INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT · 2012. 3. 16. · INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 4 estabelecidos. Portanto, é responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direção

UNISUL - UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA

Curso de Engenharia Civil

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT

Prof. Dr. Oscar Ciro López ([email protected])

Esta apostila foi baseada e contém trechos de diversos documentos e livros

Florianópolis, 2008

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 2

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO ......................................................................................................................................3

GERENCIAMENTO DE PROJETOS .........................................................................................................3

PLANEJAMENTO DE PROJETOS COM PERT/CPM..............................................................................5

ESTABELECENDO OS REQUISITOS ..............................................................................................................6 REPRESENTAÇÃO AMERICANA OU REDE I-J ..............................................................................................7 REPRESENTAÇÃO FRANCESA OU REDE DE PRECEDÊNCIAS........................................................................8 CONSTRUINDO REDES PELO MÉTODO AMERICANO ..................................................................................9

MICROSOFT PROJECT ...........................................................................................................................11

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DO MICROSOFT PROJECT ............................................................................11 TRIÂNGULO DO PROJETO .........................................................................................................................12 O PROCESSO DE PLANEJAMENTO NO MICROSOFT PROJECT......................................................................13 O AMBIENTE DE TRABALHO DO MICROSOFT PROJECT .............................................................................14 ALGUNS MODOS DE VISUALIZAÇÃO.........................................................................................................15

Modo Gráfico de Gantt / Gantt de Controle ......................................................................................16 O modo Gráfico PERT .......................................................................................................................17 O modo Uso da Tarefa .......................................................................................................................18 O modo Uso do Recurso.....................................................................................................................19 O modo Planilha de Recursos ............................................................................................................20 O modo Gráfico de Recursos..............................................................................................................20 Parametrização inicial do MS Project: A tela Opções.......................................................................21 Configurar o Calendário de Trabalho de projeto ..............................................................................22

COMEÇANDO UM PROJETO DO COMEÇO...................................................................................................23 Criar e organizar uma lista de tarefas ...............................................................................................24 Estabelecer as durações das tarefas...................................................................................................24 Algumas ações freqüentes sobre as tarefas ........................................................................................24 Estabelecendo Relações entre Tarefas ...............................................................................................25 Criando Tarefas Resumidas: indentando atividades..........................................................................27 Alocação de recursos .........................................................................................................................28

Definições Preliminares..................................................................................................................28 Criar Planilha de Recursos .............................................................................................................31 Editar um Recurso ..........................................................................................................................31 Associar Recursos às Tarefas .........................................................................................................32 Superalocação de Recursos ............................................................................................................32 Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades .............................................................................36

Trabalhando com os custos ................................................................................................................37 Salvando o Projeto .............................................................................................................................38 Acompanhando o Projeto ...................................................................................................................39 Múltiplos Projetos ..............................................................................................................................41 Relatórios ...........................................................................................................................................42 Duração do Projeto............................................................................................................................42 Modelo Probabilístico ........................................................................................................................45

EXERCÍCIOS.............................................................................................................................................46 BIBLIOGRAFIA .........................................................................................................................................53


APRESENTAÇÃO O objetivo deste documento é apresentar os conceitos introdutórios para o emprego dos recursos do MS Project. O conteúdo foi elaborado de forma a ser usada como um tutorial que apresenta os principais recursos para que pretende trabalhar com gerencia informatizada de projetos, desde a sua criação, edição e controle.

Portanto, diversos recursos avançados do MS Project não fazem parte do escopo do presente documento. Recomendamos, portanto, àqueles que pretendem trabalhar com gerência de projetos, a complementação do conhecimento através da consulta à livros que tratam do assunto.

GERENCIAMENTO DE PROJETOS O entendimento do termo gerenciamento de projetos envolve conceitos relacionados com o conhecimento amplamente utilizado na viabilização e aperfeiçoamento de negócios e empreendimentos, nos mais diversos setores da economia, bem como, com o que realmente se compreende por projetos.

O gerenciamento – entendido como o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros de uma organização e o uso de todos os recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos - se torna um instrumento de grande valia quando é utilizado em todo o ciclo de vida de um empreendimento, desde a sua concepção até seu ciclo de operação.

Na visão do PMI - Project Management Institute (2004), o projeto é entendido como sendo um empreendimento temporário conduzido para criar um produto ou serviço único.

Essa definição, no entanto, ressalta que o projeto, caracterizado como empreendimento, almeja alcançar objetivos, envolve desafios e incertezas, em função de serem executados dentro de prazos definidos (para atender a característica de temporaneidade) e com características de singularidade, no sentido de serem diferentes de qualquer outro empreendimento anterior.

Portanto, temporário significa que cada projeto tem um começo e um fim bem definidos. Chega-se ao fim do projeto quando os seus objetivos foram alcançados ou quando torna-se claro que os objetivos do projeto não serão ou não poderão mais ser atingidos. O projeto é então encerrado.

O termo único significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma diferente de todos o dos outros produtos ou serviços semelhantes. Os projetos envolvem o desenvolvimento de algo que nunca foi feito antes, e que é, portanto, único. Um produto ou serviço pode ser único, mesmo considerando que já tenha sido desenvolvida uma infinidade de produtos/serviços em sua categoria. Por exemplo, muitos e muitos edifícios já foram construídos, mas cada nova unidade lançada, é única – com um proprietário diferente, projeto próprio, localização específica, construtor diferente, e assim por diante.

Nesse sentido, o gerenciamento de projetos pode ser entendido como o processo de planejar, organizar e administrar tarefas e recursos para alcançar algum objetivo gerencial concreto, geralmente submetido à restrições de tempo, recursos ou custos.

Segundo o PMI (2004), o gerenciamento de projetos é aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas ás atividades do projeto, de forma a atingir as necessidades e expectativas dos interessados pelo projeto.

O ato de atingir ou exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas, invariavelmente envolve o equilíbrio entre demandas concorrentes, como:

• Escopo, prazo, custo e qualidade; • Diferentes necessidades e expectativas das partes envolvidas; • Necessidades concretas e expectativas.

Essas duas definições envolvem a necessidade de desenvolver competências específicas do contexto de projetos, desenvolver habilidades humanas e conceituais, dominar e aplicar técnicas, bem como o domínio de ferramentas que possibilitem cumprir os objetivos


estabelecidos. Portanto, é responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direção das metas almejadas, com base nos parâmetros estabelecidos, como tempo, custo e recursos; enquanto se mantém um padrão de qualidade especificado.

O PMI - Project Management Institute, no seu Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, identifica 09 (nove) áreas de conhecimento (Figura 1) em gerenciamento de projetos, a saber:

• Gerenciamento de Integração entre os elementos do projeto; • Gerenciamento de Escopo de Projeto; • Gerenciamento de Tempo do projeto; • Gerenciamento do Custo; • Gerenciamento da Qualidade; • Gerenciamento de Recursos Humanos; • Gerenciamento de Comunicação; • Gerenciamento de Risco; • Gerenciamento das aquisições do Projeto.

Gerência da Integração do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. Ele é composto pelo desenvolvimento do plano do projeto, execução do plano do projeto e controle geral de mudanças.

Gerência do Escopo do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso. Composto pela iniciação, planejamento do escopo, detalhamento do escopo, verificação do escopo e controle de mudanças do escopo.

Gerência do Tempo do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto. Composto pela definição das atividades, seqüenciamento das atividades, estimativa da duração das atividades, desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma.

Gerência do Custo do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto. Composto pelo planejamento dos recursos, estimativa dos custos, orçamento dos custos e controle dos custos.

Gerência da Qualidade do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão satisfeitas. Composto pelo planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade.

Gerência dos Recursos Humanos do Projeto: descreve os processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto. Composto pelo planejamento organizacional, montagem da equipe e desenvolvimento da equipe.

Gerência das Comunicações do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. Composto pelo planejamento das comunicações, distribuição das informações, relato de desempenho e encerramento administrativo.

Gerência dos Riscos do Projeto: descreve os processos que dizem respeito à identificação, análise e resposta a riscos do projeto. Composto pela identificação dos riscos, quantificação dos riscos, desenvolvimento das respostas aos riscos e controle das respostas aos riscos.

Gerência das Aquisições do Projeto: descreve os processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto. Composto pelo planejamento das aquisições, preparação das aquisições, obtenção de propostas, seleção de fornecedores, administração dos contratos e encerramento do contrato.

Todas essas disciplinas, aliadas às técnicas, métodos e ferramentas que compõem cada uma, apóiam a condução do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos prazos, custos e requisitos desejados.


Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos esses aspectos desde o início do projeto, passando pelo planejamento e outras fases do projeto, até a sua conclusão.

No contexto do gerenciamento de projetos, o aprendizado do MS Project deve ser entendido como uma ferramenta que vem auxiliar a gestão de empreendimentos, portanto, não é suficiente possuir domínio dos recursos que o software oferece, mas, torna-se indispensável, entender e aprofundar o conhecimento em torno da prática de gerenciamento de projetos.

PLANEJAMENTO DE PROJETOS COM PERT/CPM O planejamento em qualquer atividade de uma organização é sempre encarado como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se planeja, muito se executa e muito tempo gasta-se refazendo um trabalho que, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado.


Normalmente, parte-se do princípio que todos os participantes de um projeto tem, como princípio, um claro entendimento de que planejar é essencial. A realidade é bem distante desta visão

Nos dias de hoje, o administrador de projetos conta com diversas técnicas e ferramentas de planejamento, tais como Controle de Qualidade, Métodos de Controle Estatístico, Técnicas baseadas em rede, gráficos de barras, cronogramas, orçamentos etc. que facilitam a sua tarefa de gestão.

Embora exista uma grande variedade de técnicas baseadas em rede, a indústria desde a segunda metade da década de 50, vêm tradicionalmente usando dois métodos para o planejamento e controle de projetos.

O primeiro deles, denominado Critical Path Method – CPM, que pode ser traduzido como Método do Caminho Crítico, surgiu entre 1956 e 1958 e foi desenvolvido pela companhia E. I. Du Pont de Nemours em parceria com o Centro de Pesquisa Aplicada UNIVAC da Remington Rand Division.

Quase que simultaneamente, em 1958 o governo norte-americano estava planejando construir uma série de submarinos atômicos e mísseis balísticos, cujo projeto foi denominado Projeto Polaris. As equipe de projetos da Marinha dos Estados Unidos, trabalhando em conjunto com as empresa Lokheed e a Booz, Allen & Hamilton International, Inc., desenvolveram um sistema computacional que foi denominado de Program Evaluation and Review Technique - PERT, cuja tradução é Técnica de Avaliação e Controle de Programas.

Tanto o CPM quanto o PERT foram desenvolvidos baseados nos conceitos da teoria de grafos, da Pesquisa Operacional. Originalmente, não existia uma diferença conceitual entre ambos métodos. A maior diferença residia no cálculo das durações das atividades.

A partir do início dos anos 60, a aplicação do método PERT, quando havia aspectos probabilísticos na determinação das durações das atividades, e do método CPM, quando as durações das atividades eram consideradas determinísticas, passou a ser conhecida com a sigla PERT-CPM.

Estabelecendo os requisitos Normalmente, para iniciar o planejamento de um projeto há necessidade de se estabelecer:

� A lista das atividades a serem executadas;

� A relação de precedência das atividades, ou seja, a identificação de quais são as tarefas antecessoras e quais as sucessoras;

� O tempo necessário para a execução das tarefas, isto é a duração de cada uma das atividades, adotada sempre numa única unidade, de acordo com o bom senso e a precisão desejada para o planejamento.

O que se pretende, nesta fase preliminar do planejamento, é montar uma estrutura lógica de tarefas a serem executadas, suas interdependências e suas durações normais. Estas informações possibilitarão a montagem gráfica do projeto na forma de uma rede. Uma rede é uma representação gráfica composta de nós e arcos, como ilustrado na figura 2.

Figura 2 – Representação gráfica de uma rede

As redes PERT-CMP podem ser representadas de duas maneiras: a primeira com as atividades nos arcos, também denominadas de redes I-J ou representação americana e a

Uma rede PERT-CMP é a representação gráfica de um projeto. Na rede são apresentadas as interdependências das atividades e as suas durações. Os objetivos básicos pretendidos ao elaborar uma rede PERT-CPM são dois: executar um projeto na menor duração e com o menor custo. Em outras palavras, o método PERT-CPM possibilita uma análise de otimização de tempo e custo.


segunda, com as atividades nos nós, denominadas de redes de precedência ou representação francesa.

Representação Americana ou rede I-J

Um projeto, representado através do Método Americano, é uma rede composta de:

� Arcos, que são Setas ou Linhas orientadas, que representam as Atividades;

� Círculos ou Nós, que representam os Eventos.

Esta representação é denominada de rede I-J porque a seta que representa a atividade caracteriza-se por um nó inicial I, denominado evento inicial, e por um nó final J, chamado evento final. Os eventos são numerados. A seta é orientada de I para J e leva na parte superior a identificação (designação) da atividade e embaixo a sua duração, como ilustrado na Figura 3.

Figura 3 - Representação pelo Método Americano

As atividades, originalmente, eram identificadas colocando por extenso o seu nome. Entretanto hoje em dia, com o uso intensivo do computador, a identificação simbólica é a mais usada (veja Figura 1.4). Uma representação simbólica identifica uma atividade por um código ou símbolo que substitui o registro do nome por extenso que consta da base de dado (veja Quadro 1).

Didaticamente, este tipo de identificação torna mais simples e rápido o entendimento e aprendizagem da construção de uma rede.

Figura 4 – Projeto com representação simbólica das atividades

Uma atividade (ou Tarefa) representa a execução efetiva de uma operação e consome tempo e recursos. Por exemplo: fundações, baldrames; reboco, etc. Os RECURSOS podem ser de quatro tipo: recursos materiais, mão-de-obra, equipamentos e dinheiro.

Um evento representa um marco (ou instante) importante de um projeto e caracteriza-se por não consumir nem tempo nem recursos. Por exemplo: início da sondagem, fim da pintura.


Quadro 1 – Representação tabular para o projeto da Figura 4

(NÓ INICIAL, NÓ FINAL) ATIVIDADE DURAÇÃO

(1, 2) Análise de Viabilidade 2

(1, 3) Tramites legais 3

(2, 5) Projetos: arquitetônico, estrutural etc. 5

(2, 4) Demolições 4

(3, 4) Instalações provisórias 1

(3, 6) Sondagens 6

(5, 7) Marcação e gabarito 2

(4, 5) Fantasma -

(4, 7) Tapumes e sinalização 8

(6, 7) Projeto de fundações 7

Representação Francesa ou Rede de Precedências

O Método Francês, também chamado de Rede de Precedências, representa um projeto na forma de uma rede (veja a Figura 1.5a) composta de:

� Arcos ou linhas Orientadas, que representam a relação de precedência atividades;

� Blocos (quadrados ou retângulos), que representam as Atividade.

No método Francês há a necessidade de introduzir duas tarefas fictícias que são: INÍCIO e FIM (veja Figura 5b).

As atividades no Método Francês se interligam por meio de setas que representam 4 (quatro) tipos de relações de dependência, como mostra a Figura 6

a) Representação Francesa

b) Representação Francesa para o projeto da Figura 4

Figura 5 - Representação pelo Método Francês


Figura 6 – Relações de Dependência para o Método Francês

• Fim-Início: Para que uma atividade possa iniciar TODAS as sua atividades ANTECESSORAS devem haver concluído. Esta é a situação mais comum;

• Início-Início: Para o início de uma atividade é necessária a realização parcial do trabalho das atividades ANTECESSORAS, ou seja, é estabelecida uma defasagem (d), positiva, negativa ou nula, entre o início das atividades;

• Fim-Fim: representa a ligação do fim de uma atividade com o fim da atividade sucessora;

• Início-Fim: representa a ligação do início de uma atividade com o fim da atividade sucessora;

Esse tipo de relações de precedência são úteis em casos reais, fazendo com que uma atividade inicie depois

(defasagem positiva), simultaneamente (defasagem nula) ou antes (defasagem negativa).

Construindo Redes Pelo Método Americano

Para se elaborar uma representação gráfica de um projeto pelo método americano é necessário conhecer alguns fatores:

1. As atividades podem ser realizadas em série (veja Figura 7a), ou seja, atividades executadas seqüencialmente ou, em paralelo (Figura 7b), que são atividades que podem ser executadas simultaneamente.

Figura 7 – Representação de atividades em série e em paralelo

Figura 8 – Atividades que nascem ou chegam a um evento


2. De um evento podem nascer várias atividades (Figura 8a) e, para um evento, podem convergir várias atividades (Figura 8b).

3. Uma atividade somente pode iniciar se TODAS (relação fim-início) as suas atividades ANTECESSORAS concluíram.

4. Entre dois eventos sucessivos somente pode existir uma única atividade (veja a explicação no Quadro 2).

Quadro 2 - Atividade Fantasma (exemplo e explicação extraídos de HIRSCHFELD, pg. 36)

Figura 1.9 – Atividades Paralelas

Para a Figura 2.8, temos as seguintes atividades e durações:

A – Pedro toma banho - duração: 10 minutos B – Maria prepara café - duração: 20 minutos C – Pedro lê o jornal - duração: 15 minutos D – Pedro toma café - duração: 10 minutos

Vemos nesta rede duas atividades paralelas:

B - Maria prepara café C - Pedro lê o jornal

Elas são chamadas paralelas porque acontecem paralelamente entre os eventos 2 e 3 (representação i- j ), ou melhor, enquanto "Pedro lê o jornal" temos que "Maria prepara café". A atividade "Pedro lê o jornal" poderia ser representada por "atividade 2 - 3". A atividade "Maria prepara café" poderia também ser representada por "atividade 2 - 3". Vemos, por tanto, que as duas atividades poderiam ser designadas por " 2-3", o que originaria confusão, principalmente porque um projeto é representado computacionalmente como uma base de dados. A fim de evitar a confusão apontada no Método Americano, usa-se um artifício. Este artifício consiste na introdução de um Evento Fictício e de uma Atividade Fantasma. A Atividade Fantasma, também chamada Atividade Fictícia, Muda ou Virtual,e é representada por uma seta tracejada. A Atividade Fantasma não consome tempo nem recursos. Veja na Figura 10 como a rede anterior poderia de forma certa ser apresentada, com a introdução de um Evento Fictício e, por conseguinte, de uma Atividade Fantasma:

Figura 10 – Atividade Fantasma e Evento Fictício

O evento 5 é um evento fictício , pois foi introduzido para resolver o dilema da representação i - j e permitir ao computador identificar corretamente a atividade em questão.. A atividade 5-3 é Fantasma, não consumindo tempo nem recursos. As atividades fantasmas devem ser evitadas quando for possível.


MICROSOFT PROJECT O Microsoft Project é um software desenvolvido pela Microsoft para o gerenciamento de projetos. Esse aplicativo possibilita organizar a informação sobre a atribuição de tempos às tarefas, a associação de custos tanto de mão de obra quanto de materiais, de forma a propricial o gerenciamento dos prazos, sem exceder o orçamento, objetivando alcançar as metas propostas para o projeto.

O Microsoft Project é uma ferramenta eficaz e flexível, cuja primeira versão foi lançada em 1985 que, além de contar com interface gráfica e amigável, vem sofrendo melhorias e dispondo de novos e poderosos recursos para permitir a administração de projetos, sejam simples ou complexos.

O Microsoft Project é uma ferramenta de planejamento para:

• Organizar o plano e ajudá-lo a organizar os detalhes que devem ser feitos; • Agendar metas que devem ser alcançadas; • Agendar as tarefas nas seqüências corretas; • Alocar recursos e custos e agendá-los de forma correta sem sobre alocá-los; • Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o orçamento; • Preparar relatórios explicativos para os clientes, gerentes, trabalhadores e

fornecedores.

Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o Microsoft Project pode ajudá-lo em:

• Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado" para verificar se tudo ficará dentro do orçamento e tempo;

• Revisar o agendamento para acomodar mudanças não previstas; • Testar diversos cenários antes de mudar o plano; • Comunicar automaticamente os afetados por mudanças feitas no projeto e solicitar

feedback sobre os seus progressos; • Colocar atualizações instantâneas do seu projeto na Internet ou intranet; • Produzir relatórios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que venham afetando

o mesmo.

Características Básicas do Microsoft Project O Microsoft Project armazena todas as informações de um projeto na sua base de dados. Emprega essa informação para calcular e controlar a programação, os custos e os outros elementos do projeto através de um planejamento. Quanto mais informação seja disponibilizada, mais será preciso o planejamento.

De forma similar a uma planilha de cálculo, o Microsoft Project mostra os resultados dos cálculos de forma imediata. Para tanto, é necessária a inserção das informações essenciais das tarefas que compõem o projeto.

Dentre os diversos recursos disponíveis no MS Project, destacamos:

Em termos gerais

• Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele não trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas da década de 60 mas totalmente superados;

• Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em muitas situações, um Gráfico de Gantt é gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados;

• Aceita relações de precedências entre tarefas tipo Fim-Início, Início-Início, Fim-Fim, e Início-Fim;


• Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-feiras;

• Permite estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de resumo”. Este aspecto é muito útil na criação da Estrutura de Decomposição do Trabalho;

• Permite uso de subprojetos;

• Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas;

• Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus próprios relatórios;

• Permite a inclusão de “campos do usuário”, que aceitam diversos tipos de operação;

Quanto ao tempo (Datas e Folgas)

• O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opção pode ser desativada, caso conveniente;

• Permite definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e feriados;

• O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”;

• Permite o uso de “datas programadas” para as tarefas;

• Permite o uso do modelo probabilístico

Em relação aos recursos

• Os recursos são ligados diretamente às tarefas;

• Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automática.

Em relação aos custos

• Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou de custos dos recursos alocados.

Triângulo do projeto

No processo de gerenciamento de um projeto através do MS Project, três fatores desempenham papeis determinantes, a saber:

• Duração: é o tempo necessário para completar o projeto, que se reflete na sua própria programação.

• Dinheiro: representa o orçamento do projeto, baseado no custo dos recursos humanos, materiais e de equipamento necessário à realização das tarefas.

• Escopo: os objetivos e tarefas do projeto, bem como o trabalho necessário para realizá-los.

Essa tríade forma o denominado triângulo do projeto. Os três fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do processo, isto é, o ajuste de um dos elementos afeta os outros dois. Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável tempo acarretará em um incremento na variável recurso ou implicará na alteração de alguma especificação do produto.

Embora os três elementos sejam importantes, normalmente um deles poderá ter maior influência no âmbito do projeto. A relação de importância entre os elementos difere de um projeto para outro e, geralmente, determina a classe de problemas que o gerente do projeto encontrará e guia as soluções que podem ser implementadas.

Em outras palavras, qualquer que seja a mudança que ocorra em uma das variáveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão que corrija a mudança de curso, garantindo a continuidade do processo. Se o gerente sabe onde encontrará limitações e onde poderá flexibilizar o processo, lhe será muito mais fácil planejar e administrar o projeto.


O processo de planejamento no Microsoft Project

Para realizar o planejamento de um projeto típico, usando Microsoft Project, devem ser levados em consideração três componentes básicos:

• Tarefas – as etapas necessárias para completar um projeto são chamadas tarefas. As tarefas são executadas em uma seqüência determinada pela natureza do projeto. Algumas tarefas ocorrem seqüencialmente, uma após a outra, ao passo que outras podem ocorrer paralelamente.

• Marcos – um marco representa um evento ou condição que marca a execução de um grupo de tarefas relacionadas ou o término de uma fase do projeto. Quando você completa um grupo de tarefas relacionadas, alcança um marco do projeto.

• Recursos – para executar uma tarefa, é preciso de recursos, os quais podem incluir pessoas, equipamentos e instalações especiais necessárias à execução da tarefa. Como os recursos raramente se encontram disponíveis 24 horas por dia, sete dias por semana, freqüentemente é necessário levar em conta a sua disponibilidade. Importante também é definir os custos destes recursos. Os recursos no MS Project serão alocados as atividades.

O Microsoft Project planeja o inicio e o final de uma tarefa tomando em conta diversos fatores, incluindo as dependências entre as tarefas, as delimitações e as interrupções, como dias festivos, feriados e férias.

O Microsoft Project programa cada tarefa utilizando a relação duração = trabalho / esforço do recurso, onde:

• Duração representa a quantidade de tempo que transcorre ante de a tarefa esteja realizada.

• Trabalho é o esforço necessário durante um período de tempo para realizar uma tarefa.

• Esforço do recurso é a quantidade de esforço dos recursos alocados à tarefa.

POR EXEMPLO:

• Se três pintores trabalham dos dias numa tarefa, com um esforço de 8 horas por dia, o trabalho de cada recurso é de 16 horas (2 dias * 8 horas).

• O esforço total dos recursos é de 24 horas ao dia (3 pintores * 8 horas)

• O trabalho total na tarefa é de 48 horas (2 dias * 8 horas * 3 pintores).

O entendimento desta fórmula é muito importante para saber de que maneira as mudanças realizadas nas tarefas afetam a programação do projeto.

Uma vez criada a lista de atividades ou tarefas e fornecida toda a informação para a programação, o plano é gerado. Você poderá visualizar um modelo completo do projeto, com sua data de término e as datas de inicio e término de cada uma das tarefas que o compõem. O processo envolve:

• Revisão do caminho crítico para detectar possíveis problemas. Um caminho crítico é um série de tarefas vinculadas que deve realizar-se em tempo para que projeto termine na data programada. Se qualquer tarefa do caminho critico atrasa, poderá atrasar a finalização do projeto.

• Avaliar e otimizar o plano. Antes de iniciar o projeto e de forma periódica ao longo da sua execução, deverá se avaliar e ajustar o planejamento do projeto, levando em consideração o âmbito, os recursos e a programação.

• Atualizar o planejamento em relação ao progresso das tarefas. Isso permite que sejam respondidas perguntas tais como: está o projeto dentro do orçamento previsto? Há necessidade de trabalho em horas extras? O projeto irá sofrer atraso?

DiegoHighlight

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• Fechamento do projeto. Avaliar as lições aprendidas e as melhores praticas observadas.

O ambiente de trabalho do Microsoft Project Quando você instala o Microsoft Project para a versão Windows, o programa de instalação coloca o MS Project no menu , em . Para iniciar o MS Project, escolha , , .

Na primeira vez que o programa está sendo aberto, será mostrado, no fundo da tela, um novo projeto denominado Projeto 1, e na frente da tela, a janela de diálogo em vindo ao Microsoft Project.

Ao fechar a janela de diálogo Bem-Vindo!, o MS Project apresentará um o novo projeto em branco num ambiente de trabalho como o ilustrado na figura 11.

Figura 11 – Conhecendo a área de trabalho

Menu Principal: É a barra tradicional dos produtos da Microsoft e contém comandos tipo “cortina”, tais como:

• Arquivo: trata das operações com arquivos;

• Editar: cuida da edição;

• Exibir: fornece as diversas visões do projeto;

• Inserir: trata da inserção de dados, colunas etc;

• Formatar: cuida da formatação de textos, tabelas, fontes, etc;

• Ferramentas: disponibiliza ferramentas adicionais de trabalho;


• Projeto: trata da inserção e ordenamento das informações relativas às tarefas e ao projeto;

• Janela: trata da visualização da tela, projetos, etc;

• Ajuda: permite tirar dúvidas on-line

Barras de Ferramentas: Contém ícones para os comandos mais utilizados pelo usuário, ou seja, contém uma série de botões que servem de atalho para comandos que normalmente seriam acessados pela Barra de menus.

Barra de Modos: Contém ícones para as visualizações mais utilizadas pelo usuário.

Barra de Edição: Ao se entrar com dados nas tabelas do programa, eles aparecem também nesta barra (igual que na planilha Excel)

Tabela de Tarefas: Espaço onde são inseridos os dados de entrada para o banco de dados do MS Project.

Área do Gráfico de Gantt: Espaço onde aparecem as visualizações gráficas, como por exemplo o gráfico de Gantt.

Escala de Tempo: Algumas visualizações possuem uma escala de tempo que está composta de duas partes: uma escala de tempo principal, na parte superior e uma escala secundária, na parte inferior. Ambas escalas podem ser reduzidas ou ampliadas pelo usuário.

Barra separadora vertical: pode ser movida para esquerda ou para direita, possibilitando uma visualização melhor a parte gráfica ou as colunas da tabela de tarefas.

A seguir, algumas as opções mais importantes serão apresentados em maiores detalhes.

Alguns modos de visualização A base de dados do projeto contém grande quantidade de informação cuja visualização, no entanto, é necessária somente em determinados instantes de tempo do processo de planejamento. A Barra de modos exibe ícones de atalho com os modos de exibição mais freqüentemente usados no MS Project, entre os quais você pode selecionar o modo de visualização desejado para o seu projeto.

O MS Project possui três maneira básicas para exibir as informações. São eles:

• Os Gráficos - que representam graficamente as informações. São gráficos os modos de exibição Gráficos de Gantt, Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos e Calendário.

• As Planilhas - que representam informações em linhas e colunas. Cada linha contém informações sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contém um campo onde você insere informações específicas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project são, em geral, chamadas de campos.)

• Os Formulários – que representam informações em um formato semelhante a um formulário em papel. Eles mostram informações sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.

Entretanto, como o MS Project possui varias formas de visualizar as informações de um projeto e nem sempre estas são sempre necessárias, as formas de visualização que são essenciais para a elaboração e condução de projetos, na sua fase introdutória, são:

• O Gráfico de Gantt; • A Planilha de Recursos; • O Gráfico de Recursos; • A Planilha de Uso do Recurso; • A Planilha de Uso da Tarefa; • Diagrama de Rede.


Modo Gráfico de Gantt / Gantt de Controle

Os modos de visualização do Gráfico de Grantt e Gantt de Controle são alcançados clicando sobre esses ícones situados na barra de modos. A opção Gantt de Controle apresenta o gráfico de Gantt original do projeto (Figura 12), acrescido automática de algumas informações, tais como tarefas criticas e percentual de trabalho concluído, que serão úteis na fase de controle físico do projeto.

Na elaboração e condução de projetos o Gráfico de Gantt é, sem dúvida, o mais utilizado e a mais importante visualização no MS Project. Ele é o padrão de visualização quando incializamos o software.

O modo de exibição Gráfico de Gantt exibe as informações sobre as tarefas relativas ao seu projeto tanto como texto quanto como gráfico de barras. Todas as informações que são inseridas como texto são também exibidas no formato de gráfico de barras. Use o Gráfico de Gantt para:

• Criar e editar um projeto inserindo tarefas e durações de tarefas; • Estabelecer relações seqüenciais entre suas tarefas; • Atribuir pessoal e outros recursos às tarefas; • Controlar o andamento do seu projeto; • Alterar as informações exibidas; • Alterar as unidades de tempo que são exibidas;

Figura 12 – Modo de visualização do Gráfico de Gantt

Para mover-se no Gráfico de Gantt você pode utilizar as barras de rolagem verticais e as barras de rolagem horizontais.

Na barra de tarefas também existe a função Zoom + e Zoom – com elas você pode visualizar o gráfico de Gantt com mais ou menos detalhes. Perceba que o gráfico de Gantt possui no alto uma escala do tempo, esta escala varia conforme você aumenta ou diminui o Zoom.


É muito comum o seu projeto possuir muitas tarefas ou mesmo ser muito grande. Normalmente, quando se deseja olhar uma tarefa específica do projeto utiliza-se a função . Para isso:

1. Seleciona-se a tarefa na visualização de planilha

2. Na barra de ferramentas seleciona-se a função ir para a tarefa selecionada.

3. Ao clicar na função o Microsoft Project desloca o gráfico de Gantt até a data de início da tarefa.

Clicando sobre o gráfico é possível realizar diversas ações, tais como alterar a relação de precedência entre as tarefas, modificar a escala de tempo etc. Além disso, várias opções podem ser acessadas clicando-se com o botão direito do mouse sobre a área do gráfico.

Para imprimir o Gráfico de Gantt, no , selecione a opção (Arquivo), depois ... (Imprimir...). Você poderá imprimir o gráfico de todo o projeto ou apenas parte dele, de acordo com as páginas ou a escala de tempo.

O modo Gráfico PERT

Além do Gráfico de Gantt, pode-se visualizar o projeto através do Diagrama da Rede, que apresenta a precedência entre as tarefas (este diagrama também é chamado Diagrama de Precedências). Para acessar o modo do Gráfico PERT, na Barra de Modos clique no botão .

O modo Gráfico PERT ou Diagrama de Rede (Figura 13) é a opção que mostra o fluxo geral do projeto e o relacionamento das tarefas, i.e, é um modo de visualização que mostra as dependências entre as tarefas do projeto como um gráfico de fluxo de rede.

As tarefas são representadas por caixas ou nós e as dependências de tarefa são representadas por linhas que conectam as caixas. As caixas, que representam cada tarefa, contém o nome da tarefa, o número da sua identificação (ID), a duração, a data de início e de término.

Figura 13 – Digrama de rede de precedência

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Você pode alterar a aparência do modo de Gantt, com um duplo clique em qualquer lugar da área do gráfico, escolhendo novas definições dentre as disponíveis na caixa de dialogo Estilo de Caixa.

O Diagrama de Rede é útil para:

• Criar e ajustar a sua agenda; • vincular tarefas para especificar a seqüência das tarefas e determinar as datas de

início e término; • Mostrar graficamente tarefas concluídas, em andamento ou ainda não iniciadas; • Identificar o Caminho Crítico do projeto; • Atribuir pessoas e outros recursos (como um equipamento) a tarefas específicas.

O modo Uso da Tarefa

O modo de exibição Uso da tarefa, apresentado na figura 14, possibilita a visialização da distribuição do trabalho no período considerado de cada tarefa, exibindo as tarefas do projeto com os recursos atribuídos agrupados abaixo delas.

Figura 14 – Modo Uso da Tarefa

Você pode alterar a aparência do modo Uso da Tarefa, com um duplo clique em qualquer lugar da área da planilha, escolhendo novas definições para a mesma na caixa de diálogo .

Use a Planilha de Uso da Tarefa para:

• Atribuir pessoas e outros recursos às tarefas.

• Inserir e editar informações sobre tarefas e recursos, como, por exemplo, trabalho, datas de início e de término, custo, alocação de trabalho e disponibilidade de trabalho.

• Distribuir as atribuições de tarefas de maneira mais uniforme entre os recursos.

• Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas específicas.


• Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitações do trabalho.

• Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma data posterior.

O modo Uso do Recurso

O modo Uso do Recurso, ilustrado na Figura 15, permite a verificação de quanto, como e quando está sendo usado cada recurso, ou seja, exibe os recursos do projeto com as tarefas atribuídas agrupadas abaixo deles. Ela relaciona cada recurso ao trabalho que eles terão que desempenhar no projeto.

Para visualizar a opção Uso do recurso, clique no ícone correspondente da Barra de Modos.

Figura 15 – Modo Uso do Recurso

Você pode alterar a aparência do modo Uso do Recurso, com um duplo clique no lado direito da planilha, escolhendo novas definições para a mesma na caixa de diálogo .

Use a Planilha de Uso do Recurso para:

• Inserir e editar informações sobre as atribuições de tarefas de um recurso;

• Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação;

• Distribuir as atribuições entre os recursos de maneira mais uniforme;

• Determinar quanto tempo cada recurso tem disponível para atribuições de trabalho adicionais;

• Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas específicas;

• Analisar os custos do recurso em uma tarefa específica.

• Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitações do trabalho.


O modo Planilha de Recursos

O modo de exibição Planilha de Recursos, mostrado na Figura 16, possibilita definir cada recurso, a que gruo de recurso pertence, a sua taxa horária, a sua taxa para horas extras, a forma de desembolso, entre outras.

Figura 16 - O modo Planilha de Recursos

Para visualizar a opção Planilha de Recursos, clique na opção correspondente na Barra de Modos. É possível inserir dados na Planilha de Recursos, clicando com o botão direito do mouse no título de qualquer coluna, selecionando . Na caixa de diálogo no campo Nome do Campo, escolha um rótulo para o cabeçalho da coluna e clique OK.

Use a Planilha de Recursos para:

• Inserir e editar informações sobre recursos do projeto;

• Analisar o número de horas de trabalho atribuídas a cada recurso;

• Analisar os custos dos recursos;

• Definir o tipo de recurso (Recursos de Trabalho ou Recursos Materiais).

O modo Gráfico de Recursos

O modo Gráfico de Recursos, apresentado na Figura 17, possibilita a visualização gráfica da utilização dos recursos, após alocados em cada tarefa, bem como o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Você poderá analisar as informações sobre um recurso de cada vez, sobre recursos selecionados ou sobre um recurso e os recursos selecionados ao mesmo tempo. Ao exibir esses dois tipos de informações, você verá dois gráficos (um para o recurso individual e outro para os recursos selecionados) de modo que possa compará-los.

Use o Gráfico de Recursos para:

• Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação;

• Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar;

• Ver a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha;


• Determinar quanto tempo um recurso tem disponível para trabalho adicional;

ANALISAR OS CUSTOS DOS RECURSOS.

Figura 17 - O modo Gráfico de Recursos

Parametrização inicial do MS Project: A tela Opções

Alguns procedimentos do MS Project podem ser padronizados de modo a facilitar o trabalho de planejamento. Isso, porque o MS Project possui, por padrão, uma formatação própria que nem sempre representa aquilo que se deseja utilizar nos projetos Para alterar a formatação padrão, clique na opção do Menu Principal, selecione .

Por exemplo, pode-se padronizar a unidade de duração das tarefas. O padrão inicial é “dia”. Ou seja, caso não seja informada a unidade de tempo da duração da tarefa (m = minutos, h = horas, d = dias, s = semanas, me = meses, na = anos), o MS Project assume a duração em dias.

Se quiser alterar este padrão, após acessar a tela , clique em e altere o campo para o valor desejado como padrão.

A entrada de dados pode ser facilitada pela criação de “padrões” de uso do MS-Project,

através da tela . Para acessá-la, clique em .

Figura 18 - Ferramenta opções


Configurar o Calendário de Trabalho de projeto

Outra padronização importante diz respeito ao calendário a ser utilizado pelo MS Project. Toda tarefa pressupõe o uso de determinado calendário que especifica os dias de trabalho, horário do expediente e feriados.

O Calendário Padrão (Standard) pressupões que:

• A semana começa no domingo

• Os dias de trabalho vão de segunda-feira até sexta-feira

• Os dias de descanso são o sábado e o domingo

• O expediente de trabalho é das 08h00 às 12h00 e das 13h00 às 17h00

• Não há feriado

É a partir destas informações que serão determinados o tempo de execução de cada tarefa, os recursos a ela vinculados e conseqüentemente a duração do projeto.

Para alterar as informações do calendário padrão, clique na guia que aparece na tela de opções e altere os valores desejados. Observe que nem todas as informações do calendário padrão poderão ser modificadas.

Você pode trocar o calendário do projeto para que reflita os dias e horas laboráveis de cada pessoa que participa no projeto.

Os valores predeterminados do calendário são de segunda-feira à sexta-feira, das 8:00 a.m. até as 17:00 p.m., com uma hora de almoço. As definições são válidas para o “mês corrente” (o mês que aparece na tela).

O calendário pode ser modificado facilmente, podendo definir outros períodos não laboráveis, feriados ou férias.

1. No menu Ferramentas, clique em .

2. Selecione uma data no calendário

3. Para trocar um dia da semana na totalidade do calendário, por exemplo para fazer com que a jornada de trabalho da Sexta-feira inicie às 7:30 a.m. e termine às 4:30 p.m., dê um clique no cabeçalho da coluna do dia (parte superior do calendário).

4. Para trocar o período de trabalho de todos os dias da semana, por exemplo, iniciar o trabalho de segunda-feira a sexta-feira, das 7:30 a.m. e finalizar às 17:00, com uma hora e meia de almoço, dê um clique no cabeçalho do primeiro dia de trabalho e arraste o mouse até o último dia de trabalho da semana.

Figura 19 - Propriedades de trabalho


Começando um projeto do começo Para iniciar o planejamento de um projeto usando o MS Project, após abrir o programa, você deverá inserir as informações iniciais de um novo projeto. Quando um novo projeto é criado, pode-se especificar a sua data de início ou de finalização, mas não as duas ao mesmo tempo. Entretanto, recomenda-se estipular a data de inicio do projeto e deixar que o MS Project calcule a sua data de término, em função das durações e relações de dependência das tarefas.

Em geral, os projetos são programados dessa maneira. Ao introduzir uma informação sobre o projeto, como as durações e as relações de dependência das atividades, o Microsoft Project

programa o trabalho e calcula a data mais cedo para o término do projeto.

Se, no entanto, o projeto deve concluir numa data pré-determinada, deve-se inserir essa data final. Nesse caso, o Microsoft Project procederá, recursivamente, à programação das tarefas a partir da data final do projeto, determinando a data mais tarde possível de terminar cada tarefa. Esta opção é útil quando temos uma data limite para a conclusão do projeto e queremos ter uma idéia de quando começar, de modo que o prazo seja cumprido.

Para criar um novo projeto, planejado a partir da sua data de inicio, e visualizar as suas informações iniciais, proceda da

seguinte maneira:

• Abra o MS Project em um novo projeto em ;

• Altere a formatação padrão para atender ao modelo de trabalho atual;

• Configure o Calendário de Trabalho de projeto;

• Defina a data de início do projeto em (Figura 20);

• Após ter inserido os dados iniciais, bem como padronizado e criado um modelo de trabalho, salve o arquivo com o nome do seu projeto.

Após preenchida a tela inicial, será apresentada a tela de entrada de dados.

Se desejar, você pode aumentar a parte visível da planilha, de modo que a coluna de predecessoras fique à mostra (coloque o ponteiro do mouse sobre a Barra Separadora Vertical, clique, segurando o botão do mouse e arraste para a direita).

Figura 20 - Informações sobre o projeto

Quadro 3 - Informações sobre o projeto Data de início – data de início do projeto

Data de término – data de término do projeto. Inicialmente contém a data atual. Após a entrada de dados conterá a data de término do projeto, conforme calculado pelo programa. Caso se deseje que o programa efetue os cálculos na modalidade do “fim para o início”, deve-se preencher este campo e também o campo seguinte. Observe que o preenchimento deste campo é mutuamente exclusivo em relação ao campo Start date (Data de Início), conforme escolha a ser feita no campo apresentado a seguir.

Agendar a partir de – determina a data a considerar para montar a agenda (a Data de início ou a Data de término). Os cálculos para obter as datas das tarefas da rede são feitos com base nesta opção.

Data de Início do Projeto - os cálculos são feitos do início para o final da rede

Data de Término do Projeto - os cálculos são efetuados do fim para o início da rede.

Data atual – data atual de acordo com o relógio do computador

Data de status – data da coleta dos dados de andamento do projeto (custos)

Calendário – especifica os dias da semana e horários a serem considerados na agenda. O calendário padrão (Standard), por exemplo, considera os seguintes dias/horários de serviço: segunda a sexta, das 08h00 às 17h00, com intervalo para almoço entre as 12h00 e 13h00. Estas informações do calendário padrão podem ser alteradas pelo usuário.

Prioridade – indica a prioridade do projeto. Deve ser um número de 0 a 1000. Quanto maior o número maior a prioridade. Esta informação é utilizada quando o MS Project tem que decidir quanto à alocação de um recurso a um projeto ou outro.

O botão Estatísticas... apresenta estatísticas sobre o projeto, tais como: data de início e término, duração, trabalho e custo.


Criar e organizar uma lista de tarefas

As listas de atividades são informações que podem ser visualizadas na folha de Diagrama de Gantt. Como já foi dito anteriormente, no MS Project, todas as ações, atividades (ou fases de um projeto), são denominadas tarefas.Tarefas são atividade que tem início e fim determinados e a conclusão de uma tarefa é pré-requisito para a conclusão do projeto.

Para digitar os dados do projeto, clique na coluna Nome da Tarefa, na Área para Tabelas, e digite o nome da primeira atividade (Figura 21). Depois clique na coluna Duração ou pressione a tecla TAB, e digite a duração da tarefa, que deve ser informada por um número seguido de uma letra.

Estabelecer as durações das tarefas

A Duração é o período total de trabalho ativo necessário para a conclusão de uma tarefa. É geralmente o período de trabalho do início ao término de uma tarefa, conforme definido pelo calendário do projeto e de recursos. A duração decorrida é o tempo

que a tarefa levará para ser concluída, com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias, inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas, dias e semanas podem ser inseridos em uma duração decorrida.

O Microsoft Project calcula as datas de início e de fim com base na duração da tarefa e em como elas são relacionadas. O valor de duração é seguido de uma abreviação de unidade de tempo que poderá ser: meses = me; semanas = s, dias = d; horas = h; minutos = m.

Eventualmente, quando se tenha informações suficientes apenas para determinar um valor provisório e não final da duração de uma tarefa, o MS Project permite que você trabalhe com uma duração estimada para a atividade. Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o seu status, uma duração estimada é claramente marcada por um ponto de interrogação após a unidade de duração.

Por exemplo, para a primeira atividade, digite 8h, indicando duração de 8 horas. Caso não tenha certeza do tempo de duração da atividade, você pode digitar o símbolo “?” após a letra (por exemplo, 8h?). Dessa forma, o MS Project entende que se trata de estimativa. Posteriormente, quando se disponha do valor correto, basta digitar o tempo de duração sem o símbolo “?”.

Observe que ao digitar o tempo de duração, o MS Project automaticamente calcula o valor das colunas Início e Término. Portanto, você não deve digitar nada nestas colunas.

Algumas ações freqüentes sobre as tarefas

Depois que você inserir a lista de tarefas, você pode querer realizar algumas ações, tais como acrescentar, excluir ou mover essas tarefas que permitem organizar melhor o projeto.

COMO INSERIR UMA TAREFA?

O MS-Project insere uma linha em branco acima da linha que está selecionada no momento

Caso você queira inserir uma tarefa entre duas já existentes proceda da seguinte forma:

Figura 21 - lista de tarefas

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• Selecione a linha que deseja inserir a tarefa;

• No menu escolha ; Ou clique no botão direito do mouse e selecione ;

• Insira a nova tarefa.

Dica: Sugere-se que a primeira tarefa a ser inserida tenha o nome do próprio projeto, pois, posteriormente, todas as tarefas abaixo do nome do projeto podem ser recuadas a direita, tornando a primeira atividade o marco inicial do empreendimento.

COMO MOVER UMA TAREFA?

O MS Project pode mover tarefas de uma localização para outra. A grande vantagem é que o MS Project mantém todas as características da tarefa na sua nova posição

Para mover uma tarefa:

• Selecione, na extrema esquerda da tabela de Gantt, o numero da tarefa a ser movida;

• Arraste com o mouse a tarefa para a sua nova localização.

COMO EXCLUIR UMA TAREFA?

Para excluir uma tarefa:

• Selecione a tarefa;

• No menu escolha . Você também pode usar a tecla Delete do teclado.

COMO DESFAZER UMA EXCLUSÃO?

Caso você tenha errado no momento de fazer a exclusão ou você queira voltar atrás sobre alguma ação cometida, clique no botão Desfazer na barra de ferramentas Padrão. O Desfazer também pode ser acessado no menu na opção .

COMO INSERIR MARCOS?

Um marco é um objetivo ou ponto de verificação intermediário do seu projeto. Representa um ponto importante do projeto. Para inserir um marco você procede da mesma maneira que para inserir uma tarefa, no entanto a tarefa terá duração 0 (zero).

Para inserir um marco:

• Digite uma tarefa;

• Clique na coluna Duração;

• Digite 0.

O gráfico de Gantt exibe então o marco como um diamante preto, com a data do lado.

Estabelecendo Relações entre Tarefas

Criada a lista de tarefas informada a duração de cada uma delas, o próximo passo é estabelecer a relação de precedência entre as tarefas, isto é, construir vínculos entre as tarefas. As relações entre as tarefas são denominadas de relações de dependência ou precedência. Uma tarefa que deva começar ou finalizar antes de outra tarefa possa começar é chamada tarefa predecessora. Uma tarefa que dependa do início ou fim de outra tarefa é chamada tarefa sucessora. Por exemplo, algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes que outras possam começar ou, ainda, outras podem depender da data de início de uma tarefa predecessora.

Vincular um projeto consiste em estabelecer uma dependência entre tarefas. Quando você vincula tarefas, na realidade você define uma dependência entre as datas de início e de término. No MS Project, essas relações podem ser (veja Figura 6):


• Término-a-início (TI): é a relação padrão quando você vincula tarefas. Assim que a primeira tarefa finaliza, a próxima tarefa tem início;

• Início-a-início (II) – é a relação em que duas tarefas começam ao mesmo tempo;

• Término-a-término (TT) – é a relação em que ambas as tarefas finalizam ao mesmo tempo;

• Início-a-término (IT) – é a relação menos comum. Pode ocorrer quando o fim de uma tarefa depende do início de uma tarefa posterior.

Você pode realizar a vinculação entre tarefas de diversas maneiras. Para vincular duas atividades, proceda da seguinte maneira (Figura 22):

1. Selecione a primeira tarefa;

2. Selecione a segunda tarefa. Você pode usar CTRL+Clique do Mouse para selecionar tarefas que não sejam adjacentes;

3. No menu escolha a opção ou na barra de ferramentas clique no ícone

.

Entretanto, esse procedimento é útil e rápido quando se tem que realizar a vinculação de

somente duas atividades. Para o caso em que uma atividade tenha

mais de uma antecessora, o procedimento deverá ser repetido com cada uma das atividades antecessoras.

Uma alternativa mais eficiente quando uma atividade possui mais de uma atividade antecessora é empregar a tela Informações sobre a tarefa, e manipular as tabelas de entrada de dados das atividades.

Você poderá editar os dados na tela de informações sobre a tarefas da seguinte maneira (Figura 23):

1. Na tabela de Gantt de um duplo clique na tarefa cujos dados deseja editar;

2. A caixa de dialogo aparecerá;

3. Dê um clique na orelha Predecessoras para ativá-la. Na tela da orelha Predecessor existem os seguintes campos:

• Nome: Nome da tarefa

• Duração: Duração

• Predecessores: Predecessores

• ID: Numero identificador da tarefa. O mesmo da tabela de Gantt

Figura 22 - Vincular tarefas

Figura 23 – Informações dobre as tarefas


• Nome da Tarefa: Nome da tarefa predecessora

• Tipo: Tipo (TI, II, TT, IT)

• Retardo: Folga ou Antecipação - com o MS-Project você pode especificar um tempo de folga ou antecipação entre as tarefas para que possa ter um modelo preciso das dependências que ocorrem na prática. Um tempo de antecipação é quando o início de uma tarefa precede o fim da predecessora. Um intervalo entre duas tarefas é chamado tempo de folga. Você pode inserir a antecipação ou folga entre tarefas em minutos, horas, dias ou semanas; minutos, horas, dias ou semanas decorridas; ou como porcentagem da duração das tarefas das predecessoras. Tanto a folga ou a antecipação pode ser inserida da mesma forma, ou seja, especificando um tempo de folga ou de antecipação digitando um sinal de + (folga) ou de – (antecipação) à frente da duração.

4. Na tabela de informações clique na coluna Nome da tarefa e selecione a atividade predecessora da atividade corrente. Quando haja mais de uma predecessora, mude de linha para inserir todas as atividades.

5. No campo Tipo especifique o tipo de relação entre as tarefas: Término-a-início (TI), Início-a-início (II), Término-a-término (TT), Início-a-término (IT). Para alterar o tipo de vínculo, de uma maneira rápida, proceda da seguinte maneira (Figura 24):

• No lado direito do Gráfico de Gantt, na parte gráfica, clique duas vezes sobre a linha de vínculo;

• Na janela Dependência entre tarefas, no campo Tipo, selecione o tipo de vínculo desejado.

À medida que o conjunto de atividades que compõem o projeto está sendo informado, repare que o MS Project automaticamente vai montando o Gráfico de Gantt.na Área Gráfica (lado

direito da planilha), ou seja, par e passo em que você informa cada atividade, o cronograma físico (Gráfico de Gantt) do projeto vai sendo plotado, bem como, construídas as relações de precedência entre elas.

Criando Tarefas Resumidas: indentando atividades

Tarefas de resumo é um recurso para montar uma rede criando estruturas hierárquicas entre as tarefas (Figura 25). O MS Project permite hierarquizar tarefas em até 9 níveis.

Para criar níveis em um conjunto de atividades, proceda da seguinte maneira:

1. Digite todas as atividades na tabela de entrada;

2. Selecione as atividades que serão indentadas, isto é, as atividades que estarão diretamente vinculadas à atividade da linha superior à primeira linha da seleção;

3. Na barra de ferramenta, pressione o botão recuo (seta à direita) para tornar as atividades selecionadas elementos das atividades resumo.

Figura 24 – Dependência entre tarefas

Figura 25 – Indentando tarefas


Para remover uma atividade, isto é, para remover a estrutura de tópicos criada, basta pressionar, na barra de ferramentas, o ícone recuo para a esquerda.

Alocação de recursos

Neste ponto do processo de planejamento do projeto, é necessário fazer a identificação do diferentes recursos para a realização das tarefas. A atribuição de recursos torna o gerenciamento da agenda do projeto mais precisa, bem como o uso do software poderá fornecer informações para ajudá-lo no gerenciamento desses recursos. Além disso, como padrão, o Microsoft Project calcula a duração de cada tarefa com base no número de recursos atribuídos e na sua alocação à tarefa.

Os recursos são responsáveis pela conclusão efetiva das tarefas do projeto. Há dois tipos de recursos, os recursos materiais e os recursos de trabalho.

Use os recursos quando desejar indicar quem ou o que é responsável pela conclusão das tarefas em sua agenda. Você pode configurar recursos em seu projeto e atribuí-los às tarefas.

Use recursos em seu projeto quando sua meta for:

• Controlar a quantidade de trabalho feita pelas pessoas e equipamentos ou a quantidade de material usada na conclusão das tarefas.

• Assegurar um alto nível de responsabilidade e compreensão do projeto. Quando as responsabilidades estão claras, o risco de as tarefas não serem supervisionadas é menor.

• Ser mais preciso ao agendar o tempo necessário para as tarefas e a data de sua provável conclusão.

• Monitorar os recursos aos quais tenha sido atribuído muito pouco ou bastante trabalho.

• Controlar o tempo e os custos dos recursos

O Microsoft trabalha com dois tipos de recursos:

� Recursos de Trabalho são equipamentos e pessoas que realizam trabalho para concluir uma tarefa e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as tarefas.

� Recurso material são os suprimentos e outros itens de consumo usados para completar as tarefas de um projeto.

Quando um recurso é alocado a uma tarefa, o Microsoft Project calcula o tempo de trabalho do recurso baseado em valores de alguns campos.

• Normalmente o Microsoft Project agenda o recurso para iniciar o trabalho no mesmo momento do início da tarefa para a qual foi alocado. O software então distribui de forma uniforme o trabalho agendado ao recurso ao longo da tarefa.

• Microsoft Project somente agenda trabalho durante as datas e horários definidas como horas de trabalho do recurso, definidas no calendário do recurso.

• Caso o usuário defina que as unidades do recurso serão menores que 100%, isto é, o recurso não estará alocado o tempo todo para a tarefa, o Microsoft Project agenda o tempo de uso do recurso de acordo com o percentual, dividindo de forma uniforme o trabalho. Por exemplo, caso haja uma tarefa que dure 40 horas e um recurso seja alocado com 50% de utilização (ou 0,5 da unidade), então este recurso deverá trabalhar somente 20 horas nesta tarefa. O mesmo vale para caso em seja necessário alocar mais de 100% de unidades de recurso.

Para entender melhor estes conceitos é preciso conhecer como o Micorsoft Project parametriza e calcula a duração em função da alocação de recursos.

Definições Preliminares Como já foi dito anteriormente, sempre convém, ao se criar um novo projeto, estabelecer antecipadamente as definições preliminares que serão válidas para todo o projeto. No caso de recursos, é importante conhecer os seguintes conceitos e definições:


� Tipo de tarefa relativamente à carga de recursos e duração;

� Tipo de tarefa relativamente ao empenho;

� Como fornecer quantidade de recursos

TIPO DE TAREFA RELATIVAMENTE À CARGA E DURAÇÃO

No MS Project as tarefas podem ser classificadas como pertencentes aos tipos mostrados a seguir e que têm influência direta na duração da tarefa (acesse a opção , no Menu Principal, , , campo :

� Duração Fixa: a duração da tarefa não se altera pela alteração na quantidade de recursos a ela alocada;

� Unidades Fixas ou Carga Fixa: a duração da tarefa é conseqüência da quantidade de recursos alocados;

� Trabalho Fixo: a duração da tarefa é conseqüência da quantidade de recursos alocados.

Estes tipos se relacionam da seguinte maneira: TRABALHO = CARGA X DURAÇÃO, em que a carga representa a quantidade de recursos.

Entender a formula do calculo de alocação de recursos do Microsoft Project é muito importante, pois é com ela que o software calcula os tempos e os custos do seu projeto.

A formula diz que o trabalho é igual às unidades dos recursos alocados, multiplicadas pela duração de suas tarefas.

A partir de derivações algébricas simples pode-se chegar a outras variações desta formula.

CARGA = TRABALHO / DURAÇÃO ou DURAÇÃO = TRABALHO / CARGA

Quando você aloca um recurso a uma tarefa você precisa ao menos fornecer o nome do recurso. Você pode opcionalmente informar as unidades de cada recurso e (ou) o trabalho alocado a cada recurso. A duração da tarefa foi informada quando você a criou.

O Microsoft Project está programado com a seguinte seqüência de calculo. Primeiro alterar a duração, depois e trabalho e por ultimo as unidades.

TIPO DE TAREFA RELATIVAMENTE AO EMPENHO

Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que são tarefas que possuem controle de empenho ou não possuem controle de empenho.

O agendamento controlado pelo empenho indica que à medida que você adicionar recursos a uma atribuição de tarefa, o trabalho será redistribuído entre todos os recursos para manter de um modo geral a mesma quantidade de trabalho para a tarefa.

Da mesma forma, nas tarefas controladas pelo empenho, se você remover recursos das mesmas, o trabalho será redistribuído entre os recursos restantes, novamente, para manter a mesma quantidade de trabalho de um modo geral.

Por exemplo, para a tarefa de pintura de uma sala, se dissermos que para pintar esta sala um determinado pintor consegue pintá-la em 08 (oito) horas, intuitivamente, sabemos que se tivermos dois pintores para realizar o trabalho, a tarefa de pintar esta sala deverá demorar menos. Ou seja, ao adicionarmos mais recurso a uma tarefa, a duração desta foi modificada. Então esta é uma atividade (pintar paredes) que possui controle de empenho.

Figura 26 - Tipo de tarefa


Do mesmo modo, em uma tarefa de pilotar avião, se dissermos que em uma viagem de Brasília a São Paulo, com um piloto, o vôo demora 1 hora e 30 minutos, não importa a quantidade de pilotos que pilotem o avião, a duração do vôo será a mesma. Ou seja, ao adicionarmos mais recursos à tarefa, a duração desta não se modificou. Logo, esta é uma atividade que não possui controle de empenho.

Por padrão, no Microsoft Projectas tarefas são de Unidades Fixas e controladas pelo empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem atribuídos a uma tarefa, menor será o trabalho que cada recurso precisará executar.

Se você tiver uma tarefa de Duração Fixa e controlada pelo empenho, quanto mais recursos forem atribuídos, menor será o trabalho que cada recurso precisará fazer para concluir a quantidade de trabalho reduzida da atribuição. Como se trata de uma tarefa de duração fixa, isso terá o efeito adicional de que cada recurso poderá ter um esforço menor, isto é, menos unidades de atribuição.

Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo é controlada pelo empenho. Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades fixas controladas pelo empenho, se você adicionar recursos, o trabalho será distribuído entre as atribuições e a duração diminuirá.

Para determinar o tipo de atividade, siga os seguinte passos:

• No Gráfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique duas vezes sobre ela;

• Na janela, Informações sobre a tarefa, na pasta Avançado, selecione se a tarefa tem controle de empenho ou não;

• Na mesma janela, determine no campo Tipo de Tarefa se a mesma possui Unidades Fixas ou Duração Fixa ou Trabalho Fixo.

FORMA DE FORNECIMENTO DA QUANTIDADE DE RECURSOS

No MS Project as quantidades de recursos podem ser fornecidas de duas formas (acesse a opção , no Menu Principal, , , campo :

� Percentual: os valores são fornecidos na forma percentual. Por exemplo, pode-se informar que o recurso Pedreiro de uma tarefa estará dedicado a ela durante 50% de seu tempo total diário;

� Decimal: os valores fornecidos se referem a quantidades inteiras com fração. Por exemplo, pode-se dizer que se necessita de 2,5 galões de tinta para a tarefa pintura ou, então, que se necessita de 0,5 pedreiro para realizar a tarefa.

Estas duas formas são equivalentes: tanto faz fornecer 0,5 pedreiro como 50%. O uso de uma ou outra forma depende da conveniência de linguagem.

Figura 27 -Planilha de recursos


Criar Planilha de Recursos

Antes de começar a atribuir recursos, você pode inserir todas as informações sobre recursos para o seu projeto, tal como custos e grupos de recursos, de uma vez, criando uma lista de recursos. Isto economizará seu tempo ao atribuir recursos a suas tarefas. Uma lista de recursos inclui os nomes dos recursos e o número máximo de unidades como um percentual da disponibilidade de cada recurso.

Para criar uma lista de recursos (Figura 27), siga os passos abaixo:

1. Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos;

2. No campo Nome do recurso, digite os recurso;

3. No campo Tipo, selecione se o recurso é de trabalho ou material;

4. Preencha as demais informações sobre o recurso, onde.

� Recurso: nome do recurso; � Iniciais: iniciais do nome do recurso;

� Grupo: o grupo a que o recurso pertence (departamento, setor, localização na empresa ou espécie);

� Unidades Máximas: quantidade máxima de recursos disponíveis simultaneamente;

� Taxa Padrão: custo do recurso por hora de trabalho normal;

� Taxa h. extra: custo de recurso por hora extra de trabalho;

� Custo/uso: custo por utilização de uma unidade de recurso; � Acumular: forma de pagamento do recurso (rateado, início e

fim); � Calendário Base: tipo do calendário que o recurso utiliza;

� Código: código do recurso.

Editar um Recurso

O Microsfot Project permite que você edite as informações de cada um dos recursos que serão utilizados no projeto. Para isso, faça (Figura 28):

1. Na planilha de recursos, dê um clique duplo na linha do recurso que deseja editar;

2. Quando o quadro Informações sobre o recurso estiver disponível, faça as alterações necessárias e pressione OK.

O campo disponibilidade do recurso é utilizado quando o recurso está disponível em apenas uma parte do projeto.

Os campos correio eletrônico e Grupo de Trabalho são utilizados quando o recurso estiver vinculado a um projeto em rede ou Internet.

Figura 28 - Informações sobre o recurso

Atribuindo Custos a um Recurso

Os custos de um recurso podem ser atribuídos de 3 maneiras distintas.

Custo por Hora: Calcula-se o custo do recurso como a taxa por hora X duração da atividade;

Custo por hora extra: Utilizado para quando o recurso possuir diferenciação de preço de trabalho para horas extras;

Custo por Uso: O custo é uma função da quantidade solicitada e não do tempo de realização da atividade.


Associar Recursos às Tarefas

A associação de recursos às respectivas tarefas pode ser feita através da própria planilha de entrada de dados, na coluna Nome do Recurso. Caso deseje alocar mais de um recurso à mesma tarefa, separe-os com ponto-e-vírgula (;).

Outra maneira de atribuir recursos às atividades é seguir os seguintes passos:

1. Na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt.

2. No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa para a qual deseja atribuir o recurso;

3. Na Barra de Ferramentas, clique no ícone Atribuir

recursos .

4. No campo Nome, selecione o recurso a ser atribuído à tarefa.

5. Clique em Atribuir.

Dicas:

• Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor que 100 no campo Unidades.

• Para atribuir vários recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar recursos não-adjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes.

• Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que 100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois carpinteiros. Se necessário, digite o nome de um novo recurso no campo Nome.

• Uma marca de seleção à esquerda do campo Nome indica que o recurso está atribuído à tarefa selecionada. O nome do recurso também aparece próximo à barra de tarefas no Gráfico de Gantt.

Superalocação de Recursos

Os recursos são superalocados quando recebem mais trabalho do que podem concluir nas suas horas de trabalho agendadas. Em qualquer gráfico ou planilha, a superalocação é apresentada com o recurso ficando na cor vermelha.

Antes de tentar resolver problemas de superalocação de recursos, será necessário determinar que recursos são superalocados, quando ficam superalocados, para quais tarefas estão atribuídos e em que momentos. Para resolver o problema, os recursos devem ser alocados de forma diferente ou a tarefa deve ser re-agendada para um momento quando o recurso estiver disponível.

Para verificar superalocação (Figura 30), faça:

Figura 29 - Atribuição de recursos

Figura 30 - Superalocação de recursos


1. No menu Exibir, clique em Uso do recurso.

2. O modo de exibição Uso do recurso mostra as horas totais em que o recurso está trabalhando, as horas totais em que o recurso está trabalhando em cada tarefa e as horas trabalhadas por período de tempo na escala de tempo.

3. Recursos que ainda não tenham nenhuma tarefa atribuída não têm tarefas listadas sob seus nomes.

4. Tarefas que não tenham recursos atribuídos são listadas em Não atribuído no campo Nome do recurso.

5. No menu Projeto, aponte para Filtro para e clique em Recursos superalocados.

6. Todos os recursos de trabalho que estiverem superalocados serão exibidos e realçados.

Para resolver conflitos de superalocação, pode-se usar qualquer uma das estratégias que se seguem ou uma combinação delas.

• Aumentar o número máximo de unidades disponíveis de um recurso. Se você realmente possui recursos adicionais disponíveis, insira um número grande de unidades na caixa de diálogo Informações do Recurso ou na Tabela de Recursos.

• Alocar um recurso diferente à tarefa com excesso de alocação. Determinar se têm-se ou não outro recurso disponível que pode fazer o trabalho.

• Ajustar relações ou restrições de tarefas. Quando duas tarefas que se sobrepõem causam um conflito de alocação, é possível re-programar uma tarefa de modo que uma tarefa comece mais tarde.

• Deixar um espaço para horas extras. Pode-se inserir o trabalho em regime de horas extras para o recurso no campo trabalho hora extra.

• Estende os dias e horas de trabalho no calendário de recurso. Este método é indicado quando se quer que o trabalho adicional seja pago como horas extras e que nenhum trabalho adicional seja incluído no cronograma da tarefa.

Outras duas formas de resolver superalocação são: Reduzir o trabalho de um recurso ou realizar o nivelamento de recursos.

REDUZIR O TRABALHO DE UM RECURSO

Após ter atribuído um recurso a uma tarefa, você pode alterar os valores totais de trabalho do trabalho de um recurso na tarefa ou alterar os valores de trabalho de um período de tempo específico durante o qual o recurso trabalha na tarefa. A personalização de valores de trabalho dessa forma pode fazer com que sua agenda fique mais precisa em um nível mais detalhado.

• Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. Os recursos estão agrupados embaixo das tarefas às quais estão atribuídos.

• Na parte da escala de tempo do modo de exibição, altere os valores de trabalho individuais (ou horas) dos recursos atribuídos.

• DICA 1: Você também pode alterar o valor de trabalho total de uma atribuição de recurso inserindo um novo valor no campo Trabalho.

• DICA 2: Você também pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os valores de trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais estão atribuídos. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.


NIVELAMENTO DE RECURSOS

O nivelamento de recursos (ou redistribuição de recursos) é outra opção que se pode utilizar em situações nas quais a carga de uso de um determinado recurso exceda a sua disponibilidade. O Microsoft Project chama de nivelamento ao processo de descobrir, a partir da simulação de cenários, uma nova programação de tarefas, de tal forma que o projeto possa ser executado com os recursos disponíveis.

O software permite que seja feito o nivelamento manual de uma tarefa ou o nivelamento automático das tarefas (Figura 31).

Para realizar o nivelamento de recursos de um projeto, proceda da seguinte maneira:

1. Clique em , do Menu principal e escolha a opção ;

2. Determine se o nivelamento será manual ou automático;

3. Escolha a forma de procura por super alocações (precisão). A procura poderá ser realizada minuto a minuto, hora a hora, dia a dia, semana a semana ou mês a mês;

4. Determine o intervalo em que o nivelamento será realizado;

5. Escolha a ordem do nivelamento no campo Ordem de redistribuição. Existem 3 ordens de nivelamento:

• Somente identificação: determina como critério de desempate entre duas atividades super alocadas, o numero de identificação.

• Padrão: analisa inicialmente a folga de cada atividade. Quanto maior a folga, maior a possibilidade de deslocamento durante o nivelamento. Se ocorrer empate na folga, o critério passa a ser o ID da atividade.

• Prioridade, Padrão: utiliza inicialmente o critério de prioridade da atividade como critério de desempate. Caso as atividades envolvidas no nivelamento tenham a mesma prioridade, a ordem de controle do nivelamento passa a ser a Padrão.

6. Defina os outros parâmetros para o nivelamento, dentre eles, se o nivelamento deve ser dentro da folga permitida, sem atrasar o projeto, se o nivelamento pode alterar os perfis de alocação de recursos e se o trabalho pode ser interrompido e retomado posteriormente;

7. Clique em .

8. Compare as situações antes e depois do nivelamento através do modo de exibição Gantt de Distribuição.

9. Clique em (ou atraso somente dentro das folgas disponíveis).

O Microsoft Project permite que sejam definidas Restrições e Prioridades para o Nivelamento. As restrições limitam os ajustes que o software pode fazer ao determinar quais atividades devem ser distribuídas.

Os principais tipos de restrição são:

• Mais breve possível – A Atividade deve se iniciar o mais breve possível

• Mais tarde possível – A atividade deve se iniciar o mais tarde possível, não permitindo folga entra as atividades;

• Deve iniciar em – A atividade deve iniciar em uma data específica;

Figura 31 - Redistribuição de recursos


• Deve terminar em – A atividade terminar em uma data específica;

• Não iniciar antes de: A atividade somente se inicia após uma determinada data;

• Não iniciar depois de: A atividade tem um limite máximo de data para se iniciar;

• Não terminar antes de – A atividade somente é concluída após uma determinada data;

• Não terminar depois de – A atividade tem um limite máximo de data para ser concluída.

Para atribuir uma restrição:

1. Selecione a atividade que terá alterada as suas restrições

2. Dê um clique duplo para abrir o formulário de informação da tarefa;

3. Clique em guia ;

4. No campo restringir tarefa, selecione o tipo desejado e clique OK.

A prioridade indica a importância de uma atividade e a disponibilidade para o nivelamento. As tarefas com prioridade mais baixa são atrasadas ou divididas primeiro.

Os principais tipos de prioridade são:

• Não redistribuir – A atividade não será nivelada em nenhuma hipótese.

• Máxima – A atividade será nivelada somente em casos extremos.

• Muito Alta – A Ati

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INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT · 2012. 3. 16. · INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 4 estabelecidos. Portanto, é responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direção