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INTEGRO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE
DESEMPENHO
MANUAL DO USUÁRIO
(Versão: 1.72.1)
Brasília, outubro de 2018
Sumário
1 APRESENTAÇÃO .......................................................................... 4
1.1 SOBRE ESTE DOCUMENTO .............................................................................. 4
1.2 O MODELO INTEGRADO DE GESTÃO DE DESEMPENHO DA EMBRAPA (INTEGRO) .. 4
1.3 FASES DO PROCESSO DE GESTÃO DE DESEMPENHO ......................................... 5
1.4 RESPONSABILIDADES SOBRE O PROCESSO ....................................................... 7
1.5 INFORMAÇÕES TÉCNICAS ................................................................................ 9
1.5.1 Sobre o sistema ................................................................................... 9
1.5.2 Integração com outros sistemas .......................................................... 9
1.5.3 Como obter suporte ............................................................................. 9
2 OPERACIONALIZAÇÃO .............................................................. 10
ACESSO AO INTEGRO ............................................................................................ 10
MÓDULO PLANEJAMENTO ...................................................................................... 12
Agenda de Prioridades .................................................................................... 12
MÓDULO PROGRAMAÇÃO ...................................................................................... 19
Vincular Resultados de PAs a Metas da Agenda de Prioridades .................... 19
Incluir /Alterar Ação Gerencial ......................................................................... 21
Incluir/Alterar Ação Gerencial de Rotina ......................................................... 24
Consulta .......................................................................................................... 26
MÓDULO CERTIFICAÇÃO ........................................................................................ 27
Agenda Institucional ........................................................................................ 27
Certificar Agenda Institucional ......................................................................... 27
Agenda de Empregado ................................................................................... 28
Negociar Agenda Empregado ......................................................................... 29
Negociar Múltiplas Agendas ............................................................................ 30
Consulta .......................................................................................................... 30
MÓDULO RESULTADOS .......................................................................................... 31
Incluir, Acompanhar e Validar Resultado ........................................................ 31
Incluir/Substituir Relatório ............................................................................... 36
Página: 3
Desempenho Gestão ...................................................................................... 36
Portfólios/Arranjos ........................................................................................... 37
Avaliação de Impactos .................................................................................... 37
Agenda de Destaques ..................................................................................... 38
CONSULTA ........................................................................................................... 39
MÓDULO GESTÃO DE DESEMPENHO ....................................................................... 40
MÓDULO GESTÃO DA ESTRATÉGIA ......................................................................... 41
MÓDULO PAINÉIS DE GESTÃO ................................................................................ 42
MÓDULO PENDÊNCIAS ........................................................................................... 43
Página: 4
1 Apresentação
1.1 Sobre este documento
Este documento apresenta o manual do usuário do sistema informatizado Integro, desenvolvido pela equipe da Gerência de Tecnologia da Informação (GTI), em conjunto com os gestores do modelo de gestão de desempenho institucional, programático e de equipes da Secretaria de Desenvolvimento Institucional (SDI).
O manual está estruturado de acordo com as etapas de operação do processo: Planejamento, Programação, Certificação, Acompanhamento dos Resultados e Consultas. Como regra geral para o detalhamento das opções do sistema, este manual vai até os níveis em que hajam operações a serem realizadas pelo usuário. Se for um nível autoexplicativo ou apenas de visualização da informação, optou-se por simplificar e não entrar nos detalhes, que podem ser verificados na própria interface do Integro.
1.2 O Modelo Integrado de Gestão de Desempenho da Embrapa (Integro)
O Modelo Integrado de Gestão de Desempenho da Embrapa, nas perspectivas institucional, programática e de equipes (Integro), foi aprovado por meio da Resolução do Conselho de Administração no. 145, de 23 de julho de 2014 - BCA no. 35/2014, norma nº 037.005.001.006.
O modelo tem três componentes básicos: institucional, programático e de equipes, conforme exposto na Figura 1
Figura 1 - Componentes do modelo de gestão integrada de desempenho.
Página: 5
O componente de gestão institucional tem o foco no desempenho das Unidades da Embrapa, o que inclui os Centros de Pesquisa e as Unidades Centrais.
O componente programático tem como foco os portfólios, por meio da carteira de seus projetos.
O componente de gestão de equipes tem o foco nos resultados alcançados nos projetos e nas ações gerenciais.
1.3 Fases do processo de Gestão de Desempenho
A fase de planejamento engloba a elaboração da Agenda de Prioridades da Unidade e a consequente inclusão no sistema, após a aprovação da chefia, das contribuições e das metas para inovação, as quais devem estar alinhadas às Diretrizes e aos Objetivos estratégicos e específicos do Plano Diretor da Embrapa (PDE), e seus respectivos resultados (planejados) a médio e longo prazo.
A fase de programação engloba e elaboração e a manutenção da Agenda Institucional (agenda anual) e a consequente inclusão no sistema das ações gerenciais vinculadas aos resultados planejados na fase anterior, as quais podem ser de rotina, locais ou corporativas, e seus respectivos resultados esperados, bem como a vinculação estratégica dos resultados previstos nos Planos de Ação de Projetos. Nessa fase também é indicada a equipe responsável pela ação gerencial.
Após a programação dá-se início à fase de negociação com a certificação da Agenda Institucional pela chefia, a indicação, pelo empregado, da sua participação nos resultados esperados (programados) de cada ação gerencial e, por fim, a certificação da agenda do empregado pelo superior imediato.
O acompanhamento deve ser feito periodicamente pelo responsável pela ação gerencial indicando o status de alcance de cada resultado programado.
As fases de planejamento, programação, negociação, acompanhamento e resultados estão ilustradas na Figura 2.
Página: 7
1.4 Responsabilidades sobre o processo
O processo Integro (Figura 3) tem sua gestão compartilhada entre a Secretaria de Desenvolvimento Institucional (SDI), a Secretaria de Pesquisa e Desenvolvimento (SPD), a Secretaria Geral (SGE) e a Secretaria de Inovação e Negócios (SIN). Cabe a cada uma dessas Unidades as seguintes atribuições:
SDI: implantação e operacionalização da gestão de desempenho institucional (agenda das Unidades);
SPD: acompanhamento e gestão de desempenho programático (portfólios – projetos/PAs);
SGE: gestão de desempenho de equipes e empregados; e,
SIN: gestão da entrega de resultados qualificados, seu uso e sua adoção.
Página: 9
1.5 Informações técnicas
1.5.1 Sobre o sistema
O Integro é um sistema web (online) que utiliza tecnologia Java.
Configurações recomendadas: utilização do navegador Mozilla Firefox.
1.5.2 Integração com outros sistemas
Visando evitar duplicação de esforços na digitação de dados, o sistema está integrado com os sistemas de Gestão da Programação (Ideare), de Gestão do Acervo Documental e Digital da Embrapa (Ainfo), de Eventos (Sieve), de Gestão das Soluções Tecnológicas (Gestec), Sistema Administrativo de Informações Contratuais (SAIC), entre outros.
1.5.3 Como obter suporte
Suporte por e-mail: [email protected]
Página: 10
2 Operacionalização
Acesso ao Integro
Integro é o sistema informatizado que faz o gerenciamento das informações das etapas do Modelo Integrado de Gestão de Desempenho da Embrapa, nas perspectivas institucional, programática e de equipes.
Detalhes: O Integro adota perfis de usuários que definem níveis de acesso ao conjunto de suas funcionalidades. Para cada funcionalidade descrita neste manual são relacionados os perfis que podem acessá-la.
Quem acessa: Qualquer empregado habilitado no Sistema de Controle de Acesso (SCS).
Ações: (1) O sistema pode ser acessado preferencialmente utilizando o navegador Firefox, pelo link na lista de Softwares, localizado na página da Intranet, ou no seguinte endereço: https://sistemas.sede.embrapa.br/integro.
(2) Na tela inicial, mostrada acima, o usuário deve informar seu nome de usuário (login utilizado para acesso aos sistemas da rede da Embrapa) e sua senha de acesso à rede.
(3) Na sequência, ao acionar o botão Entrar, será mostrada a tela de abertura do Integro, que apresenta o mapa estratégico do VI PDE (abaixo), com o menu de acesso aos seus módulos: Planejamento, Programação, Certificação, Resultados, Consulta, Gestão de Desempenho, Gestão da Estratégia, Painéis de Gestão e Ajuda.
O acesso a cada módulo depende do perfil do usuário.
Página: 12
Módulo Planejamento
Neste módulo podem ser realizadas todas as ações relacionadas com elaboração da Agenda de Prioridades da Unidade (análise de contexto, tendências, foco de atuação, proposição de contribuições e metas para inovação e consulta à própria agenda) e consultado o Plano Diretor da Embrapa.
Agenda de Prioridades
A Agenda de Prioridades é onde se registra o planejamento de cada Unidade, que estabelece os resultados planejados para o atendimento das contribuições e das metas para inovação priorizadas a serem alcançadas em cumprimento ao Plano Estratégico.
Detalhes: A definição da Agenda de Prioridades deve ser fruto de um processo de planejamento da Unidade, conforme instruções fornecidas pela SDI/GEDI/PMO disponíveis no menu AJUDA, em documentos orientadores.
Quem acessa: Administrador da Unidade
Página: 13
Ações: Ao acionar a opção Contexto e Foco de Atuação é mostrada uma tela contendo os elementos de contorno da Agenda de Prioridades – missão, visão e valores – bem como a análise de contexto e tendências e foco de atuação. Esses últimos devem ser preenchidos (opção Alterar) quando da elaboração da Agenda da Unidade, a partir dos seus documentos de referência e do seu Regimento Interno. O layout de preenchimento é igual ao de exibição com os campos de entrada de dados habilitados.
Página: 14
Ações: A opção Vincular Objetivo/Diretriz Estratégico permite especificar em que Objetivos e Diretrizes Estratégicos a Unidade se compromete a propor metas ou contribuições.
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Ações:
Após a escolha de um Objetivo ou Diretriz Estratégicos, o usuário tem duas opções, Contribuições ou Metas para Inovação.
Ações:
A opção Contribuição/Meta/Resultado Planejado habilita a Unidade a informar os compromissos assumidos com relação aos objetivos e diretrizes assinalados. Ao acioná-la, aparece a tela de escolha do Objetivo ou Diretriz Estratégicos para o qual será detalhada a Contribuição, Meta para Inovação e Resultados Planejados.
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Ações: Acionar a opção desejada: Contribuições ou Metas para Inovação.
Contribuição:
Meta para Inovação:
Ações: Para descrever uma Contribuição ou uma Meta para Inovação, acionar o botão Novo.
Uma Contribuição pode ser incluída preenchendo-se: - No. Ordem* - Descrição
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- Situação Atual - Se é relacionada ou não à rotina da Unidade - A que Objetivo/Diretriz Específico se relaciona
Para uma Meta para Inovação estão disponíveis os seguintes campos: - A que Objetivo/Diretriz Específico se relaciona - No. Ordem* - Descrição - Situação Atual - Gestor da Meta - Indicador** - Ano de alcance - Graus de Impacto nas dimensões Econômico, Ambiental, Social e Institucional, em uma escala de -3 a +3. * Sugestão: definir o nº de ordem combinando o nº do Objetivo/Diretriz com o sequencial de inclusão da Contribuição ou Meta. ** Caso não haja um indicador correspondente à meta, a inclusão de um novo poderá ser solicitada ao Administrador Geral do Integro via [email protected].
Contribuição:
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Meta para Inovação:
Ações: Finalizando o Módulo Planejamento, há disponíveis consultas à Agenda de Prioridades (opção Consulta Agenda de Prioridades) e ao Plano Diretor da Embrapa (opção Consulta Plano Diretor).
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Módulo Programação
Neste módulo devem ser detalhados os compromissos anuais assumidos pela Unidade, na forma de planos de ação de projetos (PAs) e ações gerenciais (AGs), para implementar o planejamento consolidado na Agenda de Prioridades.
Dica: A vinculação de resultados de PAs e o cadastro da Agenda de Destaques devem ser realizados após a certificação da Agenda Institucional da Unidade pela Chefia.
Vincular Resultados de PAs a Metas da Agenda de Prioridades
Quem acessa: Administrador de Unidade
O que é: Associação dos resultados previstos para os PAs no ano corrente, conforme registrado no Ideare, aos Resultados Planejados na Agenda de Prioridades.
Ação: Acionar o botão Vincular Resultados PAs a Metas/Agenda para efetuar
a operação.
Ação: Selecionar as informações solicitadas e acionar o botão Confirmar para listar os Resultados Planejados a serem vinculados.
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Ação: Ao acionar o link Vinculo a Projetos o sistema trará do Ideare os PAs que possuem o mesmo Tipo de Resultado e respectivo ano do Resultado Esperado selecionado. A cada vinculação é retornada a tela apresentando a vinculação efetuada na qual se pode Alterar/Excluir/Cancelar a vinculação realizada.
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Incluir /Alterar Ação Gerencial
Ações: Nesta operação (nas telas a seguir exemplificadas) são descritas as Ações Gerenciais de caráter estratégico para a Unidade, informando sua equipe e os Resultados Esperados correspondentes, em atendimento aos respectivos Resultados Planejados na Agenda de Prioridades.
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Ações: Após preencher as informações solicitadas, na tela seguinte, informando o “Ano Vigência Resultado Planejado” o sistema listará os Resultados Planejados com término maior ou igual ao ano informado. Da mesma forma, para o “Ano Vigência da Ação Gerencial”, será listada as AGs com término maior ou igual ao ano informado.
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Ações: Caso queira reaproveitar uma AG de ano anterior, acionar o botão Novo com base em uma Ação existente. Será mostrada uma tela para selecionar a AG desejada e confirmar a inclusão, podendo efetuar as alterações necessárias. Caso queira criar uma nova AG, acionar o botão Novo. Será mostrada a tela a seguir.
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Incluir/Alterar Ação Gerencial de Rotina
Ações: Nesta operação são descritas as Ações Gerenciais de caráter rotineiro na Unidade. Para este caso, as vinculações estratégicas já estão previamente preenchidas.
Ações: Após criar a Ação Gerencial (de rotina ou não), devem ser informados a equipe da Ação Gerencial e os respectivos resultados esperados.
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Consulta
Nesta opção são podem ser consultadas informações
sobre Agenda Programática, Agenda Institucional,
Agenda Institucional por Sublotação, Agenda de
Equipe, Agenda de Empregados, Ações Gerenciais e
Projetos. Para o Administrador da Unidade é
disponibilizada também uma planilha geral contendo
toda a programação da Unidade na forma de tabela. A
ideia desta planilha é permitir que o usuário realize
análises não previstas na interface do Integro.
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Módulo Certificação
Após concluir a inserção de todas as Ações Gerenciais e seus Resultados Esperados, o Chefe Geral deve certificar a Agenda Institucional como forma de registrar sua anuência. A partir da Agenda Institucional certificada são derivadas e negociadas as Agendas de Empregado com o registro do que cada um contribuirá para o alcance dos Resultados Planejados pela Unidade. A agenda de cada empregado deve ser certificada pelo seu superior imediato.
Neste módulo
Agenda Institucional
A Agenda Institucional explicita os compromissos da Unidade para um ano específico e representa um recorte da Agenda Institucional.
Certificar Agenda Institucional
Ações: Caso a Agenda Institucional já tenha sido certificada e novos itens sejam incluídos posteriormente, deverá ser acionado o botão Atualizar agenda da unidade e depois seguir a ação normal de certificação.
A certificação da Agenda Institucional só pode ser feita após acionar o botão Consultar. Neste momento, a Agenda Institucional é exibida, com o botão Certificar Agenda e Atualizar Agenda dos Empregados.
É importante lembrar que, após a certificação da Agenda Institucional, os itens certificados não mais poderão ser excluídos, somente cancelados.
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Agenda de Empregado
A Agenda de Empregado detalha os compromissos do empregado com o alcance dos resultados previstos na Agenda Institucional.
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Negociar Agenda Empregado
Ações: Depois de certificada a Agenda Institucional, cada empregado deve acessar a sua agenda e confirmar ou não a sua participação nos resultados dos projetos e ações gerenciais. Para manifestar concordância com a sua agenda, após editar a coluna “Participação” (Sim/Não), o empregado deve acionar o botão Salvar.
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Negociar Múltiplas Agendas
O que é: Esta funcionalidade está pendente de revisão. No momento, mostra apenas a situação das Agendas de Empregados quanto à sua certificação. Após revisão, será permitida a certificação de Agendas de Empregados em bloco pelos respectivos superiores.
Consulta
Nesta opção são podem ser consultadas
informações sobre:
(1) O status de certificação de todas as Agendas
Institucionais,
(2) A quantidade de Agendas de Empregados
certificadas por Unidade, e
(3) O status de certificação de cada Agenda de
Empregado por Unidade.
Página: 31
Módulo Resultados
Neste módulo são feitas as seguintes ações:
- A cada quadrimestre, o andamento de cada Ação Gerencial deve ser registrado por meio da inclusão, do acompanhamento ou da validação de resultados;
- Ao final de cada exercício, os relatórios de desempenho da gestão, de portfólios e de avaliação de impactos devem ser incluídos no sistema; e
- Após a certificação, deve ser criada a Agenda de Destaques.
- Consultas diversas sobre os resultados.
Incluir, Acompanhar e Validar Resultado
Por esta opção são informados: as formas de entrega dos resultados, o seu acompanhamento, os respectivos objetos de entrega, os resultados obtidos, realizada a validação destes resultados e registrada a situação dos mesmos.
Ações: Após acionar a opção “Incluir, Acompanhar e Validar Resultado” o responsável por Ações Gerenciais deve selecionar uma a uma para efetuar os relatos de andamento da mesma.
Página: 32
Ações: Acionar [Registrar] na coluna “Acompanhamento”
Informar o Status do Resultado e relatar o andamento do resultado:
(a) “Em andamento atrasado” ou “„Em andamento no prazo”: o responsável deve relatar o andamento da AG até aquele momento;
(b) “Cancelamento solicitado”: essa opção está em “Acompanhamento”, devendo o responsável relatar porque está solicitando o cancelamento;
(c) “Cancelamento aceito” ou “Cancelamento negado”: a seu juízo, o Chefe Adjunto aceita ou não o pedido de cancelamento e informa as razões da sua decisão;
(d) “Não iniciado” significa que as atividades para realização da AG ainda não foram iniciadas.
Se a AG não receber nenhum relato de andamento, o status resultante é „Não informado‟.
Página: 33
Ações: Quando o resultado for alcançado
Identificar o “Objeto de Entrega” acionando o link [Incluir]:
(a) Selecionar o “Objeto de Entrega” que comprova o “Resultado Obtido”;
(b) Para cada possível objeto de entrega, há quatro alternativas de “Registro”:
- “Registrar sem documentação”: neste caso, basta informar onde se obtém a comprovação do resultado.
- “Registrado - AINFO”: significa que uma publicação já foi cadastrada no AINFO;
- “Registrado - SIEVE”: significa que um evento já foi cadastrado no SIEVE; e
- “Registrar e Anexar Documentação”: aplica-se quando um documento relevante é produzido como comprovante do resultado.
(c) Informar a “Data de Entrega”, o “Título” e a “Descrição do Objeto”: a descrição deve ser um texto sucinto especificando o referido objeto.
Caracterizar o “Resultado Obtido” acionando o link [Incluir]:
(a) Caso necessário, ajustar o “Título” do “Resultado Obtido”; esse campo sempre vem preenchido com o “Resultado Esperado”;
(b) Preencher a “Descrição” e a “Data” do “Resultado Obtido”.
Após esse passo, o “Resultado Obtido” tem seu status de acompanhamento alterado para “Submetido à validação”.
Página: 34
Ações: Validar o “Resultado Obtido” acionando o link [Validar] na coluna Validação Resultado:
(a) A validação do “Resultado Obtido” é feita pelo perfil “Chefe Adjunto”;
(b) O responsável escolhe a “Situação do Resultado” (“Não alcançado”, “Alcançado parcialmente”, “Alcançado totalmente” ou “Ajuste solicitado”) correspondente e inclui uma “Observação”.
Dica: Pode ocorrer de um empregado solicitar o cancelamento do “Resultado Esperado”. Neste caso, o responsável deverá também validar a solicitação.
Página: 36
Incluir/Substituir Relatório
Nesta opção, são carregados os relatórios de
Desempenho da Gestão na Visão da Unidade, de
Portfólio e Arranjo e de Avaliação de Impactos. Esses
relatórios ficam à disposição das instâncias avaliativas
da Embrapa.
Desempenho Gestão
Ações:
O procedimento para inclusão destes relatórios é realizado segundo o padrão: (i) selecionar Ano de Vigência e Tipo de Relatório; (ii) Acionar o botão Buscar e Anexar ... que exibirá a tela para carga do relatório; e (iii) selecionar e anexar o arquivo correspondente.
Página: 38
Agenda de Destaques
Após encerrar o Módulo Certificação, o usuário deve realizar a criação da Agenda de Destaques. Um destaque é constituído por um conjunto de resultados esperados para o ano, devendo estar associado a um Eixo de Impacto.
Página: 39
Consulta
Este módulo oferece diversas informações relacionadas aos resultados alcançados a cada ano sob os enfoques institucional, programado e empregado .
Página: 40
Módulo Gestão de Desempenho
Este módulo oferece informações sobre o alcance das metas previstas nas Agendas Institucionais e de Empregado por Unidade (Central ou Descentralizada), Programática (ao nível de portfólios) e de Empregado.
Opções:
Página: 41
Módulo Gestão da Estratégia
Oferece informações sobre indicadores de cumprimento das metas das Agendas de Prioridades.
Opções:
Página: 42
Módulo Painéis de Gestão
Neste módulo são oferecidos diversos relatórios sintéticos gerados pelo BI.
Opções:
Página: 43
Módulo Pendências
Neste módulo o gestor tem acesso ao conjunto de pendências de acompanhamento de modo a encaminhar as providências pertinentes.
Página: 44
APÊNDICE: PERFIS DE ACESSO
Nível Perfil de Acesso Atribuição Abrangência
1 Administrador Geral Gestor do Integro Acessa todo o Integro e gerencia inclusões ou ajustes no VI PDE.
2 Administradores locais do Integro nas Unidades
Empregados credenciados em cada Unidade para operar o Integro (três por Unidade, em média).
Acessa todo o Integro no âmbito da Unidade e gerencia inclusão/exclusão e ajustes.
3 Gestor Presidente, diretores executivos, assessores DE e chefias UDs e UCs.
Acessa o Integro de todas as Unidades, mas somente para consulta.
4 Certificador de agenda institucional
Chefes gerais de Unidades Acessa o Integro de sua respectiva Unidade e certifica a agenda, bem como consulta todas as outras agendas institucionais. O chefe também pode validar os resultados de ações sob sua reponsabilidade direta.
5 Homologador de agenda institucional
Presidente e diretores executivos
Acessa o Integro de todas as Unidades e homologa as agendas certificadas, com recomendações, se pertinentes. Tem acesso a todas as agendas.
6 Supervisor Supervisores de áreas em UDs e coordenadores administrativos em UCs
Acessa o Integro de sua respectiva Unidade, negocia a participação dos empregados sob sua supervisão (sublotação) e certifica as agendas, com recomendações, quando pertinentes.
7 Certificador de agenda de equipes
Responsáveis por Planos de Ação (PAs) de projetos e responsáveis por ação gerencial
Acessa o Integro de sua respectiva Unidade e certifica a respectiva agenda (se de acordo com a participação de cada membro) ou renegocia com os supervisores.
8 Chefia Adjunta Chefes adjuntos de UDs Valida os registros do acompanhamento e os resultados de ações gerenciais.
9 Supervisor geral Chefes adjuntos de UDs Acessa o Integro e, no nível de chefia-adjunta, certifica os empregados que estão lotados em alguma sublotação, mas sem supervisor nomeado. O chefe adjunto também certificará os resultados das ações gerenciais sob responsabilidade de empregados sob sua supervisão.
10 Empregado Todos os empregados, exceto os enquadrados nos níveis 1, 2 e 3
Acessa o Integro e negocia com o seu supervisor e responsáveis por PA ou ação gerencial das equipes envolvidas a sua participação nos resultados previstos. O empregado também incluirá os objetos e resultados obtidos nos casos de ações gerenciais sob sua responsabilidade.