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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO Marzo-Junio
2015- LEY 1474 DE 2011
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Suscrita Jefe
de la Oficina Asesora de Control Interno de la EPS’S CONVIDA a continuación presenta
el informe pormenorizado cuatrimestral sobre el estado del sistema de control interno en
la entidad, correspondiente al periodo Julio a Octubre de 2015. Se genera este informe,
basándose en tres puntos centrales: Control de Planeación y Gestión, Control de
Evaluación y Seguimiento y el eje transversal de Información y Comunicación, acorde con
la estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI, y según los parámetros
establecidos en el Decreto N° 943 del 21 de mayo de 2014, y en la norma interna, según
adopción por la Entidad mediante la Resolución 1166 del 15 de diciembre de 2014.
Incluye el detalle de avances en cada uno de los dos (2) Módulos y eje transversal.
1. Módulo de Control de Planeación y Gestión
1.1 Componente del Talento Humano:
1.1.1 Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos.
La gestión de la EPS’S CONVIDA, se basa en el cumplimiento esencial de su misión, para lo cual se da aplicación a cada uno de los procesos, y ejecución de los diferentes lineamientos institucionales. Las relaciones internas y externas de la Entidad se fundamentan en el Código de ética y Buen Gobierno, vigente en su tercera versión, adoptado mediante Resolución N° 0871 del 13 de junio de 2013 y dado a conocer a los funcionarios a través del link Sistema Gestión de Calidad, en el portal de la página web. En los Boletines mensuales “Control Vida”, la Oficina Asesora de Control Interno, permanentemente resocializa los valores y principios contemplados en el Código y que identifican a la entidad:
El área de Personal de la Entidad, tiene a cargo y gestiona ante el DAFP-Plataforma SIGEP, la asignación de contraseñas para cada uno de los nuevos Servidores públicos y mediante correos institucionales emanados del área de Personal, se promueve entre sus servidores, la incorporación y actualización de Hoja de Vida en el SIGEP, para dar cumplimiento a lo dispuesto por el Decreto 019/2012, en especial lo contemplado en su “ARTICULO 227. REPORTES AL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO –SIGEP”, y de esta forma ejercer el compromiso y proceder de acuerdo con una gestión pública efectiva.
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano: El Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de los empleos
públicos, de la planta de personal de la Entidad, se encuentra establecido mediante
Acuerdo de Junta Directiva 005 del 24 de mayo de 2006, modificado por el Acuerdo 006
del 4 de agosto de 2008.
La Estructura organizacional, Vigente la establecida en el Acuerdo citado y Manual de Funciones, Estatutos en Decreto ordenanzal 0274 del 15 de octubre de 2008.
Actividades realizadas para el Desarrollo del Talento Humano durante el 2015: Como
complemento a las acciones ejecutadas, la Oficina de Personal y su personal de apoyo
ofreció a los servidores de la EPS’S CONVIDA las siguientes actividades, con el ánimo de
fortalecer sus competencias:
Seguridad y salud en el trabajo:
Fecha Capacitación Participantes Objetivo
10 de Abril de 2015
Pausas Activas
Lideres del programa, Oficina de Personal, personal de Promoción y prevención
Formar al personal en los movimientos de pausas activas para replicar dentro de sus grupos de trabajo contribuyendo en la salud fisica del personal.
Fecha Evento Dirigido a: Objetivo
Trimestral Campaña Correo institucional a toda Convida
Campaña de un ambiente de trabajo sano: Programa de orden y aseo
Fuente: área Personal.
Estos eventos de salud ocupacional y seguridad en el trabajo con el apoyo de la Administradora de Riesgos Laborales de la Entidad Positiva. Capacitación: En la EPS’S CONVIDA, el Programa de capacitación y plan anual de capacitación aún sin
adoptar mediante acto administrativo, pero se han programado y ejecutado durante el
año 2015, los siguientes eventos de capacitación, donde han participado los servidores
públicos de la Entidad, según temas y convocatorias previas, así:
Fecha Capacitación Participantes ObjetivoSoporte
Perman
enteInduccion
personal que ingresa
nuevo
capacitar al personal en la estructura
de la entidad y el funcionamiento de la
misma orientado a estimular al
trabajador.
Registro
Control de
Asistencia
22 de
Enero
de 2015
Auditoria y gestion
en cuentas
medicas
Auditores internosFormar al personal en auditoria de
cuentas medicas
Registro
Control de
Asistencia
28 de
Enero
de 2015
Vacunacion -
Deteccion
temprana de
cancer de seno
Estudiantes U del
bosque / personal
Subgerencia tecnica
Capacitar a los estudiantes en todo lo
relacionado con vacunacion y
deteccion temprana de cancer de seno
Registro
Control de
Asistencia
29 de
Enero
de 2015
Promocion y
prevencion
Estudiantes U del
bosque / personal
Subgerencia tecnica
Capacitar a los estudiantes en todo lo
relacionado con el programa de
promocion y prevencion de la entidad.
Registro
Control de
Asistencia
2 de
Febrero
de 2015
Procedimientos
de Coordinacion.
Coordinadores Sub.
Comercial
Actualizar al personal en normatividad
y procedimientos para coordinar los
diferentes temas en los municipios.
Registro
Control de
Asistencia
18 de
Febrero
de 2015
Regimen
contributivo
Personal de todas las
areas
Capacitar al personal en Regimen
contributivo normatividad conceptos
procedimientos entre otras.
Registro
Control de
Asistencia
24 de
Febrero
de 2015
Levantamiento de
procesos
Informatica - todas las
areas
Formar al personal en como realizar
los procesos según el area en que se
encuentran y el area que manejan.
Registro
Control de
Asistencia
25 de
Febrero
de 2015
Levantamiento de
procesos
Informatica - todas las
areas
Formar al personal en como realizar
los procesos según el area en que se
encuentran y el area que manejan.
Registro
Control de
Asistencia
26 de
Febrero
de 2015
Cruce de cartera -
Acuerdos de
pago.
Cuentas medicas -
Sub. Financiera
Jornada con los prestadores de
servicios de salud
Registro
Control de
Asistencia
26 de
Febrero
de 2015
Manejo Objecion
de Jadelle -
metodos
anticonceptivos.
Profamilia a
Subgerencia tecnica
Explicacion de metodos
anticonceptivoss, su funcion
durabilidad y criterios.
Registro
Control de
Asistencia
9 al 13
de
Marzo
de 2015
Socializacion
actualizacion
MECI y procesos Todas las areas
Dar a conocer a todo el personal las
resoluciones de actualizacion de MECI
y procesos.
Registro
Control de
Asistencia
15 de
Abril de
2015
RIPS Personal de cuentas
medicas
Capacitar al personal en identificacion,
conceptos, desarrollo y elaboracion de
RIPS de acuerdo a los parametros de
la resolucion 3374 del 2000
Registro
Control de
Asistencia
16 de
Abril de
2015
Modulo de
radicacion de
Cuentas
Personal de cuentas
medicas
Actualizar al personal en el modulo de
cuentas de acuerdo alos cambios con
el sistema OASIS.
Registro
Control de
Asistencia
21 de
Abril de
2015
Reinduccion Todo el personal
Actualizar y fortalecer los
conocimientos del personal respecto a
la entidad. brindar al trabajador
orientación general sobre los fines de
la entidad y la estructura de ésta.
Registro
Control de
Asistencia
22 de
Mayo de
2015
Modulo de
radicacion de
Cuentas con IPS
Personal de cuentas
medicas
Actualizar al personal en el modulo de
cuentas con IPS de acuerdo alos
cambios con el sistema OASIS.
Registro
Control de
Asistencia
23 de
Junio de
2015
Auditoria cuentas
medicas RGC -
OASIS
Cuentas medicas -
Recobros
Inducción y manejo Módulos en nuevo
sistema OASIS
Registro
Control de
Asistencia
10 de
Julio de
2015NIFF
Subgerencia
Administrativa
financiera
Capacitar al personal para el proceso
de implementacion de Normas
Internacionales según resolucion 414
de la Contuduria General de la Nación
Registro
Control de
Asistencia
15 de
Julio de
2015Seguridad del
paciente IPS - Sub. Tecnica
capacitar en el registro, análisis y
prevención de los fallos de la atención
prestada.
Registro
Control de
Asistencia
22 de
Julio de
2015Seguridad del
paciente IPS - Sub. Tecnica
capacitar en el registro, análisis y
prevención de los fallos de la atención
prestada.
Registro
Control de
Asistencia
24 de
Julio de
2015
Induccion CAC y
Precursoras.
Personal de todas las
areas
capacitar al personal en Cuenta de
Alto costo y Precursoras.
Registro
Control de
Asistencia
27 de
Julio de
2015
Plenaria I 2015 Todo el personal
Registro
Control de
Asistencia
En cuanto al programa de Inducción y reinducción, desde el área de personal y con el
apoyo de la Oficina de Informática se creó un link, con instrucciones vía correo
institucional a cada uno de los servidores públicos de la entidad, para ejercer la
autoinducción, en la modalidad de test, pero debe implementarse el mecanismo de
seguimiento para asegurar que el 100% de los servidores públicos de Convida cumplan
con el programa de autoinducción. La primera plenaria 2015, se llevó a cabo el 27 de julio
de 2015, espacio donde se da a conocer a la totalidad de servidores públicos de la
entidad, metas y resultados y donde se sensibiliza al personal de la entidad sobre
avances y logros; escenario que a su vez complementa la Reinducción al personal.
1.2. Componente Direccionamiento Estratégico
De acuerdo con lo establecido por el Modelo MECI-2014, y su actualización y adopción en la Entidad mediante la Resolución 1166 del 15 de diciembre de 2014, se efectuó una nueva actualización al Mapa de Procesos y revisión de los procedimientos, atendiendo a lo dispuesto por el Decreto Nacional 515 del 20 de febrero de 2004 “Por el cual se define
el Sistema de Habilitación de las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado, ARS.”, hoy Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado -EPS’S, modificado por el Decreto 3556 del 16 de septiembre de 2008; y la Resolución 581 del 05 de marzo 2004, Ministerio de la Protección Social MPS, “Por la cual se adopta el manual de Estándares que establece las condiciones de capacidad técnico-administrativa, tecnológica y científica para la habilitación de las entidades administradoras de Régimen Subsidiado.”, normas que exigen, dentro de las condiciones técnico administrativas, un manual de Procesos que incluya y defina responsabilidades, y contemple la totalidad de procesos y procedimientos de la EPS-S CONVIDA, para cumplir a cabalidad con su
misión y funciones. Razón por la que se aprobó en el Comité de Dirección, la nueva versión del Mapa de Procesos, instrumento de gestión en todas y cada una de sus partes, el que se constituirá en la guía para el desarrollo de las actividades en cada dependencia y área de la entidad, constituyéndose e la versión N° 4:
Se determinó la clasificación de procesos, así: Procesos Estratégicos, Procesos
Misionales, Procesos de Apoyo y Procesos de Control. incluyendo a su vez, cada uno de
estas grandes clasificaciones, los siguientes procesos:
Cada uno de estos procesos desagrega varios procedimientos, identificándose 54 procedimientos en total, según la estructura documental correspondiente al Mapa de Procesos:
Ámbito Proceso Código Nombre del documento
Estratégico
Gestión de
planeación y
gerencia
PG-PR-
001 Planeación estratégica
PG-PR-
002 Revisión por la dirección
PG-PR-
003 Acciones correctivas y preventivas
Gestión de
afiliación y
registro
AF-PR-
001
Afiliación y traslados del régimen subsidiado
(manual)
AF-PR-
002
Afiliación y traslados del régimen subsidiado
(sistema)
AF-PR-
003
Afiliación y traslados del régimen contributivo
(manual)
AF-PR-
004
Afiliación y traslados del régimen contributivo
(sistema)
AF-PR-
005 Registro y reporte de novedades (manual)
AF-PR-
006 Registro y reporte de novedades (sistema)
AF-PR-
007 Depuración de base de datos
AF-PR-
008 Validación de base de datos
AF-PR-
009 Reporte a consorcio SAYP
Análisis del
riesgo
AN-PR-
001 Gestión de la información en salud
AN-PR-
002 Vigilancia en salud publica
AN-PR-
003 Definición del modelo de atención
Administración
del riesgo
AR-PR-
001 Gestión del modelo de atención
AR-PR-
002 Planificación y organización red de servicios
AR-PR-
003 Gestión de medicamentos
AR-PR-
004 Suministro de medicamentos
AR-PR-
005 Autorización de servicios de salud
AR-PR-
006 Gestión de alto costo
AR-PR-
007 Comité técnico científico
AR-PR-
008 Referencia y contra referencia
AR-PR-
009 Seguimiento a la contratación
AR-PR-
010 Auditoría de cuentas medicas
Apoyo
Gestión
administrativa
y financiera
GA-PR-
001 Presupuesto de ingresos y gastos
GA-PR-
002 Selección y evaluación de compras
GA-PR-
003 Facturación de cartera
GA-PR-
004 Recobros de cuentas medicas
GA-PR-
005 Registro de ingresos
GA-PR-
006 Registro de egresos
Gestión del
recurso
humano
RH-PR-
001 Contratación de servicios personales
RH-PR-
002
Capacitación de recurso humano esquema de
presencia institucional
RH-PR-
003 Ingreso de personal de planta
RH-PR-
004 Bienestar de los empleados y contratistas
RH-PR-
005 Formación y capacitación
RH-PR-
006 Liquidación de nomina
Gestión
informática y
sistemas de
información
GI-PR-
001 Copias de seguridad
GI-PR-
002 Plan de recuperación
GI-PR-
003 Requerimiento tecnológico aplicativo
GI-PR-
004 Administración de la página web
GI-PR-
005 Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos
Gestión
jurídica
GJ-PR-
001 Elaboración, revisión y legalización de contratos
GJ-PR-
002 Gestión de tutelas
GJ-PR-
003 Gestión de conciliaciones
Control
Gestión de
control interno
CI-PR-
001
Planeación y realización de auditorías internas de
gestión
Gestión de
auditoria y
calidad en
salud
AU-PR-
001 Auditoria concurrente
AU-PR-
002 Auditoria de calidad
AU-PR-
003 Auditoria para el seguimiento a la calidad PAMEC
AU-PR-
004 Seguimiento y monitoreo de servicios
AU-PR-
005 Seguimiento a planes de mejoramiento de IPS
Gestión de
atención al
usuario y
participación
ciudadana
PC-PR-
001
Conformación y seguimiento a las asociaciones
de usuarios
PC-PR-
002 Información y orientación a los afiliados
PC-PR-
003
Gestión a peticiones, quejas, reclamos,
sugerencias y felicitaciones
Como se detalló anteriormente, a 31 de Octubre de 2015 se evidencia la documentación de once (11) caracterizaciones de proceso y 54 procedimientos.
Participación de la Gerente en los seminarios de planeación estratégica y seguimiento al cumplimiento del plan de desarrollo Departamental, programados por la Administración Central y Planeación del Departamento de Cundinamarca.
Desde su rol estratégico, la Gerencia imparte los lineamientos y se priorizaron temas, en los Comités de Dirección, que durante el transcurso de la vigencia 2015, se han llevado a cabo 20 reuniones y las decisiones reposan en actas del Comité. Las convocatorias a este Comité a través de los correos institucionales, a cada uno de los integrantes, como son la Gerencia, los tres subgerentes, tres Jefes de Oficinas Asesoras, acompañados por los asesores de Gerencia.
El elemento “Planes, Programas y Proyectos”, de acuerdo con el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno – MECI 2014, incluye como producto mínimo los diferentes comités institucionales, su evidencia de cumplimiento son los Cronogramas de los diferentes Comités y sus actas. De acuerdo con la información referente a los Comités de Trabajo, y según acto administrativo de adopción, fecha de creación, integrantes y cronograma de las reuniones establecidas, se registra la siguiente información para el transcurso de la vigencia 2015:
COMITES ACTO ADMINISTRATIVO N° Actas a 31/10/2015
COMITÉ DE DIRECCION Institucionalizado por Gerencia 20
COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE
Resolución 066 del 3 de febrero de 2011 y 0439 del 29/06/2014
3
COMITÉ DE ARCHIVO/ COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO
Resolución 0222 del 29 de junio de 2007 Resolución 0121 (sic) del 05 de marzo de 2014
0
COMITÉ DE CONCILIACIONES JUDICIALES
Decreto 1716/2009 y Resolución 2120 del 04 diciembre de 2012.
10
COMITÉ DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Resolución 1758 del 12 de septiembre de 1997 y Resolución 585/99 0445 del 15 de septiembre de 2006, reglamenta funcionamiento
6
COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL
Resolución 0511 del 3 de septiembre de 2009
COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
Resolución 491 del 18/07/0214, reglamento y 968 del 24/10/2014 conformación
11
COMITÉ TECNICO CIENTIFICO
Resolución 5595 del 30 de diciembre de 1998, “por medio de la cual se conforma el Comité Técnico de la EPS’S CONVIDA”,
102 y 11.746 casos
OACI-LSJB
La Visión, Misión y Objetivos institucionales, se encuentran documentados y publicados en la página web de la empresa, link Nuestra Entidad.
A solicitud de la Oficina Asesora de Control Interno, las Dependencia reportaron avances del plan de acción 2015, con corte a 30 de septiembre, y se consolidó el seguimiento y evaluación en acta N° 110.01.03.08 del 04/11/2015, comunicándose los resultados, avances e indicadores que requieren atención a la Gerencia mediante Oficio N° 110.09.01.77 y a su vez socializado este informe a cada una de las Subgerencias y Oficinas Asesoras.
Respecto a las revisiones y ajustes a los procesos, según lo contemplado en el artículo 4° de la Resolución 1185 del 22 de diciembre de 2014, se ha gestionado la documentación con los dueños de proceso acompañados de la gestora documental y simultáneamente también el proceso de la identificación de controles asociados a los riesgos determinados, durante la actividad de revisión y actualización de los procedimientos.
El seguimiento a la gestión 2015 se evidencia en las reuniones del Comité de Gerencia, la primera semana de cada mes, se revisa el cumplimiento de los indicadores de resultado.
Las políticas de operación se encuentran documentadas en los diferentes procedimientos y se elaboró una matriz con las principales políticas y directrices que operan en la actualidad, socializada a los dueños de macroproceso y el equipo MECI, para su re-divulgación al interior de cada dependencia..
Al cierre del mes de octubre de la vigencia fiscal 2015, según la ejecución de ingresos, del monto total apropiado se han recaudado la suma de $247.570,4 millones de pesos y en cuanto a la Ejecución Presupuestal de gastos fue del 87.1% en total, y por conceptos se muestra a continuación:
Cifras en Millones de pesos ($)
Concepto Presupuestado Compromiso % Ejecución Pagado
Funcionamiento 9.065,2 5.732,0 63.2% 4.529,5
Operación Comercial 272.913,7 264.840,6 97.0% 87.814,3
Inversión 598,6 467,4 78.1% 291,0
Total 282.577,.5 271.040,0 95.9% 92.634,8
Cifras de informe ejecución presupuestal a 31 de octubre/2015-Presupuesto Convida.
Del total de compromisos con corte al 31 de octubre de 2015, se han radicado obligaciones por la suma de $199.823,9 millones de pesos y pagado el 34,2.0%, es decir la suma de $92.634.8 millones de pesos.
En cuanto a las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de 2014, por valor de $26.424.7 millones de pesos, según Resolución 0011 del 19 de enero de 2015, “Por medio de la cual se constituyen las cuentas por pagar para la vigencia fiscal 2015”, se ha ejecutado el 61.7%, es decir se han comprometido $16.307,3 millones de pesos y se han pagado $5.762,2 millones.
De los $272.913,7 millones de gastos de operación comercial, apropiados, el 81,2%, corresponde a servicios médicos, promoción y prevención y medicamentos, es decir, $221.607,0. De esta cifra se ha comprometido para este tipo de gastos $218.142,1 millones, obligaciones radicadas por $154.837,6 y se ha pagado la suma de $60.002,7 que representa el 27.5% del compromiso y el 38.75% de las obligaciones, es decir, que al corte del presente informe, y según cifras presupuestales, del total de facturas radicadas con cargo al presupuesto 2015, falta dar trámite para pago a $94.835 millones de pesos, según informe presupuestal.
El área de atención al usuario dispone de un aplicativo para registro y control de
Peticiones, quejas y reclamos, el que permite llevar un consecutivo y clasificación de
estas PQR. En el seguimiento a quejas y reclamos, durante los diez (10) primeros meses
del 2015, se registran los siguientes resultados, que comparativamente con igual periodo
de vigencias anteriores arroja el siguiente comportamiento:
AÑO N° PQR Enero a Octubre VARIACION %
2013 1.063
2014 1.191 12.00%
2015 1.527 28.2%
Se destaca que del total de PQR, el ítem de medicamentos (farmacia) ha venido disminuyendo ostensiblemente, pues en el 2013 representaron un 40%, en el 2014 fue del 9% y en la presente vigencia mantiene un porcentaje de sólo un dígito. En virtud de la Resolución N° 01658 del 29 de agosto de 2014, notificada el 5 de septiembre de 2014, mediante la que la Superintendencia Nacional de Salud, levantó la medida preventiva de vigilancia especial a la EPS’S CONVIDA, a partir del 1° de septiembre de 2014, la Entidad con oficio N° 100.08.03.0731, del 26 de septiembre de 2014 y NURC 1-2014-095256 del 26/09/2014, 10:23:09 radicó el programa de Recuperación del 1° de septiembre de 2014 al 31 de agosto de 2015, adoptando acciones a corto plazo que coadyuven al equilibrio financiero y al adecuado y oportuna prestación del servicio a sus afiliados. Por tal razón la Entidad ha venido cumpliendo con los siguientes informes de seguimiento, con corte a la fecha de elaboración del presente informe:
Fecha N° Oficio NURC Informe
04/11/2014 100.08.03.0767 1-2014-110342 del 5/11/2014 9:11:32
Informe Programa de Recuperación Eps’s Convida Septiembre de 2014.
26/09/2014:
100.08.03.0731
1-2014-110345 05/11/2014 9:12:31 y 1-2014-110347 05/11/2014 9:13:36.
Respuesta al oficio 100.08.03.0731
07/11/2014 2-2014-112515 07/11/2014 9:04
Respuesta al NURC 1-2014-09256
11/11/2014 100.08.03.779 1-2014-113873 12/11/2014 12:06:21
presenta programa de recuperación I-2014-095256-2. 2014-112515
02/11/2014 100.08.03.826 1-2014-121565 03/12/2014 9:31:55
informe programa de recuperación mes octubre 1-2014-121565 Gobernación 03/12/52014 10:04:20
05/12/2014 100.08.03.833 1-2014-122313, 05/12/2014 1:27:15 p.m.
informe noviembre 2014 primer corte 05/12/2014 1:28:42 p.m.
05/01/2015 100.08..03.001
1-2015-000746, 06/01/2015 8:51:04, 1-2015-000748 06/01/2015 8:52:10 c.c. Gobernación
Informe correspondiente al mes de diciembre de 2014, avances del Plan de Recuperación.
26/01/2015 100.08.04 1-2015-008625 27/01/2015 09:32:51
Con corte a Diciembre.
05/02/2015 100.08.03.066 1-2015-013479, 05/02/2015, 03:59:29 p.m.
Informe del Programa de Recuperación, Enero 2015-Primer corte.
19/02/2015 100.08.03.084 1-2015-020037, 19/02/2015, 3:37:22 p.m.
Informe contradicción Visita auditoria Auto 007767 16/12/2014, 2-2015-010230
05/03/2015 100.08.03.127 1-2015-026553, 05/03/2015, 9:30:50 a.m
Informe del Programa de Recuperación, Febrero 2015.
09/04/2015 100.08.03.250 1-2015-040511, 09/04/2015, 12:09:32 p.m
Informe del Programa de Recuperación, Marzo 2015.
13/04/2015 100.08.03.277 1-2015-042425, 14/04/2015, 12:04:35 p.m
Informe contradicción Auditoria T760, Visita 26 a 30 enero 2015, 2-2015-025571
05/05/2015 100.08.03.301 1-2015-051240, 05/05/2015, 03:30:06 p.m
Plan Mejoramiento Inf. Final auditoria Sentencia T760, 2-2015-025571, NURC 2-2015-036897 17/04/2015
08/05/2015 100.08.03.312 1-2015-052986, 08/05/2015, 12:21:16 p.m
Informe del Programa de Recuperación, Abril 2015.
05/06/2015 100.08.03 1-2015-065558, 05/06/2015, 02:34:15 p.m
Informe del Programa de Recuperación, Mayo 2015.
24/06/2015 100.08.03.391 1-2015-073965, 25/06/2015, 12:33:02 p.m
Seguimiento Programa de Recuperación, Marzo 2015, 2-2015-060325, 19-06-2015
26/06/2015 29113 2-2015-063801 Aprobación Plan Desempeño producto auditoria S. T.760 1-2015-051240
07/07/2015 100.08.03.401 1-2015-078553, 07/07/2015, 02:59:53 p.m
Informe del Programa de Recuperación, Junio 2015.
10/08/2015 100.08.03.448 1-2015-094036, 10/08/2015
Informe del Programa de Recuperación, Julio 2015.
07/09/2015 100.08.03.480 1-2015-107307, 07/09/2015
Informe del Programa de Recuperación, Agosto 2015.
15/10/2015 100.08.03.560 1-2015-127285, 15/10/2015
Informe del Programa de Recuperación, Septiembre 2015.
09/11/2015 100.08.03.597 1-2015-139244, 09/11/2015
Informe del Programa de Recuperación, Octubre 2015.
07/12/2015 100.08.03.597 1-2015-153612, 07/12/2015
Informe del Programa de Recuperación, Noviembre 2015.
Con Resolución N° 1609 del 28 de agosto de 2015, la Superintendencia Nacional de
Salud prorroga el término de la medida preventiva del Programa de Recuperación, se
hace un ajuste al programa y se continua con los informes y reportes mensuales, según
registro anterior. .
1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
La Entidad presentó y publicó en la página Web el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Matriz de riesgos de corrupción sin actualizar. Se han elaborado y colgado en el link de informes los seguimientos cuatrimestrales al Mapa de Riesgos de corrupción. Durante la presente vigencia 2015 se ha gestionado
el seguimiento al plan anticorrupción correspondiente al tercer cuatrimestre 2014 y los dos primeros cuatrimestres de 2015. En cuanto a los riesgos de los procesos, se evalúan en el seguimiento y auditoría interna de Gestión a los procesos, donde se identifican oportunidades de mejora, en los elementos de control relacionados con la administración del riesgo. Los Puntos de control de los procesos, compilados en la Fase de Ejecución y Seguimiento de las actividades del MECI 2014, deben ser objeto de revisión periódica por parte de cada líder de proceso y se recomienda a los líderes de proceso y procedimientos la detección permanente de los riesgos inherentes a cada procedimiento y la implementación de controles, con su respectivo autoseguimiento.
2. Módulo de Evaluación y Seguimiento
Para apoyar el fortalecimiento de la capacidad institucional de la Entidad, la Oficina Asesora de Control Interno en su plan de acción 2015, incluye la organización de capacitaciones para los servidores públicos de EPS’S CONVIDA con dos charlas sobre temas y actividades de Control Interno, con énfasis en autocontrol. Además se gestionó la sensibilización y socialización de las Resoluciones 1166 del 15 de diciembre de 2014 y 1185 del 22 de diciembre de 2014. Reposa la evidencia de los registros de asistencia de a estas capacitaciones, según cronogramas. También se promueve la capacitación virtual, a través de los envíos vía correos institucionales, de los boletines mensuales que la Oficina Asesora de Control Interno gestiona, y desde los cuales se divulga la importancia del autocontrol y el Código de ética y buen gobierno.
En cuanto a las auditorias de la Contraloría de Cundinamarca, la correspondiente a la vigencia fiscal 2013, con radicado C14105301427 del 30/12/2014 de la Contraloría de Cundinamarca, se expide el Informe Final, con los siguientes resultados:
DETALLE RESULTADO
N° Hallazgos Administrativos 25
INCIDENCIA DE LOS HALLAZGOS
Disciplinarios 0
Fiscales 0
Penales 0
Funciones de Advertencia 1
Concepto sobre la Gestión Con observaciones
Concepto sobre los Estados Contables Con salvedades
Fenecimiento Se fenece
Con Oficio N° 100.08.03.031 del 27 de enero de 2015 y como respuesta a la Contraloría según documento C14105301427, recibido el 06 de enero de 2015, se radicó el Plan de
Mejoramiento a la Auditoria Gubernamental con enfoque Integral vigencia fiscal 2013, el que fue aprobado según documento C15116000016 y el que se encuentra en ejecución, con reportes de ejecución trimestrales, así
Ejecución Plan de Mejoramiento Trimestre con corte a:
Radicado.
30 de Marzo de 2015, primer reporte Oficio 100.08.03.276 13/04/2015
30 de Junio de 2015, segundo reporte Oficio 100.08.03, 08/07/2015, radicado C15105300704
30 de septiembre de 2015, tercer reporte Oficio 100.08.03.549, 08/10/2015, radicado C15105300893
En la fecha de corte del presente informe, la Contraloría de Cundinamarca el 28/10/2015, envió el informe definitivo de la auditoría Gubernamental con enfoque integral a la vigencia fiscal 2014, con los siguientes resultados:
DETALLE RESULTADO
N° Hallazgos Administrativos 24
INCIDENCIA DE LOS HALLAZGOS
Disciplinarios 0
Fiscales 0
Penales 0
Funciones de Advertencia N/A
Sancionatorios 1
Concepto sobre la Gestión Con observaciones
Concepto sobre los Estados Contables Adversa o Negativa
Fenecimiento NO SE FENECE
, .
2.1 Componente Auto Evaluación Institucional
Opera en la Entidad el Comité de Dirección, desde donde se gestiona la planeación Estratégica, y se evidencian reuniones quincenales, constituyéndose la primera reunión de cada mes, el escenario donde se efectúa el seguimiento a las metas e indicadores de resultado.
Se lleva a cabo el Comité de Coordinación de Control Interno, en el cual se dan a conocer la gestión de la Oficina Asesora de Control Interno, y al cierre del presente informe, con corte a 31 de Octubre de 2015, se evidencian seis (6) reuniones del Comité.
La Oficina de Control Interno, durante el periodo enero a octubre de la vigencia fiscal 2015, presentó los siguientes informes:
Informe Pormenorizado de Control Interno. tres (3), del periodo comprendido entre los meses de noviembre 2014 a Febrero 2015; marzo a junio de 2015 y el presente.
Informe Ejecutivo del Sistema de Control Interno para la vigencia fiscal 2014, reportado a la plataforma del DAFP, el 25/02/2015, con radicado 1519, según certificado de recepción de la información, de la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites.
Informe Control Interno Contable del periodo 01-01-2014 al 31-12-2014, reportado a la Plataforma Contaduría General de la Nación, el 26/02/2015, con evaluación de 3,93.
Informe Derechos Autor, en el aplicativo especial para recepcionar la información de La Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor, el 27/02/2015, con Id 550, informe soportado con reporte del Jefe de la Oficina Asesora de Informática de la Entidad mediante oficio 130.10.01.049 del 20 de febrero de 2015. Informe de seguimiento al trámite de peticiones, quejas y reclamos que ingresaron a la Entidad en el primer semestre de 2015. Austeridad en el Gasto, correspondiente al último trimestre y consolidado 2014; primer y segundo y tercer trimestre 2015.
Seguimiento a los Procesos Disciplinarios y a los procesos judiciales que cursan en las diferentes instancias contra la entidad, con corte a junio y octubre de 2015.
Seguimiento y evaluación al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: tres (3), con corte a 31 de diciembre de 2014, a 30 de abril y a 31 de agosto de 2015 . El resultado se encuentra publicado en la página web de la EPS’S CONVIDA, link Informes Ley 1474/2011.
Socialización en Comité de Dirección del 13/01/2015, del Plan de Austeridad en el Gastos, producto de la Directiva Presidencial 06 del 02/12/2014, con el fin de sensibilizar a la Alta Dirección sobre adopción de algunas de estas medidas para contribuir a la aplicación de la austeridad, sin embargo, no se evidencia media alguna, al respecto.
Socialización en Comité de Dirección del 23 de febrero de 2015, y seguimiento al cumplimiento de la Ley 712 de Transparencia y de acceso a la información pública, y su Decreto reglamentario 103 del 20 de enero de 2015; el que rige para el caso de la entidad, por ser de orden territorial desde el 06 de marzo de 2015. Primer seguimiento al cumplimiento de esta norma, en Comité de Sistema Control Interno del 22 de octubre de 2015, según acta número 06, donde se comenta que hay información que aún no ha sido publicada, como lo relacionado con Gestión documental, Tablas de Retención y los informes de los supervisores de contratos, que dan fe del desarrollo de cada uno de los contratos.
Fomento de la Cultura del Auto Control
La Oficina Asesora de Control Interno fomentó la cultura del autocontrol en la Entidad frente a los avances del plan de acción, plan de mejoramiento e indicadores por proceso y a la Implementación de las Políticas Institucionales.
2.2 Componente de Auditoria Interna
La Oficina de Control Interno en ejercicio de sus funciones, reportó oportunamente los informes de Ley correspondientes a: Informes de seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, Informes de Austeridad en el gasto público, Informe de avance y cumplimiento del Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría de Cundinamarca, y primer informe de seguimiento a la Ley de transparencia y su reglamentario D. 103/2015. Se evidencia el reporte de los siguientes informes: Informe consolidado anual del sistema de control interno 2014: La OACI presentó, radicó y colgó en la plataforma del Departamento Administrativo de la Función Pública, el 25/02/2015, con radicado 1519. Informe control interno contable: se envió vía página web Contaduría General de la
Nación CGN, Sistema CHIP, período enero-diciembre 2014, el 26/02/2015, con evaluación de 3,93. Derechos de autor sobre sotfware 2014: Reporte sobre cumplimiento de normas derechos de Autor, registro vía página web DAFP-Dirección Nacional Derecho de Autor, el el 27/02/2015, con Id 550, informe soportado con reporte del Jefe de la Oficina Asesora de Informática de la Entidad mediante oficio 130.10.01.049 del 20 de febrero de 2015. Las auditorías internas de gestión, uno de los roles más importantes de la Oficina de Control Interno, se viene realizando a los Procesos de Gestión Administrativa Financiera, Gestión comercial, Gestión Técnica y Jurídica, según programa de auditoria 2015, aprobado en el primer comité de Coordinación del Sistema de Control Interno; y los informes producto del mencionado proceso auditor, presentados a la Representante legal de la entidad y al respectivo dueño de proceso. De otra parte se efectúa seguimiento al proceso de contratación, a través de la página web y Secop, periodo de enero a Octubre de 2015, informe que se encuentra en proceso para ser presentado a la Gerencia.
Seguimiento al cumplimiento de la Ley de Transparencia y acceso a la información pública, Decreto 103/2015, evidenciándose la creación del link respectivo en el ítem Informes; pero con fecha del corte del presente informe, en alguno de los puntos de información obligatoria a publicar, no se registra colgada ningún tipo de información como en los ítems Gestión Documental e informes de supervisión a contratos, que prueben la ejecución del respectivo contrato, según lo dispone el artículo 8° del Decreto 103/2015, así como tampoco se evidencia su publicación en el Secop.
2.3 Componente Planes de Mejoramiento
Se mencionan específicamente los seguimientos trimestrales a los Planes de Mejoramiento suscritos con la Contraloría de Cundinamarca, durante la vigencia fiscal 2015, se remitió el avance con corte a 30 de marzo, 30 de junio y 30 de septiembre de 2015, al plan en ejecución y producto de la auditoría integral a la vigencia fiscal 2013, por parte de la Contraloría de Cundinamarca.
3. Eje Transversal Información y Comunicación En el 2015 se ha continuado con el fortalecimiento al sitio web de la Entidad (www.convida.com.co) como canal directo de comunicación frente a la ciudadanía. Entre
los puntos a resaltar sobresale la conexión promovida entre sus contenidos y la cuenta oficial de la Entidad en redes sociales como Facebook. En correo del 30 de julio de 2015, se oficializó a todo el personal sobre la construcción de una nueva página web, con el menú disponible en la parte superior. Se cuenta con canales de información y comunicación escrita, virtual, presencial y telefónica. A continuación, se hará referencia a algunos de ellos:
Canal escrito
El principal canal de información y comunicación de la Eps Convida, es a través de la ventanilla de correspondencia, por medio del cual se recibe y tramita toda la correspondencia. Es así como desde el 1° de enero y hasta el día 30 de Junio de 2015, se han recepcionado 3.896 documentos y solicitudes, debidamente registradas en el libro radicador de recibidos, hasta el 02 de marzo de 2015, que inicia en enero con el número consecutivo 25.295, y a partir del 03 de marzo se registra en el Sistema de información, creado para el manejo y control de la correspondencia, y termina el 30 de junio en el radicado 29.190. Así mismo se evidencia que se ha despachado un número de 2.654 guías a diferentes lugares y destinatarios, guías que se lleva su control e archivo carpeta mes por mes. De esta forma, se cumple con la Radicación de comunicaciones oficiales: “procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.”. El hecho de otorgar un radicado tanto al documento de entrada como de salida, nos conlleva al cumplimiento del Registro de Comunicaciones oficiales :”procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.”. De otra parte, frente al tema de la recepción y trámite de quejas y reclamos, el Grupo de
Atención al Usuario le corresponde esta función y son los encargados de presentar el
Informe sobre PQR.
El sitio oficial de Página web (www.convida.com.co). Para facilitar la atención al
ciudadano se tiene a disposición los los siguientes correos oficiales:
[email protected], [email protected],
[email protected], y [email protected],
De otra parte la Oficina Asesora de Informática Administra el portal, registrando las siguientes visitas, con corte a 30 de octubre de 2015 y desde el 1° de agosto fecha de la apertura de la nueva presentación web, según el contador de visitas: 291.151, es decir que durante los últimos tres (3), en promedio cada mes registra 97.050 visitas a la página web de la entidad.
La EPS’S CONVIDA cuenta en la actualidad con una plataforma de telefonía PBX instalada, y consta de 30 líneas o abonados telefónicos, herramientas de comunicación que son utilizadas por los funcionarios de la Entidad para el cumplimiento de sus
funciones, facilitando la interacción de voz entre las dependencias de la Entidad, las Oficinas Municipales y los ciudadanos en general.
El 30 de abril de 2015, la Gerente General de Convida, presentó la Rendición de Cuentas de la gestión 2014 desde el Municipio de Fusagasugá. El evento se publicitó a través de la Página web, carteleras en sede principal y en oficinas Municipales; emisora regional y local del municipio sede de la rendición. Se evidenció la asistencia de 134 participantes, con su respectivo registro y se evaluó la jornada de rendición de cuentas, encuesta respondida por 68 asistentes a la jornada. Reposa también acta de la Rendición de cuentas, la que también fue enviada a la entidad de vigilancia, la Superintendencia de Salud. De esta forma se cumple con la Estrategia de Rendición de Cuentas, uno de los cuatro componentes del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano.
Recomendaciones Fortalecer la cultura de autocontrol y autoevaluación como principio fundamental del Modelo Estándar de Control Interno- MECI, en su módulo de evaluación y seguimiento. Como lo establece el Manual Técnico MECI-2014, implementar los mecanismos de socialización de normas y políticas internas y tomar las acciones administrativas necesarias que permitan realizar el ejercicio de Auto-control con el fin de cumplir con el desarrollo eficiente del Sistema de Control Interno. Dar cumplimiento al Plan de capacitación y adopción del mismo mediante acto administrativo. Así mismo, adoptar una política de bienestar. Aplicar la formalización de las reuniones de los Comités Institucionales, según norma interna de creación y reglamentación. Gestionar las acciones necesarias para cumplir lo dispuesto por el artículo 8° del Decreto 103/2015, en relación con la publicación de los informes de supervisión de contratos. Así como dar la observancia pertinente a la Publicación del acto administrativo de aprobación de las T.R.D., y reporte de las TRD al Registro Único de Series Documentales RUSD-AGN, Circular 003/2015 AGN. Mantener actualizado el link: Informes: TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DECRETO 103/2015, en todos sus ítems. Es importante dar aplicación a la Ley 87 de 1993, que plantea en su artículo tercero literales b y c que “en cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad Igualmente, es responsable por la implementación de Controles en los procesos a su cargo, la gestión de los riesgos y la verificación constante sobre la aplicación de los mecanismos de verificación y evaluación de su gestión”.
ORIGINAL FIRMADO
LUZ STELLA JIMENEZ BALLEN
Jefe Oficina Asesora de Control interno
INFORME CODIGO: 110.07.03.03/2015 Preparó: Luz Stella Jiménez Ballén, Jefe OACI.
