Job Accounting

Gerenciamento do uso de impressoras de rede. Preservao inteligente de recursos e insumos.

Guia Rpido de Instalao do Software

OKI Print Job Accounting

Oki Data do Brasil Informtica Ltda Depto. Tcnico (verso 1.5 novembro/2007)

Contedo deste Material

Introduo Viso Geral Requisitos Modelos Suportados Planejamento da Instalao Escopo do Planejamento Print Job Accounting Server Print Job Accounting Client Exemplos de Cenrios de Instalao Definindo Restries Individuais por Usurio Exemplo Prtico Definindo Configuraes de Custos Gerando Relatrios de Utilizao da Impressora Recuperando o Server ID de uma Instalao Anterior Print Job Accounting Client for MacOS Classic Print Job Accounting Client for MacOS X Print Job Accounting Server na OKI C9800 Novos Recursos do Print Job Accounting Server Novos Recursos do Print Job Accounting Client

3 3 4 4 4 4 5 13 13 16 18 19 25 29 33 36 38 41 45

Oki Data do Brasil Informtica Ltda Depto. Tcnico

Pgina 2

Software OKI Print Job Accounting SERVERGuia Rpido de Instalao

IntroduoO Software OKI Print Job Accounting, desenvolvido especialmente para impressoras OKI instaladas em redes TCP/IP, possibilita recursos de contabilizao que permitem calcular custos de impresso, controlar ou limitar a utilizao da impressora e definir restries de acesso aos usurios da mesma. Outras aplicabilidades incluem: Controlar custos limitando o acesso a impresses em cores para determinados usurios; Planejar a alocao do equipamento, monitorando exatamente quanto cada usurio imprime; Configurar custos mximos para cada usurio individualmente, baseado no histrico do registro de sua utilizao.Nota: Este software armazena as informaes sobre os trabalhos impressos (logs) diretamente na memria Flash da impressora ou em seu Hard-Disk (opcional). Entretanto, em funo da limitao de espao de armazenamento da memria Flash, recomendamos que a impressora seja equipada com o acessrio Hard-Disk opcional, o qual utilizado automaticamente pelo software.

Viso Geral


Pgina 3

RequisitosJob Accounting Server: Um computador (no dedicado) com Sistema Operacional Windows Server 2003, Windows XP, Windows 2000 ou Windows NT 4.0 (com Service Pack 6 ou mais atual); Job Accounting Client: Um ou mais computadores com Sistema Operacional Windows 95, 98, Me, NT 4.0 (com Service Pack 6 ou mais atual), 2000, XP, MacOS Classic (8.6 a 9.2) ou MacOS X (Jaguar, Panther e Tiger); Uma ou mais impressoras OKI (somente modelos suportados) conectadas a redes TCP/IP ou diretamente ao servidor do Job Accounting, via porta paralela ou USB.Nota: Este software no opera em ambientes de redes NetWare ou NetBEUI, e no compatvel com estaes rodando o sistema operacional IBM AS/400.

Modelos Suportados Linha MonoB4300 / B4350 / B4400 / B4600 ()

C3400 C5300 C6100 C7550 C9600

Linha Color C5100 C5150 C5400 C7300 C8800 C9800(*) C5500 C7500 C9300

C5200 C6000 C7350 C9500

B6200() B6300() B6500() Linha MFP Color C5510 MFP ES1624 MFP C3530 MFP C5550 MFP

() Requer a instalao de memria Flash OU interface de rede para funcionar, e ser necessrio configurar o painel da impressora de OEL para ODA; () Nestes modelos somente os logs dos trabalhos impressos podero ser obtidos, e no possvel carregar uma lista de usurios para a memria Flash da impressora, a fim de definir restries de uso para os usurios. Obs.: Estes modelos so suportados somente com a verso 2.16 do Job Accounting Server, requerem atualizao de firmware para a verso 1.0.52 ou mais atual e de um Hard-Disk para funcionar; () Modelo suportado a partir da verso 3.02 do Job Accounting Server (requer atualizao de Firmware para a verso 2.18). Obs.: No necessita de Hard-Disk para funcionar; (*) Requer que o recurso Grupos de Impresso do EFI Fiery esteja desabilitado.

Planejamento da InstalaoO primeiro passo antes de iniciar a instalao do software OKI Print Job Accounting PLANEJAR esta instalao. muito importante j haver um esboo da forma como o software atender s necessidades, para que no ocorram problemas que impeam ou limitem erroneamente as impresses dos usurios que podem imprimir.

Escopo do Planejamento1) Faa uma lista, usando o MS-Excel, que englobe nomes, usernames (login de rede) e endereos de e-mail de todos os usurios que utilizam/utilizaro a impressora; 2) A partir desta lista, defina quais usurios NO tero permisso para imprimir nada; 3) Defina quais usurios NO tero permisso para imprimir trabalhos em cores; 4) Defina outras restries planejadas para os usurios, tais como: Volume de impresses por dia, semana ou ms (em folhas); Custo mximo de impresses por dia, semana ou ms (em unidades monetrias); Tempo mximo de uso da impressora por dia, semana ou ms (em minutos).Oki Data do Brasil Informtica Ltda Depto. Tcnico Pgina 4

Print Job Accounting Server1) A figura abaixo mostra a tela principal do Job Accounting Server. Adicione ao software a impressora que ser gerenciada, clicando no menu Printer Add a Printer.

2) Selecione o modo atravs do qual o software ir localizar a impressora: Porta Local USB ou Paralela Rede TCP/IP Em seguida, clique no boto Avanar. Caso o endereo IP da impressora seja conhecido, o mesmo pode ser especificado selecionando a opo Specify the printer by address.


Pgina 5

3) As impressoras que podem ser gerenciadas sero localizadas. Selecione aquela cujos logs deseja adquirir e em seguida clique no boto Avanar. A coluna Status mostra se a impressora j est sendo gerenciada pelo JA Server. Caso positivo, ser exibida a mensagem: Acquired by other server Caso contrrio, ser exibida a mensagem Not acquired 4) Aps a seleo da impressora, a tela seguinte permitir configurar opes gerais do JA. Revise todos os itens a seguir antes de clicar no boto Concluir: Printer Name: Nome da impressora no software JA. Printer Group: Se a impressora pertencer a um grupo de impressoras previamente definido, abra a lista e selecione o grupo desejado. Acquire Logs: Especifique o intervalo de tempo para que o JA Server possa adquirir automaticamente os logs dos trabalhos impressos, ou especifique um ou mais horrios para que isto ocorra, selecionando a opo Time e clicando no boto Change Time.Oki Data do Brasil Informtica Ltda Depto. Tcnico Pgina 6

Fees: Selecione a partir da lista de impressoras a opo que descreve a relao de custos para suas pginas impressas. Os custos atribudos, previamente definidos em dlares, podem ser alterados clicando-se no boto Define Fees. Consulte a seo Definindo Configuraes de Custos, na pgina 19, para mais detalhes. Operation at Log Full: Especifique como a impressora deve atuar em caso de falta de espao de armazenamento para os logs. Esta funo possui 3 opes: o Cancel the job: Instrui a impressora a cancelar todos os trabalhos subseqentes a esta situao (log full). o Do not acquire the log: Instrui a impressora a continuar imprimindo sem armazenar os logs dos prximos trabalhos. o Delete old logs: Faz com que os logs mais antigos sejam excludos para liberar espao para o armazenamento dos logs atuais. Inhibt the initialization of Hard Disk and Flash Memory: Esta opo, quando marcada, desabilita o recurso de inicializao do HD ou da memria Flash, prevenindo que os mesmos sejam formatados via painel e evitando assim que os dados (logs) armazenados nestes dispositivos de armazenamento sejam excludos. Auto Export Logs: Especifique se o programa ir exportar automaticamente os logs de trabalhos impressos obtidos. As opes so: o Do not automatically export: Desabilita o recurso, restando a alternativa de exportao manual. o Automatically export logs: Exporta logs automaticamente no formato definido no item Log Export. o Automatically export logs for report: Exporta logs automaticamente para um arquivo no formato CSV (separado por vrgulas), o qual pode ser aberto pelo programa MS-Excel, para a gerao de relatrios. o Mail logs to administrator: Exporta logs automaticamente no formato definido no item Log Export e envia o arquivo de exportao por e-mail ao Administrador no dia seguinte data de fechamento do relatrio. Observao: Para usar esta funo necessrio que sejam configuradas as opes Mail Server, Senders e-mail address e Administrators e-mail address (opes disponveis no menu Option Setup). o Mail logs for report to administrator: Exporta logs automaticamente para um arquivo no formato CSV e o envia por e-mail ao Administrador no dia seguinte data de fechamento do relatrio. Observao: Para usar esta funo necessrio que sejam configuradas as opes Mail Server, Senders e-mail address e Administrators e-mail address (opes disponveis no menu Option Setup). Use Restrictions: Especifique as restries gerais de uso somente para os usurios no registrados e/ou para impresses locais. As opes so as seguintes: o Disable Printing: Quando marcada para Unregistered ID, cancela todas as impresses de usurios no registrados. Quando marcada para Local Print, inibe todas as impresses via painel da impressora (pginas de Demo, Menu Map, etc). o Disable Color Printing: Quando marcada para Unregistered ID, cancela todas as impresses coloridas de usurios no registrados. Quando marcada para Local Print, inibe todas as impresses coloridas via painel da impressora.Nota: Estas restries de uso no se aplicam aos usurios registrados. Consulte a seo Definindo Restries Individuais por Usurio, na pgina 16, para mais detalhes.


Pgina 7

5) A tela seguinte exibe a impressora j adicionada ao programa JA Server. Imediatamente aps a adio de uma impressora ao sistema, o software solicitar o registro dos usurios, para os quais podero ser definidas as restries anteriormente planejadas.Nota: Os usurios Local Print e Unregistered ID so definidos como padro no software, e no podem ser excludos.

Nesta etapa, possvel optar entre adicionar usurios ao sistema (boto Add) ou cancelar a operao (boto End). Se a operao for cancelada, o JA ir controlar os trabalhos de impresso normalmente, porm no identificar os usurios que solicitaram estes trabalhos, uma vez que os mesmos no foram registrados. Isto bastante til quando a finalidade da instalao for simplesmente a de estimar/controlar custos gerais com impresses sem que, no entanto, sejam impostos limites ou restries aos usurios. Se desejar optar por cancelar a operao de adio de usurios ao sistema, salte para o item 13, na pgina 12, para prosseguir com a configurao do JA Server. 6) Clicando no boto Add, o Job Account ID registration (assistente de registro de IDs do Job Account) iniciado, onde possvel selecionar as seguintes opes: Add a User: Permite adicionar um ou mais usurios no sistema. Manage multiple Job Account ID as a group: Gerencia diversos IDs do JA como um grupo de usurios. Ex: Depto.Oki Data do Brasil Informtica Ltda Depto. Tcnico Pgina 8

7) Selecionando a primeira opo, a tela seguinte permitir a adio manual de usurios. Este modo recomendado quando o nmero de usurios a serem registrados no sistema pequeno. Basta especificar um Job Account ID, o nome e o endereo eletrnico (opcional) do usurio e clicar no boto Add. Use o boto Change para alterar qualquer informao digitada incorretamente, ou Delete para excluir as informaes do usurio selecionado.

Nota: Job Account ID um cdigo numrico de identificao utilizado pelo JA para que o sistema possa reconhecer os usurios que esto realizando as impresses. Este cdigo enviado junto com o trabalho a ser impresso. Alguns exemplos de Job Account ID que podem ser atribudos aos usurios no sistema so: Ramais, cdigos funcionais, etc.

Se desejar adicionar automaticamente mltiplos usurios, utilize o boto File para importar dados de uma lista previamente formatada e gravada no formato CSV. Exemplo de uma lista de usurios criada com o MSExcel. A ordem das informaes no arquivo dever ser a seguinte:

Username (login de rede), JA ID, E-mail (opcional) e Nome do Usurio (opcional).Aps a gravao do arquivo no formato CSV, o mesmo ficar assim:


Pgina 9

Outro modo conveniente de adicionar mltiplos usurios automaticamente utilizando o recurso Remote Server. Se houver um Servidor de Domnio na organizao, basta especific-lo para que o JA Server carregue a lista de todos os usurios registrados neste servidor. Neste caso, porm, o software atribuir de forma aleatria um Job Account ID para cada usurio, os quais posteriormente podero ser alterados.

8) Aps registrar os usurios no JA Server, clique no boto Avanar e selecione, conforme o caso, as seguintes opes adicionais da tela:

Notifies total result by e-mail: Marque esta opo se desejar que os usurios sejam notificados por e-mail sobre o Uso Mensal da impressora. O e-mail ser disparado no dia seguinte data de fechamento do relatrio, conforme configurao disponvel em: Option Setup Change the closing date Notifies by e-mail when Limit Value was exceeded: Marque esta opo se desejar que os usurios sejam notificados por e-mail quando seus valores-limite configurados (veja passo n. 10), forem excedidos. Nesta situao, todas as impresses subseqentes sero canceladas automaticamente. O sistema tambm enviar um email automtico para estes usurios quando seus limites forem restabelecidos pelo Administrador.Nota: Para usar estas opes ser necessrio configurar Mail Server, Senders e-mail address e Administrators e-mail address (opes disponveis em Option Setup).Oki Data do Brasil Informtica Ltda Depto. Tcnico Pgina 10

9) A tela seguinte permite definir as restries que sero aplicadas a TODOS os usurios que foram anteriormente registrados no JA Server:

Disable Printing: Marque esta opo se desejar que todos os usurios registrados sejam impedidos de imprimir. CUIDADO ao marcar esta opo! Disable Color Printing: Marque esta opo se desejar que todos os usurios registrados sejam impedidos de imprimir em cores. Opo til para economia de toner. 10) Selecione uma ou mais opes da tela seguinte para configurar valores-limite s impresses dos usurios registrados. Quando o(s) limite(s) configurado(s) for(em) atingido(s) por um dos usurios registrados, os trabalhos de impresso subseqentes deste usurio sero bloqueados e no sero impressos.

Printed Sheets: Marque esta opo para limitar o nmero de folhas impressas para cada um dos usurios registrados. Ex: 200 folhas. Fees: Marque esta opo para limitar as impresses por um valor mximo de custo, em unidades monetrias, para cada um dos usurios registrados. Ex: 50,00. Printer Use Time: Marque esta opo para limitar as impresses por um tempo mximo de uso, em minutos, para cada um dos usurios registrados. Ex: 600 minutos. Staple: Esta opo estar disponvel somente se a impressora possuir o mdulo opcional de grampeamento (Finisher). Marque-a para limitar as impresses grampeadas, por um nmero mximo de grampos utilizados. Ex: 250 grampos.Nota: As limitaes acima aplicam-se globalmente a todos os usurios registrados no sistema. Para configurar valores-limite para cada usurio, individualmente, consulte a seo Definindo Restries Individuais por Usurio, na pgina 16.Oki Data do Brasil Informtica Ltda Depto. Tcnico Pgina 11

11) Para cada uma das restries selecionadas no passo anterior possvel determinar a periodicidade em que as mesmas tero validade, conforme as opes a seguir: Do not specify: Use esta opo para no especificar um perodo de validade para a restrio selecionada. Neste caso o usurio continuar imprimindo at que um dos valores-limite configurados seja atingido. By month: A restrio ter validade mensal. By week: A restrio ter validade semanal. By day: A restrio ter validade diria. 12) Clicando no boto Concluir, encerra-se o Assistente de Registro do Job Account ID, retornando para a lista dos usurios registrados.

13) Clicando no boto End, o programa pergunta se deve iniciar o servio de aquisio de logs de trabalhos impressos.

Nota 1: Este servio ativado na prpria impressora. Desta forma, o software passar a contabilizar os trabalhos impressos somente a partir do momento em que o servio for iniciado (Status= Acquired). Nota 2: Mesmo com o software Print Job Accounting Server em execuo, nenhum log ser adquirido se o Status do servio, na tela principal do JA Server, for igual a Not acquired.


Pgina 12

Print Job Accounting Client for WindowsO software Oki Print Job Accounting Client, disponvel para Windows 95, 98, Me, NT 4.0 (com Service Pack 6 ou mais atual), 2000 e XP, permite que o JA Server identifique corretamente o Job Account ID de quem est realizando uma impresso e aplique as restries definidas para este usurio. Sua instalao opcional, de acordo com as necessidades do escopo de instalao anteriormente planejado.

Exemplos de Cenrios de InstalaoAlguns exemplos de cenrios possveis so exibidos abaixo: Cenrio 1 Se desejar que apenas alguns usurios tenham permisso para imprimir: Instale o JA Client somente nas estaes dos usurios que tero permisso de imprimir e configure o JA Server de modo a desabilitar as impresses provenientes de usurios no registrados (Unregistered ID). Consulte a seo Use Restrictions, na pgina 7, para mais detalhes. possvel tambm atribuir um nico Job Account ID para todos os usurios com permisso de impresso, visando facilitar a configurao do software, desde que no seja necessrio criar nenhuma outra limitao por usurio. Cenrio 2 Se desejar que apenas alguns usurios tenham permisso para imprimir em cores: Instale o JA Client somente nas estaes dos usurios que tero permisso de imprimir em cores e configure o JA Server de modo que as impresses coloridas provenientes de usurios no registrados (Unregistered ID) sejam bloqueadas. Consulte a seo Use Restrictions, na pgina 7, para mais detalhes. Cenrio 3 Se desejar limitar ou controlar o volume de impresses por Departamento: Neste caso no ser necessrio atribuir um Job Account ID para cada usurio. Basta atribuir um Job Account ID para cada Departamento, criando um Grupo de Usurios ao invs de configurar as restries para cada usurio. Instale o JA Client nas estaes dos usurios dos departamentos que deseja limitar ou controlar, e configure cada um destes usurios com o mesmo Job Account ID do Departamento ao qual pertencem. Consulte a seo Manage multiple Job Account ID as a group, na pgina 8, para mais detalhes. Cenrio 4 Se desejar limitar ou controlar o volume de impresses por Usurio: Neste caso necessrio atribuir um Job Account ID diferente para cada usurio. Instale o JA Client nas estaes dos usurios que deseja limitar ou controlar, e configure cada um destes usurios com seu respectivo Job Account ID, anteriormente definidos no JA Server.Nota: Tenha em mente que a atribuio de permisses a usurios implica na conseqente limitao do uso da impressora. Isto poder causar conflitos internos ou problemas se estes usurios no tiverem sido comunicados previamente sobre a implementao de limitaes de uso, principalmente se a impressora anteriormente tinha sua utilizao liberada. Assim, visando causar o mnimo de impacto durante o processo de implantao do sistema, considere a necessidade de notificar seus usurios com a devida antecedncia, informando-lhes detalhes sobre o funcionamento desta aplicao.


Pgina 13

H quatro modos de operao para o software Oki Print Job Accounting Client, disponveis na tela principal do aplicativo, para escolha conforme explicaes abaixo: Tab Popup Hide Not supported Aps escolher um modo de operao, clique no boto Change para salvar a alterao. Ser exibida a mensagem abaixo:

Modo TAB: Neste modo uma nova guia (aba) com o ttulo Job Accounting estar disponvel na tela do driver da impressora especificada, possibilitando a entrada de dados, relativos ao JA, do usurio da estao. Estes dados precisam conferir com aqueles que foram configurados no JA Server, e s precisam ser digitados uma nica vez. Se os dados do usurio da estao forem digitados incorretamente, talvez o usurio no consiga realizar impresses. Este modo de operao deve ser escolhido quando o computador de uso exclusivo de um nico usurio.

Modo POPUP: Neste modo uma tela para entrada de dados relativos ao JA ser exibida cada vez que o usurio da estao solicitar uma impresso. As impresses estaro condicionadas validao dos dados do usurio. Opte por este modo quando o computador for utilizado por mais de um usurio.Oki Data do Brasil Informtica Ltda Depto. Tcnico Pgina 14

Modo HIDE: Este modo requer que o Administrador do sistema crie um arquivo CSV contendo as informaes de todos os usurios pertinentes ao JA, como Username (login de rede) e Job Account ID. Aps a importao deste arquivo para o JA Client, utilizando a opo Import ID File, o software identificar automaticamente o usurio logado na estao, sem que este precise conhecer ou especificar seu Job Account ID.

Dica: O mesmo arquivo CSV criado para importar os usurios no JA Server, conforme descrito na pgina 9, pode ser utilizado na importao dos usurios para o JA Client.

Modo NOT SUPPORTED: Neste modo todos os trabalhos de impresso sero reconhecidos como provenientes de um usurio no registrado (o mesmo que ID=0) e no sero impressos caso o JA Server tenha sido configurado para bloquear as impresses de usurios no registrados (consulte a seo Use Restrictions, na pgina 7, para mais detalhes). Alm disso, neste modo, os nomes dos documentos impressos no sero identificados pelo JA Server e, portanto, no estaro disponveis nos logs do programa para a gerao de relatrios.


Pgina 15

Definindo Restries Individuais por Usurio possvel definir restries/limitaes de uso da impressora individualmente por usurio, mas isto deve ser feito manualmente para cada usurio, acessando as propriedades da impressora que est sendo gerenciada pelo programa JA Server. 1) Para acessar as propriedades da impressora e outras opes disponveis, clique com o boto direito sobre a linha referente impressora anteriormente adicionada ao JA Server, cujo status agora est definido como Acquired, o que significa que o servio de aquisio de logs de trabalhos impressos est ativo (consulte o item 13, na pgina 12, para mais detalhes). Em seguida selecione a opo Properties.

2) Clique na guia User para visualizar todos os usurios atualmente registrados no sistema. Note que, como at o momento nenhuma restrio/limitao foi atribuda a nenhum usurio, o status atual de todos Enable Printing (impresses permitidas). 3) Clique no boto Register para acessar a tela Job Account ID Registration, atravs da qual possvel alterar as propriedades de cada usurio e definir restries ou limitaes de uso da impressora individualmente.


Pgina 16

4) Em seguida, selecione um dos usurios registrados no sistema e clique no boto Change para acessar suas propriedades e definir restries ou limitaes de uso.

5) Navegue pelas guias Use Restrictions (restries de uso) e Limit Value (valoreslimite) para definir as restries/limitaes de uso para o usurio selecionado.


Pgina 17

Exemplo PrticoSuponha que seja necessrio definir que um ou mais usurios no tero permisso para imprimir em cores e, alm disso, suas impresses monocromticas sero limitadas em 500 folhas por ms, sendo que o perodo de validade ser do primeiro ao ltimo dia de cada ms. Para configurar estas restries, faa o seguinte: a. Na guia Use Restrictions marque a opo Disable Color Printing para desabilitar impresses coloridas; b. Na guia Limit Value marque a opo Printed Sheets (folhas impressas) e defina o valor 500 no campo sheets como limite; c. Em Valid Period (perodo de validade), selecione a opo By month (por ms) e a opo To the end of the month para definir que o perodo do ms em que a limitao ser aplicada ser do dia 1 at o final do ms. d. Marque a opo Carry over unused value to the next valid period se desejar que o nmero de folhas no utilizadas pelo usurio, ao trmino do perodo, seja adicionado sua cota no prximo perodo de validade; e. Repita o procedimento acima para cada um dos usurios para os quais deseja definir as mesmas restries/limitaes. 6) Utilize a guia Usage Status para verificar as estatsticas de utilizao atuais do usurio, conforme limitaes definidas anteriormente. A coluna Already-used amount exibe informaes sobre as quantidades j utilizadas no perodo atual, enquanto a outra coluna, Available usage amount exibe informaes sobre o saldo disponvel para o usurio. Na hiptese de um usurio atingir qualquer um dos valores-limite definidos no perodo atual, suas impresses subseqentes sero canceladas. Para reabilitar as impresses deste usurio, basta marcar a opo Reset e clicar no boto OK para que os valores da coluna Already-used amount, sejam zerados.


Pgina 18

Definindo Configuraes de CustosEntre os diversos recursos interessantes que o software Oki Print Job Accounting possui, uma das finalidades principais do aplicativo a de custear as pginas impressas. possvel atribuir valores aos suprimentos da impressora de forma que o software calcule automaticamente o custo das pginas impressas, baseado em valores reais. Para definir custos de impresso para uma impressora, clique na mesma com o boto direito do mouse e selecione a opo Define Fees.

O software j vem com diversas tabelas de custos previamente cadastradas (em dlares), correspondentes aos diversos modelos de impressoras Oki. Voc pode selecionar uma destas tabelas e alterar seus custos, ou criar uma nova tabela personalizada. O boto Add permite adicionar uma nova tabela de custos em branco. O boto Delete permite a excluso de uma tabela de custos que foi adicionada pelo usurio. Obs: No possvel excluir uma tabela pr-definida pelo software. O boto Properties permite acessar os dados contidos na tabela selecionada, possibilitando sua alterao. Mesmo as tabelas pr-definidas podem ser modificadas utilizando-se esta opo. O boto End finaliza a aplicao, passando ao software as informaes da tabela selecionada.


Pgina 19

Supondo que seja necessrio criar uma nova tabela de custos totalmente em branco, clique no boto Add e defina um nome para este novo perfil de custos. Na guia Pages possvel definir um custo pr-fixado para cada pgina colorida e monocromtica. Assim, o software realizar a contabilizao baseado nestes custos, independentemente da rea de cobertura (ideal para contratos de Outsourcing). Marcando a opo Sheet possvel ainda especificar o custo unitrio de cada folha utilizada, o qual ser somado ao custo apurado da pgina caso tenha sido selecionado. Para calcular o custo unitrio de uma folha, basta dividir o preo da resma de papel pela quantidade de folhas (normalmente 500 folhas). Ex: Preo da Resma = R$ 25,00 25,00 500 = R$ 0,05 por folha Na guia Toner use amount possvel especificar custos de toner de acordo com a rea de cobertura verificada pelo software. Cada nvel (level) de cobertura equivale a um intervalo de rea, conforme especificado no quadro da pgina 26. O software calcula automaticamente os valores mdios para cada nvel de toner, baseado no preo dos cartuchos de toner digitados nos campos Color Price (para os trs cartuchos coloridos) e Mono Price (para o cartucho Black). Aps entrar com os preos dos cartuchos, marque a opo Large capacity para informar ao software, se for o caso, que todos os cartuchos de toner so de alta capacidade (padro OKI). Em seguida clique no boto Automatic calculation para que seja realizado o clculo automtico das fraes de custo de toner para cada nvel de rea de cobertura, preenchendo a tabela de custos.Oki Data do Brasil Informtica Ltda Depto. Tcnico Pgina 20

Na guia Drum use amount possvel acrescentar composio de custos por pgina informaes relativas ao custo da utilizao dos cilindros de imagem, uma vez que estes so suprimentos com vida til limitada. De forma anloga realizada na guia Toner use amount, basta digitar nos campos Color Price e Mono Price os preos mdios dos cilindros de imagem (normalmente os valores so os mesmos para os cilindros das quatro cores) e, em seguida, clicar no boto Automatic calculation para que seja realizado o clculo automtico das fraes de custo dos cilindros por pgina impressa (campos Color Fee e Mono Fee). Caso j disponha destes valores, o usurio pode preencher manualmente estes custos. A guia Printer Use Time permite definir o custo de utilizao da impressora por minuto, o qual ser adicionado ao custo total da pgina impressa se marcado. Ex: Custo mdio do consumo de energia eltrica da impressora por minuto. Observao: Para este parmetro no h clculo automtico, sendo o mesmo opcional.

A guia Size permite atribuir custos de acordo com o tamanho do papel utilizado na impresso. Esta opo bastante til nos contratos de Outsourcing com empresas que utilizam diferentes formatos de papel em seus trabalhos. Note que esta opo no deve ser marcada se a opo Sheet, da guia Pages, estiver marcada.


Pgina 21

Clicando-se no boto Change da guia Size, a tela ao lado ser exibida, permitindo ao usurio adicionar os formatos de papel comumente utilizados e especificar seus respectivos custos por folha unitria (preo da resma dividido pela quantidade de folhas), conforme exemplo da pgina 20.

No exemplo acima, especificamos os custos unitrios para folhas de papel nos formatos A3, A4, Letter e Outros (Other Size). O software identificar automaticamente o formato do papel utilizado no trabalho de impresso, adicionando o seu respectivo custo unitrio aos demais parmetros selecionados na composio do custo por pgina. Caso o parmetro Other Size no seja especificado, os formatos diferentes dos aqui selecionados no sero custeados.


Pgina 22

De forma anloga realizada na guia Size, a guia Tray permite atribuir custos unitrios por folha de papel de acordo com a bandeja utilizada na impresso do trabalho.

Da mesma forma, a guia Media Type permite atribuir custos unitrios por folha impressa de acordo com o tipo de papel utilizado na impresso do trabalho. Esta opo til quando se deseja custear pginas na quais foram utilizadas mdias mais caras. Nota: As opes listadas baseiam-se nos diversos tipos de papis existentes nos Estados Unidos e Europa. Entretanto, como nem todos os tipos listados podem ser encontrados no Brasil, destacamos os principais: Plain (papel comum ou sulfite), Letter Head (papel primpresso para Cartas Comerciais), Transparency (transparncias), Label (etiquetas) e Recycled (papel reciclado).Oki Data do Brasil Informtica Ltda Depto. Tcnico Pgina 23

A guia Belt, fuser use amount permite adicionar composio de custos por pgina informaes relativas ao custo da utilizao da Esteira de Transferncia (Belt) e da Unidade Fusora (Fuser), que so tambm suprimentos com vida til limitada. Para tanto, basta digitar nos campos Belt Price e Fuser Price os preos mdios destes suprimentos e, em seguida, clicar no boto Automatic calculation para que o software realize o clculo automtico das fraes de custo dos mesmos por pgina impressa (campos Belt Fee e Fuser Fee). Caso j disponha destes valores, o usurio pode preencher manualmente estes custos.

Finalmente, a guia Finisher permite adicionar ao clculo de custo por pgina os custos unitrios com grampos utilizados no grampeamento automtico, quando o acessrio Finisher est disponvel na configurao do equipamento (opcional).

Nota: Na definio dos itens que entraro na composio do Custo por Pgina, nem todas as opes exibidas precisam ser utilizadas. Marque somente os itens que se aplicam situao da instalao em questo.


Pgina 24

Gerando Relatrios de Utilizao da ImpressoraO software Print Job Accounting Server adquire, em intervalos regulares de tempo ou em horrios pr-determinados, todos os logs dos trabalhos impressos pelos usurios. Consulte a seo Acquire Logs, na pgina 6, para mais detalhes. Para fazer o software consultar a impressora imediatamente para trazer os logs dos ltimos trabalhos impressos desde o momento da ltima aquisio, basta selecionar a opo Acquire a Log, clicando com o boto direito sobre a linha da impressora gerenciada.

Aps comunicar-se com a impressora, caso logs adicionais tenham sido encontrados em sua memria, ser exibida uma mensagem como esta:

possvel alterar o intervalo de tempo ou o horrio definido para a aquisio de logs, acessando as propriedades da impressora no JA Server e clicando na guia Option, conforme explicado anteriormente. Consulte a seo Acquire Logs, na pgina 6, para mais detalhes.


Pgina 25

Uma vez adquiridos os logs dos trabalhos realizados, um relatrio em tela poder ser visualizado, acessando o menu Log no lado esquerdo da tela principal do JA Server:

O relatrio est disponvel por ms ou impressora, acessando respectivamente as divises Date e Printer. Na opo Date todos os logs sero exibidos por ms, enquanto que na opo Printer a exibio dos logs ser realizada por impressora gerenciada pelo sistema. Os seguintes itens (colunas) do relatrio de logs sero exibidos em tela: Account ID: Cdigo numrico de ID atribudo ao usurio no JA Server. User: Identificao do usurio que realizou a impresso. Document Name: Nome do arquivo impresso. Fees: Custo total do trabalho impresso. Consulte a seo Definindo Configuraes de Custos, na pgina 19, para mais detalhes. Total Sheets: Total de Folhas impressas. Pages: Total de Pginas impressas (mesmo nmero de Total Sheets se a impresso tiver sido realizada no modo Simplex). Status: Informa se o trabalho foi impresso (Status=Printed) ou rejeitado (Status=Rejected). Paper Size: Indica o formato de papel utilizado na impresso do trabalho. Duplex: Indica se o trabalho foi impresso no modo Simplex (simples) ou Duplex (frente e verso). Sheets: Nmero de folhas utilizadas na impresso do trabalho. Color: Nmero de pginas coloridas impressas. Mono: Nmero de pginas monocromticas impressas. Toner(C), Toner(M), Toner(Y), Toner(K): Indica o nvel de Toner, por cor, utilizado na impresso do trabalho, o que determina a faixa de rea impressa conforme tabela: Categoria rea de Cobertura Toner no usado Nvel 0 entre 1 e 5% Nvel 1 Categoria rea de Cobertura entre 6 e 15% Nvel 2 entre 16 e 30% Nvel 3 Categoria rea de Cobertura entre 31 e 60% Nvel 4 61% ou mais Nvel 5Pgina 26


Drum(C), Drum(M), Drum(Y), Drum(K): Indica a quantidade de uso de cada Cilindro de Imagem para cada pgina impressa. Belt: Indica quantas vezes a Esteira de Transferncia foi utilizada para o trabalho. Fuser: Indica quantas vezes a Unidade Fusora foi utilizada para o trabalho. Staple: Indica o nmero de Grampos utilizados por trabalho impresso (apenas quando a impressora est equipada com este acessrio opcional). Para detalhes adicionais sobre os logs, utilize a opo Log Display Details Logs:

Aps o comando acima, os seguintes itens (colunas) adicionais estaro disponveis: Media Type: Exibe o tipo de papel utilizado na impresso do trabalho. Media Weight: Exibe o peso do papel utilizado na impresso do trabalho. Log Acquire Time: Exibe a data e a hora em que o log do trabalho foi adquirido. Start Time: Exibe a data e a hora em que a impressora aceitou o trabalho para processamento. Process Start Time: Exibe a data e a hora em que a impressora iniciou o processamento. Process End Time: Exibe a data e a hora em que a impressora concluiu o processamento. Print Start Time: Exibe a data e a hora em que a impressora iniciou a impresso. End Time: Exibe a data e a hora em que a impressora concluiu a impresso. Processing Off-line Time: Indica a data e a hora em que a impressora esteve off-line durante o processamento. Printing Off-line Time: Indica a data e a hora em que a impressora esteve off-line durante a impresso. Tray1, Tray2, Tray3, Tray4, Tray5: Indica qual bandeja foi utilizada na impresso. Multi-Purpose Tray: Indica se o trabalho foi impresso a partir da bandeja MultiPurpose (multiformato). Multi-Purpose Feeder: Indica se o trabalho foi impresso a partir da bandeja MultiPurpose (multiformato) com alimentao manual de papel. 300dpi: Indica se o trabalho foi impresso com a resoluo de 300x300dpi. 600dpi: Indica se o trabalho foi impresso com a resoluo de 600x600dpi. 1200x600dpi: Indica se o trabalho foi impresso com a resoluo de 1200x600dpi. 1200dpi: Indica se o trabalho foi impresso com a resoluo de 1200x1200dpi.Oki Data do Brasil Informtica Ltda Depto. Tcnico Pgina 27

Para personalizar as opes que deseja visualizar no relatrio de logs, utilize a seguinte opo do menu: Log Display/Export Item Settings Log Display Items:

A tela ao lado ser exibida, permitindo que sejam marcados os itens de colunas desejados para exibio no relatrio em tela:

Os logs obtidos pelo JA Server podero ser exportados para um arquivo no formato CSV (separado por vrgulas), o qual poder ser aberto no MS-Excel e manipulado de forma a gerar um relatrio personalizado. H 3 modos de exportao disponveis no menu Log: Export Report Logs: Permite a exportao dos logs para um arquivo CSV no qual TODOS os dados sero exportados em formato de relatrio. Export Logs: Permite a exportao dos logs para um arquivo CSV com formato personalizado, ou seja, apenas os itens (colunas) definidos em Log Display Items sero exportados. Export Total: Permite a exportao dos logs para um arquivo CSV classificado conforme as opes abaixo: o By Printer: Exporta os logs classificando-os por impressora. o By Job Account ID: Exporta os logs classificando-os por Job Account ID. o By User Name: Exporta os logs classificando-os por nome de usurio. o By Month: Exporta os logs classificando-os por ms.Oki Data do Brasil Informtica Ltda Depto. Tcnico Pgina 28

Recuperando o Server ID de uma Instalao AnteriorEm todas as situaes em que seja necessrio instalar o Print Job Accounting Server em outro computador, o Server ID da instalao atual (cdigo de identificao do Servidor Job Accounting) ser requerido na nova instalao do software. Para evitar problemas, basta tomar o cuidado de anotar o cdigo do Server ID atual antes de adicionar a impressora numa outra instalao do Job Accounting. Para obter o cdigo atual do Server ID, basta selecionar a opo Help que o cdigo atual do servidor seja mostrado: Server ID para

Na hiptese de o software Print Job Accounting Server ser desinstalado sem que antes o servio de logs tenha sido interrompido na impressora, ser necessrio buscar o cdigo do Server ID da instalao anterior na memria do equipamento, o que somente poder ser feito utilizando o software OKI Storage Device Manager. Este programa est disponvel no prprio CD de instalao de drivers da impressora, mas tambm pode ser obtido via download no seguinte endereo: ftp://ftp2.okidata.com/pub/drivers/network/7X9XSDBE.exe Aps realizar o download do arquivo e execut-lo, siga os passos exibidos em tela para realizar sua instalao. Em seguida, execute o atalho criado em: Iniciar Programas Okidata Oki Storage Device Manager SM.EXEOki Data do Brasil Informtica Ltda Depto. Tcnico Pgina 29

1) A tela principal do software (abaixo) ser exibida, mostrando uma janela de pesquisa automtica de impressoras OKI - SDM - Printer Discovery - sobreposta. Nela, marque a opo de filtro de pesquisa que corresponde interface utilizada na instalao da impressora e clique no boto Start.

2) O programa iniciar uma busca por impressoras OKI de acordo com o filtro selecionado. Durante este processo o boto Exit ficar desabilitado. A pesquisa ter chegado ao fim quando este boto estiver disponvel, momento em que o mesmo poder ser clicado para encerrar o modo de pesquisa.


Pgina 30

3) Com a concluso da busca, a tela principal do SDM exibir todos os dispositivos encontrados, conforme tela abaixo:

4) Selecione a impressora desejada clicando no cone que a representa. Em seguida clique no menu Printers Printer Properties para visualizar suas Propriedades.


Pgina 31

5) A janela Printer Properties (propriedades da impressora) ser exibida. Clique no sinal (+) ao lado de Variables e v paginando a lista de variveis disponveis at encontrar a opo OKIJOBACCOUNTSERVERID. Clique novamente no sinal (+) ao lado para visualizar seus detalhes.

6) O valor do Server ID procurado est descrito no parmetro Current value. Anote esta informao para os casos de reinstalao do software Job Accounting Server.


Pgina 32

Print Job Accounting Client for MacOS ClassicO software Client para o ambiente MacOS Classic (suportado nas verses 8.6 at 9.2) um plug-in opcional do programa de instalao das impressoras OKI, que pode ser selecionado quando for necessrio configurar restries para um ou mais usurios.

A configurao do plug-in do Job Accounting Client bastante simples, bastando acessar as propriedades da impressora e selecionar a opo Plug-In Preferences.


Pgina 33

Em seguida, basta marcar a opo Print Time Filters e JobAccounting para que as mesmas sejam aplicadas ao PPD da impressora selecionada.

Uma vez selecionados, os plug-ins estaro disponveis na lista geral de opes de impresso para a impressora selecionada.


Pgina 34

Com a seleo da opo JobAccounting a tela abaixo ser exibida, permitindo a configurao do nome do usurio do computador (campo User Name), para identificao do proprietrio das impresses realizadas, e do Job Account ID, que um cdigo numrico de identificao do usurio no sistema Job Accounting Server. Consulte a seo Print Job Accounting Client, na pgina 13, para mais informaes.


Pgina 35

Print Job Accounting Client for MacOS XO software Client para o ambiente MacOS X, que corresponde s verses 10.1 e 10.2 (Jaguar), 10.3 (Panther) e 10.4 (Tiger), est disponvel para download no site da Oki Data (www.okidata.com.br) e s precisa ser instalado nos casos em que seja necessrio configurar restries para um ou mais usurios. Aps a instalao do aplicativo, o mesmo deve ser executado para que os usurios sejam registrados, conforme tela abaixo:

Clique no boto New para adicionar um novo usurio. A janela a seguir ser exibida:

O campo LoginName deve ser preenchido com o nome de login utilizado pelo usurio no sistema MacOS X. O campo UserName a identificao do usurio logado no sistema. Esta informao opcional e se no for fornecida ser utilizado o LoginName. O campo JobAccountingID um cdigo numrico de identificao do usurio no sistema Job Accounting Server. Consulte a seo Print Job Accounting Client, na pgina 13, para mais informaes.Oki Data do Brasil Informtica Ltda Depto. Tcnico Pgina 36

Aps terem sido digitados os dados referentes ao usurio do Print Job Accounting Client, pressione o boto Save para salvar estas informaes.

Uma vez adicionados os dados do usurio, a tela do Print Job Accounting Client ser atualizada conforme exemplo abaixo:

Entre com os dados dos demais usurios e, ao trmino, clique no boto Save da tela do Job Accounting Client para registrar todos os usurios. Se uma tela de autenticao (conforme imagem esquerda) aparecer, ser necessrio digitar a senha do Power User do MacOS para registrar os dados.Oki Data do Brasil Informtica Ltda Depto. Tcnico Pgina 37

Print Job Accounting Server na OKI C9800Com a introduo do modelo C9800, que conta com as poderosas funcionalidades do Servidor Fiery interno da EFI, a contabilizao de trabalhos e/ou restrio de uso para usurios e grupos, neste modelo, pode ser realizado tanto pelo Fiery, atravs do software EFI Command Workstation, quanto pelo Oki Print Job Accounting Server. Porm, existe a seguinte limitao de uso: se o Print Job Accounting Server for instalado, o recurso Ativar grupos de impresso do Command Workstation precisar ser desabilitado, caso contrrio o Job Accounting no ser capaz de adquirir a impressora, e seu status ser exibido como Page count only (somente contagem de pginas), conforme figura a seguir:

Portanto, para utilizar o Print Job Accounting Server, necessrio desabilitar o recurso Ativar grupos de impresso do Command Workstation, conforme roteiro abaixo: 1) Execute o Command Workstation com login Administrativo. Clique no menu Servidor e selecione a opo Configurar (Servidor Configurar):


Pgina 38

2) A janela Fiery Setup, para configurao do Servidor Fiery, ser carregada. No menu esquerda, clique em Servidor, e aguarde at que as opes de configurao sejam exibidas. Na primeira aba, Servidor, procure a opo Ativar Grupos de Impresso, indicada pela seta em amarelo, e desmarque-a para utilizar o software Oki Print Job Accounting como soluo de gerenciamento de impresses. Em seguida, clique no boto Salvar para que esta alterao seja efetivada.


Pgina 39

3) O ultimo passo Reinicializar o Servidor, para que as alteraes surtam efeito imediato:

Clique no boto Sim na mensagem de confirmao, e aguarde at que o sistema EFI Fiery seja reiniciado.

4) Na prxima tentativa de aquisio da C9800, via Print Job Accounting Server, a impressora ser exibida com o status Not Acquired, o que significa que a mesma agora est disponvel para acesso via Job Accounting.


Pgina 40

Novos Recursos do Print Job Accounting ServerA verso atual do Print Job Accounting Server suporta praticamente toda a linha atual de impressoras OKI, e conta com as seguintes verses: Job Accounting Server verso 2.16 Job Accounting Client verso 1.071 A seguir, um sumrio dos principais recursos adicionados desde a ltima reviso: 1) Durante o processo de adio de uma impressora, agora possvel especificar um servidor remoto apenas para visualizar e/ou exportar os Logs adquiridos por este servidor.


Pgina 41

2) Somente para os modelos C9600 e C9800: Se os usurios tiverem restrio para impresso em modo de cor e enviarem um trabalho colorido, o JA no cancelar o trabalho enviado. Ao invs disso, a impressora converter o trabalho para o modo monocromtico e imprimir normalmente em mono.

3) A tela principal do software agora exibe a data e hora da ltima aquisio de logs das impressoras que est controlando, mas necessrio clicar em Log Refresh Display para atualizar a tela.


Pgina 42

4) A seo de exibio de Logs dos trabalhos impressos agora traz tambm dados sobre o nome do computador na rede local que realizou as impresses, bem como seu endereo IP, aumentando ainda mais a segurana das informaes. Se o trabalho de impresso tiver sido realizada no modo N-up (2 ou mais pginas impressas num mesmo lado da folha), esta informao tambm ser exibida no Log, numa coluna apropriada.

5) possvel agora totalizar os Logs em tela por Grupo de Impressoras ou por Grupo de Usurios, permitindo uma rpida visualizao dos totais destes grupos. Tambm possvel exportar os dados visualizados neste formato.


Pgina 43

6) A funo Setup do JA Server traz a opo adicional Notifies log acquisition status to administrator by e-mail, para atualizar o administrador do software por email, diariamente, quanto ao status das aquisies de Logs realizadas pelo aplicativo, de forma que o mesmo possa tomar conhecimento sobre eventuais problemas sem precisar executar o Server.


Pgina 44

Novos Recursos do Print Job Accounting ClientA tela principal do aplicativo sofreu algumas pequenas modificaes. Segue um sumrio das alteraes mais significativas: 1. A opo Set the same mode for All drivers permite que uma mesma seleo de modo de funcionamento do Client possa ser atribuda a todas as impressoras instaladas na estao, evitando que o usurio tenha que selecionar cada modo individualmente quando imprimindo em mais de uma impressora.

2. H 3 novas opes disponveis no menu Hide Mode:


Pgina 45

2.1. Display registered Job Account ID: Exibe a lista de usurios atualmente registrados no Job Accounting Client, que foram carregados previamente atravs da opo Import ID File.

O boto Add permite a incluso de novos usurios lista local exibida, sem que seja necessrio atualizar o arquivo CSV original, que foi carregado remotamente. Uma janela de informaes exibida, permitindo a digitao dos dados do usurio que se deseja incluir. O boto Delete exclui o usurio selecionado, atualizando a lista de usurios do JA Client.

O boto Import permite a importao de um arquivo contendo uma lista de usurios previamente criada, no formato CSV, analogamente funo Import ID File j vista anteriormente na pg. 15.


Pgina 46

2.2. Setup Fixed Job Account ID: Permite configurar um Job Account ID fixo para ser utilizado por todos os usurios do computador. Esta opo til quando a inteno contabilizar os trabalhos de impresso por grupos de usurios (reas ou departamentos), onde os IDs dos grupos foram previamente configurados no Job Accounting Server.

Observao: Se o campo User Name for deixado em branco, o Log identificar o usurio atravs de seu login do Windows. Se for preenchido, todos os logs tero a mesma identificao de usurio e Job Account ID.

2.3. Set Fixed Job Account ID for All users: Esta opo permite atribuir o mesmo Job Account ID, conforme configurado na opo anterior, para todos os usurios do computador.


Pgina 47

Documents

Job Accounting