitado em seu orçamento para inserir
soluções tecnológicas adequadas. Ou seja, a falta de organização destes dados,
dificulta a circulação de informações.
O gráfico 7 relata quais são as dificuldades encontradas para localizar os
documentos no arquivo da UNATI.
38
Gráfico 7 – Dificuldades no acesso ao arquivo da UNATI
0102030405060708090
100
Demora nalocalização
Não encontradocumentos
Arquiv. deforma
incorreta
Doc.recentese antigos
juntos
Fonte: resultado da pesquisa
De acordo com os dados representados no gráfico acima, 75% das
pessoas entrevistadas relataram que demoram a localizar os documentos de que
necessitam, 25% delas relatam que a dificuldade é diretamente relacionada ao
arquivamento incorreto e constatou-se que 25% das pessoas não encontram o que
procuram.
Estas respostas fundamentam a necessidade de um sistema de gestão
de documentos eletrônicos, que se constitui em um conjunto de procedimentos e
operações técnicas característicos do sistema de gestão de documentos
arquivísticos, processados eletronicamente e aplicáveis em ambientes eletrônicos
digitais ou em documentos, organizando-os de modo a facilitar seu acesso e busca
(BISCOLI, 2009).
Contudo para que um sistema de gestão de documentos surta o efeito
esperado, é necessário que seu usuário conheça os métodos de arquivamento, para
que o sistema possa cumprir sua função de agilizar a busca pelos mesmos.
Analisado o gráfico 8, constatou-se que 100% das pessoas que trabalham
na UNATI, não conhecem nenhum método de arquivamento.
39
Gráfico 8 – Conhecimento dos colaboradores da UNATI, com relação à métodos de
arquivamento
0
10
20
3040
50
60
7080
90
100
sim não
Fonte: resultado da pesquisa
Após a avaliação das respostas obtidas junto ao questionário aplicado,
constatou-se a dificuldade de localização dos documentos, quando necessário. Este
fato se deve ao arquivamento inadequado e ao acumulo demasiado de documentos
dentro de cada pasta e também pela disposição de pastas, documentos e livros sem
nenhuma técnica, como mostra a foto 01:
Foto 01 – Armário com livros e revistas antes da organização do arquivo
Fonte: a autora
A foto 02 - retrata as pastas de polionda e caixas bank-box dispostas em
prateleiras, junto com os materiais de expediente.
40
Foto 02 – armário com pastas antes da organização
Fonte: a autora
Após verificação detalhado dos documentos, foi feita a classificação e a posterior
separação, conforme ano e a categoria pertencente. Exemplo: os memorandos
foram dispostos em uma só pasta e classificados por ano, (do ano 2000 – 2007).
Conforme demonstrado na foto 03, os livros foram mantidos no armário e
organizados por ordem alfabética, conforme o nome do autor e ano. As revistas
foram colocadas dentro de caixas de papelão, dispostas no armário, e separadas
seguindo a ordem alfabética de nome, o número da edição e o ano. Posteriormente,
elaborou-se uma planilha eletrônica, para cadastrar os livros e as revistas, visando
controlar os empréstimos dos mesmos aos idosos.
Foto 03 – Armários com livros e revistas após a organização
Fonte: a autora
41
Foto 04 – Foto do armário após a organização
Fonte: a autora
Deste modo, a localização e o acesso aos livros e revistas, tornou-se ágil
e precisa, diminuindo a ocorrência de extravios.
Os documentos recebidos e expedidos foram classificados conforme
ordem cronológica de despacho e de recebimento. Após este procedimento, foram
dispostos em ordem alfabética dentro das pastas ou caixas polionda e obedecendo
a frequência de uso, mantidos na estante ou em pastas suspensas.
Nas pastas suspensas, para diferenciar o assunto, foram usadas diversas
cores dos documentos recebidos, expedidos e os materiais de divulgação (fotos 05 e
06). Colocou-se etiquetas com nomes, no papel catonflex, nas cores vermelha,
amarela e azul e , que representavam:
AZUL – EXPEDIDOS; VERMELHO - RECEBIDOS;
AMARELO – MATERIAL PARA DIVULGAÇÃO
42
Foto 05 – Pastas suspensas com etiquetas coloridas
Fonte: a autora
Foto 06 – Pastas suspensas com etiquetas coloridas
Fonte: a autora
O objetivo da colocação das etiquetas coloridas, é facilitar a busca no
arquivo e diminuir e o tempo para a realização desta tarefa.
Como a quantidade de documentos é pequena, visto que o programa de
extensão iniciou-se no ano de 2000, não houve a necessidade de enviar
documentos para o arquivo morto da Instituição, o que provavelmente será
necessário a partir do ano 2010.
Os documentos serão descartados seguindo a tabela de temporalidade (
ANEXO 01).
43
Durante o período de elaboração do projeto, abordou-se sobre a
implantação de métodos para gerenciamento de arquivos eletrônicos. Porém,
durante a parte prática do estágio, constatou-se não ser possível a realização do
planejado, por não haver conexão entre os computadores da UNATI. A grande
variabilidade de conteúdo em cada computador iria requerer tempo superior ao
disponível para a realização da parte prática, que eram de 136 horas. Para orientar
os colaboradores sobre a importância da organização dos arquivos eletrônicos, foi
elaborado um roteiro as etapas do processo de arquivamento (Apêndice 03), e
apresentado juntamente com o manual de arquivamento (apêndice 02), durante o
treinamento ministrado no setor.
6.2.1 Treinamento
Durante as etapas de triagem, classificação e guarda dos documentos,
para a realização do arquivamento dos documentos na coordenação da UNATI, foi
ministrado o treinamento sobre a organização do arquivo. Optou-se por essa forma,
buscando ensinar as técnicas de arquivo de maneira prática, facilitando a
compreensão e a capacitação dos colaboradores durante a execução da atividade.
As etapas do treinamento consistiram na explicação:
a) sobre a importância e finalidade da triagem dos documentos;
b) da razão de escolha do método a ser seguido;
c) como manter o arquivo atualizado e funcional.
No próximo tópico, serão listadas as sugestões e recomendações para a
manutenção do arquivo.
6.2.2 Sugestões e recomendações
Após a organização ser iniciada e devido à nessidade de continuar este
processo, visando a facilidade do manuseio dos documentos, sugere-se que seja:
a) mantido a limpeza no setor, evitando o acúmulo de pó nas estantes,
para não sujar as revistas e os livros;
b) que as pessoas que trabalham no setor reservem um dia da semana
para dar continuidade ao processo de arquivamento, avaliando os
documentos recebidos e dando continuidade ao método escolhido;
44
c) a transferência dos documentos de anos anteriores, exemplo, o ano de
2000, para o arquivo inativo, visando a liberação de espaço;
d) observar as instruções do manual de arquivamento.
Deste modo, haverá maior facilidade na circulação da informação dentro
do setor e permitirá que o arquivo seja base para o conhecimento histórico do
Projeto de Extensão Universidade Aberta à Terceira Idade.
45
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Com esta pesquisa de conclusão de curso objetivou-se implantar um
sistema de arquivo na Universidade Aberta à Terceira Idade, UNATI visando facilitar
o acesso aos documentos no setor pelas pessoas que nele trabalham.
Desde o início, no ano de 2000, o Programa Universidade Aberta à
Terceira Idade recebeu e expediu documentos. A falta de um método para o arquivo
destes gerou uma miscelânea de documentos, dificultando a busca dos mesmos
pela coordenação do programa, local onde foi realizado este projeto.
Um limitador que dificultou a disposição dos documentos e a livre circulação próximo
ao arquivo, foi a falta de espaço físico no setor.Isto ocorreu devido ao
armazenamento de mobiliários e equipamentos de informática no setor.
Deste modo, foi necessário a sistematização do arquivo e a elaboração
de um manual para padronizar a gestão de documentos no setor e assim , foi
possível desenvolver mecanismos capazes de diminuir a dificuldade de acesso a
informação, para reforçar o treinamento, também foi elaborado um roteiro, com
passos para o arquivamento.
Cabe ressaltar que além das sugestões propostas no item 6.2.1, é
importante que os colaboradores da UNATI , mantenham a organização do arquivo,
guardando os documentos conforme o sistema proposto, permitindo o acesso a
informação, necessária para as atividades realizadas na UNATI.
Este trabalho contribuiu para o desenvolvimento profissional da
acadêmica, permitindo a percepção da importância que a facilidade ao acesso da
informação têm para a organização e o quanto esta contribui para a agilidade nas
atividades realizadas.
46
8 REFERÊNCIAS
BARROS, A. J. S.; LEHFELD, N. A. S. Fundamentos de metodologia Científica . 2.
ed. Ampliada. São Paulo: Makron Books, 2000.
BÍSCOLI, Fabiana R. V. Gerenciamento de arquivos eletrônicos . Toledo, 2007.
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Revista Arquivística. net,. Rio de Janeiro, v. 1, n. 1, p. 51-64, jan./jun. 2005.
Disponível em: <www.arquivistica.64 net>.
CLÁUDIO, Luiz; SOUZA, Wandercleyson Andrade. Gestão de documental e
informação. Disponível em: <www.ufpr.br/artigo/gestao-documental-e-informacao>.
FARIA, A. Nogueira de. A Secretária executiva – 5 ed. Atual. e ampliada. Rio de
Janeiro: LTC – Livros Técnicos e Científicos Editora S.A, 1986.
FLORES, Daniel. Gestão de documentos eletrônicos – G.D.E . Revista Eletrônica.
JIARQ/UFSC: Santa Maria, 1998.
GRION, Laurinda da Silva; PAZ, Sebastião. Manual prático para secretárias,
comissárias e modelos . São Paulo: Érica, 1998.
LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Maria de Andrade. Metodologia científica . 2. ed.
São Paulo: Atlas,1991.
LUZ, André Ricardo de Andrade Vasconcellos. Normas Arquivísticas e Padrões
de Descrição de metadados aplicados à preservação d o patrimônio
Arquivístico digital .
MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sônia. Manual da secretária . 7. ed. São
Paulo: Atlas, 1999.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização e métodos :uma
abordagem gerencial. 13. Ed. São Paulo: Atlas, 2002.
PAES, Marilena Leite. Arquivo teoria e prática. 3. ed. rev. ampl. reimp. Rio de
Janeiro: Editora FGV, 2004.
RONCAGLIO, Cynthia; SZVARÇA, Décio Roberto; BOJANOSKI, Silvana de Fátima.
Arquivos, gestão de documentos e informação . R. Eletr. Bibl. Ci. Inf.,
Florianópolis, n. esp., 2º sem. 2004.
SHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos : princípios e técnicas. Trad. De Nilza
Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Fundação Getulio Vargas, Serv. De Publicações,
1973.
47
SILVA, Margareth. Anais da AARG . Disponível em:
<http://www.aargs.com.br/cna/anais/margareth_silva.pdf>. Acesso em: 30 set. 2009.
Porto Alegre – novembro de 2006 – II Congresso Nacional de Arquivologia.
SOUZA, Renato Tarciso Barbosa de Sousa. Anais do II Congresso Nacional de
Arquivologia - 23 a 27 de julho de 2006. Disponível em:
<http://www.aargs.com.br/cna/anais/renato_sousa.pdf >. Acesso em: 15 set. 2009.
48
APENDICE 01 –Questionário Aplicado aos colaboradores da UNATI
Questionário aplicado pela acadêmica Graciele Baldissera, para levantar dados para
o trabalho de conclusão de curso em Secretariado Executivo Bilíngue.
1.Qual sua função na UNATI?
2. Você acessa os arquivos da Unati?
( )sim ( )não
3. Se acessa, qual é freqüência deste acesso?
( )todo dia ( )2 a 3 vezes por semana ( )de 15 em 15 dias ( ) uma vez por mês
4. Quando acessa o arquivo, você encontra o que procura?
( )sim ( )as vezes ( )não
Justifique sua resposta:_______________________________________
5. E quanto aos arquivos eletrônicos, você os acessa?
( )sim ( )as vezes ( )não
6. Tem dificuldade de acessa-los?
( )sim ( )as vezes ( )não
Justifique: _________________________________________________
7.Qual(is) a(s) dificuldade(s) você encontra para localizar os documentos no
arquivo da UNATI?
( )demora na localização
( )não encontra documentos
( ) Arquivamento de forma incorreta
( )documentos recentes e antigos misturados
8. Você conhece algum método de arquivamento?
Sim ( ) qual?_______ não( )
9.O que poderia ser melhorado para facilitar o desempenho da busca do arquivo da
empresa?
49
APÊNDICE 02 - MANUAL DE ARQUIVAMENTO PROPOSTO PARA O
SETOR ADMINISTRATIVO E PEDAGÓGICO DA UNATI
UNIVERSIDADE ESTADUAL DO OESTE DO PARANÁ - UNIOESTE
UNIVERSIDADE ABERTA A TERCEIRA IDADE
MANUAL DE ARQUIVAMENTO PARA O SETOR ADMINISTRATIVO DA UNATI
TOLEDO
OUTUBRO 2009
51
APRESENTAÇÃO
A busca de soluções para um arquivamento de forma a garantir a eficiência
da gestão pública é um caminho repleto de desafios.Um deles é o correto entendimento
da dimensão e importância do tratamento da informação requisito fundamental para o
acesso à massa documental enquanto instrumento de garantia de direitos.
O objetivo deste manual é oferecer informações básicas e práticas sobre
questões relacionadas à organização de arquivos. Visa facilitar a rotina daqueles que
atuam na Universidade Aberta à Terceira Idade - UNATI e se deparam no dia-a-dia com
questões relacionadas à organização de documentos.
Trata-se de um conjunto de conceitos e técnicas que proporcionam um
roteiro para a adaptação, implementação e execução da organização de arquivos
correntes e intermediários, incluindo noções de preparação de planos de classificação e
destinação de documentos e demais rotinas de arquivamento.
Este Manual é dirigido ao tratamento intelectual e físico da documentação,
fornecendo orientações sobre classificação de documentos, tempo de guarda e
modelos de formulários para os procedimentos de eliminação e transferência.
Cabe ressaltar que este manual é resultado da atividade de estágio curricular
obrigatório da acadêmica Graciele Fátima Baldissera, do curso de secretariado
Executivo Bilíngüe, como requisito para aprovação no curso no ano 2009. Assim,
agradeço a colaboração das bolsistas do setor e da professora Roseli, coordenadora do
Programa.
52
SUMÁRIO
1 DEFINIÇÃO DE DOCUMENTO E DE ARQUIVO .......................................02
1.1 ARQUIVO ................................................................................................02
1.2 TIPOS DE ARQUIVOS ............................................................................02
1.3 SISTEMA DE ARQUIVOS .......................................................................03
1.4 DOCUMENTO .........................................................................................03
1.5 NATUREZA DOS DOCUMENTOS ..........................................................03
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS ....................................................................05
2.1 COMO CLASSIFICAR OS DOCUMENTOS ............................................05
3 INSTALAÇÕES FÍSICAS ...........................................................................06
4 RECURSOS MATERIAIS ...........................................................................07
5 COMO ARQUIVAR OS DOCUMENTOS ....................................................08
5.1 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS ............................08
5.2 AVALIAÇÃO DOCUMENTAL ..................................................................09
5.3 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS ................................................10
5.4 ELIMINAÇÃO ..........................................................................................11
5.5 TRANSFERÊNCIA ..................................................................................11
6 CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS .......................................................12
7 REFERÊNCIAS PARA CONSULTA ............................................ ..............13
53
1 DEFINIÇÃO DE DOCUMENTO E DE ARQUIVO
Para entender como planejar e escolher o melhor método ou sistema de
arquivo para um setor é necessário que se entenda o que são ARQUIVOS e
DOCUMENTOS.
1.1 ARQUIVO
Para o Dicionário de Terminologia Arquivística (1996):
“Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza
ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas
ou jurídicas, públicas ou privadas” (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 5).
Assim, os conjuntos de atas de projetos de pesquisa e de relatórios de
atividades, conjunto de memorandos e editais, recebidos e enviados, mais o cadastro
de participantes do programa, entre outros, constituem-se o arquivo da unidade e
devem naturalmente refletir as suas atividades.
O arquivo também pode ser definido como a entidade ou órgão
administrativo responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização
dos arquivos sob sua jurisdição. Ou seja, toda a documentação gerada e recebida pela
UNATI deve ser lida, classificada e arquivada, observando-se as técnicas de
arquivamento para evitar dificuldade no processo de busca e de acesso a eles.
1.2 TIPOS DE ARQUIVOS
Baseados nas primeiras definições podemos dizer que existem vários tipos
de arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os
produzem.
Os Arquivos podem ser classificados, segundo as entidades
criadoras/mantenedoras em:
a) públicos (federal, estadual, municipal);
b) privados;
54
c) institucionais (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes,
associações);
d) pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos);
O arquivo da UNATI pode ser considerado como de natureza pública, pois
tem sua origem em uma universidade publica, por meio de um projeto de extensão.
1.3 SISTEMA DE ARQUIVOS
Sistema é o conjunto de arquivos de uma mesma entidade, pública ou
privada, que funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos
técnicos comuns. Exemplo: Sistema de Arquivos da UNIOESTE.
1.4 DOCUMENTO
É a unidade constituída pela INFORMAÇÃO (elemento referencial ou dado) e
seu SUPORTE (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma
ATIVIDADE, preservados para servir de prova, testemunho e pesquisa. O documento
pode ser Simples (ofício, relatório, memorando, relação de remessa) ou Composto
(Processo).
2.5 NATUREZA DOS DOCUMENTOS
As organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas
atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto
de seus produtos.
Devido a isso, são variados os tipos de documentos produzidos e
acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que
se apresentam dentro de um Arquivo.
O formato consiste na configuração física de um suporte de acordo com a
sua natureza e o modo como foi confeccionado.Exemplos: formulários, fichas, livro,
caderno; A espécie é a configuração que assume um documento de acordo com a
disposição e a natureza das informações nesse contidas. Exemplos: ata, relatório,
55
carta, ofício; o gênero é a configuração que assume um documento de acordo com o
sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo.Exemplos: audiovisual
(filmes); fonográfico (discos, fitas); os tipos de documento é a configuração que assume
um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse;
Boletim de Notas e Freqüência de Alunos.
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS
A Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos técnicos e
operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, classificação, avaliação
e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua
eliminação ou recolhimento à guarda permanente. Os objetivos da gestão de
documentos, são:
a) organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento,
manutenção e destinação dos documentos;
b) formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido seu prazo de
arquivamento;
c) garantir o uso adequado de técnicas de gerenciamento eletrônico de
documentos;
d) garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente,
reconhecidos por seu valor para pesquisa histórica ou científica;
3.1 COMO CLASSIFICAR OS DOCUMENTOS
O conteúdo do documento, ou seja, o assunto, deve ser o critério
classificador, possibilitando agrupar espécies documentais (ofício, memorando, recibo,
etc.) que tratam do mesmo assunto em um processo ou pasta. A classificação deve ser
realizada, de acordo com o procedimento abaixo:
SELECIONAR; REGISTRAR; ESTABELECER O
MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO ADEQUADO; ORDENAR;
56
ARQUIVAR SEGUINDO O MÉTODO; CONTROLAR E TRANSFERIR
OS DOCUMENTOS; MANTER O ARQUIVO ORGANIZADO.
Importante observar as instalações físicas em que o arquivo está disposto, o
que aborda o próximo tópico.
57
4 RECURSOS MATERIAIS
Os recursos materiais são os instrumentos que permitem a guarda dos
documentos. Consistem em:
a) mobiliários que devem ser compatíveis ao formato e gêneros dos
documentos produzidos, visando economizar espaço, permitindo arrumação
racional dos documentos e que apresente capacidade de expansão com
segurança e resistência;
b) acessórios como as pastas suspensas (frontais ou laterais), as pastas
intercaladoras e as pastas A/Z. Para o armazenamento de documentos,
tanto estas como as caixas devem ser resistentes. É necessário manter um
padrão de confecção para as etiquetas e projeções, visando facilitar a
localização dos materiais desejados.
Os cuidados para a guarda de documentos, bem como os métodos a serem
seguidos, serão descritos a partir do próximo tópico.
58
6 COMO ARQUIVAR OS DOCUMENTOS
O arquivamento é a guarda dos documentos no local estabelecido na tabela
de temporalidade de documentos. Nesta etapa toda a atenção é necessária, pois um
documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando solicitado
posteriormente. As operações para arquivamento são as seguintes:
a) observar o motivo do arquivamento;
b) localizar a pasta que contenha outros documentos semelhantes,agrupando
por assunto e ano;
c) arquivar as pastas suspensas na seqüência de assuntos, usando uma
pasta para cada um, evitando a classificação “diversos”.
d) ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com a
ordem estabelecida – ano, alfabética, verificando a existência de cópias e
eliminando-as. Caso não exista o original manter uma única cópia;
e) arquivar o anexo do documento, juntamente com o original.
A classificação e o arquivamento de documentos baseados no
assunto/conteúdo facilita a recuperação do contexto original da informação e agiliza a
etapa de avaliação para eliminação, transferência (ao Arquivo Geral da UNIOESTE).
O próximo item aborda a tabela de temporalidade, importante para
determinar o ciclo e vida de cada documento.
5.1 TABELA DE TEMPORALIDADE
A Tabela de Temporalidade, é o registro esquemático do ciclo de vida dos
documentos, determinando os prazos de guarda no arquivo corrente ou Setorial e sua
transferência para o arquivo Permanente.
A Tabela é um instrumento da gestão documental e passível de alterações
na medida em que a produção de documentos se altera, devido a mudanças sociais,
administrativas e jurídicas. Os assuntos e tipos documentais nela relacionados
correspondem aos documentos produzidos pelas atividades do setor.
59
O tempo de guarda dos documentos está relacionado ao seu ciclo de vida.
Aos arquivos setoriais interessa ter acesso aos documentos que estão sujeitos a
consulta diariamente. O prazo de arquivamento não deve exceder a cinco anos,
incorrendo no risco de acumular documentos desnecessários ao uso corrente e
dificultar o acesso.
A documentação que cumpriu sua função imediata, mas ainda contém
informações necessárias a organização, deve ser transferida para o arquivo
intermediário do órgão. Documentos com longo período de valor probatório, poderão
ser transferidos ao setor de arquivo permanente da instituição. Esta produção
documental de valor permanente receberá um tratamento arquivístico que contempla
sua conservação, arranjo e descrição para estar disponível à pesquisa.
A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada no momento
de classificação e avaliação da documentação. Proceder da seguinte forma:
a) verificar se os documentos estão classificados de acordo com os assuntos;
b) documentos que se referem a dois ou mais assuntos, deverão ser
classificados e agrupados ao conjunto documental (dossiê, processo ou
pasta) que possui maior prazo de arquivamento ou que tenha sido
destinado à guarda permanente;
c) eliminar as cópias e vias, quando o documento original estiver no conjunto
documental (dossiê, processo ou pasta);
d) proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
e) elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para o
arquivo permanente da UNIOESTE.
Observando a tabela de temporalidade, é possível efetuar a avaliação e
classificação dos documentos, como pode ser visto a seguir.
60
5.2 AVALIAÇÃO DOCUMENTAL
A Avaliação Documental é realizada em cada setor, pela pessoa responsável
pela sua realização.Considera-se na avaliação os valores primário e secundário dos
documentos.
O valor primário refere-se ao valor do documento para atender aos fins pelo
qual foi produzido, sejam esses fins de caráter administrativo, legal ou fiscal. Estes
documentos podem ser eliminados após o cumprimento do prazo de arquivamento
estabelecido na tabela de temporalidade.
O valor secundário refere-se ao valor do documento para atender outros fins
que não são, necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os documentos com
valor secundário apresentam interesse cultural, científico, tecnológico ou histórico.
Devem ser preservados em caráter permanente, mesmo já tendo cumprido suas
finalidades primeiras.
6.3 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
A elaboração de Plano de Classificação é interessante, pois agiliza a guarda
dos documentos e dentro dos dossiês ou pastas certas.
Classificação é, portanto, a seqüência de operações que, de acordo com as
diferentes estruturas e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os
documentos de um arquivo (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 16). Permitindo facilitar o
manuseio e o trabalho de arquivamento. Deste modo, é necessário seguir algumas
etapas para a realização dela:
a) identificar as atribuições e atividades do setor referido, estas informações
estão disponíveis em atos legais que são: Portarias, Deliberações,
Resoluções, Regimento e Estatuto, Atas e/ou relatórios.
b) relacionar e organizar os dados obtidos e é possível aproveitar e organizar
uma pasta com os atos relativos a implantação da unidade, órgão ou área
descrita, baseando-se nas informações levantadas;
61
c) identificar os tipos de documentos que são produzidos a partir do
cumprimento das atividades identificadas;
d) relacioná-los com suas respectivas atividades que foram descritas;
Observação: uma atividade pode gerar vários documentos e um tipo de
documento pode ser produzido em grande escala.
Após essas etapas, os arquivos podem ser eliminados, como vemos a
seguir.
5.4 ELIMINAÇÃO
A eliminação de documentos é definida após análise dos documentos acima
descritos e seus prazos de arquivamento.
Segundo a Resolução Federal nº 7, de 20/05/1997, definida pelo CONARQ –
Conselho Nacional de Arquivos, o registro dos documentos a serem eliminados deverá
ser efetuado por meio dos seguintes instrumentos, que são de guarda permanente:
a)listagem de eliminação de documentos que tem por objetivo registrar
informações pertinentes aos documentos a serem eliminados;
b)termo de eliminação de documentos que tem por objetivo registrar as
informações relativas ao ato de eliminação.
Para a liberação de espaços no local, pode-se também efetuar a
transferência, o que será abordado a seguir.
5.5 TRANSFERÊNCIA
A transferência de documentos do arquivo corrente ou setorial para o arquivo
permanente da UNIOESTE é atividade fundamental para racionalizar o uso do espaço
físico do setor, mantendo nele a documentação de valor primário. Esta atividade ainda
não ocorreu na UNATI, por não haver necessidade, mas quando houver, essas
transferências deverão seguir aos prazos de arquivamento prescritos na tabela de
temporalidade de documentos, bem como elaborar a relação de transferência, para
posterior pesquisa e recuperação da informação.
62
Após a transferência é necessário seguir cuidados visando a preservação
documental, o que é descrito no próximo tópico.
63
6 CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
As práticas de conservação de documentos têm o objetivo de preservar as
informações, assegurar a integridade física dos suportes e a qualidade do acesso às
informações. São recomendações para manter o arquivo conservado:
A limpeza do ambiente limpo. O acúmulo de pó no ambiente favorece o
surgimento de fungos e bactérias, que se proliferam quando a umidade aumenta e
transforma as partículas de poeira em habitat ideal para sua reprodução.
Não fumar nem consumir alimentos e bebidas na área de trabalho, os insetos
são atraídos por matéria orgânica e se reproduzem onde encontram alimento.
Para sua preservação, é recomendado:
a) ter cuidado para não rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao
retirá-lo de uma pasta, caixa ou estante e tampouco dobrá-lo que
desencadeia a ocorrência de uma área frágil que rompe-se e rasga-se
facilmente.
b) para retirar livros da estante é preciso segurá-lo com firmeza na parte
mediana da encadernação, evitando danos na encadernação.
c) limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar corretamente,
dobrando a folha delicadamente ao meio de forma a coincidir o centro da
folha com a marca do furador.
d) minimizar o uso de fitas adesivas, visto que a cola destas fitas perdem a
aderência rapidamente, resultando em uma mancha escura de difícil
remoção.
Evitar fotocopiar os documentos, pois as máquinas que operam com luz
ultravioleta em grande intensidade causam danos tanto ao papel como à tinta do
documento original. É importante lembrar que as fotocópias não substituem o original
ou a 2ª via de um documento.
64
8 REFERÊNCIAS PARA CONSULTA
CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Dicionário de
Terminologia Arquivística. São Paulo: AAB/Núcleo Regional de São
Paulo/Departamento de Museus e Arquivos, 1996.
MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sônia. Manual da secretária. 7. ed. São Paulo:
Atlas, 1999.
PAES, Marilena Leite. Arquivo teoria e prática. 3. ed. Rev. ampl. reimp. Rio de Janeiro:
Editora FGV, 2004.
PARANÁ. Manual de arquivo do Estado do Paraná
APENDICE 03 ROTEIRO PARA ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO
ROTEIRO COM PASSO A PASSO PARA ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO
QUANTO AO DOCUMENTO RECEBIDOS:
• .QUANDO RECEBE O DOCUMENTO, ANALISAR SUA IMPORTÂNCIA
PARA O SETOR E SE HÁ URGENCIA PARA RESPOSTAS;
• EVITAR O “VERIFICAR DEPOIS”, QUE ACABA AGLOMERANDO
PAPEL SOBRE AS MESAS, E DIFICULTANDO A BUSCA DESTES
POSTERIORMENTE
• LOCALIZAR A PASTA CORRESPONDENTE AO DOCUMENTO E
GUARDÁ-LO OU DESPACHAR DE ACORDO SOLICITADO;
• EVITAR ENCHER DEMASIADAMENTE AS PASTAS; QUANDO ESTAS
ESTIVEREM COMPLETAS, UTILIZAR OUTRA, ETIQUETANDO –A
CONFORME O PADRÃO ESTABELECIDO PARA AS DEMAIS PASTAS;
QUANTO AOS DOCUMENTOS ENVIADOS:
� NO COMPUTADOR, CRIAR PASTAS NO DIRETÓRIO MEUS
DOCUMENTOS, PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS COM A MESMA
FINALIDADE, EXEMPLO PASTA MEMORANDO, OFICIO, DECLARAÇÃO.
� COLOCAR DATAS PARA IDENTIFICAR AS VERSOES REDIGIDAS,
EXEMPLO, MEMORANDO_29_10_2009, DIA 29/10/2009.
� QUANTO AOS DOCUMENTOS ESCRITOS, APÓS ENVIADOS,
ARQUIVAR UMA CÓPIA NA PASTA CORRESPONDENTE.
QUANTO AOS LIVROS E REVISTAS DO ACERVO:
� MANTER A ORGANIZAÇÃO DE ACORDO COM A LISTA DIGITADA POR
ORDEM ALFABÉTICA, SEGUNDO O NOME DO AUTOR;
� QUANDO RECEBER UM NOVO EXEMPLAR, CADASTRAR MANTENDO
A ORDEM ;
� CHECAR A LISTA DE CONTROLE DE EMPRESTIMOS E DEVOLUÇÕES;
QUANTO AO SETOR:
� MANTER O SETOR LIMPO, EVITAR O ACUMULO DE PAPÉIS;
66
� MANTER A ORDEM DAS PASTAS, RETIRARANDO E COLOCANDO
ESTA NO LOCAL ANTERIOR.
ANEXO 01 – TABELA DE TEMPORALIDADE PARA ELIMINAÇÃO DE
DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ
68
TABELA DE TEMPORALIDADE
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
DEAP ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
SETOR GERAL AI AP
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
0 ADMINISTRAÇÃO GERAL
0-0-1 Política governamental V 04 - S N
0-0-2 Modernização e reforma administrativa V 04 - S N
0-1 ESTRUTURA, ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
0-1-1 Legislação. Regulamentação V 04 - S N
0-1-2 Habilitação Jurídica e Regularização fiscal V 06 - S N
0-1-3 Acordo. Contrato. Convênio. Termo V 06 - S N
0-1-4 Plano. Programa. Projeto de Trabalho V 04 - S N
0-1-5 Compromisso oficial 04 04 - S N
0-1-5-1 Agenda 01 N - N S
0-1-5-2 Ata de reunião 04 04 - S N
0-1-5-3 Convocação 01 N - N S
0-1-5-4 Memória de reunião 01 N - N S
0-1-5-5 Pauta de reunião 01 N - N S
0-1-6 Comunicação Administrativa. Expediente
0-1-6-1 Agradecimento. Felicitação. Despedida. Pêsames
01 N - N S
0-1-6-2 Carta de apresentação, de recomendação, de representação
01 N - N S
0-1-6-3 Aviso. Circular. Ofício Informação. Memorando
02 N - N S
0-1-6-4 Ordem de serviço V 04 - S N V = Expira com a revogação do ato.
0-1-7 Câmara técnica. Comissão. Conselho. Grupo de trabalho. Junta. Comitê
0-1-7-1 Ata. Parecer. Relatório 04 04 - S N
69
0-1-7-2 Cronograma de atividades V 01 - N S
0-1-8 Relatório de atividades 04 04 - S N
Relatórios parciais podem ser eliminados após 02 anos da sua produção
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
DEAP ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
SETOR GERAL AI AP
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
0-1-9 Comunicação social
0-1-9-1 Artigo. Nota. Notícia 01 N - N S
Fica a critério do órgão a guarda como memória institucional
0-1-9-2 Boletim informativo 04 N - N S Fica a critério do órgão a guarda como
memória institucional
0-1-9-3 Clipping - - - - S
Suporte em papel ou meio eletrônico tem valor imediato, ficando a critério do órgão sua guarda como memória institucional
0-1-9-4 Identidade visual V 02 - S N
0-1-9-5 Folder, Cartaz V 04 - N S Idem 0-1-9-1
0-1-9-6 Pauta para imprensa V N - N S
0-1-9-7 Registro de imagem e som V N - S N
0-1-9-8 Release, sinopse 01 N - N S
0-1-9-9 Site institucional - - - S -
Deve-se providenciar cópia da versão anterior sempre que alterações substanciais ocorram nas páginas HTML
0-1-9-10 Visita institucional
0-1-9-10-1 Cronograma V - - N S
0-1-9-10-2 Relatório 01 04 - N S
0-1-9-10-3 Declaração de visita 01 04 - N S
0-1-10 Sistema da qualidade
0-1-10-1 Planejamento do sistema
02 04 - N S
70
0-1-10-2 Implantação e desenvolvimento 02 04 - N S
0-1-10-3 Relatório 04 04 - S N
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
DEAP ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
SETOR GERAL AI AP
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
0-1-11 Controle do serviço público
0-1-11-1 Reclamação. Denúncia. Elogio. Sugestão. Protesto. Crítica. Reivindicação
V 01 - N S
0-1-11-2 Relatório 04 04 - S N Relatórios parciais devem ser eliminados após 02 anos
0-1-12 Cerimônia oficial
0-1-12-1 Discurso. Palestra 05 N - S N Trata-se de original
0-1-12-2 Participação em cerimônia promovida por outra instituição
01 N - N S
0-1-12-3 Convite. Programa. Lista de presença. Relação de convidados
01 N - N S
0-1-13 Ação judicial V 10 - N S
Lei Fed. nº10.406/02, art. 205. A vigência esgota-se com o término das fases recursais.
0-1-14 Ação e reclamação trabalhista V 10 - N S
Emenda Constitucional n. 28 de 25/05/2000. A vigência esgota-se com o término das fases recursais.
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
71
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
DEAP ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
SETOR GERAL AI AP
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
0-2 RECURSOS HUMANOS
0-2-1 Ato administrativo V 05 - S N
A vigência se esgota com a revogação do ato. Material impresso deve ser mantido em biblioteca
0-2-2 Relação com órgãos normalizadores do trabalho
0-2-2-1 Relação Anual de Informações Sociais - RAIS
01 05 - N S
Decreto Lei Federal n. 5.452/43 art. 360, Decreto-Lei Federal n.76.900/75
0-2-2-2 Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED
V 03 - N S Portaria do MTE n. 235/03 art. 1, § 2º
0-2-2-3 Sindicato. Acordo. Dissídio coletivo. Movimento. Associação
02 04 10 S N
0-2-3 Assentamento funcional V 25 - N S
V= Enquanto o servidor mantiver vínculo empregatício com o Estado.
0-2-4 Recrutamento. Seleção
0-2-4-1 Candidato a cargo público 02 N - N S
0-2-4-2 Processo de seleção 02 14 - S N
0-2-4-3 Prova. Teste 02 04 - N S Constituição Federal, art. 37, III
0-2-5 Aperfeiçoamento. Treinamento. Capacitação
0-2-5-1 Curso promovido pela instituição 05 30 - S N
0-2-5-1-1 Ficha de inscrição. Relatório de ausência. Pesquisa de opinião de participantes
V 01 - N S
0-2-5-1-2 Cadastro de instrutores 02 04 - N S
0-2-5-1-3 Relatório de custos V 06 - N S V= Até a aprovação
das contas pelo TCE
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
72
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
DEAP ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
SETOR GERAL AI AP
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
0-2-5-2 Curso promovido por outra instituição 02 04 - N S
0-2-5-2-1 Atestado de freqüência 02 04 - N S
0-2-5-3 Planejamento de treinamento 02 04 - N S
0-2-6 Política de pessoal
0-2-6-1 Estudo técnico 04 04 - N S
0-2-6-2 Plano de cargos e salários 04 04 - S N
0-2-6-3 Alteração salarial V 04 - S N
0-2-7 Movimentação de pessoal
0-2-7-1 Admissão. Aproveitamento. Contratação. Designação. Nomeação. Posse. Readmissão. Readaptação. Recondução. Reenquadramento. Reintegração. Substituição
01 05 - N S Lei Estadual n. 6.174/70, art. 265, I
0-2-7-2 Demissão. Dispensa. Exoneração. Expulsão. Exclusão. Falecimento. Rescisão contratual
01 05 - N S
Lei Estadual n. 6.174/70, art. 265, I; Constituição Federal, art. 7, XXIX, item a; Lei Estadual n. 1.943/54, art.206
0-2-7-3 Lotação. Remoção. Remanejamento
01 05 - N S
0-2-7-4 Cessão. Disposição funcional. Permuta
01 05 - N S
0-2-7-5 Jornada de trabalho. Acúmulo de cargo
01 05 - N S O ato integra a pasta de assentamento funcional
0-2-8 Direitos. Obrigações. Vantagens
0-2-8-1 Folha de pagamento 02 04 30 N S
Relatórios mensais de líquidos creditados, GOFS, GRHS, das consignatárias, de devolução de vantagens, operacionais, de controle, gerenciais e físico-financeiros, eliminar após 02 anos no
73
setor.
0-2-8-1-1 Ficha financeira 01 05 - N S Lei Estadual n. 6.174/70 art. 265; Constituição Federal, art. 7, XXIX.
0-2-8-2 Vencimento AHA 05 - N S Lei Federal n. 6.174/70, art. 265; Lei Federal n. 10.406/02, art. 205
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
DEAP ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
SETOR GERAL AI AP
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
0-2-8-2-1 Abono de permanência em serviço AHA N - N S
Orientação Normativa SPS n.º 3/2004, cap.V, art.67 PR-PREVIDÊNCIA
0-2-8-2-2 Comprovante de rendimento 01 04 - N S Lei Federal n.
5.172/66, art. 174
0-2-8-3 Gratificação AIG 05 - N S
Lei Estadual n. 6.174/70, art. 265; Lei Federal n. 10.406/02, art. 205
0-2-8-4 Adicional AHA 05 - N S
0-2-8-4-1 Contagem de férias em dobro 02 04 - N S
0-2-8-5 Consignação V 05 - N S
Lei Estadual n.6.174/70, art. 265; Lei Estadual n. 13.740/02
0-2-8-5-1 Desconto obrigatório V 05 - N S
0-2-8-5-2 Desconto permitido V 05 - N S
0-2-8-6 Ajuda de custo 02 04 - N S
0-2-8-7 Auxílio 02 04 - N S Instrução Normativa 01/2005-SEAP, item 3.8
0-2-8-8 Férias 03 - - N S Lei Estadual n. 6.174/70, art. 149, § 3º
0-2-8-8-1 Escala de férias V - - N S
0-2-8-9 Afastamento. Ausência 01 05 - N S A informação consta no assentamento funcional
0-2-8-10 Declaração de bens 01 05 - N S Lei Federal n.
74
8.429/92, cap. IV, art. 13
0-2-9 Apuração de responsabilidade. Ação disciplina r
0-2-9-1 Processo sumário V 10 - N S
0-2-9-2 Processo de sindicância V 10 - N S
Lei Federal n. 10.406/02, art. 205
0-2-9-3 Processo administrativo V 10 - N S
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
DEAP ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
SETOR GERAL AI AP
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
0-2-10 Previdência. Assistência. Seguridade Social
0-2-10-1 Aposentadoria. Reserva remunerada. Reforma
AHA
05 35 N S
Lei Estadual n. 6.174/70, art. 265; Lei Federal n. 10.406/02, art. 205; Lei Estadual n.1.942/54, art. 206
0-2-10-1-1 Contagem. Acervo. Averbação de tempo de serviço.
AHA N - N S
0-2-10-1-2 Pensão V 10 - N S Lei Federal n. 6.174/70, art. 265; Lei Federal n. 10.406/02, art. 205
0-2-10-1-3 Processo de compensação previdenciária
V 01 - N S
0-2-10-1-4 Instituição de dependente V 01 - N S Lei Estadual n. 12.398/98, art. 42
0-2-10-2 Expedição de certidão Previdenciária
0-2-10-2-1 Contribuição 02 N - N S Lei Estadual n. 6.174/70, art. 265. O requerimento segue a mesma temporalidade.
0-2-10-2-2 "se vivo fosse" 02 N - N S Lei Estadual n. 6.174/70, art. 265.
0-2-11 Segurança do trabalho. Saúde no trabalho
0-2-11-1 Controle ambiental. Preservação da saúde
0-2-11-1-1 Atestado de Saúde Ocupacional - ASO
V 20 - N S
Subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5 e 7.4.5.1 da NR 7, redação dada pela Portaria SSST n. 24/94 V= desligamento do servidor
75
0-2-11-1-2 Certificado de Aprovação de Instalações - CAI
V N - N S Lei Federal n. 6.514/77, art. 160 § 1º, Portaria MTb 35/83, NR-2
0-2-11-1-3 Dados Informativos de Acidentes - DIA
V 20 - N S
Subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5 e 7.4.5.1 da NR 7, redação dada pela Portaria SSST n. 24/94 V= desligamento do servidor
0-2-11-1-4 Declaração de instalações V N - N S Lei Federal n. 6.514/77, art. 160 §
1º
0-2-11-1-5 Dossiê de campanha de prevenção 04 N - S N
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
DEAP ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
SETOR GERAL AI AP
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
0-2-11-1-6 Exame médico (admissional, demissão, periódico, de mudança de função, de retorno ao trabalho)
V 20 - N S
Subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5 e 7.4.5.1 da NR7, redação dada pela Portaria SSST n. 24/94. O documento integra o prontuário médico do servidor. Vigência = desligamento do servidor
0-2-11-1-7 Laudo de avaliação ambiental V 20 - N S
0-2-11-1-8 Laudo técnico de inspeção ou informação técnica do local de trabalho
V 20 - N S SSST NR-15, 15.1.4
0-2-11-1-9 Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO
V 20 - N S
Subitem 7.4.5.1 da NR 7, da redação dada pela Portaria SSST n. 24/94
0-2-11-1-10 Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA
V 20 - S N
Portaria SSST n.25/94, NR 9, 9.3.8.1 e 9.3.8.2; Lei Federal n. 6.514/77, art. 160, § 1º
0-2-11-1-11Prontuário médico do servidor V 20 - N S
Vigência = desligamento do servidor
0-2-11-2 Prevenção de acidentes de trabalho
0-2-11-2-1 Comunicação de Acidente de Trabalho - CAT V 10 - N S Lei Federal n.
8.212/91, art. 46; Lei
76
Federal n. 8.213/91, art. 22; Lei Estadual n. 6.174/70, art. 128, § 1º e 2º
0-2-11-2-2 Processo de constituição de Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA
V 05 - S N Lei Federal n. 6.514/77, art. 163
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
DEAP ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
SETOR GERAL AI AP
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
0-2-11-2-3 Processo de Constituição de Comissão Permanente de Segurança - COPESI
V 05 - S N
0-2-11-2-4 Processo de eleição da CIPA V - - S N NR 5, 5.6.2.
0-2-11-2-5 Dossiê da CIPA por mandato V 03 - N S
0-2-11-2-6 Ficha de informação para o Ministério do Trabalho- SSMT
05 - - N S
0-2-11-2-7 Lista de presença em reuniões da CIPA 03 - - N S
0-2-11-2-8 Livro de Atas da CIPA V 02 - S N
Vigência = até o preenchimento total do livro
0-2-11-2-9 Livro de Inspeção do Trabalho V 02 - S N
0-2-11-2-10 Manual de segurança e prevenção de acidentes
V - - N S
0-2-11-2-11 Mapa anual de acidentes de trabalho V 05 - N S
Portaria MTb n. 3.214/78 - NR4, 4.12, letra j, na redação da Portaria SSMT n. 33/83
0-2-11-2-12 Mapa de riscos 03 - - N S Portaria SSST n. 8/99, NR 5, 5.16, letra a.
0-2-11-2-13 Relatório da Comissão Permanente de Segurança
V 02 - S N
0-2-12 Controle de freqüência
77
0-2-12-1 Livro. Cartão. Folha ponto 02 03 - N S
Constituição Federal, art. 7, XXIX, item a
0-2-12-2 Atestado de freqüência. Abono. Justificativa de falta
02 03 - N S
0-2-12-3 Boletim de freqüência 02 03 - N S
0-2-12-4 Controle de hora extra 02 03 - N S
0-2-12-5 Escala de trabalho e de plantão 02 03 - N S
0-2-13 Delegação de competência 02 04 - N S
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
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ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
0-2-14 Prestação de serviço profissional autônomo 02 04 - N S
Constituição Federal, art. 7, XXIX, item a
0-2-15 Estágio curricular
0-2-15-1 Dossiê do estagiário 02 03 - N S
0-2-15-2 Ficha cadastral 02 N - N S
0-2-15-3 Folha de freqüência 02 03 - N S
Decreto Federal n. 87.497/82, art. 6, Resolução Estadual n. 7.400/06
0-2-15-4 Oferta de estágio V N - N S Expira com o preenchimento da vaga
0-2-15-5 Relatório de pagamento 02 03 - N S
0-2-15-6 Relatório de freqüência 02 03 - N S
0-2-15-7 Termo de convênio 02 03 - N S
Decreto Federal n. 87.497/82, art. 6, Decreto Estadual n. 7.607/06 e Resolução Estadual n. 7.400/06
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
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0-3 MATERIAL
0-3-1 Incorporação
78
0-3-1-1 Material permanente AAC 06 - N S
0-3-1-2 Material de consumo AAC 06 - N S
0-3-1-3 Cadastro. Capacidade técnica de fornecedores 02 04 - N S
0-3-2 Requisição, Distribuição. Armazenamento. Movi mentação de material
0-3-2-1 Controle de estoque 02 04 - N S
0-3-2-1-1 Planilha de controle do ambiente 02 04 - N S
0-3-2-2 Extravio. Roubo. Desaparecimento. Furto 02* 04 - N S * Após a conclusão da
apuração.
0-3-2-3 Transporte de material 01 N - N S
0-3-2-4 Saída de material 01 N - N S
0-3-2-5 Recolhimento de material ao depósito 01 N - N S
0-3-2-6 Requisição. Controle de serviço reprográfico 01 N - N S
0-3-2-6-1 Equipamento reprográfico V* 06 - N S *Expira com a alienação
do bem ou fim do contrato
0-3-3 Alienação 02 04 - N S
0-3-3-1 Termo de inservibilidade 02 04 - N S
0-3-4 Conservação. Recuperação
0-3-4-1 Serviço executado em oficina do órgão 02 N - N S
0-3-4-2 Serviços executado em oficina fora do órgão 02 04 - N S
0-3-5 Inventário de material
0-3-5-1 Permanente 02 04 10 S N
0-3-5-2 De consumo 02 04 - N S
0-3-6 Especificação. Padronização. Previsão. Catálogos
02 N - N S
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
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0-3-7 Manual. Termo de Garantia. Recebimento V* N - N S
*Expira com a alienação do bem ou fim do contrato. Lei Federal n. 8.666/98, art. 73 e 74
0-4 PATRIMÔNIO
79
0-4-1 Bens imóveis V* - - S** N
* Coordenadoria do Patrimônio do Estado (Decreto Estadual n. 1.036/87 art. 16). ** Após migração para outro suporte legal
0-4-1-1 Instalação. Fornecimento. Serviços básicos
02 04 - N S
Trata-se de cópia. O documento original compõe a documentação contábil, código 0-5-6-3
0-4-1-2 Incorporação 02 04 10 S N
0-4-1-3 Desincorporação 02 04 10 S N
0-4-1-4 Desapropriação. Reintegração de posse. Reivindicação de domínio. Tombamento
V 10 - S N
0-4-1-5 Obras AAC 20 - N S
Lei Federal n. 8.666/93, art. 57, II, § 4º ; Lei Federal n. 10.406/02, art. 205
0-4-1-5-1 Termo de recebimento definitivo AAC 20 - N S Lei Federal n. 8.666/93,
art. 73, I, b
0-4-1-6 Locação. Utilização AAC 05 - N S
Lei Federal n. 8.666/93, art. 57, II, § 4º; Lei Federal n. 10.406/02, art. 206, § 1º, II, art. 566 e art. 569
0-4-1-7 Seguro V 05 - N S
Lei Federal n. 8.666/93, art. 57, II e Lei Federal n. 10.406/02, art. 206, § 1º, II
0-4-1-8 Serviço de manutenção V 05 - N S
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
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0-4-2 Veículo
0-4-2-1 Incorporação 02 04 - N S
Lei Federal n. 8.666/93, art. 57, II; Lei Federal n. 10.406/2002, art. 206, § 1º, II
0-4-2-2 Locação V 06 - N S Lei Federal n. 10.406/2002, art. 206, § 3º, IX
0-4-2-3 Cadastro. V 06 - N S
80
Licenciamento. Seguro Emplacamento. Tombamento.
0-4-2-4 Desincorporação 02 04 - N S
0-4-2-5 Abastecimento. Manutenção. Reparo. Inspeção. 02 04 - N S
0-4-2-6 Acidente. Infração. Multa de trânsito 02 04 - N S Incluem-se multas
aplicadas e cometidas
0-4-2-7 Controle e autorização para utilização de veículo 02 04 - N S
0-4-2-8 Termo de inservibilidade 02 04 - N S
0-4-3 Bens semoventes V 06 - N S V= Vigência corresponde ao tempo de vida do bem.
0-4-4 Inventário de bens patrimoniais 02 04 10 S N
0-4-5 Guarda e segurança
0-4-5-1 Serviços de vigilância e portaria 02 04 - N S
0-4-5-2 Sinistro 02 04 - N S
0-4-5-2-1 Prevenção de incêndio 02 04 - N S
0-4-5-2-2 Planta de localização de equipamentos de controle de incêndio
V 04 - N S
0-4-5-3 Termo de entrega e compromisso de uso de Equipamentos de Proteção Individual - EPI'S
V 04 - N S A vigência expira com a substituição do EPI'S
0-4-6 Uso de dependências 02 N - N S
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
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0-5 ORÇAMENTO E FINANÇAS
0-5-1 Ato Administrativo V N - S N
A vigência se esgota com a revogação do ato. Material impresso deve ser mantido em biblioteca.
0-5-2 Auditoria 02 04 10 S N
0-5-3 Planejamento 02 N - N S
81
0-5-4 Orçamento
0-5-4-1 Proposta orçamentária 02 N - N S
0-5-5 Execução da lei orçamentária 02 04 - N S
0-5-5-1 Relatório gerencial * - - - -
* As informações dos últimos 05 anos estão disponíveis em sistema informatizado.
0-5-5-2 Programação orçamentária 02 N - N S
0-5-5-3 Alteração orçamentária 02 N - N S
0-5-5-4 Execução física do orçamento * - 10 S N
*As informações estão registradas em sistema informatizado. A SEPL/ COP/SEFA mantém cópia em papel por 10 anos e, após esse prazo, transfere para o Arquivo Público do Estado.
0-5-6 Finanças
0-5-6-1 Programação financeira de desembolso 02 04 - N S
0-5-6-2 Execução da receita 02 04 - N S
0-5-6-3 Execução da despesa 02 04 - N S
0-5-7 Conta bancária V 06 - N S CTN, art. 173
0-5-7-1 Extrato bancário 02 04 - N S
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
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DEAP ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
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ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
role Contábil
0-5-8-1 Balanço 02 04 10 S N
0-5-8-2 Balancete 02* 04 - N S
*Após aprovação pelo Tribunal de Contas. Caso contenha recolhimento da área de pessoal, o mesmo deve ser desentranhado e compor um conjunto com a documentação contábil que efetivou o
82
pagamento da despesa, devendo ser codificado conforme o assunto específico. Em caso do mesmo conjunto conter mais de um recolhimento, considerar o maior prazo de guarda.
0-5-8-3 Livro caixa 01 05 - N S Lei Federal n. 5.172/66, art.195, parágrafo único
0-5-8-4 Livro diário 01 05 - N S
0-5-8-5 Livro razão 01 05 - N S
0-5-9 Prestação de contas 02* 04 - N S *Após aprovação pelo Tribunal de Contas.Idem 0-5-8-2
0-5-10 Pagamento de encargos
0-5-10-1 Contribuição sindical 01 05 - N S Lei Federal n. 5.172/66, art. 174, parágrafo único; CLT, art. 578 a 610
0-5-10-2 COFINS 01 10 - N S Lei Complementar n. 70/91
0-5-10-3 FGTS 01 30 - N S Lei Federal n. 8.036/90, art. 23, parágrafo 5º; Súmula TST 95
0-5-10-4 FINSOCIAL 01 10 - N S Decreto Lei Federal n. 2.049/83, art. 9
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
DEAP ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
SETOR GERAL AI AP
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
0-5-10-5 ISS 01 05 - N S CTN, art. 173.
0-5-10-6 PIS/PASEP 01 10 - N S Decreto Lei Federal n. 2052/83, art. 10
0-5-10-7 INSS 01 10 - N S
Lei Federal n. 8.212/91, art. 32, parágrafo único, art. 45, parágrafo único, art. 46; Decreto Lei Federal n. 2.052/83, art. 3 e 10; Decreto Federal n. 5.545/05, art. 347 e 347-A
0-5-10-8 IR 01 05 - N S
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
ASSUNTO/TIPO PRAZO DE ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E
83
ARQUIVAMENTO
DEAP DOCUMENTAL SETOR GERAL
AI AP
FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
0-6 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
0-6-1 Publicação de matérias. Diário Oficial. Boletim de Serviço. Outros periódicos
01 N - N S
0-6-2 Produção editorial 02 04 - N S
0-6-2-1 Obra publicada * - - S N *Um exemplar da obra publicada,
será guardado em biblioteca.
0-6-3 Documentação bibliográfica
V 04 - S N
0-6-3-1 Compra. Doação *. Permuta. Cessão.
02 04 - N S * Os termos de doação serão encaminhados ao arquivo permanente.
0-6-3-2 Registro 02 04 - N S
0-6-3-3 Inventário 04 04 - S N
0-6-3-4 Catalogação. Classificação
V N - N S
0-6-3-5 Referência e circulação 02 N - N S
0-6-4 Sistema de arquivo. Controle de documentos. Controle de informação
V 04 - S N
0-6-4-1 Produção de documentos. Levantamento. Diagnóstico. Controle do fluxo
02 N - N S
0-6-4-2 Protocolo. Recepção. Tramitação e expedição de documentos
02 N - N S
0-6-4-3 Classificação e arquivamento
V N - N S
0-6-4-4 Consulta e empréstimo 02 N - N S
0-6-4-5 Destinação de documentos: Avaliação.
04 04 - S N
84
Eliminação. Transferência. Recolhimento
0-6-4-6 Reprodução de documentos
04 04 - S N
0-6-5 Gerenciamento eletrônico da informação
0-6-5-1 Planos. Projetos 04 04 - S N
0-6-5-2 Programas. Sistemas V 04 - S N Lei Federal n. 8.666/93, art. 57, IV
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
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DEAP ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
SETOR GERAL AI AP
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
0-6-5-2-1 Manual do usuário de sistema de informática desenvolvido por órgão público
V 02 - N S
0-6-5-2-2 Certificado de licença de uso de programa de computador (software)
V 08 - N S
Lei Federal 9.609/98, art. 12, §1º
0-6-5-2-3 Manual técnico de uso de programa de computador
V 02 - N S
0-6-5-2-4 Base de dados V - - - -
Lei Federal n. 9.610/98, art. 87. Cabe ao produtor avaliar a importância do conteúdo da base para a Administração Estadual considerada de valor histórico ou probatório, providenciando para guarda permanente, o manual de elaboração e o back-up dos dados.
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
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ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
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ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
85
AI AP
0-7 MEIOS DE COMUNICAÇÃO
0-7-1 Serviço de rádio V 04 - N S
0-7-2 Serviço de telefonia. Fax V 04 - N S
0-7-3 Serviços de transmissão de dados, voz e imagem V 04 - N S
AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Hom ologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta
