MBA EM GERENCIAMENTO DE PROJETOSSorocaba-SPTurma: GP16/14

GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES

PROF.: MARCO COGHI

ALUNOS: • DAVI JOSÉ MORETTI• FELIPE RUDINE CARQUEIJEIRO• FLÁVIO FLEURI• RÓBERSON NEVES E SILVA• RICHARD LIVRAMENTO• RODOLFO DE OSTE

SUMÁRIO

1. Apresentação da Empresa e do Projeto2. Área de Atuação da Empresa3. WBS – Work Breakdown Structure4. Definição dos Critérios “Make or Buy”5. WBS – Pacotes “Buy”6. Mapa de Aquisições7. WBS Revisada8. Registro de Riscos – RR9. Declaração de Trabalho – RFQ-310. Critérios Eliminatórios11. Critérios Classificatórios12. Sistema de Pontuação – Critérios Classificatórios13. Documentos de Aquisição14. Envio dos Convites15. Tipo de Contrato16. Fluxograma de Concorrência Privada17. Fiscalização e Controle das Aquisições18. Relatório do Controle de Aquisições19. Boletim de Medição20. Fluxograma para Encerramento do Contrato

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Projeto

Empresa

Área de Atuação da Empresa

• A empresa GI - Good Idea Ltda é especializada em desenvolvimento de

marketing para os mais diversos ramos de atividades. Nosso grande

diferencial é elaborar todo o Gerenciamento do Projeto através de

práticas conceituadas internacionalmente e publicadas no PMBOK.

• O projeto é uma iniciativa da Confederação Brasileira de Handebol

(CBH) que visa divulgar o esporte em âmbito nacional com o intuito de

ampliar o público presente nas partidas de Handebol durante as

olimpíadas de 2016 no Brasil.

WBS – Work Breakdown Structure

Definição dos Critérios “Make or Buy”

• PESQUISA DE MERCADO - Restrição de prazo, compartilhamento de riscos.

• OUTDOORS - Restrição de custo e existência de fornecedores confiáveis.

• FOTOGRAFIA - Quantidade de fotógrafos reduzida na equipe (Não é Core Business da empresa), problemas legais (Autorização do uso de imagem da Seleção de Handebol).

• RÁDIO / TV - Fornecedores confiáveis, restrição de prazo, necessidade de fornecimento especializado.

• ÂNCORA FAMOSO - Não é o Core Business da empresa, não temos este recurso (capacidade) em nossa equipe.

WBS – Pacotes “Buy”

Mapa de Aquisições

Item Ref. WBS Descrição WBS Critério Fornecedores Orçamento Cronograma

RFP-1 1.2.1 Pesquisa InicialRestrição de prazo,

Compartilhamento de riscosConforme Vendor List R$ 50.000,00 30 dias

RFP-2 1.2.2 Pesquisa FinalRestrição de prazo,

Compartilhamento de riscosConforme Vendor List R$ 50.000,00 30 dias

RFP-3 1.3.1 OutdoorRestrição de custo, existência de

fornecedores confiáveisConforme Vendor List R$ 250.000,00 90 dias

RFP-4 1.3.2 Mídia: Rádio/TVFornecedores confiáveis,

Restrição de prazo, Necessidade de fornecimento especializado

Conforme Vendor List R$ 300.000,00 90 dias

RFP-5 1.3.3 ÂncoraFora do core business, Não

temos esse recursoConforme Vendor List R$ 150.000,00 30 dias

RFP-6 1.3.4

Imagens da Seleção

Brasileira de Handebol

Fora do core business, Problemas legais

Conforme Vendor List R$ 15.000,00 120 dias

WBS Revisada

Registro de Riscos - RR

Evento de Risco Resposta ao RiscoResposta ao

Risco

A empresa contratada para realizar a pesquisa de mercado

pode fraudar a pesquisa ou não abordar o público alvo que

precisamos.

Selecionar a empresa com base em reputação de mercado.

Solicitar resultados comprobatórios de que o método deles obtém um resultado confiável.

PQ

SEL

CONT

ADM

A empresa contratada para confeccionar e instalar os outdoors

pode atrasar a entrega.

O outdoor fabricado estar divergente do solicitado.

A qualidade do outdoor ser inferior que o solicitado.

Analisar o histórico de fornecimento.

Prever multa contratual decorrente de atrasos.

Diligenciamento da fabricação.

Solicitar uma prévia do outdoor antes da fabricação.

Visitar locais onde existem outdoors instalados da empresa contratada.

SEL

CONT

ADM

ESP

PLAN

O fornecedor de fotografias não conseguir um tempo na

agenda da seleção brasileira de Handebol para realizar as

fotos.

Atraso da entrega devido ao baixo tempo para tratamento de

imagens.

Prever no contrato entre nossa empresa e a CBHb uma sessão de fotos para a campanha.

Obter autorizações para utilização de imagens por parte dos jogadores e comissão técnica.

Analisar o histórico de fornecimento

Prever multa contratual decorrente de atrasos.

Definir como entregas finais as fotos com e sem tratamento de imagem.

PLAN

PQ

SEL

CONT

ADM

ENC

O fornecedor do contrato de divulgação via rádio e TV pode

não atingir o público desejado.

O fornecedor pode atrasar a entrega da divulgação.

O material divulgado pode conter erros ou causar um efeito

contrário ao previsto.

Nossa empresa pode ser processada por algum uso indevido

de imagem e som.

Selecionar empresa com melhor processo.

Prever multa contratual decorrente de atrasos.

Assistir / Ouvir o material antes de ser divulgado.

Transferir a responsabilidade do material para o fornecedor.

SEL

CONT

ADM

ENC

A contratada para prestação de serviço com âncora famoso

pode ficar desalinhada com nosso objetivo sobre a escolha do

âncora.

O âncora escolhido pode ficar impossibilitado de participar do

projeto.

Prever no contrato de pesquisa de mercado questões que auxiliam na escolha do âncora.

Transferir a responsabilidade para a contratada escolher outro âncora baseado nos mesmos critérios

(previsto em pesquisa)

ESP

CONT

Declaração de Trabalho – RFP-3Especificação

Outdoor fabricado em madeira tratada e impermeabilizada com dimensões 9x3m (A x L) entregue montado e instalado em locais pre determinados

Qualidade solicitada

O Outdoor deve ser resistente à chuvas e ventos fortes, raios solares e o desbotamento diário não deve ultrapassar 2%.

Prazo de entrega

O outdoor deve ser entregue montado e instalado dentro de 30 dias corridos após aprovação da arte.

Suporte

O contratado deve ser capaz de trocar a arte do Outdoor a cada 60 dias quando solicitado

Manutenção

A manutenção deve ser feita quinzenalmente e eventuais trocas e reparos devem estar inclusos sem custo adicional.

Garantia

A garantia do contratado deve ser de no mínimo 2 anos ou 30 dias corridos após o encerramento das Olimpíadas Rio 2016, prevalecendo o que ocorrer

primeiro.

Local de entrega

São previstos vários locais de entrega e instalação dos Outdoors, 60% do pacote será entregue e montado no estado de São Paulo (Capital, litoral e interior)

Critérios Eliminatórios

1. Apresentação da Certidão Negativa de Débitos junto ao INSS;

2. Apresentação de Carta de Conformidade Integral ou Lista de Desvios aos Requisitos;

3. Certificação ISO 9001;

4. Fabricação própria;

5. Localização Físcia;

6. Lost Time Injury Frequency (LTIF) <1.

Critérios Classificatórios

1. Menor preço;

2. Menor prazo;

3. Fornecimento anteriores bem sucedidos;

4. Mão de Obra especializada;

5. Garantias;

6. Adequação à Declaração de Trabalho.

Sistema de Pontuação – Critérios Classificatórios

ID Critérios Peso Empresa A Empresa B Empresa C

Nota Média Nota Média Nota Média

1 Menor preço 5 10 50 8 40 5 25

2 Menor prazo 5 7 35 10 50 8 40

3Fornecimento anteriores

bem sucedidos2 0 0 6 12 9 18

4Mão de Obra

especializada2 8 16 8 16 9 18

5 Garantias 4 7 28 6 24 10 40

6

Adequação à

Declaração de

Trabalho

5 10 50 10 50 9 45

TOTAL 179 192 186

Documentos de Aquisição

• Documentos de Aquisição serão do tipo RFP (Request For Proposal), pois

a contratação será definida por vários critérios, não apenas pelo menor

preço. O fornecedor também deverá comprovar que tem condições de

gerir de maneira eficaz o projeto de fornecimento através de

informações mais detalhada.

Envio dos Convites

O envio dos convites será realizado através das ferramentas:

• Correspondência direta aos Vendor List

É um meio mais eficiente e eficaz na comunicação.

• E-mail:

Meio escolhido pela praticidade e agilidade do processo.

Tipo de Contrato

• Será adotado o contrato tipo Preço Fixo com remuneração de

incentivo.

• Ao escolher esse tipo de contrato, se os custos finais forem menores que

os custos esperados, tanto o comprador quanto o fornecedor se

beneficiarão da redução de custos com base em uma fórmula de

divisão previamente negociada.

• O incentivo serve para que os objetivos do fornecedor permaneçam

alinhados com os do contratante.

Fluxograma de Concorrência Privada

Fiscalização e Controle das Aquisições

1. Gerenciamento do tempo para coleta de dados da pesquisa inicial;

2. Administração da qualidade de informação;

3. Gerenciamento do público alvo;

4. Controle das localidades de divulgação das mídias visuais;

5. Administração do retorno após divulgação de campanhas de rádio e TV;

6. Controle de informações de mídias esportivas;

7. Controle das redes sociais de internet.

Relatório do Controle de Aquisições

1. Após a contratação o comprador deverá enviar ao GP um relatório

contendo: Valores das propostas, Critérios aplicados às propostas,

Detalhes da negociação com o fornecedor e tipo de contrato;

2. Deverá ser utilizado um boletim de medição com análises mensais

para os serviços de longa duração.

3. Após a emissão da Nota Fiscal a mesma deverá ser conferida com o

boletim de medição. Um relatório deverá ser brevemente redigido em

enviado no “corpo” do email.

Boletim de Medição

Fluxograma para Encerramento de Contrato